Indice. 1. Regione Lombardia dice si all E-procurement Regione Lombardia: una realtà, un successo Scenario di riferimento...

Transcript

1 Indice 1. Regione Lombardia dice si all E-procurement Regione Lombardia: una realtà, un successo Scenario di riferimento Gli acquisti: ieri e oggi Gli Strumenti I vantaggi Criticità riscontrate soluzioni per affrontare le criticità Tre motivi per scegliere l E-procurement...13 Pagina 1

2 Premessa Con il termine e-procurement si intende il processo di approvvigionamento on line condotto attraverso l utilizzo delle nuove tecnologie e di internet in particolare. Il fenomeno può essere inquadrato all interno del business to business, che sta trovando sempre maggiore diffusione tra le imprese, sia di piccole-medie dimensioni che di grandi dimensioni. Il fenomeno dell e-procurement si adatta sia alle prime che alle seconde, comportando un guadagno notevole sia in termini di costi che di tempi. L esempio di seguito riportato ha lo scopo di dimostrare, attraverso la presentazione di un caso concreto, i vantaggi ma anche i problemi (con le relative soluzioni) legati all attuazione di una simile strategia di approvvigionamento elettronico. 1. Regione Lombardia dice si all E-procurement L e-procurement è una strategia di gestione informatizzata degli acquisti che può essere adottata con successo sia dal settore privato che dal settore pubblico. Nel presentare un caso rappresentativo di azienda che ha adottato tale sistema di gestione degli approvvigionamenti faremo riferimento al caso della Regione Lombardia, una Pubblica Amministrazione che ha adottato in via sperimentale l e-procurement a partire dal Novembre 2001 e che già ha potuto valutare i risultati intervenuti. 2. Regione Lombardia: una realtà, un successo. La scelta della Regione Lombardia come caso significativo è stata dettata dalla volontà di presentare un esempio concreto in cui si siano potuti riscontrare i benefici che l applicazione dell e-procurement è in grado di fornire agli enti pubblici. In tal senso la scelta è ricaduta su una amministrazione che già da tempo sfrutta queste strategie di approvvigionamento elettronico e che è in grado di fornire i risultati della sperimentazione. Pagina 2

3 L idea di sostituire le normali procedure di acquisto della Regione Lombardia con strategie di e- procurement è nata ufficialmente nel Maggio del 2001, quando l amministrazione intraprese la ricerca di un e-procurement service provider in grado di gestire in modalità ASP gli acquisti di questo ente (tale modalità prevede che sia la piattaforma erogatrice del servizio a gestire gli applicativi per conto dei clienti dietro il pagamento di un canone). La scelta ricadde sul portale Biztob del gruppo Finmatica ( ) che a tutt oggi si occupa di gestire gli acquisti dell ente al di sotto della soglia di (circa 20 milioni delle vecchie lire) e che ha creato per l amministrazione un software personalizzato per la gestione in outsourcing degli acquisti. Il fase pilota del progetto è iniziata a partire da Ottobre 2001, mentre il progetto è diventato ufficialmente operativo a partire dal 1 Novembre 2001 e ancora prosegue producendo risultati soddisfacenti e in continua evoluzione: i fornitori che hanno deciso di aderire all iniziativa, nel giro di pochi mesi, sono passati da 117 a 261, così come le categorie merceologiche gestite dal processo sono passate dalle 6 iniziali alle 30 attuali (dati aggiornati a Marzo 2002). In totale il numero di fornitori a cui si rivolge la Regione, per i normali acquisti, ammonta a circa 1700 unità: lo scopo degli amministratori è quello di arrivare a breve ad includere tutti quanti all interno del progetto di gestione elettronica degli approvvigionamenti. In totale, in sei mesi di e- procurement, la spesa gestita attraverso questo sistema ammonta a (circa 125milioni di lire). La Regione Lombardia può essere considerata un caso rappresentativo perché i risultati da essa raggiunti sono stati accuratamente misurati e comparati con i risultati a cui si era pervenuti attraverso l utilizzo del tradizionale sistema di approvvigionamento; in questo modo possono servire per sondare le potenzialità ma anche gli eventuali limiti di un simile sistema. La Regione Lombardia, poi, ha anticipato il decreto del Consiglio dei Ministri in materia, scommettendo sull e-procurement ancora prima dell emanazione di una regolamentazione precisa a riguardo. Per questo appare un caso significativo, dallo studio del quale si potranno trarre interessanti conclusioni estensibili a tutto il settore pubblico. Pagina 3

