INSERIRE Nome Utente: Password: Guida rapida all uso del programma Time&Work Capitoli: 1) Anagrafico dipendenti pag.2 2) Piano di Lavoro pag.8 3) Funzioni aggiuntive pag.22 Capitolo 1 1
Anagrafico Dipendenti Cliccando sull icona dipendenti della sezione anagrafico abbiamo il riepilogo dei dipendenti inseriti o la maschera vuota nel caso in cui nessun dipendente sia stato ancora inserito. Da qui possiamo inserire un nuovo dipendente, cancellarne uno esistente o modificare i dati già inseriti, tramite le apposite due linee di comando presenti in alto. Le due linee sono appunto- inserisci nuovo dipendente, elimina il dipendente selezionato e seleziona dipendenti.. Per modificare un dato inserito e sufficiente sostituirlo e confermare con il tasto in basso (conferma), 2
Per inserire un nuovo dipendente basta cliccare sulla riga di comando in alto a destra inserisci nuovo dipendente di conseguenza apparirà la seguente maschera 1/6. Occorre inserire Cognome, Nome e Matricola. Dati in più non sono strettamente necessari. 3
Proseguendo, e ricordando al programma l operazione che stiamo facendo, troviamo la sezione Presenze. 2/6 E la più importante e va riempita con attenzione. I dati da inserire sono: Data Assunzione: la data esatta o quella odierna. Nomina: indefiniti. Azienda: l unico valore presente. Modalità timbratura: Timbratura. Pianta: il vostro reparto o dipartimento/servizio. Ruolo: Categoria di appartenenza. Tipo Orario: Turnazione. Orario: l orario eseguito dal dipendente (rientri). Orario Festivo: 04 Sab/Dom. Orario prefestivo: lasciare vuoto. Raggruppamento: lasciare vuoto. Calendario: Calendario. Posizione INAIL: lasciare vuoto. Inizio Turnazione: 07/01/2001.(sempre di Domenica) 4
Cliccando sul pulsante Avanti si accede alla pagina 4/6 dell anagrafico del dipendente. Nella figura in esempio, appare una finestrella che riporta come codice badge il numero di matricola assegnato al dipendente e una data di Inizio Validità che rappresenta la data da cui il badge è abilitato a timbrare. Il Codice Badge non è modificabile. Per cui in caso di errore o cambiamento, occorre cancellarlo e inserirne uno nuovo. 5
Ora possiamo passare alla penultima ultima sezione Raggr Voci pag. 5/6, Nel campo raggruppamento (che risulta visibile solo dopo aver cliccato Inserisci ) va inserito il valore VOCI GENERICHE ed EVENTO MALATTIA 10GG. A questo punto si preme il pulsante Avanti e si passa alla pagina 6/6. 6
Elementi Consente la gestione dei Titoli ed Elementi associati ai Dipendenti. L attribuzione degli Elementi Generici risulta utile per la selezione in anagrafico di Dipendenti con determinate caratteristiche I Titoli vengono utilizzati per aggiungere alcune informazioni relative ai Dipendenti che non sono presenti in Anagrafico. Ogni Titolo può assumere un insieme di valori rappresentato dagli Elementi Generici relativi al Titolo stesso. L utente può definire sia i Titoli che gli Elementi Generici, con l unica limitazione che deriva dall obbligo di univocità delle descrizioni per gli Elementi appartenenti allo stesso Titolo e fra i diversi Titoli. Nella procedura di Gestione Titoli ed Elementi l operatore ha a sua disposizione un ambiente unico dove definire sia i Titoli che gli Elementi. Gli Elementi inseriti, modificati o cancellati fanno riferimento al Titolo selezionato nell albero dei Titoli. 7
Per esempio, inserito un Titolo con descrizione Titolo di studio, si definiscono gli Elementi Generici ad esso associati, ossia laurea, maturità, diploma, licenza media e così via. L attribuzione delle coppie Titolo-Elemento ai Dipendenti può risultare utile per eventuali selezioni sull anagrafico. Non è ammessa la cancellazione di Titoli che abbiano Elementi che siano stati attribuiti a Dipendenti in Anagrafico. Le nostre operazioni sono completate, per cui occorre confermare tutto il lavoro fin qui fatto. Clicchiamo quindi sulla spunta verde (tasto conferma) in basso a destra. ATTENZIONE: la conferma con la spunta verde va fatta al termine di TUTTE le operazioni che vogliamo fare sul dipendente, e non per singola operazione. Nel caso in cui volessimo annullare le operazioni fatte, clicchiamo sulla X rossa. E ovvio quindi che questa operazione annullerà tutte le modifiche effettuate. Per tornare di nuovo alla schermata riepilogativa dei dipendenti, clicchiamo nuovamente sull icona Dipendenti della barra dei menù a sinistra dello schermo. ATTENZIONE: Tutti i dati nell anagrafico e Elementi devono obbligatoriamente essere inseriti. Perché necessari al corretto funzionamento del sistema di assenze telefonico. 8
Capitolo 2 Piano Di Lavoro 9
Cliccando sul menù Piano di Lavoro e sull icona Piano di Lavoro appare la schermata che chiede la visualizzazione del piano di lavoro per quale dipendente e l intervallo dei giorni. A titolo di esempio, il dipendente dal 2 al 28 Ottobre 2001. 10
Nella figura è stato selezionato il giorno 1 ottobre 2001 (cliccandoci sopra) ed è stata aperta la finestra dei Dettagli, cliccando sulla scritta sottolineata nella parte superiore destra dello schermo. Dalla finestra dei Dettagli si possono fare operazioni di Inerisci, Modifica, Cancella. 11
