Gennaio 2006 Novembre 2008

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1 Gestione Contratti Gennaio 2006 Novembre 2008 Le informazioni contenute in questo manuale possono essere soggette a modifiche senza preavviso e non costituiscono un impegno da parte della Gep Informatica. I diritti di riproduzione, di memorizzazione elettronica e di adattamento totale o parziale con qualsiasi mezzo, compresi i microfilm e copie fotostatiche, sono riservati. La Gep Informatica potrà concedere, su richiesta, l autorizzazione a riprodurre porzioni del presente manuale, secondo accordi, di volta in volta, da stabilirsi.

2 Sommario LEGENDA CAMPI...2 PREMESSA ESTENSIONI CONTRATTI CLIENTI...3 DETTAGLIO RIGHE DI ESTENSIONE CONTRATTI CLIENTI...6 Creazione di una riga di estensione...7 Modifica di una riga di estensione...13 Copia contratto...15 Visualizzazione Riga di Estensione...18 Cancellazione di una Riga di Estensione...19 PREMESSA CONTRATTI...20 Contratti Attivi...21 Inserimento Contratto attivo...21 Righe-contratto attivo...27 Contratti Passivi...46 Apertura nuovo contratto passivo (doppio prezzo)...46 Contratto passivo : stessa struttura dell attivo ma con prezzi diversi:...47 Contratto passivo : struttura diversa dall attivo...49 Appendice applicazioni contratti clienti...54 ASSICURAZIONE ALL RISK...54 Appendice applicazioni contratti soci e fornitori...55 Contratto Sconto Incondizionato Soci...55 Contratto Sconto Incondizionato Soci Trasporti Eccezionali...59 Contratti Sconti Incondizionati Fornitori (terzi)

3 Legenda campi Nomi di campi di colore arancio: (F2-F6) quando il cursore è posizionato sul campo, è possibile con il tasto F2 attivare una ricerca nell anagrafica corrispondente e selezionare il codice che interessa. Da qui si può procedere con un eventuale inserimento. Con il tasto F6 è possibile attivare direttamente la funzione di inserimento, nell anagrafica corrispondente, di un nuovo codice, in questo caso di un nuovo contratto. Nomi di campi di colore blu: (F4) è attivo solo il tasto funzione F4 per effettuare la ricerca del codice nell anagrafica corrispondente. Nomi di campi di colore verde: (F2-F4) è attivo il tasto funzione F2 che permette di avviare la gestione completa nell anagrafica corrispondente. Con il tasto F4 si attiva la ricerca, nell anagrafica corrispondente, per selezionare il codice che interessa. 2

4 Premessa estensioni contratti clienti La gestione dei contratti si apre dal Menù Gestione Fatturazione. Da qui si possono gestire i contratti attivi (clienti) ed i contratti passivi (fornitori). La gestione dei contratti è articolata : il contratto attivo è collegato alla divisione del cliente-intestatario, attraverso l estensione. CLIENTE INTESTATARIO DIVISIONE Data inizio validità estensione RIGA DI ESTENSIONE CONTRATTO 1 Data inizio-fine validità Estensioni contratto fornitori Data inizio validità estensione RIGA DI ESTENSIONE CONTRATTO 1 Data inizio-fine validità Estensioni contratto fornitori Data inizio validità estensione RIGA DI ESTENSIONE CONTRATTO 8 Data inizio-fine validità Estensioni contratto fornitori Quando si inserisce in anagrafica un nuovo cliente-intestatario, il programma crea, automaticamente, la sua prima divisione e la sua prima riga di estensione, con codice contratto 0. Anche con l inserimento di una nuova divisione il programma crea una nuova riga di estensione. Ad ogni divisione corrisponde, quindi, almeno una riga di estensione, anche quando il cliente non ha un contratto collegato. L estensione di una divisione è una struttura composta da una o più righe, una per ogni data di inizio validità. 3

5 Una riga di estensione comprende i seguenti dati: Data di inizio validità della riga di estensione; Il codice contratto attivo abbinato, con le rispettive date di inizio e fine validità contratto; Dati Pagamento, Dati Fatturazione. La riga di estensione è una struttura che, intercettata dal codice cliente-divisione attraverso la data del servizio inserito, aggancia un determinato contratto valido per il calcolo della fatturazione attiva. La struttura delle righe di estensione permette di mantenere inalterato lo storico dei dati: ad esempio, in caso di variazioni delle modalità di pagamento di un contratto, non si agisce modificando il campo specifico del contratto, ma semplicemente creando una nuova riga di estensione, con la data di inizio di validità e con la nuova modalità di pagamento. Anche per modificare uno o più dati all interno di una riga dell estensione (es.: togliere l assicurazione, modificare le modalità il pagamento, ecc.), occorre crearne una nuova per poter mantenere lo storico. Una riga di estensione è valida sino a quando non viene inserita una nuova riga, con data di validità successiva alla precedente. 4 Figura 1

6 Apertura del programma: Figura 2 Figura 3 5

7 Dettaglio righe di estensione Contratti Clienti Avviando il programma Estensioni Contratti Clienti si apre la videata che segue: Figura 4 L utente ha la possibilità di selezionare le righe di estensione legate alla divisione di un cliente, oppure può inserire una nuova riga di estensione. 1. La selezione di un estensione già presente si effettua impostando i parametri : il cliente e la sua divisione. Con il tasto funzione AGGIORNA il programma procede alla ricerca delle righe di estensione corrispondenti. 2. La creazione di una nuova riga di estensione si attiva impostando dapprima i parametri : il cliente e la sua divisione. Con il bottone INSERISCI il programma apre una nuova riga di estensione. 6

