Lyra News. Sistema software di CRM & Offer Management

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1 Sistema software di CRM & Offer Management Lyra News Maggio Anno VII - nr. 68 Link Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra CRM & Offer Management è l applicativo software leader in Italia per l Organizzazione delle Attività Commerciali e la Gestione delle Offerte. L ambizioso obiettivo del progetto, sviluppato interamente in Italia da Softeam, è quello di integrare tutti i processi di raccolta, gestione e consolidamento delle informazioni connesse alle relazioni esistenti tra l'azienda e i propri Clienti, in un unico strumento operativo, potente e flessibile, che rappresenti un reale valore aggiunto per gli utilizzatori del sistema. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Lyra, il CRM protagonista della ripresa A maggio Mass Mail e Business Card in bundle promo Server virtuali: tecnologia e risparmio Tips & Tricks (consigli per l'uso) Convenzioni Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 1 di 9

2 Lyra, il CRM protagonista della ripresa In questo momento le aziende che vogliono prepararsi alla ripresa dell'economia stanno già investendo nell'ict perché ottengono condizioni irripetibili, mentre altre contano di farlo non appena si evidenzi una schiarita nella situazione, in quanto i progetti informatici richiedono un adeguato periodo di gestazione in base alla loro complessità. Purtroppo in questo momento il fronte delle aziende lungimiranti è ridotto, in quanto moltissime aziende si sono date una strategia di "survival mode" che non va oltre la gestione del brevissimo termine. Al Gartner CRM Summit 2009 svoltosi il 3-4 marzo a Londra, si è parlato di CRM, come della soluzione applicativa più richiesta sia in tempi di crisi che nella futura ripresa. Secondo un recente studio stilato da Gartner (*), il numero delle iniziative in nuovi progetti nel settore CRM continuerà a procedere su livelli sostenuti non solo sul breve periodo, ma anche durante i prossimi dieci anni. Questa tendenza è confermata anche dall'indagine annuale di Gartner che ha coinvolto oltre Direttori IT in tutto il mondo, e che ha confermato che il CRM rimarrà una priorità di business assoluta per le aziende europee. L'area del Customer Relationship Management rimane di fondamentale interesse per i responsabili IT aziendali perché la capacità di acquisire, sviluppare e mantenere un parco clienti in modo redditizio è fra gli obiettivi che non hanno scadenza nel tempo, ha affermato Ed Thompson, vicepresidente e analista Gartner. Il rapporto Gartner evidenzia anche come, con il passar del tempo, le soluzioni offerte dai fornitori stanno decisamente evolvendo. Nel 2000 si investiva in soluzioni CRM con modeste speranze di ottenere buoni risultati, mentre nel 2009 la maggior parte dei Direttori IT si aspetta un ROI (ritorno dell investimento) concreto e in tempi brevi. In termini economici si è anche assistito a una sensibile riduzione del costo delle applicazioni CRM, ora più appetibili anche per le PMI. Il prezzo di una licenza oggi si aggira mediamente tra i ed i dollari per utente, rispetto ai dollari richiesti dieci anni fa, all inizio del nuovo millennio. Per le aziende investire in soluzioni applicative nell'area del CRM, Customer care e Gestione delle Vendite è quindi conveniente, sia in questo momento di crisi, sia nei prossimi anni quando assisteremo ad una ripresa dell'economia. Per scoprire come il CRM di Lyra possa rappresentare un oculato investimento e un valore aggiunto per la vostra azienda, vi invitiamo a contattare direttamente la Direzione Commerciale Softeam. (*) Relazione completa disponibile sul sito Gartner: info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 2 di 9

