GESTIONE COMMESSE. Manuale operativo

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1 GESTIONE COMMESSE Manuale perativ V del 15/05/2017 Pag. 1 a 24

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3 Indice 1. Nte infrmative 2. Intrduzine 3. Integrazini V del 25/08/2016 V del 23/11/2016 V del 12/12/2016 V del 15/05/ Access al sistema 5. Selezine della cmmessa 6. Allegati cmmessa 7. Crusctt 8. Prgrammazine rdinaria Filtr ricerca Calendari Infrmazini immbile Mdifica prgrammazine Decdifica dei clri 9. Interventi strardinari Filtr ricerca Area di visualizzazine Stati del dcument Intestazine Dettagli Stat e csti 10. Inserimenti mensili Csti mandpera su rdinaria Csti materiale su rdinaria Canni rdinari Pag. 3 a 24

4 1. Nte infrmative Sit ufficiale: Link supprt: Link FAQ: Prgrammatre: David Cearini Riferimenti ITAF: Rbert Castelli Key user ITAF: Milan Rbert Castelli Pistia Marc Chiappalne Trin Givanni Ruggieri Rma Davide Squatriti 2. Intrduzine Gestine cmmesse è un insieme di prcedure, di sistemi infrmativi e di sistemi infrmatici dedicati al gvern di prcessi perativi in md da cnferire all utente finale un strument di cntrll ed analisi puntuale del prpri prcess prduttiv. Si cnsiglia di visitare il link delle FAQ per apprfndire ulteriri infrmazini del sistema (vedi nte infrmative). Pag. 4 a 24

5 3. Integrazini V del 22/08/2016 Aggiunta nel manuale la sezine crusctt Grafica del crusctt miglirata Grafica "stat e csti" miglirata Aggiunt pulsante "cnferma cmmessa aggirnata" e relativ stat sul crusctt stt frma di icna clrata Alert peridic ai gestri di cmmessa di aggirnare le prprie lavrazini Visibilità crusctt limitata ad persnam delle cmmesse in gestine Implementazine visibilità dei lg (ad es: access-mdifiche-data) Immissine camp data su benestare Creazine ad hc ditta BSEC su Gestine Cmmesse, distinta da Eurambiente ed ITAF Eliminazine dell stat cnsuntivat dai preventivi Sezine reprtistica mdificata Aggiunta la funzine lavr nella sezine strardinarie per creare gruppi di lavr V del 23/11/2016 Aggiunt nel crusctt un nuv riquadr che evidenzia il calcl: [(A+L)-P/(A+L)]=% dve Attiv del tecnic, Lavrat del tecnic, Passiv da U.W. Sblccat il menu di testata per attivare le funzini dve è ininfluente selezinare la cmmessa Avvis pp-up quand si abbandna la pagina attiva Pssibilità per tutti gli utenti di arricchire il database dei frnitri, cn bblig di assciare la P.IVA Ampliat il camp di ricerca Rislt il bug che nn trasferiva gli allegati da preventiv a generazine cnsuntiv V del 12/12/2016 CRUSCOTTO Aggirnament cmmesse in cmune cn altri utenti in md indipendente. Implementazine visiva dell elenc dei gestri della cmmessa e l stat/data dell aggirnament Integrazine icna cestin per escludere la cmmessa selezinata dai cnteggi del riepilg Integrazine icna + per includere la cmmessa selezinata dai cnteggi del riepilg Ordinament per clnne dei valri dei lavri extra canne Ttali aggiunti per gni clnna dei lavri extra canne che riprtan valri in eur Pssibilità di immettere step parziali e data nell inseriment delle re Ingressaggi canni rdinari autmatizzati Pssibilità di assciare data e n benestare nei canni. Rislt il prblema che nn permetteva di visualizzare i tasti Genera cnsuntiv, Stampa, Duplica, Spsta se si utilizzava i.e. V del 15/05/2017 Inserita la % ecnmica su tutte le cmmesse nel crusctt Aggiunta smma parziale degli imprti nei gruppi di lavr Pag. 5 a 24