8 Creazione di una riga di estensione Per poter inserire una riga di estensione occorre, obbligatoriamente, compilare i campi Parametri : il codice intestatario e la rispettiva divisione cui legare la riga di estensione. L utente inserisce il cliente intestatario (TAB) e seleziona la divisione prescelta. Con AGGIORNA, si abilita la ricerca delle righe di estensione già presenti per la divisione di quell intestatario. Figura 5 Il programma visualizza le righe di estensione già inserite per quella specifica divisione. In generale, possiamo trovarci in queste due condizioni: Il cliente ha già uno o più contratti, come nell esempio sopra riportato. Compaiono le righe di estensione con la rispettiva data di inizio validità. 7

9 La divisione è nuova, o non ha mai avuto un contratto: compare l estensione di default con il codice contratto uguale a 0. In questo caso si può creare un nuovo contratto direttamente dalla riga di estensione, oppure si procede con l inserimento di una nuova riga di estensione. Da qui si genera il nuovo contratto che risulta così abbinato alla nuova estensione. Figura 6 8

10 Con il bottone INSERISCI si apre la videata per l inserimento di una nuova riga di estensione. Figura 7 Data inizio validità: è la data di decorrenza validità della riga di estensione. Deve essere uguale o maggiore alla data di inizio validità contratto e inferiore o uguale alla data di fine validità contratto. E un campo obbligatorio. Codice contratto: se impostato a 0 significa che all estensione non è abbinato alcun contratto attivo; pertanto si farà riferimento al contratto spot. Sul campo è possibile fare la ricerca del codice contratto con F2, se il contratto è presente nell anagrafica contratti. Una volta individuato si seleziona e premendo il bottone ESCI il programma ritorna alla videata di figura 7 in cui compaiono i campi Codice Contratto e Data Inizio Validità compilati come da contratto scelto. 9

11 Se invece il contratto non risulta essere stato precedentemente inserito, dal campo Codice Contratto si digita F6 per procedere direttamente all inserimento di un nuovo contratto (vedi paragrafo Contratti ). Data inizio validità contratto: il campo viene compilato in automatico dal programma se è stato inserito un codice contratto nel campo precedente. DATI FATTURAZIONE Codice commessa: specifico per attività a commessa. Descrizione commessa: descrizione commessa. Flag addebito effetti: Sì: in fattura vengono addebitate le spese effetti in percentuale o con un importo fisso. No: Percentuale addebito effetti: percentuale da addebitare al cliente per le spese effetti. Importo unitario effetto: importo fisso da addebitare al cliente per le spese effetti. Causale fatturazione: causale da specificare per l addebito delle spese effetti. Tipo gestione cauzioni: Propone un elenco tabellato delle possibili gestioni delle cauzioni. Tipo gestione riferimenti: se viene impostato un valore, in fase di immissioni pratiche o di rientro dei viaggi abbinati a questa divisione, dovrà essere indicato il numero di riferimento che verrà, eventualmente, riportato in fattura. Assicurazione: se viene impostato il valore ALL RISK significa che il cliente paga, relativamente alla divisione alla quale fa riferimento l estensione, un importo per la copertura assicurativa della merce trasportata. Il programma richiede obbligatoriamente la percentuale di calcolo. 10

12 Percentuale assicurazione: solo se è stato impostato ALL RISK nel campo precedente, occorre indicare il valore della percentuale di assicurazione da applicare. Raggruppamento fatture: non compilare. DATI PAGAMENTO Le modalità di pagamento vengono compilate automaticamente dal programma che le cattura dall anagrafica della divisione. Nel caso di inserimento, di una nuova riga di estensione, si possono modificare. Figura 8 Default Contratti: Classe Fatturazione: classe di fatturazione. Causale Fatturazione: causale di fatturazione. Se i campi vengono compilati, il programma riporta il loro contenuto nei rispettivi campi presenti nelle righe dei contratti e nell inserimento manuale delle righe di fatturazione nelle pratiche. 11

13 Dopo aver inserito i dati richiesti da ogni TAB attiva si può effettuare il controllo dei dati - bottone CONTROLLA -. Il programma verifica la correttezza di tutti i campi, visualizza eventuali ERRORI sui campi di Input ed evidenzia in rosso i campi errati. L utente provvede a completare i campi mancanti o errati e con il bottone CONFERMA memorizza la riga di estensione. 12

14 Modifica di una riga di estensione Nella premessa è stato specificato che la struttura delle righe di estensione consente di mantenere inalterato lo storico dei dati di un contratto e lo storico dei dati delle righe di estensione: 1. ad esempio, in caso di variazioni delle modalità di pagamento di un contratto, non si agisce modificando il campo specifico del contratto, ma semplicemente creando una nuova riga di estensione, con la data di inizio di validità e con la nuova modalità di pagamento. 2. Anche prima di modificare uno o più dati all interno di una riga di estensione (es.: togliere l assicurazione, modificare le modalità il pagamento ), occorre chiedersi se è corretto sostituire un vecchio dato con uno nuovo, oppure se concettualmente è più corretto mantenere il vecchio ed inserire una riga di estensione con una nuova data di inizio validità e nuove condizioni. N.B. è opportuno quindi prestare grande attenzione, affinché tutte le pratiche vengano correttamente tassate, considerando che queste vengono rientrate sempre il mese successivo a quello di competenza. 13

