N. T. A. NUOVE TECNOLOGIE APPLICATE

Transcript

1 S.r.l. - Nuove Tecnologie Applicate Sede Legale: Via Castiglion de ' Pepoli, Roma - Tel Fax Sede Operativa : Via Mosca, Roma Tel Fax infonta@ntasrl.com Cap. Soc ,00 - Cod. Fisc. e C.C.I.A.A R.E.A P. IVA N. T. A.

2 PRODOTTO OVERVIEW STRADA è un prodotto innovativo di document management che consente di gestire le attività di seguito specificate, secondo il dettato di legge, attraverso una normale connessione internet da qualsiasi PC: tutti i documenti in formato cartaceo ed elettronico; il protocollo informatico con gestione integrata delle immagini, delle etichette sostitutive del timbro e dei documenti informatici firmati digitalmente; l interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico tra le P.A.; la gestione dei fascicoli informatici; la gestione dei procedimenti e delle pratiche; la gestione degli atti interni (delibere, determine, ecc.); l archiviazione e la conservazione dei documenti; la tutela della riservatezza dei dati personali; il diritto di accesso, anche telematico, ai documenti e alle informazioni del sistema per gli utenti esterni; la sicurezza del sistema e l abilitazione dell'accesso ai dati e alle procedure, in base a profili predefiniti, per gli utenti interni; la carta d identità elettronica (C.I.E.) e la carta nazionale dei servizi (C.N.S.) la firma elettronica: qualificata e digitale; messaggistica intra-a.o.o. ed extra-a.o.o. (Aree Organizzative Omogenee); la posta elettronica certificata; la carta multiservizi del dipendente della pubblica amministrazione; i servizi telematici ai cittadini e alle imprese tramite C.I.E. e C.N.S. Grazie alla modalità ASP (Application Service Provider), il servizio di gestione documentale è erogato in modo versatile via web dal fornitore senza la necessità, da parte dell'utente, di modificare la propria struttura hardware interna, senza costi di avvio. Per ogni azienda, le procedure di gestione manuale dei documenti sono causa di ritardi, disservizi e inefficienze nei propri cicli produttivi e l'affidamento a sistemi informatici inadeguati alla propria realtà imprenditoriale compromette un'agevole veicolazione delle informazioni, con il conseguente aumento dei costi di amministrazione e controllo. Classificabile nella famiglia delle EDMS (Electronic Document Management Solutions), STRADA è una soluzione che consente all'utente di semplificare e migliorare tutte le attività di gestione dei documenti in formato elettronico (e cartaceo previa trasformazione in formato elettronico), attraverso quattro processi logici: - creazione e acquisizione dei documenti; - sviluppo e completamento dei metadati; - archiviazione e organizzazione dei documenti; - gestione, revisione e veicolazione dei documenti. 2 / 9

3 Ciclo di lavorazione dei Documenti Informatici 3 / 9

4 Il modello logico è suddiviso in quattro ambiti (moduli) principali: Acquisizione, Processo, Archiviazione e Revisione, in ognuno dei quali sono presenti delle componenti specializzate ad assolvere precisi compiti, che nell'insieme costituiscono il processo operativo della gestione documentale. La fase di Acquisizione è la più complessa ed è stata progettata per facilitare il percorso dell'utente nell'acquisizione manuale e automatica dei documenti. L'Acquisizione prevede inoltre dei moduli aggiuntivi specializzati che permettono di catturare i diversi flussi documentali già presenti in azienda facendoli convergere nell'archivio di STRADA. La fase del Processo è strettamente legata alla precedente ed è altrettanto importante perché completa il documento con tutte le informazioni che permetteranno una corretta archiviazione dal punto di vista dell'utente e delle sue esigenze. In questa fase si possono configurare dei profili in STRADA che consentono di impostare e verificare le informazioni di archiviazione in modo automatico. La fase di Archiviazione consente di consultare il documento da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento: STRADA attiva e prepara i meccanismi per una facile e rapida ricerca del documento. Tra le tecnologie a disposizione c'è, ad esempio, la trasformazione del documento cartaceo in formato PDF, l'estrazione del testo attraverso l'ocr e un'elaborata ricerca full-text basata anche su informazioni aggiuntive come note e commenti. È inoltre possibile costruire dei collegamenti (link) tra i diversi documenti che facilitano ulteriormente la fase di ricerca. L'ultima fase del processo operativo di STRADA è la Revisione che consente la gestione, la verifica e l'aggiornamento continuo dei documenti in modo da costruirne il percorso e la storia. L'archivio creato è a completa disposizione dell'utente, il quale può ricercare, consultare, condividere, modificare e veicolare ogni suo documento in modo completo, sicuro e controllato. 4 / 9

