BERTOLOTTI - GO 2010 MANUALE UTENTE (Ver Feb. 2012)

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1 BERTOLOTTI - GO 2010 MANUALE UTENTE (Ver Feb. 2012) Pagina 1

2 Indice Indice... 2 Architettura... 6 Macchine... 6 Dati... 6 Dati da Vecchio GO Installazione... 7 Avvio dell applicazione... 8 Fig. Avvio_1: Icona che indica che il Server è correttamente attivo Fig. Avvio_2: Applicazione Server attiva... 8 Start di Go Fig. Avvio_3: Maschera iniziale impostazione Utente Fig. Avvio_4: Maschera iniziale per l accesso in modalità Demo Fig. Avvio_5: Maschera Principale di GO Aggiornamento Programmi Operatività Regole Generali Gerarchia Utenti Chiusura Maschere e Applicazione Fig. Regole_1: Bottone di Chiusura maschera e/o di Uscita da GO Impostazione di Date Fig. Regole_2: Impostazione di una Data con l aiuto del Calendario Liste ed Elenchi Fig. Regole_3: Esempio di Griglia e relativi comandi standard Ricerche veloci e Gestione Tabelle Fig. Regole_4: Esempio di ricerca Veicoli dal campo Targa Ricerca dati Veicoli per Targa Fig. Regole_8: Esempio di Ricerca Modello Veicolo per Targa Bottoni comando Fig. Regole_5: Esempio di maschera in primo piano Fig. Regole_6: Linea di Bottoni Comando Stampe Anteprima Documenti Fig. Regole_7: Bottoni per la Stampa Anteprima Documenti Elenco delle funzioni Applicazione Menu File Opzioni Fig. Opzioni_1: Dati Anagrafici dell Officina Fig. Opzioni_2: Parametri di Gestione per impostazioni standard Fig. Opzioni_3: Opzioni per la Stampa Documenti Fig. Opzioni_4: Altre impostazioni per la configurazione di GO Salva Dati Utente Fig. Salva_1: Salva dati Utente Pagina 2

3 Fig. Salva_2: Finestra di Selezione Cartella Importa Dati Utente Fig. Import_1: Maschera per il Ripristino dei dati in GO Uscita Applicazione Menu Gestione Intervento Fig. Gestione Intervento: Bottoni di accesso rapido alle funzionalità Prenotazione Fig. Prenotazione 1: Agenda completa degli interventi schedulati Fig. Prenotazione 2: Gestione di un Appuntamento Fig. Prenotazione 3: Funzione di Invio Mail di conferma Appuntamento Preventivo Fig. Preventivo 1: Inserimento di un nuovo Preventivo Fig. Preventivo 2: Bottoni comando nella gestione Preventivi Funzione (inserisci da) Catalogo C'E' Fig. Preventivo 3: Selezione Articoli da Catalogo C E Funzione (inserisci da) Catalogo C'E' Web Fig. Preventivo 6: Elenco Ricambi da Catalogo C E Web Fig. Preventivo 7: Selezione Articoli da Catalogo C E Web Funzione (inserisci da) Magazzino Fig. Preventivo 4: Selezione Articoli dal Magazzino Officina Funzione (inserisci da) Tagliando Fig. Preventivo 8: Gestione Tagliandi VIVID Dettagli Preventivo Fig. Preventivo 5: Funzione di Invio Mail con allegato il Modulo stampato Certificato di Conformità Fig. Cert. Conf. 1: Richiesta di inserimento del Certificato di conformità Fig. Cert. Conf. 2: Avviso in caso di rifiuto del Certificato di conformità Fig. Certificato di Conformità: Pagina Fig. Certificato di Conformità: Pagina Fig. Certificato di Conformità: Pagina Foglio di Lavoro Fig. F.d.L. 1: Comando per generazione da Preventivo Fig. F.d.L. 2: Maschera di Gestione Funzione Intervento in Garanzia Lavorazione Eseguita Fig. Lav.Eseguita 1: Maschera di conferma parametri di stampa Fattura o Ricevuta Fiscale Fig. Stampe Doc_1: Maschera emissione Ricevute Fiscali Fig. Stampe Doc_2: Maschera emissione Fatturazione Ricevuta Fiscale Non Pagata Fig. Stampe Doc_3: Opzioni Ricevuta Fiscale Non Pagata Elenco Numerazioni Annullate Pagina 3

4 Fig. Stampe Doc_4: Opzioni Recupero Numerazioni Cancellate Note Credito Fig. Stampe Doc_5: Maschera emissione Note Credito Fattura Riepilogativa Fig. Fatt_Riep_1: Ricerca Documenti; Elenco documenti emessi Fig. Fatt_Riep_2: Elenco Clienti di cui generare la Fattura Applicazione Menu Gestione Officina Fig. Gestione Officina: Bottoni di accesso rapido ad alcune funzionalità Anagrafiche Fig. Anagrafica 1: Maschera di Gestione Fig. Anagrafica 2: Dettagli Codice e Indicatori Fig. Anagrafica 3: Sezione dati Clienti Fig. Anagrafica 4: Indirizzi di Fatturazione - Elenco Fig. Anagrafica 5: Indirizzi di Fatturazione - Dettagli Fig. Anagrafica 6: Sezione dati Fornitore Fig. Anagrafica 7: Sezione dati Veicoli del Cliente Veicoli Fig. Veicoli 1: Pagina di Gestione Anagrafica Veicolo Fig. Veicoli 2: Modifica Marca, Modello e Versione Fattura Diretta Fig. Fatt. Diretta 1: Maschera di Gestione Magazzino Articoli Magazzino Fig. Articoli 1: Lista Articoli nel Magazzino Officina Fig. Articoli 2: Gestione Anagrafica Articoli Magazzino Gestione Movimenti Fig. Movimenti Magazzino 1: Lista Movimenti di Magazzino Magazzino Inserimento Movimenti Fig. Movimenti Magazzino 2: Pagina di inserimento Movimenti Fatturato Riepilogativo Fig. Calcolo Fatt. 1: Maschera di Filtro e Calcolo Applicazione Menu Gestione Clienti Scadenzario Fig. Scadenzario 1: Maschera gestione Scadenze Mailing Fig. Mailing 1: Maschera estrazione anagrafiche Cliente/Fornitore Fig. Mailing 2: Maschera estrazione anagrafiche attraverso i Veicoli Fig. Mailing 3: Modelli di Mailing disponibili Statistiche Fatturato per Cliente Fig. Statistiche 1: Pagina di Filtro Statistiche Scheda Veicolo Fig. Statistiche 2: Storia dei Veicoli Applicazione Menu Tabelle Pagina 4

5 Fig. Tabelle 1: Banche Fig. Tabelle 2: Aliquote IVA Fig. Tabelle 3: Modalità di Pagamento Fig. Tabelle 4: Tipologia di Anagrafiche Fig. Tabelle 5: Descrizioni Tipi Intervento Fig. Tabelle 6: Operazioni Comuni Fig. Tabelle 7: Categorie di Magazzino Fig. Tabelle 8: Utenti dell Officina che accedono a GO Fig. Tabelle 9: Unità di Misura Fig. Tabelle 10: Risorse dell Officina Fig. Tabelle 11: Elenco delle Regole di Numerazione Documenti dell Officina Fig. Tabelle 12: Dettaglio Regole di Numerazione Documenti dell Officina Applicazione Menu Ricerche Fig. Ricerche: Bottoni di accesso rapido ad alcune funzionalità Ricambi da C E Fig. Ricambi 1: Maschera Interrogazione Catalogo C E Ricerca Documenti Fig. Ricerca 1: Elenco Preventivi Fig. Ricerca 2: Elenco Fogli di Lavoro Fig. Ricerca 3: Elenco Documenti Emessi Ricerca Anagrafiche Fig. Ricerca 4: Elenco Clienti e Fornitori Fig. Ricerca 6: Elenco Veicoli Pagina 5

6 Architettura Macchine L attuale applicazione prevede la suddivisione dei programmi installati secondo la seguente architettura: Server: cioè il Computer che conterrà parte di Programmi per la gestione del collegamento con la sede Bertolotti, attraverso Internet, inoltre sono archiviati tutti i dati dell Officina utilizzabili da qualunque dei PC a esso connesso. Client, ossia tutti i Computer (PC) in cui sarà installata l applicazione GO 2010 utilizzata nell Officina dalle persone (Utenti) preposte; questi saranno quindi tutte le postazioni di lavoro connesse in rete. Il PC Server può essere uno stesso Computer che funziona normalmente come Client; in questo caso, si consiglia di utilizzare il PC più potente e veloce per non affossare le prestazioni dell applicazione dei possibili altri Client connessi. Dati La base dati (Data Base o DB) prevede la separazione su due archivi fisicamente distinti e dislocati in luoghi diversi, di tutti i dati contenuti in GO, cioè: Il Catalogo Ricambi C E, dove sono tutti i Ricambi Originali per Marca, Modello e Versione, dei Veicoli venduti in Italia, più tutti i ricambi facenti parte il catalogo Bertolotti e alternativi agli Originali. Quest archivio è residente SOLO sui Server presenti nella sede Bertolotti così che possa essere sempre aggiornato e le Officine ne possano usufruire in tempo reale avendo a disposizione sempre tutti gli articoli con i relativi prezzi aggiornati. La consultazione di questi dati avverrà attraverso un collegamento costante a Internet che ne garantirà l accesso nel momento in cui si gestiscono nuovi Preventivi o Fogli di Lavoro o Fatture/Ric. Fiscali. Il vero archivio delle Officine che conterrà tutti i dati gestiti quindi: Clienti, Veicoli, Preventivi, Fogli di Lavoro, Fatture, Articoli ecc. Sarà salvato in un Data Base locale e mantenuto sul Computer principale in Officina, detto Server. Naturalmente, nel caso vi sia un unico computer, questo fungerà sia da Server che da normale PC Client. Vi sarà un ulteriore collegamento ad un terzo Data Base che conterrà tutte le informazioni relative ai Tagliandi per ogni Marca, Modello e Versione di Veicolo; questa funzione è totalmente gestita all esterno attraverso il collegamento diretto agli archivi VIVID che consentirà di ottenere tutte le informazioni su tutte le operazioni e i Pagina 6

