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1 Tutti i documenti digitali di questo corso (PDF, MP3, QuickTime, MPEG, eccetera) sono firmati con firma digitale e marcatura temporale ufficiali e sono di proprietà dell'autore. Qualsiasi tentativo di copia o duplicazione anche parziale sarà perseguito legalmente. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2 In questa lezione continuiamo la nostra esplorazione delle spese che possono essere detratte dall'imponibile fiscale degli Stati Uniti. Questi sono tutti argomenti che aiutano ad aumentare il profitto potenziale e riducono naturalmente le tasse da pagare a fine anno. Siamo al Modo numero 5 che sono le Spese di viaggio e d intrattenimento. Una società, negli Stati Uniti, può detrarre i costi di viaggio legati all attività lavorativa e può anche detrarre alcune spese per l intrattenimento dei clienti o degli stessi manager e anche soci, e dipendenti. Le voci che si possono detrarre nella categoria sono: Biglietti per spettacoli Costi di trasporto locali Feste organizzate Partecipazione a convention Partite di golf Pasti con i clienti, con gli altri soci o manager o con i dipendenti Regali ai clienti Spese accessorie Trasferte all interno degli Stati Uniti Viaggi all estero Negli Stati Uniti, si dà per scontato che dobbiate spostarvi per raggiungere i vostri clienti e che abbiate la necessità di trascorrere tempo con loro, come pure abbiate la necessità di trascorrere tempo con i vostri soci e con i vostri dipendenti all esterno dell ufficio in cui Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 1/11

2 operate. Potete quindi detrarre qualsiasi costo di viaggio che sia legato ad esigenze lavorative con la sola eccezione del viaggio che serve per recarvi da casa vostra al vostro ufficio, sempre che la vostra sede di lavoro non sia presso un cliente oppure non sia all esterno della vostra area metropolitana. Nel caso in cui abbiate l ufficio in casa, qualsiasi spostamento per lavoro può essere contato per intero. Quindi se avete un ufficio in città, il tempo speso e la benzina spesa per andare dalla vostra casa al vostro ufficio, non vengono contati. Ma se da casa vostra andate direttamente da un cliente, oppure se il vostro ufficio, la vostra sede lavorativa è fuori città, tutti i trasferimenti possono essere detratti integralmente. La regola numero uno nel documentare le spese di viaggio è che dovete indicare la data in cui la spesa è stata sostenuta, altrimenti la detrazione non è valida. Un approccio consigliato per risolvere questo requisito è di tenere un diario giornaliero, oppure un foglio elettronico con una piccola contabilità personale in cui marcatele le spese che fate, gli spostamenti che fate, dove andate giorno per giorno. Ci sono anche le applicazioni che funzionano sul telefonino o sul computer che si possono usare allo scopo. Quando si considerano le spese di viaggio, dovete definire la vostra città di riferimento, perché all intero dei suoi confini alcune detrazioni non sono ammesse. La città di riferimento è il luogo in cui ha sede la vostra società. Qualsiasi spesa fatta al di fuori dei confini della vostra città di riferimento è ammissibile, mentre all interno di tali confini non è possibile dedurre i pasti e anche alcune altre spese. Gli spostamenti all interno della vostra città di riferimento sono considerati locali e se rimanete nei confini della città potete dedurre alcuni costi generali come il chilometraggio per andare a incontrare un cliente oppure per esaminare o mostrare una proprietà, nel caso in cui lavoriate in ambito immobiliare. Tra i costi locali ammessi ci sono anche le spese di parcheggio, i pedaggi, il taxi, la limousine, il biglietto dell autobus, del treno, dell aereo (per i viaggi in giornata) e i costi di manutenzione dell automobile di cui parleremo meglio in una sezione separata. Negli Stati Uniti, se voi andate e tornate in giornata non si considera che sia una trasferta, quindi viene considerato uno spostamento locale anche se avete preso un aereo e siete andati in un altro Stato. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 2/11

