Associazione Provinciale Allevatori di Treviso MANUALE GUIDA SOFTWARE APAPIGTRACE. manuale_guida_vers_1.3_rev01_ago07.doc

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2 PRIMA INSTALLAZIONE... 3 IMPOSTAZIONI INIZIALI... 3 AZIENDA... 3 STOCCAGGI... 4 CLIENTI/FORNITORI... 5 MATERIALI... 6 REGISTRAZIONE DEI DATI DI RINTRACCIABILITA... 7 CARICO MATERIALI... 7 SCARICO MATERIALI... 8 PRODOTTI TRASFORMATI... 9 GESTIONE FASI FORMULE ENTRATA ANIMALI RIPRODUZIONE ENTRATA ANIMALI INGRASSO USCITA ANIMALI REPORT FINALE REGISTRAZIONE DEI DATI AI FINI DEL BILANCIO ECONOMICO CATEGORIA MERCEOLOGICA SPESE RICAVI QUOTE BILANCIO AZIENDALE UTILITY DI SISTEMA CONTROLLI AVVISI SALVATAGGIO EXPORT DEI DATI INFORMAZIONI COME FÀ IL PROGRAMMA A COSTRUIRE IL REPORT? RISOLUZIONE DEI PROBLEMI... 24

3 Nel CD si trova un file setap.exe che all apertura esegue una installazione automatica; è sufficiente seguire le indicazioni al fine della corretta installazione. Viene creato un collegamento sul desktop del programma. Il programma crea una cartella denominata apapigtrace in radice di C:/ ; non interferisce così con le cartelle documenti ecc. Aprire il software con doppio clik sull icona sul desktop apapigtrace ; si apre la finestra azienda. Vengono richiesti subito dei dati generici e dati che servono al sistema nella funzionalità (di stampa, d export dati, d intestazioni delle stampe, di visualizzazione delle schermate, di gestione dei filtri); Definire se l azienda è un ciclo chiuso (scrofe+ingrasso); riproduzione (solo scrofe); ingrasso; tale funzione permette di escludere dei campi non interessati. Stampe: possibilità di stampare in word, in acrobat reader (pdf) e in versione stampante (scelta consigliata); Anteprima di stampa (S:si scelta consigliata); Export dati: è possibile effettuare l export dei dati nei diversi formati, excel (scelta consigliata) Opzioni: solo attivi consente di non visualizzare i dati vecchi nei menù a tendina che si troveranno nelle diverse finestre S:si (scelta consigliata); Schermo pieno: permette di visualizzare le finestre a tutto schermo; Selvaggio archivi: gestisce la frequenza di visualizzazione di eseguire il salvataggio (il pulsante salva si colora di rosso ) 15 gg (scelta consigliata). Sfondo: se si desidera cambiare sfondo alla schermata principale Ad ogni chiusura di schermata (registra/esce) viene richiesto se registrare o meno il dato modificato.

4 In questa sezione si devono riportare la codifica progressiva (ma non necessariamente in ordine) dei silos verticali/orizzontali di stoccaggio delle materie prime, delle cisterne di siero, cisterne di grasso e olio di soia, delle aree dove vengono messi i prodotti su bancale, area che dovrà essere chiamata magazzino prodotti su bancale (senza cod.). Col pulsante aggiungi si inserisce un nuovo stoccaggio, es: S1 (silos numero 1); C1 (cisterna numero 1); prodotti su bancale ecc. NB: se per esempio il silos S1 è e sarà sempre mais, si potrà scrivere S1-mais ; se invece, caso contrario, il silos S1 non si prevede sia utilizzato sempre a stoccaggio mais, non apportare la specifica della materia prima che contiene. Qualora, dopo qualche tempo, il silo S1 dovesse essere dimesso, oppure se il silo S1-mais dovesse vedere cambio di materia prima, non si deve modificare la scritta, ma creare un nuovo stoccaggio. Sarà possibile non vedere più nei menù a tendina lo stoccaggio in disuso andando ad attivare la funzione stoccaggio attivo: N (no) che si trova entro ogni stoccaggio entrando con modifica dopo aver selezionato col puntatore del mouse la riga di stoccaggio interessata. Con stampa è possibile stampare la schermata.