15 Per selezionare una riga di estensione da manutenzionare occorre compilare i campi richiesti nei Parametri e nei campi di Selezione. Con AGGIORNA il programma cattura e visualizza tutte le righe di estensione in archivio collegate alla divisione di quel codice intestatario. Si seleziona la riga di interesse e con il bottone Modifica si accedere al record da modificare. Figura 9 L utente può rettificare i dati dei campi con lo sfondo bianco delle TABS attive. Ogni modifica viene controllata dal programma e memorizzata con il bottone CONFERMA, mentre il bottone ANNULLA riporta alla condizione di apertura del record. 14

16 Copia contratto Si possono copiare i dati di un contratto esistente in una nuova riga di estensione. Partendo da una riga di estensione con il contratto di interesse, l utente la seleziona e digita il bottone Copia. Figura 10 15

17 Figura 11 Il programma apre una videata in cui compaiono i seguenti campi: Codice Contratto: il programma propone quello della riga di estensione selezionata, ma l utente ha la facoltà di inserire un codice contratto diverso. Divisione: il programma propone la divisione della riga di estensione selezionata, ma l utente ha la facoltà di inserire una divisione diversa, anche selezionandola dalla rispettiva anagrafica con il tasto F2. Data Inizio Validità Contratto: il programma propone la data successiva alla data di fine validità contratto, della riga di estensione selezionata. L utente può modificarla. Data Fine Validità Contratto: il programma propone la data di fine validità contratto della riga selezionata, incrementata di un anno. L utente può modificarla. Percentuale Sconto: da indicare se gli importi del contratto devono essere abbassati di una percentuale di sconto, rispetto al contratto di origine. 16

18 Percentuale Maggiorazione: da indicare se gli importi del contratto devono essere incrementati di una percentuale di maggiorazione, rispetto al contratto di origine. Con il bottone CONFERMA il programma svolge i controlli sui campi e procede alla creazione di una nuova riga di estensione con il rispettivo contratto. 17

19 Visualizzazione Riga di Estensione Figura 12 Il bottone Leggi permette l accesso al record e la sola visualizzazione di tutti i campi contenuti nelle TABS. Sono abilitate le gestioni legate ai contratti. I campi dei dati sono tutti grigi. 18 Figura 13

20 Cancellazione di una Riga di Estensione La cancellazione di una Riga di Estensione è un operazione molto delicata perché i dati sono legati ai rispettivi codici cliente-divisione, ai contratti, ai servizi creati e fatturati, ecc. Il programma effettua alcuni controlli prima di consentire la cancellazione del record : richiede se l utente intende cancellare anche il contratto collegato alla riga di estensione, oppure intende cancellare solo la riga di estensione. Figura 14 Rimane, in ogni caso, a carico dell utente la responsabilità dell operazione. 19

21 Premessa contratti I contratti clienti / fornitori sono formati da una testata e dalle righe di tariffazione. La testata comprende le date di inizio e di fine validità e sono obbligatorie. Collegate alla testata ci sono le righe di contratto con le tariffe (noli, consegne, soste, ritiri, forfait, ecc. ). Il gruppo mezzi è stato portato all interno delle righe. Il contratto attivo aggancia il corrispondente contratto passivo, qualora inserito, attraverso l Estensione Contratti Fornitori, presente nella testata del contratto attivo. Nel nuovo sistema i contratti passivi non sono più due, uno legato ai soci e uno legato ai terzi, ma uno solo legato ad entrambe le categorie. I contratti base cliente partono dalla testata perché non esiste l'anagrafica base. Per visualizzarli tutti occorre impostare il campo Flag Contratto Base, del filtro di ricerca, a Sì. Le funzioni di copia si possono trovare sia a livello di estensione (è prevista anche la copia di un contratto da un cliente ad un altro), sia a livello di righe (è prevista anche la copia di più righe, anche non consecutive e di tutto un tariffario all'interno di un altro). Vediamo come si inserisce un contratto attivo durante l immissione di una riga di estensione. 20

22 Contratti Attivi Inserimento Contratto attivo Dalla gestione delle righe di estensione, dal campo Codice Contratto è possibile effettuare l inserimento di un contratto attivo con il tasto F6, quando il campo ha il valore 0 : Dati Testata Tariffe Figura 15 Si apre la videata per l inserimento della testata del contratto (vedi figura che segue). 21

23 Figura 16 Codice contratto: numero progressivo automatico che identifica il contratto. Campo grigio, non si può modificare. Tipo contratto: Attivo: per i contratti cliente. Passivo: per i contratti fornitori (doppi prezzi) e per i contratti degli sconti incondizionati (soci). In questo esempio è valida solo la dicitura ATTIVO perché è il contratto legato alla divisione del cliente. 22