3 Per questo abbiamo introdotto i biglietti di aereo nei costi locali ammessi perché si tratta di uno spostamento che vi porta dalla vostra città alla sede del cliente e poi vi riporta alla vostra città. Tutti questi costi sono detraibili al 100%, basta tenere le ricevute e un diario che documenti i vostri spostamenti giornalieri. Il costo dell automobile viene detratto in base alla percentuale d uso lavorativo del veicolo. Se viaggiate all interno degli Stati Uniti, lontano da casa, potete detrarre quasi tutti i costi associati al viaggio: biglietti, pasti, pernottamento e spese accessorie i cosiddetti incidentals. I pasti sono sempre detraibili solo al 50%, però potete includere anche il costo di eventuali ospiti se il pranzo è di lavoro. Per stabilire che si tratta di una trasferta, dovete dormire fuori casa almeno una notte, diversamente se andate e tornate in giornata potrete detrarre solo i costi del viaggio che includono anche qualsiasi costo di taxi, bus o auto a noleggio una volta arrivati a destinazione. Una trasferta, per essere detraibile, va considerata temporanea, quindi non può essere che sia uno spostamento definitivo in un altra località, tuttavia la definizione di temporanea è decisamente molto ampia: non può durare per più di un anno. I costi per vitto e alloggio possono essere detratti portando i singoli costi in detrazione oppure usando una tariffa giornaliera determinata dal governo, la cosiddetta tariffa per diem e ci sono tariffe separate per ciascuna delle due categorie: vitto e alloggio. Tale tariffa forfettaria è utilizzabile solo se avete costituito una società di capitali, come ad esempio una LLC oppure una Corporation. Se siete un singolo individuo che ha un Sole Proprietorship, quindi una società a vostro nome, non potete avere questo tipo di detrazione. Ricordate che, nel caso in cui scegliate la detrazione forfettaria per i pasti, anche qui dovete dividere per due, perché il discorso dei pasti e sempre concesso soltanto al 50%. Ci sono molti altri costi deducibili durante un viaggio che includono la tintoria, le mance pagate per la fornitura di un servizio detraibile (come il taxi, il cameriere, eccetera), fax, telefono, eccetera. Anche in questo caso, se non volete tenere le ricevute, potete semplicemente detrarre $5 di costi accessori per ogni giorno di trasferta. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 3/11

4 Le spese di un parente, ad esempio la moglie, che vi accompagna nel vostro viaggio non sono detraibili a meno che tale parente non lavori per voi. Nel caso siate accompagnati dalla moglie che non lavora con voi e prendete una camera matrimoniale, dovete calcolare il costo equivalente di una camera singola. Nel caso di viaggi che sono sia di lavoro sia di piacere, si separano i costi dell uno e dell altro; tuttavia se lo scopo del viaggio è principalmente di lavoro, potete dedurre per intero il biglietto aereo oppure il costo di qualsiasi altro mezzo di trasporto abbiate utilizzato. Dovrete invece separare i costi per il vitto e l alloggio a seconda del tempo effettivamente speso sul lavoro e il tempo speso a divertirvi. Le regole delle trasferte valgono anche per i viaggi all estero a condizione che siano principalmente per lavoro. Anche una permanenza all estero per periodi inferiori a un anno può essere in parte detraibile. Naturalmente un italiano che sia residente in Italia non potrebbe beneficiarne, ma può scalare il costo dei propri viaggi negli USA se è titolare di una società negli Stati Uniti. Se invece fosse residente o disponesse di un visto che gli permettesse di passare negli Stati Uniti gran parte del tempo, una permanenza in Italia, se legata a motivi di lavoro, potrebbe essere detratta in parte. Tutte le detrazioni particolari, quelle di cui non siete sicuri. naturalmente vanno verificate con il commercialista, e naturalmente il commercialista dovrebbe verificare tutte le vostre detrazioni nel momento in cui prepara la dichiarazione dei redditi. Le spese d intrattenimento possono essere detratte a condizione di documentare chi è stato vostro ospite, quando e dove, quale relazione di business avevate con la persona, che tipo d intrattenimento gli avete fornito e quanto è costato. Dovete parlare di lavoro prima, durante o dopo il pranzo, dovete anche indicare uno scopo sintetico dell incontro che sia sufficiente a descrivere un obiettivo specifico e dovete avere ricevute per le spese sostenute. Un obiettivo specifico potrebbe essere: presentare alcune possibili case da vendere oppure discutere un progetto di promozione congiunto per aumentare il numero dei clienti o per scambiare esperienze sulle attività promozionali, insomma ci deve essere qualcosa di un po' Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 4/11

