Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana. Microsoft per la Pubblica Amministrazione

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1 Microsoft per la Pubblica Amministrazione White Paper Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana Un organizzazione People-Ready : un nuovo modo di lavorare nelle amministrazioni pubbliche basato sulle tecnologie digitali per la produttività individuale e di gruppo, per la collaborazione, la condivisione delle informazioni e dei processi.

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3 Sommario Introduzione...5 Il lavoro che cambia nella Pubblica Amministrazione...6 Una Pubblica Amministrazione People-Ready...7 Innovare la Pubblica Amministrazione: un approccio possibile...8 Office System 2007: un nuovo ambiente per la produttività individuale e di gruppo...11

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5 Introduzione Il D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 istituisce il Codice dell amministrazione digitale che fornisce un quadro normativo omogeneo e unitario, teso a disciplinare l applicazione delle nuove tecnologie digitali nella Pubblica Amministrazione. Il documento informatico è al centro dell intero impianto normativo del Codice. Non si può infatti avere una PA veramente digitale senza che la sua attività peculiare - cioè la formazione, trasmissione e conservazione della documentazione amministrativa - sia realizzata interamente in forma elettronica. Ciò richiede una serie di requisiti tecnologici e organizzativi, riguardanti sia il front-office sia il back-office. A ciò si aggiunga che il D. Lgs. 28 febbraio 2005 n. 42, intitolato Istituzione del Sistema Pubblico di Connettività e della Rete Internazionale della Pubblica Amministrazione, a norma dell art. 10, della L. 229 del 29 luglio 2003, ha dato vita al Sistema Pubblico di Connettività e Cooperazione, essenziale tessuto connettivo di base delle pubbliche amministrazioni, finalizzato allo sviluppo, condivisione, integrazione e circolarità del patrimonio informativo della PA. I quattro i pilastri su cui di conseguenza poggia il back-office elettronico della nuova PA, disegnata dai due documenti di cui sopra, possono essere descritti come segue: la firma digitale, che consente l inequivocabile attribuzione della paternità degli atti; il protocollo informatico, che permette di assegnare loro un posto preciso nei sistemi informativi; la posta elettronica certificata (PEC), grazie alla quale essi possono essere trasmessi con certezza da un amministrazione all altra; l archiviazione digitale, che abilita a un adeguata conservazione di tutta la documentazione. La combinazione di questi quattro fattori rende possibile il passaggio del documento informatico diventato valido e rilevante a tutti gli effetti di legge dalla teoria della normativa alla pratica dell attività amministrativa. Questi elementi però riteniamo costituiscano solo la punta dell iceberg che rappresenta l innovazione possibile nella PA italiana. Partendo, infatti, dalle tecnologie fin qui delineate già oggi è possibile progettare servizi: per la condivisione dei documenti elettronici, in modo che le informazioni e i documenti fluiscano all interno degli uffici competenti in modo rapido e sicuro; per la definizione di processi interni di gestione dell informazione, dall approvazione alla pubblicazione; per la collaborazione tra gli uffici, permettendo ai dipendenti di lavorare insieme abbattendo ogni barriera di spazio e di tempo. Microsoft ritiene, in considerazione delle tecnologie che propone e del proprio posizionamento sul mercato, di poter offrire un contributo significativo al raggiungimento di tale obiettivo. Questo documento, partendo dal disegno di alcuni scenari di possibile evoluzione nella Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana 5

