Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 1/12

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1 Tutti i documenti digitali di questo corso (PDF, MP3, QuickTime, MPEG, eccetera) sono firmati con firma digitale e marcatura temporale ufficiali e sono di proprietà dell'autore. Qualsiasi tentativo di copia o duplicazione anche parziale sarà perseguito legalmente. Azienda in America Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco In questa lezione faremo una prima esplorazione nel mondo fiscale delle piccole imprese statunitensi. Vedremo i requisiti che l Internal Revenue Service (agenzia delle entrate statunitense) pone in termini di documenti da conservare, di spese da documentare e di procedure contabili da seguire. E' un esplorazione in generale, giusto per darvi un orientamento, nelle prossime lezioni scenderemo più in dettaglio. Vi chiederete per quale motivo un imprenditore statunitense debba conoscere gli aspetti fiscali della propria società. Non è forse sufficiente delegare ogni cosa al commercialista e lasciare che sia lui o lei a preoccuparsi delle dichiarazioni dei redditi e della documentazione fiscale? Non è possibile per vari motivi. Innanzi tutto negli Stati Uniti sono previste numerose detrazioni e agevolazioni fiscali che il singolo imprenditore deve conoscere in modo da raccogliere, nel corso della sua attività quotidiana, la documentazione necessaria per richiedere tali detrazioni al momento di presentare la dichiarazione dei redditi. Non è difficile da fare, basta sapere che cosa è detraibile e che documentazione è necessaria, come descritto nelle lezioni specifiche che abbiamo sviluppato per la parte fiscale. In secondo luogo, l imprenditore deve sapere come gestire il contabile e il commercialista sapendo cosa chiedere e cosa pretendere. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 1/12

2 Nella maggior parte dei casi, il commercialista e il contabile conoscono i requisiti dell'irs, ma non possono scendere nel dettaglio necessario per gestire la vostra azienda, possono semplicemente darvi alcuni consigli generali. Inoltre può anche capitare che il commercialista e il contabile commettano errori e quindi il fatto che voi conosciate i meccanismi, conosciate le parole chiave, conosciate i documenti importanti, vi permette di controllare l'attività di questi professionisti e di meglio governare la vostra azienda. Un altro valido motivo per avere informazioni in materia è di condurre le transazioni di lavoro in modo compatibile con i requisiti contabili e fiscali. Voi produrrete regolarmente documentazione di vario tipo: ricevute, fatture, bollette, altri documenti che attestano il verificarsi delle transazioni. Il modo in cui generate tali documenti e il modo in cui li archiviate, può fare la differenza nel momento in cui compilate un bilancio oppure una dichiarazione dei redditi. Sapendo già dal principio cosa dovete tenere e come dovete organizzare le cose, risparmierete tantissimo tempo in un secondo momento. Sapendo come muovervi, potrete impostare e seguire una strategia fiscale che vi faccia risparmiare tempo e denaro. Cominciamo quindi con alcune definizioni chiave che sono utili per questa lezione. Bookkeeping, che vuol dire tenuta dei libri contabili, è la registrazione sistematica delle transazioni economiche di un'azienda. Single-entry bookkeeping (contabilità a partita singola): è un tipo di contabilità adatta solo per piccole società che svolgono attività di servizio. Ogni transazione viene registrata una volta sola e il profitto è dato semplicemente dalla differenza tra le ricevute di versamento (le entrate) e le ricevute di spesa (le uscite). Double-entry bookkeeping (contabilità a partita doppia): è un sistema contabile che registra ogni transazione due volte, sia come credito che come debito. I crediti rappresentano le fonti di finanziamento per l'azienda, i debiti rappresentano invece l'impiego di tali finanziamenti. Viene usata per la maggioranza delle aziende e in particolare per le società che hanno beni (che in inglese prendono il nome di assets) in aggiunta alle semplici entrate e uscite. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 2/12