5 In questa sezione si devono riportare la codifica progressiva (ma non necessariamente in ordine) dei fornitori dei prodotti alimentari e non, e dei clienti intesi macelli o ingrassatori. Col pulsante aggiungi si inserisce un nuovo fornitore/cliente. Rif. Laboratorio: deve essere riportato (solo se macelllo) il cod CE. Qualora, dopo qualche tempo, un fornitore A dovesse essere non più utilizzato o cambiare ragione sociale, non si deve cancellare. Sarà possibile non vedere più nei menù a tendina il vecchio fornitore andando a attivare la funzione attivo : N (no) che si trova entro ogni cliente entrando con modifica dopo aver selezionato col puntatore del mouse la riga interessata. E opportuno inserire anche tutti i trasportatori di animali. Con scheda è possibile stampare il singolo cliente/fornitore selezionato, con elenco è possibile stampare tutta la schermata.

6 In questa sezione si devono riportare la codifica progressiva (ma non necessariamente in ordine) delle materie prime utilizzate in razione riportando il nome commerciale nel caso di integratori e mangimi commerciali. Col pulsante aggiungi si inserisce un materiale. Qualora, dopo qualche tempo, un materiale es. frumento dovesse essere non più utilizzato perché sostituito con es. orzo, non si deve cancellare frumento ma mantenere e creare un nuovo materiale orzo. Sarà possibile non vedere più nei menù a tendina il frumento andando a attivare la funzione attivo : N (no) che si trova entro ogni materiale entrando con modifica dopo aver selezionato col puntatore del mouse la riga interessata. Con stampa è possibile stampare la schermata.

7 In questa sezione vengono registrati i dati del documento di trasporto all ingresso di una materia prima o mangime completo. E essenziale che la registrazione della entrata del prodotto (registrazione dati del ddt/bolla/fattura accompagnatoria) avvenga in modo progressivo per data; questo perché all inserimento di una successiva bolla dello stesso prodotto, il software chiude in automatico la data di fine utilizzo del precedente prodotto con la data di inizio utilizzo della nuova fornitura dello stesso prodotto. Se non fosse disponibile il lotto del prodotto, non è campo obbligatorio e vincolante per la registrazione. Per materiale, Fornitore e Locazione si apre un menù a tendina che permette di individuare la specifica senza doverla scrivere ogni volta. La data di utilizzo permette di gestire il range di tempo tra entrata prodotto e sua utilizzazione (es. pastone di mais). Se prodotti autoprodotti, inserire l entrata cumulata del prodotto in un unica registrazione; creare su materiali il nuovo materiale es. mais aziendale che sarà distinto da mais che è acquistato. Inserendo q.li, prezzo ed iva sarà possibile eseguire il bilancio aziendale; se autoproduzione non inserire il valore commerciale del prodotto ma valore zero, poiché i costi di produzione vengono gestiti a seguito nella sezione spese.

8 In questa sezione vengono registrati i dati dei prodotti in uscita dall azienda es. mais venduto oppure mangime finito per la sede 2. Nel caso del mangime finito è possibile inserire il prezzo del prezzo pari al costo di produzione della miscelata che si ricava nella sezione formule.

9 Questa sezione interessa le aziende che effettuano la trasformazione della carne prodotta in salumi ed insaccati. E possibile, una volta che la carne rientra in azienda dal macello, di registrare la produzione di insaccato prodotto. Lotto: sigla tipologia prodotto_data es: cot_ (cot: cotechino). Lotto macello: riportare il codice dei suini in uscita dalla sezione uscita animali. Composizione: viene riportato menù a tendina con % da inserire sulla lista di destra l elenco delle materie prime che compongono l insaccato. E necessario preliminarmente inserire in materiali sia il nome dei prodotti finali (salsiccia, cotechino, salame ecc) sia dei co-formulanti (carne di puro suino, sale, spezie, pepe, colorante E ecc). Una volta effettuata la compilazione del lotto si prodotto trasformato è possibile stampare n etichette con tutti i dati relativi al lotto prodotto per assegnarle agli insaccati (legati al filo).

