Mon Ami 3000 Contratti Fatturazione automatica di contratti e canoni periodici

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1 Intrduzine Mn Ami 3000 Cntratti Fatturazine autmatica di cntratti e canni peridici La gestine Cntratti cnsente di autmatizzare tutte le tiplgie di cntratti e canni per i quali è prevista una fatturazine peridica; per esempi, è pssibile gestire cntratti di nleggi attrezzature, cntratti di manutenzine, affitti e canni peridici per le prestazini di servizi. Per gni cntratt è pssibile inserire sia i servizi sia i prdtti da fatturare. La pssibilità di inserire merce è utile per cntratti di manutenzine che prevedn la sstituzine peridica di cmpnenti. Per gni cntratt è pssibile specificare un perid di validità, una peridicità di fatturazine (mensile, bimestrale, trimestrale, ecc.) e se la fatturazine dvrà essere anticipata psticipata. Tramite la prcedura chiamata Fatturazine cntratti è pssibile generare in autmatic le fatture in base alle impstazini definite nei cntratti stessi. Cntratti peridici La finestra di inseriment è raggiungibile dal menu Vendite» Cntratti peridici. Questi dcumenti nn hann causale di magazzin e quindi nn incidn sui ttali di magazzin dei prdtti mvimentati. Tramite la funzine di Fatturazine cntratti l'peratre ptrà eseguire autmaticamente la fatturazine dei cntratti ancra attivi secnd la peridicità indicata nel dcument. Testata Descrizine dei campi Cntratt n Numer del dcument: è precmpilat e viene prpst il prim numer prgressiv dispnibile. del Data del dcument: è precmpilata cn la data di lavr. Cliente Cliente intestatari del cntratt. Destinazine Destinazine merce diversa. Permette di selezinare una destinazine diversa tra le destinazini aggiuntive specificate nell'anagrafica del cliente in esame, in alternativa, di inserirne una manualmente. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 1

2 Pagament Indica il pagament utilizzat per l'perazine; è prpst in autmatic quell impstat nell'anagrafica del cliente specificat. Banca/Banca aziendale Quest camp assume un significat divers in funzine del tip di pagament specificat: per pagamenti di tip Ri.Ba. RID è necessari indicare la banca del cliente mentre, per tutti gli altri pagamenti che prevedn l'appggi a una banca è necessari specificare la prpria banca aziendale. Cmmessa Quest camp è visibile sl se l'utente pssiede la licenza per il Cmmesse e permette di indicare il cdice di una cmmessa che sarà riprtat nella fattura. Riferiment estern Camp testuale dve specificare un riferiment a un dcument estern. Il valre di quest camp può essere riprtat da un dcument all'altr sfruttand la funzine Carica da. Referente All'intern di quest camp è pssibile indicare il cntatt di riferiment; Mn Ami 3000 prvvede a caricare autmaticamente il cntatt principale indicat nell'anagrafica della cntrparte. Accant alla descrizine è visibile un pulsante cn l'immagine di una lente che cnsente di selezinare i cntatti impstati per la cntrparte Valuta Valuta in cui sn espressi gli imprti del dcument. Magazzin Quest camp è visibile slamente se la licenza cmprende la gestine Multimagazzin e sn stati cnfigurati almen due magazzini. Tramite ess è pssibile specificare il magazzin dal quale sarà prelevata la merce; la ricerca degli articli è limitata a quelli nella cui anagrafica è stat assciat il magazzin specificat. Il cdice del magazzin è caricat autmaticamente se è stat specificat nel dettagli del Tip dcument impstat; in cas nn si specifichi alcun cdice, sarà pssibile indicarl per gni articl, nella fase di inseriment. Se l'utente mdifica il valre del magazzin il sftware chiede se mdificare il magazzin in tutte le righe già inserite e ricalclare i prezzi in base ad eventuali Cndizini particlari. Listin In quest camp deve essere specificat il listin da utilizzare per il calcl dei prezzi di vendita; se mess, nel crp del dcument nn sarà pssibile eseguire la ricerca degli articli. Mdificand il listin sarann ricalclati i prezzi e le eventuali cndizini di vendita; gli articli nn presenti nel listin sarann impstati a prezz zer. Agente In quest camp è pssibile indicare l'agente che sarà riprtat nella fattura. Crp Descrizine dei campi Nella tabella visibile in questa sezine sn elencati tutti gli articli e i servizi stabiliti nel cntratt; è pssibile inserire anche anntazini libere che sarann riprtate tra i prdtti/servizi. L'inseriment, la mdifica e l'eliminazine delle righe avviene tramite i pulsanti presenti stt la tabella. Aggiungi / Mdifica / Elimina Cnsentn rispettivamente di aggiungere, mdificare ed eliminare le righe nella tabella. A lat del menu aggiungi è presente il simbl di una freccia vers il bass; premendl si accederà ad un sttmenu che cnsente di caricare più articli cntempraneamente e, se la licenza cmprende la gestine Cntributi, di caricare un cntribut. Aggiungi nta Cnsente di inserire rapidamente una nta di caricarne una precedentemente salvata. Carica da... Premend quest pulsante apparirà una finestra tramite la quale sarà pssibile eseguire il caricament da diverse rigini di dati. Piede Descrizine dei campi Questa sezine raggruppa i campi che si riferiscn a spese, scnti e anntazini che sarann riprtati in fattura. Sn presenti anche campi specifici dei cntratti cme: la validità del cntratt, la peridicità e il tip di fatturazine da applicare. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 2

