Mon Ami 3000 Acquisti Gestione del ciclo passivo dei documenti

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1 Prerequisiti Mn Ami 3000 Acquisti Gestine del cicl passiv dei dcumenti L pzine Acquisti è dispnibile per i pacchetti Azienda Light e Azienda Pr. Intrduzine L pzine Acquisti cnsente di registrare nel gestinale i dcumenti d'acquist ricevuti dai prpri frnitri: fatture d'acquist, nte di credit frnitre e D.D.T. d'acquist, ltre che a richiedere preventivi tramite le richieste d fferta, che ptrann essere pi trasfrmate in rdini a frnitri. Un dei vantaggi che si ttiene è la pssibilità di cntrllare la crrispndenza fra i D.D.T. d'acquist e le fatture differite ricevute dai frnitri. La verifica delle fatture avviene tramite la funzine di Fatturazine differita D.D.T. d'acquist, che cnsente di generare autmaticamente le fatture differite relative ai D.D.T. d'acquist registrati nel perid di riferiment. E' inltre dispnibile una stampa di cntrll che riprta l'elenc cmplet dei D.D.T. d'acquist e, per gnun di essi, l stat di fatturazine e le eventuali fatture assciate. Questa stampa è utile per verificare in qualsiasi mment la situazine dei D.D.T. d acquist e per rilevare eventuali anmalie nelle fatture differite ricevute dai frnitri. Un altra funzine interessante è il Rirdin autmatic frnitri, che cnsente di generare autmaticamente gli rdini ai prpri frnitri in base a parametri specificati dall utente. Se si dispne della versine Azienda Pr (che cnsente di gestire anche la cntabilità) è inltre pssibile effettuare una cntabilizzazine autmatica dei dcumenti che prvvede ad aggirnare i registri IVA utilizzand, cme rigine dati, i dcumenti memrizzati. Richieste d fferta Quest dcument, accessibile dalla vce di menu Acquisti» Richiesta d fferta, cnsente di cmpilare le richieste d'fferta ai prpri frnitri che, in rispsta, emetterann un preventiv. Successivamente sarà pssibile creare un rdine a frnitre caricand i dati dalla richiesta d fferta. Questi dcumenti nn incidn sui ttali di magazzin degli articli e pssn essere richiamati più vlte durante la cmpilazine di rdini fatture vers i frnitri, in md tale da nn dver reinserire i dati già impstati nella richiesta stessa. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 1

2 Riprtiam di seguit l elenc di pulsanti e campi presenti nella finestra e la relativa funzine significat. Numer Viene prpst in autmatic ma, per gestire casi particlari, è pssibile mdificarl. Data Indica la data del dcument e viene cmpilat autmaticamente cn la data di lavr crrente. Data di cnsegna Data in cui si richiede la cnsegna della merce. Frnitre Frnitre a cui intestare la richiesta d fferta. Destinazine Destinazine alternativa a cui spedire la merce. Premend il pulsante appare la schermata di inseriment / selezine; utilizzare il menu a scrriment per selezinare una delle sedi inserite nell'anagrafica del frnitre in esame scegliere la vce Persnalizzata per inserirla manualmente. Riferiment estern Riferiment a eventuali dcumenti cmunicazini precedenti. Il valre di quest camp può essere riprtat da un dcument all'altr in fase di caricament delle righe; per disattivare il caricament di questa infrmazine ccrre disattivare l pzine Riprta riferimenti esterni durante il caricament da altr dcument presente nella definizine del Tip dcument. Referente Respnsabile persna cn cui si è in cntatt; verrà cmpilat autmaticamente cn il cntatt principale indicat nell'anagrafica del frnitre. Valuta Valuta in cui sn espressi gli imprti del dcument. Magazzin Camp dispnibile cn l'pzine Multimagazzin (creand almen due magazzini). Nel dcument sarà pssibile aggiungere sl gli articli nella cui anagrafica è stat inserit il magazzin specificat. La cmpilazine del camp nn è bbligatria e, in cas nn venga specificat nessun cdice, sarà pssibile indicarl per gni articl durante la cmpilazine delle righe del dcument. Se l'utente mdifica il valre del magazzin, il sftware chiederà se mdificare il magazzin in tutte le righe già inserite e ricalclare i prezzi in base a eventuali cndizini particlari. Pagament Viene prpst in autmatic quell impstat nell'anagrafica del frnitre. Banca / Banca aziendale Assume un significat divers in funzine del pagament specificat in precedenza: per pagamenti RI.BA. R.I.D. sarà richiesta la prpria banca mentre per tutti gli altri quella del frnitre. Cmmessa Dispnibile cn l pzinale Cmmesse, permette di selezinare la cmmessa a cui appartiene il dcument. Merci / Servizi I pulsanti evidenziati cnsentn di eseguire le perazini di inseriment e mdifica delle righe del dcument La freccia nera sulla destra di [Aggiungi] mstra ulteriri pssibilità di inseriment: aggiungere un più articli un cntribut se è attiva l pzine Cntributi. Il pulsante [Carica da ] cnsente di caricare i dati da diverse rigini. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 2