3 A maggio Mass Mail e Business Card in bundle promo Lyra Business Card e Lyra Mass Mail sono due moduli opzionali di Lyra: il primo utilissimo per l acquisizione di biglietti da visita, mediante scannerizzazione. I dati vengono acquisiti dallo scanner, visualizzati e validati da un operatore, e quindi sincronizzati direttamente con l anagrafica di Lyra, attraverso funzioni di verifica dei duplicati, integrazione dati, creazione nuove anagrafiche ; il secondo è invece un modulo destinato alla gestione di indirizzari di posta elettronica, per l invio di mail informative o promozionali, o di Newsletter aziendali (come quella che state leggendo). Dopo una fiera, un openhouse, un evento il modulo Business Card permette quindi di velocizzare le operazioni di acquisizione dei dati contenuti nei biglietti da visita. È sufficiente inserire i biglietti nello scanner dedicato CardScan by Dimo (non incluso nell offerta) e il software si occuperà di leggere il contenuto dei biglietti da visita e caricare i dati acquisiti nell anagrafica di Lyra. Dopo questa operazione è possibile completare le anagrafiche andando ad aggiungere altre informazioni di tipo commerciale: conseguentemente, con il modulo Mass Mail, sarà possibile operare sfruttando come fonte dati il database di Lyra, e utilizzando quindi come filtro di selezione per l invio tutte le informazioni presenti nell anagrafica clienti! Sarà possibile filtrare i destinatari della comunicazione attraverso ogni singolo campo disponibile: ad esempio per agente, per tipologia di cliente, per area oppure attraverso una combinazione di più campi (clienti acquisiti di un agente, partecipanti a un evento, oppure potenziali di un certo paese ). È possibile filtrare i destinatari anche attraverso i campi contenuti nel portafoglio offerte e ordini acquisiti, e quindi effettuare selezioni per tipologia o stato offerta, per possibilità d acquisto, fino al dettaglio dei componenti in offerta! Per tutto il mese di maggio 2009, Softeam propone l acquisto dei due moduli in bundle promo al prezzo promozionale di 1.500,00 Euro (rispetto al listino di 2.100,00 Euro). L offerta è valida sia per i clienti che già dispongono di licenze Lyra, sia per i nuovi clienti che attiveranno una licenza entro il corrente mese di maggio, e non è cumulabile con altre offerte o condizioni di miglior favore. Per verificare i prerequisiti tecnici per i due moduli, le modalità di adesione all offerta, e per ogni altra informazione, il nostro Ufficio Commerciale è a vostra completa disposizione. La presente NON costituisce offerta commerciale, che dovrà eventualmente essere formalizzata da Softeam, entro la data e alle condizioni di validità della promozione. info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 3 di 9

4 Server virtuali: tecnologia e risparmio Sempre più spesso ci viene richiesto che l installazione di Lyra sia prevista in un ambiente server virtualizzato, soluzione già ampiamente utilizzata da numerosi Clienti. La virtualizzazione dei Server sta in effetti diventando una pratica sempre più diffusa, in grado di assicurare una evidente riduzione dei costi hardware e dei consumi energetici, tempi di implementazione estremamente ridotti e riduzione del downtime. In generale, un primo vantaggio della virtualizzazione dei server è sicuramente di tipo tecnologico. Anche se sarebbe azzardato in questa sede volere approfondire le motivazioni tecniche e gestionali che portano sempre più aziende a valutare seriamente i benefici di questa soluzione, basti pensare al fatto che un server virtuale assicura una migliore condivisione delle risorse a sua disposizione (processori, memoria, disco ) rispetto a un server fisico, c è poi una maggiore semplicità nel gestire l evoluzione tecnologica migrando in maniera abbastanza semplice i server su macchine di ultima generazione preoccupandosi soltanto di reinstallare lo strato emulato e ripristinando i file delle macchine virtuali, e ancora la possibilità di fare un backup completo della macchina (comprese quindi le impostazioni del sistema operativo, che tante volte sono la parte più critica da ripristinare su alcuni server ), senza dimenticare la possibilità di eseguire test fuori linea in modo molto semplice, per rendere ancora più lineare la migrazione. Per i manager dei data center tutte queste attività possono essere integrate per portare risparmi in termini di hardware e utility, facilità nella gestione e, forse cosa più importante, nuove capacità nel disaster recovery. Ma altrettanto significativi sono i benefici economici di questa soluzione: oltre a una minore necessità di spazio fisico necessario per unità di armadio RAC, spazio impegnato da cavi, UPS, ecc., oltre alla riduzione dei costi di connettività, schede per eventuali collegamenti in SAN, porte impegnate sugli switch ecc., c è anche da considerare il sensibile contenimento dei consumi elettrici di assorbimento e condizionamento. Specialmente durante la giornata, quando il processore e i dischi devono girare al massimo perché sono in attesa in ogni istante di una possibile richiesta, potrebbero esserci comunque periodi di scarso utilizzo. Se i server sono molti, questo spreco di energia diventa considerevole. Inoltre, di solito si tende ad avere macchine sovradimensionate rispetto alle reali esigenze, per avere la possibilità di upgrade nel futuro. Quindi significa che un server viene probabilmente sfruttato per una percentuale limitata delle sue capacità, ma la maggior parte dei suoi consumi rimangono invece fissi al 100%. Ragionando in termini di consumi, e ipotizzando una configurazione di quattro server virtuali su una sola macchina fisica, possiamo arrivare a un risparmio di energia fino al 75% durante il normale orario di lavoro, considerando gli assorbimenti di tutte le componenti informatiche dei server e degli apparati di condizionamento. Un ultima interessante considerazione: nel momento in cui si valuta l opportunità di migrare un gruppo di server su un nuovo server virtuale, è importante tenere presente che anche l'adozione di un sistema operativo di nuova generazione e la sua corretta configurazione possono portare ad un significativo risparmio energetico. Il grafico a fianco mostra come le nuove policy di gestione dell'energia inserite in Windows Server 2008 comportino un significativo risparmio energetico (12% in media), rispetto a Windows Server info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 4 di 9