10 In questa sessione negano riportate le fasi alimentari dei suini in produzione (non scrofe e verri). Tale aspetto è propedeutico alla sezione formule alimentari nelle quali vengono specificate le fasi di allevamento relative. Per fase si intende cambiamento alimentare nella formulazione dei componenti in razione. Per motivo espressamente informatico, la fase non è espressa in range di peso vivo ma di giorni di razionamento; si dovrà assegnare un nome alle diverse fasi e definire il range di giorni come da esempio: CICLO CHIUSO NOME CATEGORIA DA PV A PV DA GG A GG sottoscrofa svezzamento magronaggio ingrasso ingrasso SCROFAIA NOME CATEGORIA DA PV A PV DA GG A GG sottoscrofa svezzamento INGRASSO NOME CATEGORIA Da PV A PV DA GG A GG magronaggio ingrasso ingrasso Risulta di particolare importanza che il giorno di inizio fase 1 sia 0 (zero) e quello finale dell ultima fase sia 999; importante è poi che il giorno di inizio di ogni fase sia il giorno successivo a quello di fine della fase precedente. Per ogni fase, possono esserci n formule chiuse, ma almeno una aperta (senza data di fine).

11 In questa sezione è possibile inserire i formule alimentari degli animali in produzione; con inserisci si crea la nuova formula, si inserisce la data di inizio, la data di fine invece si mantiene in bianco, sarà chiusa quando si creerà una nuova formula per la stessa categoria di animali; la data di inizio della prossima coinciderà con quella di dine della precedente. Si richiama la fase relativa alla formula, si richiama il singolo componente col menù a tendina e si assegna la percentuale nella razione (fatto 100% il q.le di mangime finito); si clima sul primo pulsante con freccia a destra per inserire componente e % nella lista a sfondo bianco. Si procederà anche per gli altri componenti fino al 100% (che compare in rosso sopra la lista). Comparirà il costo della formula in ed il grafico (clikare sulla lente per ingrandire) dell andamento del costo formula ad ogni entrata di un componente della razione. Precedere per le altre formule relative alle altre fasi alimentari. Attenzione, al cambiamento della formula per una fase, non si deve cancellare la formula vecchia o modificarle, si deve chiudere la vecchia assegnando la data di fine e creare una nuova formula. Dalla formula si deve escludere la componente liquida (acqua/siero), ma la % deve essere riferita al q.le di mangime finito tal quale.

12 Questa sezione interessa le aziende a ciclo chiuso e le aziende da riproduzione che producono suinetti; Il sistema gestisce le nascite di suinetti in lotti settimanali, anziché mensili (lettera del Consorzio DOP). Con inserisci si crea il nuovo lotto (lotto di entrata: dovrà essere utilizzato nella pratica di allevamento). Il codice è progressivo all infinito a differenza della settimana di parto. Per gli allevamenti che inseriscono le scrofe in sala parto non tutte le settimane ma a settimane alterne, la codifica non cambia, il software codifica progressivamente il codice di entrata mentre si inserirà settimane di parto alterne. Inserire l anno e la settimana di parto (in automatico nella settimana attuale- modificabile eventualmente a mano o col menù a tendina); inserire le sale parto dove hanno partorito le scrofe (se scrofe partorito in 2 settimane, mettere tutto nella settimana precedente). I suinetti una volta svezzati saranno messi in reparto svezzamento in data e sale da registrare. I successivi spostamenti del macro-gruppo (non del singolo capo) in magronaggio ed ingrasso andranno gestiti nello stesso modo. I riferimenti di sale, capannoni, box dovranno essere quelli riportati nella planimetria del manuale. Eventualmente è possibile annotare il numero di suini per ogni box. Visto lo spazio limitato, in caso di sequenza di box progressivi, si consiglia di scrivere per esempio: cap1- box3 9+cap2 box12 19.