3 Validità I campi presenti in quest grupp cnsentn di impstare il perid di validità del cntratt. Il sftware prpne cme data di inizi la data di creazine del cntratt e nn pne limiti per quant riguarda la data di fine validità; i valri pssn essere mdificati in qualsiasi mment. Fatturazine Peridicità Peridicità di fatturazine i cui valri pssibili sn: Nessuna, Mensile, Bimestrale, Trimestrale, Quadrimestrale, Semestrale, Annuale e Biennale. Oltre a quest è pssibile scegliere se il pagament deve avvenire in mdalità anticipata psticipata. Elenc fatture emesse Cntiene l elenc, eventualmente mdificabile anche manualmente, delle fatture generate dal cntratt. Anntazini Camp testuale dve inserire anntazini libere. Avanzate Scnti Descrizine agg. Permette di impstare una descrizine libera che ptrà essere riprtata nel mdul di stampa (nel mdul di default nn è presente). Cme impstazine di default il gestinale cmpila quest camp cn il valre, se cmpilat, del camp Descr. dcument presente nella definizine del pagament indicat nella testata del Cntratt; tale valre può essere mdificat dall'utente. Utente Quest menu a tendina cnsente di selezinare il nme dell'utente che ha creat il dcument. In fase di creazine di un dcument, al camp è assegnat autmaticamente il nme dell'utente crrente; il su valre può essere mdificat dagli utenti cn qualifica di Amministratre. Merce Percentuale di scnt da applicare al ttale della merce ggett del dcument. Aggiuntiv Imprt dell scnt da sttrarre al ttale merce; il pulsante accant cnsente di impstare e/ mdificare il valre dell'aliquta IVA da applicare all scnt. Gli imprti inseriti nei campi presenti all'intern dei gruppi Spese e Scnti sn cnsiderati IVA inclusa esclusa in base alle impstazini indicate nel listin di vendita presente in testata. Spese Tramite i campi presenti in quest grupp è pssibile impstare le spese relative al trasprt e all'incass generiche spese aggiuntive. Per ciascun imprt è pssibile specificare l'aliquta IVA da cnsiderare tramite la finestra che appare premend il pulsante visibile accant al camp stess. Le spese di incass sn autmaticamente cmpilate cn l imprt specificat per il pagament (se inserit nella tabella pagamenti); il valre riprtat è mdificabile. Fatturazine cntratti La funzine di Fatturazine cntratti cnsente di autmatizzare l'emissine delle fatture valutand in temp reale quali cntratti devn essere fatturati. Sarà sufficiente indicare un perid di fatturazine e il tip dcument da generare. Nel cas in cui sian stati cnfigurati più tipi dcument di tip Cntratt, sarà necessari indicare anche la tiplgia di cntratt che si vule fatturare. Per perid di fatturazine si intende un intervall di date all'intern delle quali, indipendentemente dal girn specific, è prevista la fatturazine di un cntratt. Impstati i parametri di fatturazine e premut il pulsante [Avanti], sarà mstrata l'anteprima delle fatture da emettere cnsiderand i cntratti secnd le regle seguenti: Cas 1 Cntratti cn fatturazine Anticipata per i quali la data Iniziale del perid da fatturare (prim girn di cntratt) è inclusa nel perid di fatturazine impstat in testata. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 3