7 ricambi necessari per ogni tipologia di Tagliano previsto dalle Case Madri, per ogni Veicolo. Dati da Vecchio GO 5.1 Per le Officine che avevano la precedente versione dell applicativo GO, la 5.1, è stata prevista una funzione di importazione dati così che tutti i dati presenti al momento del passaggio alla nuova applicazione, saranno mantenuti duplicandoli, nel nuova GO Questo passaggio presuppone che sia stata fatta l ultima copia dei dati del vecchio applicativo usando la funzione Salva dati Utente contenuta nel menù File, (funzione automaticamente eseguita se era stato impostato il controllo per generare le copie di BackUp ad ogni chiusura del programma). Terminata l installazione sarà possibile accedere a Go e subito importare i vecchi dati cosi da mantenere tutto il pregresso. Attenzione: I dati riconosciuti per questa importazione, sono solo quelli gestiti con la versione 5.1 di GO; Tutte i dati delle precedenti versioni, NON sono utilizzabili a meno di un aggiornamento del vecchio applicativo fino alla ver Installazione La procedura d installazione prevede i seguenti Step: Installazione della parte Server; da eseguire solo sul PC preposto a tale scopo. Installazione dell applicazione GO su tutti i PC Client presenti in Officina. In entrambi i casi saranno forniti i corrispondenti pacchetti di installazione da lanciare separatamente, sulle macchine su cui si intende usare gli applicativi. I due pacchetti potranno essere prelevati direttamente dal Server Bertolotti (accesso consentito di soli Service Manager) o copiati da un CD direttamente sui PC. Premere doppio Click sui corrispondenti SetUp, e seguire le indicazioni fornite dall applicazione stessa. A fine installazione, nel menu Start Programmi, comparirà la voce Bertolotti, al cui interno sarà disponibile la funzione Gestione Officina che conterrà l applicazione Server Go, per far partire l applicazione lato Server se installata; e Bertolotti Go 2010, per la vera applicazione Client se installata. Pagina 7

8 Avvio dell applicazione Tutti i PC Client, ovvero quelli su cui è installato GO, possono iniziare a lavorare solo se le funzionalità del Server sono attive; è quindi Necessario che sia proprio il Server a partire per primo. Durante l installazione del Server sarà impostata l opzione per cui l applicazione Server partirà automaticamente all accensione del PC e NON si disattiverà mai a meno che non sia volutamente chiusa con l apposito bottone Exit. Questo per garantire che le funzioni base contenute nei programmi Server, siano attive quando i Client inizieranno il collegamento. All avvio del PC Server saranno attivate le funzioni che consentono il collegamento ai dati dell Officina e alla Sede Bertolotti; Questa piccola applicazione sarà visibile sulla macchina Server nel momento in cui sullo schermo, in basso a destra, sarà attiva l Icona indicata: Fig. Avvio_1: Icona che indica che il Server è correttamente attivo. Premendo con il Mouse su di essa (un Click), comparirà la finestra contenente le indicazioni relative allo stato del collegamento con il Server centrale: Fig. Avvio_2: Applicazione Server attiva Normalmente quest applicazione è nascosta e visibile solo se preme sulla corrispondente icona; le azioni possibili però sono le seguenti: Premendo il bottone rosso con la X in alto a Destra, si chiude la finestra mantenendo l applicazione attiva. Pagina 8

9 Premendo sul bottone Stop si interrompe il funzionamento del Server e dei Client, ma si attiverà contestualmente il bottone Start che consentirà di riavviare l applicazione. Premendo sul bottone Exit si chiude definitivamente l applicazione e tutti i Client smetteranno di funzionare. In questo caso il riavvio senza spegnere il PC potrà avvenire solo attraverso la scelta Server Go dal menu Programmi. Premendo il bottone Update, verrà verificato se esistono nuove versioni di GO disponibili sulle macchine della sede Bertolotti; se SI, queste saranno scaricate e installate sui PC dell Officina, (vedi capitolo Aggiornamento Programmi ). Sui PC Client invece (o sullo stesso Server se questo dovesse essere usato come anche come tale), sarà visibile nel Desktop l icona dell applicazione vera e propria, cosi che sia facilmente reperibile. La stessa applicazione è nel menu Start Programmi Bertolotti Gestione Officina con il nome BertolottiGo2010. Facendo Doppio Click sull icona BertolottiGo2010, si attiva l applicazione di Gestione Officine; questa consentirà di gestire le riparazioni di Tutti i Veicoli prelevando i riferimenti ai loro ricambi dai Cataloghi Ufficiali sempre aggiornati. Start di Go 2010 Allo start si presenterà la seguente immagine che consente di eseguire una serie di controlli preliminare necessari per ottenere l Ok all utilizzo dell applicazione stessa: Fig. Avvio_3: Maschera iniziale impostazione Utente. Pagina 9

10 Per prima cosa, è richiesto il nome dell Utente che utilizzerà l applicazione; di norma la prima volta, sarà usato il nome utente senza nessuna Password (parola d ordine legata all utente che ne conferma l identità); sarà quindi possibile premere subito il bottone Ok per iniziare i prossimi controlli. Successivamente all Utente sarà controllata la validità della licenza d uso di GO che deve essere rilasciata da Bertolotti (o Bertolotti), per poter usufruire dell applicazione. Quest operazione è fatta ogni volta si accede al Server della sede Bertolotti passando il Codice e la Partita IVA dell Officina, che dovranno essere opportunamente salvati nei dati delle opzioni, perché siano sempre disponibili. Al primo accesso o in mancanza del Codice Officina (fino a quando Bertolotti non lo rilascia), la stessa maschera richiederà l inserimento della Partita IVA per dare modo di accedere ai programmi in modalità Demo. In attesa che Bertolotti rilasci un nuovo Codice Officina (Licenza), sarà possibile utilizzare l applicazione nella versione Demo semplicemente specificando la Partita IVA dell Officina stessa; in questo modo si avrà la possibilità di utilizzare l applicazione fino ad un massimo di 30 gg scaduti i quali senza che sia stato rilasciato il Codice, sarà necessario chiamare l assistenza Bertolotti. Di seguito la maschera iniziale, dopo la definizione dell Utente, in cui definire la propria Partita IVA per avere l accesso in modalità Demo: Fig. Avvio_4: Maschera iniziale per l accesso in modalità Demo. Nel momento in cui sarà rilasciato il codice officina, al prossimo avvio sarà sufficiente scriverlo nel campo corrispondente e premere il bottone Attiva. Da quel momento, se il controllo di validità con il Server centrale lo conferma, l applicazione sarà normalmente utilizzabile. Per le Officine che già utilizzavano la precedente versione di GO, sarà sufficiente inserire la propria Partita Iva e Codice Officina in loro possesso, per essere correttamente autenticati. Pagina 10

11 Nel momento in cui tutti i controlli hanno avuto esito positivo, comparirà la maschera principale sotto riportata, da cui iniziare l attività. Menu Principale Bottoni sulla barra dei comandi Riga Messaggi: Stato della Licenza Riga Messaggi: Connettività Fig. Avvio_5: Maschera Principale di GO Nella figura sono indicate le zone della maschera con la loro denominazione e significato, cosi come saranno chiamate all interno di questo manuale. Nell ultima riga, definita Riga Messaggi, saranno sempre evidenziati lo stato della Licenza (Attiva, Demo, ecc) e lo stato della Connessione al Server centrale, cosi da capire se la linea Internet sta funzionando correttamente. Nel rispetto delle operazioni preliminari da svolgere subito dopo l installazione, si consiglia di completare l inserimento di tutti i dati Anagrafici dell Officina e di configurazione dell applicativo, così che si possa iniziare correttamente. Vedere quindi il capitolo riguardante le Opzioni. Pagina 11

12 Aggiornamento Programmi In questo nuovo GO sono state integrate le funzioni che consento ai programmi di auto aggiornarsi nel momento in cui Bertolotti rilascerà una nuova versione sia di programmi che di dati di base, ad esempio Comuni, Provincie, Tab. IVA, ecc. Normalmente quest operazione è fatta all avvio dell applicazione per ciò, quando si avvierà il PC Server, questo verificherà sui server Bertolotti, se esiste una nuova versione; se SI, provvederà a scaricarla in locale e a installare eventuali nuovi componenti Server; allo stesso modo, quando ogni Client dell Officina si avvierà, cercherà sul proprio Server se esistono nuove versioni e se SI, provvederà a scaricarle e a installarle. Nella barra del titolo, in alto alla maschera di GO, sarà sempre visualizzata l ultima versione del programma installata e funzionante. E sempre possibile verificare l esistenza di una nuova versione sui server Bertolotti, premendo il bottone Update nella maschera del programma Server normalmente iconizzata sul PC. Operatività Regole Generali Gerarchia Utenti Prevede solo due tipologie di accesso con i seguenti permessi: Super Utente accede a tutte le funzioni del programma; Inserisce e cancellare qualunque dato; definisce nuovi Utenti e relativi permessi. Utente accede solo ad alcune funzioni di lettura o base come: prenotazioni, preventivi, mailing, ricambi, scadenziario, statistiche. NON può creare Utenti né vedere quelli esistenti. Solo i Super Utenti avranno accesso al menu Tabelle ; più in generale solo loro possono aggiungere o modificare il contenuto. Nessun Utente dell Officina ha la possibilità di Gestire le Tabelle dei Comuni e delle Province perché queste sono centralizzate e gestite dalla sede. Chiusura Maschere e Applicazione In generale, in tutte le Maschere e Finestre, il bottone che permette di tornare al chiamante o di uscire dalla funzione, è disegnato in alto a destra ed è contrassegnato da un X in campo rosso e permette di annullare l operazione in corso. Questa operazione è sempre possibile premendo il tasto ESC. Pagina 12

13 In alternativa, l ultimo pulsante della barra dei comandi permette, quando vi sono maschere aperte, di chiuderle tutte (saranno emessi eventuali messaggi di avvertimento nel caso in cui le funzioni che si stanno chiudendo non siano ancora concluse correttamente) per tornare allo stato iniziale di GO. Per questo motivo, lo stesso pulsante cambia disegno e scritta, cosi da permettere la chiusura completa dell applicazione GO quando c è Esci mentre la chiusura di tutte le maschere aperte, quando c è Chiudi Tutto. Fig. Regole_1: Bottone di Chiusura maschera e/o di Uscita da GO Impostazione di Date Nei campi dove è previsto l inserimento di una Data (con o senza Ora), vi è un particolare bottone, contrassegnato da un triangolino a punta rivolta verso il basso, che consente la visualizzazione di una finestra con un calendario. Bottone che consente l apertura del Calendario. Bottoni che permettono la navigazione nei mesi e negli anni in più o in meno. Fig. Regole_2: Impostazione di una Data con l aiuto del Calendario Il riferimento al giorno attuale è indicato bordando di rosso il numero del giorno della data effettiva. Il giorno selezionato è contrassegnato dallo sfondo arancio. Un Click sul giorno desiderato consente di riportare l intera data selezionata all interno del campo da cui si è chiamato il calendario. Se il campo comprende anche l ora, sarà necessario impostarla dopo la selezione del giorno. Liste ed Elenchi Ogni qualvolta è visualizzata una lista (es. veicoli, articoli, documenti, Anagrafiche, ecc), la griglia in cui sono visualizzate le righe trovate comprende una serie di comandi standard sempre attivi, qualunque sia la funzione e il contenuto della lista stessa. Pagina 13