6 Resi visibili tutti gli scnti aggiuntivi in un dcument (prev. / cns.) Inserit il canne passiv nel cas di subappalti Creata la clnna ODA nei canni rdinari Alert durante l avvi di un aggirnament, per dar md all utente di salvare ed uscire dal prgramma Inserite tutte le prvince per evitare incngruenze ci siti inseriti Miglirat l spstament delle vci ( ascensre ) che cmpngn un dcument (prev. / cns.) Obblig di inserire la data nelle re di mandpera strardinaria Verifica di alcuni cmandi ve nn è necessaria la selezine della cmmessa Obblig di frnire la P.IVA per inserire un nuv frnitre Pssibilità di apprtare mdifiche nella prgrammazine rdinaria già in crs Aggiunti i punti sulle migliaia per facilitare la lettura degli imprti Rimss l strument prefatture Rimss l strument creazine ticket Eliminat il bug che resettava il range di data nel crusctt Rimssi i frnitri ridndanti e quelli cn P.IVA fasulla Pag. 6 a 24

7 4. Access al sistema L access al sistema può avvenire nelle seguenti mdalità: Visitand cn il prpri brwser l indirizz web.zelari.it e pi selezinand Gestine Cmmesse all intern del menù Applicazini Visitand direttamente l indirizz Una vlta raggiunta la maschera di Lg-in dvrann essere utilizzati Utente e Passwrd unificati per l access alla rete ed alla psta del grupp. Nel cas l utente nn fsse prvvist di psta interna di access alla rete (ad esempi: per accessi a frnitri esterni, clienti, etc.) dvrann essere cnferite credenziali dall amministratre del sistema in fase di attivazine dell applicazine. Pag. 7 a 24

8 5. Selezine della cmmessa Dp aver effettuat l access viene mstrata la hme dell applicazine in cui viene richiest di selezinare la cmmessa di lavr. La struttura è cmune in gni parte dell applicazine: In alt a sinistra il menu per l access alle funzinalità; il menu è cntestuale, quindi ptrebbe mstrare vci diverse per ciascuna delle cmmesse: In alt a destra è sempre mstrat il nminativ dell utente attualmente cnness al sistema: Nell area sttstante il menu è presente l area infrmativa che ricrda la sezine di applicazine in cui ci trviam e la cmmessa su cui stiam lavrand: È necessari selezinare una cmmessa prima di effettuare qualsiasi perazine, le vci di menu sarann attivate sl dp aver selezinata la cmmessa di lavr. Dp aver selezinat la cmmessa, sarà visibile nell area infrmativa: Pag. 8 a 24

9 6. Allegati Cmmessa Per ciascuna cmmessa nel menu principale è presente la vce Allegati, che permetterà di caricare al livell di cmmessa tutta la relativa dcumentazine (ad esempi: cntratt, subappalti, cnsistenze, etc.). Sarà pssibile aggiungere, rimuvere e cnsultare gli allegati in qualsiasi mment. Stt la vce Elenc allegati sarann sempre presenti i dcumenti già caricati all intern della cmmessa. Per la cnsultazine sarà sufficiente cliccare sul nme del dcument; utilizzand il link elimina alla destra del file sarà invece rimss l allegat dalla cmmessa selezinata. Utilizzand i tre campi di uplad stt Nuvi allegati sarà pssibile caricare fin tre file per vlta (il numer ttale di allegati nn è limitat a 3 file, ma si pssn caricare 3 file per gni caricament, ripetend il caricament senza limiti). Al termine del caricament premere Cnferma per aggiungere i file selezinati all elenc degli allegati. Pag. 9 a 24

10 7. Crusctt Accessibile dalla hme page selezinand il tast Vai al crusctt, è un strument che cnvglia e riepilga tutte le infrmazini salienti e relative alle cmmesse interessate, dand md all utente di mnitrare l andament del prpri lavrat a clp d cchi. Nella versine V del 25/08/2016 è stata intrdtta la funzinalità Cnferma cmmessa aggirnata necessaria all'utente per misurare la bntà/vetustà dei dati rilevati dal crusctt Su gni riquadr di cmmessa presente nel crusctt è presente un pallin; ess può essere di tre clri. rss: indica che i dati inseriti nella relativa cmmessa nn sn attendibili/allineati/aggirnati/verificati dal tecnic. verde: indica l'avvenuta verifica e cnseguente validità dei dati immessi. giall: indica che sn passati dai 20 ai 30 girni dall'ultima cnvalida. Inltre se da una cnvalida all'altra passan 30+ girni, il pallin trna rss. PROCEDURA: 1. Selezinare la cmmessa interessata 2. Verificare i dati relativi alla cmmessa in ggett 3. Cnfermare questi ultimi cn l'appsit tast "Cnferma cmmessa aggirnata" Una vlta eseguita questa perazine il pallin rss nel crusctt diventerà autmaticamente di clre verde. Pag. 10 a 24

