Guida rapida. Acquisizione automatica intelligente

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1 Guida rapida Acquisizione automatica intelligente

2 Premessa Tutti i professionisti sono a conoscenza del fatto che il tempo è a tutti gli effetti una preziosa risorsa. In una normale giornata lavorativa è necessario estrapolare concetti, valutare opzioni e gestire transazioni complesse. Le informazioni necessarie devono essere assimilate velocemente, cercando di cogliere i particolari essenziali. Sulla base di tali esigenze EMC ha sviluppato una serie di guide rapide dedicate agli argomenti essenziali correlati alla gestione delle informazioni. Questa guida all acquisizione automatica intelligente focalizza la sua attenzione sugli strumenti e sulla tecnologia che consentono alle aziende di acquisire e gestire elevati volumi di informazioni provenienti da fonti eterogenee. Nell arco di pochi minuti verrà definito il concetto di acquisizione intelligente, ne verrà spiegata l importanza, verrà suggerito un percorso di sviluppo, verranno trattate le applicazioni verticali che si occupano dell acquisizione intelligente e verranno illustrati i vantaggi e le opzioni di implementazione. Saranno sicuramente minuti ben spesi. Sommario Introduzione...2 Acquisizione intelligente. Trasformare la carta in contenuto digitale pronto per essere utilizzato...3 Definizione di acquisizione intelligente... 3 L importanza dell acquisizione intelligente... 3 Un nuovo modo di guardare al processo di acquisizione: non una semplice soluzione di archiviazione...3 Le cinque funzionalità di una piattaforma di acquisizione intelligente Acquisizione... 3 Classificazione Estrazione Convalida Distribuzione L acquisizione intelligente nei vari settori Servizi finanziari Pubblica amministrazione... 6 Settore sanitario Implementazione di una soluzione di acquisizione intelligente...6

3 Introduzione Nella maggior parte delle organizzazioni, le informazioni hanno una natura ambivalente. Possono costituire la base di una differenziazione competitiva, partendo da tempi di elaborazione più rapidi e costi operativi ridotti fino ad arrivare a un accesso più rapido alle informazioni e a una perfetta aderenza alle normative vigenti. Tuttavia, le caratteristiche intrinseche delle informazioni, vale a dire volumi elevati e complessità, possono ostacolare la produttività, provocare perdite di tempo e di risorse e gravare sull infrastruttura IT che si occupa di supportarle. Per utilizzare le informazioni in maniera razionale, senza rischiare di esserne travolti, è necessario acquisire e gestire in modo efficiente elevati volumi di dati provenienti da fonti eterogenee. Le informazioni aziendali critiche si presentano sotto forme diverse: possono essere documenti cartacei, fax e documenti digitali. Tutta questa mole di dati deve essere trasformata in contenuto intelligente utilizzabile dalle applicazioni di livello enterprise quali sistemi di ECM (Enterprise Content Management), ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) e altri sistemi informativi. Spesso le società che devono affrontare questo tipo di sfide si affidano a una soluzione mirata laddove ne hanno maggiormente bisogno. Ben presto le soluzioni mirate diventano molte. Il loro coordinamento e la loro integrazione spesso vanno ad aggravare il già delicato problema originario relativo alla gestione delle informazioni. La risposta a questo problema è rappresentata dall acquisizione intelligente, che consente alle organizzazioni di gestire enormi volumi di documenti nei formati più diversi, velocizzare il time-to-value delle informazioni e ridurre la complessità che nasce dal supporto di più soluzioni mirate. 2