24 Data inizio validità contratto: data di inizio applicazione del contratto. Dato obbligatorio. Insieme al codice contratto costituiscono la chiave di memorizzazione del contratto all interno del database, per questo motivo una volta salvato un contratto, questi due dati non si possono più modificare. Data fine validità contratto: data di scadenza del contratto che deve essere, logicamente, maggiore della data di inizio validità. Dato obbligatorio. Descrizione contratto: oggetto del contratto (es.: trasporto carta, trasporto surgelati, SPOT Centinato, SPOT Cassonato, sconto incondizionato socio, ecc. ). E un dato obbligatorio. Flag contratto base: Sì: per i listini base cliente, per lo sconto incondizionato standard soci. No: per i contratti specifici dei clienti, per lo sconto trasporti eccezionali soci e per gli sconti incondizionati dei fornitori. Stato contratto: Contratto Valido A - Annullato S - Sospeso DATI GESTIONALI Data partita: non compilare. Partita: per i contratti convertiti dal vecchio sistema, viene riportata la sigla del contratto Trax. Categoria contratto: E un campo obbligatorio. L utente seleziona tra i valori in elenco : BAS Base No classe automezzo.: non deve mai essere utilizzato; FOR Sconto No classe automezzo: utilizzato per lo sconto soci standard (8,40%), per lo sconto soci trasporti eccezionali (20,10%), per gli sconti specifici dei fornitori; REA Classe Automezzo QTA:. STD Standard per classe automezzo: per i contratti cliente, per i passivi (doppi prezzi) e per i listini base attivi. 23

25 Divisa: E un campo obbligatorio. Si seleziona la divisa con cui è espresso il contratto. Al momento è disponibile solo EURO. Percentuale sconto: il campo non viene utilizzato. Percentuale maggiorazione: il campo non viene utilizzato. Codice commerciale: codice del commerciale responsabile del contratto. Località: è la località di partenza del mezzo nello svolgimento del servizio ; se inserita viene visualizzata a video in fase di rientro della pratica (vedi fascicolo sulla cartografia). Contratto default: non compilare. ESTENSIONI CONTRATTI FORNITORI Questa TAB si attiva solo dopo aver confermato la testata del contratto attivo. In questa sezione, si possono vedere quali sono i contratti passivi collegati al contratto attivo e si può effettuare la gestione dei contratti passivi (vedi paragrafo contratti passivi). NOTE Le note inserite vengono visualizzate nella Gestione delle Pratiche. Le note possono essere di tipo GENERICO, oppure possono essere note per la gestione dei bancali. 24

26 DOCUMENTI ELETTRONICI In questa sezione si possono abbinare ad un contratto attivo le immagini di documenti scannerizzati: Mail, Corrispondenza; Ecc. Figura 17 25

27 Figura 18 Dopo aver inserito i dati richiesti da ogni TAB attiva, il programma effettua il controllo dei dati inseriti (bottone CONTROLLA oppure bottone CONFERMA ). Il programma segnala eventuali ERRORI sui campi di Input, ed evidenzia in rosso i campi da completare. Con il bottone CONFERMA il programma memorizza la testata del contratto (Dati Contratto). 26

28 Righe-contratto attivo Solo dopo l inserimento di una testata di un contratto attivo, si abilita il bottone per l inserimento delle tariffe del contratto della divisione Righe Contratti : Figura 19 Digitando il bottone Righe Contratti il programma visualizza eventuali righe di contratto esistenti. Si procede digitando il bottone INSERISCI per immettere una nuova riga di contratto. 27

29 Figura 20 Le righe contratto contengono i seguenti campi: i campi con lo sfondo grigio vengono assunti in automatico dal programma: Codice contratto Tipo Contratto (campo assunto dall estensione) Data Inizio Validità Contratto (campo assunto dall estensione). Numero Riga: il numero di riga è sequenziale e viene proposto in maniera automatica dal programma. L utente ha la possibilità di modificarlo. Questo si verifica quando la tariffa che ci si accinge ad inserire deve essere applicata alle tariffe già inserite (ad esempio se si deve immettere una percentuale di sconto). L utente allora dovrà inserire manualmente un numero di riga che deve essere maggiore del numero righe che contengono le tariffe di calcolo della percentuale. 28

30 Tipo riga contratto: E un campo obbligatorio. Valori da utilizzare: Standard: utilizzare solo per le tariffe di sconto incondizionato sia soci che terzi (questo tipo di tariffa viene calcolato viaggio per viaggio ma esposto a piede di fattura). Trasporto: utilizzare per tutti gli altri casi. DATI FATTURAZIONE Questa TAB comprende i dati necessari per il calcolo della fatturazione attiva: Figura 21 Gruppo mezzi: E un dato obbligatorio. E un filtro. L utente seleziona, tra i valori in elenco, il tipo mezzo al quale fa riferimento la tariffa attiva che andrà ad inserire. 29

31 Classe fatturazione (a livello di tariffa): E un dato obbligatorio. La classe di fatturazione rappresenta la categoria della tariffa e determina come questa si deve comportare in fase di tassazione attiva e passiva, in relazione ad altre eventuali tariffe appartenenti alla medesima classe. L utente seleziona, tra i valori in elenco, la classe di fatturazione alla quale fa riferimento la tariffa attiva che andrà ad inserire. In fase di rientro del servizio la classe di fatturazione condiziona le modalità di richiesta dei valori utili (numero Km, numero ore, numero consegne, ecc.) per il calcolo della tassazione attiva e passiva. Figura 22 I valori proposti per il campo classe di fatturazione sono approfonditi nell apposito fascicolo (Classi di Fatturazione). 30