11 Nella versine V del 12/12/2016 è stata intrdtt un nuv riquadr che riprta il calcl [(Attiv del tecnic + Lavrat del tecnic) Passiv del da Uffici Web)/(Attiv del tecnic + Lavrat del tecnic)] ai fini di un analisi mirata da parte dell utente. Passand il puntatre del muse spra il segnale clrat appare l elenc dei gestri della cmmessa e l stat/data dell aggirnament effettuat da gni tecnic. Interagend cn l icna cestin è pssibile escludere la cmmessa selezinata dai cnteggi del riepilg Ttale ed Analisi Ecnmica. Quand quest avviene il test diventa pac ed appare un simbl +. Per includere nuvamente la cmmessa, premere il +. Pag. 11 a 24

12 8. Prgrammazine rdinaria La funzinalità di prgrammazine rdinaria è dedicata alla gestine del calendari degli interventi peridici sulle cnsistenze della cmmessa selezinata. Per gni cmmessa (laddve previst) è caricat l elenc delle cnsistenze su cui effettuare gli interventi. Sarà pssibile gestire la prgrammazine per tutta la durata cntrattuale della cmmessa, e gli interventi effettuati sull immbile cn la rispettiva dcumentazine. La maschera di gestine della prgrammazine è csì suddivisa: FILTRO DI RICERCA Nel filtr di ricerca è visibile l ann crrente (per default sarà selezinat l ann in crs). Selezinand il tast crrispndente è pssibile cambiare l ann visualizzat. Sn inltre dispnibili dei filtri per Cdice, Prvincia e Cmune utilizzabili per vedere a vide sl le cnsistenze di interesse. CALENDARIO Il calendari presenta una più righe per ciascun degli immbili in cnsistenza e mstra su gni linea le date di intervent previsti per l ann in crs. Vige una cdifica tramite clrazine di sfnd e test per evidenziare d acchit gli interventi effettuati e da effettuare. Utilizzand il tast Pag. 12 a 24

13 Md. alla sinistra di ciascun immbile, si accede alla mdifica della prgrammazine e all inseriment degli interventi evasi. La maschera per la mdifica degli interventi è strutturata in due aree: 1. A sinistra sn presenti le infrmazini sull immbile in crs 2. Sulla destra invece l area di inseriment Pag. 13 a 24

14 La prima vce Tiplgia permette di passare da un tip di intervent all altr. Essa permette di mdificare la prgrammazine aggirnare le date di intervent riferite all stess stabile, in base alle cadenze cntrattuali per ciascuna tiplgia di intervent. Stt è pssibile trvare l elenc delle date di intervent (sulla sinistra la data prgrammata e sulla destra l effettiva); Per gni data è previst l inseriment di una anntazine e di eventuali allegati (dcumenti ftgrafie) annessi alla singla data. Nta bene: La mdifica della prgrammazine è nrmalmente inibita per evitare errri in fase di inseriment, per abilitarla utilizzare il tast in alt Mdifica Prgrammazine. Sn infine presenti un camp nte generic (slegata dalla singla data di intervent) e la pssibilità di inserire le crdinate esatte per aggirnare l anagrafica dell immbile. È imprtante premere il tast Salva Intervent dp aver effettuat mdifiche in questa maschera, altrimenti nn sarann memrizzate. La funzine prietta in autmatic le scadenze future, calclate sulla base della ricrrenza prevista su quella tiplgia di immbile; per utilizzare la funzine è necessari inserire la sla data del prim intervent prgrammat, lasciand vute le altre caselle della prgrammazine. Salvare sempre le mdifiche utilizzand l appsit bttne. In fase di salvataggi sarann calclate le date di prgrammazine successive, anche per gli anni futuri, fin alla scadenza della cmmessa. Sfnd: DECODIFICA DEI COLORI Giall -> Intervent da effettuare Verde -> Intervent effettuat nei tempi Rss -> Intervent effettuat in ritard+ Test (Sugli interventi da effettuare): Grigi -> Data futura Rss -> Data passat (Intervent in ritard) Pag. 14 a 24

