Puntare sulle risorse informatiche

Transcript

1 Software Informatica Rendere Ottimizzare efficaci gli gli ordini investimenti di trasporto Pietro P.S. Elettrodomestici Una sinergia per il trasporto Dal mercato arrivano soluzioni innovative per semplificare le fasi di gestione e assegnazione dei trasporti. Un azienda specializzata nella produzione di elettrodomestici spiega le ragioni che l hanno portata ad adottare una piattaforma di comunicazione che consente di semplificare i processi risparmiando sui tempi e sui costi. Puntare sulle risorse informatiche per la logistica diventa necessario per le grandi aziende, soprattutto per quelle che ogni giorno muovono ampi volumi di merce. I processi tradizionali sono ormai superati e insufficienti per gestire i trasporti; inoltre l impatto delle nuove tecnologie è decisivo per le tante possibili applicazioni, come per esempio l aggiornamento costante degli ordini, la trasparenza delle situazioni, la chiarezza nella trasmissione, Tra i fattori che premono per le soluzioni innovative ci sono la crescente competizione, la variabile capacità di trasporto da parte dei vettori e la complessità della gestione dei processi da parte delle imprese. Alcune grandi aziende hanno raccolto la sfida della tecnologia e dell implementazione di sistemi informatici come Tisys di Transporeon per una diversa gestione del trasporto: tra queste Electrolux, uno dei principali protagonisti del settore elettrodomestici, realtà per cui la gestione dei trasporti e la corretta spedizione assumono un valore strategico. Come gestire il trasporto domani Le aziende che ogni giorno inviano ordini di trasporto numerosi e complessi hanno bisogno di un sistema per migliorare i processi interni e garantire costantemente la soddisfazione del cliente finale. I trasporti muovono prodotti dal punto di origine al punto di consumo e devono essere gestiti in maniera perfetta, se un organizzazione ha l obiettivo di soddisfare i propri clienti. I trasporti, infatti, insieme ai depositi, influiscono su tempi e costi, nonché su molti processi decisionali di marketing e logistica. Generalmente, una gestione dei trasporti efficace ed efficiente diventa più importante per un azienda quando il valore del prodotto trasportato aumenta. Il trasporto stradale rappresenta la modalità principale per la distribuzione dei prodotti in ambito europeo a cui vengono richiesti nuovi standard in materia di sicurezza, di impatto ambientale e miglioramento della sua efficienza nel senso più ampio del termine: non è più sufficiente monitorare la tariffa del trasportatore, ma occorre adottare un approccio sistemico mirato ad analizzare tutti i costi diretti e indiretti legati alla gestione del trasporto che oggi rappresenta mediamente il 50% dei costi logistici di distribuzione di un prodotto finito. Focalizzandoci sul mercato domestico, nell ultimo anno il mondo dei trasporti ha vissuto una svolta cruciale, con il passaggio dalle tariffe obbligatorie a forcella a un mercato dove viene consentita la libera trattazione delle condizioni economiche. Ne deriva che le imprese di autotrasporto - in un mercato sempre più competitivo e alla costante ricerca ed eliminazione degli sprechi - per riuscire a stare sul mercato e creare valore dalla propria attività devono ricercare assieme alla committenza nuove vie per ridurre i costi e migliorare l esito generale della loro prestazione. Un modo per affrontare attivamente gli sviluppi attuali e aumentare la redditività consiste nell ottimizzare la collaborazione tra committenti e trasportatori. L I.T. a supporto del trasporto Sono ancora poco diffuse le soluzioni software pensate per l ambito logistico, le cosiddette soluzioni per l e-logistics. Un esempio di soluzione designata per l e-logistics, che permette di ottimizzare processi, ridurre il numero delle corse a vuoto e di ridurre i tempi di attesa alla rampa di carico è dato dalla piattaforma di comunicazione TISYS sviluppata dall azienda tedesca Transporeon. Gli effetti del libero mercato in Italia non sono 42

