Gestione dei contenuti aziendali. Una soluzione per gli information worker

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1 Gestione dei contenuti aziendali Una soluzione per gli information worker

2 Sommario Presentazione Vantaggi e problemi della gestione dei contenuti aziendali I fattori chiave per il successo delle implementazioni ECM Ottenere l accettazione degli utenti Soddisfare diverse esigenze con un unica soluzione Ridurre al minimo il carico di lavoro per lo staff IT Le tecnologie Microsoft per l ECM Panoramica I componenti chiave dell offerta ECM di Microsoft Funzionalità di gestione dei documenti Funzionalità di gestione dei dati Funzionalità di gestione dei contenuti Web Gestione dei moduli...16 Conclusioni...17 Appendice A. Scelta dei partner per le tecnologie ECM...18

3 Presentazione A causa della straordinaria crescita del volume di informazioni utilizzate nelle aziende, dell esigenza di distinguersi attraverso la capacità di creare e tutelare il capitale intellettuale, oltre che delle normative che impongono di fornire dati controllabili, l Enterprise Content Management (ECM) è ormai un imperativo strategico per tutte le organizzazioni. Questo white paper è rivolto alle organizzazioni che stanno valutando di adottare un sistema ECM e a quelle che stanno già lavorando all implementazione o che desiderano ridefinire le procedure e gli obiettivi della propria strategia di gestione dei contenuti. Questo documento illustra i problemi relativi alla gestione dei contenuti riscontrati da molte organizzazioni, fornendo una panoramica dei fattori più importanti, come i requisiti normativi e le finalità della gestione delle informazioni, che devono guidare lo sviluppo delle soluzioni ECM. Vengono inoltre esaminate le difficoltà incontrate da molte organizzazioni che desiderano consentire agli utenti un accesso semplice e veloce alle informazioni nel rispetto delle normative in vigore. Tali difficoltà sono prese in esame sia dal punto di vista tecnico che da quello delle esigenze pratiche degli utenti. Viene quindi considerata l importanza generale dello sviluppo di una piattaforma integrata in grado di rispondere alle specifiche esigenze delle principali aree ECM: gestione di dati, documenti, contenuti Web e moduli, e verifica dei relativi vantaggi per gli information worker di tutta l organizzazione. Viene inoltre illustrato il ruolo chiave svolto da Microsoft nell innovazione delle tecnologie ECM grazie ai server SharePoint inclusi nella prossima versione di Office. Questi prodotti offrono infatti un ampia gamma di funzionalità ECM su una piattaforma unificata, in grado di soddisfare i requisiti delle più impegnative attività di gestione dei contenuti e di rendere le tecnologie ECM accessibili a tutti gli information worker dell organizzazione. 5

4 1 Vantaggi e problemi della gestione dei contenuti aziendali La maggior parte delle organizzazioni non è nuova al concetto di gestione dei contenuti aziendali (ECM, Enterprise Content Management). Se è vero che l avvento dell era digitale ha facilitato notevolmente le comunicazioni, è anche vero che ha dato il via al proliferare dei contenuti e dei formati più diversi: immagini, documenti di testo, pagine Web, fogli di calcolo, presentazioni, grafici, disegni, messaggi di posta elettronica, video e contenuti multimediali. Gestire una tale varietà di contenuti strutturati e non strutturati può tuttavia risultare un attività estremamente complessa. E il problema è in rapida crescita: secondo uno studio condotto di recente da Accenture, nei prossimi due anni verrà creata una quantità di nuovi contenuti superiore alla produzione dell intera storia del genere umano, e oltre il 93% sarà in formato elettronico. Tali documenti elettronici dovranno inoltre essere integrati con un già complesso assortimento di informazioni cartacee. Oltre ad affrontare le difficoltà connesse alla gestione di una grande quantità di informazioni, le organizzazioni devono anche confrontarsi con l ampiezza del ciclo ECM: dalla creazione e acquisizione delle informazioni alla gestione, condivisione e pubblicazione, all archiviazione o eliminazione. Queste considerazioni hanno spinto le organizzazioni a riesaminare le difficoltà della gestione dei contenuti in ambito aziendale e a considerare soluzioni alternative ai tradizionali sistemi di archiviazione e catalogazione dei documenti. Lo sviluppo delle piattaforme ECM è influenzato da diversi fattori. In primo luogo vanno considerate le nuove normative, come la legge Sarbanes-Oxley, con l introduzione delle quali le soluzioni ECM da semplicemente utili sono diventate necessarie. L adozione di criteri per la conservazione dei documenti, l impiego di sistemi per la gestione di informazioni non strutturate e una gestione coerente dei dati sono requisiti legalmente rilevanti. Per quanto determinanti siano per molte aziende la conformità alle normative e il timore dei controlli, altrettanto importanti sono gli altri fattori in gioco. Innanzitutto, le organizzazioni hanno la necessità di mantenere il controllo su una grande quantità di dati e documenti, al fine di ridurre la duplicazione delle attività e abbattere il tempo speso per rintracciare vecchi dati e documenti o, peggio ancora, per ricostruirli. In secondo luogo, attraverso l automazione dei processi di business le organizzazioni intendono agevolare la gestione dei contenuti e rimpiazzare l attuale gestione in formato cartaceo, con l obiettivo finale di razionalizzare e alleggerire il lavoro. Le organizzazioni si aspettano inoltre che le soluzioni ECM semplifichino le attività di creazione e pubblicazione dei contenuti sul Web, in modo da ridurre il carico di lavoro per lo staff IT. Senza dubbio molte organizzazioni hanno già dedicato del tempo alla valutazione di strategie che consentissero loro di strutturare i contenuti dal punto di vista sia della conservazione dei dati che della gestione dei documenti. Alcune hanno già implementato piattaforme per l organizzazione delle informazioni, con risultati diversi in termini di efficacia e di soddisfazione 6

