GRSWEB. Software di gestione della refezione scolastica. Manuale d uso

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1 GRSWEB Software di gestione della refezione scolastica Manuale d uso ACME ITALIA SRL Via Carlo Barbiano di Belgioioso 332/ Milano Tel Fax info@acmeitalia.it Edizione del Riproduzione vietata

2 INDICE OPERAZIONI INIZIALI... 1 ACCESSO AL PROGRAMMA... 1 CONFIGURAZIONE DEL SISTEMA... 1 Scheda Info generali... 2 Scheda Opzioni Scheda Altre Opzioni Scheda Opzioni Scheda RID/MAV/Posta... 6 MODIFICHE DIFFERITE... 6 IMPOSTAZIONE DELLE TABELLE DI SERVIZIO... 7 GESTIONE ANAGRAFICHE STRUTTURA DELL ENTE ANAGRAFICA UTENTI: INSERIMENTO ANAGRAFICA UTENTI: VARIAZIONE PAGANTI CONSIDERAZIONI SULLA GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE GESTIONE PRESENZE RETTE POST PAGATE PREPARAZIONE ALLA FATTURAZIONE FATTURAZIONE PASTI FATTURAZIONE SERVIZI ELIMINAZIONE BOLLETTINI EMISSIONE RID/MAV INCASSI ELIMINAZIONE FATTURAZIONI SOLLECITI Invio a ruolo RETTE PREPAGATE UTENTI ALTRE OPERAZIONI RICALCOLA FASCE ESEGUI PROMOZIONE Cambia anno scolastico Invio STAMPE Anagrafiche Presenze Addebiti/incassi/solleciti Statistiche e stampe varie ALTRE FUNZIONALITÀ ISCRIZIONI CENTRI ESTIVI INTERFACCIA WEB PER GENITORI... 38

3 Operazioni iniziali Accesso al programma Per accedere alle funzioni del programma è necessario qualificarsi con codice utente e password e premere il tasto Invia. Si avrà così accesso al menu principale da cui si possono effettuare tutte le attività gestionali. Nella barra del titolo sono sempre evidenziati il comune collegato e l anno scolastico; all avvio si è connessi all anno scolastico corrente; è sempre possibile visualizzare ed operare sugli anni precedenti selezionandoli nell apposita funzione (v. oltre). Configurazione del sistema Si accede alla form di configurazione del sistema selezionando Altre operazioni e Configurazione del sistema dal menu principale. La form che compare è composta da cinque pulsanti che indirizzano a cinque schede contenenti tutti i parametri che condizionano il funzionamento del programma. Posizionando per qualche secondo il cursore nelle varie posizioni sullo schermo si ottengono brevi indicazioni circa il significato dei singoli campi selezionabili; di seguito verranno descritti gli elementi più importanti. 1

4 Scheda Info generali Qui vengono inseriti i dati del comune licenziatario del programma. Si noti che le informazioni CAP e Comune vengono automaticamente proposte nella fase di inserimento di nuove anagrafiche per velocizzare le operazioni. Il campo path import/export contiene l indirizzo della cartella utilizzata per lo scambio dati con altre applicazioni oltre che per la generazione di origini dati da utilizzare in stampa unione per la produzione di lettere, etichette o altri documenti personalizzati dall utente. La spunta su anno scolastico in corso mantiene il colore standard delle varie maschere. Lavorando su form di colore diverso l utente si rende immediatamente conto di non operare sul database dell anno in corso. 2

5 Scheda Opzioni 1 In questa scheda si definiscono le principali opzioni del programma; in particolare Pagante: selezionando alunno, nel caso di post pagato si avrà un documento di addebito per ogni utente; selezionando genitore si avrà un documento di addebito per ogni gruppo di utenti che fanno capo allo stesso pagante Presenze: selezionando dettagliate verrà gestita la presenza giornaliera degli utenti, selezionando per totali le presenze andranno caricate manualmente a fine mese appunto per totali. Gestione merende separata: di norma l addebito delle merende è inserito nel costo pasto. È possibile la gestione separata spuntando questa casella; in tal caso andranno effettuate due diverse rilevazioni presenze. Controllo scadenza ISEE: se spuntata il programma controlla la scadenza della documentazione ISEE presentata ad ogni accesso; in caso di ISEE scaduto chiede l autorizzazione al passaggio in fascia massima. se il passaggio è autorizzato viene prodotta una stampa degli utenti interessati con l indicazione del reddito individuale precedente l aggiornamento. Il reddito degli interessati viene convenzionalmente portato a Se non spuntata non viene effettuato alcun controllo né eseguito alcun automatismo di ricalcolo fascia. Abilita automatismo residente; se selezionato il sistema considera residenti gli utenti che hanno il campo comune uguale a quello definto nella scheda precedente. Applica cambio fascia immediato: nel postpagato consente di cambiare la fascia durante il mese ed avere due diverse tariffe nella fatturazione di fine mese. Abilita riduzioni: consente di modificare la tariffa individuale applicando uno sconto (solo postpagato). 3

