Procedura di elaborazione dei dati di un questionario attraverso un sistema di lettura ottica.

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1 Procedura di elaborazione dei dati di un questionario attraverso un sistema di lettura ottica.

2 Indice 1 INTRODUZIONE PREDISPOSIZIONE DEI DOCUMENTI LETTURA OTTICA CREAZIONE DI REPORT SERVIZIO DI HELP DESK... 8

3 1 Introduzione Lo scopo di questo documento è quello di far conoscere come G.Q.S. S.r.l. ha progettato e sviluppato un sistema per affrontare nel modo più semplice e flessibile lo svolgimento delle attività riguardanti l elaborazione dei dati di un questionario attraverso un sistema di lettura ottica. Queste attività sono finalizzate all elaborazione dei dati provenienti da una indagine atta ad analizzare il grado di soddisfazione di un campione di persone espresso attraverso la compilazione di: Questionari sul clima aziendale. Questionari sulla valutazione della didattica di Facoltà Universitarie Questionari sulla qualità di un servizio offerto Questionari sulle abitudini di vita Questo tipo di attività è un importante occasione di dialogo con gli utenti, ma soprattutto uno strumento efficace per migliorare il livello qualitativo del servizio offerto. Per svolgere l'attività viene richiesto l utilizzo dei seguenti strumenti: Dynamic 7: il software di lettura ottica sviluppato e distribuito da G.Q.S. S.r.l. che vanta di più di 3 installazioni nel settore delle PA, in ambito universitario, società private e centri di servizi. Microsoft Office 23: la nota suite per l'ufficio di cui viene fatto l'argo uso principalmente della base dati (MS Access) e videoscrittura (MS Word e MS Excel) Oggetto di analisi di questa presentazione sono le tre fasi principali che consentono di affrontare questo tipo di lavoro: Predisposizione dei documenti, Lettura ottica, Creazione di report.

4 2 Predisposizione dei documenti Viene prevista dal personale di G.Q.S S.r.l. la predisposizione e la stampa, secondo i parametri della lettura ottica, dei questionari all interno dei quali verranno indicate le risposte. Questa fase viene eseguita mediante l utilizzo dello strumento MS Word. I questionari sono generalmente formati da domande a risposte chiuse dove il compilatore dovrà annerire con una crocetta la marcatura corrispondente alla risposta scelta. Di seguito viene indicato un esempio: QUESTIONARIO SULLA SODDISFAZIONE non esistente insufficiente discreto buono ottimo D1 - GIUDIZIO COMPLESSIVO D2 - Giudizio complessivo del Ristorante D3 - Qualità dei prodotti D4 - Livello di pulizia D5 - Professionalità del personale D6 - Giudizio complessivo del Bar D7 - Qualità dei prodotti D8 - Livello di pulizia D9 - Professionalità del personale D1 - Giudizio complessivo delle camere D11 - Livello di pulizia D12 - Professionalità del personale D13 - Giudizio complessivo animazione D14 - Animazione diurna D15 - Animazione serale D16 - Mini club DATI PERSONALI D17 - Nazionalità I DE GB F NL DK H CH ALTRO D18 - Età e oltre D19 - Se è in vacanza con i figli indichi per favore a quale fascia d età appartengono: D2 - Ha conosciuto la nostra struttura tramite INTERNET AGENZIA AMICI ALTRO. D21 - Quante volte è stato in questa struttura? D22 - Consiglierebbe la nostra struttura a amici e/o parenti? SI NO D23 - Ritornerebbe nella nostra struttura in futuro? SI NO

5 3 Lettura Ottica Viene organizzata ed eseguita dal personale di G.Q.S. Srl la fase di lettura ottica con l utilizzo del programma Dynamic 7. Questa procedura è suddivisa nei seguenti passaggi esecutivi: Preparazione dei documenti consiste nel raccogliere, controllare e suddividere i documenti cartacei che dovranno essere acquisiti. Acquisizione dei documenti consiste nella scannerizzazione dei documenti cartacei. Elaborazione dei lotti Questa fase viene eseguita in modo automatico dal programma e consiste nell elaborazione delle immagini con il fine di estrapolare i dati in formato elettronico. Correzione dei dati Il programma sottopone a verifica visiva dell utente addetto tutti quei casi considerati non sicuri come : doppia marcatura: sono state selezionate due marcature anziché una; presenza di marcature incerte: la risposta presenta segni incerti che possono essere frutto di dubbio in fase di interpretazione ottica. Esportazione Consiste nell esportazione in formato elettronico dei dati acquisiti dai documenti processati.

6 4 Creazione di report Dopo aver portato in formato elettronico le informazioni indicate all interno dei questionari il personale di G.Q.S. S.r.l. procede con la creazione di report. La funzione dei report creati è quella di esemplificare al massimo la lettura delle informazioni. I dati vengono elaborati secondo le specifiche esigenze del cliente e vengono generalmente rappresentati tramite grafici e tabelle riassuntive. Questa fase viene eseguita mediante l utilizzo degli strumenti MS Excel e MS Access. Per poter dare una visione più chiara possibile di seguito vengono riportati alcuni esempi: QUESTIONARIO SULLA SODDISFAZIONE D1 - GIUDIZIO COMPLESSIVO Totale Percentuale 68 35% 99 52% 24 12% % 2 1% D2 - Giudizio complessivo del Ristorante Totale Percentuale 39 43% 83 35% 68 2% % 3 2% Distribuzione della domanda D2 - Giudizio complessivo del ristorante per la domanda D18 - Età anni 3-39 anni 4-49 anni 5-59 anni Oltre

7 QUESTIONARIO SULLA SODDISFAZIONE D1 - GIUDIZIO COMPLESSIVO % % 1% 35% % D2 - Giudizio complessivo del Ristorante % 2% % 2% 43% Distribuzione della domanda D2 - Giudizio complessivo del ristorante per la domanda D18 - Età 1% 8% 6% 4% 2% % anni 3-39 anni 4-49 anni 5-59 anni Oltre 6

8 5 Servizio di Help Desk Per qualsiasi chiarimento, potete contattare il nostro servizio di help desk al numero: 2/ oppure inviare una mail all'indirizzo: G.Q.S. S.r.l via Benini 5/7 294 Corsico (Milano)