15 9. Interventi strardinari L area adibita agli strardinari permette di inserire, gestire e mnitrare i dcumenti degli interventi strardinari (quindi nn inclusi nel canne). L inter cicl di un intervent di questa natura è cmpst da: Emissine del preventiv Accettazine del preventiv da parte del cliente Esecuzine del lavr Emissine del cnsuntiv Attesa del benestare da parte del cliente Chiusura del cnsuntiv. L emissine del preventiv è bbligatria, quindi in cas di lavr effettuat direttamente senza preventiv sarà sufficiente emettere un preventiv cn le infrmazini di cnsuntivazine, quindi salvare e cnvertire immediatamente in cnsuntiv. Il preventiv sarà archiviat ed identic al cnsuntiv, ma cn una numerazine diversa. La maschera, cme già vist per gli interventi rdinari, è divisa in due sezini: FILTRO DI RICERCA In quest cas sn previste una ricerca libera, inserend una parla viene ricercata all intern di tutte le infrmazini del dcument, per l identificazine rapida ti un dcument ricercat, ed una serie di filtri su Stat del dcument, tiplgia, data e respnsabile. Ogni vlta che viene mdificat il filtr, quest viene memrizzat per l peratre cnness, e ripresentat all access dell stess peratre, in md da semplificare l peratività dell peratre che utilizzerà sempre gli stessi filtri. STATI In cnsegna Dcument ancra in fase di elabrazine In apprvazine Dcument inviat alla cmmittente ed in attesa di apprvazine Apprvat Dcument apprvat dalla cmmittente per inizi lavri Negziazine Dcument sspes per accmdare Annullat Archivia il dcument Rifiutat Dcument nn apprvat dalla cmmittente Eseguit Il lavr è stat ultimat Attesa benestare Il cnsuntiv è stat inviat al cliente e si attende il relativ benestare Benestariat Il benestare è pervenut dal cliente Benestare parziale Parte del benestare è pervenut dal cliente e si attendn altri accnti a sald finale (ad es: svincl dei decimi) Pag. 15 a 24

16 AREA DI VISUALIZZAZIONE Applicat il filtr di ricerca, viene mstrat l elenc dei dcumenti (Preventivi e/ Cnsuntivi) che rispettan il filtr selezinat. Sn presentate una serie di infrmazini riepilgative per ciascun dcument e due tasti funzine. Md. che permette di accedere alla mdifica del dcument e Stampa che permette di generare una stampa su PDF del dcument selezinat. E pssibile rdinare le infrmazini delle clnne interessate, interagend cl test cn sfnd arancine (ad es: ID, Ann, Num, Data, Tip etc.). E infine presente il tast Nuv che permette di creare un nuv Preventiv (cme già espst in precedenza nn è pssibile creare direttamente un Cnsuntiv), accedend da una maschera esattamente identica a quella di mdifica. La maschera di mdifica /inseriment del Dcument è divisa in tre diverse schede: 1. INTESTAZIONE cntiene la testata del dcument, vver le infrmazini sull intestazine del dcument, l immbile di riferiment e la data di riferiment, ltre ad un riepilg delle infrmazini presenti nelle altre 2 schede, per avere una visine glbale del cntenut Pag. 16 a 24