14 In generale l aspetto di queste griglie sarà come nella figura sottostante; è possibile riconoscere la prima riga, in cui sono scritti i titoli delle colonne, la seconda riga in cui è possibile definire ulteriori filtri per restringere la ricerca e tutte le righe successive con il risultato della ricerca stessa. Ordinamento. Campi di Filtro Operatore Logico Data di Filtro Calendario Fig. Regole_3: Esempio di Griglia e relativi comandi standard. Ordinamento: Posizionandosi con il mouse sui titoli delle colonne, quando questi assumono una colorazione azzurra, significa che possono essere premuti ; facendo click su un titolo si modifica l ordinamento dell elenco per quella colonna, ascendente o discendente in funzione del triangolino disegnato sopra il titolo, visualizzando così lo stesso elenco ordinato alfabeticamente per la colonna in azzurro. Campi di Filtro: Dove previsto, sotto la riga del titolo, con sfondo azzurro tenue, vi sono dei campi da utilizzare per la ricerca di parole contenute in quella colonna per tutte le righe; Man mano s inseriscono lettere o numeri nel campo, le righe sottostanti saranno automaticamente filtrate per consentire la visualizzazione delle sole righe che contengono quella sequenza di caratteri contigui, qualunque sia la loro posizione nella parola. Nei casi in cui la colonna contiene una Data o un Numero, la possibilità di effettuare dei filtri avviene specificando prima l operatore logico (maggiore, minore, uguale, maggiore o uguale, minore o uguale) con cui confrontare la data o il numero impostato a fianco; nel caso di Date, c è la possibilità di selezionare una data selezionandola attraverso il Calendario (vedi Impostazioni Date ). Per selezionare una riga, occorre sceglierla con un Click del mouse, su uno qualunque dei campi nelle colonne, cosi che la riga sia disegnata con sfondo nero; a questo punto si ha la possibilità di premere uno dei bottoni normalmente attivi in basso, per definire subito l azione da apportare alla riga scelta (Modifica o Cancellazione); oppure premendo doppio click si accede direttamente alla funzione di Modifica. Ricerche veloci e Gestione Tabelle Uno dei metodi per cercare Clienti, Targhe o qualunque altra descrizione nelle tabelle, è rappresentato da un bottone arancio visualizzato al fianco del campo in cui è previsto l inserimento di un valore da prelevare dalla corrispondente tabella. Pagina 14

15 Fig. Regole_4: Esempio di ricerca Veicoli dal campo Targa. Questo bottone consente di aprire la lista contenuta nella Gestione della tabella stessa, sarà quindi possibile, attraverso questa funzionalità, oltre che cercare, anche inserire una nuova voce o modificarne una già presente, prima di utilizzarla nella maschera da cui si è premuto il bottone arancio. Ricerca dati Veicoli per Targa In tutte le funzioni dove è previsto l inserimento dei dati identificativi di un veicolo, ad esempio nella gestione dei documenti: Preventivi e Fogli di Lavoro; oppure nella gestione Anagrafica Veicoli o nella ricerca Ricambi, è possibile la ricerca per Targa, oltre che ricercare il modello attraverso i tre campi standard: Marca, Modello e Versione. La funzione è rappresentata dal bottone arancio con la bacchetta magica : Fig. Regole_8: Esempio di Ricerca Modello Veicolo per Targa Impostando la targa e premendo il bottone a fianco, verrà richiamato un servizio Web (quindi è necessario che sia attiva la connessione in Internet) che ricerca la Targa negli archivi del PRA; se questa viene ritrovata, saranno decodificati i campi Marca, Modello e Versione, così come sono realmente dichiarati nel libretto di circolazione del veicolo immatricolato. In alcuni casi, la ricerca per targa decodifica correttamente la Marca e il Modello, ma la versione potrebbe coincidere con più versioni presenti nel Catalogo C E ; in questo caso, i primi due campi si valorizzeranno automaticamente, mentre il campo Versione obbligherà alla definizione di uno dei modelli possibili previsti per quella specifica Targa. Restrizioni: - Le targhe devono essere scritte senza spazi intermedi; - La ricerca è fatta appoggiandosi sugli archivi dell ACI e del PRA; Pagina 15

16 - Sono riconosciuti solo i veicoli ancora circolanti; - NON sono forniti dati relativi ai proprietari; - NON sono forniti dati sui veicoli immatricolati "promiscui" [commerciali] quali: furgoni, TIR, né camper, caravan, carrelli, né motoveicoli; - Le nuove immatricolazioni per essere disponibili, devono avere un immatricolato di 100 unità vendute. Bottoni comando. In fondo ad ogni pagina di Gestione dati (Preventivi, Fogli di Lavoro, Tabelle, ecc.) c è una fila di bottoni che, in funzione dell operazione in corso nella maschera in primo piano, stabiliscono le operazioni possibili per essa. Maschera Attiva in Primo Piano Fig. Regole_5: Esempio di maschera in primo piano Fig. Regole_6: Linea di Bottoni Comando Seleziona: Attivo nelle maschere in cui è visualizzato un elenco ed è richiesta la scelta di una delle voci (o righe) da riportare nella maschera da cui si è richiamata la funzione. (Es. Inserimento Preventivo: elenco dei veicoli disponibili) Salva: Attivo in tutte le maschere di gestione dati quando tutti i campi obbligatori non stati inseriti correttamente oppure, in modifica quando è stato effettivamente variato un campo della maschera attiva. Nuovo: Attivo nelle liste di Tabelle o nelle griglie di ricerca; consente di inserire un nuovo rigo nella tabella in questione. Modifica: Attivo nelle liste di Tabelle o nelle griglie di ricerca quando una riga è selezionata o evidenziata; l azione di modifica ha effetto su quella riga, richiamando la pagina di gestione corrispondente (Es. Modifica Tab. IVA o Modifica Preventivo, ecc). Elimina: Attivo nelle liste di Tabelle o nelle griglie di ricerca quando una riga è selezionata o evidenziata; l azione di Cancellazione attiverà prima un messaggio di conferma in cui, se si risponde con Si, la riga sarà definitivamente cancellata. Togli Filtro: Attivo in tutte le liste in cui è possibile una selezione specificando i campi visualizzati sopra la griglia stessa; l azione che si ottiene è quella di eliminare tutti i filtri impostati e visualizzare il contenuto originale della lista. Ricerca: Attivo in tutte le liste in cui è possibile una selezione specificando i campi visualizzati sopra la griglia stessa; dopo aver impostato i campi per definire il Filtro, con questo bottone si da il via alla nuova selezione. Pagina 16

17 Refresh: Attivo, dove possibile, contestualmente al bottone di Ricerca, ha la stessa azione con i filtri già impostati; viene ridisegnata la maschera con il contenuto originale dell Ultima ricerca. Stampa: Attivo in tutte le funzionalità dove è prevista la stampa, o della lista visualizzata o del contenuto della maschera attiva; per esempio: nella gestione dei Preventivi o Fogli di Lavoro, è generata la stampa in formato pdf sul modello corrispondente, per poi essere stampato su carta intestata dell Officina o inviato al Cliente via Mail. Stampe Anteprima Documenti In tutte le maschere che consentono la stampa di documenti contabili che comportano una numerazione progressiva nel tempo, ad esempio Ricevute Fiscali, Fatture o Bolle di Fine Lavorazione, è possibile effettuare l anteprima di Stampa, che non comporta l assegnazione di nessuna numerazione, premendo il pulsante Arancio con il disegna di una lente d ingrandimento. Questo un esempio all interno della maschera di Gestione Preventivi Fig. Regole_7: Bottoni per la Stampa Anteprima Documenti I documenti riporteranno, anziché la normale numerazione corrispondente al tipo, la parola Anteprima ; questa operazione potrà essere eseguita senza limiti di quantità. Elenco delle funzioni Di seguito sono schematizzate tutte le funzioni disponibili in GO e organizzate in menu, il cui primo livello è disposto orizzontalmente sotto la barra del titolo (menu principale); alcune di queste sono state riportate anche come bottone sulla barra dei comandi (riga successiva a quella dei menu), per velocizzarne l accesso. File o Opzioni o Salva Dati Utente o Importa Dati Utente o Uscita Gestione Interventi o Prenotazione o Preventivo Pagina 17

18 o Foglio di Lavoro Gestione Officina o Anagrafiche o Veicoli o Fattura Diretta o Magazzino Articoli Magazzino Gestione Movimenti Inserimento Movimenti o Fatturato Riepilogativo Gestione Clienti o Scadenzario o Mailing o Statistiche Fatturato per Cliente Scheda Veicolo Tabelle o Comuni o Provincie o Banche o Iva o Pagamenti o Tipologie Anagrafiche o Descrizioni Tipi Intervento o Operazioni Comuni o Categorie Magazzino o Utenti o Unità di Misura o Risorse o Numerazioni Ricerca o Ricambi o Documenti Preventivi Fogli Lavoro Documenti Emessi o Clienti o Fornitori o Veicoli o Scadenze Admin o Ruoli (funzione disabilitata) Pagina 18

19 Applicazione Menu File Opzioni In questa funzionalità sono racchiusi i dati dell Officina titolare dell applicazione e tutti i parametri di configurazione necessari per il corretto funzionamento dei programmi. Ogni officina prima di iniziare l utilizzo dell applicativo, deve inserire qui i propri dati di base. Tra i più importanti, sono qui salvati il Codice Officina e la sua Partita IVA utilizzata dall applicazione per verificare lo stato della Licenza d Uso di GO con i dati aggiornati giornalmente sul server Bertolotti. La maschera delle Opzioni comprende 4 parti indipendenti e richiamabili scegliendoli tra la lista visualizzata a Sinistra dello schermo; di seguito la prima delle pagine visualizzata all ingresso della funzione Opzioni : Fig. Opzioni_1: Dati Anagrafici dell Officina. I campi qui riportati riguardano l anagrafica dell Officina titolare della licenza di GO. L opzione Stampa Intestazione, consente di riportare i Dati anagrafici in tutte le stampe di documenti (Preventivi, Fogli di Lavoro, Fatture,ecc) in sostituzione della carta intestata. Pagina 19