Questa è la finestra che appare se si clicca sulla scritta Inserisci o Modifica della sezione Timbrature.(nell esempio Inserisci, infatti la finestra non riporta i dati da modificare). Le timbrature su cui andiamo ad agire sono quelle Variate, perché le Originali sono quelle che provengono dal Lettore di Badge e non possono essere toccate. Per correggere una timbratura basta modificare la variata corrispondente. Per cancellare una timbratura basta premere cancella (Attenzione a non cancellare le timbrature originali). In caso di inserimento, ogni singola timbratura (0800 Entrata) va confermata con la spunta verde, ed alla fine, dopo averle confermate tutte si esce dalla maschera con la X rossa. In caso di modifica è sufficiente confermare la modifica con la spunta verde. Il campo Causale indica i tasti di codice giustificativo eventualmente premuti dal dipendente quando ha effettuato quella timbratura. 12
Questa è la finestra che appare se si clicca sulla scritta Inserisci o Modifica della sezione Giustificazioni. Il campo Voce Base indica il codice di Giustificazione. Il Tipo di giustificazione può assumere tre valori: Completa: in caso di giornata intera (ad es. Ferie). Definita: in caso di ore di cui si conosce l ammontare (ad es. Permesso). In questo caso andrà inserito l ammontare delle ore nel campo Durata. Indefinita: in caso di ore di cui non si conosce l ammontare (ad es. Permesso di servizio). Si conferma e si esce come nel caso della finestra delle Timbrature. 13
Avendo un giorno anomalo, dicitura CORR GG nella colonna stato, occorre fare delle correzioni (tipicamente su giustificazioni e timbrature come visto in precedenza). Dopo aver corretto, occorre ELABORARE I RISULTATI. Cliccando col tasto destro del mouse sulla riga del giorno interessato, avremo un piccolo menù in cui la prima funzione è proprio Elabora Timbrature. 14
Avendo inserito una Giustificazione (permesso indefinita) è stato eseguito il processo di Elaborazione, e la colonna stato è passata da CORR GG (anomalia) a ELAB GG (elaborazione eseguita con successo, e risultati validi). 15
Nel particolare caso in cui il sistema segnali anomalia ma i risultati ottenuti in Valori Voci Base siano corretti, è possibile modificare lo stato (cliccandoci sopra) forzandolo a passare da CORRGG a ELABGG. 16
Per modificare un orario (ad es. cambio dei rientro) è sufficiente cliccare sulla colonna orario per il giorno desiderato (in figura ) e scegliere l orario da considerare. 17
Maschera per le elaborazione delle timbrature del piano di lavoro dei dipendenti Impostare le date del periodo da elaborare e selezionare la voce timbrature, e premere il tasto in basso ESEGUI. 18
Maschera per le elaborazione delle voci generiche dei dipendenti \ Impostare le date del periodo da elaborare e selezionare VOCI GENERICHE e premere il tasto in basso ESEGUI. 19
Maschera per ANNULLAMENTO elaborazione delle timbrature del piano di lavoro dei dipendenti Impostare le date del periodo da ANNULLARE, selezionare la voce giornaliera e premere il tasto ESEGUI. 20
Maschera per ANNULLAMENTO elaborazione VOCI GENERICHE. Impostare le date del periodo da ANNULLARE, selezionare la voce GENERICA e premere il tasto ESEGUI. 21
Capitolo 3 Funzioni Aggiuntive 22
Tramite l icona Caricamento Giustificazioni è possibile caricare giustificativi in maniera collettiva (più giorni/ più persone). E necessario fornire un intervallo di data e i dipendenti su cui agire (tramite Esegui nuova selezione dei dipendenti). Gli altri campi sono quelli già visti in precedenza sulla maschera Giustificazioni del Piano di Lavoro. 23
Cliccando su Esegui nuova selezione dipendenti posso selezionare i dipendenti che mi interessano cliccando su di loro mantenendo premuto il tasto Ctrl della tastiera e il il tasto sinistro del mouse. Finita la scelta, si clicca sul tasto Seleziona. ATTENZIONE: d ora in poi il programma vedrà solamente questi dipendenti selezionati, e non ci sarà più traccia degli altri. Per tornare a vedere nuovamente tutti i dipendenti inseriti, occorre premere la riga di comando Seleziona Tutti A questo punto sono ritornati visibili tutti i dipendenti. 24
Cliccando sull icona Presenti/Assenti si possono verificare il personale presente/assente al lavoro in un determinato giorno. Inoltre si può visualizzare lo stato dei presenti / assenti in due modi: Oraria: è la fotografia di un preciso minuto, riporterà la situazione aggiornata a quel momento. Per Fascia: inserisco un intervallo orario, se la persona risulta presente in un qualsiasi momento dell intervallo impostato la ricerca lo considererà presente. Lancio la ricerca cliccando sulla scritta Effettua la ricerca dei presenti/assenti. 25
MASCHERA DEL PIANO DI LAVORO PER ESEGUIRE LA STAMPA DEI DIPENDENTI Da questa procedura, relativamente al periodo e ai dipendenti selezionati, è possibile ottenere le seguenti stampe: Timbrature Originali Riporta esclusivamente le Timbrature realmente effettuate dal personale sui terminali di rilevazione presenze. Ad ogni Dipendente è riservata almeno una pagina, all'interno della quale ogni riga contiene le Timbrature relative ad un giorno. Timbrature Variate Riporta esclusivamente le Timbrature inserite o modificate dall'utente nel Piano di Lavoro o arrotondate dalla procedura di Elaborazione delle Timbrature. Ad ogni Dipendente è riservata almeno una pagina, all'interno della quale ogni riga contiene le Timbrature relative ad un giorno. Timbrature Originali Causalizzate Viene stampato il riepilogo delle Timbrature Originali compiute nel periodo con eventuali Causali da Terminale. Ad ogni Dipendente è riservata almeno una pagina, con le Timbrature dei singoli giorni disposte su righe distinte. Per ogni Timbratura Causalizzata vengono specificati l'ora, il verso e, quando ha senso, in base al Tipo della Causale: 26