5 degli utenti. Queste considerazioni preliminari e questi primi tentativi di implementazione hanno dimostrato l importanza di scegliere una soluzione in grado di soddisfare le specifiche esigenze. Uno dei fattori più delicati, per esempio, è assicurarsi che gli utenti accolgano positivamente la nuova soluzione. Anche se in linea di principio convengono con l esigenza di adottare una soluzione ECM, difficilmente gli utenti adotteranno un innovazione, se questa non si integra in modo fluido con il loro modo di lavorare. Il nuovo sistema deve essere intuitivo, non deve richiedere il costante supporto dello staff IT e deve integrarsi al meglio con la cultura dell organizzazione. Una soluzione globale estesa a tutti i reparti difficilmente riuscirà a radicarsi, per esempio, in un azienda caratterizzata da una forte individualità dei team. Gli stessi reparti, tuttavia, accoglieranno con entusiasmo una soluzione implementata nell intera organizzazione che semplifica la collaborazione per il loro team. Una strategia ECM globale deve soddisfare tutti i requisiti espliciti delle principali aree ECM: a gestione dei documenti, la gestione dei dati, la gestione dei contenuti Web e la gestione dei moduli. Tra i requisiti della gestione dei documenti, per esempio, vi sono la definizione di tipi di contenuti standardizzati, il controllo delle versioni, il processo di workflow e la collaborazione. La gestione dei dati presenta invece requisiti quali la definizione di criteri di conservazione e scadenza e la rimozione delle informazioni obsolete. Uno dei requisiti della gestione dei contenuti Web è la necessità di assicurare anche al personale privo di competenze tecniche il controllo sui siti dei propri reparti senza dover ricorrere costantemente al supporto dello staff IT. Una soluzione ECM completa deve soddisfare questi e altri requisiti specifici. Un altro problema che le organizzazioni devono affrontare è l integrazione dei diversi componenti ECM. In molti casi le aziende inizialmente eseguono il deployment di uno o più componenti sulla spinta di una specifica esigenza di business, ma presto sorgono nuove esigenze che inducono all introduzione di altri componenti. Un organizzazione può per esempio iniziare con l implementare una soluzione di gestione dei dati per poi scoprire che ha anche bisogno di funzionalità di pubblicazione Web, prima per il proprio portale Intranet, poi per Internet. È possibile per le organizzazioni costruire la propria strategia ECM gradualmente, implementando questi componenti senza dover continuamente fornire formazione agli utenti e senza che lo staff IT sia costantemente impegnato nelle attività di deployment? In genere, le organizzazioni hanno una o più soluzioni ECM già attive, adottate in un particolare reparto per far fronte a esigenze molto specifiche. Man mano che la strategia ECM viene estesa a tutta l organizzazione, diventa importante che ogni nuova soluzione assicuri l interoperabilità con le applicazioni esistenti e la compatibilità con gli standard di settore. Una soluzione ECM scalabile, di facile utilizzo, integrata e in grado di interoperare con altre applicazioni ha ottime probabilità di successo. Poiché l accettazione da parte degli utenti finali rappresenta un fattore chiave per il successo dei sistemi ECM, è inoltre fondamentale che gli utenti ne comprendano l utilità in termini di semplificazione del proprio lavoro. 7

