Regole sulla fatturazione in Alcoa

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1 Regole sulla fatturazione in Alcoa a Il processo di registrazione e matching delle fatture é stato digitalizzato e automatizzato in Alcoa. Per rendere il processo piú efficace,vi chiediamo di emettere le fatture rispettando i seguenti criteri. Se rispettate le regole sottoelencate, potete essere sicuri che la Vostra fattura sará processata e registrata velocemente e, in conseguenza, anche pagata in tempo. Se invece non seguite queste regole, ciò potrà causare un ritardo nei pagamenti. 1. Vi preghiamo cortesemente di emettere le fatture in alta qualitá e di evitare la compilazione manuale. 2. Per facilitare il nostro processo di contabilità si prega di non pinzare le pagine nel caso delle fatture multi-pagina. 3. Indicate il nome corretto del fornitore sulla fattura (esso é indicato sul Purchase Order/Ordine d aquisto che Alcoa Vi aveva mandato). Se trovate qualche differenza fra i dati riportati nell ordine d aquisto e il corretto nome della vostra societa, per favore indicarlo al compratore di riferimento in modo da modificare gli ordini d aquisto. 4. Vi preghiamo di indicare l intero ordine d aquisto di Alcoa e il numero del rilascio sulla prima pagina della fattura. Per es.: AR linea:1-3 o nel caso di un contratto con rilascio: release 2-linea Per conoscere il numero d ordine Vi preghiamo di contattare il Vostro aquirente/richiedente. Se il numero d ordine non esiste, il nome della persona che aveva ordinato la Vs. Merce o il Vs. Servizio deve essere indicato sulla fattura. 6. Per ogni singolo OdA/Rilascio deve essere emessa una singola fattura. Ogni singola linea riportata sulla fattura deve contenere il relativo numero d ordine/rilascio. 7. Ogni fattura deve contenere soltanto un OdA di Alcoa (in base al relativo DDT che é la base della ricevuta). Separati DDT e fatture, contenenti sempre soltanto un dato, devono essere emessi quando piú di un OdA sono forniti nello stesso tempo. 8. I Termini indicati sulle fatture devono corrispondere con i termini del OdA di Alcoa. Se esistono differenze inviate una richiesta di modifica all acquirente chiedendo il corretto ordine di acquisto. 9. La fattura deve farci vedere solo il netto, scontato prezzo/importo (non puó mostrare il prezzo originale e lo sconto separatamente). 10. La fattura deve contenere soltanto costi/spese che sono incluse nell OdA originale. Tutte le fatture contenenti articoli non menzionati nell OdA saranno bloccate per il pagamento e richiedono la specifica approvazione da parte del compratore per emettere il pagamento. Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 1 Nov 2015

2 11. I dati della merce/servizio della fattura devono essere uguali a quelli di Ordine d acquisto. Questo vale soprattutto per la valuta, unitá di misura, descrizione della merce/servizio. 12. Prestate attenzione ai dati della società e quelli bancari. In caso di eventuale modifica allegate per favore una comunicazione ufficiale alla fattura che riporta le nuove coordinate della società (nome della società, partita IVA, sede ufficiale) o bancarie (nome su cui chiedete il trasferimento. (autoadesivo non é sufficiente) al mailbox EBSVendorAdministration.EUR@alcoa.com. 13. Le fatture vengono saldate solo dopo la prestazione o la consegna della merce (la prestazione avvenuta viene confermata da un associato Alcoa che allega il documento d accettazione alla fattura). 14. Alcoa provvede al pagamento delle fatture attraverso una programmazione definita. La fattura del fornitore viene pagata il primo giorno di pagamento dopo la scadenza o il giorno piu vicino alla data di scadenza. Pagamenti fuori dal sistema programmato sono da ritenersi eccezioni. i pagamenti accreditati nel conto bancario dopo la data di scadenza a causa de processo di pagamento Alcoa non sono da considerarsi ritardati nel pagamento. 15. Se un anticipo é richiesto prima della consegna, le fatture separate devono essere emesse relativamente ai diversi stadi del pagamento, per esempio una fattura deve essere emessa per l anticipo, un altra per la parte rimanente Come requisito della UE, nel caso di fornitura di merce proveniente da paesi della UE si prega di indicare il numero della tariffa doganale e il peso netto della merce consegnata nella relativa fattura. 17. Indicare il nome appropriato della entita nella fattura. Per esempio, ALCOA TRANSFORMACION DE PRODUCTOS S.L. ha 3 distinte entitità: Alicante, Amorebieta e Madrid. Inviate tutte le fatture all sottoindicato e, con l obiettivo di facilitarne l identificazione, inserite anche in maniera corretta il numero della casella postale (PO Box) dell Entitá Legale Alcoa che Vi ha emesso l ordine! Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 2 Nov 2015