4 Cas 2 Cntratti cn fatturazine Psticipata per i quali la data Finale del perid da fatturare (ultim girn di cntratt) è inclusa nel perid di fatturazine indicat nella prima parte della finestra. Fatturazine cntratti Questa finestra, accessibile da Vendite» Fatturazine cntratti, cnsente di generare autmaticamente tutte le fatture relative ai cntratti ancra attivi all'intern del perid di fatturazine indicat. In entrambi i casi sarann cnsiderati sl i cntratti il cui perid da fatturare cade interamente parzialmente all'intern del perid di validità del cntratt. Ad esempi, se cnsideriam cme perid di riferiment il bimestre maggi-giugn, sarann prpste le fatture relative a cntratti la cui data di scadenza risulta essere tra il 1 Maggi e il 30 Giugn. Descrizine dei campi Cntratti da fatturare Le infrmazini specificate in quest grupp di campi sarann utilizzate per recuperare i cntratti che devn essere fatturati. Dcument Tip dcument utilizzat per i cntratti che si desidera fatturare. Perid Tramite questi campi è pssibile impstare il perid di fatturazine da cnsiderare; sarann cnsiderati sl i cntratti validi per i quali è prevista la fatturazine nel perid specificat. Clienti Cnsente di cnsiderare sl i cntratti intestati ad un cliente specificat a una categria di clienti. Dcumenti da generare I campi di quest grupp definiscn le caratteristiche dei dcumenti che si andrann a generare. Dcument Dcument da generare (di tip D.D.T., Fattura immediata Fattura prfrma ). Data dcument Data dei dcumenti da generare. Dal numer Numer della prima fattura da generare. Quest valre viene calclat in base al Tip dcument specificat ed è il numer successiv a quell dell'ultim dcument emess. Il valre cntenut in quest camp è sempre mdificabile; quest risulta mlt cmd quand è necessari rigenerare delle fatture che sn state eliminate. Se alcuni dei numeri successivi a quell specificat sn già ccupati sarann cnsiderati autmaticamente i primi dispnibili. Premend il tast [Avanti] sarà mstrata l anteprima dei cntratti da fatturare. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 4

5 Sarann evidenziate cn il clre rss le fatture il cui perid di riferiment risulta parzialmente al di furi del perid di validità del cntratt. Il cntratt sarà sempre fatturat integralmente, nel cas sia necessari eseguire delle mdifiche ccrre agire direttamente sulla fattura generata. Ogni riga della tabella rappresenta una fattura; premend il pulsante Dettagli righe visibile in bass sarà pssibile vedere un'anteprima delle righe appartenenti alla fattura selezinata. I dati visibili in questa anteprima nn sn direttamente mdificabili; in cas sia necessari variare i dati ccrre annullare la fatturazine e mdificare il cntratt ppure intervenire manualmente sulla fattura generata. Se all'intern del perid di fatturazine indicat l stess cntratt deve essere fatturat più vlte, magari perché il perid precedente nn era stat fatturat, la fattura risultante riprterà più vci per l stess cntratt, una per gni perid che nn era stat fatturat. Alla pressine del tast [Fine] sarann fisicamente create le fatture mstrate nella tabella; alla fine della prcedura apparirà una finestra cntenente le fatture generate. Esempi pratic Vediam la creazine di due cntratti intestati alla stessa azienda: un mensile per il nleggi di 3 ntebk (cas a) e un trimestrale per l assistenza alle apparecchiature infrmatiche (cas b). Cmpilazine Cntratt Accediam alla schermata di inseriment tramite il menu Vendite» Cntratti peridici. (Eseguirem la prcedura descritta una vlta per il cas a e una per il cas b) Premiam il pulsante [Nuv] 2. Seleziniam il cliente intestatari del cntratt ed eventualmente mdifichiam i dati prpsti (Pagament, Banca, Listin, ) 3. Tramite il tast Aggiungi inseriam gli articli/servizi previsti dal cntratt; nei casi in esempi: a. Inserirem un servizi di Nleggi ntebk specificand quantità 3 b. Inserirem un servizi di Manutenzine e Assistenza apparecchiature infrmatiche 4. Cmpiliam i campi riguardanti la validità del cntratt: nei casi in esame inserirem dal 01 gennai 2013 al 31 dicembre Scegliam la peridicità a. Mensile, anticipata nel cas a b. Trimestrale, anticipata nel cas b Nn rimane che salvare il cntratt premend [Salva] ed eventualmente stamparl. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 5

