Estrattore dati - Modelli Documento aggiornato al 19 Aprile 2019 PREMESSA... 2 GESTIONE DOCUMENTI IN STAMPA UNIONE... 3 Definizione del modello "Stampa unione"... 3 Creazione del documento RFT... 5 Esecuzione di un estrazione in formato Stampa Unione... 8 GESTIONE DOCUMENTI IN MODELLO EXCEL... 9 Definizione del modello "Excel"... 9 Creazione del modello Excel... 11 Esecuzione di un estrazione con modello Excel... 12 Pag. 1/12
PREMESSA Il modulo per l'estrazione dei dati è un prodotto che consente di costruire query e di estrarre il risultato delle stesse su file CSV, su file EXCEL, su file RTF attraverso la stampa unione. Il presente documento ha lo scopo di indicare le configurazioni utili al fine di eseguire le Estrazioni con dei Modelli RTF (per la "Stampa Unione") e/o XLS (file "Excel"). Pag. 2/12
GESTIONE DOCUMENTI IN STAMPA UNIONE La definizione di un modello per la Stampa Unione consiste nel creare un documento nel quale vengono identificate tutte le "parti variabili" indicate nell'estrattore. Questa funzione può essere utilizzata con le estrazioni 'standard' oppure con le estrazioni che prevedono la gestione dei raggruppamenti. I campi variabili affinché possano essere valorizzati correttamente nella Stampa Unione, vengono racchiusi tra parentesi " {{ }}. Definizione del modello "Stampa unione" Affinchè sia possibile eseguire un estrazione con un modello rtf (stampa unione) in fase di Definizione Estrazione (da: Gestione dati/impostazioni/estrattore Dati/Definizione Estrazione) è necessario abilitare l opzione Stampa Unione nella sezione Formati. NB: Si precisa che le modalità di definizione di un estrazione sono indicate nel manuale "Estrattore Dati - Definizione". Attivando tale campo, selezionando l'estrazione interessata da Opzioni estrazione l'opzione 'DOC' che consente di associare uno o più modelli RTF all'estrazione stessa. viene abilitata Pag. 3/12
È possibile definire il modello RFT in due diverse modalità: Modalità standard: identifica la creazione manuale del documento all'interno del quale l'utente deve inserire manualmente ciascun campo che intende gestire nel modello secondo le modalità previste. Questa gestione non può essere applicata alle estrazioni in cui è stato valorizzato il campo "Abilita gestione raggruppamenti". (da Definizione Estrazione ) RTF Template: comporta la definizione del layout grafico del modello e la selezione dei campi da utilizzare nel documento mediante apposita tabella. Le informazioni da indicare per ciascun modello associato sono le seguenti: Estrazione: identifica la descrizione dell estrazione selezionata. Descrizione: associare al documento che si intende gestire la descrizione Cod Azienda/Ente Documento: selezionare attraverso l'apposito elenco il documento interessato. Categoria: valorizzato in automatico dal sistema quando viene selezionato il documento. Tipo: valorizzato in automatico dal sistema quando viene selezionato il documento. Formato: Nelle estrazioni in cui è stata abilitata la gestione dei raggruppamenti il campo risulta inizializzato e disabilitato. Nelle estrazioni in cui non è stata abilitata la gestione dei raggruppamenti è possibile scegliere di valorizzare o meno il Template RTF. Lingua di estrazione: permette di impostare, per i campi dove presente la funzionalità [TRADUCI()], la lingua di traduzione (scelta tra quelle definite sull impianto) Si precisa che tale informazione, se compilata, verrà presa in considerazione in fase di esecuzione dell estrazione e risulta in forzatura rispetto a quanto indicato nella definizione dell estrazione stessa nel campo Lingua di estrazione (da: Gestione dati/impostazioni/estrattore/definizione estrazione > Nuova estrazione/modifica Estrazione) Allega: consente di associare il modello RTF creato in precedenza. Visualizza: consente di visualizzare il modello RTF allegato in precedenza. Pag. 4/12