6 2 I fattori chiave per il successo delle implementazioni ECM Prevedere e prevenire le difficoltà legate all utilizzo di una soluzione ECM costituisce il presupposto di un implementazione di successo. In molti casi tali difficoltà generano nelle organizzazioni una sorta di immobilismo, dovuto al timore di scegliere il sistema sbagliato. Alla radice di questa reazione, tuttavia, spesso si nasconde un errore di valutazione dei problemi. Infatti, mentre gli obiettivi dell ECM possono essere espressi con chiarezza (permettere il controllo dei dati, migliorare la collaborazione e così via), di solito i problemi legati all ECM sono meno semplici da definire. Per esempio, cosa si intende per accettazione degli utenti? Pur sapendo che è importante ottenere il consenso degli utenti finali, spesso le organizzazioni non sono in grado di individuare gli aspetti di un sistema che potrebbero provocare resistenze nel proprio ambiente di lavoro. L analisi di alcuni tra i principali ostacoli può aiutare a comprendere gli ulteriori passi da compiere. In questa sezione vengono presi in esame i tre fattori chiave per la riuscita dell implementazione di un sistema ECM: l accettazione degli utenti, la capacità di soddisfare diverse esigenze organizzative e la possibilità di ridurre il carico di lavoro per lo staff IT. 2.1 Ottenere l accettazione degli utenti Il fattore critico per il successo di un sistema ECM è forse il favore che questo susciterà tra gli utenti. Anche se verranno soddisfatti tutti gli altri obiettivi, un fallimento in questo ambito si tradurrà inevitabilmente in un successo parziale dell iniziativa. Di contro, se sentiranno che questo incrementa la loro produttività semplificando il lavoro quotidiano, gli utenti apprezzeranno sicuramente il nuovo sistema. Dunque, in che modo un organizzazione può assicurarsi l accettazione degli utenti? Innanzitutto è necessario considerare obiettivi ed esigenze individuali. La maggior parte degli utenti ha già più lavoro di quanto possa svolgerne nel tempo a sua disposizione e non sarà certo entusiasta di un sistema che complica ulteriormente le attività. Una valida soluzione ECM deve quindi integrarsi nella quotidianità dell utente senza costringerlo a cambiare radicalmente le proprie abitudini. Se per esempio si chiede agli utenti di aggiungere una proprietà a un documento, questi lo faranno più di buon grado se la funzionalità da utilizzare è inclusa nella stessa applicazione che utilizzano per creare il documento. In definitiva, verranno accolti positivamente i sistemi che richiedono una formazione minima e consentono agli utenti di procedere in autonomia. La presenza di interfacce familiari e intuitive aiuterà gli utenti ad accettare il nuovo sistema come una semplice estensione del proprio lavoro, anziché come una procedura completamente nuova. Per esempio, la disponibilità di strumenti per la creazione di contenuti Web di facile utilizzo e l automazione del processo di pubblicazione possono incentivare gli utenti ad adottare il sistema ECM e a usare il Web per comunicare con i clienti. 8

7 In breve, l accettazione da parte degli utenti sarà più rapida se questi percepiranno la soluzione ECM come uno strumento che semplifica e rende più efficiente il loro lavoro: il consenso generale andrà alle soluzioni che permettono di trovare i documenti più rapidamente, velocizzare i processi di approvazione e ridurre al minimo la ripetizione delle attività. 2.2 Soddisfare diverse esigenze con un unica soluzione La scelta di un sistema ECM può essere impegnativa, ma una volta fatta condizionerà il lavoro dell organizzazione per molti anni. È pertanto fondamentale fare una previsione a lunga scadenza degli obiettivi della soluzione ECM. Sebbene l implementazione del sistema ECM possa essere inizialmente vincolata alle esigenze di una determinata funzione o di un particolare processo, è opportuno scegliere una soluzione scalabile e in grado di soddisfare anche le esigenze che nasceranno nel tempo. Con una soluzione scalabile e integrata, le organizzazioni possono facilmente formare gli utenti sul processo di gestione dei contenuti, per esempio lanciando un iniziativa per la gestione dei dati che assolva al doppio compito di soddisfare immediatamente i requisiti di conformità e avviare gli utenti all uso del sistema. Non appena gli utenti avranno preso coscienza dei vantaggi del sistema per la gestione dei dati, l organizzazione potrà procedere alla distribuzione delle funzionalità di gestione dei documenti o dei contenuti Web. In uno scenario di questo tipo, una soluzione integrata si rivela particolarmente utile, perché agevola il passaggio alle fasi successive del deployment, senza richiedere importanti investimenti IT né ulteriore formazione per gli utenti. Nell ambito di questo approccio globale l implementazione di un unica architettura ECM coerente costituisce un obiettivo prioritario. In termini più ampi, soddisfare esigenze diverse significa scegliere una soluzione altamente configurabile e adottare una strategia di implementazione adatta alla cultura dell organizzazione. Se l organizzazione lavora con successo in team, un implementazione a livello di reparto o di team può costituire un buon punto di partenza in vista del successivo deployment, più ampio e completo. In questo contesto, è facile supporre che i team accoglieranno meglio una distribuzione a livello di organizzazione se prima avranno vissuto un esperienza positiva all interno del reparto. Di contro, se l organizzazione è centralizzata e abituata ai sistemi, avrà riscontro maggiore una distribuzione estesa a tutta l azienda sin dal primo momento. La scelta di un sistema sufficientemente estensibile da poter essere distribuito in entrambi i modi assicura la massima flessibilità. Rispetto all implementazione e al supporto di una miriade di soluzioni, adottare un unico sistema estensibile significa, in sostanza, meno formazione e meno impatto sul lavoro dello staff IT. Oggi nelle organizzazioni gli ambienti IT sono in genere caratterizzati dall utilizzo di svariate applicazioni per supportare i diversi processi di business. Una soluzione ECM conforme agli standard di settore e facilmente integrabile con le applicazioni già in uso ha sicuramente 9