5 Si consideri che solo in Italia, nel 2008, sono stati venduti server (fonte Assinform): assumendo un consumo medio di 400 watt e un funzionamento 24x365, e ipotizzando che l 80% di questi server usi Windows, un risparmio del 12% significherebbe, solo grazie al sistema operativo, un risparmio globale annuo di oltre 70 GWh di energia (e stiamo parlando solo dell Italia!). Per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a scrivere una a. info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 5 di 9

6 Tips & Tricks... (consigli per l uso) Una delle funzionalità CRM più apprezzate di Lyra è sicuramente l integrazione con la posta elettronica aziendale, che consente di importare all interno delle attività di Lyra la corrispondenza elettronica tra l azienda e i propri corrispondenti, in maniera da tracciare all interno dell applicativo gli iter commerciali e le attività collegate alle trattative. Poter archiviare in un unico database tutte le in entrata e in uscita, correlate all attività commerciale dell azienda, significa poterne poi gestire la ricerca, l organizzazione e la condivisione, in maniera tale per cui l informazione commerciale diventa patrimonio aziendale, non più di pertinenza di un singolo utente, ma fruibile da tutti gli utenti dell applicativo, secondo i privilegi associati al proprio profilo utente. In particolare, relativamente alle mail in entrata, nel momento in cui la viene scaricata nella casella posta in arrivo, se la stessa è di pertinenza dell attività commerciale, è possibile, grazie ad un apposito plugin di Lyra, attivare la richiesta di importazione della in ingresso nel database di Lyra, semplicemente cliccando sul bottone Lyra che compare nella toolbar di MS Outlook. A seguito di questa operazione, un apposita funzione va ad ricercare l indirizzo di posta elettronica del mittente all interno dell anagrafica di Lyra, in modo da proporre automaticamente l associazione del messaggio al corretto referente. È sufficiente confermare l operazione per la corretta archiviazione della , completa di eventuali allegati. È una funzione molto conosciuta e largamente utilizzata dai clienti di Lyra, a cui farà piacere sapere che, tra le numerose migliorie introdotte con l ultima release 3.3 di Lyra (vedi numero speciale di Lyra News, aprile 2009), ce n è una che rappresenta un ulteriore perfezionamento proprio sulla procedura di Importazione Mail. Vediamo insieme in che modo. La fase di conferma dell importazione, avviene attraverso una form di importazione, generata automaticamente da Lyra, con una serie di campi già precompilati, tra cui l associazione tra l indirizzo di posta elettronica del mittente e il corrispondente nominativo all interno del database di Lyra. Può succedere saltuariamente che, nonostante Lyra associ correttamente il mittente della al referente nel database di Lyra, sia invece necessario associare la in ingresso a un altro referente che non è quello proposto automaticamente: è il caso, non rarissimo, delle inviate da un agente, o da un consulente, o da un collega Lyra proporrà di associare la in ingresso all anagrafica corrispondente dell agente, del consulente o del collega, mentre potrebbe essere più utile associarla all anagrafica del contatto oggetto della comunicazione. Se per esempio il mio collega Michele mi invia un messaggio di posta elettronica, che contiene una relazione che fa riferimento al cliente Alberto, Lyra per default propone di associare la mail a Softeam Michele (vedi form sotto), presente in Lyra con un suo indirizzo di posta elettronica corrispondente al mittente. Può andarmi bene anche così, ma più probabilmente preferirò associare la in ingresso al cliente Alberto info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 6 di 9