3 CH Alcoa Europe Sarl. ALCOA KOFEM KFT. DE AVENUE GIUSEPPE MOTTA 8050 Székesfehérvár, PO Box/ Pf Geneva HUNGARY VAT No: CH Alcoa Extrusions Hannover, Zweigniederlassung der ALCOA HOLDING GMBH Alcoa Extrusions Hannover, Zweigniederlassung der ALCOA HOLDING GMBH GOETTINGER CHAUSSEE GOETTINGER CHAUSSEE HANNOVER, HANNOVER, VAT No: DE DE FAIRCHILD FASTENERS EUROPE - CAMLOC GMBH FAIRCHILD FASTENERS EUROPE - CAMLOC GMBH Industriestrasse 6 Industriestrasse Kelkheim Kelkheim VAT No:D E DE FAIRCHILD FASTENERS EUROPE VSD GMBH FAIRCHILD FASTENERS EUROPE VSD GMBH Steven 3 Steven Hildesheim-Bavenstedt Hildesheim-Bavenstedt VAT No: DE DE Alcoa Fastening Systems Aichach GmbH Alcoa Fastening Systems Aichach GmbH Robert-Bosch-Str. 4 Robert-Bosch-Str Aichach Aichach VAT No: DE DE Alcoa Aluminium Deutschland Inc. Alcoa Aluminium Deutschland Inc. STENGLINGSERWEG STENGLINGSERWEG ISERLOHN ISERLOHN VAT No: DE Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 3 Nov 2015

4 ES ALCOA INESPAL S.A. Alcoa Kofem Kft. VAT No: A ES ALCOA INESPAL AVILÉS S.L. Alcoa Kofem Kft. Pedro Teixeira, Szekesfehervar, PO Box/ Pf VAT No: B ES ALCOA INESPAL CORUÑA S.L. Alcoa Kofem Kft. VAT No: B ES ALUMINA ESPAÑOLA S.A. Alcoa Kofem Kft. VAT No: A ES ALUMINIO ESPAÑOL S.A. Alcoa Kofem Kft. VAT No: A ES KAWNEER SL KAWNEER SL Poligono Industrial Akaborro, s/n Irurtzun Irurtzun Navarra VAT No: B Poligono Industrial Akaborro, s/n Navarra ES ALCOA TRANSFORMACION DE PRODUCTOS S.L. Alcoa Kofem Kft. VAT no: B ES ALCOA INVERSIONES S.L. Alcoa Kofem Kft. VAT No: B Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 4 Nov 2015

5 FR Alcoa Architectural Products S.A.S. Alcoa Architectural Products S.A.S. 1 RUE DU BALLON 1 RUE DU BALLON MERXHEIM MERXHEIM VAT No: FR FR ALCOA FIXATIONS SIMMONDS S.A.S. ALCOA FIXATIONS SIMMONDS S.A.S. 9 Rue des Cressonnières 9 Rue des Cressonnières Saint Cosme en Vairais Saint Cosme en Vairais VAT No: FR FR ALCOA S.A.S. ALCOA S.A.S. 294 CHEMIN DE LAVALETTE 294 CHEMIN DE LAVALETTE CASTELSARRASIN CASTELSARRASIN VAT No: FR FR HOWMET CIRAL SNC HOWMET CIRAL SNC Zone de la Présaie Zone de la Présaie EVRON EVRON VAT No: FR FR HOWMET S.A.S. HOWMET S.A.S. 68 à 78 rue du Moulin de cage Zac des Grandes Prés Gennevilliers Dives Sur Mer VAT No: FR FR Kawneer France S.A.S. Kawneer France S.A.S. ZI RUE DE LA GARENNE ZI RUE DE LA GARENNE VENDARGUES CEDEX VENDARGUES CEDEX VAT No: FR FR Mecaero SNC Mecaero SNC Boulevard du Grand Castaing Roques sur Garonne Boulevard du Grand Castaing Roques sur Garonne PORTET SUR GARONNE PORTET SUR GARONNE VAT No: FR Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 5 Nov 2015