20 La sezione riguardante i Parametri di Gestione conterrà tutte le impostazioni scelte dall Officina da utilizzare come standard nelle fasi di inserimento Preventivi, Fogli di Lavoro, Fatture, Ric. Fiscali, ecc. Queste impostazioni saranno adottate in fase di inserimento documenti ma passibili di variazione momentanea se l utente ritiene di dover applicare qualche cosa di diverso per il solo documento trattato. Fig. Opzioni_2: Parametri di Gestione per impostazioni standard. Tutti i campi qui riportati sono già compilati con dei valori Standard se l Officina ha installato GO per la prima volta; oppure con i valori presenti nel vecchio GO 5.1, se l Officina ha importato i propri precedenti dati (vedi funzione Importa Dati Utente ). Campo % materiali di consumo sarà sempre automaticamente conteggiato per tutti i Preventivi e Documenti, sulla base della somma delle righe inserite nel documento stesso; A questo importo sarà applicata la percentuale di Iva definita nelle Opzioni Officina. Campo Smaltimento Rifiuti potrà essere utilizzato nei documenti solo se si preme il corrispondente Bottone che consente per inserire una Riga Articolo con la scritta Pagina 20

21 Smaltimento Rifiuti e l importo qui definito proposto nel campo Prezzo. A questo importo sarà applicata la percentuale di Iva specificata nella riga stessa. Campi Costo/ora Manodopera 1 e 2; gli importi definiti fanno riferimento ai possibili costi standard che l officina può applicare nei Preventivi e nei Documenti, in funzione del Cliente. In anagrafica Cliente sarà necessario specificare il numero (1 o 2), corrispondente a uno dei due costi, perché sia visualizzato e utilizzato nei calcoli. Nei Clienti, in alternativa a questi, sarà possibile specificare un importo preciso da applicare solo per quel Cliente. A questo importo sarà applicata la percentuale di Iva definita nelle Opzioni Officina. Fig. Opzioni_3: Opzioni per la Stampa Documenti. Parametro Colonna Sconto consente di riportare gli sconti applicati su ogni riga, di tutti gli articoli elencati nei Preventivi, Fogli di Lavoro e Documenti Fiscali. Parametro Stampa Importi su Foglio di lavoro consente di evidenziare i Prezzi anche su questo tipo di Documento che normalmente è di uso interno o è rilasciato all autista che, per conto del proprietario, di norma ritira il veicolo. Pagina 21

22 Fig. Opzioni_4: Altre impostazioni per la configurazione di GO. In questa sezione sarà possibile definire la lingua con cui visualizzare tutte le maschere di GO e tutti i messaggi e documenti. La personalizzazione Schedulazione appuntamenti in 15 o 30 minuti, è relativa alla Agenda delle Prenotazioni e consente di avere più (15 min.) o meno (30 min.) spazio tra un ora e la successiva, cosi che siano più chiare le disposizione degli appuntamenti. L Opzione di Salvataggio Automatico, consente di lanciare la funzione di Salva Dati Utenti ogni volta che si chiude l applicazione, garantendo così che siano sempre aggiornate le copie di Backup dei dati dell Officina. Salva Dati Utente Questa funzionalità permette di eseguire un salvataggio di sicurezza (backup) di tutti i dati dell Officina presenti nella Macchina Server. La funzione richiederà di specificare una cartella dove salvare i dati estratti dal database locale. Nella cartella sarà generato un file compresso, con estensione Zip, che conterrà tutti i dati divisi per Tabella nel DB e in un formato che può essere ripreso e reimportato nel DB Stesso (in caso si voglia ripristinare una situazione precedente); questo file avrà il nome composto dalla Data e Ora in cui è avvenuto il salvataggio. Pagina 22

23 Sarà cura dell Officina fare una vera e propria copia di quest unico file, su un supporto esterno al PC, cosi da salvaguardarne l integrità in caso di rottura del supporto Hardware. Questa la pagina per il salvataggio dati Utente: Nome del file con il contenuto dei dati appena copiati. Fig. Salva_1: Salva dati Utente. Di default è proposta la cartella corrispondente al Desktop del PC su cui si sta eseguendo l operazione, cosi che l utente possa facilmente ritrovare il file Zip contenente la copia di tutti i dati, direttamente accessibile sul video. E possibile modificare tale percorso premendo il bottone Sfoglia ; sarà visualizzata la finestra sotto, in cui selezionare una diversa cartella dove salvare i dati estratti. Bottone per creare una nuova Cartella in quella già selezionata. Fig. Salva_2: Finestra di Selezione Cartella. Pagina 23

24 Selezionata la cartella, è possibile premere il bottone Avvia per iniziare l operazione di Estrazione dei dati dal Database; Sarà visualizzato l avanzamento dell operazione incrementando la barra verde, a fine copia, sarà scritto il nome definitivo assegnato al file di backup appena completato. Nel caso di installazione della componente Server, su una macchina diversa dal PC Client, si consiglia di selezionare una cartella presente nel PC Client perché sia più semplice il backup fisico del file risultante. Inoltre verificare, prima di lanciare l operazione di copia, che gli altri PC Client non stiano lavorando. Importa Dati Utente Questa funzione consente di ripristinare un set di dati di GO di un Officina, nel database dell Utente; sostanzialmente è l operazione contraria al Salvataggio. Attenzione: qualunque dato presente in archivio precedente a quest operazione, sarà cancellato e sostituito dai nuovi dati importati. La pagina presentata consente, con le stesse modalità d uso del Salvataggio, di selezionare la cartella del PC Client dove si trova il file di Backup da importare. Fig. Import_1: Maschera per il Ripristino dei dati in GO. Sarà necessario utilizzare il bottone Sfoglia per selezionare, oltre alla cartella, anche il preciso file di Backup che si desidera ripristinare. Premendo il bottone Avvia verranno prima cancellati tutti i vecchi dati presenti sul Server dell Utente e poi ripristinati i nuovi. Pagina 24

25 In questa funzionalità è possibile importare i dati provenienti dalla vecchia applicazione GO (Ultima versione), cosi che si possano riutilizzare tutti i precedenti Preventivi, Fogli di Lavoro, Magazzino, Fatture, Anagrafiche, ecc. utilizzati in precedenza. Per quest operazione è necessario fare l ultimo backup dei dati dalla vecchia versione per poi importarli in questa nuova. Non è mai consentita l operazione inversa. Impostando l opzione di Import backup da GO 5.1, il corrispondente bottone Sfoglia consente di selezionare la vecchia cartella in cui venivano salvati i singoli file dati del vecchio sistema. Uscita Questa funzione consente di chiudere tutte le maschere eventualmente aperte e terminare l esecuzione di GO Client; un messaggio di avvertimento chiederà conferma prima di chiudere eventuali operazioni sospese. Si ricorda che il Server non sarà spento da questa funzionalità. Applicazione Menu Gestione Intervento Questa seconda scelta del menu principale racchiude le funzioni, presumibilmente più frequenti e importanti per l Officina; sono rese più velocemente disponibili perché spostate anche nella barra dei Comandi con i seguenti bottoni: Fig. Gestione Intervento: Bottoni di accesso rapido alle funzionalità. Le operazioni che tracciano nel tempo, gli interventi sui Veicoli, sono: Preventivo Prenotazione appuntamento con il cliente Foglio di Lavoro (inizio intervento) Fatturazione (generica) Le prime due fasi (Preventivo e Prenotazione) sono facoltative e non influenzano la successiva Fatturazione; la terza fase (Foglio di Lavoro) è sempre obbligatoria e serve per descrivere, in modo puntuale, i Ricambi da utilizzare e le Operazioni da svolgere per il tipo di lavorazione prevista. In conseguenza a questa è possibile generare il flusso per una corretta Fatturazione. Pagina 25

26 Prenotazione E la possibilità di gestire la propria Agenda di appuntamenti così da organizzare le attività per tutti i propri dipendenti e/o per tutte le proprie attrezzature per cui è necessario un utilizzo singolo specifico; ad esempio il Forno per la verniciatura, il ponte per il controllo della convergenza, ecc.; così da controllare il carico di lavoro di ogni risorsa o macchina; Vedere funzione Risorse nel menu Tabelle. E possibile differenziare i dipendenti e i macchinari da discriminare nell agenda degli appuntamenti, assegnando loro oltre a un nome anche un colore, in modo che sia più semplice e immediato il riconoscimento all interno dell agenda. Entrando nella funzione di Prenotazione sarà visualizzata subito l agenda, aperta sulla settimana corrente con le indicazioni, per ogni giorno e Ora, di tutti gli appuntamenti presi per qualunque dipendente o macchinario, disponibile in tabella Risorse. Bottoni per scorrere le Settimane Filtro sulle Risorse per visualizzare solo l agenda individuale. Bordo dell appuntamento: cliccabile utile per lo spostamento rapido nell agenda. Fig. Prenotazione 1: Agenda completa degli interventi schedulati. Il campo Risorse è normalmente impostato a Disponibili, che significa: visualizzare gli appuntamenti di tutti i dipendenti e di tutti i macchinari, ognuno con il proprio colore; selezionando una specifica Risorsa, sarà visualizzata l agenda individuale. Porre il puntatore del mouse sui bordi del box, premere un Click con il tasto sinistro, il bordo si evidenzia di nero; in queste condizioni, spostando il puntatore del mouse sul bordo superiore o inferiore (il puntatore assume la forma di una piccola linea verticale Pagina 26

27 con le frecce verso l alto e verso il basso) è possibile così prolungare o diminuire la durata dell appuntamento. Mettendo il mouse sul bordo sinistro o destro, premere e tenere premuto il tasto sinistro del mouse stesso per rendere il puntatore a forma di croce ; in questo modo è possibile trascinare tutto l appuntamento (per la stessa durata) e spostarlo in modo che inizia a un altra ora o in un altro giorno della stessa settimana. All interno della settimana, sono evidenziati in bianco, le giornate lavorative, sempre e solo da Lunedì a Venerdì, con l Orario d inizio e fine, letto dalle Opzioni, Parametri Gestione. Questo non vincola la fascia oraria in cui registrare qualunque appuntamento ma solo la parte subito visualizzata all apertura dell agenda. L ampiezza delle fasce orarie è anch essa stabilita nelle Opzioni, Varie ; Selezionando le Frazioni di 15 minuti si ha il massimo della visualizzazione della fascia oraria (com è in figura). Per inserire un nuovo appuntamento è sufficiente premere Doppio Click con il tasto sinistro del mouse in corrispondenza del giorno e dell Ora di inizio appuntamento; in questo caso, giorno e ora di inizio verranno già impostati nella maschera di creazione; altrimenti, posizionarsi sul giorno e sull ora voluti (la fascia oraria si evidenzia cambiando colore) e premere il bottone Nuovo per aprire la funzione con queste impostazioni iniziali. Bottoni per la selezione di un Veicolo Cliente già in Archivio Bottone per modificare i dati anagrafici del Veicolo o del Cliente. Bottone per cancellare il contenuto di tutti i campi. Bottone per Salvare l appuntamento nel giorno e nell ora specificati. Bottone per Cancellare l appuntamento dall Agenda. Fig. Prenotazione 2: Gestione di un Appuntamento. Pagina 27