17 I principali campi di inseriment sn: Numer-> Numer intern del dcument, generat in autmatic Data-> Data del dcument Lavr-> Crea una cartella di lavr che accrpa più dcumenti Tip Dcument-> Preventiv Cnsuntiv Cdice Immbile-> Si può scrivere il cdice di un immbile esistente in anagrafica un qualsiasi altr cdice, anche se nn cdificat. Se il cdice è ricnsciut vengn valrizzate in autmatic: Prvincia e Sit Cliente. È anche pssibile utilizzare il tast Cerca per effettuare una ricerca all intern dell anagrafica degli immbili. Tip lav -> Sn presenti un elenc di tiplgie standard, decise dall azienda, ed utilizzate per classificare i dcumenti; nel cas di fferte che abbraccin più tiplgia selezinare quella che viene cnsiderata prepnderante per il dcument. Rif. Rich. -> Cdice (se presente) della richiesta effettuata dal cliente Data Rich. -> Data della richiesta Sit Cliente -> Nme / Indirizz del sit su cui effettuare l intervent Intervent-> Descrizine dell intervent da effettuare Cndizini-> Cndizini / Anntazini da stampare sul preventiv Riepilg infrmazini: Sul lat destr è presente l elenc degli stati che il dcument ha cambiat, cn la data ed ra di cambi dell stat Sulla sinistra invece è presente un riepilg finanziari di csti e ricavi del dcument, inseriti nella secnda e terza scheda del dcument 2. Dettagli, cntiene il crp del dcument, vver l elenc delle vci presenti nel dcument, che vann a generare l imprt ttale del dcument; per ciascuna riga del dcument sn presenti una serie di tasti funzine che permettn di intervenire sul dcument ed un tast Nuv che permette di inserire una nuva vce nel dcument. Pag. 17 a 24

18 Sn adess spiegati i tasti funzine: Permette l access alla mdifica della vce Rimuve la vce dal dcument Duplica la riga selezinata; semplifica l inseriment ripetut della stessa vce Permette l rdinament delle vci che cmpngn il dcument, spstandle in alt in bass in base alle esigenze. Premend il tast Nuv (per l inseriment di una nuva vce) si accede alla selezine della vce dal listin relativ alla cmmessa. Viene quindi presentat quest ultim rganizzat ad alber per categrie, per mettere una semplice cnsultazine: La navigazine all intern del listin è semplice, cliccand sul tast a fianc della categria, la stessa verrà espansa mstrandne il cntenut, che sarann altre categrie gli articli; gli articli sn identificati dal simbl, e sarà sufficiente cliccare sulla descrizine dell articl per selezinarl ed accede alla maschera di inseriment della vce. E prevista anche una ricerca all intern del listin, utilizzand una parla chiave, semplicemente Pag. 18 a 24

19 inserend la parla nel camp liber in testa al listin e quindi premend Cerca, ed infine, se fsse necessari utilizzare un articl nn a listin, premend il tast Liber si accederà direttamente alla maschera di inseriment dell articl. La maschera di inseriment / mdifica della vce è csì articlata: Articl -> Il cdice dell articl che st inserend Descrizine -> Descrizine dell articl (Recuperata autmaticamente per gli articli a listin) Nte -> Nta aggiuntiva alla descrizine U.M. -> Unità di misura (Recuperata autmaticamente per gli articli a listin) Prezz -> Prezz Unitari Quantità Misure -> Utilizzate per le vci che vengn vendute a Misura. Il prezz finale viene calclat mltiplicand il Prezz x Quantità x Lunghezza x Larghezza x Altezza Scnt % -> Scnti sulla riga, sn previsti fin a 3 scnti per ciascuna riga Premend Chiudi la maschera viene chiusa senza salvare le mdifiche effettuate, premend invece Salva le infrmazini vengn memrizzate. 3. Stat e Csti, in questa area sn cntenuti l stat del dcument, gli eventuali allegati al dcument, la sezine csti e quella del benestare. Pag. 19 a 24

20 Ore mandpera L peratre deve specificare data ed re impiegate per la realizzazine dell intervent. Il sistema si preccupa di calclare il cst utilizzand un cst medi decis dall azienda. Si ricrda che il numer di re inserit in questa sezine è sl stimat, ma deve essere cmunque il più accurat pssibile. Csti frnitre La sezine dei csti del frnitre permette l inseriment di csti multipli all intern dell stess dcument; per l inseriment utilizzare i campi stt Aggiungi nuv Cst, scrivend il nme del frnitre, la funzine di aut cmpletament mstra l elenc dei frnitri che crrispndn alla selezine, dp aver selezinat il frnitre crrett deve essere inserit l imprt (Obbligatri) ed il numer di bun d rdine e premete il tast Aggiungi per aggiungere il nuv cst all elenc. La vce elimina alla destra di gni cst permette la rimzine del cst dall elenc; dp gni mdifica viene ricalclat il camp Ttale Frnitri. Anche per i csti frnitri il dat si tratta a tutti gli effetti di una stima, ma il più accurata pssibile. Cn la versine V del 12/12/2016 gni utente può inserire un frnitre, se nn presente nel database, sempre assciand la relativa P.IVA nde evitare ridndanze. Pag. 20 a 24