5 più dettagliato che non semplicemente ho incontrato il signor tal dei tali per lavoro. L IRS richiede che si tenga un Tax Diary, quindi un diario delle persone che incontrate e di quello che fate, e che questo diario venga tenuto aggiornato con regolarità, può anche essere in formato elettronico. Se non avete un Diary disponibile, il tabulato della carta di credito può essere un buon sostituto in molti casi. Quindi usate la carta di credito o la carta di debito aziendale in modo che tutti i costi siano documentabili tramite un documento cartaceo, può essere un buon sostituto in mancanza di un diario. Anche qui chiedete conferma al vostro commercialista nella vostra situazione particolare, diciamo che l'estratto conto della carta di debito o carta di credito è comunque comodissimo, se poi aggiungete anche un diario sarete ancora più sicuri. L elemento centrale per qualsiasi tipo d intrattenimento portato in detrazione è dimostrare che era direttamente correlato al business e che il tipo di business che voi fate si prestava a una situazione di quel tipo. La discussione di business deve avvenire prima, durante o dopo, l'intrattenimento, ma comunque nella stessa giornata in cui si svolge l evento piacevole a cui avete invitato i vostri clienti. Anche qui la detrazione è al 50%. In presenza di una discussione di business, che si svolge in un contesto appropriato, come un ristorante o una sala riunione, è possibile, nella stessa giornata, a giocare a golf, andare a teatro con il cliente oppure a una partita di pallone o di rugby, come preferite e detrarre i costi anche di questi ulteriori divertimenti. Se invece andate direttamente a golf, non è credibile che voi parliate di lavoro sul campo da golf, anche se in realtà potreste benissimo farlo. Tuttavia l'irs richiede che la discussione di lavoro viene fatta in un contesto un po' più formale, un pò più vicino alle abitudini lavorative e quindi in un ristorante, in una sala di riunioni o in una sala di attesa. Se invece partecipate ad un evento dove si raccolgono fondi per uno scopo caritatevole, che può anche essere un torneo di golf, potete detrarre tutti i costi e non ci sono altri vincoli particolari. In certe situazioni, potete detrarre i costi anche se invitate i clienti a cena a casa vostra! Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 5/11

6 Il prossimo modo per risparmiare le tasse è il Modo numero 6 l'automobile Negli Stati Uniti è praticamente impossibile lavorare senza un mezzo di trasporto proprio. Serve almeno una macchina per ogni nucleo familiare e lo stesso veicolo può essere utilizzato sia per usi personali sia per lavoro, detraendo dall imponibile aziendale qualsiasi costo legato alla quota d uso lavorativa. Se avete una sola automobile e vivete con la famiglia negli USA, non potete detrarre il 100% del veicolo perché l IRS richiede che almeno una percentuale di tale veicolo sia destinata all uso familiare: realisticamente, il 50% sarà di uso personale. Nel caso in cui abbiate due veicoli, almeno uno può essere dedicato integralmente al lavoro e il secondo può esservi dedicato in parte. Voi potete usare più veicoli al 100% per lavoro anche se siete da soli: la percentuale d uso dipende dalle miglia percorse per lavoro e non dal tempo d uso effettivo del veicolo. Per esempio potreste avere un pickup per visitare i cantieri, nel caso in cui lavoraste nell edilizia o nelle ristrutturazioni, e potreste avere una berlina oppure una jeep per portare in giro i potenziali clienti. Entrambi potrebbero essere detratti al 100% se vengono usati unicamente per lavoro e se la vostra famiglia dispone di un altro veicolo. Nel caso di un imprenditore italiano in visita periodica negli Stati Uniti, l automobile può