2 Electrolux Logistics Italy rappresenta una società del gruppo Electrolux. Ha la funzione di gestire lo stoccaggio di prodotto finito, creare i piani di carico per il trasporto internazionale e la distribuzione domestica. Transporeon ha fornito alcuni moduli della famiglia di prodotti Tisys, Ticap e Tiflow, per trasmettere e affidare gli ordini ai propri trasportatori. ancora del tutto manifesti. I prezzi per i trasporti dopo la completa liberalizzazione avvenuta con l entrata in vigore del decreto legislativo numero 286/2005 per ora oscillano soltanto in maniera poco significativa e le associazioni di categoria non hanno ancora un parere comune sullo scenario futuro della domanda. È dubbio se si andrà incontro a una carenza di capacità di trasporto, come nel resto dell Europa, o se invece si verificherà un calo degli ordini di spedizione. È invece certo che l abolizione della tariffa a forcella ha acuito la competizione tra i trasportatori. Indice molto chiaro di questa situazione è il fatto che né il rincaro del prezzo del combustibile né le severe normative UE che regolano le ore di guida e di sosta e obbligano a documentare le transazioni hanno inciso nel costo per i trasporti. La pressione derivante dalla concorrenza è forte e lo stato di insicurezza mette alle strette in primo luogo le piccole aziende di autotrasporto, le quali hanno grosse difficoltà a offrire tariffe concorrenziali di fronte a costi di produzione del servizio in costante ascesa. Appare evidente che se la pressione sulle tariffe costringesse una parte degli operatori mono-veicolari ad abbandonare la loro attività, si andrebbe incontro a un possibile aumento dei prezzi per i trasporti e a una certa riduzione della capacità di trasporto, fatto già avvenuto in territorio tedesco per effetto della concorrenza esercitata dai vettori polacchi in occasione della loro entrata nell Unione Europea. Su un fatto tutti sono concordi: per rimanere competitive le imprese di autotrasporto in futuro non potranno far gravare l aumento dei costi agendo sulla leva tariffaria. L unica via percorribile resta quella di ridurre i costi di struttura e quelli inerenti il processo operativo nonché evitare per quanto possibile le percorrenze a vuoto. «I benefici dell uso dei software Transporeon sono notevoli sia in termini di risparmio sui costi di trasporto che di organizzazione aziendale, con effetti positivi anche sull ambiente così come richiesto dalle politiche imposte a livello UE - precisa Giorgio Devoti, key account manager di Transporeon in Italia. Gli utenti possono risparmiare fino al 30% delle spese del processo operativo e scegliere, a parità di servizio, l offerta più conveniente». Il sistema permette inoltre di ovviare all attuale situazione per cui circa il 40% dei mezzi pesanti viaggia senza merce per problemi di 43

3 Informatica Ottimizzare gli ordini di trasporto assegnazione intelligente di carico di andata e ritorno. I benefici ci sono sia in termini economici che ambientali. A livello europeo sono già 150 le grandi imprese e gli operatori del settore spedizioni e trasporto stradale che lavorano con Tisys, tra cui Volkswagen-Transport, Electrolux, Sofidel, Knauf, Goodyear Dunlop e Suedzucker. Che cos è? Tisys, acronimo di Transport Information System, è una famiglia di prodotti sviluppata per i vari settori della logistica dei trasporti. Si compone di diversi moduli, integrabili con i software di gestione delle aziende, e permette di svolgere numerosi processi con un costo contenuto dei diversi pacchetti. TICAP è l applicazione grazie alla quale il committente può pubblicare tramite la piattaforma di comunicazione le sue richieste di trasporto al suo gruppo di trasportatori, ricevendo delle offerte dai suoi trasportatori. TIFLOW assegna automaticamente le commesse ai trasportatori. In base alle