3 Trasprt Premend il pulsante si accede ad una sttfinestra per inserire: Trasprt a cura Indica chi si ccupa del trasprt. Il valre Vettre fa apparirà un ulterire camp per selezinare il vettre specific. Prt Tip di prt per il trasprt. Aspett beni Aspett dei beni trasprtati. Calcl autmatic pes / clli /vlume Se l pzine è abilitata i campi relativi a pes / clli /vlume sarann cmpilati in autmatic in base alle infrmazini inserite nelle righe presenti nel dcument. Anntazini Camp testuale dve l'utente può inserire anntazini libere. Avanzate Premend il pulsante si accede ad una sttfinestra per inserire: Descrizine agg. E autmaticamente cmpilata cn il valre eventualmente indicat nel camp Descr. dcument presente nei pagamenti. Utente Utente che ha inserit il dcument: il camp è cmpilat in autmatic cn l utente attuale; gli utenti cn qualifica di amministratre pssn mdificarl. Fase Cnsente di selezinare una delle fasi eventualmente inserite per il tip dcument. Alla destra del camp è presente un pulsante per inserire delle nte relative alla fase crrente del dcument. E pssibile cnsultare l stric della variazini di fase (data, ra e utente che ha eseguit la mdifica) tramite il pulsante identificat dall'icna di una lente che appare autmaticamente sulla destra del grupp di campi nel cas sian presenti dei dati. Scnti Premend il pulsante [...] si accede ad una sttfinestra per inserire: Spese Scnt merce Percentuale di scnt da applicare al ttale della merce. Scnt aggiuntiv Imprt da sttrarre al ttale della merce; a lat è pssibile selezinare l'aliquta IVA. Premend il pulsante [...] si accede ad una sttfinestra per inserire: Spese d incass, spese di trasprt e spese aggiuntive Imprt delle spese; a lat è pssibile selezinare l'aliquta IVA. Accnt / Caparra Premend il pulsante raffigurante [...] si accede a una sttfinestra per inserire un accnt caparra. Nella versine Azienda Pr selezinand Accnt Caparra dal menu a tendina e cmpiland il relativ imprt sarà pssibile inserire il cnt del pian dei cnti che verrà utilizzat per la registrazine in prima nta del pagament dell accnt. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 3

4 Fatture frnitre Questa finestra, accessibile da Acquisti» Fatture frnitri, cnsente di registrare le fatture d acquist ricevute e il cnseguente caric della merce a magazzin. In cas si pssieda la versine Azienda Pr, il dcument ptrà essere registrat in cntabilità tramite la funzine Cntabilizzazine autmatica dcumenti. I campi presenti nella schermata sn analghi a quelli della richiesta d fferta visti in precedenza, per quest mtiv riprterem sl le differenze degne di nta. Registrazine n Numer di registrazine del dcument, nn mdificabile. Fattura frnitre n, del Data e numer della fattura ricevuta dal frnitre. Causale Camp in cui inserire la causale del dcument che determina cme devn essere aggirnati i ttali di magazzin delle merci inserite nel dcument. Scadenze Premend il pulsante si accede alla schermata cntenente l anteprima delle scadenze che verrann generate; abilitand l pzine Persnalizza scadenze sarà pssibile mdificarle. Avanzate Esigibilità IVA Il camp è precmpilat cn il valre impstat nella sezine Generale della cnfigurazine ma è pssibile mdificarl. Escludi dalla cntabilizzazine Cnsente di escludere il dcument dalla cntabilizzazine autmatica dcumenti. Nte di credit frnitri Accessibile da Acquisti» Nte di credit frnitri, è un dcument fiscale utilizzat per strnare imprti fatturati in eccess. La sua registrazine nn ricarica a magazzin gli articli che, in cas l si desideri, dvrann essere ricaricati tramite un mviment di magazzin a parte. I campi cntenuti sn identici a quelli visti per le fatture frnitre; l unica differenza è l assenza della causale del dcument. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 4