6 Fatturazine cntratti Accediam alla schermata di gestine tramite il menu Vendite» Fatturazine cntratti Inseriam il perid da cnsiderare: vgliam evadere tutti i cntratti per i quali è prevista la fatturazine fra il 01/01/2013 e il 31/01/ Scegliam il Dcument da generare: nel nstr cas è una Fattura immediata 3. Inseriam la data che assumerann le Fatture generate 4. E prpst il prim numer dcument dispnibile da cui inizierà la numerazine delle fatture generate; il camp è mdificabile. 5. Premend il pulsante [Avanti] sarà mstrata l anteprima delle fatture da generare. 6. Tramite il tast Dettagli righe (psizinat stt l elenc a sinistra) è pssibile vedere l anteprima del crp dei dcumenti che verrann generati. Nell esempi abbiam un cntratt mensile e un trimestrale entrambi a fatturazine anticipata a partire dal 01/01/2013: sarà generata un unica fattura che accrpa i due cntratti. Quand invece andrem a evadere i cntratti fra il 01/02/2013 e il 29/02/2013 sarà prpst da fatturare sl il cntratt mensile; quell trimestrale dvrà essere nuvamente fatturat quand cnsidererem i cntratti fra il 01/04/2013 e il 30/04/2013. Se la licenza cmprende la gestine Ratei e Riscnti nelle fatture generate sarann riprtate autmaticamente le date di Inzi e Fine cmpetenza (per gni riga). Appendice Creazine del Tip Dcument Cntratt E pssibile che in Mn Ami 3000 nn sia presente un tip di dcument Cntratti preinserit (ad esempi nel cas in cui la gestine Cntratti sia stata attivata 1 successivamente all acquist del 2 3 prdtt). In quest cas è necessari creare manualmente tale tip di dcument; vediam cme. Accediam alla schermata riprtata nella pagine seguente tramite il menu Tabelle» Acquisti / Vendite» Tipi dcument. 1. Dal menu a tendina Classe dcument scegliam la vce Cntratt 2. Digitiam una descrizine (ad esempi: Cntratt ). 3. Psiziniamci sul camp Numeratre e, per creare un numeratre dedicat ai cntratti, premiam il tast [+]: cmparirà una secnda schermata dve cmpilerem la descrizine (ad Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 6 4

7 esempi Prgressiv cntratti ) e abiliterem il flag Riparti da 1 gni ann (se desideriam che la numerazine dei cntratti riparta da 1 gni ann) e salviam il nuv numeratre cn il tast. 4. Seleziniam un mdul di stampa; se nn è presente alcun mdul, cnsultare il capitl successiv Mdul di stampa predefinit. Mdul di stampa predefinit E dispnibile un mdul di stampa predefinit che, cme tutti i mduli presenti in Mn Ami 3000, è persnalizzabile tramite la funzine Mduli di stampa raggiungibile dalla vce di menu Avanzate (nme del mdul: Cntratt). In cas nn si dispnga di tale mdul, è pssibile farne richiesta al nstr servizi di assistenza che prvvederà a inviarl tramite mail assieme alle istruzini per imprtarl. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Cntratti 7