6 Genera documenti con importo a zero: di norma il sistema non stampa documenti di addebito con importo a zero. Se spuntata tali documenti vengono prodotti (solo post pagato) Abilita data invio griglie: se spuntata consente la gestione di modifiche anagrafiche differite (v. fatturazione e stampa griglie) Abilita griglia individuale: consente di avere giorni di fruizione mensa indipendenti dalla classe. Saldo trasferibile: a fine anno scolastico trasferisce nell anno successivo fino all importo indicato. Orario limite modifica presenze: dopo tale orario ogni modifica alle presenze trasmesse viene registrata per possibili contestazioni. Scheda Altre Opzioni 1 Calcola addebito altri servizi: se spuntata il programma genera documenti di addebito tenendo conto anche degli altri servizi selezionati per l utenza quali trasporto, pre e post scuola ecc. (solo post pagato) Tessere: se spuntata il sistema prevede l impiego di tessere a microchip per la ricarica dei crediti 4

7 Negozi collegati: se spuntata il programma gestisce le trasmissioni provenienti da POS installati presso esercizi convenzionati Buoni virtuali: se spuntata il programma opera in modalità pre pagato, altrimenti in modalità post pagato. PostPagato con ricariche: consente l emissione di documenti di addebito pagabili presso negozi convenzionati. Dieta speciale automatica: permetta la gestione/stampa di diete speciali Abilita avvisi con SMS: se la funzione è abilitata verrà inviato un SMS di avviso ad ogni utente che ha un credito residuo compreso tra gli estremi indicati. (solo prepagato). È una funzione opzionale a pagamento. Cell. Per SMS di controllo: numero di cellulare che riceve l avviso di invio SMS effettuato Ordinamento incassi prepagati: ordine nel quale vari servizi si suddividono eventuali residui di pagamento/fatturazione. Pre o post pagato per scuola: permette di avere un misto di modalità di pagamento nello stesso database. È una opzione a pagamento. Riutilizza codici badge: permette di riutilizzare i codici badge lasciati liberi dagli utenti che hanno terminato il ciclo di studi. Scheda Opzioni 2 5

8 Data di nascita obbligatoria: se spuntata non permette l inserimento di una anagrafica utente senza la data di nascita dell alunno. Viene utilizzata quando sono presenti automatismi nel calcolo delle tariffe che tengono conto del numero ed età di fratelli. Data inizio/fine obbligatoria: se spuntata richiede una data di inizio e fine servizio nelle anagrafiche utenti. Viene utilizzata nel caso in cui, durante il calcolo degli addebiti postpagati, si debbano riconoscere sconti per periodi di non fruizione del servizio Chiedi conferma pasti non fruiti: se spuntata chiede conferma ogni volta che si cerca di cancellare manualmente una presenza memorizzata nel database indicandone la ragione. Aggiornamento automatico programma: scarica automaticamente la nuova versione del programma se e quando disponibile (solo installazioni locali). Abilita preiscrizioni: funzione opzionale a pagamento; consente la gestione delle preiscrizioni. Abilita centri estivi: se spuntata abilita la gestione dei centri estivi; in tal caso va inserito il numero assegnato al servizio. È una funzione opzionale a pagamento. Reddito base: viene utilizzato, ove previsto, nel calcolo automatico della fascia. Blocco prenotazioni: se spuntata impedisce la prenotazione quando il saldo dell alunno è inferiore al valore indicato. Scheda RID/MAV/Posta In questa scheda si selezionano le opzioni di attivazione delle funzioni di emissione di RID e/o MAV che richiedono necessariamente la compilazione delle coordinate bancarie Codice SIA, ABI, CAB e conto corrente di appoggio. Nel caso di multi società questi dati vanno inseriti nella tabella delle società. Inoltre nella scheda vanno inserite tutte le informazioni legate all emissione di bollettini postali con autorizzazione per la stampa in proprio. Modifiche differite Se abilitate a livello di configurazione le modifiche differite consentono di tenere traccia di cambiamenti anagrafici applicandoli però al momento opportuno, indicato nella data che compare a fianco del pulsante relativo. La funzione è particolarmente utile in caso di pagamenti posticipati, quando si vogliono modificare dati rilevanti ai fini della fatturazione (fascia) o della prenotazione (stato, composizione delle classi, dieta) e sono ancora aperti periodi contabili precedenti. Ad esempio un cambiamento di tariffa che decorre dal primo del mese può essere reso operativo solo quando si è completata la fatturazione del mese precedente. Al termine della fatturazione il programma avvisa l operatore e richiede l abilitazione all applicazione delle modifiche differite Le modifiche inserite saranno automaticamente applicate alla data prevista. Fino ad allora, pur tenendone traccia, sono ininfluenti ai fini dei calcoli. Per questo scopo il sistema dispone di due tabelle:modifiche Differite e Modifiche Differite Bis in quanto le variazioni posticipate possono essere applicate in momenti diversi. 6

9 Impostazione delle tabelle di servizio Per il suo funzionamento il programma utilizza un certo numero di tabelle di appoggio di cui vediamo brevemente il significato. Operativamente tutte le tabelle funzionano nello stesso modo: vengono richiamate dal menu principale vengono evidenziate le righe esistenti per inserire una nuova riga premere su [nuovo] assegnare un codice univoco, riempire i campi richiesti e premere il tasto di inserimento per modificare una riga selezionarla nell elenco sulla destra, modificare i valori richiesti e premere il tasto aggiorna per cancellare una riga selezionarla nell elenco sulla destra e premere il tasto di cancellazione Dopo avere configurato il sistema, prima di procedere oltre, vanno definite le tabelle che seguono. Tabella Centri di Cottura: contiene i centri di cottura da associare alle varie scuole Tabella circoli: E possibile raggruppare le scuole in uno o più circoli. Il codice circolo è libero ma per praticità nella visualizzazione delle maschere e delle stampe si consiglia di utlizzare la codifica numerica 001, 002, 003, ecc. Il codice del circolo è di 3 caratteri e deve essere univoco a livello di Ente. La sua descrizione di 50 caratteri. Tabella Classi: per la gestione dei dati relativa ad una classe è necessario prima selezionarne la scuola di appartenenza: Dopodiché sarà possibile accedere ai dati desiderati ed in particolare i campi della maschera che descrive la classe hanno il seguente significato: 7