5 ASP - Application Service Provider La particolarità di STRADA, rispetto alla maggior parte dei sistemi oggi disponibili, è il completo utilizzo on-line offerto in modalità ASP (Application Service Provider), la cui gestione, manutenzione e aggiornamento della parte tecnica e dell'infrastruttura tecnologica sono a completo carico di N.T.A. Srl, fornitore del servizio. L'Utente può accedere in modo funzionale al sistema in qualsiasi momento, 365 giorni all'anno, 7 giorni alla settimana, 24 ore al giorno e da qualsiasi luogo attraverso una normale connessione internet, potendo disporre perciò della piattaforma in tempi brevissimi, a costi contenuti e proporzionati alle esigenze operative e di avere un più rapido ritorno di investimento. Grazie alla modalità ASP i documenti in formato elettronico risiedono fisicamente presso l'infrastruttura del fornitore del servizio, che ne garantisce la protezione in termini di sicurezza, riservatezza e disponibilità, consentendo all'utente di dedicare le proprie risorse umane ed economiche allo sviluppo del proprio core business. La modalità ASP, infine, permette in ogni momento di arricchire il servizio di nuove funzionalità rispondendo alle diverse esigenze dell'utente. Alla voce ASP di un moderno dizionario realmente al passo con i tempi si potrebbe leggere: "Fornitore di applicazioni on line che offre ai propri clienti la possibilità di accedere via rete al proprio server per utilizzare software o altre applicazioni". Ciò che una tale definizione difficilmente può spiegare in termini tanto sintetici sono i vantaggi concreti che il ricorso ad una tale modalità di fruizione delle soluzioni informatiche può garantire. Mobilità, sicurezza, continuità operativa, riduzione dei costi sono solo i benefici principali. L erogazione di un servizio in modalità ASP per le aziende significa: accedere e utilizzare i servizi tramite una connessione internet, senza dover quindi acquistare hardware o software specifici; utilizzare il servizio pagando un canone di noleggio che comprende tutti i costi di manutenzione, gestione ed aggiornamento delle applicazioni; non dover investire nella formazione di personale per la gestione dei servizi perché le applicazioni sono progettate per risultare di facile utilizzo; non doversi preoccupare di aggiornare le applicazioni, né di manutenerle, perché sono custodite centralmente dalle Server Farm; gestione del servizio e dei dati in forma riservata; poter accedere ai servizi in qualsiasi momento. 5 / 9

6 Elenco delle principali features di STRADA: FEATURES creazione manuale e automatica di documenti da files esistenti, scanner, , fax, sistemi esterni; processo di archiviazione dei documenti configurabile via script; archiviazione dei documenti in formato originale e in formato PDF (trasformazione automatica); ricerche sui metadati e full-text con risultati che evidenziano le parole ricercate; OCR automatico sui documenti in formato immagine per ricerche full-text; pagina di benvenuto personale con lista dei documenti preferiti, recenti e in lavorazione; gestione delle versioni dei documenti con meccanismo di check-in/check-out; gestione dei commenti, dei collegamenti e delle annotazioni personali; log delle attività di modifica; configurazione e gestione della lista controllo accessi. Caratteristiche non funzionali: installazione del client in modalità guidata e semplificata; comunicazione sicura tra client e server tramite protocollo HTTPS (SSL a 128 bit); aggiornamento automatico del client. STRADA è una soluzione economica. BENEFICI Non esistono costi di avviamento del servizio, la modalità ASP consente di utilizzare STRADA immediatamente, senza impatti sull'infrastruttura tecnologica dell'utente. Quantificare i costi del servizio, inoltre, è molto semplice poiché dipendono esclusivamente dal reale uso che se ne fa. La formula pay-per-use si basa su tre variabili che permettono di pagare ciò che realmente viene utilizzato: 1. numero di utenti che utilizzeranno il servizio 2. quantità di nuovi documenti archiviati nel mese 3. quantità di documenti mantenuti e disponibili in archivio. Principali benefici: recupero di efficienza nella gestione e veicolazione dei documenti; tempi brevi di avviamento, con costi trasparenti, facilmente quantificabili e dimensionati alla tipologia del servizio realmente utilizzato; impatto limitato sulla struttura tecnologica esistente presso l'utente; gestione tecnica, manutenzione e aggiornamento del sistema interamente curata dal fornitore del servizio presso la propria infrastruttura centrale; accesso al sistema in qualsiasi momento e da qualsiasi connessione alla rete internet, in modalità sicura e controllata. 6 / 9

