Servizio di scrutinio elettronico

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1 Servizio di scrutinio elettronico

2 Descrizione del servizio: Election è un servizio di scrutinio elettronico che GQS ha predisposto nell ambito dell organizzazione dell assemblea dei Soci per l elezione dei nuovi organi sociali. Di seguito sono riportati alcuni punti di forza che GQS è riuscita ad evidenziare anche nel corso di recenti attività, che hanno registrato la piena soddisfazione del Cliente. Servizio chiavi in mano, che va dalla predisposizione e spedizione ai Soci degli avvisi di convocazione, registrazione il giorno dell assemblea, predisposizione delle urne per la raccolta delle schede e lettura ottica delle stesse. Vantaggi per il Cliente in termini di costi e garanzia nell esecuzione delle varie fasi. Considerevole riduzione dei tempi per la pubblicazione dei risultati elettorali. Migliore accuratezza e trasparenza nel selezionare schede nulle e non valide. Disponibilità immediata dell archivio per la consultazione delle immagini delle schede in formato elettronico (pdf). Possibilità di avvalersi del servizio per fasi parziali dell attività, ad esempio per il solo scrutinio delle schede voto. Importanti referenze su analoghe attività precedentemente realizzate (vedere fine del documento). Di seguito si riporta una rapida descrizione delle principali fasi che caratterizzano l attività: Creazione della scheda invito all assemblea e della scheda voto In condivisione e in osservanza delle regole e standard del Cliente, vengono predisposte le schede d invito e le schede voto con un layout idoneo per essere processato dai sistemi di rilevamento composti essenzialmente da un lettore barcode in grado di registrare la partecipazione del Socio all assemblea, e da un sistema di lettura ottica composto da scanner + Pc e software. Servizio di stampa Viene prodotta una stampa tipografica del materiale (schede invito all assemblea, schede di voto, istruzioni di voto, indicazioni da porre nella sala, ecc.). E possibile comprendere anche il servizio di recapito (mailing) degli inviti. Registrazione Predisposizione del servizio di accoglienza e registrazione Soci partecipanti all assemblea. Saranno predisposte n. postazioni dotate di Pc, lettore barcode, eventuale stampante per rilascio della ricevuta di partecipazione all assemblea/voto. La rilevazione del codice a barre consente l identificazione in tempi molto rapidi del Socio tramite collegamento al data base anagrafico e la gestione/registrazione delle eventuali deleghe di voto. Queste permette un aggiornamento in real time dell afflusso dei Soci all assemblea (raggiungimento del quorum per inizio dei lavori previsti dall ordine del giorno).

3 Consegna scheda Verificate le informazioni anagrafiche attraverso il codice identificativo univoco del Socio (barcode), viene consegnata la scheda per la votazione dei 3 organi societari (Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale, Collegio dei Probiviri). Ciò avviene considerando le regole che caratterizzano lo statuto, distinguendo le persone fisiche dalle giuridiche, le eventuali deleghe ed i relativi limiti (ad esempio, massimo tre deleghe per Socio persona fisica). Votazione Al termine dell assemblea o quando il Cliente lo riterrà più opportuno, si procederà con le operazioni di voto. Le schede verranno raccolte in apposite urne messe a disposizione. Scrutinio Le operazioni avranno inizio al completamento delle operazioni di voto. La prima fase comprenderà l apertura delle urne alla presenza del Presidente e commissione di seggio, rapida suddivisione in lotti da schede (per un primo riscontro numerico sul numero dei votanti) e passaggio al processo di lettura ottica. Lettura ottica La lettura avverrà tramite scanner professionali messi a disposizione con relativa stazione di backup (Pc + video + scanner). Le attività saranno svolte da personale qualificato GQS. Eventuali schede con casi dubbi rilevati durante il processo di lettura ottica saranno evidenziati al Presidente di seggio che valuterà il caso insieme alla Commissione. Verrà utilizzato il software sviluppato e commercializzato da GQS: Dynamic 11. Esito delle votazioni Le informazioni acquisite otticamente, saranno importate automaticamente nell applicazione che produrrà i risultati della sessione di voto. Saranno messe a disposizione del Presidente di seggio le graduatorie in formato elettronico e cartaceo. Archiviazione Ottica Tutte le immagini (schede elettorali) e le informazioni rilevate, saranno archiviate su DVD e consegnate al termine dell attività.

4 Alcune referenze su recenti attività che hanno visto protagonista GQS con il proprio personale, sistemi e apparecchiature. Maggio 2011 scrutinio attraverso lettura ottica di circa schede elettorali (CdA e vari Collegi). Editing e stampa delle schede elettorali, predisposizione sala per esecuzione scrutinio con video, doppia postazione Pc e doppio scanner.

5 Maggio 2011 Servizio di accoglienza e registrazione di oltre soci. Scrutinio attraverso lettura ottica di circa schede elettorali (CdA e vari Collegi). Editing delle schede invito, delle schede elettorali, stampa, predisposizione sala per esecuzione scrutinio con video, doppia postazione Pc e doppio scanner. Per richiedere una dimostrazione o ulteriori informazioni, il nostro personale è a Vostra disposizione al numero o Giuseppe Belloni. Potete contattarci anche via mail info@gqs-online.it o per ulteriori dettagli consultare il nostro sito web G.Q.S. S.r.l. Global Quality Service