8 maggiori probabilità di successo, poiché consente alle organizzazioni di continuare a sfruttare le applicazioni esistenti che supportano specifiche aree funzionali, senza rinunciare a implementare una strategia ECM su scala aziendale. Per finire, sebbene una soluzione di scaffale consenta di gestire la maggior parte delle funzioni, le organizzazioni hanno in genere la necessità di creare alcune funzionalità specifiche per le proprie esigenze verticali o di conformità. È pertanto importante che la soluzione adottata sia configurabile e personalizzabile, senza comportare eccessivi costi di deployment e di formazione dello staff IT e degli sviluppatori. 2.3 Ridurre al minimo il carico di lavoro per lo staff IT L ECM rappresenta una grande sfida anche in termini di implementazione. Ogni soluzione comporta qualche complicazione nel processo di adozione da parte degli utenti finali, ma la migliore è quella che riduce al minimo il carico di lavoro del reparto IT consentendo agli utenti l integrazione nei normali piani di lavoro. Se la soluzione ECM richiede un importante coinvolgimento dello staff IT, di sviluppatori professionisti o di consulenti per la configurazione di nuovi siti e processi di workflow, molte esigenze di business resteranno irrisolte nonostante gli investimenti tecnologici sostenuti. È pertanto fondamentale poter contare su una soluzione che assicura una curva di apprendimento sostenibile e un impegno minimo da parte del reparto IT. Trasformando la responsabilità della gestione dei dati in una semplice estensione del normale lavoro degli utenti, un sistema ECM efficace permette di distribuire la responsabilità della gestione dei contenuti in modo più uniforme in tutta l organizzazione, anziché gravare pesantemente sullo staff IT. Affidare il mantenimento di dati e documenti agli utenti che normalmente li gestiscono è vantaggioso anche perché sono proprio questi utenti i principali beneficiari di un organizzazione ottimale di dati e documenti, e pertanto avranno il massimo interesse a mantenerli costantemente aggiornati. Uno dei colli di bottiglia IT più gravi oggi riguarda forse l aggiornamento dei contenuti Web. Oltre a ridurre al minimo gli interventi IT, una soluzione ECM ottimale deve assicurare il massimo controllo sui contenuti Web del proprio reparto anche al personale non tecnico, consentendo di sfruttare al meglio le opportunità offerte dal Web. Affidandone l aggiornamento direttamente ai reparti che ne usufruiscono, i siti Intranet non verranno più trascurati e potranno finalmente giocare un ruolo chiave per la condivisione delle informazioni. Inoltre, se non dovranno più richiedere il supporto dello staff IT ogni volta che desiderano provare una nuova iniziativa, i reparti saranno incentivati a utilizzare i siti Web per lo sviluppo delle attività di business. Infine, i sistemi di gestione dei contenuti Web che incorporano i controlli di qualità soddisfano anche le esigenze del management, garantendo la conformità delle nuove pagine agli elevati standard adottati nello sviluppo iniziale dei siti. 10

9 Oltre a rendere gli utenti autosufficienti e a ridurre al minimo le richieste di supporto, una soluzione ben integrata consente di centralizzare la gestione anche dei sistemi di grandi dimensioni e assicura allo staff IT un considerevole risparmio in termini di tempo, grazie alla possibilità di gestire tutte le aree del sistema in modo coerente con strumenti e modelli di deployment comuni Le tecnologie Microsoft per l ECM Panoramica Microsoft Office System 12 è una piattaforma ECM di fascia enterprise che offre livelli di qualità superiore e un avanzata architettura integrata, progettata per risolvere le problematiche note della gestione dei contenuti in ambito aziendale. I server SharePoint di Office 12, il cui rilascio è previsto per la seconda metà del 2006, includono funzionalità ECM complete che concretizzano la vision Microsoft di ECM globale. Su questa solida base, Microsoft ha sviluppato una piattaforma ECM che permette alle organizzazioni di usufruire degli straordinari vantaggi di una soluzione integrata per la gestione dell intero ciclo di vita di tipi di contenuti differenti, tra cui documenti, moduli, immagini, messaggi di posta elettronica, messaggistica immediata e molto altro. Tale piattaforma include infatti tutti i componenti necessari per soddisfare le esigenze delle diverse aree ECM: gestione dei contenuti Web, gestione dei dati, gestione/condivisione dei documenti, ricerca e workflow. Questi componenti sono inoltre progettati per essere completamente integrati fra loro, assicurare la massima flessibilità e interoperare con altre tecnologie. L interfaccia intuitiva e l integrazione con le più diffuse applicazioni Microsoft (come Word, Outlook, FrontPage e Internet Explorer) favoriscono l accettazione e l utilizzo autonomo da parte degli utenti finali, riducendo al minimo le richieste di supporto IT, poiché gli utenti possono utilizzare la soluzione ECM come un estensione delle proprie attività lavorative. Anche il tempo dedicato dallo staff IT alla manutenzione risulta ulteriormente ridotto, grazie alla possibilità di distribuire e gestire la soluzione in modo centralizzato mediante strumenti e servizi comuni. Infine, la soluzione offre la flessibilità e la scalabilità necessarie per soddisfare le esigenze di qualsiasi tipo di organizzazione, sia che venga distribuita a livello di team che nell intera organizzazione. La vision Microsoft di ECM globale implementata nei server SharePoint di Office 12 è basata sui seguenti principi: Offrire un set di funzionalità completo in una piattaforma unificata Il principale obiettivo di Microsoft nell ambito dell ECM era creare una piattaforma integrata basata su un framework comune di componenti e tecnologie, capace di offrire scalabilità, interoperabilità e stabilità. Questa architettura unificata offre un set comune di servizi, quali il 11