21 Benestari La sezine benestari funzina in maniera del tutt analga alla sezine precedente, cn la pssibilità di aggiungere mdificare, e cancellare benestari multipli per il dcument. E inltre presente la pssibilità di segnalare cme Fatturat gni singl benestare; il cambi di stat per la fatturazine si effettua semplicemente cliccand sulla parla N che, a frnte di una richiesta di cnferma, viene passat su Fatturat. E cmunque presente anche un access rapid alla funzinalità di cambi stat per la fatturazine accessibile senza dver aprire il singl dcument, ma direttamente dall elenc dei dcumenti: Cliccand sull imprt fatturat, previa cnferma, tutti i benestari inseriti sul dcument, sarann passati all stat di Fatturat e l imprt sarà aggirnat. 4. Tasti funzine Annulla tutte le mdifiche effettuate (e nn precedentemente salvate) al dcument apert e trna all elenc dei dcumenti. Salva le mdifiche al dcument crrente e l lascia apert, per cntinuare il lavr. Salva le mdifiche al dcument crrente e chiude, trnand all elenc dei dcumenti. Pag. 21 a 24

22 Genera il file PDF per il dcument selezinat. Il tast si abilita SOLO dp il Salvataggi nelle infrmazini. Genera un file Excel cn il crp del dcument Genera il file PDF del dcument e l invia direttamente al cliente Presente sl nel Preventiv e duplica il cntenut del Preventiv in un nuv Cnsuntiv. Genera un nuv dcument cme cpia esatta del dcument apert Permette di spstare il dcument apert in una cmmessa diversa, in cas di inseriment errat, utilizzat insieme a duplica, da utilizzare per duplicare un dcument in una cmmessa diversa. Pag. 22 a 24

23 10. Inserimenti mensili Gli inserimenti mensili sn un grupp di funzinalità da utilizzare per gli inserimenti di tutti quei csti e ricavi che devn essere specificati mensilmente per gni singla cmmessa. Il grupp include le seguenti funzinalità: Csti Mandpera La funzine deve essere utilizzata per inserire le re effettive di mandpera all intern di ciascuna cmmessa, separate nelle sezini: A canne Extra canne Presidi Sn state inltre identificate due tiplgie di perai, che si differenzian per il cst medi applicat: Operai edile Operai servizi Canni Ordinari La funzine permette l inseriment mensile degli imprti di Canne rdinari, suddivisi sulla base di capitli di spesa definiti in fase di cnfigurazine della cmmessa. Se nn sn cnfigurati i capitli di spesa sulla cmmessa, la vce nn sarà mstrata. Richiedere all amministratre di sistema l aggiunta e/ l eventuale mdifica dei capitli di spesa previsti per i canni Csti Materiale su Ordinaria La funzine permette l inseriment mensile di un cst stimat per il materiale utilizzat nel mese di riferiment per gli interventi rdinari. Nn essend pssibile risalire all imprt esatt, sarà necessari inserire una stima, il più pssibile accurata di tutti i csti intrapresi a frnte dei suddetti interventi. La mdalità di utilizz delle 3 funzinalità, è praticamente identica, quindi verrà di seguit descritt l inseriment dei csti Mandpera. La maschera è divisa in 2 parti, la prima sezine che è quella riepilgativa in cui vengn elencati i dati già inseriti all intern del sistema, relativi ai mesi passati. Per ciascun mese è specificat il valre per ciascuna delle vci inserite ed il ttale mensile: Pag. 23 a 24

24 La secnda sezine è quella di inseriment. Selezinand il mese di riferiment vengn caricati gli eventuali valri precedentemente inseriti, al fine di permettere una semplice mdifica dei valri senza la necessità di dver nuvamente specificare gni singl valre. Nella versine V del 12/12/2016 sn stati implementati i clri ed i riempimenti delle celle in autmatic: L sfnd verde indica un canne benestariat. L sfnd arancine, che si cmpila in autmatic prelevand il valre del mese precedente all att della sua cnferma, indica un imprt in attesa di benestare. Dp aver crrett inserit tutti i valri necessari sarà sufficiente premere il tast Cnferma per salvare i nuvi valri inseriti. Pag. 24 a 24