10 Codice: (solo in fase di inserimento) individua la classe. Sono disponibili tre caratteri alfanumerici Descrizione: descrizione della classe. Salvo che per le materne di solito e uguale al codice. Promozione in: codice della classe nella quale saranno promossi gli alunni al termine dell anno scolastico. Può non essere valorizzato, nel qual caso durante la promozione gli alunni resteranno dove sono. E utile definire una classe di uscita dove raggruppare gli alunni che al termine dell anno scolastico cambiano scuola. Prenotazione: ha lo stesso significato del campo descritto nella maschera di gestione scuole. Se specificato un valore (A/P) questo prevale su quello definito a livello di scuola. Lu..Do: le caselle selezionate indicano che in quei giorni la classe fruisce del servizio mensa. Refettorio: indica il refettorio (o turno) in cui la classe fruisce della refezione Tabella Comuni convenzionati: contiene l elenco dei comuni di residenza degli utenti con l indicazione di quelli che hanno una convenzione con il comune ospitante Tabella fasce: contiene le tariffe applicate ai vari servizi con l indicazione di Codice: in genere il programma è in grado di calcolare la tariffa di ogni utente in base alle regole definite dal comune. I codici che iniziano con X e Z indicano assegnazioni manuali e non vengono modificati dal programma. Costo Modalità di calcolo (cifra fissa o valore unitaro) Limite minimo e massimo di applicazione della tariffa (inserire il valore 1 per non fare effettuare calcoli; inserire il valore per definire il limite massimo) Prezzo del pasto applicato dalla ditta appaltatrice. Se indicato questo valore vine tenuto in considerazione nella stampa 214 di riepilogo pasti erogati nel mese Fascia massima di riferimento: quando nel corso di una promozione il programma chiede se si vuole portare l utenza in fascia massima, nel caso di risposta affermativa gli utenti che hanno la fascia indicata nel campo codice vengono portati nella fascia indicata come fascia massima di riferimento (questa funzione tiene conto del fatto che tipi di scuola diversi applicano diversi gruppi di tariffe). Tabella Negozi collegati: nel caso di convenzioni per la vendita di buoni virtuali tramite POS la tabella contiene tutte le informazioni necessarie sui punti vendita. In particolare: il codice negozio corrisponde al codice POS installato tutti i dati anagrafici previsti nella form vengono utilizzati per la preparazione della fattura che il punto vendita deve fare al committente (comune o società appaltatrice) per le prestazioni effettuate nella tabella vanno inseriti i codici convenzionali (rettifiche) e (fatturazione automatica con emissione RID) 8

11 Tabella Refettori La tabella refettori viene utilizzata in associazione con le tabelle scuole e classi per la produzione di stampe legate alla distribuzione dei pasti. Per refettorio si intende il luogo in cui devono essere consumati i pasti ma l indicazione può essere utilizzata anche per indicare il turno. Tabella scuole: L inserimento, modifica, cancellazione di una scuola segue le stesse regole descritte per i circoli. I campi della maschera che descrive la scuola hanno il seguente significato: Codice: utilizzato per individuare la scuola. Deve essere numerico ed univoco a livelli di Comune. Descrizione: nome della scuola Indirizzo: facoltativo; indirizzo della scuola Tipo scuola: utlizzato per produrre raggruppamenti nelle stampe e, ove previsto, per il calcolo automatico della fascia di addebito Rilevazione: può essere automatica se si impiegano strumenti informatici per la rilevazione oppure manuale. L esportazione dei dati verso le apparecchiature di rilevazione avviene solo per le scuole definite con rilevazione automatica Pren A/P: tipo di prenotazione. La rilevazione presenze può essere effettuata rilevando gli assenti o i presenti. La scelta è valida per tutta la scuola; tuttavia è possibile modificare la rilevazione per una o più classi operando sulla maschera di gestione classi. Va rilevato che lavorando per assenti, qualora la classe non fosse definita correttamente, si potranno avere errori di prenotazione in quanto risulteranno presenti utenti che magari non esistono più o che si sono spostati. Se omesso viene assunto: A. Palmare: se utilizzati i palmari per la rilevazione presenze ne indica il numero (facoltativo) Codice POS: se utilizzati i POS per la rilevazione ne indica il codice (facoltativo) Giorni anno sc.: indica il numero di giorni di cui è composto l anno scolastico. Facoltativo, viene utilizzato per determinare la quota di retta da restituire in caso di assenze prolungate e addebiti forfetari. Data inizio e fine a.s.: vengono utilizzati in combinazione con il campo precedente per lo stesso motivo. Centro di cottura: codice del centro di cottura associato a questa scuola Ordinamento: consente un ordinamento diverso da quello standard in alcune maschere di controllo rilevazione presenze, per semplificare l attività di riconciliazione pasti a fine mese. Tabella Servizi: contiene la descrizione dei servizi che vengono erogati dal comune. Il codice 1 è riservato per la refezione scolastica; gli altri codici sono facoltativi e liberi. Le descrizioni inserite compaiono nelle form e nelle stampe come intestazione delle colonne. Tabella Società nel caso di multisocietà contiene il codice e la descrizione delle società abilitate all erogazione di servizi/riscossione addebiti. Tabella Tipo di addebito: nel caso di post pagato è possibile definire voci libere di addebito/accredito da aggiungere ai documenti di pagamento (bollettini/avvisi). Nella tabella va inserito, oltre al codice, la descrizione, il segno da applicare (+/-) ed il servizio al quale associare l addebito/accredito Tabella Tipo dieta: in questa tabella vanno definite le diete standard applicate agli utenti. Oltre alla dieta normale (N) si possono definire innumerevoli diete. Il codice è di 4 caratteri alfanumerici. È prassi diffusa assegnare come codice della dieta speciale il codice badge dell utente per semplificare il lavoro al personale del centro di cottura. 9