10 framework per Web part, la ricerca integrata, la gestione integrata di utenti e diritti utente, la gestione dei diritti digitali (Digital Rights Management), il flusso di lavoro, il modello di protezione e la collaborazione, oltre a un infrastruttura unificata per l archiviazione di oggetti ECM di qualsiasi tipo e dimensione: documenti, messaggi di posta elettronica, moduli, immagini, oggetti per contenuti Web, thread di discussione, elenchi, collegamenti Web e così via. Tutto questo assicura integrazione e coerenza tra le diverse aree ECM (gestione dei documenti, gestione dei dati, gestione dei contenuti Web e gestione dei moduli). L architettura ECM integrata progettata da Microsoft supporta inoltre utenti singoli, team e business unit attraverso siti Intranet, Extranet e Internet senza dover ricorrere all utilizzo di sistemi differenti per i diversi scenari. Questa architettura unificata consente di riutilizzare applicazioni, codice e contenuti dei siti, offrendo a sviluppatori e professionisti IT un esperienza di sviluppo e deployment comune, e assicura maggiore rapidità di implementazione, costi di formazione contenuti e riduzione del carico di lavoro per lo staff IT, che non deve più gestire soluzioni diverse per ogni funzione aziendale. Ottenere la massima diffusione tra gli utenti Nata per rendere le tecnologie ECM accessibili a tutti gli information worker, la soluzione Microsoft è stata progettata con l obiettivo prioritario della semplicità d uso, ottenuta grazie a strumenti e interfacce già noti agli utenti e che non richiedono una particolare formazione. Microsoft ha infatti sviluppato la propria piattaforma ECM sul familiare ambiente dei prodotti e delle tecnologie SharePoint, offrendo un interfaccia browser comune per tutti i tipi di contenuto utilizzati. Questa profonda integrazione con l ambiente di Microsoft Office rende la piattaforma ECM sviluppata da Microsoft una naturale estensione del processo di creazione dei contenuti e agevola l allineamento degli utenti alla strategia ECM dell organizzazione a cui appartengono. Agli utenti non sono richiesti cambiamenti significativi: dovranno semplicemente estendere le operazioni svolte sui normali documenti, anziché apprendere processi completamente nuovi. Mentre le funzionalità ECM sono accessibili tramite browser e attraverso le precedenti versioni di Microsoft Office, il client di Office 12 presenta diversi nuovi punti di integrazione appositamente pensati per gli information worker, come la possibilità di avviare un flusso di lavoro dal menu File dell applicazione client, l impostazione di avvisi di notifica per le attività di workflow in attesa di completamento, la visualizzazione delle proprietà dei documenti in un pannello informativo, la visualizzazione dei criteri di un sito sui documenti e l acquisizione di file di libreria non in linea in Microsoft Outlook. Soddisfare le esigenze degli ambienti eterogenei La capacità di coesistere e interoperare con la miriade di sistemi attualmente in uso è un elemento fondamentale della filosofia di progettazione dell architettura Microsoft. In quest ottica, Microsoft si è assunta l impegno di creare una soluzione aperta, realizzata attraverso l uso di API rese pubbliche (in linea con una filosofia di progettazione basata su protocolli comuni e standard aperti come l XML) o attraverso il supporto dei Web service. 12