4 Acquisizione intelligente. Trasformare la carta in contenuto digitale pronto per essere utilizzato Definizione di acquisizione intelligente L acquisizione intelligente offre un approccio completo e flessibile all acquisizione di documenti e dati. Permette di gestire uno o più punti di ingresso per l acquisizione delle informazioni, supportando al contempo l utilizzo di scanner o periferiche multifunzione, oppure estraendo i documenti da o cartelle di rete. L acquisizione intelligente include strumenti per la classificazione automatica di tutti i tipi di documento, l estrazione e la predisposizione dei dati per l utilizzo con sistemi a livello enterprise; le funzionalità di tracciatura consentono l audit e il controllo dei documenti nel frattempo che questi vengono acquisiti ed elaborati. L acquisizione intelligente riduce i costi, migliora la precisione delle informazioni e semplifica i processi aziendali. L importanza dell acquisizione intelligente Si prenda in considerazione questo esempio: l elaborazione delle pratiche assicurative relative a proprietà e incidenti è un operazione che implica la gestione e la manipolazione di molti documenti. Gli incaricati devono fornire ai responsabili delle sottoscrizioni richieste di rimborso e documenti supplementari. Per gli assicuratori che si affidano a processi manuali e basati su documenti cartacei, il tutto può risultare inefficiente e disagevole. Spesso tutto ciò comporta l aggravio di spese di spedizione e ritardi che vanno a intaccare la soddisfazione del cliente. Inoltre, nel sistema di gestione delle richieste, possono verificarsi colli di bottiglia di difficile identificazione. Vi è inoltre poca visibilità sullo stato di una richiesta per chiunque ne sia coinvolto, ossia cliente, management o chi prende in carico la pratica. Una soluzione di acquisizione intelligente, invece, soddisfa tutte le esigenze di acquisizione di documenti delle organizzazioni, dall acquisizione batch di elevati volumi alle operazioni di acquisizione delle filiali. I rappresentanti possono acquisire e inviare immagini di documenti acquisiti, fotografie o file elettronici mediante una semplice connessione Internet. In caso di documenti elaborati a livello centrale, l acquisizione intelligente permette di gestire elevati volumi di documenti, oltre a identificare automaticamente i documenti ed eseguire l estrazione dei dati. Un nuovo modo di guardare all acquisizione: non una semplice soluzione di archiviazione L acquisizione di documenti non può più essere considerata una tecnologia limitata all archiviazione; si tratta invece di una parte integrante di un processo aziendale che può essere utilizzata in qualsiasi ubicazione durante un processo aziendale. Oggi, l acquisizione intelligente non è più un applicazione standalone, ma un servizio utilizzabile da molte aree di business presenti all interno di un organizzazione. L acquisizione intelligente travalica la tradizionale acquisizione batch centralizzata ed è in grado di supportare sia la scansione centralizzata che quella distribuita, consentendo alle organizzazioni di sfruttare i vantaggi derivanti dal rendere indipendente l acquisizione dal singolo punto di ingresso per la maggior parte dei documenti. La soluzione di acquisizione intelligente comprende strumenti avanzati di identificazione dei documenti e di sviluppo standard, così da consentire lo sviluppo e l integrazione rapida dell acquisizione con i sistemi e i processi aziendali critici. Le cinque funzionalità di una piattaforma di acquisizione intelligente 3 Acquisizione Sebbene il termine acquisizione sia diventato sinonimo di acquisizione di documenti e imaging, nell ambito dell acquisizione intelligente suddetto termine ha un significato molto più vasto. La sua funzione base consiste nella conversione di documenti cartacei in formato digitale mediante la scansione, poiché molti importanti processi aziendali continuano a richiedere l impiego di documenti cartacei.