4 Dopo l iniziativa della regione Lombardia molti altri enti pubblici si sono dotati di strategie di e- procurement, alcuni dei quali rivolgendosi proprio al portale Biztob. E di questi giorni la notizia che anche la regione Liguria si sta dotando di sistemi per la gestione elettronica dei propri processi di acquisto, affiancata in questo anche dall esperienza maturata nell ambito dei servizi sanitari locali (ASL) e dei presidi ospedalieri, soprattutto del nord Italia. 3. Scenario di riferimento L adozione di un sistema di e-procurement da parte della Regione Lombardia rientra nel più generale progetto del Governo di innovazione tecnologica e razionalizzazione degli acquisti effettuati dalla P.A ( ). Lo scopo, chiaramente esplicitato dal Consiglio dei Ministri, è quello di indurre gli enti pubblici ad adottare l uso delle nuove tecnologie, tra le quali un ruolo fondamentale è rivestito da internet, nella gestione dei processi di acquisto, al fine di controllare gli andamenti della spesa e riuscire così a gestire nel modo più efficiente possibile l intera organizzazione. Il Governo intende realizzare un nuovo modello di pubblica amministrazione, più efficiente, più snella, più veloce, più accessibile e trasparente e al servizio dei cittadini e delle imprese, in grado di contribuire alla competitività dell economia e al suo sviluppo (dal Documento di programmazione economica e finanziaria per gli anni presentato dal Presidente del Consiglio dei Ministri). L interesse dell autorità pubblica verso le strategie di e-procurement si può notare a partire dall emanazione della Legge Finanziaria del 2000, nella quale si sottolinea l importanza di delegare la gestione dei processi di acquisto a società esterne. Solo a partire dalla legge Finanziaria del 2001 sono stati però definiti i termini per la gestione in outsourcing del processo di acquisto, delegato alla Consip, società a cui è stato affidato il compito di gestire i processi stessi per conto della Pubblica Amministrazione. Pagina 4

5 Dall Aprile del 2002 è possibile indire aste on line e gare di appalto anche per i beni con un valore superiore ai euro (387 milioni circa), eliminando così la soglia comunitaria che limitava il ricorso all e-procurement ad acquisti al di sotto di questa cifra. Tale possibilità è stata resa operativa attraverso il Decreto del Presidente della Repubblica del 4 Aprile 2002 che specifica i criteri e le modalità per l espletamento di strategie di e-procurement. Oltre alla Pubblica Amministrazione anche le Università hanno da poco iniziato ad adottare strategie di e-procurement per l ordinazione dei beni necessari alla didattica universitaria, riscontrando un guadagno sia in termini di costi che di tempi di gestione degli approvvigionamenti.( sezione Università, area rassegna stampa) Il ministro per l economia Tremonti, in diverse dichiarazioni apparse su quotidiani nazionali, si è detto soddisfatto dei risultati finora raggiunti ed ha auspicato una crescita della diffusione del fenomeno, ponendo come obiettivo la gestione del 50% degli acquisti della Pubblica Amministrazione attraverso strategie di e-procurement. 4. Gli acquisti: ieri e oggi Prima di introdurre strategie di e-procurement la Regione Lombardia gestiva gli acquisti con uno spreco di tempo e di denaro, come è successivamente emerso dall analisi dei risultati rilevati, utilizzando per il processo gli strumenti tradizionali, quali documentazione cartacea, ripetuti contatti telefonici, utilizzo del fax ecc. L abituale processo di acquisto segue alcune fasi standard che vengono ripetute anche nel processo di acquisto gestito attraverso internet, ma con un risparmio in termini di tempo e di costo di notevoli proporzioni. In un normale processo di approvvigionamento, gestito attraverso la creazione di gare di appalto, come solitamente avviene nella P.A., è prevista la stesura di una documentazione relativa alle caratteristiche del prodotto che si ricerca. Questa documentazione viene poi spedita ai diversi Pagina 5