3 La contabilità a partita doppia è relativamente semplice, una volta che se ne sono compresi i meccanismi fondamentali, e al tempo stesso offre il più alto livello di controllo possibile sui conti di una società. Il suo uso richiede addestramento ed esperienza perciò viene solitamente delegata a un contabile qualificato, tuttavia è utile comprenderne le caratteristiche principali in modo da leggere agevolmente i resoconti contabili che vi verranno presentati. Ogni transazione richiede due scritture nel registro contabile dell azienda il che riduce di molto la possibilità di errore perché avremo due colonne separate che, una volta sommate ciascuna per contro proprio, dovranno darci lo stesso totale. Infatti nella partita doppia, la somma di tutti i debiti deve sempre essere uguale alla somma di tutti i crediti. Facciamo un esempio pratico. La banca applica 10 dollari di spesa per la gestione del vostro conto. Aggiungerete quindi $ 10 alla colonna dei debiti e toglierete $ 10 alla colonna dei crediti perché il contante sul nostro conto corrente è diminuito di 10 dollari. Ogni incasso, ogni spesa, ogni movimento di denaro viene sempre registrato due volte. Immaginate di scrivere su un registro di carta che contenga tutte le vostre scritture contabili. Alla sinistra ci saranno i debiti e alla destra ci saranno di crediti. In fondo alle due colonne dovrete trovare lo stesso totale, il che vi comunicherà a colpo d occhio che non ci sono errori nelle registrazioni. Usando un computer, la doppia registrazione avviene in automatico e diventa abbastanza semplice tenere la partita doppia. Passiamo al prossimo termine che è Recordkeeping, che può essere tradotto con registrazione delle transazioni. Si tratta dell'inserimento dei singoli incassi e delle singole spese nei libri contabili di una società. Gross receipts (che potremmo tradurre come fatturato): è il totale delle entrate della società. Deductions (detrazioni): sono invece le spese sostenute per l'attività aziendale che possono essere detratte dal fatturato per ottenere l'utile netto. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 3/12

4 Viste queste definizioni, passiamo ora alle regole. La vostra società deve tenere aggiornati i seguenti documenti: Un balance sheet (stato patrimoniale) che deve essere aggiornato almeno una volta l'anno, meglio se ogni trimestre oppure ogni mese. Un income statement (conto economico) che va di nuovo generato almeno una volta all'anno, oppure ogni trimestre oppure una volta al mese. Un bank reconciliation (la riconciliazione bancaria) che va preparato almeno una volta all'anno per ogni singolo mese, oppure ogni trimestre oppure ogni mese. Gli estratti conto bancari che devono essere mensili. Gli estratti conto di Pay Pal o di altro sistema di banking alternativo, che devono essere conservati e presentati assieme agli estratti conto della banca per tutto il periodo considerato. Le registrazioni contabili che vanno tenute aggiornate per tutto il periodo considerato: un anno, un trimestre oppure un mese. Le ricevute delle spese che devono essere conservate per ogni mese. Un diario dei viaggi e degli incontri con i clienti che deve essere tenuto aggiornato, nel caso in cui voi abbiate diverse spese legate ai viaggi. Una descrizione del sistema contabile in uso che dev'essere disponibile tra i documenti dell'azienda. La legge non richiede di mantenere i documenti contabili in una forma particolare, ma richiede la presenza di registrazioni contabili complete per ogni azienda. L'impostazione dei libri contabili va fatta all'inizio dell'attività dell'azienda, basandosi sul Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 4/12

5 tipo di anno fiscale scelto, che solitamente coinciderà con l'anno solare, ma che potrebbe anche essere legato a un anno di tipo diverso e cominciare ad esempio a marzo per proseguire fino al marzo dell'anno successivo. Bisogna anche selezionare il tipo di contabilità, partita singola o partita doppia. Tuttavia la selezione non è necessaria quando si usa un software per la gestione della contabilità, infatti sarà il software a scegliere automaticamente la modalità corretta in funzione del tipo di spese che inseriamo e in funzione degli asset, ossia degli eventuali beni che mettiamo nelle registrazioni contabili, e in funzione del tipo di entrate. Tipicamente i software più diffusi generano una partita doppia, ma la complessità della gestione della partita doppia viene nascosta dalla semplicità del software che fa tutto in automatico. E' possibile tenere tutte le registrazioni in elettronico, a condizione di stilare un documento che descriva: Quali programmi state utilizzando. Le procedure seguite nell'uso di ciascun programma. I controlli che eseguite per accertarvi che l'elaborazione dei dati sia corretta. I sistemi che usate per impedire l'aggiunta, l'alterazione o la cancellazione non autorizzata delle registrazioni contabili. Ci sono tuttavia alcuni documenti che vanno conservati in originale, ad esempio i contratti, gli atti di proprietà degli immobili e qualsiasi tipo di licenze o permessi che sono stati ricevuti dallo Stato. Questi dovrebbero essere tenuti in una cassaforte oppure in un cassettiera con chiusura a chiave e possibilmente protetta dal fuoco. Non volete che questi documenti vengano danneggiati involontariamente durante un incendio e non volete nemmeno che vengano perduti o rubati. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 5/12