5 L acquisizione comprende tuttavia anche la raccolta e la conversione di documenti strutturati, non strutturati e parzialmente strutturati in dati elettronici, indipendentemente dall origine, se provenienti quindi da scanner, fax, file system, o documenti elettronici. Classificazione Nelle aziende attuali vengono acquisiti documenti dei tipi più disparati. La tecnologia di classificazione automatizzata fa distinzione fra i vari tipi di documenti, quali fatture, ordini, rimborsi, richieste di prestiti e così via, senza necessità di separazione manuale, fogli di separazione o codici a barre. Si avvale di un analisi combinata di testo e immagini in grado di identificare i tipi di documento. L analisi basata sul testo riconosce i documenti mediante parole chiave, frasi e combinazioni di parole, mentre l analisi basata sulle immagini identifica i documenti a seconda del formato; si tratta del metodo più rapido per classificare i documenti ricorrenti. Le soluzioni più avanzate sono anche in grado di effettuare una distinzione fra documenti simili mediante logo o analoghi indicatori grafici, riuscendo a riconoscere addirittura i documenti manoscritti da quelli dattiloscritti. La classificazione automatica consente il routing dei documenti nell ambito dei flussi di lavoro dei processi aziendali riducendo notevolmente la preparazione manuale che le organizzazioni solitamente affidano a numerosi membri del personale. La classificazione automatica consente inoltre l assemblaggio di documenti complessi, quali ad esempio le pratiche per la concessione dei prestiti, riducendo l intervento da parte dell utente. L acquisizione è più della semplice scansione. Consiste nella raccolta e nella conversione di documenti strutturati, non strutturati e parzialmente strutturati in dati elettronici, indipendentemente dall origine, se provenienti quindi da scanner, fax, file system, o documenti elettronici. Estrazione Una volta acquisiti elettronicamente e classificati i documenti, i dati in essi contenuti vengono estratti mediante motori OCR (Optical Character Recognition) per il riconoscimento di documenti dattiloscritti, manoscritti e OMR (Optical Mark Recognition), quali caselle di controllo, campi di riempimento e altri. L estrazione dei dati può seguire regole aziendali e librerie di parole chiave di riferimento, associazioni di termini e struttura sintattica. È possibile utilizzare diversi motori di riconoscimento al fine di sfruttarne la potenza a secondo del tipo di dati. La tecnologia è inoltre in grado di riconoscere, nei documenti, le tabelle, dalle quali verranno estratti i dati di righe e colonne, analizzando le interruzioni di riga, colonna e pagina al fine di gestire le voci che compaiono in pagine consecutive. La tecnologia supporta inoltre una serie di operazioni molto specialistiche quali l estrazione da ordini d acquisto, i libri mastri e i moduli complessi come CMS oltre alla modulistica per le richieste sanitarie UB-04. Se necessario, i dati possono essere estratti manualmente. Ad esempio, nell indicizzazione KFI (key-from-image), l operatore inserisce i dati da un immagine se la qualità di quest ultima rende difficile l estrazione automatizzata. Convalida La convalida dei dati ne garantisce la corretta estrazione. Esistono due tipi di convalida: automatizzata e manuale. La convalida automatizzata prevede l integrazione con un altra origine dati, in genere un database o un applicazione aziendale quale CRM o ERP. I dati estratti (ad esempio un elenco di numeri di conto) vengono raffrontati con un gruppo di dati noti in modo da garantirne la precisione. Lo stesso processo potrebbe essere eseguito con più campi di dati, ad esempio quelli contenuti in un modulo per le richieste sanitarie. La convalida manuale prevede la correzione dei caratteri, che consente agli operatori di rivedere e correggere i dati estratti con un basso indice di affidabilità. 4