il codice la Voce Base (tipo ASSENZA, ECCEDENZA); il codice dell'orario di Lavoro o di Reperibilità (tipo ORARIO, REPERIBILITA', REPERIBILITA' MULTIPLA). il codice del Turno (tipo TURNO) tenendo conto di un eventuale Turno particolare assegnato dalla Causale al Dipendente e diverso da quello previsto dalla Causale standard. Dipendenti con Timbrature Originali Riporta gli stessi dati della stampa delle Timbrature Originali, ma organizzati in modo diverso. I dati sono raggruppati per giornata. Ad ogni giornata è riservata almeno una pagina, nella quale, su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un Dipendente: Cognome, Nome, Matricola, Badge e Timbrature Originali effettuate in quel giorno. Dipendenti con Timbrature Causalizzate Riporta un riepilogo delle sole Timbrature Originali Causalizzate compiute nel periodo. I dati sono raggruppati per giornata. Ad ogni giornata è riservata almeno una pagina, nella quale, su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un Dipendente: Cognome, Nome, Matricola e Timbrature effettuate in quel giorno. Per ogni Timbratura si riporta una descrizione della Causale allo stesso modo della stampa Timbrature Originali Causalizzate. Dipendenti con Timbrature Variate Riporta gli stessi dati della stampa delle Timbrature Variate, ma organizzati in modo diverso. I dati sono raggruppati per giornata. Ad ogni giornata è riservata almeno una pagina, nella quale, su ogni riga, ci sono le informazioni relative ad un Dipendente: Cognome, Nome, Matricola, Badge e Timbrature Variate effettuate in quel giorno. Totali Voci Base Selezionate Fornisce l'elenco dei Dipendenti che abbiano almeno un Valore Voce Base del Tipo selezionato e relativo ad una delle Voci Base prescelte con selezione multipla. Per ogni Dipendente è specificato il Valore Totale per ogni singola Voce Base, tra quelle selezionate, calcolato sul periodo di tempo specificato. Possono essere selezionate al massimo 14 Voci Base. Attivando la selezione Suddividi per Reparto si ottiene un totale per ogni Unità di Pianta in cui sono state prodotte Voci Base tra quelle selezionate, ed un totale generale delle Voci Base (prescelte) prodotte in tutto il periodo selezionato. Totali Voci Base Fornisce l'elenco dei Dipendenti che abbiano almeno un Valore Voce Base del Tipo selezionato. Per ogni Dipendente è specificato il Valore Totale per ogni singola Voce Base, calcolato sul periodo di tempo specificato. Le Voci Base sono disposte sulle colonne ed ordinate per Codice. Attivando la selezione Suddividi per Reparto si ottiene un totale per ogni Unità di Pianta in cui sono state prodotte Voci Base, ed un totale generale delle Voci Base prodotte in tutto il periodo selezionato. Dipendenti con Voci Base Selezionate Genera un elenco in cui i dati vengono raggruppati per Dipendente e le Voci vengono indicate su ogni singola giornata anziché sull'intero periodo. Ad ogni Dipendente è riservata almeno una pagina, in cui per ogni giorno è riportata una riga che contiene il Codice e il Valore di ogni Voce Base con almeno una occorrenza in quel giorno. Il numero di Voci Base selezionabili non ha limite. 27
Riepiloghi Percentuali sui Valori Voci Base Crea un riepilogo dei Valori Voci Base relativi al periodo di tempo e ai Dipendenti selezionati, suddiviso in Valori Voci di tipo Assenza, Valori Voci di tipo Ore Ordinarie, Valori Voci di tipo Ore Straordinarie e Valori Voci di tipo Ore di Indennità. Per ogni tipo di Voce, e per ogni Voce di quel tipo, vengono stampati il totale, la percentuale sul totale delle Voci dello stesso tipo, la percentuale sul Monte Ore Teorico (ore previste dagli Orari di Lavoro), la percentuale sul Monte Ore Reale (ore di lavoro effettivamente svolte). La stampa si può ordinare per Reparto di appartenenza dei Dipendenti (Unità di Pianta) ed in tal caso riporta anche i totali relativi al singolo Reparto. Per questa stampa il tipo di Voce Base selezionabile non può essere RELATIVO AL DIPENDENTE. Dipendenti con Riepiloghi Percentuali sui Valori Voci Base Crea un riepilogo dei Valori Voci Base relativi al periodo di tempo e ai Dipendenti selezionati simile alla stampa precedente con la differenza che i dati vengono raggruppati per Dipendente. Ad ogni Dipendente è riservata almeno una pagina. I totali sono calcolati per ogni singolo Dipendente. Dipendenti con Totali Valori Voce Base Riporta per la Voce Base selezionata il Valore Totale di quella Voce e il dettaglio, per tutte e sole le giornate, appartenenti al periodo prescelto, per cui esiste la Voce Base. I dati sono organizzati per Dipendente. Ad ogni Dipendente è associata almeno una pagina, in cui ogni riga contiene la data e il Valore della Voce relativo al giorno stesso. Riepilogo Completo Dipendenti con Totali Valori Voci Base Riporta i Valori Totali nel periodo selezionato per tutte le Voci Base, è una stampa organizzata per Dipendente. Ad ogni Dipendente è associata almeno una pagina, in cui ogni riga contiene la Descrizione e il Totale dei Valori di una Voce Base calcolato sul periodo selezionato. Vengono elencate solo le Voci Base per le quali nel periodo selezionato esiste almeno un Valore. Tabella Dipendenti con Giustificazione selezionata Produce una tabella con solamente i Dipendenti che abbiano almeno una Giustificazione con la Voce Base selezionata. Ogni Dipendente occupa una riga, in orizzontale trovano spazio le Giustificazioni (la durata, oppure i primi 5 caratteri del tipo se questo è COMPLETA, INDEFINITA, ORE MEDIE ovvero priva di indicazione della durata). Al massimo si possono stampare 31 giorni. Tabella Dipendenti con Giustificazione selezionata per Reparto Questa stampa contiene le stesse informazioni della stampa Tabella Dipendenti con Giustificazione selezionata, ma ordina i Dipendenti per Unità di Pianta di appartenenza e produce una pagina per ciascuna Unità di Pianta. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Originali, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia. I dati sono organizzati per Dipendente. 28
Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Progressivo Riporta gli stessi dati della stampa precedente Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base con in più il numero progressivo del foglio, il cui valore di partenza viene specificato dall'utente. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Indennità Riporta gli stessi dati della stampa Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base con in più il dettaglio giornaliero delle Indennità. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base (Timbrature Variate) Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Variate, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia. I dati sono organizzati per Dipendente. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base senza Timbrature Riporta i seguenti dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia. I dati sono organizzati per Dipendente. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base senza Timbrature e Progressivo Riporta gli stessi dati della stampa precedente Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base senza Timbrature con in più il numero progressivo del foglio, il cui valore di partenza viene specificato dall'utente. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base senza Fincature Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Originali, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia in modo simile alla stampa Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base ma senza riportare le intestazioni. Questa stampa è costruita in modo da adattarsi alla stampa Fincature per Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base nella quale vengono evidenziate le intestazioni mancanti. I dati sono organizzati per Dipendente. Dipendenti con Riepilogo Piano di Lavoro Questa stampa propone, ordinati per giorno, la lista dei Dipendenti con alcuni loro dati riepilogativi: Badge, Orario di Lavoro della giornata, Timbrature Originali e dettaglio delle Voci Base suddivise per tipologia. E` possibile selezionare il Tipo di queste ultime in fase di lancio della stampa. Dipendenti con Riepilogo Straordinari Riporta, ordinati per giorno, la lista dei Dipendenti per i quali nel periodo prescelto esistono Voci Base di tipo Straordinario. Oltre al dettaglio di tali Voci, vengono presentati: Badge, Orario di Lavoro della giornata, Timbrature Originali. Il Tipo delle Voci Base viene selezionato in fase di lancio della stampa. Lista delle Presenze Riporta le Timbrature Variate dei Dipendenti e le Voci Base di assenza disponendole in una tabella in cui le righe corrispondono ai Dipendenti e ogni colonna contiene i dati di una giornata. Il periodo stampato è sempre di 31 giorni partendo dal primo giorno del periodo selezionato. L'ordinamento principale è per Unità di Pianta ed ogni foglio contiene i Dipendenti di una Unità di Pianta (l'appartenenza di un Dipendente ad una Unità di Pianta è verificata alla data di inizio del periodo di stampa). 29
Libro Presenze Riporta le Voci Base generate dalla procedura di Elaborazione con dettaglio giornaliero. Per ogni Dipendente selezionato e per ogni giorno appartenente al periodo prescelto, viene riportato il totale delle ore Ordinarie, il totale delle ore Straordinarie e l'elenco delle eventuali Assenze individuate dai primi 2 caratteri della Descrizione Breve (Codice). Il periodo stampato è al massimo di 31 giorni partendo dal primo giorno del periodo selezionato. Libro Presenze con Totali Presenta per i Dipendenti e il periodo selezionati l'elenco delle diverse tipologie di presenza e assenza effettuate nel mese con le relative quantita`. La stampa riporta i Dipendenti, ordinabili anche per Reparto, sulle righe e i giorni del mese prescelto sulle colonne. Per i Dipendenti vengono indicati Cognome, Nome, Matricola, Codice Badge, Reparto e Qualifica mentre nella matrice per le Voci Base (solo quelle valorizzate) si evidenzia il Valore della Voce Base per ogni singolo giorno del periodo prescelto e il totale della stessa per l'intero periodo. Alla richiesta di stampa deve essere indicato il Tipo di Voce Base da stampare (elaborazione che la genera). Il periodo prescelto potrà essere un intero mese o parte di uno stesso mese. Foglio Presenze Riporta le informazioni del Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Voci Generiche precedute da un'intestazione più ricca contenente per ogni Dipendente: Cognome, Nome, Badge, Matricola, Azienda, Nomina, Livello (Elemento Generico associato al Titolo il cui codice è specificato nel file.ini), Unità di Pianta, Unità di Ruolo, Data di Assunzione e Data di Licenziamento. Foglio Presenze (layout 2) Riporta gli stessi dati della stampa precedente Foglio Presenze, nell'intestazione non viene però stampata l'informazione relativa al Livello e alcuni campi hanno una dicitura diversa. Cambia inoltre, rispetto alla stampa precedente, lo spazio a disposizione per l'elencazione delle Timbrature (max 6), delle ore Ordinarie (max 4) e Straordinarie (max 4). L'ordinamento è fisso per Azienda, Unità di Pianta, Cognome, Nome, Matricola. Riepilogo Saldi Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: per ogni giornata appartenente al periodo selezionato vengono riportati l'orario di Lavoro