6 gestione dei documenti e, più in generale, delle informazioni nella Pubblica Amministrazione, illustra una proposta di Microsoft per la realizzazione di un progetto che possa dimostrare in concreto quali risultati sono raggiungibili nel rendere efficiente e al contempo innovativa la Pubblica Amministrazione in Italia. Inoltre, descrive in sintesi l offerta Microsoft per gli Enti pubblici nell ambito della produttività personale e di gruppo. Il lavoro che cambia nella Pubblica Amministrazione La capacità di rinnovamento della Pubblica Amministrazione, per poter affrontare le sfide dei prossimi anni, quali la modernizzazione del Paese e il traguardo delle sfide dell egovernment, passa anche attraverso una nuova modalità di lavorare dei dipendenti pubblici, qualunque sia il loro ruolo: dai funzionari con alto livello di specializzazione a impiegati la cui attività è assai poco ripetitiva, ma essenzialmente basata sull elaborazione della conoscenza della materia che trattano (i cosiddetti knowledge workers). Il lavoro delle risorse che operano nel settore pubblico e il contenimento della spesa sono due fattori cruciali cui le nostre amministrazioni dovranno guardare in futuro, sospinte da necessità sempre più stringenti. Nel clima economico attuale, molte istituzioni locali e centrali sono nella condizione di dover ridurre drasticamente gli investimenti in tecnologie e cercare sistemi nuovi per abbassare tempi e costi della macchina amministrativa. Al tempo stesso cittadini e imprese chiedono maggiori e migliori servizi pubblici. Gli Enti pubblici sono cioè nella difficile situazione di dovere fare di più con minori risorse, salvaguardando in primo luogo il servizio al cittadino. Come conciliare differenti necessità e risolvere questa contraddizione? A nostro giudizio è necessario: 1. Rivedere la modalità di lavoro nel back-office degli Enti pubblici sia a livello di processi sia di strumenti a disposizione per rispondere alle crescenti esigenze di chi ha un ruolo attivo e responsabilità dirette sui servizi erogati. 2. Individuare allo stesso tempo soluzioni che facciano leva il più possibile sugli investimenti già effettuati e sugli skill acquisiti, proprio per fare di più con meno risorse. 3. Promuovere una cultura dell innovazione nella Pubblica Amministrazione, basata sulla meritocrazia e sulla valorizzazione dei talenti che già lavorano nel comparto. 6 Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana

7 Una Pubblica Amministrazione People-Ready Microsoft è convinta che la capacità delle Pubbliche Amministrazioni centrali o locali di affrontare con successo il cambiamento, le sfide e le opportunità, sia direttamente legata alla possibilità che i suoi dipendenti possano svolgere al meglio il proprio lavoro. In altri termini gli obiettivi non vengono raggiunti dalle amministrazioni in quanto tali, ma dalle persone che vi operano. Questa visione, che chiamiamo People-Ready, si basa sulla consapevolezza della centralità delle persone per il successo di qualunque azienda, pubblica o privata, e costituisce la filosofia che ci guida nello sviluppo del nostro software e nell impegno che mettiamo per portare innovazione e valore alle aziende e alle organizzazioni pubbliche. Questo approccio valorizza al meglio il dipendente pubblico considerandolo l asset principale di una PA. Significa dare valore alle attività quotidiane fornendo capacità di gestione autonoma ai dipendenti e assegnando maggiori responsabilità nell ambito dei processi a loro affidati. Significa non solo dotarli di software di nuova generazione e sottoporli a una maggiore formazione, bensì metterli in grado di mettere a frutto il proprio talento, la propria esperienza e il proprio giudizio in situazioni in cui possono fare la differenza. Significa fare in modo che le persone collaborino con i colleghi dell ufficio a fianco o della sede distaccata sul territorio e, se necessario, con altri Enti e altre amministrazioni locali e nazionali. Significa permettere l accesso alle informazioni in modo sicuro, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo; semplificare il processo per trattare dati trasformandoli in informazioni utili per agire, svolgere procedimenti amministrativi o prendere decisioni politiche. Microsoft ritiene che il software costituisca uno strumento centrale di questo processo di cambiamento. Può aiutare, per esempio, un Comune a comunicare meglio sia al suo interno sia verso i cittadini, può mettere in condizione una Provincia di svolgere più rapidamente i processi amministrativi, può infine facilitare una Regione nell elaborazione di nuove leggi o nel creare una Sanità con processi più integrati degli attuali. Grazie al software è possibile migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti, il contatto e il servizio ai cittadini, l ottimizzazione e la fruibilità dei processi. In sintesi un azienda pubblica People-Ready mette a disposizione delle proprie persone gli strumenti adatti al loro lavoro e che consentono loro di esprimere al massimo il potenziale che hanno. Nel contesto delle soluzioni basate sulla tecnologia, Microsoft ritiene di potere fornire una proposta di innovazione capace di rinnovare il mondo del lavoro grazie alle tecnologie digitali. Ritiene cioè di potere aiutare gli Enti pubblici a raggiungere livelli più alti nella qualità dei servizi e un rapporto costo-benefici più basso, pur mantenendo costanti gli investimenti per l ammodernamento delle infrastrutture e degli strumenti per la produttività individuale e di gruppo. Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana 7