5 D.D.T. d acquist Questa finestra, accessibile dalla vce di menu Acquisti» D.D.T. d acquist, cnsente di inserire i dcumenti di trasprt ricevuti dai frnitri. I campi cntenuti sn analghi a quelli visti per le fatture frnitre; di seguit riprterem sl i campi aggiuntivi. Stat Dcument Dcument fatturabile Il D.D.T. verrà pres in cnsiderazine durante la generazine autmatica delle fatture frnitre effettuata tramite la funzine Fatturazine differita D.D.T. d acquist. Disattivand quest camp NON sarà gestita l'evasine del dcument autmatica da un altr dcument. Dcument chius Cnsente di chiudere manualmente un D.D.T. ancra da evadere parzialmente ttalmente. Quand un D.D.T. viene evas ttalmente (perché caricat all intern di un più dcumenti) l pzine risulta selezinata e nn mdificabile. Elenc dcumenti di evasine Il pulsante apre una finestra che riprta l elenc dei dcumenti che hann evas parzialmente ttalmente il D.D.T. Situazine D.D.T. d acquist Questa finestra, accessibile dalla vce di menu Acquisti» Situazine D.D.T. d acquist, cnsente di ttenere la situazine in temp reale di tutti i D.D.T. d'acquist che sdisfan i Filtri avanzati evidenziati in figura (tramite la barra Filtra per è pssibile abilitare ulteriri filtri). Fatturazine differita D.D.T. d acquist Accessibile da Acquisti» Fatturazine differita D.D.T. d acquist, cnsente di generare le fatture frnitre prendend in cnsiderazine tutti i D.D.T. d'acquist nn ancra fatturati registrati nel perid specificat. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 5

6 Impstand i parametri nella prima schermata (selezine) e premend il pulsante [Avanti] sarann elabrati i D.D.T. e nella secnda schermata (risultat) sarà mstrata l'anteprima delle fatture differite da generate; la pressine del pulsante [Fine] avvia il prcess di generazine dei dcumenti elencati. I D.D.T. fatturati ptrann essere mdificati sl dp aver eliminat la fattura d'acquist cllegata. I D.D.T. vengn autmaticamente raggruppati in un unica fattura per gni frnitre se i campi seguenti risultan uguali: variante cntrparte, pagament, banca, valuta, scnt merce percentuale, spese d incass e le aliqute IVA relative a spese d incass, spese di trasprt, spese aggiuntive e scnt extra. Riprtiam di seguit l elenc di pulsanti e campi presenti nella prima schermata (selezine) e la relativa funzine significat. Dcument Tip di dcument che si desidera fatturare. Perid Il sftware cnsidera sl i D.D.T. la cui data è cmpresa nell'intervall specificat. Frnitri Filtra i D.D.T. in base alle cntrparti: Frnitre indica un singl frnitre mentre Grupp un inter raggruppament. Se nn viene specificat alcun valre sarann cnsiderati tutti i D.D.T. nn ancra fatturati. Dcumenti da generare I campi presenti in quest grupp definiscn quelle che sarann le caratteristiche principali delle fatture che si andrann a generare. Dcument Tip di dcument da utilizzare per le fatture da generare. Data Data dei dcumenti da generare. Premend il pulsante [Avanti] sarà mstrata la secnda schermata (risultat) cntenente l anteprima delle fatture da generare. Ogni riga della tabella rappresenta una fattura. Premend il pulsante [Mdifica] si accederà alla finestra per inserire la data e il numer della fattura frnitre. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 6