7 Con la nuova release 3.0, è ora possibile modificare l associazione tra e referente andando direttamente sulla griglia Cliente/Referente (vedi form, punto 1). Aggiungendo in griglia il Cliente/Referente oggetto della mail mi ritroverò l attività associata sia a Michele che ad Alberto In più sono ora presenti anche due nuovi bottoni: Clienti Recenti (vedi form, punto 2), che mi consente di visualizzare/selezionare gli ultimi clienti in ordine cronologico su cui ho lavorato all interno di Lyra, e Altre Corrispondenze (vedi form, punto 3), che mi permette di visualizzare altre anagrafiche in cui sia presente l indirizzo del mittente. Si pensi alla mail ricevuta da un agente, o ad un consulente che può essere presente su più anagrafiche cliente: Lyra propone la prima occorenza, che non sempre è quella corretta. È ora possibile correggere il suggerimento in maniera rapida e assistita. Si tratta in conclusione di un intervento di miglioria funzionale di Lyra che può sembrare abbastanza marginale, ma che testimonia ancora una volta il costante impegno Softeam per il miglioramento del prodotto, anche sugli aspetti operativi più elementari. Per chiarimenti sulla funzione illustrata, e per ogni altra informazione tecnica, vi invitiamo a scrivere una a. info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 7 di 9

8 Convenzioni Grazie alla specificità di Lyra, che esprime da sempre il massimo delle proprie potenzialità nelle realtà aziendali di produzione/commercio di macchine o impianti a distinta complessa, Softeam ha avuto l opportunità di stipulare undici distinte convenzioni, con altrettante Associazioni di categoria ACIMAC (macchine e attrezzature per ceramica) ACIMALL (macchine per la lavorazione del legno) ACIMGA (macchine per l'industria grafica, cartaria e affini) ACIMIT (macchine per l'industria tessile) ASSOMAC (macchine e stampi per materie plastiche e gomma) ASSOCOMAPLAST (macchine per calzature, pelletteria e conceria) CONFINDUSTRIA MARMOMACCHINE (macchine e attrezzature per la lavorazione delle pietre naturali) GIMAV (macchine e accessori per il vetro) UCIMA (macchine per confezionamento e imballaggio) UCIMU (macchine utensili, robot e automazione) UNACOMA (macchine agricole) rappresentate in Federmacchine, la Federazione Nazionale delle Associazioni dei Produttori di beni strumentali destinati allo svolgimento di processi manifatturieri dell industria e dell artigianato (info riservate agli Associati Federmacchine): Queste Associazioni rappresentano migliaia di aziende italiane produttrici di macchine e impianti: per le aziende che fanno riferimento alle Associazioni sopra indicate si aprono interessanti opportunità, per usufruire di condizioni commerciali migliorative sull acquisto di uno strumento che rappresenta un reale valore aggiunto per le proprie attività imprenditoriali. Per ulteriori informazioni, per concordare una presentazione, e per conoscere le condizioni previste dalle convenzioni (*), è possibile contattare, senza alcun impegno, la Direzione Commerciale Softeam. (*) La convenzione non impegna in alcun modo le Associazioni, essendo limitata ad una condizione commerciale di miglior favore, interamente a carico di Softeam. info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 8 di 9

9 Newsletters precedenti Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Dicembre Gennaio Febbraio Ultime opportunità di acquisto alle condizioni 2008 Lyra candidato per l OPN Innovation Award Restyling sito Softeam Tips & Tricks (consigli per l uso). Personalizzazione documenti associati in offerta Lyra, per guardare con ottimismo al 2009 Nuova convenzione con UNACOMA Cancellazione sicura di dischi in Windows XP e Vista Tips & Tricks (consigli per l uso). Trasferisci dati client PFM guarda avanti, con Lyra R&S su Gphone e Blackberry Outlook: ridurre le dimensioni degli allegati Tips & Tricks (consigli per l uso). Importazione listini da fogli Excel Marzo SPECIALE: nuova release 3.3 La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News - maggio Pag. 9 di 9