essere noleggiata (ci sono alcuni limiti di detrazione se il noleggio supera i 30 giorni) oppure può essere acquistata e detratta integralmente come costo di lavoro, sempre previa verifica del commercialista che dovrà valutare la situazione. Per poterlo detrarre, il veicolo deve essere intestato alla società. Questo tuttavia complica un po le cose nel momento di chiedere una polizza assicurativa, visto che le assicurazioni per le auto aziendali costano di più; e complica anche un po le cose al momento di rivendere il veicolo. In Florida, ho trovato un modo per intestare l automobile sia alla società sia a me stesso: basta aggiungere entrambi i nomi sul titolo di proprietà e questo semplifica un pochino le cose. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 6/11

7 Potrete detrarre le spese di riparazione e manutenzione dell auto, la benzina, l assicurazione, e potete anche deprezzare (ammortizzare) l automobile per l intero prezzo di acquisto se è stata destinata al business fin dal principio. L ammortamento di un veicolo dura 5 anni. Potete deprezzare anche automobili usate, così da risparmiare in fase d acquisto. Il valore di riferimento di un automobile usata viene pubblicato sul Blue Book. Il Blue Book e un libro di valutazioni disponibili anche on line in formato elettronico che fornisce le valutazioni dell'usato in ambito automobilistico. Contiene due valori: retail e wholesale. Il valore di retail, che è il più alto dei due, è il prezzo a cui la macchina viene venduta. Quindi è il prezzo che considerete in fase all'acquisto e rappresenta il valore stimato dell automobile, il valore commerciale dell'automobile in quel particolare momento. Il valore di wholesale costituisce invece la valutazione tipica che vi sarà riconosciuta se vendete il veicolo a un rivenditore: tiene conto del profitto del rivenditore che dovrà poi rivendere l'automobile a un altro cliente al prezzo di retail. Quindi wholesale è il prezzo a cui vendete voi se cedete al il veicolo a un rivenditore, retail è il prezzo in cui il rivenditore vende a un terzo nel momento in cui trova un nuovo acquirente per l'automobile e realizza un profitto naturalmente dalla transazione. Per chiarire, negli Stati Uniti, i rivenditori di automobili non prendono quasi mai un auto usata in conto vendita, quindi non la prendono in deposito nell'attesa di vendere e poi si fanno dare una quota di quello che è stato venuto, come può accadere in Italia; invece negli Statin Uniti la comprano e vi liquidano direttamente in quanto venditore e poi rivendono a un prezzo che determinano loro. Di solito i due prezzi sono appunto wholesale e retail, però entrambi sono negoziabili, quindi voi potreste spuntare in fase di vendita un prezzo migliore rispetto a un prezzo a wholesale se il rivenditore ha una richiesta specifica per quell'automobile e l'automobile è in buone condizioni; viceversa il rivenditore può spuntare un prezzo migliore rispetto al prezzo di retail se il cliente finale è particolarmente interessato e l'automezzo è in buone condizioni. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 7/11

8 Nella detrazione delle spese correnti dell automobile, potete scegliere due approcci. Il primo consiste nel detrarre un valore fisso previsto dall IRS, questo semplifica la gestione dei vostri conti, ma è tarato su automobili particolarmente economiche e quindi non è conveniente nella maggior parte dei casi. In pratica vi viene rimborsato meno di quello che potreste ottenere se portaste in detrazione le singole spese. Il secondo approccio invece è di tenere traccia di ogni singola spesa e delle percorrenze in miglia cosi da detrarre tutti i costi possibili. Oltre alla benzina e alle riparazioni, potete detrarre i singoli accessori e i singoli oggetti che vi servono per mantenere la vostra automobile in efficienza: cavi della batteria, batterie, caricabatterie, cera, detersivo per auto, la pompa elettrica per i pneumatici, quella che si collega allo spinotto dell'accendisigari,il compressore, piccoli attrezzi, e persino le pelli di daino! Esistono due metodi per il deprezzamento di un veicolo: straight line (linea diretta) che consiste nel dividere il valore base (Basis) per cinque, che