7 Premend il pulsante [Dettagli righe] apparirà la finestra che riprta l'anteprima delle righe appartenenti alla fattura selezinata. Premend il pulsante [Cnferma] sarann generate le fatture mstrate in anteprima. Rirdin autmatic frnitri Questa funzine, accessibile dalla vce di menu Acquisti» Rirdin autmatic frnitri, cnsente di generare autmaticamente gli rdini ai prpri frnitri. La funzine è in grad di rilevare, in base ai parametri specificati, quali prdtti rirdinare. Riprtiam di seguit l elenc di pulsanti e campi presenti nella prima finestra (selezine) e la relativa funzine significat (i filtri / campi mstrati nella schermata varian in base alla selezine eseguita nel camp Rirdin perciò di seguit sn riprtate tre versini diverse della stessa schermata). Origine Origine dei dati da cui estraplare le infrmazini: i filtri dispnibili varian in funzine di quest valre. Da sttscrta Estrapla dall'archivi tutti i prdtti che risultan sttscrta. Da rdini clienti Cnsidera tutti gli rdini clienti nn ancra evasi ed estrapla le quantità necessarie. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 7

8 Da vendut Prpne il rirdin in base ai valri di vendut nel perid scelt. Magazzin Dispnibile cn l pzine Multimagazzin ; sarann cnsiderati sl gli articli ai quali è stat assciat in anagrafica il magazzin selezinat. Categria merc. Sarann cnsiderati sl i prdtti appartenenti alla categria selezinata. Repart Sarann cnsiderati sl i prdtti appartenenti al repart selezinat. Marca Sarann cnsiderati sl i prdtti della marca selezinata. Cmmessa (presente per i tipi Da rdini clienti e Da vendut ) Dispnibile cn l pzine Cmmesse ; sarann cnsiderati sl i prdtti inseriti in dcumenti che appartengn alla cmmessa selezinata. Filtr rdini (presente per il tip Da rdini clienti ) Cnsente di filtrare gli rdini in base al fatt che abbian men la data di cnsegna cmpilata. Perid (presente per il tip Da rdini clienti ) Tramite i campi presenti in quest grupp è pssibile impstare un filtraggi degli rdini in base alla data di cnsegna alla data del dcument variabile in base alla scelta effettuata nel camp Filtr rdini. Perid di riferiment / Girni da prevedere (dispnibile per il tip Da vendut ) In quest grupp è pssibile specificare il perid da cnsiderare; per gni articl mvimentat sarà calclata la quantità venduta nel perid e la media di vendite girnaliera. In seguit il prgramma mltiplica il valre di vendite girnalier per il valre indicat nel camp Girni da prevedere in md tale da ttenere la quantità ttale di merce da rdinare. Cmpilati i filtri desiderati, premend il pulsante [Avanti] si accederà alla secnda schermata (risultat) che cnterrà tutti i prdtti per i quali sn verificati tali filtri. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 8

9 Per eseguire il rirdin ccrre impstare, per gli articli che si vglin rdinare, tutti i parametri necessari alla generazine degli rdini, cme: frnitre, quantità da rdinare, valuta, prezz cncrdat ed eventuali scnti. Per impstare questi dati esistn un metd manuale e un autmatic in grad di cnsiderare diversi parametri. Sarann rdinati sl i prdtti selezinati al mment della cnferma che avviene cn la pressine del pulsante [Cnferma]. Inseriment parametri manuale E pssibile inserire i dati manualmente tramite la finestra di gestine che è riprtata nell'immagine indicata dalla freccia alla quale si accede premend il pulsante [Mdifica] evidenziat in figura. I campi che è pssibile impstare e/ mdificare sn: il frnitre a cui rdinare il prdtt, l unità di misura, la quantità, il prezz e gli scnti. Il sftware carica autmaticamente i valri cmpilati nella sezine Listini d'acquist dei prdtti relativi al frnitre selezinat, se presenti. Calcl parametri autmatic Mn Ami 3000 cnsente, tramite il camp Ordina a, di definire autmaticamente il frnitre cui rdinare ciascun prdtt in base alle seguenti regle: Frnitre predefinit Per gni articl selezinat sarà caricat, se presente, il frnitre predefinit impstat in anagrafica. Frnitre cn miglir prezz Per gni prdtt cnsidera tutti i frnitri inseriti nei dati di acquist e impsta quell che ffre il miglir prezz. Frnitre specific Impsta un frnitre specific che dvrà essere indicat nel camp accant. Se il frnitre specificat nn è tra quelli presenti nei dati di acquist, il prgramma riprterà un prezz pari a 0. In fase di assciazine del frnitre e caricament dei dati, il prgramma carica autmaticamente le cndizini di acquist impstate nell'anagrafica dell'articl; la quantità è calclata anche in base all'eventuale ltt minim di acquist impstat. Per cnfermare i dati inseriti e prcedere cn la creazine degli rdini per gli articli selezinati è necessari premere il pulsante [Fine]. Esempi pratic Cme esempi pratic, vediam ra la registrazine di un D.D.T. frnitre e la successiva generazine della fattura frnitre, utile al cntrll del crrispndente dcument ricevut dal frnitre stess. Inseriment D.D.T. d acquist Inseriam, da Acquisti» D.D.T. d acquist, i dati di un D.D.T. ricevut da un nstr frnitre, semplicemente ricpiandli dal dcument riginale. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 9