8 Innovare la Pubblica Amministrazione: un approccio possibile Sono molteplici le possibilità di innovazione che riteniamo siano possibili già oggi. Come descritto nel paragrafo introduttivo di questo documento, riteniamo che alcune innovazioni possano costituire di fatto una solida base di partenza per l introduzione di ulteriori nuove soluzioni in grado di rendere la Pubblica Amministrazione italiana tra le migliori al mondo. Abbiamo quindi pensato a tre diversi livelli di applicazione delle soluzioni innovative per la digitalizzazione della PA, ognuno dei quali associato a un certo livello dei servizi disponibili e ognuno in grado di permettere, con il tempo, a un Ente pubblico di evolvere verso il livello successivo. Le aree che riteniamo possano costituire un ottimo punto di partenza per la digitalizzazione della PA possono essere descritte come segue: Costruzione di uno spazio di lavoro unico e condiviso, semplice da usare, integrato con gli strumenti di lavoro quotidiano e al contempo sicuro e integrato con i processi interni. Questo è un vantaggio soprattutto quando sedi e uffici sono distribuiti sul territorio e le attività sono diverse da dipartimento a dipartimento o soggette a tempistiche differenti. L unità è un fattore indispensabile quando si devono produrre insieme, per esempio, proposte di legge da portare in Consiglio, documenti programmatici, come il Piano Esecutivo di Gestione, o finalizzare bilanci di previsione o consuntivi. Sul fronte interno, la posta elettronica (con la sua versione Certificata ) ha avuto sicuramente un ruolo determinante nel promuovere la collaborazione tra le persone. Consente una distribuzione semplice, ricca, affidabile e mirata delle informazioni. Oggi però questa collaborazione si presenta ancora con forme un po arcaiche e poco efficienti (il classico attach di un documento alla mail), caratterizzate da nessuna capacità, per esempio, di gestire le versioni e di tracciare gli aggiornamenti. Tramite le nostre tecnologie una PA può accedere alle medesime informazioni, agli stessi documenti e alle applicazioni comuni. Vediamo alcuni esempi di quali vantaggi una PA può ottenere dallo sfruttare al massimo le tecnologie sviluppate a questo livello di digitalizzazione attraverso l utilizzo di strumenti di lavoro familiari e conosciuti, come gli applicativi di Microsoft Office 2007, che, mascherando ogni complessità al dipendente pubblico, si collegano ai sistemi di back-end e attingono ai servizi e alle informazioni necessarie: Ridurre drasticamente la quantità di documenti cartacei circolanti. La gestione dei documenti amministrativi vale per il Sistema Italia oltre il 2% del Pil e un obiettivo di 8 Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana

9 trasferire appena il 10% della carta su supporti digitali genererebbe un risparmio annuo di 3 miliardi di euro, ripetibile ogni esercizio successivo (Fonte: CNIPA). Si tenga conto che, nonostante oltre il 40% delle amministrazioni abbia in corso o abbia realizzato progetti, il 98% della documentazione trattata dalle amministrazioni centrali, pari a circa 160 milioni di documenti, è ancora cartacea e gli scambi di documentazione avvengono con strumenti tradizionali. Oltre il 70% della suddetta documentazione è spedita attraverso Poste con costi elevati, che potrebbero essere abbattuti utilizzando i processi di interoperabilità tra amministrazioni previsti dalla normativa sul protocollo informatico. Infatti, considerando che il 60% della corrispondenza in entrata e in uscita è scambiata tra le amministrazioni, i soli costi per spese di affrancatura su questi documenti (che sono circa 96 milioni) ammontano a oltre 57 milioni di euro (Fonte: CNIPA). Superare i problemi legati all utilizzo di documenti redatti da più persone e quindi con contenuti in diverse (e spesso incompatibili) versioni tra di loro. Avere la certezza che un certo documento riservato non possa essere divulgato all esterno o stampato su carta. Poter reperire e riutilizzare informazioni pertinenti e aggiornate provenienti da sistemi e report, individuando e accedendo rapidamente a documenti, progetti e procedure operative valide all interno dell Ente. Comunicazione, collaborazione e condivisione dei dati. Un livello successivo di digitalizzazione della PA è quello che prevede che le informazioni e il flusso di produzione e approvazione associato sia completamente automatizzato. Un aiuto importante nel supporto alla collaborazione e alla produttività dei gruppi di lavoro proviene dalle tecnologie capaci di raccogliere, organizzare, condividere e ricercare efficacemente documenti e informazioni. Questi strumenti sono in grado di offrire portali informativi con un interfaccia utente specializzata, razionale e flessibile per l accesso alle informazioni con tutte le funzionalità necessarie per memorizzare, classificare, indicizzare e rendere disponibili i documenti amministrativi: creazione dell ambiente all interno del quale archiviare i documenti, protocolli standard e organizzazione in siti e librerie, funzionalità di gestione delle versioni e di check in e check out. Le nostre tecnologie offrono le funzioni di organizzazione della struttura dei siti informativi e si occupano di tutte le attività di indicizzazione e di creazione di processi di gestione dei documenti basati su flussi procedurali (workflow). Tutti i documenti, inoltre, possono essere organizzati in base a varie categorie, in modo da costruire una vera e propria tassonomia amministrativa per la classificazione completa dei contenuti. Anche in questo scenario, a titolo di esempio, è possibile elencare quali vantaggi, oltre a quelli relativi al livello inferiore sopra riportato, è possibile ottenere: A questo livello di digitalizzazione della PA i dipendenti pubblici si scambiano documenti attraverso un sistema di gestione di ultima generazione, che permette loro di sapere in ogni istante a quale fase del processo il documento si trova, chi ci sta lavorando e con quali scadenze. Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana 9