tariffe stabilite con i trasportatori (contratto base o tariffario), la soluzione permette al committente di assegnare, in automatico tramite regole da lui definite (ad esempio Paese, Regione, tipologia di automezzo, cliente, classe merceologica, dimensione della spedizione), il trasportatore già prescelto. Tutto ciò avviene elettronicamente, prendendo in automatico i dati di spedizione dal sistema ERP del committente e trasferendoli al trasportatore. TISLOT riduce i tempi di esecuzione durante il carico e lo scarico. Una volta assegnato il trasporto, il trasportatore può prenotare una finestra di tempo presso il committente. Questo comporta un accorciamento dei cicli di carico dei veicoli grazie a tempi e costi di fermata minori, sfruttamento più costante delle possibilità di caricamento, migliore utilizzo delle capacità di carico. Mediamente con Tisys vengono effettuate 70 richieste medie giornaliere; la piattaforma consente anche la definizione di nuovi accordi con i fornitori di trasporto, alla luce di dati certi e non sulla base di sensazioni più o meno corrette. TITRAC informa dello stato di consegna della merce tramite informazioni on-line sullo stato di consegna di una fornitura, con un conseguente migliore servizio al cliente. Tisys è compatibile con tutti i sistemi ERP e con i sistemi per lo svolgimento dei trasporti tramite interfaccia. L impatto sul sistema informativo è irrilevante perché non richiede l installazione di nuovi hardware, ma solo la creazione di un interfaccia che colleghi i diversi ambienti informativi tra loro. Le aziende possono così continuare a utilizzare il proprio sistema interno per la pianificazione dei trasporti e servirsi poi di Tisys per comunicare le informazioni ai trasportatori. Ogni transazione avvenuta con successo ha una percentuale da destinare a Transporeon che mette a disposizione il software. Un esempio di implementazione Electrolux rappresenta il secondo produttore europeo di elettrodomestici dopo il gruppo Whirpool. L azienda tedesca ha chiuso l esercizio 2006 con un fatturato pari a circa 11 miliardi di euro e un totale di 56 mila dipendenti, con un parco clienti che comprende oltre 150 Paesi a livello mondiale per marchi quali Aeg- Electrolux, Zanussi, Eureka e Frigidaire. Qualche altro numero per comprendere la dimensione europea di questa multinazionale: 4,7 miliardi di euro di vendite nette, 19% la sua quota di mercato a livello europeo, pari a 17,7 milioni di pezzi venduti, 150 mila clienti/dettaglianti, 31 societˆ commerciali, 21 stabilimenti, 42 magazzini, dipendenti e codici prodotto finito di cui sono nuovi ogni anno. La cre- 44

4 L azienda Transporeon è un idea nata nel 1999, durante le esercitazioni pratiche di un corso di studi a cui partecipavano i soci fondatori dell azienda. Il progetto venne presentato alla Creaton Spa che, proprio nel corso del 2000, stava programmando lo sviluppo di un sistema per la razionalizzazione dei processi di distribuzione. La gamma dei prodotti nel corso del tempo si ampliata, arricchendosi grazie all apporto di clienti che hanno formulato richieste specifiche alle quali ricercavano una risposta. L obiettivo prioritario della societˆ di semplificare i processi logistici sia dalla parte delle aziende manifatturiere e commerciali che delle imprese di trasporto, con ricadute positive sull impiego ottimale delle risorse e la riduzione dei chilometri a vuoto. TISYS è un software che permette a grandi aziende, spedizionieri e vettori di comunicare in modo rapido e sicuro attraverso una piattaforma elettronica. Grazie all utilizzo di questo software le aziende sono in grado di informare on line e parallelamente tutti i vettori collegati sugli ordini attuali, ricevendone in cambio offerte di trasporto in tempi estremamente rapidi. A differenza della maggioranza delle borse noli, accessibili a chiunque in Internet, il prodotto si rivolge a un circuito riservato di utenti e permette