10 Fatturazine differita D.D.T. d acquist Accediam alla funzine dalla vce di menu Acquisti» Fatturazine differita D.D.T. d acquist Inseriam il frnitre da cui abbiam ricevut la fattura 2. Seleziniam il dcument da generare fra quelli di tip Fattura frnitre 3. Cmpiliam la data che dvrà avere la fattura generata Premend il pulsante [Avanti] si accederà alla secnda schermata (risultat) 4 4. Tramite il pulsante [Mdifica] inseriam data e numer della fattura ricevuta Alla pressine del pulsante [Fine] sarà generata la fattura differita a partire dal D.D.T. d acquist inserit in precedenza. Accedend alla fattura generata da Acquisti» Fatture frnitre sarà pssibile cnfrntarla cn quella ricevuta dal frnitre e riscntrare eventuali anmalie. Appendice Creazine dei tipi dcument E pssibile che in Mn Ami 3000 nn sian presenti i tipi di dcument Richiesta d fferta, D.D.T. d acquist, Fattura frnitre e Nta di credit frnitre predefiniti (ad esempi nel cas in cui l pzine aggiuntiva Acquisti sia stata attivata successivamente al prdtt). In quest cas è necessari creare manualmente tali tipi di dcument; vediam cme. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 10

11 Accediam alla schermata tramite il menu Tabelle» Acquisti / Vendite» Tipi dcument 1. Dal menu a tendina Classe dcument scegliam la classe di appartenenza ( Richiesta d fferta, D.D.T. d acquist, Fattura frnitre, Nta di credit frnitre ) 2. Digitiam una descrizine per il nuv tip dcument (ad es: Richiesta d fferta, D.D.T. d acquist, Fattura frnitre, Nta di credit frnitre ) 3. Psiziniamci sul camp Numeratre e, per creare un numeratre dedicat, ad esempi alle fatture d acquist, premiam il pulsante [+] di fianc al camp: cmparirà una secnda schermata dve cmpilerem la descrizine cn Numeratre fatture d acquist e abiliterem il camp Riparti da 1 gni ann se desideriam che la numerazine di tali dcumenti riparta da 1 gni ann. Salviam il nuv numeratre cn il pulsante [Salva]. (eseguirem perazini analghe per gli altri numeratri) 4. Seleziniam un mdul di stampa; se nn è presente alcun mdul, cnsultare il capitl successiv: Mduli di stampa predefiniti. Per i D.D.T. d acquist, le fatture frnitre e le nte di credit frnitre nn sn dispnibili mduli di stampa predefiniti in quant si ricevn già stampati in frmat stampabile dal frnitre. E cmunque pssibile, in cas l si desideri, creare autnmamente mduli appsiti tramite la gestine dei mduli di stampa. 5. Sl per le fatture frnitre e per le nte di credit frnitre, e se si pssiede la versine Azienda Pr, è presente il riquadr Cntabilizzazine ed è pssibile cmpilare il camp relativ al registr IVA da utilizzare. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 11

12 Mduli di stampa predefiniti E dispnibile un mdul di stampa predefinit relativ all pzine Acquisti che, cme tutti i mduli di Mn Ami 3000, è persnalizzabile tramite la gestine Mduli di stampa raggiungibile dalla vce di menu Avanzate. Il mdul in questine è la Richiesta d fferta. In cas tale mdul nn si presente, è pssibile caricarl tramite la funzine Carica mdul predefinit dispnibile in Avanzate» Mduli di stampa. Cpyright Idea Sftware srl Mn Ami 3000 Acquisti 12