12 Tabella Tipo scuola: le scuole sono normalmente raggruppate in Materne, Elementari, medie, Altre. Ai fini dei raggruppamenti nelle stampe di fatturato e incassato. Tabella Tipo utenti: gli utenti possono essere raggruppati in Alunni, Insegnanti, ausiliari, altro. 10

13 Gestione Anagrafiche Struttura dell Ente Di norma all atto dell installazione iniziale del programma viene effettuata una conversione degli archivi esistenti. La struttura ad albero (circoli, scuole, classi, utenti) viene rappresentata dalla form che segue, alla quale si arriva selezionando Struttura Ente nel menu principale. Da qui è poi possibile accedere direttamente alle form di interrogazione/variazione delle anagrafiche utenti. Dopo aver consultato/modificato l anagrafica interessata è possibile tornare a questa maschera utilizzando il tasto indietro del browser. 11

14 Anagrafica utenti: inserimento in fase di inserimento vanno definiti tutti i dati rilevanti riferiti all utente. Più è completa l anagrafica maggiore è il numero di informazioni che possono essere estratte in fase di analisi. Per facilitare il compito a chi non è interessato a tale tipo di servizio sono stati ridotto al minimo i campi obbligatori, che sono indicati da un (*) nella maschera. Anagrafica utenti: variazione L accesso ai dati desiderati può essere effettuato tramite diversi criteri di selezione: 12

15 I dati degli utenti sono raggruppati in sei schede omogenee per contenuto. Posizionando il cursore per alcuni secondi su di un campo, se previsto, viene evidenziato un breve messaggio esplicativo circa il significato e l utilizzo del campo stesso. Prima scheda: dati personali: In particolare tutti i campi di questa scheda si riferiscono alla situazione attuale dell utente; qui se ne definisce il tipo (alunno, insegnante, altro), la scuola e classe frequentata, la tariffa applicata, la dieta assegnata indirizzo e dati anagrafici personali. Particolare attenzione va posta all indicazione di stato: lo stato di un utente può essere A attivo: sono permesse tutte le operazioni S sospeso: l utente non compare nelle griglie di rilevazione; tuttavia, se ha presenze memorizzate precedentemente queste verranno elaborate nella prossima fatturazione (post-pagato) I inserimento: utilizzato nella gestione nidi. E eliminato. L anagrafica è conservata a soli fini statistici e verrà eliminata con la prossima promozione. Spuntando le caselle di autorizzazione SMS o si abilita la possibilità di inoltrare messaggi all utenza. Da questa maschera si può anche assegnare una nuova tessere all utente (nel caso di prepagato mediante chipcard), L assegnazione di una nuova tessera fa si che il credito maturato venga trasferito al nuovo codice, mentre la storia passata viene mantenuta associata alla vecchia tessera. 13

16 Tutte le variazioni portate vanno consolidate premendo il tasto procedi. Infine, nei casi in cui è attivata la funzione, premendo il tasto ricerca in anagrafe dopo avere inserito il codice opportuno nel campo id anagrafe si ha il completamento automatico dei dati nella maschera mediante un collegamento con il database anagrafe del comune. Seconda scheda: pagante. Nella seconda maschera vanno inseriti i dati relativi alla persona pagante per conto dell alunno. Nel caso in cui, a livello di configurazione iniziale si sia optato per un rapporto 1:1 tra utente e pagante, alcuni campi saranno automaticamente impostati in fase di inserimento ed il codice del pagante corrisponderà al codice dell utente. Nel caso in cui, invece, più utenti facciano capo ad un pagante sarà necessario effettuare l associazione manualmente, utilizzando l anagrafica pagante dal menu principale. Terza scheda: Servizi. 14

17 Nella scheda servizi trovano posto le informazioni che, se previsto, consentono il calcolo automatico della tariffa da applicare all utente sulla base delle sue condizioni socio-economiche e l attivazione dei servizi richiesti con la spunta delle caselle o la compilazione dei campi previsti nonché i giorni di fruizione della mensa. Quarta scheda: Altro. La in questa scheda vengono raccolte informazioni varie relative alla fruizione del/dei servizi. 15