assegnato alla giornata, le Timbrature Originali, le ore teoriche previste dall'orario, le ore effettivamente svolte (somma dei Valori Voci Base di tipo Ordinario, Straordinario e di tipo Assenza da Non Compensare), il saldo giornaliero (differenza tra ore svolte e ore teoriche) ed infine le eventuali ore causalizzate. La stampa evidenzia, inoltre, il totale delle ore teoriche e del saldo nel periodo selezionato. Nel caso in cui l'elaborazione prescelta sia di tipo PeriodoX il calcolo del saldo relativo al primo giorno dell'intervallo viene decurtato di una quantità pari al valore della Voce di Riporto prescelta con tipo di elaborazione Riporto PeriodoX. Riepilogo Assenze e Straordinari Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione in termini di ore di Assenza e ore di Straordinario: per ogni giornata appartenente al periodo selezionato vengono riportati i valori delle Voci di Straordinario (al massimo quattro), il valore della Voce per Recupero e il valore della Voce di Assenza ingiustificata. Inoltre la stampa evidenzia i totali degli straordinari, delle ore di recupero e delle ore di assenza ingiustificata. 30
Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Voci Generiche Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Originali, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia e delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto al lancio della stampa. I dati sono organizzati per Dipendente. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base, Voci Generiche e Progressivo Riporta gli stessi dati della stampa precedente Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Voci Generiche con in più il numero progressivo del foglio, il cui valore di partenza viene specificato dall'utente. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Generiche (Timbrature Variate Evidenziate) Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Originali o Variate, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia e delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto al lancio della stampa. I dati sono organizzati per Dipendente. Le Timbrature stampate sono le Originali tranne quando la Timbratura Originale non esiste, oppure esiste ma la Variata è diversa dall'originale, in tal caso, infatti, viene stampata la Timbratura Variata evidenziata con il simbolo *. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Generiche (Timbrature Originali/Variate) Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Originali, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia e delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto al lancio della stampa. I dati sono organizzati per Dipendente. Le Timbrature stampate sono le Originali tranne quando la Timbratura Originale non esiste, in tal caso, infatti, viene stampata la Timbratura Variata evidenziata con il simbolo *. Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Generiche senza Fincature Riporta tutti i dati generati dalla procedura di Elaborazione: Orari di Lavoro associati alla giornata, Timbrature Originali, dettaglio giornaliero e Totali di periodo delle Voci Base suddivisi per tipologia e delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto al lancio della stampa. E` simile alla stampa Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Voci Generiche ma non riporta le intestazioni. Questa stampa è costruita in modo da adattarsi alla stampa Fincature per Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Generiche nella quale vengono evidenziate le intestazioni mancanti. I dati sono organizzati per Dipendente. Dipendenti con Valori Voci Generiche Riporta i Valori Totali nel periodo selezionato per tutte le Voce Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto, organizzati per Dipendente. Ad ogni Dipendente è associata almeno una pagina, in cui ogni riga contiene la Descrizione e il Totale dei Valori di una Voce Generica con Periodo di Competenza totalmente o parzialmente sovrapposto al periodo selezionato. Vengono riportati solo i Valori il cui Stato è posto a NORMALE o BLOCCATO. Dipendenti con Totali Mensili Valori Voce Generica selezionata Presenta in forma tabellare i Dipendenti selezionati ed i corrispondenti Valori, relativi alla Voce Generica prescelta, totalizzati sui singoli mesi. Vengono riportati solo i Valori con Periodo di Competenza totalmente o parzialmente sovrapposto al periodo selezionato. Vengono riportati solo i Valori il cui Stato è posto a NORMALE o BLOCCATO. 31
Tabella Dipendenti con Totali Valori Voci Generiche Presenta in forma tabellare i Dipendenti selezionati ed i corrispondenti Totali dei Valori relativi alle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento prescelto. Vengono riportati solo i Valori il cui Stato è posto a NORMALE o BLOCCATO. Il badge riportato è il primo avente validità almeno in parte nel periodo selezionato. Organici con Totali Valori Voci Generiche Fornisce l'elenco degli Organici con i Totali dei Valori delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento selezionato e con Competenza relativa al periodo prescelto. Vengono riportati solo i Valori il cui Stato è posto a NORMALE o BLOCCATO. Unità di Ruolo con Totali Valori Voci Generiche Fornisce l'elenco delle Unità di Ruolo (informazione associata a ciascun Dipendente) con i Totali dei Valori delle Voci Generiche appartenenti al Raggruppamento selezionato e con Competenza relativa al periodo prescelto. Vengono riportati solo i Valori il cui Stato è posto a NORMALE o BLOCCATO. Valori Voce Generica selezionati Stampa le informazioni relative