sono gli anni di ammortamento, oppure potete usare il MACRS Modified Accelerated Cost Recovery System, che permette di aumentare il valore di deprezzamento nei primi anni del possesso del veicolo; in pratica deprezzate più di metà del valore nei primi due anni. Quindi vediamo che, anche nel caso delle automobili, e non solo delle case, si parla di Basis. In questo caso il calcolo del Basic è un po' più complicato, ma parte comunque dal valore iniziale di acquisto del veicolo, toglie qualsiasi ammortamento preso nel frattempo e aggiunge al valore di Basis qualsiasi Capital Improvement, ossia qualsiasi modifica che aggiunge valore al veicolo e che ne allunga la vita. Un esempio di Capital Improvement che aumenta la Basis di un automobile è il rifacimento del motore, oppure la sostituzione dell impianto di condizionamento o l'aggiunta dell'impianto del condizionamento se questo non fosse presente. Anche negli Stati Uniti si usa segnare il chilometraggio percorso per ogni singolo viaggio su una scheda o su un registro. Un approccio semplice per tenere la documentazione di quante miglia percorrete in un anno, consiste nel sottoporre l automobile a una revisione periodica a dicembre. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 8/11

9 Le macchine con il cambio automatico, che costituiscono la stragrande maggioranza dei veicoli in circolazione negli Stati Uniti, richiedono di cambiare una volta l anno i liquidi lubrificanti del cambio e del motore. Quando portate in officina la macchina per la manutenzione, il meccanico segna sulla fattura la lettura dell odometro (che sarebbe l equivalente americano del nostro contachilometri) e vi fornisce in tal modo una certificazione delle miglia percorse. Potete anche detrarre i costi di leasing dei veicoli e disporre di speciali crediti d imposta per le automobili dotate di motore ibrido: elettrico e benzina combinati. L automobile costituisce una delle voci di detrazione più importanti per una società negli Stati Uniti ed esistono diversi modi in cui è possibile calcolare il valore di detrazione. Potete quindi scegliere l approccio più conveniente per voi in funzione del tipo di veicolo e dell uso che ne fate, facendovi consigliare dal vostro commercialista. Il Modo numero 7, per risparmiare soldi sulle tasse è l'ufficio in casa Home Office. Per la gran parte, gli imprenditori e investitori italiani che avviano un attività negli Stati Uniti, nei primi tempi lavoreranno da casa, sfruttando un locale nella residenza che hanno preso in affitto per sé o per la propria famiglia o che avranno magari acquistato. Negli Stati Uniti, è possibile detrarre alcune spese della casa anche se è utilizza abitualmente come vostra residenza a condizione che se ne usi una porzione per lavoro. La detrazione in questo caso è disponibile se una parte della casa serve come vostro luogo di lavoro abituale, oppure la usate per ricevere clienti oppure se si tratta di una struttura separata e indipendente dal resto della casa. La detrazione viene applicata su diversi costi che interessano la casa: eventuale interesse del mutuo, tasse immobiliari, assicurazione, riparazioni generali, disinfestazione, riparazioni all ufficio, ammortamento dei mobili e della casa e, naturalmente, le utenze. Potete detrarre qualsiasi spesa che riguarda in modo diretto l ufficio di casa oppure le spese che lo riguardano indirettamente, come l ammortamento generale dell immobile, i sistemi Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 9/11

10 di sicurezza, le utenze, le riparazioni della facciata esterna eccetera. Esistono vari metodi per calcolare le detrazioni dovute alla presenza di un ufficio in casa, qui ci limitiamo a segnalare che sono disponibili. La detrazione per l home office è disponibile anche ai landlord, ossia agli investitori immobiliari la cui unica attività consiste nel mettere a reddito proprietà acquistate negli Stati Uniti. Le condizioni perché questo avvenga sono: Le proprietà messe a reddito devono essere parte del business, quindi devono essere all interno di una società e non essere intestate a titolo personale. L ufficio di casa viene utilizzato esclusivamente per gestire le proprietà. Lo usate in modo