di ottimizzare, oltre all assegnazione dei trasporti, numerose altre procedure nell ambito della logistica, come la prenotazione delle finestre temporali per il carico o lo scarico degli automezzi e il monitoraggio delle spedizioni per carichi parziali o completi. La struttura della società Transporeon è composta da oltre 80 esperti di svariati campi: specialisti in logistica, consulenti SAP, ingegneri gestionali, informatici ed economisti. Senza ricorrere a expertise esterne la società é in grado di assicurare l ideazione, la progettazione e la messa in opera del programma integrandolo con i software di gestione già presenti nelle aziende. L azienda ha progettato piattaforme di logistica in molti Paesi europei come Germania, Polonia, Repubblica Ceca, Slovenia, Ungheria, Romania, Austria, Svizzera, Francia, Regno Unito, Spagna, Belgio, Olanda e Lussemburgo. Da oltre un anno è presente anche in Italia. 80 i dipendenti; le succursali estere: Italia, Francia, Belgio, Austria, Polonia, Repubblica Ceca, Slovenia; il fatturato 2006 di 4,5 milioni di euro. scita dell azienda si fonda sulla costante ricerca di una maggiore efficienza e precisamente su quattro punti: sviluppo dei nuovi prodotti coordinato centralmente, miglioramento continuo, riduzione della complessità attraverso la standardizzazione dei componenti e aumento della quota di apparecchiature prodotte e di componenti acquistati nei Low Cost Country. Electrolux Logistics Italy SpA (E.L.I. Spa) rappresenta una società del gruppo e fa parte dell organizzazione logistica e supply chain europea. In sostanza E.L.I. è uno spedizioniere che ha la funzione di gestire lo stoccaggio di prodotto finito (avvalendosi di un operatore esterno specializzato in attività di handling di magazzino) creare i piani di carico per il trasporto internazionale (normalmente per grandi lotti di prodotto a carico completo) e la distribuzione domestica; svolge inoltre attività relative alla logistica inbound e, marginalmente, servizi logistici per clienti terzi. Naturalmente per un azienda che deve consegnare i prodotti in modo capillare a clienti e distributori in tutta la penisola e in Europa la gestione dei trasporti riveste un ruolo determinante. Non a caso all interno dello stabilimento di Porcia opera un azienda che si occupa esclusivamente di logistica e impiega quotidianamente cento persone per l organizzazione dei trasporti, raggiungendo un fatturato annuo di oltre 90 milioni di euro. Con l obiettivo di sviluppare e ottimizzare al meglio il settore dei trasporti, l operatore logistico studia soluzioni che bilancino i costi con una fortissima attenzione al livello di servizio. In questa azienda Transporeon ha fornito alcuni moduli della famiglia di prodotti Tisys, in particolare Ticap e Tiflow, due sistemi per trasmettere e affidare gli ordini ai propri trasportatori. Con Ticap, gli ordini vengono inviati in contemporanea a tutti i trasportatori di fiducia, che a loro volta sono collegati all azienda e possono rispondere con un offerta. Il responsabile decide a chi affidare il viaggio e il sistema risponde a tutti i trasportatori che hanno presentato un offerta in modo affermativo o negativo. I motivi e i vantaggi offerti da questa soluzione «Le ragioni di base che ci hanno portato all introduzione di Tisys sono stati molteplici - spiega Andrea Furlanetto Transport Purchasing Director. In primo luogo l aumento del volume trasportato via strada; in secondo luogo l aumen- 45