ai Valori di una Voce Generica prescelta dall'utente, visualizzando solo quelli appartenenti ad un intervallo specificato dall'utente (i Valori dell'intervallo vanno inseriti nel formato previsto per la Voce Generica). Vengono ignorati tutti i Valori Voci inferiori al minimo e superiori al valore massimo dell'intervallo. Ad ogni Dipendente è riservata una riga. Vengono presi in considerazione solo i Valori il cui Stato è posto a NORMALE o BLOCCATO. Totali Valori Voci Generiche E` il riepilogo dei Valori Voci Generiche nel periodo e Raggruppamento scelto, per i Dipendenti correntemente selezionati. Per le Voci del Raggruppamento vengono riportati i Valori il cui Stato sia NORMALE o BLOCCATO e con la Data di Fine Competenza compresa nell'intervallo impostato (estremi compresi). Vengono riportati la Descrizione della Voce, il Codice ed il Valore Totale nel periodo. Dipendenti con Totali Valori Voci Generiche E` analoga alla stampa Totali Valori Voci Generiche, con la differenza che effettua una suddivisione per singolo Dipendente: i Totali per le Voci del Raggruppamento sono pertanto ripetuti per ogni Dipendente. Fincature per Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base Stampa un numero di pagine scelto dall'utente in ognuna delle quali è presente la Ragione Sociale, il numero progressivo del foglio (il numero di partenza deve essere specificato dall'utente al lancio della procedura), il giorno da 1 a 31 e le intestazioni previste per il Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base senza Fincature. Fincature per Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Generiche Stampa un numero di pagine scelto dall'utente in ognuna delle quali è presente la Ragione Sociale, il numero progressivo del foglio (il numero di partenza deve essere specificato dall'utente al lancio della procedura), il giorno da 1 a 31 e le intestazioni previste per il Riepilogo Piano di Lavoro con Voci Base e Voci Generiche senza Fincature. 32
N.B. Le stampe possono cambiare di volta in volta con gli aggiornamenti del Programma. Inoltre possono essere salvate in vari formati Pdf. Doc. Ecc. Anteprima video L'anteprima propone all'utente l'aspetto finale della stampa che si intende effettuare. La toolbar di questa (visibile in figura) fornisce gli strumenti necessari per la sua gestione. 33
Voci Generiche In questa pagina si vedranno tutte le Voci Generiche calcolate dall'elaborazione delle Voci Generiche. E` possibile inserire, modificare o cancellare i Valori Voci Generiche per il dipendente e la Voce Generica prescelti premendo i tasti funzione oppure cliccando su Inserisci, Modifica o Cancella. Importante selezionare sempre l inizio del mese/periodo che si vuol vedere. 34
GESTIONE ANOMALIE E` la procedura che permette di visualizzare e operare per risolvere le Anomalie rilevate dall'elaborazione delle Timbrature o del Periodo per il dipendente e l'intervallo di giorni selezionati. Nella parte superiore della finestra è possibile agire sui parametri di selezione del dipendente e dei giorni da visualizzare. E` possibile decidere se visualizzare tutte le Segnalazioni oppure solo le Anomalie ed inoltre si può scegliere se visualizzare le Segnalazioni Giornaliere o di Periodo. Per selezionare un dipendente esistono due possibilità: La prima prevede che l'operatore scelga manualmente un Dipendente dal combo dei dipendenti (ed in questo caso la finestra mostra i dati di questo dipendente), mentre la seconda possibilità è quella di premere uno dei pulsanti della barra di navigazione. Questi pulsanti sono particolarmente importanti in questa finestra in quanto, a differenza delle altre finestre, non posizionano la finestra ai dati del precedente/successivo/primo/ultimo dipendente, bensì si posizionano sul precedente/successivo/primo/ultimo dipendente che presenta delle Anomalie nel periodo selezionato, facilitando quindi l'operatore nella ricerca e risoluzione di tutte le Anomalie presenti a seguito di un'elaborazione di più dipendenti. 35
Quando si seleziona un Dipendente vengono mostrate tutte le Segnalazioni presenti nel periodo (in base a come sono stati impostati i parametri) nella griglia più in alto, mentre nella parte inferiore della finestra viene visualizzato il Piano di Lavoro per il periodo selezionato. Questo Piano di Lavoro è semplificato rispetto alla versione completa presente nella finestra Piano di Lavoro ma permette comunque di agire sui dati visibili inserendo Timbrature, Giustificativi ecc., Elaborando o Annullando Elaborazioni ecc. Quando ci si sposta nella griglia delle Anomalie il Piano di Lavoro punta automaticamente al giorno dove si è verificata l'anomalia. Per passare dalla griglia delle Anomalie a quella dei Dettagli del Piano di Lavoro basta premere il tasto Invio. Per passare dalla griglia del Piano di Lavoro a quella delle Anomalie basta premere il tasto Esc. La risoluzione delle Anomalie richiede un intervento da parte dell'operatore che può variare in funzione del tipo di Segnalazione in esame, vediamo nel seguito alcuni esempi. Se il Dipendente ha sbagliato il verso della Timbratura, ove possibile il programma modifica la relativa Timbratura variata con il verso corretto e procede con il conteggio delle ore di presenza e/o assenza, in questo caso l'operatore, se riscontra che la proposta di quadratura della giornata corrisponde a realtà non deve far altro che modificare manualmente lo Stato della giornata del Piano di Lavoro impostandolo a ELAB GG, in questo modo automaticamente la Segnalazione viene cancellata. Se il Dipendente non ha effettuato alcuna Timbratura in un giorno di prevista presenza senza darne motivazione, l'elaborazione segnala l'assenza ingiustificata e l'operatore deve procedere a caricare la Giustificazione di assenza per l'intera giornata con la Voce Base che gli verrà comunicata dal Dipendente, tramite le apposite procedure del Piano di Lavoro e poi Elaborare nuovamente la giornata. Se il dipendente ha lavorato meno delle ore previste (Ore Minime dell'orario di Lavoro), anche in questo caso senza fornire la motivazione, l'operatore deve provvedere a definire la causa di tale carenza e inserirla fra i dati dell'applicativo con le medesime modalità illustrate nell'esempio precedente, fatto salvo il tipo di Giustificazione che sarà relativa ad un'assenza parziale. 36