regolare e non occasionale. Questi tre requisiti devono essere soddisfatti tutti. Qui stiamo parlando appunto della situazione dove l'imprenditore non ha nessuna attività produttiva, quindi l'azienda non produce, non vende un prodotto o un servizio, ma semplicemente si dedica all'affitto di beni immobili di cui trae un reddito regolare. Nel momento in cui il nostro investitore ha inserito questi beni immobili in una società che gestisce gli affitti, e gestisce tutti i redditi e costi che riguardano questa società, lui può ricavare uno spazio all'interno della casa in cui abita dedicato alla gestione di questo patrimonio immobiliare e quindi detrarre alcuni costi della casa in cui abita, anche se questa casa non fa parte delle proprietà che lui mette a reddito. Oltre a questi tre requisiti iniziali ce ne sono altri che devono essere soddisfatti per un home-office usato da un landlord. Di questi ne basta soddifare uno mentre gli altri tre devono essere presenti tutti e tre. Questi sono tra l'altro i requisiti che valgono anche per un imprenditore che usi la casa come ufficio per il proprio lavoro e che non abbia a che fare semplicemente con l'affitto di proprietà. Vediamo quali sono: Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 10/11

11 Svolgete le vostre attività amministrative legate al business nel vostro ufficio di casa e in nessun altro posto. Incontrate nel vostro ufficio di casa clienti oppure inquilini potenziali. Svolgete le vostre attività di business più importanti nel vostro ufficio di casa. L ufficio di casa si trova all interno di una struttura fisicamente separata dall edificio in cui si trova la vostra abitazione e usate tale struttura unicamente per lavoro. Vediamo quindi che sono requisiti abbastanza facili da soddisfare e che possono aggiungere, potendo contare una parte delle spese di casa, un altra quota importante di detrazioni all'utile imponibile e quindi alle tasse che dovete pagare sui profitti realizzati con una società negli Stati Uniti. E con questo concludiamo la seconda parte di questa esplorazione di detrazioni di imponibile a un imprenditore che opera negli Stati Uniti. Roberto Mazzoni Questa pubblicazione ha l obiettivo di fornire informazioni accurate e autorevoli sull argomento trattato basandosi sulle informazioni disponibili al momento della pubblicazione. Gli esempi forniti hanno uno scopo unicamente illustrativo e la pubblicazione viene distribuita con l intesa che né l editore né l autore sono impegnati nel fornire servizi legali, contabili, fiscali o qualsiasi altro tipo di servizio professionale e non si assumono alcuna responsabilità sull uso che ne verrà fatto. Se vi serve assistenza legale, fiscale o qualsiasi altro tipo di assistenza da parte di un esperto, dovrete procurarvi i servizi di un professionista competente. Qualsiasi consiglio di natura fiscale incluso in questa pubblicazione scritta oppure elettronica (incluso qualsiasi file video oppure audio che vi sia collegato) non è stato creato con l intenzione di essere usato, e non può essere usato dal contribuente, al fine di evitare qualsiasi tipo di sanzione che possa essere imposta sul contribuente da qualsiasi autorità o agenzia fiscale governativa. This publication is intended to provide accurate and authoritative information with regard to the subject matter covered based upon information available at the time of publication. Examples given are for illustrative purpose only and the publication is distributed with the understanding that neither the publisher nor the author is engaged in rendering legal, accounting, tax or other professional services and assume no liability whatsoever in connection with its use. If legal, tax or other expert assistance is required, the services of a competent professional should be sought. Any tax advice included in this written or electronic publication (including any video or audio files connected with it) was not intended or written to be used, and it cannot be used by the taxpayer, for the purpose of avoiding any penalties that may be imposed on the taxpayer by any governmental taxing authority or agency. Modulo 5 Lezione 3 14 modi per risparmiare sulle tasse Parte 2- Corso Azienda Pag. 11/11