5 Informatica Ottimizzare gli ordini di trasporto to delle consegne dirette e delle aspettative dei clienti in termini di qualità, la necessità di un maggior controllo della pressione sui costi di trasporto, l immediata visibilità degli eventuali problemi, la trasparenza e il perfetto controllo nell allocazione del traffico ai diversi fornitori, la necessità di una maggiore precisione e completezza dei dati trasmessi, l esigenza di una continua visibilità del mercato spot, con utilizzo di eventuali opportunità, l impiego più razionale delle risorse umane e, infine, la volontà di creare una banca dati europea sulle prestazioni qualitative offerte dai fornitori». Secondo il responsabile degli acquisti di trasporto il vantaggio più grande del software, oltre che nel prezzo, sta nella semplificazione dei processi. «È molto utile per gestire la leva della complessità. È soprattutto uno strumento di gestione, che consente, tra l altro, di mantenere continua e costante la visibilità sul mercato e sulle sue offerte». Mediamente con Tisys vengono effettuate 70 richieste medie giornaliere. Lo strumento consente anche la definizione di nuovi accordi con i fornitori di trasporto, alla luce di dati certi e non su base di sensazioni più o meno corrette. L adeguamento del sistema tradizionale alla nuova gestione è stato rapido e ha richiesto solo alcuni mesi; non si sono riscontrate delle barriere psicologiche al suo utilizzo da parte del personale addetto. «Con Tisys abbiamo trovato un software adeguato alle nostre esigenze di semplificare i processi e contiamo per il futuro di implementare il programma in altri Paesi oltre a Germania e Romania, estendendolo nell ordine a Polonia, Ungheria, Francia e Spagna. Stiamo pensando di introdurre anche nuove funzioni. In Transporeon abbiamo trovato infatti un partner disponibile e capace di creare soluzioni su misura per la logistica dei trasporti della nostra azienda. È Tislot riduce i tempi di esecuzione durante il carico e lo scarico. Una volta assegnato il trasporto, il trasportatore può prenotare una finestra di tempo presso il committente. Questo comporta un accorciamento dei cicli di carico dei veicoli grazie a tempi e costi di fermata minori, sfruttamento più costante delle possibilità di caricamento, migliore utilizzo delle capacità di carico. profondo il nostro convincimento che l innovazione tecnologica sia una risorsa da cui trarre ampi benefici». Conclusioni Con questa scelta E.L.I. ha abbandonato il sistema tradizionale di gestione degli ordini, che talvolta presentava alcune complicazioni. Nelle aziende che si affidano alla gestione tradizionale gli ordini vengono trasmessi ai trasportatori tramite fax e telefono impiegando più persone nella ricerca dell offerta migliore e nei successivi accordi o disdette. Questo sistema, oltre ad assorbire molto tempo, ha l inconveniente del normale margine di imprecisione di una trattativa fatta a voce; inoltre, risulta laborioso fornire ai responsabili informazioni sintetiche che permettano loro di avere il polso della situazione in tempo reale e quindi di prevenire le situazioni critiche dei trasporti. Con Ticap la gestione degli ordini e la comunicazione con i trasportatori subisce una notevole semplificazione. Attraverso il software, gli ordini vengono inviati in contemporanea a tutti i trasportatori di fiducia, che a loro volta sono collegati all azienda e possono rispondere con un offerta. Il responsabile decide a chi affidare il viaggio e il sistema risponde a tutti i trasportatori che hanno presentato un offerta in modo affermativo o negativo. Tutti i passaggi vengono registrati dal software che conserva una traccia chiara del percorso degli ordini, evitando malintesi o contenzioni. Da parte dell azienda i tempi per la gestione degli ordini diminuiscono ampiamente, permettendo l impiego delle risorse in altre attività nel settore logistico; da parte dei trasportatori gli ordini arrivano in modo chiaro, secondo uno standard che raccoglie tutte le informazioni per svolgere il viaggio. Tiflow ha vantaggi simili a Ticap, ma affida in modo automatico i trasporti secondo le regole stabilite dai committenti e dai trasportatori a inizio anno. La previsione di ritorno dell investimento per l implementazione del software era stata quantificata in cinque mesi: nel caso di E.L.I. sono bastati tre mesi per notare i benefici sia in termini di tempo che di costo. 46