28 In un nuovo appuntamento, la maschera di Fig. 2 apparirà senza la definizione del Veicolo né del Cliente; saranno quindi possibili le seguenti azioni che consentono di ricercare un Vecolo di Cliente già presente, oppure inserirne uno nuovo: Premere uno dei bottoni arancio in corrispondenza del campo Targa o Cliente; sarà visualizzato l elenco dei Veicoli di Clienti in archivio, selezionare quello desiderato per compilare tutti i campi Veicolo e Cliente. Nel campo Targa o Cliente, inserire le iniziali di ciò che si desidera trovare, premere il corrispondente bottone Arancio per visualizzare l elenco di Targhe, Clienti o di Clienti, Veicoli che soddisfano le impostazioni date; selezionare quello desiderato per compilare tutti i campi Veicolo e Cliente. Inserire una nuova targa e tutti i dati del nuovo veicolo; inserire i dati minimali che identificano il nuovo Cliente così da poter assegnare l appuntamento ad una nuova anagrafica Cliente, Veicolo. Impostare modificando l ora o il giorno di Inizio e di Fine appuntamento usando l apposito calendario o scrivendo nei singoli campi. Attraverso il campo Risorsa si specifica quale dipendente o quale macchinario si intende occupare nel lasso di tempo definito sopra; questo sarà il destinatario dell appuntamento e titolare della agenda; ad ogni risorsa, nella tabella Risorse è possibile assegnare un diverso colore usato come sfondo dell appuntamento nell agenda. Il campo Note obbligatorio, determina il tipo di intervento da effettuare. I Bottoni Crea Preventivo e Crea Foglio di Lavoro, consentono di accedere direttamente alle corrispondenti funzioni senza utilizzare l accesso dal Menu o dai Bottoni Comando; inoltre consente di riportare tutti i dati del Veicolo e del Cliente già definiti, nella nuova funzionalità. Il Bottone Invia Mail, si abiliterà solo se il campo è stato compilato con un indirizzo formalmente valido e consente di inviare una Mail al Cliente, che conferma l appuntamento. Sarà aperta una nuova funzionalità, dove tutti i campi saranno già compilati con i dati inseriti nell appuntamento; il corpo della Mail conterrà gli estremi del Cliente, del veicolo e del tipo di intervento. Pagina 28

29 Fig. Prenotazione 3: Funzione di Invio Mail di conferma Appuntamento. Preventivo Con l applicazione Go è possibile definire il flusso di operazioni da eseguire a fronte di interventi su Veicoli dei propri Clienti, in modo che sia sempre possibile verificare le Lavorazioni, i Ricambi quindi i prezzi degli interventi stessi, aiutando la gestione di tutti i documenti Contabili e Fiscali richiesti all officina. Il normale flusso dei documenti di lavoro dovrebbe essere: Preventivo Foglio di Lavoro Chiusura Lavori Fatturazione Questa funzione permette di definire il primo step ovvero consente di generare un preventivo di lavorazione elencando i Ricambi e le Operazioni necessarie allo scopo. Questo primo tipo di documento NON obbligatorio, può essere trasformato per gli step successivi, aggiornato e integrato all occorrenza, fino a diventare Fattura definitiva. L operatività di questa funzione è identica a quelle per l inserimento di Fogli di Lavoro, e di Fatture; Qui è possibile inserire i preventivi di lavorazione o di sostituzione di pezzi di ricambio specifici per un veicolo, purché legato a un Cliente. E quindi possibile attingere ai cataloghi di Bertolotti, direttamente (Catalogo C E ) o attraverso la funzionalità disponibile in Web (Catalogo C E Web) dove è possibile selezionare i Ricambi attraverso le Tavole e la scheda tecnica; per queste funzionalità è necessario identificare con estrema precisione oltre alla Marca, il Modello e Versione del veicolo per accedere direttamente al listino ricambi Originali e Bertolotti, aggiornato. Pagina 29

30 Oltre a questo è attivo il collegamento al server centrale per ottenere specifiche informazioni sulle diverse tipologie di Tagliando previste per ogni specifico veicolo ed avere così a disposizione l elenco delle operazioni da svolgere, i controlli da effettuare e le parti di ricambio da sostituire in funzione dei Kilometri fatti dal veicolo. E prevista la compilazione del Certificato di Conformità che garantisce il proprietario del veicolo, del corretto svolgimento dell intervento così che gli sia garantita la validità della propria Garanzia del Costruttore. (Questo per tutti i Veicoli nuovi ancora in Garanzia). Nella maschera per l inserimento di un nuovo preventivo sotto visualizzata, per prima cosa sarà necessario inserire tutti i campi evidenziati di rosso e contenuti nel riquadro Dati Veicolo, in alto a Sinistra; in questa sezione si deve identificare in modo univoco il veicolo cui il preventivo fa riferimento e il suo proprietario, ossia la persona responsabile del veicolo stesso, cioè il cliente pagatore. Identificazione Veicolo e Cliente Riferimento al Numero e Data Preventivo, Tipo Intervento, eventuale Acconto, Note. Fig. Preventivo 1: Inserimento di un nuovo Preventivo. Se si desidera generare un preventivo utilizzando un Veicolo già presente in archivio, sarà possibile ricercarlo per Targa o per Nome del Cliente, premendo sui corrispondenti bottoni di ricerca, arancio con la lente d ingrandimento; oppure, per i Veicoli nuovo, è necessario specificare la Targa e tutti i dati identificativi del veicolo stesso; per semplificare questa operazione è possibile, attraverso la Targa, attingere Pagina 30

31 all Archivio Nazionale ed estrarre i dati precisi identificativi del veicolo. (vedi capitolo Operatività Regole Generali ). I dati anagrafici del Veicolo e del Cliente, se non sono già in archivio, possono essere inseriti contestualmente alla compilazione del preventivo e salvati insieme ad esso, così da essere disponibili per future lavorazioni. Selezionando il Veicolo dall archivio, sarà attivato il bottone Modifica che consente all Utente di cambiare i dati anagrafici (esempio, Marca, Modello e Versione) del veicolo associato alla Targa, accedendo alla maschera di Gestione Anagrafica Veicolo. In un preventivo già salvato, saranno visualizzati nel riquadro in alto a Destra, il Numero e la data assegnatigli dall applicazione in ordine progressivo. Per la gestione della Numerazione di tutti i documenti, fare riferimento alla Tabella Numerazioni in cui impostare le regole di composizione del numero stesso; normalmente è generato come: 2 caratteri dell anno + PRE + numero progressivo nell anno, da a In questa sezione di dati è possibile specificare una Tipologia di Intervento leggendo la tabella Descrizioni Tipi Intervento definita dall Officina; in fase di stampa, questo campo sarà riportato nella riga Oggetto. E possibile specificare un importo dato in Anticipo, che sarà stampato su tutti i documenti e sarà decurtato al momento della fatturazione a della scadenza di pagamento (se rateizzato); inoltre è possibile definire delle note da stampare nel documento stesso. Se il veicolo menzionato è ancora in garanzia (vedi capito Anagrafica Veicoli), sarà attivato il Certificato di Conformità e sarà visualizzato un messaggio in cui si chiede se lo si desidera compilare. Questa possibilità, se non accettata, sarà sempre richiesta ogni volta si accede in modifica al preventivo oppure quando lo si trasformerà in Foglio di Lavoro. Dopo il primo salvataggio nella maschera del preventivo saranno attivati i Bottoni centrali che consentiranno di accedere direttamente alle corrispondenti funzioni senza utilizzare il Menu o i Bottoni Comando, consentendo di passare alla nuova funzionalità riportando tutti i dati del preventivo in corso; ad esempio è possibili generare direttamente la Fattura o la Ricevuta Fiscale senza reinserire alcun dato. Pagina 31

32 Bottoni per l accesso diretto alle funzionalità. Riportando i dati del preventivo in corso. Bottoni per la Gestione del Certificato di Conformità Bottoni di gestione righe di dettaglio. Riga con i campi per gli Importi Totalizzati Fig. Preventivo 2: Bottoni comando nella gestione Preventivi. Salvata la testata del preventivo o richiamandone uno ancora in corso, saranno disponibili i bottoni per la gestione delle righe di dettaglio; ovvero: Riga Libera: Consente di aggiungere un qualunque articolo specificando un codice nella colonna codice, una descrizione, quantità, prezzo unitario, ecc. Catalogo C E : E la funzione che, sulla base del Tipo Veicolo, consente di accedere direttamente al Catalogo Ricambi inerenti quel veicolo, sia Bertolotti che della Casa Madre (OE). (vedi capitolo successivo). Catalogo C E Web: E la funzione che, sulla base del Tipo Veicolo, consente di accedere direttamente al Catalogo Ricambi on Line inerenti quel veicolo. (vedi capitolo successivo). Magazzino: Consente di prelevare gli articoli necessari dal proprio magazzino; questa funzionalità sarà disponibile solo nel momento in cui l Officina decide di gestire un proprio magazzino interno, registrando i movimenti di Carico per i propri Articoli codificati, di cui si vuole tenere traccia; ad esempio: i materiali di largo consumo come Olio Motore, Liquido Raffreddamento, ecc. Pagina 32

33 Operazione: Consente di inserire una riga prelevandola dalla tabella Operazioni Comuni dove l officina può catalogare le proprie lavorazioni standard associando loro uno specifico prezzo. Smaltimento Rifiuti: Consente di inserire una riga prefissata con cui si addebitano i costi fissi per lo smaltimento dei rifiuti; l importo di questa riga è prelevato dal corrispondente campo definito nella sezione Opzioni, Parametri Officina. Ricerca Libera: Consente l apertura del Catalogo Web senza riferimenti al veicolo impostato in testa. Questa funzione permette così di ricercare e includere nel documento, qualunque altro ricambio anche se non associato al veicolo. Questo per permettere l utilizzo di ricambi adatti a più tipi veicolo che però sono codificati in maniera differente. Tagliando: Consente il collegamento all applicazione Vivid, cui viene passato il Veicolo, così da ottenere l elenco di tutti i Tagliandi previsti in base al chilometraggio, quindi le operazioni da svolgere e i Ricambi da sostituire, previsti dalla Casa Madre, per ogni tipologia di Tagliando. Si potranno scegliere direttamente le sole Operazioni da svolgere e i Ricambi da sostituire, così da importare nel documento tutte le righe selezionate. Elimina Riga: Consente di cancellare dal preventivo la riga su cui si è posizionati nel momento in cui si preme il bottone. Pagina 33