6 Le soluzioni di acquisizione intelligente presentano diversi gradi di semplificazione del processo di convalida. La convalida automatizzata, ad esempio, può essere velocizzata eseguendo ricerche nei database o mediante altre regole aziendali, sul campo come a livello aziendale. Agli operatori vengono segnalate le violazioni delle regole, cosa che comporta la convalida manuale. Inoltre, i campi di sola lettura nei dati estratti possono consentire agli operatori di lavorare più rapidamente durante la convalida manuale, durante la quale potranno ignorare i campi che non richiedono revisione. L immissione da tastiera può essere facilitata utilizzando tasti di scelta rapida personalizzabili e configurabili per dataset specifici. Distribuzione Mediante le esportazioni di dati e documenti, l acquisizione intelligente rende disponibili le informazioni agli altri sistemi a livello enterprise. Al livello più elementare, i dati possono essere esportati in un file system in svariati formati di dati e documenti, come ad esempio il formato XML, e delimitati da separatori o altro. Le immagini scansionate possono essere archiviate in formato PDF, JPEG, TIF ed altri. Un ulteriore metodo di esportazione consiste nell utilizzare l ODBC, grazie al quale i dati risultano compatibili con qualsiasi sistema conforme a ODBC, ovvero Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 e altri. Una terza possibilità è costituita dalle esportazioni di un sistema aziendale, il quale è in grado di offrire la gamma più vasta di possibilità poiché mette in connessione l acquisizione con i sistemi aziendali, i sistemi di content management e i processi. Queste esportazioni rendono il sistema di acquisizione intelligente un estensione di un altra applicazione aziendale, trasferendo immagini e dati, dando avvio a flussi di lavoro e prendendo direttamente parte ai processi aziendali. Un sistema di acquisizione intelligente senza questo livello di integrazione non è adatto alla maggior parte delle grandi organizzazioni, che spesso si affidano a diversi sistemi informativi critici. La Lahey Clinic scansiona e digitalizza documenti, riducendo fino al 90% i tempi di elaborazione per documenti clinici e non La sfida Per i fornitori di servizi sanitari, sostituire i documenti cartacei con record elettronici non è una scelta, ma una necessità. Diversi anni fa la Lahey Clinic comprese che la tecnologia può contribuire a migliorare l efficienza e la conformità, e adottò ben presto una soluzione in tal senso. Il nostro scopo è quello di fornire le informazioni opportune alle persone che ne hanno bisogno, vale a dire medici, amministratori, nonché pazienti, in modo da offrire un assistenza medica impeccabile e migliorare l esperienza dei pazienti, afferma Nelson Gagnon, Chief Information Officer della Lahey Clinic. La soluzione Mediante EMC Captiva InputAccel per scansionare documenti cartacei nel repository EMC Documentum e indicizzarli automaticamente per facilitarne la ricerca, i tempi richiesti dalle operazioni di elaborazione di dati clinici e non clinici si sono nettamente ridotti. Le informazioni acquisite da EMC Captiva InputAccel vengono consultate da circa 500 persone, fra medici, amministratori e altre figure, mediante l utilizzo di Documentum in modo da migliorare e velocizzare i processi di assistenza medica, accettazione, record medici, servizi finanziari ai pazienti, questioni legali, qualità e protezione. Il risultato Mediante la soluzione di acquisizione intelligente EMC Captiva, la Lahey Clinic ha migliorato i processi sotto diversi aspetti. Eccone alcuni: La scansione dei record dei pazienti e la possibilità di stampare tali record con codici a barre fa risparmiare ai coordinatori delle unità sanitarie due ore al giorno, per un totale di duemila ore all anno, nella produzione di documenti per il processo di assistenza ai pazienti. La scansione delle tessere sanitarie e delle patenti al momento dell accettazione sta riducendo notevolmente il tempo passato per la ricerca delle richieste e per la verifica che la fattura venga inviata alla compagnia assicurativa giusta. Tutto ciò comporta anche un disbrigo più rapido delle pratiche assicurative oltre a un pagamento più tempestivo da parte delle assicurazioni. La scansione dei documenti EOB (Explanation Of Benefits) ha consentito di ridurre di circa il 90% il tempo medio necessario affinché i servizi finanziari del paziente recuperino l EOB. 5