11 L integrazione con l hardware, il software e gli ambienti di rete già esistenti è e sarà sempre un requisito critico. Poiché considera estremamente importante consentire ai clienti di sfruttare i propri investimenti IT mediante punti di integrazione e per l interoperabilità, Microsoft continuerà a rendere disponibili sempre nuove Web part per l integrazione con applicazioni comuni come SAP, estendendo l ECM gradualmente a tutti gli aspetti della vita lavorativa delle organizzazioni. Assicurare la massima flessibilità Sebbene decisa a fornire un set completo di funzionalità ECM pronte all uso, Microsoft è consapevole del fatto che ogni azienda ha esigenze uniche. Anziché considerarle secondarie, i team di sviluppo Microsoft hanno investito tempo e risorse sostanziali nella comprensione di questi tipi di necessità e nella messa a punto delle modalità di estensione più adeguate a supportarli. Tale estensibilità va dalla semplice configurazione delle funzionalità predefinite alla possibilità di operare personalizzazioni volte a rispondere a esigenze specifiche mediante ambienti di sviluppo noti come Microsoft FrontPage e Visual Studio Per esempio, poiché ogni cliente ha un idea diversa riguardo a cosa debba accadere alla scadenza di un documento, in fase di progettazione della soluzione ECM di Microsoft anziché adottare una posizione rigida è stato scelto di trattare la scadenza dei documenti come un evento estensibile. Analogamente, nel framework ECM di Microsoft le organizzazioni possono creare tipi di contenuti, criteri e workflow in base alle specifiche esigenze. Un ampia rete di partner Microsoft e ISV (Independent Software Vendor) offre inoltre numerose applicazioni e soluzioni personalizzate. 3.2 I componenti chiave dell offerta ECM di Microsoft La figura riportata di seguito illustra lo schema delle funzionalità ECM implementate nei server SharePoint di Office 12 che saranno supportati dalla prossima versione di Windows SharePoint Services (WSS) e dalla famiglia di prodotti desktop Office. Interfaccia utente Principali funzionalità ECM Microsoft Office Gestione dei documenti Gestione dei dati Browser Web Gestione dei contenuti Web Gestione dei moduli Servizi comuni ECM Ricerca Workflow Collaborazione Protezione Gestione dei diritti Controllo Architettura di archiviazione Nelle sezioni che seguono vengono descritte le diverse funzionalità ECM offerte da Microsoft e i servizi comuni che le supportano. 13

12 3.3 Funzionalità di gestione dei documenti Indipendentemente dal reparto in cui lavorano, gli utenti di un organizzazione sono consapevoli dei problemi legati alla gestione dei documenti. In genere, il ciclo di vita di un normale documento prevede che questo venga prima creato, poi salvato, forse condiviso con altri utenti e forse da questi modificato. Tutte le nuove versioni sviluppate nel corso di questo processo devono essere tracciate e organizzate. La soluzione ECM di Microsoft aiuta le organizzazioni a gestire i propri documenti mettendo in atto criteri appropriati per ogni fase del ciclo di vita dei documenti. Gli archivi centralizzati semplificano l individuazione delle informazioni e consentono di impostare criteri che per tracciare i documenti in tutta l organizzazione tramite etichette e codici a barre. Tale archiviazione centralizzata e gestita facilita la previsione dei requisiti di archiviazione e la tutela del patrimonio informativo dall uso non autorizzato e dalla perdita accidentale attraverso misure di protezione a livello di singolo elemento e mediante l impiego della tecnologia IRM (Information Rights Management). Le capacità di gestione dei documenti offerte da Microsoft consentono alle organizzazioni di sfruttare l esperienza di cui dispongono e agevolano il flusso di lavoro tramite strumenti di collaborazione come le funzionalità per l archiviazione e l estrazione dei documenti, il controllo delle versioni e i workflow per l automazione dei processi di approvazione e revisione. 3.4 Funzionalità di gestione dei dati La gestione dei dati è stata a lungo considerata un attività secondaria e marginale. Solo di recente, con l entrata in vigore di normative come la legge Sarbanes-Oxley, le organizzazioni hanno iniziato a prestare maggiore attenzione a questo importante aspetto del ciclo del business. Fondamentali in questo ambito sono una chiara attribuzione delle responsabilità nella gestione dei dati sia a livello di organizzazione che di reparto, la necessità di ridurre il volume di dati obsoleti mediante un costante aggiornamento e, ovviamente, l esigenza di assicurare la massima trasparenza e di proteggere l organizzazione da controlli e problemi di carattere legale. Una buona politica di gestione dei dati tutela infine le informazioni vitali per l azienda garantendo la continuità delle attività di business anche in caso di problemi. Le funzionalità di gestione dei dati incluse nei server SharePoint di Office 12 offrono al personale responsabile dei dati la possibilità di configurare un archivio coerente con il piano di gestione dei file dell organizzazione. Questo archivio opera come una cassaforte, impedendo che i dati vengano alterati in alcun modo. È possibile creare più librerie per organizzare i diversi tipi di dati aziendali nonché configurare criteri coerenti con i piani di conservazione adottati. I dati possono essere acquisiti da fonti esterne, per esempio i sistemi di gestione dei documenti, i server di posta elettronica e Microsoft Outlook, per poi essere inseriti nella giusta posizione 14