7 INFRASTRUTTURA E SICUREZZA Tutti i documenti in formato elettronico risiedono fisicamente presso due web farm preposte ad ospitare i centri nevralgici internet per il business to business. I siti sono dislocati a COSENZA (Calabria). Tutte le aree delle web farm sono caratterizzate da elevati standard di sicurezza, assistenza e capacità in grado di assicurare un'ininterrotta, sicura e massima visibilità internet. Un team specializzato garantisce il controllo dei sistemi 24 ore su 24. Sicurezza fisica Ambiente protetto con accesso garantito al solo personale autorizzato (controllo con badge, impronta digitale e log); temperatura controllata (interna C, unità interne evaporanti, unità motocondensanti esterne); rilevazione di fumo; bombole di gas argonite; CCTV videocamere a circuito chiuso; sistema di allarme combinato vibrazioni-microonde, telecamere; doppia linea di alimentazione con batterie di back-up; monitoraggio dei server garantito con modalità 24x7; 7 / 9

8 Back-up dei dati Back-up personalizzato dell'archivio dell'utente in funzione alle specifiche esigenze e in linea con le attuali policy già presenti in azienda. Alta affidabilità Sistemi ad alta affidabilità in grado di tollerare guasti hardware anche totali relativamente a un server STRADA; sistemi di ridondanza elettrica; connettività di rete ad alta affidabilità con collegamenti verso Internet gestiti da diversi provider. Riservatezza Connessioni in modalità sicura attraverso il protocollo HTTPS. Ulteriori garanzie All'atto dell'eventuale risoluzione del contratto, l'intero archivio dei documenti viene restituito su supporti non riscrivibili (CD-ROM, DVD). È possibile richiedere eventuali altre garanzie per rispettare specifiche politiche aziendali da concordare alla stipula del contratto. 8 / 9

9 RECUPERO CARTACEO È possibile e consigliabile creare una base dei documenti storici raccolti dall azienda sia nel formato elettronico sia in quello cartaceo, in modo da agevolare l immediato utilizzo del servizio. N.T.A. Srl mette a disposizione il proprio personale per creare la base iniziale dei documenti. Le modalità del recupero dei dati cartacei verranno valutate e pianificate in modo personalizzato. STOCCAGGIO CARTA Tra i servizi relativi all'archiviazione, nei casi in cui si desideri conservare comunque l'originale cartaceo, N.T.A. Srl (fornitore di STRADA), in collaborazione con i suoi partner specializzati, propone il servizio di ritiro, deposito e conservazione dei documenti d'archivio in ambienti a norma. Tale servizio prevede la conservazione degli archivi in un apposito locale, dotato di sistemi antintrusione e antincendio in conformità con le norme vigenti sulla prevenzione degli incendi. L'archiviazione, il trattamento e la custodia dei documenti vengono effettuati in modo da garantire la massima sicurezza per quanto attiene al contenuto e alla reperibilità, oltre che nel pieno rispetto della riservatezza dei dati ai sensi di legge. START UP Un team di risorse qualificate progetterà lo start-up del servizio sulla base delle esigenze di ogni singolo cliente. Lo standard dell'attività prevede: assistenza di un project manager, incaricato di seguire tutte le fasi di start-up interfacciandosi con il cliente, il sales manager di riferimento e i tecnici interni al fine di mantenere elevata la qualità del servizio; assistenza di un sales manager, assegnato a ogni cliente con lo scopo di curarne il rapporto in tutte le sue fasi (pre contratto, stipula del contratto, post contratto, risoluzione del contatto); individuazione delle aree interessate al servizio. In questa fase N.T.A. Srl assiste il cliente nella scelta e nella pianificazione dei servizi aziendali che utilizzeranno STRADA; scelta dei processi da gestire. In questa fase N.T.A. Srl segue il cliente nella scelta dei processi aziendali e dei relativi documenti che saranno gestiti dal servizio; valutazione della modalità del recupero dei dati cartacei. È possibile e consigliabile creare una base dei documenti storici dell'azienda, sia in formato elettronico sia cartaceo, in modo da consentire l'immediato utilizzo del servizio; disponibilità di personale qualificato. Un team di risorse tecniche qualificate seguirà il cliente nell'erogazione del FORMAZIONE Non è richiesta alcuna preparazione per la gestione del servizio, gli utenti preposti all'utilizzo di STRADA, infatti, riceveranno un'adeguata formazione, dopodiché il personale del servizio di helpdesk sarà sempre a disposizione dei clienti per risolvere qualsiasi problema. 9 / 9