10 I dipendenti possono avere sempre sotto controllo la sicurezza del procedimento stesso, oltre che di gestirne i gruppi virtuali di lavoro, assegnando (e controllando) che le attività discusse per portare a termine la pratica oggetto del documento siano portate avanti nei tempi prefissati. Viene offerta la possibilità, per i dipendenti pubblici che non possono essere in un determinato momento connessi alla rete (perché magari sono distaccati momentaneamente in un ufficio periferico), di avere un accesso ai documenti cosiddetto off line, proprio come se fossero in ufficio, avendo poi l opzione di sincronizzare i contenuti eventualmente modificati una volta ricollegati alla rete della propria Amministrazione. La ricerca delle informazioni viene drasticamente semplificata tramite l utilizzo di sofisticati sistemi di indicizzazione delle informazioni. Tali sistemi sono però accessibili dall utente finale tramite semplicissime interfacce grafiche, che rendono del tutto trasparente la complessità della ricerca sottostante e veloce il reperimento di documenti Word, fogli Excel o altro. Accessibilità dei sistemi per i diversamente abili, attraverso le tecnologie che Microsoft mette a disposizione. La messaggistica istantanea e la real time collaboration. La tecnologia Voice over IP si affaccia prepotentemente alla ribalta del mercato dei prodotti e dei servizi, promettendo un potenziale di contenimento di costi e soprattutto di imbocco della via verso la creazione di una piattaforma per la comunicazione unificata. La Pubblica Amministrazione italiana intende avvantaggiarsi in modo organico delle opportunità offerte dalla tecnologia e dal mercato, senza correre rischi e avviando un percorso strutturato di migrazione verso le reti convergenti (Fonte: CNIPA, I Quaderni, 2005). Uno scenario oggi alla portata delle tecnologie già disponibili sul desktop, ma assai poco usate negli ambienti pubblici, è quella della collaborazione in tempo reale (Real Time Collaboration). L evoluzione delle nostre soluzioni informatiche si fonda su un architettura di nuova generazione orientata ai servizi di comunicazione in tempo reale basati su protocollo IP e VoIP. Si tratta di un evoluzione nella direzione della telefonia su protocollo IP, che si innesta su una lunga tradizione Microsoft legata alla messaggistica istantanea. Questo ultimo livello di digitalizzazione della PA permette di ottenere numerosi vantaggi. Oltre a quelli elencati nei due paragrafi precedenti è infatti possibile ipotizzare importanti vantaggi per la comunicazione real time: Scambio dei messaggi: la tecnologia offerta permette di rilevare lo stato di presenza e disponibilità di uno o più interlocutori e di conseguenza di poter decidere di attivare una comunicazione o fissare un incontro. Attivazione di una conversazione audio o video sulla base di una semplice webcam (sfruttando una dotazione multimediale ormai diffusa su tutti i PC). In questo scenario è facile immaginare i risparmi (di tempo e dei costi di trasferta, oltre che dei costi di telecomunicazione) che si possono conseguire. 10 Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana

11 Condivisione di una lavagna bianca come area di confronto e di annotazione comune (del tutto equiparabile a una lavagna in sala riunioni). Uso di applicazioni condivise e richiesta di assistenza remota. Al dipendente pubblico di un ufficio remoto è data la possibilità, in questo scenario, di condividere con un altro collega di un ufficio centrale documenti Word, fogli Excel, presentazioni PowerPoint o in generale qualunque applicazione presente sul desktop del proprio PC. Il collega dell ufficio centrale, oltre a vedere l immagine del collega dell ufficio remoto e parlarvi via VoIP, sarà in grado di lavorare in contemporanea sul documento in oggetto, proprio come se fosse seduto a fianco del collega. Strumenti per il conferencing, la sincronizzazione di attività, la possibilità di radunare persone in sale d aspetto virtuale e svolgere colloqui e meeting secondo le dinamiche tipiche alle quali siamo abituati nella vita reale. Questi strumenti sono alla base di nuove ed efficienti modalità di comunicazione bidirezionale nei confronti di strutture remote e perché no anche verso i cittadini come il webcasting. Oggi le aziende di maggior successo, per esempio, comunicano e formano la loro rete di distribuzione con queste tecniche. Nella PA questo può trovare ampi spazi di utilizzo (e di risparmio): per esempio informare e formare gli uffici provinciali di un Ente centrale circa una nuova normativa e gli strumenti messi a disposizione per attuarla. Il nostro approccio si basa su questi tre diversi livelli di innovazione nella Pubblica Amministrazione (comunicazione, collaborazione e condivisione dei dati). Riteniamo che un Ente pubblico possa, partendo dall analisi della situazione attuale verificare lo sforzo necessario e, successivamente, realizzare quei passi che permettono di evolvere verso il livello superiore. Office System 2007: un nuovo ambiente per la produttività individuale e di gruppo Microsoft Office System 2007 costituisce un set completo di prodotti per desktop e server che contribuiscono all ottimizzazione del modo in cui un Ente pubblico e quindi i suoi dipendenti possono svolgere l attività amministrativa. Con Microsoft Office System 2007 è possibile: migliorare la produttività individuale e ottimizzare l impatto sulle attività di tipo amministrativo; semplificare la collaborazione (anche in maniera indipendente dal luogo di lavoro); ottimizzare i processi amministrativi quotidiani e la gestione delle attività e delle informazioni; estendere e migliorare la qualità delle conoscenze a livello di organizzazione. Migliorare la produttività individuale Desktop disorganizzati, molteplici attività o richieste contraddittorie su come impiegare il proprio tempo rendono estremamente difficile svolgere in maniera efficiente l attività di ogni giorno. La scarsa produttività personale si riflette inevitabilmente sui costi e sulla gestione degli Enti pubblici. Microsoft Office System 2007 ottimizza le aree di lavoro e offre una gamma Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana 11