6 GB ALCOA MANUFACTURING (GB) LTD Alcoa Kofem Kft. Princess House, Princess Way 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Swansea SA1 3LW VAT No: GB GB Kawneer UK Ltd Alcoa Kofem Kft. Astmoor Industrial Estate, Astmoor 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Runcorn Cheshire, WA7 1QQ VAT No: GB GB HOWMET LTD Alcoa Kofem Kft. Kestrel Way, Sowton Ind. Estate 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Exeter Devon EX2 7LG VAT No GB HU ALCOA KOFEM KFT. Alcoa Kofem Kft. Székesfehérvár 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Verseci u HU HU ALCOA WHEEL PRODUCTS EUROPE LTD. Alcoa Kofem Kft. Székesfehérvár 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Verseci u VAT No: HU IS Alcoa Fjarðaál sf Alcoa Kofem Kft. Hraun Szekesfehervar, PO Box/ Pf Fjardabyggd ICELAND VAT No: IT Alcoa Trasformazioni Srl Alcoa Kofem Kft. Zona Industriale Portovesme 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Portoscuso (Carbonia-Iglesias) ITALY VAT No: IT IT Alcoa Servizi Srl Alcoa Kofem Kft. Piazza Giuseppe Missori, Szekesfehervar, PO Box/ Pf MILANO ITALIA VAT no: IT Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 6 Nov 2015

7 NL Alcoa Nederland BV. Alcoa Kofem Kft. Taxandriaweg 12b 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf PA Waalwijk (NL) Netherlands VAT No: NL B01 NL Alcoa Architectuursystemen Alcoa Kofem Kft. (BCS) Taxandriaweg 12b 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf PA Waalwijk (NL) Netherlands VAT No: NL B01 NO Alcoa Norway ANS Alcoa Kofem Kft. Hoffsveien 65B OSLO 8050 Szekesfehervar, PO Box/ Pf Norway VAT No: NO RU ZAO ALCOA METALLURG RUS ZAO ALCOA METALLURG RUS Zavodskaya str.1 Belaya Kalitva Rostov region The Russian Federation RU VAT No/ INN/KPP / Zavodskaya str.1 Belaya Kalitva Rostov region RUSSIA RU RU ZAO ALCOA SMZ ZAO ALCOA SMZ 29 Alma-atinskaya Str 29 Alma-atinskaya Str korp. 33/34 korp. 33/34 Samara Samara The Russian Federation VAT No/ INN/KPP / The Russian Federation Se avete bisogno di ulteriori informazioni relative alle esigenze sopra elencate, prendete contatto con il Vs. acquirente Alcoa. Le fatture che non soddisfano i requisit di cui sopra potranno essere respinte o comportare la richiesta di emissione di una nota di credito. Alcoa non assume nessuna responsabilità per ritardi di pagamento causati da tali azioni o non conformità ai processi di pagamento definiti da Alcoa nel presente documento, ed Alcoa in nessun caso accetta penali per pagamento in ritardo. I giorni dei pagamenti di Alcoa e le scadenze si possono vedere sul link seguente: Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 7 Nov 2015

8 AlcoaDirect Rechiesta d informazione su fatture/pagamenti Nello sforzo di mettere a disposizione dei fornitori le informazioni più appropriate ed in tempi più brevi su fatture/pagamenti, l Alcoa ha implementato un sito self-service per i fornitori e di cui Vi invitiamo a diventarne utenti, in cui potrete seguire tutto il processo di registrazione e di pagamento delle vostre fatture. Se desiderate approfittare di questo strumento, andate su e selezionate Register here now o direttamente completate la registazione online in questa pagina: I nostri colleghi Vi invieranno l identificativo utente e la password. Prendete nota che i fornitori potranno accedere soltanto alla visione dei loro dati. Avviso di pagamento via e possibile ricevere modifiche dei pagamenti con i relativi dettagli via . Per abilitare questa opzione mettetevi in contatto con CS@alcoa.com ALCOA Global Shared Services Account Management fornisce i servizi relativi alle fatture secondo la lingua propria di ogni paese nelle maggiori lingue europee e Rusia, comunque la lingua preferita per questo tipo di comunicazione e l inglese. Inviate i Vs. messaggi all seguente: CS@alcoa.com Alcoa invoicing requirements_13_it.docx 8 Nov 2015