13 Questa sezione interessa le aziende da ingrasso. Il sistema gestisce le entrate per singolo ddt; Con inserisci si crea il nuovo lotto (lotto di entrata: dovrà essere utilizzato nella pratica di allevamento). Inserire l eventuale codice di lotto fornito dall allevatore fornitore dei suinetti oppure un riferimento interno storico; inserire il numero del documento di trasporto (ddt). Inserire i dati relativi alla certificazione intermedia del consorzio DOP, perciò il numero della certificazione intermedia, la data di ingresso, le lettere del tatuaggio, il numero di capi, il peso vivo totale. Sarà effettuato automaticamente il peso vivo medio. E possibile inserire eventuali detrazioni in peso, eventuali detrazioni in valore, il prezzo compreso dei premi, la % aliquota IVA. Risulterà automaticamente il valore dei suinetti (è possibile anche modificare direttamente il valore inserendolo a mano). Inserire poi il fornitore dei suinetti ed il vettore. Sala ristallo: capannone e box in qui vengono ristallati i suinetti; per gli spostamenti successivi del macrogruppo (non del singolo capo) è da riportare data dello spostamento e box. Eventualmente è possibile annotare il numero di suini per ogni box. Visto lo spazio limitato, in caso di sequenza di box progressivi, si consiglia di scrivere per esempio: cap1- box3 9+cap2 box12 19.

14 Questa sezione è comune sia per le aziende a ciclo chiuso, che solo scrofaie, che ingrasso. Con inserisci è possibile creare un lotto di suini in uscita. Il lotto di uscita dei suini è unico (come anche quello di entrata). In bolla si dovrà riportare la dicitura suini magroni lotto (lotto di uscita) oppure suini da macello lotto (lotto di uscita). Inserire i dati relativi al documento del consorzio DOP, perciò il numero del modello, la data di ingresso, le lettere del tatuaggio, i riferimenti del ddt e della fattura, il numero di capi, il peso vivo totale. Sarà effettuato automaticamente il peso vivo medio. E possibile inserire eventuali detrazioni in peso, eventuali detrazioni in valore, il prezzo compreso dei premi, la % aliquota IVA. Risulterà automaticamente il valore dei suinetti (è possibile anche modificare direttamente il valore inserendolo a mano). Inserire poi l acquirente dei suinetti/ macello ed il vettore. Sala ingrasso: capannone e box caricati in automezzo se suini da macello Sala magronaggio: capannone e box caricati in automezzo se suinetti n matricola interno: per scrofe a fine carriera riformate Lotti entrata A questo punto, al lotto di animali in uscita appena descritto, vanno abbinati i codici in entrata clikando in ingrasso se azienda da ingrasso (verranno visualizzati i lotti in elenco in entrata animali ingrasso ) o clikando in riproduzione (verranno visualizzati i lotti in elenco in entrata animali ingrasso ). Visualizzato l elenco lotti in entrata nel menù a tendina, si deve selezionale il primo lotto in entrata (quello che ha maggiormente costituito il lotto in uscita), definire l eventuale numero di capi, selezionale S (SI) in lotto di riferimento e clikare sul pulsante in alto a freccia a destra per inserire in lista. Proseguire nello stesso modo con gli altri lotti di minoranza specificando N (NO) su lotto di riferimento. Tale aspetto è importante perché il software deve conoscere con quali dati iniziali deve effettuare le elaborazioni.