13 dell archivio. Il sistema permette di gestire anche dati fisici e prevede la possibilità di specificare un azione da compiere alla data di scadenza, per esempio l eliminazione dei dati o l avvio di un flusso di lavoro che consenta al responsabile dei dati di spostarli in un archivio più a lungo termine. Attivando alcuni criteri di controllo, tutte le attività possono essere registrate in un log a disposizione degli amministratori. La funzionalità di mantenimento permette di rendere più semplici le attività di verifica legale disattivando il criterio di conservazione per i dati desiderati, in modo che non vengano eliminati alla scadenza. 3.5 Funzionalità di gestione dei contenuti Web Il principale obiettivo del sistema di gestione dei contenuti Web di Microsoft è aiutare le aziende a comunicare in modo efficace con dipendenti, partner e clienti, assicurare l uniformità del brand e dello stile aziendali e consentire agli utenti di provvedere autonomamente alla pubblicazione. La soluzione Microsoft per la gestione dei contenuti Web consente alle organizzazioni di gestire facilmente e mantenere costantemente aggiornati più siti multilingue e i contenuti per i dispositivi portatili. I server SharePoint di Office 12 offrono avanzate funzionalità di gestione dei contenuti, che possono essere creati utilizzando un semplice editor basato su browser. La possibilità di creare i contenuti direttamente nel contesto delle pagine Web offre agli utenti un maggiore controllo visivo del processo. Grazie alle funzionalità per la conversione in pagine HTML, è anche possibile utilizzare Microsoft Word come strumento per la creazione dei contenuti. I workflow predefiniti consentono di inviare i contenuti per l approvazione prima di procedere alla pubblicazione sul sito. Il sistema offre un controllo flessibile dell aspetto del sito e la possibilità di mantenerlo separato dal contenuto. L esplorazione dei siti può essere impostata tramite i controlli di esplorazione predefiniti e le numerose opzioni di configurazione, mentre il supporto degli stili CSS garantisce il massimo controllo sull aspetto del sito. Gli autori possono pubblicare con semplicità i contenuti su più siti Web, grazie a un modello di pubblicazione a più stadi che permette al gestore del sito di configurare la pubblicazione automatica in modo che le pagine vengano prelevate da un sistema di prova e trasferite sul sito Web a intervalli regolari. Una funzionalità di distribuzione rapida consente agli autori di spostare direttamente i contenuti dal sistema di prova a quello di produzione senza ricorrere allo staff IT nel caso in cui sia necessario procedere immediatamente alla pubblicazione. Le funzionalità di gestione dei contenuti Web includono anche un sistema di gestione delle varianti dei siti, che permette agli utenti di gestire un sito in diverse forme, pubblicare in diverse lingue e inviare contenuti ai dispositivi portatili. Tramite una nuova console di gestione, che presenta una visualizzazione dei contenuti del sito simile a quella di Esplora risorse, i gestori dei siti possono eseguire operazioni in batch su un gran numero di elementi (come l invio per l approvazione) ed eseguire report su più siti di una determinata raccolta. 15

14 Le organizzazioni possono accedere rapidamente al Web sfruttando modelli generici che consentono di creare da zero siti Internet e Intranet. Le prestazioni del sistema sono state ottimizzate per siti estremamente scalabili. Sono supportati sia l accesso ordinario di utenti anonimi che l autenticazione tramite moduli basata su diversi sistemi di iscrizione dei membri. La soluzione include il supporto per Active Directory, Active Directory Application Mode (ADAM) e LDAP. È possibile offrire ai membri autenticati un esperienza di esplorazione personalizzata. 3.6 Gestione dei moduli I moduli sono un componente chiave di ogni processo di business. In genere, vengono impiegati per acquisire e convalidare i dati utilizzati nei processi e nascondono le complessità del processo di business sottostante. Con il servizio Forms Services offerto dai server di Office 12 è possibile creare moduli compilabili tramite numerosi browser, per permettere a un vasto numero di potenziali clienti per esempio di presentare una richiesta di finanziamento o di inoltrare una richiesta di assistenza tramite Internet, Extranet o Intranet. Per la creazione di nuovi moduli sono disponibili parti modello predefinite che ne assicurano l uniformità e sfruttano connessioni preconfigurate fra i dati per velocizzare la progettazione delle soluzioni basate su moduli. 16