32 Causale fatturazione (a livello di estensione e di tariffa): E un dato obbligatorio. Dopo l inserimento del tipo Classe di fatturazione il programma richiede l inserimento della causale di fatturazione. La causale di fatturazione permette di abbinare l importo calcolato al tipo di documento economico (fattura o nota di credito) e al registro IVA (trimestrale / mensile). Figura 23 Nella pagina che segue sono riassunte le causali di fatturazione, mentre rimandiamo al fascicolo specifico Causali di Fatturazione, per l approfondimento della rispettiva tabella e dei campi. 31

33 Tipo Causale Tipo Documento IVA Trasporto Fattura Registro IVA trimestrale Materiali Rimborso assicurazione merci Trasporto immediata Fattura Fattura Fattura immediata Registro IVA mensile extra trasporti Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Sconto trasporto in fattura Fattura Registro IVA trimestrale Sconto trasporto immediata Accredito trasporto Accredito materiali Accredito trasp. immed. Storno Anticipi Fattura immediata Nota di accredito Nota di accredito Nota di accredito immediata Fattura Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Registro IVA mensile extra-trasporti Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Proforma accredito Fattura Registro IVA trimestrale Proforma Sconto Trasporto Nota Accredito Accredito Rimborso assic. Merce Addebito Spese Trasporto Eccez. Ulteriore Sconto Incondizionato Spese di incasso Fattura Nota di accredito Nota di accredito Fattura Fattura Fattura Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Registro IVA trimestrale Riduzione Contribuzione Soci Fattura Registro IVA trimestrale 32

34 Tipo Calcolo E un campo obbligatorio. E il modello matematico che il programma deve applicare per calcolare l importo attivo/passivo da fatturare. I tipi calcolo proposti sono preceduti da un codice A0001, A0002 ecc. per i contratti attivi/clienti, mentre si troverà il codice P0001, P0002, ecc. per i contratti passivi/vettori. Ad ogni contratto attivo, A0001, corrisponde il contratto passivo, P0001. L utente seleziona il tipo calcolo dall elenco proposto. Figura 24 Possiamo raggruppare i tipi calcolo come segue: % sul valore nolo (attivo/passivo): richiede di inserire la percentuale che verrà applicata a tutte le tariffe di classe nolo che comporranno il viaggio. 33

35 % sul valore totale (attivo/passivo): richiede di inserire la percentuale che verrà applicata a tutte le tariffe di qualsiasi classe che comporranno il viaggio. % sul valore totale ventilato (attivo/passivo): utilizzato solo per le tariffe di assicurazione, questa percentuale verrà calcolata su tutte le tariffe di qualsiasi classe che comporranno il viaggio, ma verrà esposta in fattura a piè di pagina e non viaggio per viaggio. Euro a unità di misura (attivo/passivo): moltiplica l importo unitario inserito in tariffa per la quantità dell unità di misura inserita al rientro. A questo tipo calcolo è possibile associare un itinerario. Euro a unità di misura a scaglioni di km (attivo/passivo): abilita la TAB Dati scaglioni nella quale si possono inserire gli scaglioni di km e l importo unitario relativo. Euro Forfait, Euro per Forfait, Numero con Franchigia, ecc. In base al tipo calcolo selezionato vengono abilitati alcuni campi ( Importo tariffa, Percentuale, Minimo tassabile ) e TAB (Dati Scaglioni Itinerari Dati Gestionali). Tutti i valori proposti per il campo Tipi Calcolo sono approfonditi nell apposito fascicolo. Descrizione interna: descrizione della tariffa ad uso interno; per le tariffe con percorso non serve inserire l itinerario nella descrizione perché viene sempre mostrato in un campo a parte. Per il momento i minimi tassabili devono essere indicati qui. Descrizione fattura: descrizione della tariffa che viene riportata in fattura, nella maggior parte dei casi è uguale alla descrizione interna. E un dato obbligatorio. Variante contratto: permette di aggiungere un parametro alla tariffa che verrà, obbligatoriamente, richiesto in fase di inserimento/rientro ordini (es.: in un contratto, all interno dello stesso mezzo, ci potrebbero essere tre tariffe con la stessa struttura ma con importi diversi da applicare a seconda che il viaggio sia di sola andata o di solo ritorno o di andata/ritorno. In questo caso in una tariffa la variante dovrà essere impostata ad andata, in un altra a ritorno e nella terza ad andata/ritorno ). Itinerario: è compilato in automatico se nella TAB itinerari è stato inserito un percorso. 34

36 Codice I.V.A.: impostare solo se la tariffa deve avere un IVA diversa da quella impostata sulla divisione. Se è corretta quella della divisione non impostare 20% ma lasciare il campo non esente. Tipo gestione parametri: Segnalare in pratica: in fase di rientro la riga della tariffa verrà evidenziata al rientratore con un colore particolare. Obbligatorio: in fase di rientro il programma richiede obbligatoriamente il valore per l unità di misura da applicare alla tariffa, per il calcolo dell imponibile del viaggio (ad esempio il numero di consegne effettuate). Standard: il programma non svolge controlli. Codice di fatturazione: parametro non utilizzato. Importo tariffa: Il campo si attiva se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di un importo. Può essere un importo forfait, un importo riferito al pallet, l ora, al km, ecc. Percentuale: Il campo si attiva se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di una percentuale. Minimo tassabile: Il campo si attiva se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di un valore che rappresenta l importo minimo tassabile di una pratica. Descrizione fatturazione: in conversione è stata importata la descrizione della quantità minima da tassare; è solo una descrizione visibile ai rientratori che non incide in nessun calcolo. Tipo data competenza: non compilare. 35