15 Il programma consente di stampare un report per il lotto di suini in uscita nel quale vengono riportate: le caratteristiche del lotto in uscita; le caratteristiche del lotto in entrata che lo hanno costituito; le formule alimentari che il lotto in uscita ha utilizzato; le forniture di alimenti utilizzati. Nel report vengono riportate tutte le informazioni possibili relative al lotto di suini in uscita e può essere inviato via al possibile operatore a valle nel caso di filiere che vogliano valorizzare il prodotto finale con l aspetto della rintracciabilità dei prodotti a monte. Per effettuare l elaborazione si deve aprire la sezione uscita animali, selezionare col mouse e clikare il lotto interessato, clikare su Rapporto Finale ; sarò visualizzata la richiesta di visualizzare o meno in stampa le % dei singoli componenti (privacy). Nell anteprima di stampa del report finale vi sono dei comandi per visualizzare le pagine successive, per lo zoom, per le opzioni di stampa.

16 In questa sezione vengono riportate le categorie di spesa possibili che saranno utilizzate nella sezione spese. Con "inserisci" è possibile inserire la nuova categoria di spesa. Non è possibile cancellare o modificare la tipologia, ma crearne sempre di nuove.

17 In questa sezione è possibile inserire le spese aziendali che non sono né animali (gestite in entrata animali riproduzione ed entrata animali ingrasso e ne alimenti zootecnici (gestiti in carico materiale ); è possibile inserire una ampia descrizione e il raggruppamento in categorie di spesa come impostato nella sezione categorie merceologiche, il fornitore, prezzo, unità, IVA; viene calcolato automaticamente il valore oppure modificabile a mano. La ripartizione in categorie di spesa consente la elaborazione del dato in grafico in bilancio, per conoscere il peso percentuale in valore della categoria di spesa per effettuale le opportune azioni di correzione.

18 In questa sezione è possibile inserire i ricavi aziendali che non sono né da vendita di animali (gestito in uscita animali ) e ne alimenti zootecnici (gestiti in scarico materiali ); è possibile inserire una ampia descrizione e il raggruppamento in categorie come impostato nella sezione categorie merceologiche, il fornitore, prezzo, unità, IVA; viene calcolato automaticamente il valore oppure modificabile a mano.

19 ! In questa sezione è possibile inserire il valore degli investimenti importanti economicamente per i quali è significativo definire una quota di ammortamento che va a pesare sul bilancio. E possibile inserire una ampia descrizione es. ristrutturazione capannone n 3, definire se è un capitale o una spesa di gestione, il valore es , si definisce per quanti anni la quota andrà ad incidere sul bilancio (es. 10 anni) ed il tasso % della quota di reintegrazione (es. 5-6% tasso medio bancario). Nel Bilancio annuale, semestrale, mensile ecc sarà inserita la quota calcolata in proporzione al range di tempo del bilancio.

20 In questa sezione è possibile effettuale la elaborazione di tutte le voci di attivo e passivo anche in modo differenziale (per vedere quanto pesa una voce sul bilancio totale) andando a selezionare o meno le caselle che compaiono in tabella ricavi e spese. E possibile inserire quantitativi e/o valori in ricavo e spesa che per qualche motivo non sono entrati nelle sezioni fin ora descritte. Definire il range di tempo di elaborazione bilancio (di default viene visualizzato l anno precedente alla data attuale); con elabora bilancio si avvia il calcolo. Vengono visualizzati i totali in valore e quantità di ricavi e spese e il saldo (passività o attività). E possibile effettuare una stampa sintetica (per categoria/sezione) o analitica (per singola voce). Clikando su indici si apre una nuova visualizzazione che permette di analizzare sia graficamente (incidenza delle uscite sulle spese totali, incidenza degli alimenti sul costo alimentare, tendenza degli AMG dei lotti in uscita), sia mediante indici (resa alimentare media %, indice di conversione medio, accrescimento medio giornaliero -AMG- medio, costo alimentare sul kg carne, costo totale dell allevamento sul kg carne, reddito netto per capo prodotto).