18 Quinta scheda: presenze. La scheda presenze evidenzia con una P i giorni di presenza dell alunno su tutto l anno scolastico corrente per il servizio indicato. L eventuale modifica di presenze archiviate deve essere effettuata dalla voce Presenze del menu principale. Sesta scheda: pagamenti (Pagamenti posticipati) da questa maschera è possibile stampare l estratto conto utente, emettere un nuovo bollettino o eliminarne uno di quelli già emessi In questa scheda, nel caso di postpagato sono raggruppati i bollettini emessi con l indicazione di pagato/non pagato. Sesta scheda: pagamenti (Pagamenti anticipati) 16

19 In questo caso vengono invece evidenziate le ricariche effettuate. Paganti La tabella paganti viene utilizzata direttamente solo quando il sistema opera in modalità di pagamento rette posticipato. In situazione di post pagato, qualora sia operativa la gestione dei RID ed il pagante ne abbia richiesto l attivazione andranno compilati i campi bancari e spuntata la casella attivazione RID. Solo questa indicazione farà si che al momento della generazione dei RID il pagante venga preso in considerazione. In fase di inserimento - aggiornamento della tabella il programma evidenzia quali utenti fanno già capo al pagante in elaborazione. 17

20 Considerazioni sulla gestione delle anagrafiche Considerando che la rilevazione delle presenze è l attività più critica dell intero sistema, è bene avere chiare le implicazioni derivanti dalle scelte effettuate: impostare una scuola/classe rilevabile per assenti velocizza il lavoro ma presuppone che la composizione della classe sia corretta (saranno considerati presenti tutti quelli non rilevati e quindi, se la composizione della classe non è corretta si avranno prenotazioni e addebiti in più o in meno) impostare una scuola/classe rilevabile per presenti aumenta il lavoro manuale ma rende più preciso il risultato ed evidenzia in anticipo gli errori in relazione alla composizione delle classi potrà essere conveniente definire una o più classi di insegnanti piuttosto che associare un numero fisso di insegnanti per classe In considerazione del fatto che in fase di promozione tutti gli utenti che hanno la spunta di promosso saranno spostati nella classe di destinazione verificare che: tutte le classi soggette a promozione abbiano una classe di destinazione valida (di norma le materne non hanno la promozione automatica) sia tolta la spunta agli alunni/insegnanti da non spostare/promuovere 18

21 Gestione Presenze La gestione delle presenze è il cuore del sistema GRSWEB La prenotazione dei pasti può essere effettuata con diverse modalità operative che possono anche coesistere, e più precisamente: 1. mediante griglie cartacee con codice a barre e POS 2. mediante griglie cartacee e caricamento dati tramite internet 3. mediante griglie cartacee e trasmissione a mezzo fax 4. mediante griglie cartacee e caricamento manuale per totali indipendentemente dalla modalità con cui viene effettuata la rilevazione, per la quale si rimanda alle relative istruzioni, i dati di prenotazione arrivano giornalmente nel database gestionale. 1. Inserimento presenze tramite POS: Per la descrizione di questa modalità si rimanda alla documentazione allegata al POS 2. Inserimento tramite internet Le presenze possono essere inserite tramite internet con le seguenti modalità: 1. mediante griglia giornaliera 2. mediante griglia mensile utilizzo della griglia giornaliera dal menu principale selezionare Gestione presenze, inserimento presenze e premere il tasto 1 dopo aver selezionato la scuola, il servizio e, se necessario, aver cambiato la data proposta. In risposta il sistema presenta l elenco delle classi della scuola selezionata. Per facilitare il lavoro dell operatore vengono evidenziate in rosso le classi dove non è stata inserita nessuna presenza, in verde quelle già trattate (dove ci sono presenze inserite). 19

22 Selezionare la classe desiderata: il sistema presenta l elenco dei componenti la classe Andranno spuntati i presenti (nel caso indicato) o gli assenti se la rilevazione va fatta in questo modo. In fondo alla pagina è presente un tasto che imposta tutti assenti o tutti presenti. Premendo il tasto di conferma le presenze sono inserite e, nel caso di prepagato, i saldi individuali decrementati. utilizzo della griglia mensile In questo caso viene presentato tutto il mese per ogni classe ed è possibile inserire (o togliere) le presenze a piacere. Vengono evidenziate in rosso i giorni nei quali non c è mensa (sabati, domeniche, festività e giorni in cui la classe o l alunno non fruiscono del servizio). Anche in questo caso i saldi sono conseguentemente aggiornati. 3. Inserimento a mezzo FAX Per la descrizione di questa modalità si rimanda alla documentazione allegata al POS 20

23 4. Inserimento presenze per totali In questa modalità le presenze vengono inserite per totali mensili. Ovviamente non saranno disponibili analisi dettagliate sulla fruizione del servizio individuale. Quadrature di fine mese Di norma all inizio del mese successivo a quello di riferimento, la società appaltatrice fattura all Ente l importo relativo ai pasti erogati o, in caso di riscossione esternalizzata, la differenza tra quanto teoricamente pagato dagli utenti ed il prezzo pieno del pasto. Prima di fatturare però è necessario quadrare le prenotazioni memorizzate nel sistema con il riepilogo pasti erogati del centro di cottura. A questo scopo è di grande utilità il riepilogo pasti fine mese, ottenibile selezionando sul menu principale presenze, controlli fine mese. Selezionando anno, mese e servizio richiesto e premendo invio si ottiene il riepilogo dei pasti erogati (totale del mese e ripartizione per scuola). Cliccando su una scuola si avranno le presenze memorizzate per giorno e di qui quelle per classe di quel giorno. infine, selezionando una classe, si avrà la situazione del mese per quella classe. 21