37 DATI GESTIONALI In questa TAB sono contenuti ulteriori dati utili ai fini del calcolo automatico della tassazione di una pratica. Figura 25 Flag Recupera Dati: Impostare NO. Valore Range 1: Valore Range 2: I campi si attivano se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di un range alfabetico. Se impostati, indicano che la tariffa è valida solo se compresa tra i due valori. Ad esempio : valore range 1 Emilia Romagna valore range 2 Emilia Romagna. 36

38 Valore Range 1 Numerico: Valore Range 2 Numerico: I campi si attivano se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di un range numerico. Se impostati indicano che la tariffa è valida solo se compresa tra i due valori numerici. Ad esempio considerando una tariffa a consegna: valore range 1 2 valore range 2 4. La tariffa è valida solo dalla seconda alla quarta consegna. Minimo tassabile Quantità: Il campo si attiva se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di una quantità minima tassabile. Il valore deve essere espresso in numero. Ad esempio nella tariffa a consegne, si può inserire un numero che indica il numero minimo di consegne fatturabili. Se l utente indica 3, significa che se il servizio comprende 2 consegne, il programma fattura 3 consegne. Nella TAB dei Dati Fatturazione è presente il campo per il Minimo Tassabile a valore ( ). Franchigia Quantità: Il campo si attiva se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento di una quantità in franchigia. Il valore deve essere espresso in numero. Ad esempio nella tariffa a consegne, si può inserire un numero che indica il numero di consegne in franchigia, ossia che non sono da comprendere nel calcolo della tassazione. Se l utente indica 2, significa che se il servizio comprende 3 consegne, il programma ne fattura una. Rapporto Peso/Volume: Il campo si attiva se il tipo calcolo, inserito per la tariffa, richiede l inserimento del valore del rapporto peso/volume. Utilizzato quando la merce è molto voluminosa, ma poco pesante, si stabilisce un rapporto peso/volume per trovare il peso corretto da moltiplicare per la tariffa. Campi riservati alla Logistica: 37

39 DATI SCAGLIONI Quando il campo del tipo calcolo è impostato con un valore a scaglioni, si attiva la TAB per l inserimento dei Dati Scaglioni. Figura 26 Scaglione: il valore dello scaglione è inteso come fino a. N.B.: le tariffe a scaglioni vanno aperte (es.: fino a 100 km - 0,00 ) e chiuse (fino a km - 0,00 ), salvo che non venga utilizzato il range nella TAB dei dati Gestionali. Si potrebbe anche non fare la chiusura, il sistema non va in errore ma in fase di rientro compare una fastidiosa segnalazione. 38

40 Figura 27 Per inserire gli scaglioni occorre digitare il pulsante NUOVA RIGA e cliccare per modificare i valori dei campi proposti (molti impostati a zero). Per ogni scaglione l utente inserisce l importo unitario da moltiplicare per l unità di misura (se non è il minimo tassabile). Vedi nella pagine che segue un esempio di listino a scaglioni. 39

41 Figura Figura 29

42 Fino a km 150 il programma crea una riga di nolo di 110,15; Fino a km 200 il programma crea una riga di nolo di 133,95; Fino a km 250 il programma crea una riga di nolo di 153,34. Ecc, fino a km 400. ITINERARI A livello di riga si può inserire un ulteriore filtro per l applicazione delle tariffe, ossia un itinerario. Figura 30 Si clicca, dapprima, sul bottone Gestione Itinerari, in questo modo il programma assegna alla riga un codice di itinerario (vedi figura in pagine seguente). Solo dopo che il programma ha associato un codice itinerario si può entrare nella TAB Itinerari ed inserire il percorso. 41

43 Figura 31 Figura 32 42

44 Figura 33 Azzera itinerario: elimina tutte le tappe del percorso. 43 Figura 34

45 Le TAB Tariffe Itinerari e Righe Matrici al momento non vengono utilizzate. Figura 35 L opzione Modifica Importi, quando attiva, applica, a tutte le tariffe già inserite nel contratto, una percentuale di maggiorazione o di sconto, e sostituisce gli importi aggiornati nella riga. Finestra utilizzata, soprattutto, in fase di copia di un contratto. Figura 36 Questa operazione è delicata perché nei casi di modifica degli importi di un contratto è sempre consigliabile inserire un nuovo contratto, per mantenere lo storico dei dati. 44

46 Dopo aver inserito i dati richiesti da ogni TAB attiva si può effettuare il controllo dei dati - bottone CONTROLLA -. Il programma verifica la correttezza di tutti i campi, visualizza eventuali ERRORI sui campi di Input ed evidenzia in rosso i campi errati.. L utente provvede a completare i campi mancanti o errati. Se l utente deve inserire ulteriori righe di contratto digita Conferma+Inserimento, il programma memorizza la riga e si predispone per inserire la seconda riga, proponendo i campi compilati come da riga precedente. Con il bottone CONFERMA il programma memorizza la riga e visualizza l elenco delle righe inserite per quel contratto attivo. 45