6 I documenti societari e contabili, per esempio i verbali di assemblea e le copie delle dichiarazioni dei redditi, che non sono d'importanza vitale ma che devono comunque essere presenti, possono essere tenuti in un semplice raccoglitore, divisi per argomento e per periodo temporale. I file elettronici che contengono le copie delle ricevute, delle fatture, della contabilità nel suo insieme e di tutti i documenti relativi all'azienda e alla sua attività dovrebbero essere tenuti in copia multipla (backup) e in località diverse. Esistono servizi anche gratuiti, disponibili su Internet, che permettono di fare copie a distanza e di replicare automaticamente gli stessi file su computer differenti. Questi sistemi, tra l'altro, risultano anche molto comodi per scambiare le informazioni con il proprio contabile o con altri professionisti con cui si collabora. L'importante è che le ricevute di spesa siano conservate, per lo meno in copia, in modo che siano disponibili al momento di doverle presentare su richiesta. La perdita delle ricevute può comportare la perdita delle detrazioni e può anche comportare multe in caso di revisione dei conti da parte dell'irs, l'agenzia delle entrate statunitense. Tale revisione in inglese prende il nome di audit. Una procedura funzionale consiste nell eseguire scansioni regolari delle ricevute e dei documenti cartacei, così da avere copie elettroniche multiple il più possibilmente aggiornate. L'IRS consente di utilizzare un Electronic Imaging System per l'archiviazione dei documenti. Per Electronic Imaging System s intende un sistema che possa creare una copia elettronica permanente dei vari documenti. L'elaborazione e il backup dei documenti tipicamente avverrà su dischi magnetici (hard disk) e, di tanto in tanto, si produrranno copie permanenti su CD o su DVD. La documentazione delle entrate è abbastanza semplice, solitamente si emette una fattura oppure s'incassa un assegno. L'assegno verrà incassato sul conto corrente aziendale, quindi c'è traccia del denaro che entra. Nel caso di ristoranti e negozi, la gran parte degli incassi avverrà con addebito su carta di credito oppure su carta di debito e nel caso degli incassi in contante ci sarà una registrazione di ogni singolo incasso e del deposito del contante in banca. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 6/12

7 Più complessa è invece la registrazione delle uscite e delle spese. Vediamo le categorie di detrazioni tipicamente ammesse. Abbiamo le spese per l'automobile o per gli altri veicoli aziendali, che sono naturalmente rapportate all'effettivo uso aziendale, quindi se l automobile viene usata sia per uso personale che per uso aziendale, potrete detrarre soltanto la percentuale di uso aziendale. Abbiamo le utenze (utilities) che includono: telefono, luce, connessione a Internet, acqua, raccolta della spazzatura; quindi includono tutte le spese fisse che vengono sostenute per le utenze di uso aziendale. Materiali di consumo (supplies) come la cancelleria, i tovaglioli di carta e gli ingredienti da cucina se avete un ristorante, i materiali da costruzione se avete un cantiere, eccetera. Servizi legali e professionali. Qui entrano i costi del commercialista, dell'avvocato, di tutti i vari consulenti che possono lavorare per voi. L'assicurazione (insurance) il che include qualsiasi polizza utile per l'attività aziendale. Il deprezzamento (depreciation) che riporta la svalutazione di un bene tangibile che viene usato dalla società e il cui costo viene detratto gradualmente per la durata della vita utile stimata del bene. Supponiamo che abbiate un automobile e che questa possa essere deprezzata nell arco di cinque anni. Dividerete il suo valore nei cinque anni, usando formule prestabilite, e ogni anno per cinque anni porterete in detrazione una porzione del valore da deprezzare. Le tasse diverse dall imposta sul reddito possono essere portate in detrazione nella dichiarazione dei redditi. Parliamo di tasse immobiliari, tasse locali pagate alla città, tasse pagate per i dipendenti, eccetera. La pubblicità (advertising) e qualsiasi forma di promozione possibile per l'azienda. Le riparazioni (repairs) che possono includere le riparazioni a immobili oppure ad Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 7/12