34 Funzione (inserisci da) Catalogo C'E' Il bottone consente di accedere ai ricambi del Catalogo C E in cui sono presenti tutti gli Originali e in alternativa i Bertolotti commercializzati per lo specifico Veicolo. Elenco dei Gruppi di Ricambi disponibili Nella Griglia i campi per affinare la ricerca dei Ricambi. Lista Articoli riferiti al Gruppo selezionato (a sinistra). Bottone Salva riporta tutte le righe selezionate nel preventivo. Fig. Preventivo 3: Selezione Articoli da Catalogo C E. La lista a sinistra della pagina contiene i Gruppi Ricambi, codificati per il veicolo, è possibile selezionare un singolo gruppo per ottenere l elenco di tutti gli Articoli specifici. Entrando nella pagina, sono elencati tutti i ricambi, in ordine alfabetico, appartenenti a tutti i gruppi. In funzione del gruppo selezionato saranno elencati nella griglia centrale, tutti gli articoli appartenenti a tale gruppo; utilizzando i campi posti in testa alle colonne, è possibile affinare ulteriormente la ricerca per trovare i Ricambi desiderati (vedi cap. Operatività Regole Generali, Liste ed Elenchi ). Sopra a destra della griglia centrale sono sempre visualizzate le indicazioni relative al numero di articoli visualizzati (quindi già filtrati), e il numero degli articoli Selezionati indipendentemente dal gruppo visualizzato, dal momento in cui si è entrati nella Selezione Ricambi da Catalogo. Le colonne della Griglia centrale con l elenco ricambi hanno il seguente significato: Sel.: è il campo che se marcato ( ), consente di riportare l articolo corrispondente nel corpo del Preventivo, quando si premerà il pulsante Salva in fondo alla pagina. Pagina 34

35 Tutti gli articoli selezionati, anche appartenenti a gruppi o a filtri precedenti, saranno sommati nel campo visualizzato sopra la griglia. Prod.: Indica il produttore del ricambio; può contenere RH se il ricambio è Bertolotti, BE se di Bertolotti o nulla se è un ricambio Originale. Codice: E valorizzato sempre per i ricambi Bertolotti o Bertolotti, indica il Codice Telefonico che l officina può specificare per gli Ordini ai Ricambisti. Cod. Produttore: E valorizzato sempre per i ricambi Bertolotti o Bertolotti, indica il codice assegnato dal Produttore per il ricambio. Cod. OE: E valorizzato per i ricambi Originali non Bertolotti o Bertolotti, indica il Codice ricambio assegnato dal costruttore del veicolo. Descrizione: E la definizione del ricambio assegnata o da Bertolotti o dal Produttore. Simmetria: Normalmente valorizzata a N (nessuna), altrimenti è valorizzata come Dx o Sx per indicare il lato Destro o Sinistro in cui il ricambio va montato. Tutti questi campi possono essere ricercati specificando, nel campo di input nel titolo della colonna, parti del testo così che possano essere filtrati gli articoli che contengono il testo specificato nella colonna corrispondente. Giacenza: E la quantità ancora presente a magazzino; è valorizzata se l officina ha già ordinato quel ricambio ed è ancora disponibile a Magazzino cosi da evitare riordini inutili. Prezzo: E il valore sempre aggiornato del ricambio da Catalogo C E. Manodopera: E il tempo di sostituzione del ricambio stimato e dichiarato nel Catalogo espresso in decimale di ore (Es. 1,5 = un ora e mezza); è riportato nel preventivo e sarà valorizzato con il costo specificato dall Officina. Gruppo: rispecchia la selezione nella lista di sinistra. Funzione (inserisci da) Catalogo C'E' Web Il bottone consente di accedere ai ricambi del Catalogo C E Web che comprende la ricerca dei ricambi attraverso le tavole raffiguranti lo spaccato delle parti comprendenti più ricambi; la selezione può essere fatta premendo nel disegno in corrispondenza del ricambio desiderato. Pagina 35

36 Chiude questa pagina e torna al preventivo portando tutti i Ricambi Ordinati. Fig. Preventivo 6: Elenco Ricambi da Catalogo C E Web. Puntando un Ricambio nel disegno, questo diventa rosso e in basso, compare la descrizione del ricambio stesso; premendo Click apparirà la finestra in cui è possibile specificare la quantità da ordinare e da riportare nel Preventivo che si sta redigendo. Chiude questa pagina per continuare con la ricerca e selezione Campo Quantità dove specificare il numero di pezzi da includere nel Preventivo Bottone con cui confermare l Ordine della quantità specificata Fig. Preventivo 7: Selezione Articoli da Catalogo C E Web. In questo modo è possibile specificare la quantità di Pezzi da includere nel preventivo e, premendo sul bottone nella colonna Ordina, si salva tale articolo e quantità. Con il Bottone Chiudi si conclude tale selezione e si ha la possibilità di proseguire con la ricerca e selezione di altri ricambi. Pagina 36

37 Funzione (inserisci da) Magazzino Il bottone consente di accedere al Magazzino dell Officina in cui sono presenti tutti gli articoli gestiti localmente (vedi cap. Articoli Magazzino ). Fig. Preventivo 4: Selezione Articoli dal Magazzino Officina. La lista di sinistra contiene le Categorie di Magazzino definite dall Officina e utilizzate per classificare i propri articoli/ricambi. Questa lista agisce come i Gruppi Ricambi nella gestione Inserisci da Catalogo ; è possibile selezionare un singolo gruppo per ottenere l elenco di tutti gli Articoli specifici. Entrando nella pagina, sono elencate tutte le Categorie presenti e gli articoli visualizzati appartengono a tutte queste. I Ricambi Bertolotti o OE gestiti in questa pagina, sono quelli caricati a magazzino con la funzione Gestione Movimenti. Funzione (inserisci da) Tagliando Il bottone è abilitato solo se il veicolo è stato codificato secondo lo standard EuroTax e ha un riferimento nella gestione dei Tagliandi fornita dalla società VIVID. La funzione elenca tutti i possibili Tagliandi definiti dalla Casa Madre, in base al kilometraggio e all anzianità del veicolo; per ogni tipologia saranno elencate tutte le operazioni di controllo previste e per ognuna, se presenti, sono elencati i ricambi da ordinare per la sostituzione; (es. tipo di Olio, di Filtri, ecc). Pagina 37

38 Sezione con le tipologia di Tagliando previste, in base ai Km e/o all anzianità del veicolo Elenco delle operazioni di Controllo o di Sostituzione previste. Elenco dei Ricambi previsti per l Operazione sopra selezionata. Fig. Preventivo 8: Gestione Tagliandi VIVID. La lista di Sinistra elenca i tipi di tagliando previsti, sulla base dei Chilometri percorsi o degli anni in cui il veicolo è in circolazione. Nella sezione di destra, in altro sotto l anagrafica del veicolo, elenca per il tipo di tagliando selezionato, tutte le operazioni di Controllo o di Sostituzione che la Casa Madre ha previsti di effettuare. Nella sezione di destra in basso, sono elencati tutti i Ricambi o i Materiali di consumo (Olio, Filtri, ecc), legati all Operazione marcata nella griglia sopra, che dovrebbero essere acquistati per la sostituzione prevista. In queste due griglie sono previsti i campi per la selezione multipla delle righe; alla chiusura della maschera, tutto ciò che è stato selezionato tra Operazioni e Materiali da sostituire, verrà riportato nelle righe del documento da cui questa funzione è stata richiamata. Dettagli Preventivo Utilizzando qualunque delle modalità sopra descritte per inserire righe di dettaglio, la griglia con l elenco dei Ricambi o delle Operazioni, consente alcune funzionalità di modifica; in particolare tutte le colonne, a partire dalla Descrizione, sono ulteriormente modificabili La colonna Descrizione, anche se l articolo è prelevato dal catalogo, è modificabile e sarà salvata nel preventivo perdendo il legame con l originale da catalogo. Pagina 38

39 La colonna Manodopera è intesa come quantità oraria in decimi di ora (es. 0.5 è mezz ora) ed è moltiplicata per la quantità dell articolo. La colonna Totale corrisponde all Imponibile è quindi subito ricalcolata considerando già lo sconto nella riga. La riga in fondo alla pagina comprende i totali calcolati di: Manodopera: Nel campo h. é riportata la sommatoria della colonna Manodopera di tutte righe; qui è moltiplicata per il costo della Manodopera stabilito per il Cliente (vedi Cap. Opzioni e Parametri Gestione ), ed è visualizzato l importo totale. Materiali di Consumo: è la sommatoria della colonna dei Totali di tutte le righe, su cui è calcolata la % Materiali di Consumo definita nelle Opzioni (vedi Cap. Opzioni e Parametri Gestione ); Imponibile: è la sommatoria di tutti i valori visualizzati nella colonna Totale meno lo sconto eventualmente associato al Cliente; IVA: è la sommatoria dell IVA calcolata per riga usando la percentuale definita nella riga stessa, più l IVA calcolata sulla Manodopera e sui Materiali di Consumo. Totale: Somma di Imponibile + IVA. Salvando almeno la prima volta, si attivano i bottoni della colonna centrale che consentono l accesso diretto alle funzionalità descritte (vedi capitoli corrispondenti) con la semplificazione di riportare già tutti i campi qui definiti. Il Bottone Invia Mail, si abiliterà solo se il campo è stato compilato con un indirizzo formalmente valido e consente di inviare una Mail al Cliente, che riepiloga e conferma il preventivo, allegando anche la stampa su modulo standard. Pagina 39

40 Indicatore se allegare o no il Preventivo stampato sul modulo Standard. Fig. Preventivo 5: Funzione di Invio Mail con allegato il Modulo stampato. Certificato di Conformità Quando un veicolo ha compilato i campi di Anno e Mese di Immatricolazione e numero Anni di Garanzia, (vedi cap. Anagrafica Veicoli ), automaticamente viene attivata l opzione per la generazione del Certificato di Conformità, ogni volta si debba effettuare un nuovo Intervento in garanzia sul veicolo per non perdere la sua validità, quindi per ogni nuovo Preventivo, Foglio di Lavoro o Fattura. Questo in ottemperanza alla Regolamento BER 461/2010 quindi, trattandosi di un obbligo di legge, è necessario mantenere tale certificato in modo che sia stampabile e rilasciato al Cliente in fase di Fatturazione. In ogni caso però è lasciato all officina facoltà di compilarlo. Tale modulo consente la generazione della documentazione necessaria affinché la Garanzia sul veicolo possa essere considerata valida presso un'altra officina autorizzata o presso un Concessionario del costruttore del veicolo. All avvio di un nuovo preventivo, se il veicolo è nelle condizioni per cui sarebbe necessaria la compilazione di questo certificato, é emesso il messaggio: Pagina 40