47 Contratti Passivi Apertura nuovo contratto passivo (doppio prezzo) I contratti passivi si possono gestire dalla TAB Estensioni contratti fornitori, presente nella testata del contratto attivo al quale sono collegati. Figura 37 I contratti passivi possono essere di due tipi: stessa struttura dell attivo, ma prezzi diversi; struttura completamente diversa dall attivo (Dow). 46

48 Contratto passivo : stessa struttura dell attivo ma con prezzi diversi: Figura 38 Dalla TAB Estensioni contratti fornitori > Inserisci > Genera contratto passivo. Il programma crea un contratto passivo partendo dai valori impostati nel contratto attivo; richiede di inserire l'eventuale percentuale di aumento o riduzione rispetto agli importi dell attivo. > Conferma. Figura 39 47

49 Selezionando il contratto generato e premendo Confronta righe vengono messi in contrapposizione i valori attivi con quelli passivi. Figura 40 Il programma permette di modificare gli importi direttamente dalla maschera, spostandosi da una riga all altra premendo Invio. Per le tariffe a scaglioni occorre invece entrare all interno delle singole righe. 48 Figura 41

50 Contratto passivo : struttura diversa dall attivo Dalla TAB Estensioni contratti fornitori > Inserisci > Posizionarsi all interno del campo Contratto passivo e premere F6. Compare la maschera di inserimento della testata del contratto passivo. Figura 42 I campi proposti sono gli stessi visti durante la fase di creazione di un contratto attivo. Codice contratto: numero progressivo automatico che identifica il contratto. Campo grigio, non si può modificare. 49

51 Tipo contratto: Attivo: per i contratti cliente. Passivo: per i contratti fornitori (doppi prezzi) e per i contratti degli sconti incondizionati. E valida solo la dicitura PASSIVO. Data inizio validità contratto: data di inizio applicazione del contratto. Dato obbligatorio. Insieme al codice contratto costituisce la chiave di memorizzazione del contratto all interno del database, per questo motivo una volta salvato un contratto, questi due dati non si possono più modificare. Data fine validità contratto: data di scadenza del contratto che deve essere, logicamente, maggiore della data di inizio validità. Dato obbligatorio. Descrizione contratto: cliente - divisione. E un dato obbligatorio. Flag contratto base: E valida la dicitura No. No: per i contratti specifici dei clienti, per lo sconto trasporti eccezionali soci e per gli sconti incondizionati dei fornitori. Stato contratto: Contratto Valido A - Annullato S - Sospeso DATI GESTIONALI Data partita: non compilare. Partita: per i contratti convertiti dal vecchio sistema viene riportata la sigla del contratto Trax. Categoria contratto: E un campo obbligatorio. E valido il valore: STD Standard per classe: per i passivi (doppi prezzi). 50

52 Divisa: E un campo obbligatorio. Selezionare la divisa con cui è espresso il contratto commerciale. Percentuale sconto: Il campo non viene utilizzato. Percentuale maggiorazione: Il campo non viene utilizzato. Codice commerciale: Il campo non viene utilizzato. Località: Il campo non viene utilizzato. Contratto default: non compilare. NOTE Le note inserite vengono visualizzate nella Gestione delle Pratiche. Le note possono essere di tipo GENERICO, oppure possono essere note per la gestione dei bancali. DOCUMENTI ELETTRONICI In questa sezione si possono abbinare ad un contratto passivo le immagini dei documenti quali: Contratti; Mail, Corrispondenza, Ecc. Dopo aver inserito i dati richiesti da ogni TAB attiva si può effettuare il controllo dei dati - bottone CONTROLLA -. Il programma verifica la correttezza di tutti i campi, visualizza eventuali ERRORI sui campi di Input evidenziandoli in rosso. L utente provvede a completare i campi mancanti o errati e con il bottone CONFERMA memorizza la testata del contratto passivo nell archivio. 51

53 Figura 43 Dopo aver confermato la testata del contratto passivo, il programma visualizza la riga con il contratto passivo collegato a quello attivo. Cliccando il bottone Righe Contratti l utente inserisce le tariffe del contratto passivo. 52

54 La videata di inserimento delle tariffe del contratto passivo comprende gli stessi campi visti, precedentemente, per l inserimento delle righe di un contratto attivo. 53

55 Appendice applicazioni contratti clienti ASSICURAZIONE ALL RISK Occorre fare una precisazione per quanto riguarda la classe di fatturazione impostata con il valore ASSICURAZIONE ALL RISK. Per i clienti che hanno un contratto, all interno di ogni gruppo mezzo deve essere inserita una tariffa con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: TRASPORTO Classe fatturazione: ASSICURAZIONE (All Risk) Causale fatturazione: 003 RIMBORSO ASSICURAZIONE MERCI Tipo calcolo: A A: % su valore totale ventilato Descrizione interna e in fattura: ADDEB. COSTO ASSICURATIVO MERCI TRASPORTATE. Tipo gestione parametri: Obbligatorio. Percentuale: 1 (la percentuale si può impostare, ma, in ogni caso, il sistema assume quella indicata all interno dell estensione della divisione). Figura 44 54