SCAMBIO FILES Tramite la procedura di scambio files, è possibile effettuare il download di informazioni. L azione di Download permette di salvare sulla macchina locale il file selezionato, scegliendo sia il percorso che il nome del file che si vuole salvare. 37
Giustificativi Time@Web Attraverso Time@Web i Dipendenti possono inoltrare direttamente delle richieste di Giustificativo che dovranno essere poi approvate dai Responsabili previsti secondo un particolare Iter di Convalida. Una volta autorizzata, la richiesta di Giustificativo viene automaticamente inserita nell applicativo di presenze. La procedura in oggetto permette di visualizzare tutte le richieste di Giustificativo, compiere alcune parziali modifiche di queste ed effettuare il trasferimento delle stesse nella base dati esaminata dall Elaborazione delle Timbrature. Giustificativi, e Omesse Timbrature sono diversi tipi di "Documenti" scambiati fra Time@Web e Time&Work. Quello che accomuna i documenti sono due informazioni, lo Stato del documento e l Esito di convalida. Le tre procedure consentono di limitare la visualizzazione dei dati agendo sulle caselle di spunta "Stato documento" ed "Esiti di convalida", in modo che i documenti visualizzati siano quelli caratterizzati da uno Stato e da un Esito di convalida compresi tra quelli selezionati. Lo Stato del documento indica la sua condizione rispetto all operazione di trasferimento. I valori possibili per tale attributo sono: Annullato: equivale ad una cancellazione logica; Annullato (sostituito): equivale ad una cancellazione logica, assume questo stato un giustificativo provvisorio quando viene sostituito dal corrispondente giustificativo definitivo Aperto: è lo stato iniziale, assegnato al momento dell inserimento del Documento; 38
Aperto (da sostituire): è lo stato che assume un giustificativo provvisorio al completamento delle validazioni previste; Chiuso: chiuso automaticamente dal sistema al completamento delle validazioni previste; Chiuso manualmente: chiuso attraverso le procedure di amministrazione di Time&Work L Esito di Convalida evidenzia lo stato del documento rispetto all Iter definito per la sua Convalida. Gli stati possibili sono: In validazione: il documento ha iniziato l Iter di Convalida, ma non è stato convalidato da tutti i Responsabili preposti, oppure non ha raggiunto il numero di autorizzazioni previste; Inviato: è stato appena inserito, non è stato trattato da nessuno; Non accettato: uno dei Validatori ha respinto il documento che, quindi, non si può più modificare; Respinto: il documento è stato respinto da almeno un Responsabile; Validato: il documento è stato convalidato da tutti i Responsabili; E possibile, tramite l etichetta Salva Impostazioni, memorizzare le Impostazioni di visualizzazione (Stato del Documento e Esito di Convalida) in modo tale che, ad ogni apertura di una delle procedure di amministrazione di Documenti Time@Web (Giustificativi, e Omesse Timbrature), vengano caricate le Impostazioni preferite. Ogni procedura mantiene proprie Impostazioni. Modalità generale di utilizzo La procedura dei Giustificativi, così come quella delle Omesse Timbrature, presenta dei dati relativi ad una selezione di Dipendenti e ad un intervallo di tempo. Questi parametri vengono impostati analogamente alle altre finestre di Time&Work, quindi agendo sui controlli nella parte superiore della finestra. La selezione di un unico Dipendente si compie impostando la modalità a "Singolo Dip." e selezionando un Dipendente tramite l apposito campo Dipendente. In questo caso, i dati visualizzati nelle griglie si riferiscono alle sole richieste di Giustificativo effettuate dal Dipendente in oggetto e le operazioni compiute agiranno solo su queste. Al contrario, se si sceglie la modalità "Tutti i Dip.", i dati visualizzati nelle griglie sono relativi alle richieste effettuate dall insieme di Dipendenti selezionati e le operazioni invocate agiranno sulle richieste di tutti i Dipendenti selezionati. La maggior parte delle griglie permette l ordinamento dei dati con un click sul titolo della colonna in base alla quale si vuole ordinare, l ordinamento così ottenuto è sempre in senso crescente. I Giustificativi presentati sulla griglia sono selezionabili operando sulla griglia stessa (Shift + Mouse oppure Ctrl + Mouse). Una volta fatta una selezione sulla griglia, è possibile effettuare manualmente il trasferimento dei giustificativi selezionati agendo su Trasferisci o Forza Trasferimento. Con un doppio click sulla griglia si apre una finestra che presenta alcuni dati associati al Giustificativo e l Iter di Convalida percorso da quest ultimo. Per quanto riguarda la pagina dei Dati di Dettaglio, si sottolinea che sono modificabili i giustificativi il cui stato è "Aperto" oppure uno fra "Chiuso" e "Chiuso manualmente" ma con la presenza di un messaggio di errore di trasferimento. Le informazioni modificabili per un Giustificativo sono: giorno ed ora di inizio; giorno ed ora di fine; durata. 39