6 fornitori abituali dell ente, utilizzando il fax, effettuando telefonate ecc. A questo punto il compito dei fornitori è quello di rispondere alle richieste del cliente attraverso l invio di altro materiale cartaceo, che i responsabili del settore acquisti dovranno valutare al fine di ricercare l offerta migliore. L ultima fase del processo prevede l invio dell ordine, che anche in questo caso richiederà l utilizzo di una quantità notevole di materiale cartaceo. Tutto il processo potrebbe essere meglio gestito se supportato dall utilizzo delle tecnologie informatiche, di internet e di un software appositamente creato per gestire in outsourcing le procedure di acquisto appena elencate. Tutto ciò è proprio quello di cui si serve la Regione Lombardia, che attraverso le nuove tecnologie oggi gestisce in maniera semplificata l intero processo di acquisto. Oggi la Regione Lombardia utilizza un sistema di e-procurement che le consente di gestire velocemente ed in modo pratico i processi di acquisto per tutti quei beni ricorrenti che rappresentano un ampia fetta della spesa normalmente effettuata dall ente pubblico in questione. Anche ora il processo parte sempre con la descrizione dettagliata dei prodotti di cui necessita, con la spiegazione delle caratteristiche che si ricercano, ma la particolarità rispetto a prima sta nel fatto che non è necessario spedire il materiale informativo ai singoli fornitori, dal momento che tutto viene messo on line o spedito tramite posta elettronica, risparmiando sui tempi e sui costi. Nelle tabelle di seguito riportate si possono riscontrare i vantaggi reali in termini di tempi (tab.1) e di costi (tab.2). Pagina 6

7 Trattativa in forma digitale Tempo per la trattativa 33% Tempo recuperato 67% Tab. 1 I vantaggi in termini di riduzione dei costi Articolo Risparmio ottenuto Timbro forma rotonda 50% Timbro a 5 righe 36,40% Timbro a 2 righe 29,90% Timbro autoinchiostrante 3 righe 21,70% Copertina per "rassegna stampa" 20% Lampade alogene da tavolo 17,50% Timbro a 1 riga 16,70% Cartucce stampanti bianco e nero marca A 16% Fogli carta + buste 14% Cartucce stampanti a colori marca B 12% Tab.2 Pagina 7

8 Successivamente i fornitori avranno la possibilità di inviare la loro documentazione sempre servendosi degli strumenti tecnologici, e risparmiando anche in questo caso sui tempi di gestione. Tutto il processo verrà gestito in tempi molto più brevi, sia da parte dell acquirente, in questo caso la Pubblica Amministrazione, sia da parte del fornitore. La differenza più evidente si riscontra nel diverso tempo necessario per gestire l intero processo, dal momento che l utilizzo di internet consente di valutare in tempo reale le possibili alternative. Il risparmio in termini di tempo è dovuto proprio al fatto che le procedure di valutazione delle offerte che si ricevono sono informatizzate e gestite in modo che il personale addetto all ufficio acquisti della P.A. possa soppesare le diverse offerte in modo semplice e chiaro, tenendo sotto controllo contemporaneamente la situazione complessiva delle offerte che si ricevono. 5. Gli Strumenti Il portale Biztob si è impegnato nella realizzazione di un software adatto a soddisfare le esigenze presentate dalla Regione Lombardia in merito alla gestione degli approvvigionamenti. A tale scopo il personale competente di Biztob, dopo aver analizzato il normale processo seguito dall ente per la gestione del rapporto con i fornitori, è passato alla realizzazione di un software, gestito in modalità ASP, realizzando uno spazio riservato alla Regione Lombardia all interno del portale, in cui questa potesse tranquillamente gestire i propri contatti con i fornitori. Poter usufruire di un software gestito in modalità ASP significa riuscire a risparmiare sui costi di gestione dello stesso, dal momento che il software risiede presso il fornitore del servizio, che in questo caso è il portale Biztob. Questo servizio fornito alla Regione Lombardia prende il nome di e-procurementplace e consiste appunto nella creazione di un area privata in cui poter condurre le transazioni. A differenza del market-place, che prevede la presenza contemporanea di più fornitori e più Pagina 8