56 Appendice applicazioni contratti soci e fornitori Contratto Sconto Incondizionato Soci Il contratto dello sconto incondizionato dei soci ( 8,40% ) deve essere collegato al socio all interno dell anagrafica corrispondente, nella TAB Dati fatturazione. Figura 45 Per visualizzare questo contratto occorre richiamarlo dal menù Testata contratti inserendo i seguenti filtri: Tipo contratto = Passivo Flag contratto base = Sì 55

57 Figura 46 Figura 47 56

58 Il contratto dello sconto ha le seguenti caratteristiche: Testata: o Tipo contratto: Passivo o Flag contratto base: Sì o Stato contratto: Contratto valido o Categoria contratto: For Sconto No classe Righe (tariffe): o 1 Riga) Nolo con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: Trasporto Gruppo mezzi: Tutti i clienti Classe fatturazione: Nolo Causale fatturazione: Trasporto Tipo calcolo: P: Euro da attivo Descrizione interna e in fattura: Copia importo da attivo Tipo gestione parametri: Standard Nessun importo Figura 48 57

59 Figura 49 o 2 Riga) Sconto incondizionato fornitori con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: Standard Gruppo mezzi: Tutti i clienti Classe fatturazione: Sconto incondizionato fornitori Causale fatturazione: Sconto trasporto in fattura Tipo calcolo: P: % sul valore totale (sconto) Descrizione interna e in fattura: Sconto incondizionato socio Tipo gestione parametri: Standard Percentuale: 8,40% 58

60 Contratto Sconto Incondizionato Soci Trasporti Eccezionali Per i soci che compiono anche trasporti eccezionali, invece del contratto standard di sconto, deve essere collegato il contratto di sconto incondizionato dei trasporti eccezionali. Questo contratto ha, in più rispetto allo standard (8,40%), una tariffa di sconto con percentuale impostata a 20,10%. Anche questo codice contratto deve essere inserito all interno dell anagrafica del socio nella TAB Dati fatturazione, nel campo Codice contratto. Il contratto dello sconto trasporti eccezionali ha le seguenti caratteristiche: Testata: o Tipo contratto: Passivo o Flag contratto base: No o Stato contratto: Contratto valido o Categoria contratto: For Sconto No classe Righe (tariffe): 1 riga o Nolo con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: Trasporto Gruppo mezzi: Tutti i clienti Classe fatturazione: Nolo Causale fatturazione: Trasporto Tipo calcolo: P: Euro da attivo Descrizione interna e in fattura: Copia importo da attivo Nessun importo Righe (tariffe): 2 riga o Sconto incondizionato fornitori con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: Standard Gruppo mezzi: Tutti i clienti Classe fatturazione: Sconto incondizionato fornitori Causale fatturazione: Sconto trasporto in fattura Tipo calcolo: P: % sul valore totale (sconto) Descrizione interna e in fattura: Sconto incondizionato socio Tipo gestione parametri: Standard Percentuale: 8,40% Righe (tariffe): 3 riga o Sconto incondizionato fornitori trasporto eccezionale uguale alla precedente riga escluso le seguenti caratteristiche: Descrizione interna e in fattura: Sconto incondizionato socio trasp. eccez. Percentuale: 20,10% 59

61 Contratti Sconti Incondizionati Fornitori (terzi) Il contratto dello sconto incondizionato fornitori (11,50% standard o altra percentuale) deve essere creato per ogni fornitore e impostato all interno dell anagrafica nella tab Dati fatturazione (è possibile crearlo direttamente da qui premendo F6 in corrispondenza del campo Codice contratto ). Figura 50 Per visualizzare tutti i contratti di sconto dei fornitori dal menù Testata contratti occorre inserire i seguenti filtri: Tipo contratto = Passivo Flag contratto base = No Codice fornitore NON= 0 60

62 Figura 51 Testata: o Tipo contratto: Passivo o Data inizio validità:. o Data fine validità: 31/12/2050 o Descrizione: Sconto incondizionato fornitore o Flag contratto base: No o Stato contratto: Contratto valido o Categoria contratto: For Sconto No classe o Divisa: Euro 61

63 Figura 52 1 Riga (tariffe): o Nolo con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: Trasporto Gruppo mezzi: Tutti i clienti Classe fatturazione: Nolo Causale fatturazione: Trasporto Tipo calcolo: P: Euro da attivo Descrizione interna e in fattura: Copia importo da attivo Tipo gestione parametri: Standard Nessun importo 62

64 Figura 53 2 Riga (tariffe): o Sconto incondizionato fornitori con le seguenti caratteristiche: Tipo riga contratto: Standard Gruppo mezzi: Tutti i clienti Classe fatturazione: Sconto incondizionato fornitori Causale fatturazione: Sconto trasporto in fattura Tipo calcolo: P: % su valore riga (automatico): se il fornitore ha una sola percentuale di sconto P: % su valore riga (numero): se il fornitore ha diverse percentuali di sconto Descrizione interna e in fattura: Sconto incondizionato fornitore Tipo gestione parametri: Standard Percentuale: 11,50% (o altra percentuale accordata al fornitore) o Eventuali altre tariffe di sconto con percentuali diverse da quella precedente 63

65 Figura 54 64