Iter di Convalida: per ogni Giustificativo sono previsti dei passi di validazione a cui il documento deve essere sottoposto prima della sua approvazione e utilizzo da parte dell applicativo Time&Work. Nella pagina Iter di Convalida, nella griglia di dettaglio, è possibile visionare i dati che descrivono i passi di convalida. Questi sono visualizzati nell ordine che deve essere seguito per la convalida del Giustificativo. Dati associati ad un Giustificativo Una richiesta di Giustificativo è caratterizzata dai seguenti dati: Cognome e Nome del Dipendente che ha effettuato la richiesta Descrizione della Voce Base associata alla richiesta; se il giustificativo è legato al figlio, il nome di quest ultimo verrà visualizzato tra parentesi Data Inserimento del Giustificativo Tipologia del Giustificativo Stato del Giustificativo: stato del Giustificativo rispetto all Iter definito per la sua Convalida Esito di Convalida: stato del Giustificativo rispetto all operazione di Trasferimento Giorno di inizio, Giorno di fine: periodo per il quale è stata effettuata la richiesta Inizio, Fine, Durata: dati caratteristici del Giustificativo Provvisorio: indica se il giustificativo è di tipo provvisorio, in tal caso non può essere trasferito Eventuale nota e messaggio di errore associato ad un tentativo di trasferimento non andato a buon fine Note Iter, ovvero le eventuali note che ogni Validatore, appartenente all iter di convalida del Giustificativo, può introdurre al momento della convalida del Documento. Le note dell iter vengono visualizzate, nella colonna Note Iter, solo se nella scheda Varie delle Impostazioni è stata abilitata l opzione Visualizza Note Iter di Convalida. Nel caso in cui tale opzione non sia abilitata, la colonna Note Iter è comunque visualizzabile, ma non conterrà dati. La disabilitazione dell opzione può essere utile nel caso in cui si vogliano abbattere i tempi di caricamento dei dati relativi ai Giustificativi Alcuni di questi dati sono visualizzati a richiesta, aggiungendo alla griglia le relative colonne. Trasferimento di un Giustificativo Una volta effettuato l Iter di Convalida richiesto, con l operazione di trasferimento si tenta di trasferire la richiesta di Giustificativo all interno di Time&Work. Per andare a buon fine, l operazione deve soddisfare tutte le regole di coerenza previste (ad esempio che non ci sia già un altro Giustificativo per la stessa assenza), in caso negativo il Giustificativo non viene trasferito. Attraverso la finestra di gestione delle richieste di Giustificativo, è possibile ritentare manualmente il trasferimento, oppure anticiparlo prima del termine del percorso di convalida. Esiste anche la possibilità di effettuare un trasferimento forzato, che, in caso di errori di coerenza, tenta di trasferire parzialmente i Giustificativi all interno del periodo richiesto. Ad esempio, se una richiesta di 5 giorni di Giustificativo fallisce perché è presente un errore su una sola giornata, la forzatura carica il Giustificativo per i restanti 4 giorni. NB: il trasferimento non ha alcun effetto sui giustificativi provvisori. 40
Sollecita Convalide Il sollecito delle Convalide è un operazione utile all Ufficio Personale per richiamare i Validatori a procedere alla validazione delle richieste dei Dipendenti. Tale sollecito consiste nell invio di un e-mail a tutti i Responsabili o, in alternativa a tutti i Responsabili e Delegati, di tutti i Dipendenti che hanno inserito un Giustificativo il cui esito sia Inviato o In Validazione. Per inviare il sollecito è necessario selezionare in griglia i Giustificativi per i quali si vuole inviare l e-mail. L e-mail che viene inviata conterrà l elenco dei Dipendenti per i quali è richiesta una validazione. Stampe è possibile stampare l elenco dei giustificativi visualizzati. A questo scopo sono state create le seguenti stampe: Riepilogo Giustificativi Vengono stampati i Giustificativi selezionati a video con la possibilità di applicare un ulteriore filtro per Responsabile, Voce Base, Tipologia Giustificativo, Esito Iter di Convalida e di scelta ordinamento. Nel caso in cui vengano selezionati esplicitamente uno o più Responsabili, saranno stampate tutte le righe di Iter di Convalida riconducibili ai Responsabili selezionati, anche se validate/annullate effettivamente da Delegato o Sostituto. Riepilogo Giustificativi per Responsabile Vengono stampati i Giustificativi selezionati a video con la possibilità di applicare un ulteriore filtro per Responsabile, Voce Base, Tipologia Giustificativo, Esito Iter di Convalida. Per ogni Responsabile selezionato sarà stampata almeno una pagina contenente le righe di Iter di Convalida a lui direttamente legate, non saranno quindi stampate quelle già validate/annullate da Delegati o Sostituti, l ordinamento è scelto dall utente. Riepilogo Giustificativi con Note Vengono stampati i principali dati dei Giustificativi selezionati a video con la possibilità di applicare un ulteriore filtro per Voce Base. Per ogni Giustificativo saranno indicati Dipendente, Matricola, Voce Base, Tipologia Giustificativo, Data Inizio e Fine, Note. L ordinamento è quello della Selezione Anagrafica. N.B. per ulteriori aiuti, accedere con il tasto help nel programma di Time & Work. A cura del Dipartimento 1 Servizio2 Sig. Fannotta Michelangelo, Rag. Adami Mauro, Fannotta Massimiliano 41