9 compratori, questo servizio prevede la presenza di un solo acquirente e più fornitori. Per la sua struttura e per la modalità con la quale permette di effettuare le transazioni è particolarmente indicato per la gestione degli acquisti della Pubblica Amministrazione. Oggi l accesso a questa area riservata alla contrattazione tra acquirente e fornitori è raggiungibile esclusivamente dal portale Biztob e l ingresso in tale sezione è riservata ai soli fornitori scelti dalla Regione, che possono accedervi inserendo una password. In tal modo si garantisce l ingresso solamente a quei fornitori che la Regione ritiene idonei, a cui già si è rivolta in passato e che hanno soddisfatto le richieste da lei avanzate. La chiave di accesso viene comunicata loro direttamente dalla regione tramite una , solitamente nel momento in cui vengono invitati a prendere parte a strategie di approvvigionamento elettronico. L asta on line è uno dei maggiori strumenti di cui si è dotata la Regione per la gestione on line dei propri processi di acquisto: attraverso questo procedimento,molto simile alle tradizionali aste, la P.A. è in grado di valutare diverse offerte che contemporaneamente le pervengono nella propria sezione del sito, riuscendo a decidere in tempi molto ristretti rispetto alla norma a chi ordinare la merce in questione (i dati forniti dalla Regione parlano di tempi ridotti di circa 2/3 del totale). La particolarità dell asta on line è che diversamente da quanto avviene solitamente, tutti i fornitori hanno la possibilità di controllare dal proprio computer le offerte degli altri fornitori, valutando così la propria posizione rispetto agli altri. L adozione di questo metodo consente un risparmio di tempo notevole: infatti le aste tradizionali hanno la durata media di qualche giorno, mentre l eprocurement consente di completare l intero processo nel giro di poche ore o di una giornata. 6. I vantaggi Per gli acquirenti I vantaggi riscontrati nel caso della Regione Lombardia sono stati soprattutto in termini di costi e di tempi, portando ad un generale snellimento del sistema di acquisto. Pagina 9

10 I benefici maggiori sono stati quelli derivanti da un aumento della competitività tra i fornitori, processo necessariamente legato all introduzione dell e-procurement in azienda. Infatti aprendo il mercato a molteplici fornitori aumenta anche la competitività tra questi, generando una riduzione dei prezzi che avvantaggia l acquirente, cioè in questo caso la Pubblica Amministrazione. Inoltre le procedure che Biztob ha creato per la gestione degli acquisti della Regione Lombardia rendono il processo trasparente e regolare, dal momento che attraverso lo sviluppo delle aste on line tutti i possibili fornitori hanno la possibilità di tenere sotto controllo le offerte di acquisto prodotte dagli altri competitors presenti sul mercato. La riduzione dei costi sostenuti dall azienda è imputabile anche ai vantaggi che scaturiscono da una gestione automatica dei processi di acquisto: meno materiale cartaceo, quindi riduzione dei costi di spedizione e ridotto utilizzo di strumenti quali il telefono o il fax, con conseguente riduzione dei loro costi di gestione. Per quanto riguarda invece la gestione dei tempi, invece, l adozione di una strategia di e- procurement da parte della Regione Lombardia le ha permesso di guadagnare tempo nella gestione dell intero processo di acquisto, dovuto all introduzione di procedure automatizzate e appositamente studiate per rendere più efficiente l intero processo. Dall analisi dei dati prodotti dalla sperimentazione del processo presso la Regione, si è messo in evidenza una riduzione dei tempi pari al 67%, in altre parole il tempo necessario per portare a termine una trattativa si riduce di due terzi rispetto al processo tradizionale. La riduzione del tempo che prima veniva dedicato agli acquisti consente di impiegare le risorse umane precedentemente addette alla gestione di questo aspetto strategico della P.A. in altre attività, favorendo la presenza di maggiore personale proprio in quei settori che presentano maggiori criticità. Un altro considerevole vantaggio, legato all e-procurement, ma che spesso viene sottovalutato, riguarda il miglioramento nel controllo della spesa. Infatti la gestione elettronica del processo di acquisto consente l eliminazione di tutte quelle procedure formalmente deprecate ma in realtà Pagina 10