Creazione del documento RFT Per poter creare un documento RFT da associare all estrazione è necessario dalla Definizione estrazione indicare i Campi (da: Definizione Estrazione > Configura > sezione Campi ) che si intendono estrarre. Una volta definita l estrazione, da Opzioni estrazione e il Tracciato campi. > DOC esportare i dati riferiti al Modello iniziale Il "Modello iniziale" viene utilizzato per configurare il modello da associare all'estrazione. Il file XML "Tracciato campi" viene generato in automatico dal sistema e contiene tutti i campi utilizzati nell'estrazione. Consente una volta associato al documento di riutilizzare gli stessi campi all'interno del modello con cui viene eseguita l'estrazione. Pag. 5/12
Affinchè sia poi possibile inserire i campi utili alla stampa unione, da un elaboratore di testo (come ad esempio Microsoft Office Word ) aprire il file precedentemente memorizzato riferito al Modello iniziale (il documento in questione ha descrizione RTFTemplate.dot ). Da Microsoft Office Word sarà necessario abilitare la gestione delle Macro. Per poter abilitare le Macro in Microsoft Office Word 2007/2010 accedere al menu Opzioni di Word / Centro protezione / Impostazioni centro protezione / Impostazioni macro ed abilitare l'opzione "Attiva tutte le macro". Una volta eseguita questa impostazione è necessario salvare, chiudere il documento e riaprirlo nuovamente. Dalla sezione Componenti Aggiuntivi di Word viene mostrata l indicazione riferita a RTFTemplate dalla quale si potrà indicare qual è il tracciato campi da prendere in considerazione. Da RTFTemplate è necessario andare ad indicare tramite l opzione Settings il percorso dal quale prelevare il documento riferito al Tracciato campi. Successivamente, sarà necessario attivare i "Segnalibri" di Office all'interno del documento. Questa operazione permette di visualizzare nel documento i LOOP creati ed inseriti (senza l attivazione dei segnalibro è comunque possibile inserirli, ma non risulta possibile visualizzarne la posizione in cui gli stessi sono stati salvati all'interno del documento). Per poter abilitare i Segnalibro in Microsoft Office Word 2007/2010 accedere al menu Opzioni di Word / Impostazioni avanzate / Mostra segnalibro. Eseguita questa operazione, sarà possibile indicare i campi previsti nell estrazione creata in precedenza dalla sezione Componenti Aggiuntivi / RTFTemplate / XML Fields availables. Pag. 6/12
Per selezionare i campi è sufficiente scorrere la lista, selezionare l'informazione interessata, e premere "Insert Field". Per inserire i LOOP, è necessario posizionarsi nel punto del documento in cui iniziano le informazioni che si devono ripetere, selezionare dalla finestra il valore "START_LOOP_1" e premere il pulsante "Insert Field". La stessa operazione deve essere eseguita per indicare dove deve terminare il loop creato utilizzando l'opzione "END_LOOP_1" e premere "Insert Field". Dopo aver definito il modello RFT sarà possibile associarlo dalla Definizione dell Estrazione, selezionando in Opzioni estrazione > DOC l opzione di Nuovo ed inserendo le relative informazioni : Pag. 7/12
Esecuzione di un estrazione in formato Stampa Unione Accedendo al punto di menu "Esecuzione Estrazione" (da: Gestione dati/esecuzione Estrazione), per l estrazione selezionata indicare le seguenti informazioni: - Formato di uscita: indicare Stampa Unione - Modello: riportare il modello rtf precedentemente creato - Tipologia di uscita. Per la Tipologia di uscita si precisa che selezionando: "Allega file nella sezione Documenti del soggetto": Il sistema genera il documento e lo allega all'anagrafico soggetto, precisamente nella sezione "Documenti e Permessi" (da: Gestione Dati/Anagrafici/Soggetto). "Creazione documento": Il sistema genera il documento che può essere salvato e ulteriormente modificato, ma che non viene allegato nell'anagrafico soggetto. Pag. 8/12