7 L acquisizione intelligente nei vari settori Servizi finanziari Nel campo di servizi finanziari, le organizzazioni che necessitano di accelerare l elaborazione delle transazioni, ridurre i costi operativi e potenziare l assistenza clienti hanno adottato con entusiasmo la strategia di acquisizione intelligente. Elaborano giornalmente elevati volumi di documenti in modo rapido e preciso, conformandosi al contempo a normative in materia di conformità quali Sarbanes-Oxley, Check 21 e altre. Ad esempio, una società di erogazione mutui a livello mondiale si è avvalsa di un approccio di acquisizione intelligente per acquisire ed elaborare richieste di mutui al mese, vale a dire più di pagine al giorno. La soluzione di acquisizione intelligente della società ha risolto i colli di bottiglia dei processi, ha accresciuto la capacità e ridotto i costi di outsourcing di dollari annui. Pubblica amministrazione Alla pubblica amministrazione è richiesto di migliorare l efficienza e di rendere i servizi più accessibili ai cittadini. Devono poter acquisire informazioni critiche derivanti da documenti quali dichiarazioni dei redditi, richieste di licenze e documentazione legale dovendo inoltre poter convertire tali informazioni in contenuto digitale pronto per essere elaborato. Un esempio è costituito dal Minnesota Department of Revenue (MDOR), che fornisce servizi fiscali e legali ai residenti dello stato. Grazie all implementazione di una soluzione di acquisizione intelligente, questo ente è stato in grado di riprogettare il proprio sistema di gestione delle dichiarazioni dei redditi. I risultati ottenuti sono stati notevoli. Fra questi: La riduzione dei tempi di elaborazione dei documenti cartacei: da si è passati a meno di 10 giorni La riduzione dei tempi di elaborazione dei dati elettronici: da 10 a 3 giorni L ente ha inoltre elaborato il 95% delle dichiarazioni entro cinque giorni, migliorando la conformità alle normative vigenti. Settore sanitario Normative, costi e aspettative sui servizi in costante crescita rendono complesso offrire servizi sanitari di elevata qualità. I fornitori di servizi devono ridurre i costi di elaborazione delle richieste, migliorare la precisione e la puntualità dei pagamenti e conformarsi ai requisiti HIPAA. Un gruppo di medici di un università ha inoltrato più di richieste al mese; comprensibilmente, il volume di documenti cartacei richiesto dal processo è enorme. Purtroppo, nel 20% dei casi è stato necessario inoltrare nuovamente le richieste; si è pertanto generato un ritardo nei pagamenti pari a circa un milione di dollari. Installando una soluzione di acquisizione intelligente, il gruppo ha portato questa percentuale dal 20 al 7%, velocizzando i tempi di rimborso e migliorando la conformità alle normative vigenti. Implementazione di una soluzione di acquisizione intelligente Quando si sceglie una soluzione di acquisizione intelligente, sia per soddisfare esigenze generiche di acquisizione delle informazioni che per esigenze più specifiche, quali la gestione di elevati volumi di documenti critici quali richieste di prestiti, rimborsi assicurativi e apertura di nuovi conti, è opportuno verificare che la soluzione sia completa e che comprenda tutti gli aspetti essenziali, cioè elaborazione distribuita, riconoscimento dei documenti intelligente e integrazione nei processi. La progettazione e la distribuzione devono seguire una metodologia di procedure ottimali in grado di includere obiettivi misurabili e conduzione di test di qualità. EMC è il leader mondiale nella fornitura di soluzioni di acquisizione intelligenti. Le soluzioni di acquisizione intelligente EMC Captiva automatizzano l elaborazione di miliardi di documenti ogni anno, riducendo i costi, migliorando la precisione delle informazioni e semplificando i processi aziendali. Queste soluzioni possono essere utilizzate con prodotti esistenti oppure abbinate a una soluzione EMC completa per la gestione del ciclo di vita del contenuto transazionale. 6

8 Le soluzioni di acquisizione intelligente di EMC fanno parte di una struttura di soluzioni complete denominata TCM (Transactional Content Management). Questa struttura include le funzionalità di acquisizione intelligente, BPM (Business Process Management) ed ECM (Enterprise Content Management) che costituiscono una soluzione completa per la gestione di processi transazionali di volumi elevati. Ulteriori informazioni Per ulteriori informazioni sulle soluzioni di acquisizione intelligente di EMC, è possibile visitare il sito Internet all indirizzo o chiamare il numero

9 Azienda EMC Corporation (NYSE: EMC) è leader mondiale nello sviluppo e nella fornitura di soluzioni e tecnologie per l infrastruttura informativa, finalizzate a consentire alle organizzazioni di ogni dimensione di trarre il massimo valore dal proprio patrimonio informativo e di trasformare il proprio modello competitivo aziendale. Per informazioni sui prodotti e i servizi offerti da EMC, è possibile visitare il sito EMC Computer Systems Italia Spa Via Caldera 21/B Milano tel.: fax: Website: Copyright 2008 EMC Corporation. Tutti i diritti riservati. EMC 2, EMC, Documentum, InputAccel e where information lives sono marchi registrati di EMC Corporation. Tutti gli altri marchi citati nel presente documento sono proprietà dei rispettivi titolari. 9/08 H3004

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