11 radicate all interno delle organizzazioni, che tendono a superare le fasi standardizzate da seguire nel processo di acquisto. L adozione dell e-procurement ha consentito di eliminare l effetto maverick, cioè l acquisto di beni senza la compilazione dei necessari moduli. Tale processo consentiva di snellire le procedure consuete, ma rendeva anche complicato il controllo degli acquisti. Per i fornitori I fornitori, al pari degli acquirenti, possono godere di tutta una serie di vantaggi derivanti dall'adozione di strategie di e-procurement. Nel caso della regione Lombardia, gli acquisti vengono effettuati principalmente servendosi dell'e-procurementplace, cioè di una piazza virtuale in cui l'acquirente è unico (la Regione Lombardia) ma i fornitori sono molteplici. Ogni volta che la Regione ha bisogno di effettuare degli acquisti invita il proprio "parco fornitori" a fare della offerte in merito all'ordine; la particolarità del processo sta nel fatto che ogni fornitore ha la possibilità di monitorare la propria situazione e quella degli altri partecipanti durante tutto il tempo in cui rimangono aperte le trattative, cosa che invece non avviene nelle contrattazioni svolte con procedure tradizionali. Il vantaggio che ne deriva loro è quello di poter modificare in ogni momento le proprie offerte per cercare di adattarle a quelle del cliente, al fine di aggiudicarsi la fornitura. In particolare poi anche i fornitori godono dei vantaggi derivanti da una riduzione dei tempi di processamento che consente loro di poter partecipare a più aste, avendo così maggiori possibilità di aggiudicarsi delle commissioni. Inoltre poter partecipare alle aste on line indette dalla Regione Lombardia consente a questi fornitori di farsi conoscere ad un numero maggiore di aziende che si avvalgono di strategie di e-procurement per i propri acquisti, aumentando quindi la base di potenziali "clienti". Pagina 11

12 7. Criticità riscontrate La Regione Lombardia, nell adozione di strategie di e-procurement per la gestione degli acquisti, ha dovuto far fronte ad alcuni problemi, che possono riscontrarsi all interno della maggior parte delle organizzazioni che si rivolgono a questa soluzione. Una delle maggiori difficoltà che devono essere affrontate riguarda infatti la formazione del personale interno all azienda in questione, che abbastanza repentinamente si trova a dover fronteggiare modalità nuove di gestione del proprio lavoro. Soprattutto il personale addetto alla gestione degli acquisti necessita della consulenza di tecnici esperti che indichino loro le nuove procedure da seguire nei processi di approvvigionamento. E ipotizzabile che il processo di gestione del cambiamento risulti ancora più complicato nel caso di una Pubblica Amministrazione, notoriamente restia al cambiamento. 8. soluzioni per affrontare le criticità I problemi che sono stati appena menzionati hanno trovato una rapida soluzione grazie alla consulenza dei tecnici specializzati, i cosiddetti e-procurement specialist i quali hanno provveduto a seguire il personale addetto all ufficio acquisti della regione Lombardia e a spiegare loro le modalità di gestione del servizio. Biztob, infatti, si preoccupa di affiancare lo staff acquisti, interessato dal cambiamento derivante dall introduzione di strategie di e-procurement, fino a quando questo non si dimostra in grado di rendersi autonomo e gestire il processo in modo indipendente. Inoltre è sempre a disposizione del personale un servizio di call center, che si occupa di rispondere in tempo reale alle eventuali problematiche poste. La situazione di difficoltà iniziale, se così si può chiamare, che si era venuta a creare è quindi stata rapidamente risolta, tanto che oggi la Regione Lombardia gestisce gran parte dei propri acquisti attraverso l e-procurement, ricavandone guadagni e benefici sia in termini di costi che di Pagina 12

13 efficienza. Il volume di acquisti gestito attraverso l e-procurement da Ottobre 2001 al 4 Aprile 2002 ammontava a circa (vedi tab 3) 9. Tre motivi per scegliere l E-procurement In conclusione si può affermare che l adozione di strategie di e-procurement ha portato vantaggi alla Pubblica Amministrazione della Regione Lombardia sintetizzabili in: Vantaggi in termini di tempo: con un risparmio di circa il 67% sui tempi prima necessari per gestire il processo di acquisto Ta b.3 Pagina 13

14 Vantaggi in termini di costi: adottare strategie di e-procurement ha consentito alla Regione di risparmiare sui prezzi di acquisto delle merci Vantaggi in termini di efficienza: adottando strategie di e-procurement è stato possibile creare una archivio che permette di tenere sotto controllo l andamento della spesa. Pagina 14