8 attrezzature. L'affitto (rent) di proprietà o di attrezzature usate per il business. I viaggi (travel) ossia i costi per viaggi di lavoro. In caso di viaggio è necessario anche tenere: Le spese di viaggio (travel expenses) vale a dire i biglietti di treno, di aereo, di autobus, la benzina, il pedaggio autostradale, il parcheggio e cosi via. L'alloggio (lodging) vale a dire le spese per l'hotel o per qualsiasi altro alloggio documentabile. I pasti (meals) vale a dire le spese per i tre pasti giornalieri secondo i limiti previsti. Le spese accessorie (incidentals) che possono contenere i costi telefonici, il taxi e cosi via. Se siete in viaggio per lavoro, dovete tenere traccia della data di partenza e di ritorno, dei giorni effettivamente spesi per lavoro durante il viaggio e di chi avete incontrato e per quale motivo. L'estratto conto della carta di credito può essere usato per documentare le spese di viaggio, a condizione di usare la carta aziendale. Anche le ricevute dell'hotel possono documentare diverse spese contemporaneamente se magari restate in hotel anche per mangiare e se le spese telefoniche e altre spese accessorie vengono pagate dal conto della camera. Vediamo una regola generale sulle detrazioni: le spese devono essere ordinarie e necessarie per la conduzione del business. Queste sono le due parole chiave: ordinarie e necessarie. Ordinarie significa che sono comuni nell'attività di business considerata e compaiono anche nell'attività di altre aziende simili. Necessarie significa che contribuiscono effettivamente allo sviluppo del business e sono appropriate per il tipo di business svolto. Perciò, ad esempio, se voi tagliate l'erba e fate la Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 8/12

9 manutenzione dei giardini, l'acquisto di un nuovo tagliaerba è appropriato, invece l'acquisto di una borsa in pelle è meno appropriato visto che è poco credibile che la usiate per lavoro. La maggior parte delle spese ammesse possono essere detratte al 100% il che vuole dire che per ogni dollaro di spesa, risparmiate 35 centesimi di tasse, nel caso in cui la vostra aliquota fiscale sia del 35%. Supponiamo che siete andati a trovare l'avvocato e che l'avvocato vi ha fatto pagare 700 dollari di parcella, questi 700 dollari vengono inseriti integralmente nei costi aziendali e vengono detratti integralmente dal fatturato. Esistono anche i crediti fiscali. Vediamo la differenza tra crediti e detrazioni. Alcune spese possono essere detratte nella forma di credito fiscale, in questo caso per ogni dollaro di spesa si risparmia un dollaro di tassa. Di conseguenza, i crediti fiscali sono molto più importanti delle detrazioni fiscali e tipicamente si applicano a spese che non sono diversamente detraibili. Alcune detrazioni sono chiaramente identificate e codificate nelle leggi fiscali ad esempio: Affitti e noleggi Compensi ai dipendenti La copertura sanitaria pagata dalla società. I costi pubblicitari. I costi degli autoveicoli. I crediti insoluti, vale a dire prestiti fatti e non restituiti e pagamenti mancati. Furto o perdita per smarrimento o distruzione. Manutenzione, riparazione e miglioramento energetico delle proprietà e delle attrezzature. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 9/12

10 I piani pensionistici. Le spese di avviamento del primo anno. Le spese di viaggio e d'intrattenimento. Le spese per l'ufficio. Le tasse e gli interessi. Le spese che abbiamo elencato sopra sono sempre detraibili, secondo meccanismi definiti per ciascun tipo. Esistono, poi, altre detrazioni che sono disponibili secondo il criterio di ordinarie e necessarie, vediamone le categorie. Abbonamenti e quote d'iscrizione. Assicurazioni. Commissioni di vendita. Costi bancari e costi per l'uso della carta di credito. Costi di formazione. Le donazioni a istituti caritatevoli. Lavoro dato a terzi (outsourcing). Licenze e permessi. Materiali di consumo e di produzione. Pagamenti a direttori o appaltatori. Penalità, multe e danni. Spese di trasloco. Spese per la ricerca del lavoro. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 10/12