24 Su questa maschera, che è la stessa dell inserimento mensile, è possibile operare aggiunte o eliminazioni di presenze in base a quanto effettivamente accaduto nel mese, fino ad ottenere la quadratura dei pasti desiderata. In particolare si utilizzerà il modulo variazioni, compilato nel corso del mese dai rilevatori, sul quale sono state registrate tutte le anomalie capitate nel mese: utenti entrati in ritardo o usciti in anticipo, utenti presenti ma non ancora inseriti nelle griglie, eccetera. Si noti che le variazioni in più o in meno agiscono direttamente sul saldo utenti in caso di rette prepagate, come descritto nel capitolo relativo alle anagrafiche. Una volta completata la quadratura sarà possibile emettere fattura all ente e, in caso di pagamento posticipato, avviare la procedura di fatturazione con emissione dei documenti di pagamento. 22

25 Rette Post Pagate Completate le operazioni di quadratura mensile si può avviare la procedura di fatturazione Preparazione alla fatturazione Prima di una fatturazione è necessario predisporre il sistema selezionando la funzione prepara per fattura. L operazione è irreversibile. Effettuare una copia di salvataggio dei dati per poter ripristinare la situazione in caso di necessità. Fatturazione pasti Selezionando dal menu principale fatturazione pasti si arriva alla funzione di calcolo dei documenti di addebito. l operatore dovrà comunicare la data di scadenza dei documenti in fase di creazione e premere elabora. Il sistema provvederà ad effettuare i calcoli necessari e terminerà indicando i numeri dei documenti emessi. 23

26 È possibile limitare l elaborazione tramite la scheda filtri e selezioni che permette di elaborare solo gli utenti di una scuola, di una classe, di un periodo, di un gruppo o anche uno specifico utente. Fatturazione servizi La fatturazione servizi è in tutto simile a quella precedentemente descritta con l unica differenza di non essere pilotata dalle prenotazioni pasti. In altre parole è possibile emettere documenti di addebito all utenza non legati alla presenza (iscrizioni, servizi a corpo, eccetera) L addebito viene effettuato indicando il servizio interessato nell apposita casella, il periodo di riferimento e l importo, e premendo invio. Il servizio interessato deve essere inserito nella tabella tipo di addebito 24

27 Eliminazione bollettini È possibile eliminare fisicamente dall archivio un bollettini emesso ma non ancora incassato richiamandone il numero e premendo il tasto elimina nell apposita funzione. Emissione RID/MAV Dopo la fatturazione è possibile, se previsto dal sistema, emettere RID e MAV selezionando l apposita funzione. È necessario indicare il giorno (o i giorni) da includere nell estrazione e premere il tasto Esegui per avviare la generazione del file. Si noti che il periodo da indicare è quello di calndario in cui si sono eseguite le elaborazioni e non quello di competenza contabile. I file prodotti dovranno essere inviati in banca. Il sistema considera pagati i documenti emessi a mezzo RID. In caso di insoluti si dovranno importare i dati dalla banca per la riapertura delle partite. 25

28 Incassi Quando gli utenti pagano la retta è necessario registrare gli incassi per chiudere le partite contabili. Gli incassi vanno registrati sempre richiamando il numero di documento pagato. Per facilitare le operazioni, una volta digitato il codice del documento da incassare il programma propone tutti i dati del bollettino presumendo un pagamento totale e proponendo come data di incasso la data di scadenza del documento. Premendo invio il documento viene chiuso ed il programma si predispone per un nuovo incasso. Qualora si modificasse la data di pagamento, questa verrà riproposta per i pagamenti successivi. Se richiesto è possibile distinguere i pagamenti effettuati in posta da quelli effettuati in banca. Qualora il pagamento fosse solo parziale prima di premere invio si dovrà modificare l importo proposto dal programma con quello effettivamente incassato. In questo caso la partita non viene chiusa e alla prossima occasione verrà proposto l incasso della differenza residua. In questa maschera è anche possibile inserire accrediti. In tal caso l importo da versare sarà decurtato della somma accreditata. Gli incassi possono anche essere importati automaticamente se si sono utilizzati bollettini postali 896 e si dispone di BancoPosta Online con rendicontazione automatica degli incassi oppure importando file provenienti da banche previo accordo sui tracciati scambiati. 26

29 Eliminazione fatturazioni È possibile eliminare completamente una fatturazione premendo il tasto che la individua. Non è permessa la cancellazione di fatturazioni per le quali sono stati già registrati incassi. Solleciti I bollettini non pagati possono essere sollecitati utilizzando queste funzioni. L emissione dei solleciti avviene in diverse fasi: prima di tutto è necessario elaborare i documenti non pagati per inserirvi, se necessario, i costi del sollecito (sanzioni, interessi, postali). È possibile limitare l elaborazione ad un periodo e/o agli scaduti al di sotto di un certo importo. 27

30 Dopo avere generato la base per l emissione dei solleciti questi possono essere stampati Nel caso si voglia anche produrre un bollettino da allegare al sollecito spuntare l apposita casella. Dopo l emissione dei solleciti è possibile tenere sotto controllo la situazione dei pagamenti utilizzando le specifiche funzioni: Invio a ruolo La funzione viene utilizzata quando si esauriscono le possibilità di incassare bonariamente dagli utenti le rette dovute. Il programma elimina i crediti in sofferenza dal database e costruisce un file destinato all esattoria contenente tutte le informazioni necessarie al recupero forzoso del credito. 28