41 Fig. Cert. Conf. 1: Richiesta di inserimento del Certificato di conformità Rispondendo SI si accederà alla gestione del Certifico; rispondendo NO, sarà visualizzato il seguente messaggio di avviso, che però non è da considerarsi come scelta definitiva in quanto, se il veicolo è in Garanzia nel Preventivo, Foglio di Lavoro, ecc., rimane attivo il bottone Certificato di Conformità così che, in qualunque momento sarà possibile generarlo o accedervi per continuare la compilazione. Fig. Cert. Conf. 2: Avviso in caso di rifiuto del Certificato di conformità Lo stesso certificato accompagnerà il documento con cui è stato generato, per tutte le fasi della lavorazione: da Preventivo a Foglio di Lavoro a Fattura. La compilazione di questo certificato comprende 3 pagine in cui sono raggruppati dati di natura diversa che l officina deve compilare; è possibile navigare nelle pagine premendo i pulsanti, posti a fianco del box che racchiude i dati stessi. In qualunque momento è possibile premere il bottone Salva interrompendo la compilazione per tornare al preventivo da cui, con lo stesso pulsante, sarà possibile rientrare per continuare la compilazione. Queste le 3 pagine che compongono un Certificato di Conformità: Pagina 41

42 Fig. Certificato di Conformità: Pagina 1 Nella prima pagina si devono indicare tutti i difetti riscontrati che possono riguardare la sicurezza di marcia anche se il proprietario non ha autorizzato a riparare. Per questo è sufficiente posizionarsi con il puntatore del mouse sul disegno del veicolo in corrispondenza del punto in cui si vuole segnalare il difetto e premere un Click; una crocetta rossa determinerà il punto marcato. Per togliere la segnalazione, sarà sufficiente effettuare la stessa operazione posizionandosi sulla crocette che si vuole eliminare. Pagina 42

43 Fig. Certificato di Conformità: Pagina 2 Fig. Certificato di Conformità: Pagina 3 Pagina 43

44 In queste due pagine occorrerà inserire i dati per come sono le indicazioni riportate nel riquadro giallo sopra ogni sezione; dove sono previste liste di informazioni, sarà sufficiente premere il bottone Inserisci Riga per continuare l inserimento di Dati. La stampa del Certificato di Conformità e separata dalla stampa del corrispondente Documento così che sia sempre possibile richiamarlo per una ristampa. Foglio di Lavoro Dal normale flusso di documenti di lavoro: Preventivo Foglio di Lavoro Chiusura Lavori Fatturazione Questa funzione permette di definire il secondo step della lavorazione, comunque non obbligatorio, generando il documento che definisce la vera Lavorazione da fare sul veicolo. Questo documento, può essere trasformato direttamente in Fattura o in Ricevuta Fiscale o in bolla di consegna per chiusura lavori al fine di emettere una fattura riepilogativa a fine mese, per lo stesso Cliente e senza riscrivere nulla. Normalmente un nuovo foglio di lavoro è generato trasformando un Preventivo, con il corrispondente comando, così che si possano mantenere i Ricambi, le Lavorazioni e soprattutto i Prezzi, già accettati dal Cliente, (vedi Figura Preventivo 2 ). Dal Preventivo, questo il bottone per trasformarlo in Foglio di Lavoro. Fig. F.d.L. 1: Comando per generazione da Preventivo. In questo modo nel Foglio di lavoro generato saranno riportati il Numero e l importo derivati dal preventivo; questo passaggio comporta la chiusura del Preventivo. E però sempre possibile iniziare la gestione del flusso di lavoro direttamente da questa funzionalità senza transitare dal Preventivo pertanto, qualunque sia la provenienza del Foglio di Lavoro, la pagina di Gestione è la stessa, con l aggiunta dei campi in cui sono eventualmente riportati i riferimenti al Preventivo da cui proviene. Pagina 44

45 Bottoni per l accesso diretto alle funzionalità. Riportando i dati del Foglio di Lavoro in corso. Eventuali riferimenti al Preventivo. Indicatore se Intervento in garanzia. Fig. F.d.L. 2: Maschera di Gestione. In tutti i campi dove è necessario l accesso a tabelle o a dati già presenti in Officina, ad esempio nella selezione dei Veicoli o dei Clienti, sono disponibili le ricerche standard con i relativi bottoni (vedi capitolo Operatività Regole Generali ). Il campo Km, facoltativo nella maschera Preventivi, qui diventa obbligatorio. Dopo il primo salvataggio nella maschera saranno attivati i bottoni centrali che consentiranno di accedere direttamente alle corrispondenti funzioni senza passare dal il Menu o dai Bottoni Comando, consentendo di accedere alla nuova funzionalità riportando tutti i dati in corso. Nel riquadro in alto a Destra, sarà visualizzato il nuovo Numero e Data del Fogli di Lavoro, assegnatigli dall applicazione in ordine progressivo; fare riferimento alla Tabella Numerazioni in cui impostare le regole di composizione del numero stesso; in questo caso questa sono impostate come: 2 caratteri dell anno + LAV + numero progressivo nell anno, da a Nel momento in cui l Officina termina la lavorazione del veicolo, il corrispondente Foglio di Lavoro sarà chiuso trasformandolo in uno dei documenti di fatturazione previsti (Fattura, Ricevuta Fiscale) o nel documento di Fine Lavorazione che Pagina 45

46 permetterà una successiva fatturazione riepilogativa per Cliente (es. nella gestione delle flotte ) Funzione Intervento in Garanzia E utilizzata quando l Officina deve effettuare una riparazione su un veicolo i cui ricambi sono ancora coperti dalla garanzia Bertolotti; questo comporta che tutto l intervento, manodopera e materiali di consumo compresi, è svolto a costo zero per il Cliente. Questa opzione se impostata consente di trasformare il Foglio di Lavoro in un intervento completamente gratuito azzerando tutti gli importi calcolati, sia dei Ricambi, che della manodopera. Questa funzionalità, se impostata a Foglio di Lavoro già compilato, prevede un messaggio di avviso a cui, se si risponde con SI, verranno cancellati tutti i valori e non sarà più possibile reimpostarli se non anellando le righe e riprendendole dalla fonte originale (da Catalogo, da Magazzino, ecc). I documenti stampati relativi a queste casistiche avranno riportato in alto a destra, la scritta Intervento in Garanzia, oltre ad avere totale uguale a Zero. Lavorazione Eseguita Dal normale flusso di documenti di lavoro: Preventivo Foglio di Lavoro Chiusura Lavori Fatturazione Questa tipologia di documento ha due valenze: La prima per garantire la persona che ritira il veicolo dall Officina a fine riparazione quando questa non è il titolare del veicolo e non ha quindi saldato l Officina; consente di convalidare l avvenuto intervento che poi sarà fatturato al Cliente in seguito; La seconda quando il Cliente dell Officina ha generalmente più interventi su veicoli anche diversi e salda in un'unica soluzione raggruppandoli; la Lavorazione Eseguita è il documento di fine lavorazione che consente poi il raggruppamento per ottenere un unica fattura per lo stesso Cliente. E possibile ottenere questo tipo di Documento solo attraverso trasformando un Preventivo o un Foglio di Lavoro; premendo il corrispondente bottone di generazione posto al centro della maschera, sarà visualizzata la seguente pagina con cui generare la Stampa della Bolla di Lavorazione Eseguita corrispondente. Pagina 46

47 Fig. Lav.Eseguita 1: Maschera di conferma parametri di stampa. Il nuovo documento assumerà una numerazione progressiva basata sul contatore, nella Tabella Numerazioni, denominato BOLLE ; le regole di composizione saranno: 2 caratteri dell anno + BL + numero progressivo nell anno, da a Eseguita la stampa, il documento da cui proviene sarà protetto e non potrà più essere modificato; sarà comunque consultabile o ristampabile in qualunque momento. Il documento qui generato è rintracciabile nella funzione Ricerca, Documenti non essendo più né un Preventivo né un Foglio di Lavoro. Fattura o Ricevuta Fiscale Dal normale flusso di documenti di lavoro: Preventivo Foglio di Lavoro Chiusura Lavori Fatturazione Questa funzione consente la chiusura del ciclo di documentazione associato a un Intervento su un veicolo, consentendo la sua Fatturazione diretta e la conseguente gestione del pagamento Cliente. Pagina 47

48 L accesso a questa funzione è possibile SOLO attraverso la visualizzazione di un Preventivo o di un Foglio di Lavoro utilizzando il corrispondente bottone di generazione posto al centro della maschera. L Officina ha la possibilità di emettere 2 tipi di documenti di fatturazione: il primo, sostanzialmente utilizzato per i Clienti Privati, è la Ricevuta Fiscale ; il secondo generalmente usato per le Aziende con Partita IVA, è la vera e propria Fattura. ATTENZIONE, l applicazione NON controlla tale regola per cui sarà sempre possibile emettere qualunque tipo di documento fiscale per qualunque tipo di Cliente. Viene controllato e visualizzato un messaggio di avviso se il Cliente, cui si vuole emettere una Fattura (non per Ricevute Fiscali), non ha inserito né il campo Partita IVA né il campo Codice Fiscale; è un messaggio di avviso e non è bloccante; sarà responsabilità dell Officina emettere Fatture senza i corretti dati fiscali obbligatori. Questa la maschera in cui confermare i parametri per la generazione e la stampa di una Ricevuta Fiscale a fronte del Preventivo o del Foglio di Lavoro in corso. Fig. Stampe Doc_1: Maschera emissione Ricevute Fiscali. Per la sola Ricevuta Fiscale, l Officina ha la possibilità si definire se questa è già stata saldata interamente dal Cliente oppure no, qualunque sia la forma di pagamento stabilita nel documento stesso. Pagina 48

49 ATTENZIONE, è sempre proposto il caso in cui l importo non è già stato pagato pertanto la Ricevuta Fiscale comparirà nell elenco delle Ricevute NON pagate e rifatturabili con la procedura della Fatturazione Riepilogativa. Lista Numeri eliminati disponibili per il riutilizzo. Limitazione della Data Documento in caso di riutilizzo di un numero precedente. Fig. Stampe Doc_2: Maschera emissione Fatturazione. In entrambi i casi, il bottone Stampa intende la generazione definitiva e ufficiale del documento che, oltre ad essere generato in formato pdf, è salvato il Numero e la data di generazione, incrementando il corrispondente contatore. Le due numerazioni hanno definito, nella Tabella Numerazioni, le seguenti regole di composizione: 2 caratteri dell anno + RF (per le Ricevute Fiscali) oppure FAT (per le Fatture) + numero progressivo nell anno, da a Quando un documento è stampato in modo definitivo, non è più possibile cancellarlo perché la numerazione NON può avere buchi ; tuttavia esiste la possibilità di eliminare un documento definitivo per fare in modo che si possa ristampare riassegnando lo stesso numero e data. Nel Box Documenti Emessi, saranno evidenziati i Numeri e le Date di emissioni di tutti i documenti ufficiali emessi per questo specifico Preventivo o Foglio di Lavoro. Pagina 49