11 Uniformi e abbigliamento. Per chiarire il concetto di ordinarie e necessarie facciamo un paio di esempi. Prediamo il caso dell'abbigliamento. Se comperate una tuta da lavoro per la vostra officina, è detraibile, se comperate la pelliccia per la moglie naturalmente non è detraibile. Facciamo un altro esempio e prendiamo gli abbonamenti e le quote d'iscrizione. Se siete abbonati a una rivista specializzata che si occupa del vostro settore, la potete portare in detrazione. Se siete invece abbonati alla piscina oppure alla palestra, non è possibile portarla in detrazione. Come vedete il campo delle detrazioni è veramente molto ampio perciò è possibile, restando nella piena legalità, ottenere un profitto netto che a parità di attività è di gran lunga superiore a quello che potreste avere in Italia. In più la documentazione di tali spese è abbastanza semplice: non servono fatture o particolari documenti ufficiali per dimostrare la validità della spesa, ma basta una ricevuta oppure la copia di un assegno. E sufficiente una registrazione tracciabile ufficiale del fatto che voi abbiate effettivamente speso quei soldi. Quindi questo semplifica moltissimo la gestione dell'attività, a condizione di tenere un minimo d'ordine e di sviluppare un proprio sistema per archiviare le varie ricevute, giorno per giorno, settimana per settimana. Abbiamo detto prima che, oltre alle detrazioni, ci sono anche i crediti fiscali. Sono solitamente collegati alla produzione di posti di lavoro, all'assunzione di personale, all'assistenza concessa ai disabili, ma ce ne sono anche alcuni specifici per gli investitori esteri che consentono di evitare la doppia tassazione. In pratica se un particolare reddito è già stato tassato in Italia, viene riconosciuto un credito, quindi una proporzionale diminuzione delle tasse per lo stesso reddito negli Stati Uniti. Questo è molto importante quando ci sono attività che interessano entrambi i Paesi e permette di evitare di pagare le tasse due volte. Roberto Mazzoni Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 11/12

12 Questa pubblicazione ha l obiettivo di fornire informazioni accurate e autorevoli sull argomento trattato basandosi sulle informazioni disponibili al momento della pubblicazione. Gli esempi forniti hanno uno scopo unicamente illustrativo e la pubblicazione viene distribuita con l intesa che né l editore né l autore sono impegnati nel fornire servizi legali, contabili, fiscali o qualsiasi altro tipo di servizio professionale e non si assumono alcuna responsabilità sull uso che ne verrà fatto. Se vi serve assistenza legale, fiscale o qualsiasi altro tipo di assistenza da parte di un esperto, dovrete procurarvi i servizi di un professionista competente. Qualsiasi consiglio di natura fiscale incluso in questa pubblicazione scritta oppure elettronica (incluso qualsiasi file video oppure audio che vi sia collegato) non è stato creato con l intenzione di essere usato, e non può essere usato dal contribuente, al fine di evitare qualsiasi tipo di sanzione che possa essere imposta sul contribuente da qualsiasi autorità o agenzia fiscale governativa. This publication is intended to provide accurate and authoritative information with regard to the subject matter covered based upon information available at the time of publication. Examples given are for illustrative purpose only and the publication is distributed with the understanding that neither the publisher nor the author is engaged in rendering legal, accounting, tax or other professional services and assume no liability whatsoever in connection with its use. If legal, tax or other expert assistance is required, the services of a competent professional should be sought. Any tax advice included in this written or electronic publication (including any video or audio files connected with it) was not intended or written to be used, and it cannot be used by the taxpayer, for the purpose of avoiding any penalties that may be imposed on the taxpayer by any governmental taxing authority or agency. Modulo 4 Lezione 5 I documenti indispensabili per fare contento il fisco - Corso Azienda Pag. 12/12