31 Rette Prepagate Utenti Nel caso di pagamenti anticipati non sono previste particolari cure nella gestione degli utenti. L unica attività, legata all utenza, è quella di sistemazione del credito individuale o di trasferimento credito da una tessera all altra per eventuali correzioni di errori commessi in fase di ricarica o per compensare crediti e debiti tra fratelli. L operazione si effettua mediante la maschera di storno/accredito su tessere raggiungibile dal menu principale selezionando fatturazione e incassi e buoni virtuali. In questa maschera si dovrà indicare la tessera da addebitare/accreditare, una eventuale tessera di destinazione dell operazione, l importo, la causale ed il negozio o ufficio interessato. L operazione rimane memorizzata tra le ricariche ed è visibile negli estratti conto utente. 29

32 Altre operazioni Oltre alla funzione di configurazione del sistema di cui si è già parlato, in questo menu sono raggruppate una serie di funzioni di interesse generale, di cui si fornisce una breve spiegazione. Ricalcola fasce Questa funzione, disponibile solo per i comuni che hanno l assegnazione automatica della tariffa in base al reddito e ad altri parametri previsti nel regolamento, fa si che a tutti gli utenti venga assegnata la tariffa relativa alla fascia di competenza. Sono esclusi dall elaborazione solamente quegli utenti che hanno una fascia il cui codice inizia con X o Z Esegui promozione Il programma promuove automaticamente alla classe successiva tutti gli utenti abilitati. I bocciati o quelli senza classe di destinazione restano dove sono. Gli alunni che si trovano nelle classi terminali di una scuola vengono di norma raggruppati in una classe di uscenti che sarà il serbatoio da cui estrarre le anagrafiche quando, all inizio dell anno successivo, si formeranno le nuove classi. Durante la promozione il software crea automaticamente un database dell anno precedente in modo da consentire analisi e verifiche sul passato, azzera gli archivi predisponendoli per l anno nuovo, e chiede autorizzazione per eliminare le dichiarazioni ISEE e portare tutti in fasca massima; se l autorizzazione viene negata gli ISEE presenti restano validi fino alla naturale scadenza. 30

33 Cambia anno scolastico Selezionando questa funzione il programma si collega al database dell anno precedente. Tutte le funzioni operative sono ancora disponibili, ma agisconi sui vecchi dati: sarà così possibile effettuare stampe relative all anno precedente, interrogazioni e registrazione di incassi di periodi passati. Invio Il sistema consente l invio di sulla base dei parametri di selezione previsti nella form che segue: 31

34 Stampe Tutte le stampe vengono evidenziate in anteprima in modo da consentire di visionare il risultato della richiesta, stamparlo tutto o in parte ed ottenere, spuntando l apposita casella, l equivalente stampa in formato Microsoft Excel. Le stampe possono essere online o su richiesta. Le stampe online vengono prodotte immediatamente, quelle su richiesta vengono prodotte in modalità differita, di norma entro una decina di minuti dal momento della richiesta. Dal punto di vista temporale le stampe possono essere di tre tipi: non legate a date particolari (es. anagrafiche) stampe legate ad un giorno particolare (es. prenotazione pasti) stampe legate ad un periodo (es. fatturato) Nel primo caso non ci sono particolari formalità; nel secondo va inserita la data di riferimento nel campo dal giorno ; nel terzo caso vanno inseriti gli estremi di riferimento nei campi periodo dal giorno al giorno. 32

35 Casi particolari di utilizzo delle date sono descritte nelle stampe che li utilizzano. Tutte le stampe sono individuate da un numero. Di seguito ricordiamo le più significative: Anagrafiche stampa anagrafica evidenzia tutti gli utenti divisi per circolo, scuola, classe con l indicazione della fascia, della dieta e dello stato 104 elenco paganti utenti oltre ad evidenziare l associazione pagante-utente consente un agevole controllo di tutti gi utenti senza pagante dettaglio o sintesi per fascia di reddito fornisce la consistenza numerica dell utenza divisa per fascia di reddito; molto utile in fase di preparazione del bilancio elenco generale servizi per scuola la stampa indica tutti i servizi a cui ogni utente è iscritto (divisa per scuola e classe). È possibile limitare la stampa ad un solo servizio per verificarne velociemente gli iscritti. 459 elenco utenti con ISEE in scadenza la stampa permette di estrarre con un mese di anticipo Presenze 200 stampa griglia mensile è possibile stampare griglie con o senza codice a barre, mensili, settimanali, giornaliere perclasse o raggruppate, in relazione alle singole esigenze. Le stampe possono anche essere limitate ad una scuola o classe e, nel caso di periodi passati, vengono indicati i presenti/assenti memorizzati in archivio pasti da produrre queste stampe riepilogano le prenotazioni del giorno indicato con diversi livelli di aggregazione. 211 stampa di controllo prefatturazione indica per il periodo prescelto i pasti erogati, il riepologo per fascia di addebito, per scuola, elenco esenti totale pasti erogati per fascia e per scuola (o tipo scuola) e fascia, con indicazione del ricavato dall utenza. 250 elenco comuni convenzionati per il periodo indicato evidenzia i pasti erogati ai comuni convenzionati con l importo dovuto ad integrazione del prezzo pieno dovuto. Addebiti/incassi/solleciti 300 avvisi di pagamento questa funzione permette di stampare gli avvisi di pagamento da inviare all utenza per il pagamento in banca. È possibile selezionare, al interno delle fatturazioni eseguite, i documenti da stampare. È anche possibile ottenere una origine dei dati per stampa di avvisi personalizzati con Word e stampa unione. 33