15 Conclusioni La gestione dei contenuti in ambito aziendale è ormai una priorità tanto per i CEO quanto per i responsabili IT. Per questo motivo Microsoft è attualmente impegnata nella progettazione e innovazione di tecnologie e soluzioni ECM efficaci. Microsoft intende così offrire ai clienti la possibilità di trarre il massimo beneficio dai contenuti e dalle competenze del personale di cui dispongono, supportando l intero ciclo di vita dei contenuti attraverso la gestione delle fasi di creazione, collaborazione, gestione, pubblicazione, riutilizzo, archiviazione e scadenza. Poiché l accettazione da parte degli utenti finali rappresenta un fattore chiave per il successo dei sistemi ECM, l impegno di Microsoft si è focalizzato sull integrazione di strumenti intuitivi in un ambiente familiare, per motivare gli utenti non solo ad adottare le soluzioni ECM, ma anche ad apprezzarne appieno la capacità di semplificare e rendere più efficiente le loro attività lavorative. Microsoft sta così conquistando una posizione leader nel settore dei nuovi sistemi ECM integrati e orientati agli utenti. Considerando prioritaria l implementazione delle funzionalità ECM nei server SharePoint di Office 12 e sviluppando una soluzione completa, integrata con ambienti familiari quali Microsoft Outlook, Word, PowerPoint ed Excel, Microsoft ha scelto di offrire alle organizzazioni una soluzione intuitiva, facilmente integrabile nei processi operativi esistenti e in grado di abbattere i tempi di formazione e il carico di lavoro che grava sui reparti IT. Grazie agli strumenti comuni condivisi da tutta la piattaforma che rendono ancora più semplici le attività di deployment e gestione di questa soluzione, i reparti IT potranno ottenere un ulteriore risparmio in termini di tempi e costi. Sviluppata sulla base tanto delle esigenze comuni a tutte le aree ECM (gestione dei documenti, gestione dei dati, gestione dei contenuti Web e gestione dei moduli) quanto degli specifici requisiti di ciascuna di queste aree, la soluzione globale offerta da Microsoft può essere estesa a tutta l organizzazione. Anche se in prima battuta può sembrare una sfida insormontabile, con il tempo le organizzazioni scopriranno che utilizzando una soluzione ECM intuitiva e scalabile la gestione dei contenuti aziendali può facilmente diventare una parte integrante dei loro processi di business e un fattore essenziale per il successo delle loro attività. 17

16 Appendice A. Scelta dei partner per le tecnologie ECM Nell ambito del suo impegno per arricchire questa piattaforma globale con nuovi servizi e infrastrutture essenziali, Microsoft lavora a stretto contatto con i suoi principali partner, le cui sofisticate soluzioni verticali sono destinate ad accrescere ulteriormente il valore della piattaforma Microsoft. L integrazione di tali soluzioni nel framework ECM di Microsoft permetterà infatti di risolvere nuove esigenze dei clienti. Microsoft pertanto considera estremamente importanti le relazioni con i partner strategici sul fronte delle tecnologie e dei servizi. I partner Microsoft offrono le seguenti funzionalità ECM: Gestione delle immagini. Include la scansione batch e di un numero elevato di immagini e le tecnologie di riconoscimento OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition). Gestione della tassonomia. Include strumenti per la gestione dei metadati in tutta l organizzazione. Archiviazione a lungo termine e inserimento dei messaggi di posta elettronica nel diario Integrazione dei contenuti. Include la possibilità di eseguire ricerche negli archivi dei contenuti di terze parti e di spostare elementi da e verso i server SharePoint di Office 12 e negli archivi dei contenuti di terze parti. Gestione delle risorse digitali. Include la gestione di risorse digitali di grandi dimensioni come video, immagini e altri oggetti in formato digitale. Soluzioni di business verticali e per la conformità. Include le soluzioni verticali per settori come quello finanziario, dei servizi finanziari e legali, della Pubblica Amministrazione e dei servizi pubblici, oltre alle soluzioni per la conformità con le normative in vigore (Sarbanes-Oxley, HIPAA e altre). 18

17 Le informazioni contenute in questo documento rappresentano l attuale posizione di Microsoft Corporation nei confronti dei problemi discussi al momento della pubblicazione. Per la necessità da parte di Microsoft di rispondere alle mutevoli condizioni del mercato, le informazioni fornite non impegnano in alcun modo Microsoft, che non garantisce l accuratezza delle informazioni presentate dopo la data di pubblicazione. Questo documento è esclusivamente per scopi informativi. MICROSOFT ESCLUDE OGNI GARANZIA ESPRESSA O IMPLICITA PER LE INFORMAZIONI FORNITE IN QUESTO DOCUMENTO. Il rispetto di tutte le applicabili leggi in materia di copyright è esclusivamente a carico dell utente. Fermi restando tutti i diritti coperti da copyright, nessuna parte di questo documento potrà comunque essere riprodotta o inserita in un sistema di riproduzione o trasmessa in qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo (in formato elettronico, meccanico, su fotocopia, come registrazione o altro) per qualsiasi scopo, senza il permesso scritto di Microsoft Corporation. Microsoft può essere titolare di brevetti, domande di brevetto, marchi, copyright o altri diritti di proprietà intellettuale relativi all oggetto del presente documento. Salvo quanto espressamente previsto in un contratto scritto di licenza Microsoft, la consegna del presente documento non implica la concessione di alcuna licenza su tali brevetti, marchi, copyright o altra proprietà intellettuale.

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