12 ampia e innovativa di funzionalità destinate al miglioramento della produttività personale e di conseguenza dei risultati legati ai procedimenti amministrativi. Queste funzionalità includono: interfaccia utente riprogettata e più intuitiva per velocizzare l accesso alle attività mediante funzionalità che comprendono una barra multifunzione con schede di comandi organizzati in funzione di oggetti o scenari specifici, una nuova funzionalità di anteprima in tempo reale da utilizzare per verificare quale aspetto avrà una modifica del testo o della formattazione prima di renderla effettiva; creazione più semplice e rapida di documenti di alto livello e dall aspetto professionale grazie all ampia raccolta di grafica ed effetti creativi disponibili negli elementi grafici SmartArt. La funzionalità Controllo documento di Microsoft Office Word 2007, Office Excel 2007 e Office PowerPoint 2007 aiuta a trovare e rimuovere commenti indesiderati, testo nascosto e altre informazioni personali da un documento; assegnazione di priorità più efficace del tempo e delle attività in Office Outlook La nuova barra Da fare consente di creare una visualizzazione consolidata delle priorità quotidiane, inclusi i messaggi di posta elettronica contrassegnati per il completamento, gli appuntamenti in scadenza, le attività registrate in Office OneNote 2007, Office Project 2007 e nei siti Web di Windows SharePoint Services; individuazione rapida delle informazioni con la funzionalità Ricerca immediata con cui si possono effettuare ricerche mediante parola chiave in tutti gli elementi di Office Outlook 2007, inclusi gli allegati. È possibile inoltre effettuare ricerche in base a criteri quali data, provenienza, categorie di colori, importanza e altro. La funzionalità OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) di Office OneNote 2007 consente di cercare note scritte a mano, testo nelle immagini o testo parlato in registrazioni audio e video. Collaborazione più semplice, anche a distanza Le organizzazioni moderne devono poter disporre di metodi più efficaci per comunicare e collaborare con utenti remoti, uffici territoriali, nonché Enti della Pubblica Amministrazione centrale. Grazie a funzionalità di collaborazione in tempo reale disponibili in Microsoft Office System 2007, i collaboratori e i team potranno interagire più facilmente e in modo più efficiente anche a distanza. Con Microsoft Office System 2007 è possibile: mettersi immediatamente in contatto con le persone dell organizzazione, utilizzando il componente aggiuntivo Knowledge Network di Microsoft Office SharePoint Server 2007, nel quale si può visualizzare le relazioni di collaborazione tra persone e organizzazioni per stabilire una rete di contatti ancora più efficace; identificare i colleghi con funzioni comuni o attivi in servizi e presso uffici con competenze complementari tramite il Sito personale in Microsoft Office SharePoint Server 2007 in cui si può pubblicare un profilo del dipendente pubblico, indicando responsabilità e attività; collaborare in modo più dinamico ed efficace all interno di aree di lavoro comuni in qualsiasi momento e in qualunque luogo utilizzando Microsoft Office Groove 2007, novità della versione 2007 di Office, che consente di mantenere in una posizione centralizzata gli 12 Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana

13 strumenti, i file e le informazioni di un gruppo di lavoro virtuale aumentando la produttività e migliorando i risultati del lavoro di squadra; gestire i progetti con maggiore efficacia dall inizio alla fine con Office Project Server Una programmazione più trasparente, il perfezionamento dei processi decisionali e strumenti per l impostazione delle schede attività aiutano i responsabili nelle operazioni di pianificazione, monitoraggio e misurazione delle prestazioni dei progetti; salvare i fogli di calcolo di Office Excel 2007 su un server e condividerli sul Web in formato HTML, mantenendoli sotto stretto controllo mediante strumenti per la gestione dei documenti; acquisire, archiviare e riutilizzare in modo semplice le conoscenze della comunità con pagine Wiki e blog, di cui è stato potenziato il supporto in Windows SharePoint Services. Con il nuovo Microsoft Office System 2007 si può utilizzare Office Word 2007 per creare post di blog completi di immagini e formattazione RTF. Ottimizzazione dei processi amministrativi quotidiani e della gestione delle attività e delle informazioni Le attività manuali e ridondanti possono rallentare in modo significativo i processi quotidiani della Pubblica Amministrazione. Il nuovo Office System aiuta a ottimizzare questi processi mediante l automazione delle attività, offrendo potenti funzionalità end-to-end per creare, gestire e archiviare informazioni e dati amministrativi. Di particolare rilievo sono le funzioni di: automazione del flusso di lavoro con le funzionalità di analisi e approvazione del flusso di lavoro di Office SharePoint Server 2007, che includono modelli pronti all uso per consentire di decidere, insieme agli utenti finali, quali flussi di lavoro applicare al contenuto; ottimizzazione dei processi basati su moduli (per esempio il processo di una richiesta proveniente dall URP) con le nuove funzionalità dei moduli basate su server incluse in InfoPath Forms Services, che consentono di creare moduli dinamici e versatili che team e organizzazioni potranno utilizzare per raccogliere, condividere, riutilizzare e gestire informazioni; gestione dei documenti in modo più efficiente mediante le nuove funzionalità, per esempio gli archivi amministrativi, la protezione a livello di elemento e le funzioni di protezione integrate mediante Information Rights Management (IRM), nonché i flussi di lavoro ottimizzati per l elaborazione dei documenti. Il nuovo riquadro informazioni documento e la barra delle azioni del documento consentono di integrare le funzionalità di gestione del contenuto direttamente nei documenti di Office Word 2007; utilizzo di Microsoft Office SharePoint Server 2007 per il controllo avanzato su criteri di conservazione, archiviazione e controllo dei documenti e dati amministrativi. Office SharePoint Server 2007 supporta anche criteri per la gestione di contenuto e controllo avanzati, il caricamento diretto nell archivio record e molteplici opzioni per la conservazione e l archiviazione della posta elettronica. Estensione e miglioramento della qualità delle conoscenze a livello di organizzazione La presenza di origini eterogenee dei dati, la separazione fisica dei collaboratori e i compartimenti all interno delle organizzazioni lasciano spesso zone d ombra che rendono Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana 13