36 301 Bollettini con questa funzione si stampano bollettini postali su carta bianca o su moduli prefincati. Anche in questo caso i bollettini da stampare vanno selezionati per numero (dal al). Per facilitare la selezione è possibile indicare la fatturazione alla quale ci si riferisce. Per la stampa dei bollettini è necessario disporre del font richiesto dalle Poste Italiane nel computer che soddisfa la richiesta. 304 stampa accertato è possibile ottenere il raggruppamento di più fatturazioni(bollettazioni) in una unica stampa che totalizza gli importi addebitati all utenza per scuola/classe. 305,306,320 scaduti queste stampe elencano i bollettini scaduti (non pagati) alla data di riferimento indicata. Le stampe possono essere ordinate per data di scadenza, per importo dovuto o per utente. 303,309 incassi stampe che evidenziano gli incassi (postpagato) per giorno sintesi e dettagli. Le stampe evidenziano gli incassi per cassa, ossia per data di effettivo incasso. 307 solleciti questa funzione consente di elaborare tutti i documenti di addebito emessi, individuare quelli scaduti e produrre lettere di sollecito all utenza. Operativamente è necessario prima procedere alla fase di calcolo indicando anche le eventuali spese accessorie da considerare. Terminata l elaborazione è possibile stampare i solleciti con le funzioni standard del programma o produrre una origine dei dati per una successiva stampa unione mediante Word. 314,315 - controllo fatturazione le due stampe riepilogano il risultato di una fatturazione evidenziando tutte le voci addebitate ad ogni singolo documento. La stampa 314 è riferita ad utenti non raggruppatai, la 315 ad utenti raggruppati. Queste stampe sono utili per effettuare controlli prima di procedere alla stampa e invio di avvisi e bollettini. Statistiche e stampe varie statistiche pasti queste stampe evidenziano la produzione dei pasti prodotti nel periodo indicato, in forma sintetica e analitica. 401 fatturato riepilogo sintetico del fatturato diviso per periodo e scuola, con indicazione degli addebiti effettuati per servizio erogato incassi parallelamente alla stampa 401 queste stampe evidenziano gli incassi per periodo e per tipo di servizio. La collocazione degli incassi è fatta per competenza, ossia riferita alla data di emissione del documento pagato vendite negozi convenzionati queste stampe producono sintesi e dettagli delle vendite di buoni virtuali effettuate dai negozi convenzionati. La stampa 414 indica anche il saldo dovuto dal negoziante sulla base delle vendite e dei versamenti effettuati e registrati. 417 facsimile fattura per venire incontro alle esigenze dei negozianti questa stampa produce un facsimile della fattura che il negoziante deve emettere alla società appaltatrice per il servizio di vendita reso sulla base degli accordi pattuiti. 34

37 418,419 elenco alunni senza credito, avvisi questa stampa produce l elenco di quegli alunni che hanno un credito compreso tra gli estremi indicati nella maschera di richiesta stampa. Nel caso la stampa sia richiesta per numero di pasti, questi vengono clacolati sulla base della tariffa presente nel giorno. è possibile ottenere una origine dei dati per stampare lettere di sollecito personalizzate con Word e stampa unione. 35

38 Altre funzionalità Iscrizioni In alternativa all impiego della funzione di promozione è possibile attivate il modulo iscrizioni con il quale si opera come descritto in seguito. Si noti che questa operazione di norma viene eseguita mentre l anno corrente è ancora in corso; le operazioni non influenzano in alcun modo l operatività quotidiana. Apri iscrizioni Con questo comando si predispone l archivo all accettazione delle iscizioni. Il software simula una promozione e crea un file di iscritti all anno scolastico successivo. Tutti gli iscritti vengono messi nello stato di sospeso e, se previsto, anche in fascia di reddito massima. Contemporaneamente viene generata una nuova tabella fasce per recepire le tariffe da applicare per l anno successivo. L operazione azzera le tabelle iscritti e fasce relative ad iscrizioni precedenti Inserisci iscrizioni (1) Utlizzare questa funzione per inserire utenti che si iscrivobo per la prima volta (ossia che non sono già presenti nel database) Inserisci iscrizioni (2) Utlizzare questa funzione per inserire utenti che rinnovano l iscrizione ad un anno scolastico successivo (ossia che non sono già presenti nel database) Chiudi iscrizioni Questa operazione chiude il processo. In risposta al comando viene creato un database anno predente e vengono poi sostituiti gli archivi correnti con i nuovi. 36

39 Centri estivi Il modulo opzionale centri estivi consente di effettuare la gestione dell utenza che utilizza tale servizio senza dover modificare le anagrafiche correnti, preservando cioè la collocazione degli alunni nelle scuole/classi di appartenenza e facilitando quindi le operazioni di ripristino dati a fine estate e la successiva promozione. Il software prevede una prima fase nella quale vanno definiti i centri estivi previsti. In questa fase, per ogni centro va indicato il numero di posti disponibili, la tariffa applicata per settimana e l indicazione di eventuale graduatoria per l ammissione. Va inoltre indicato il periodo di esercizio. 37