21 " In questa sezione possono essere registrati dei particolari eventi quali appuntamenti, verifiche, analisi, vaccinazioni ecc per i quali è possibile utilizzare un sistema a promemoria: con "inserisci" si crea il nuovo controllo, inserendo la data prevista (senza inserire la data di verifica), verrà visualizzato all apertura del software un promemoria n giorni prima della scadenza (i giorni vengono impostati a piacimento nella sezione azienda ). Una volta effettuato il controllo, registrata la data di verifica, non sarà più visualizzato il messaggio di promemoria; se il controllo ha dato esiti negativi, è possibile registrare la Non Conformità. Non Conformità: problema aziendale per il quale vale la pena archiviare li estremi, le cause, le azioni correttive intraprese, la verifica della risoluzione del problema.

22 In questa sezione è possibile effettuare il salvataggio dei dati in una cartella entro il PC oppure in una chiavetta di memoria esterna o disco floppy. Clikare su salvataggio archivi, si aprirà una finestra, clikare su salva, altra finestra, cercare in C:/ la cartella apapigtrace e la cartella salva ; clikare select. Se il salvataggio ha dato esito favorevole comparirà la scritta salvataggio archivi completato correttamente. Nell eventualità ci dovessero essere messaggi di errore, si deve installare la versione winzip 9RS che permette la compressione in un file zippato. Nella sezione azienda è possibile selezionare la frequenza di giorni per il promemoria di salvataggio, per es. se impostato 15gg, alla scadenza il pulsante salva diventa rosso. Attenzione, effettuare il salvataggio non solo in C:/ ma anche in una memoria esterna. Se masterizzazione CD, il file si trova in C:/apapigtrace/salva con nome archivi.zip.

23 # Ogni sezione prevede il pulsante export per esportare i dati nel formato selezionato nella sezione azienda. In questa sezione viene visualizzato il codice della versione installata. $ % Immaginiamo un ingrasso che per il periodo di allevamento vede 3 formule alimentari (1 cat kg; 2 cat kg; 3 cat kg); durante il periodo di allevamento potrebbe essere soggetta a variazione: la formula alimentare in funzione dell accrescimento in peso (categoria); un componente di una formula per sostituzione con un altro componente; la durata di una fase (es. 1 categoria da kg a kg) Il report considera questi elementi di variabilità ed elabora un report che riporta le formule e gli alimenti realmente utilizzati dal lotto in uscita.

24 Salvataggio: messaggi di errore: installare winzip versione 9RS Stampe: messaggio di errore: 1-entrare nella sezione azienda e ridare il tracciato record degli archivi: clikare su archivi, apertura finestra, selezionare C:/apapigtrace, clikare select; uscire dalla sezione, riaprire il software 2- entrare nella sezione azienda e ridare il tracciato dei loghi: -clikare su logo APA, apertura finestra, selezionare C:/apapigtrace/loghi, selezionare il file logo_apa.jpg clikare select; uscire dalla sezione, riaprire il software -clikare su logo ISO, apertura finestra, selezionare C:/apapigtrace/loghi, selezionare il file logo_iso.jpg clikare select; uscire dalla sezione, riaprire il software Sfondo: non viene visualizzato la foto di sfondo: 1-entrare nella sezione azienda e ridare il tracciato record degli archivi: clikare su archivi, apertura finestra, selezionare C:/apapigtrace, clikare select; uscire dalla sezione, riaprire il software 2- entrare nella sezione azienda e ridare il tracciato dello sfondo: clikare su sfondo, apertura finestra, selezionare C:/apapigtrace/sfondi, selezionare il file desiderato, clikare select; uscire dalla sezione, riaprire il software Il report di stampa non vengono visualizzate alcune info: -controllare le date del lotto in uscita -controllare le date delle formule, che siano attive nel periodo in cui il lotto in uscita era presente. Per ogni fase, possono esserci n formule chiuse, ma almeno una aperta (senza data di fine). Per avere ulteriori informazioni rivolgersi alla sede della Associazione Provinciale Allevatori di Treviso al numero (fax ) o visitare il sito: al link sezione suina ; segreteria@apatv.net