GESTIONE DOCUMENTI IN MODELLO EXCEL Alle estrazioni definite è possibile associare dei modelli in formato EXCEL. La definizione di un modello Excel permette di avere a disposizione un modello dati già definito e fare in modo che le informazioni estratte e contenute nell'estrazione vengano riportate in un determinato foglio di input. Al fine di generare un'estrazione con un modello Excel è necessario: Creare la cartella Excel Definire l'estrazione dati Collegare il foglio Excel all'estrazione Definizione del modello "Excel" Affinchè sia possibile eseguire un estrazione con un modello Excel in fase di Definizione Estrazione (da: Gestione dati/impostazioni/estrattore Dati/Definizione Estrazione) è necessario abilitare l opzione Documento Excel nella sezione Formati. NB: Si precisa che le modalità di definizione di un estrazione sono indicate nel manuale "Estrattore Dati - Definizione". Attivando tale campo, selezionando l'estrazione interessata da Opzioni estrazione l'opzione 'EXCEL' che consente di associare uno o più modelli all'estrazione stessa. viene abilitata Pag. 9/12
Le informazioni da indicare per ciascun modello associato sono le seguenti: Estrazione: identifica la descrizione dell estrazione selezionata. Descrizione: associare al documento che si intende gestire la descrizione Cod. Azienda/Ente Documento: selezionare attraverso l'apposito elenco il documento interessato. Categoria: valorizzato in automatico dal sistema quando viene selezionato il documento. Tipo: valorizzato in automatico dal sistema quando viene selezionato il documento. Formato: Selezionare uno tra i formati previsti (XLS e XLSX) da utilizzare in fase di esportazione. Foglio: valorizzare con il numero del foglio dati di input dell'estrazione. (indica il foglio in cui devono essere estratte le informazioni). Lingua di estrazione: permette di impostare, per i campi dove presente la funzionalità [TRADUCI()], la lingua di traduzione (scelta tra quelle definite sull impianto) Si precisa che tale informazione, se compilata, verrà presa in considerazione in fase di esecuzione dell estrazione e risulta in forzatura rispetto a quanto indicato nella definizione dell estrazione stessa nel campo Lingua di estrazione (da: Gestione dati/impostazioni/estrattore/definizione estrazione > Nuova estrazione/modifica Estrazione) Allega: consente di associare il modello Excel creato in precedenza. Visualizza: consente di visualizzare il modello Excel allegato in precedenza. Pag. 10/12
Creazione del modello Excel Una cartella Excel è composta da più fogli Excel. Occorre individuare un foglio di input dove verranno memorizzati i dati provenienti dall'estrazione (da: Gestione Dati/Impostazioni/Estrattore dati/definizione estrazione > Opzioni estrazione > Excel > Nuovo > "Foglio") ed un foglio di output, dove con funzioni e formule di Excel, i dati estratti vengono rielaborati e ricalcolati. Il modello Excel si compone di formule attraverso le quali rielaborare i dati che il sistema estrae all'interno del foglio indicato come principale. Tali formule vengono configurate dall'utente all'interno del modello che si allega all'estrazione nei fogli della cartella Excel diversi da quello definito come principale. Dopo aver definito il modello Excel sarà possibile associarlo dalla Definizione dell Estrazione, selezionando in Opzioni estrazione > Excel l opzione di Nuovo ed inserendo le relative informazioni. Pag. 11/12
Esecuzione di un estrazione con modello Excel Accedendo al punto di menu "Esecuzione Estrazione" (da: Gestione dati/esecuzione Estrazione), per l estrazione selezionata indicare le seguenti informazioni: - Formato di uscita: indicare Stampa Unione - Modello: riportare il modello rtf precedentemente creato - Tipologia di uscita. Per la Tipologia di uscita si precisa che selezionando: "Allega file nella sezione Documenti del soggetto": Il sistema genera il documento e lo allega all'anagrafico soggetto, precisamente nella sezione "Documenti e Permessi" (da: Gestione Dati/Anagrafici/Soggetto). "Creazione documento": Il sistema genera il documento che può essere salvato e ulteriormente modificato, ma che non viene allegato nell'anagrafico soggetto. Pag. 12/12