14 più difficile l individuazione delle informazioni necessarie per prendere decisioni pertinenti. Grazie al nuovo Office System, tutti i membri dell organizzazione possono accedere in modo più semplice e veloce alle informazioni per: realizzare contenuto Web completo tramite Content Management Server incluso in Office SharePoint Server Questa nuova funzionalità consente di migliorare la gestione del contenuto Web su una piattaforma SharePoint unificata che supporta molteplici funzionalità di modifica sul posto per tutto il contenuto, sia basato sul Web che su documenti; identificare, selezionare e gestire i progetti utilizzando Microsoft Office Project Portfolio Server Questo nuovo prodotto aiuta a creare case study e processi di controllo basati sul flusso di lavoro utilizzando più strumenti analitici; archiviare e condividere facilmente le diapositive con le raccolte diapositive di Office PowerPoint 2007 in Office SharePoint Server Le diapositive possono inoltre essere aggiornate e sincronizzate con le presentazioni di Office PowerPoint 2007 esistenti; cercare oltre i documenti e trovare le informazioni necessarie grazie alle nuove funzionalità di ricerca di Office SharePoint Server 2007 che consentono di indicizzare ed esporre le informazioni disponibili presso colleghi e sedi distaccate, nonché nei siti di SharePoint dell organizzazione; utilizzare potenti strumenti di analisi delle informazioni inclusi in Office Excel 2007 per estrarre velocemente e in modo accurato informazioni significative dai dati di Excel. Le nuove funzionalità di visualizzazione dei dati, le visualizzazioni tabella pivot e Grafico Pivot e l accesso basato su formule ai dati consentono di integrare business intelligence con i fogli di calcolo. La ricchezza della soluzione Microsoft è in linea con le attività che un Ente pubblico svolge quotidianamente e con le necessità di velocità, semplicità d uso ed efficienza previste dalle amministrazioni. Punti di forza della soluzione Microsoft sono anche la forte integrazione con i dati di back-office, la facilità e sicurezza con cui amministrare archivi condivisi, oltre alle opportunità di creare documenti intelligenti, per l elaborazione dinamica di dati su piattaforme distribuite o Smart Client, attraverso dispositivi fissi e mobili. Gli Smart Client Spesso le amministrazioni pubbliche hanno la necessità di integrare le informazioni provenienti da sistemi software eterogenei o creare unità tra i dati provenienti da operatori esterni, dispositivi mobili o applicazioni off line. Tecnologie e linguaggi come XML, Internet e Web Services, facilitano oggi questi obiettivi: le elevate potenzialità di Office e della tecnologia.net offrono l opportunità di creare estensioni agli applicativi Office, denominati Smart Client, che rispondono proprio a queste esigenze. Gli Smart Client sono applicativi leggeri, che offrono a chi lavora con Office System e ha necessità di semplificare e velocizzare l accesso ai dati due importanti vantaggi: raccogliere informazioni attraverso interfacce note basate su applicativi Office e formattarle con grande rapidità; condividere i dati elaborati con l organizzazione intera. Office System 2007 trasforma le tradizionali soluzioni di produttività personale come Word ed Excel in veri e propri Smart Client, rendendo disponibili sul desktop applicazioni in grado di utilizzate la tecnologia XML. 14 Una proposta per l innovazione e l efficienza nella Pubblica Amministrazione italiana

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16 2007 Microsoft. Tutti i diritti riservati. Questa pubblicazione è puramente informativa. Informiamo i gentili Clienti che i contenuti di questo documento hanno una valenza meramente indicativa, senza pretesa d esaustività o assenza d imprecisioni. Preghiamo i Clienti pertanto di farne oggetto d attenta verifica e analisi. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Microsoft - Centro Direzionale S. Felice - Pal. A - Via Rivoltana, Segrate (MI) Visitateci su Internet Servizio Clienti , infoita@microsoft.com