50 Se si accede alla Fattura o Ricevuta Fiscale di un Documento di cui è già stata fatta la corrispondente stampa definitiva, questa funzionalità consentirà di ristampare il documento mantenendo la stessa numerazione. Eseguita la stampa, il documento da cui proviene sarà protetto e non potrà più essere modificato; sarà comunque consultabile o ristampabile in qualunque momento. I documenti qui generati sono rintracciabili nella funzione Ricerca, Documenti, non essendo più né un Preventivo né un Foglio di Lavoro. Ricevuta Fiscale Non Pagata Nella maschera in cui si impostano i parametri per la stampa di una Ricevuta Fiscale (vedi: Fig. Stampe Doc_1), vi sono le Opzioni che consentono di emettere un documento considerato Pagato, da Pagare o Parzialmente Saldato con una cifra d acconto indicata al momento della stampa; questo il dettaglio: Fig. Stampe Doc_3: Opzioni Ricevuta Fiscale Non Pagata. Normalmente l emissione di una ricevuta fiscale è considerata Interamente Pagata quindi è impostata di default la prima opzione riportando nel campo Acconto, il totale della Ricevuta Fiscale. Se si imposta la seconda Opzione: Da Saldare, sarà cancellato il campo Acconto e reso modificabile così che sia possibile inserire un eventuale importo di acconto versato dal Cliente al momento. In questo secondo caso, in calce al documento verrà stampata la scritta Corrispettivo NON Pagato con l indicazione dell eventuale cifra di acconto definita nel campo. Se si imposta l intero totale documento, la stampa sarà equivalente all opzione Interamente Saldata. Elenco Numerazioni Annullate Nella maschera in cui si impostano i parametri per la stampa di qualunque documento che richiede una numerazione progressiva continua quindi: Ricevute Fiscali, Fatture, Lavorazioni Eseguite; c è la possibilità di recuperare le numerazioni lasciate libere derivate da precedenti cancellazioni di documenti errati, quando questi non sono gli ultimi della progressione. Pagina 50

51 Ad esempio: in una numerazione di Fatture già arrivata alla numero 100, se si dovesse cancellare un numero precedente (quando questa è stata emessa con Partita Iva Errata), es. la 50, fatta anche mesi prima, c è la possibilità di riemetterla successivamente sfruttando lo stesso numero, con la data necessariamente compresa tra la 49 e la 51 stampate correttamente. Questo il dettaglio: Fig. Stampe Doc_4: Opzioni Recupero Numerazioni Cancellate. Nella lista saranno elencate i numeri delle Fatture cancellate; selezionandone uno dalla lista, la scritta sotto evidenzierà l obbligo di riemettere tale documento mantenendo la data di emissione coerente con la sequenza dei numeri precedente e successivo. In figura la numerazione progressiva corretta ha la data di emissione di fine Febbraio mentre il numero da recuperare, può essere stampato solo modificando tale data in modo che sia compresa tra il 14 e il 16 Gennaio. Note Credito Effettuando le ricerche dei Documenti Emessi, sarà possibile richiamare tutte le Fatture, Ricevute Fiscali o Note Credito stampate; la loro visualizzazione sarà relativa al corrispondete Foglio di Lavoro che le ha generate e per ogni documento, saranno abilitati i bottoni centrali relativi alle sola possibilità di ristampa per lo specifico tipo documento; ad esempio, se si richiama una Fattura, sarà abilitato solo il bottone Fattura, ecc. Richiamando un documento di tipo Ricevute Fiscale o Fattura (sia normale, che Diretta che Riepilogativa), sarà sempre abilitato il bottone Nota Credito per date la possibilità all Officina di stornare, totalmente o parzialmente, il documento emesso in modo errato. Naturalmente l emissione di una Nota Credito corrisponde allo storno contabile dell importo e il mantenimento in archivio sia del documento principale (Fattura o Ric. Fiscale), sia del documento Nota Credito. Pagina 51

52 E possibile stornare, quindi emettere una Nota Credito, totale o parziale indicando gli stessi dettagli di Articoli presenti nella Fattura o Ric. Fiscale originaria; è anche possibile aggiungere. La pagina con i parametri di stampa di una Nota Credito è la seguente : Elenco delle Righe presenti nel documento Originario con l indicazione se includerlo po meno nella Nota Credito. Fig. Stampe Doc_5: Maschera emissione Note Credito. In questo caso, si ha la possibilità di selezionare solo una o più Righe che componevano la fattura originaria; Selezionando tutte le righe, sarà emesso un documento di storno, oltre che per le righe degli articoli, anche per la manodopera e i materiali di consumo fatturati a fondo fattura. Tutte le righe incluse in una Nota Credito relative ad Articoli di Magazzino, saranno ricaricati aumentando la giacenza della stessa quantità precedentemente Fatturata. Fattura Riepilogativa Dal normale flusso di documenti di lavoro: Preventivo Foglio di Lavoro Chiusura Lavori Fatturazione Pagina 52

53 Questa nuova funzione consente la chiusura del ciclo di documentazione associato a più veicoli purché dello stesso Cliente, con l emissione di un unico documento di Fatturazione, dove sono riepilogati gli Interventi effettuati nel periodo. Per accedere a questa funzionalità occorre visualizzare la lista dei documenti emessi entrando nella funzione Ricerca, poi Documenti. Saranno elencate tutte le Lavorazioni Eseguite, le Fatture, le Ricevute Fiscali pagate o no e le Note Credito emesse, dall inizio dell anno con l indicazione del numero Preventivo e/o Foglio di Lavoro da cui sono derivate. Con il bottone Stampa, si passerà a riepilogare la 1 con la 3 riga per il primo Cliente, la 4 riga per il secondo. Fig. Fatt_Riep_1: Ricerca Documenti; Elenco documenti emessi. In questa maschera premendo il bottone Stampa, si accede alla funzione particolare che accorpa tutti i documenti di tipo Lavorazione Eseguita e Ricevute Fiscali NON Pagate, per lo stesso Cliente e senza limitazioni di Data, quindi considera tutti i documenti non ancora Fatturati presenti in archivio. Pagina 53

54 Data di Fatturazione Data limite dei documenti da considerare Modalità di Pagamento da riportare in Fattura Bottone Stampa con cui generare la Fattura Riepilogativa per il Cliente selezionato. Fig. Fatt_Riep_2: Elenco Clienti di cui generare la Fattura. In questa seconda funzione sono elencati i Clienti che hanno documenti in sospeso e per ognuno è indicata la quantità di documenti che saranno riepilogati in Fattura. Attraverso il campo Fine Data Lavorazione è possibili considerare i documenti che saranno presi in considerazione, fino alla data riportata; l inizio di tale filtro sarà sempre considerato la data più vecchia in archivio. Selezionando una riga corrispondente a un Cliente, sarà attivato il bottone di Stampa con cui eseguire la vera generazione della Fattura Riepilogativa che comprenderà, oltre ai documenti di tipo Lavorazione Eseguita, anche tutte le Ricevute Fiscali NON ancora pagate. Il documento assumerà la numerazione progressiva dal contatore di fatture, con data definita nel campo Data Creazione. Applicazione Menu Gestione Officina Questa Terza scelta del menu racchiude le funzioni di organizzazione dati e alcune operazioni di marginale importanza, rispetto alle precedenti funzionalità, che l Officina può svolgere; alcune di queste sono riportate nella barra dei Comandi con i Bottoni: Pagina 54

55 Fig. Gestione Officina: Bottoni di accesso rapido ad alcune funzionalità. Anagrafiche L accesso all Archivio delle Anagrafiche può avvenire indifferentemente o dalla prima voce del menù Gestione Officina o direttamente con il bottone Anagrafiche posto nella barra dei comandi in alto; oppure, come per tutte le funzionalità che hanno una sezione apposita dove effettuare le Ricerche mirate, attraverso il Doppio Click su una riga, si accede per modificare la riga selezionata oppure ancora, sempre dalle Ricerche, premendo il bottone Nuovo. Un altro metodo per inserire le Anagrafiche è quello possibile direttamente dalla compilazione di Preventivi o Fogli di Lavoro dove si possono inserire nuovi Clienti, in forma semplificata, specificando solo i dati strettamente necessari allo scopo; quelle anagrafiche saranno sempre disponibili in questa sezione in cui si potranno integrare o modificare dati. In questa sezione le Anagrafiche s intendono quelle dei Clienti e dei Fornitori quindi l elenco di Persone o Società con cui l Officina ha a che fare. La maschera di inserimento dati e sostanzialmente la stessa per le parti puramente anagrafiche, tant è che ognuna di esse può essere sia Cliente che Fornitore e la codifica automatica è progressiva e comprende entrambe le tipologie. Ogni anagrafica comprenderà un set di dati comune per Clienti e Fornitori, una sezione attivata solo per i Cliente e un altra da inserire solo per i Fornitori; inoltre, i Cliente hanno collegato la lista dei Veicoli che gli sono stati associati attraverso i Preventivi o Fogli di Lavoro o manualmente da questa funzione, così che la compilazione dei Preventivi o Fogli di Lavoro sia più agevole. In archivio saranno mantenute anche tutte le anagrafiche che l officina classificherà come Obsolete e non più utilizzate; queste non potranno essere fisicamente eliminate perché si deve mantenere la storicizzazione dei dati ma, marcandole in modo opportuno, non sarà più possibile utilizzarle nelle funzionalità dell applicazione. Questa la maschera per un anagrafica attiva, utilizzata sia come Cliente sia come Fornitore e come Cliente, ha associato due Veicoli per cui possono esistere dei documenti di lavorazione. Pagina 55

56 Fig. Anagrafica 1: Maschera di Gestione. La codifica è automatica e la regola con cui comporre il codice è definita nella Tabella Numerazioni ; normalmente è: ANA + numero progressivo di 6 cifre (quindi fino a anagrafiche) che non deve mai essere azzerato. Subito è definito l indicatore che stabilisce se l anagrafica è Attiva quindi usabile, oppure è sospesa e disponibile solo per visualizzare vecchi dati; Inoltre vi sono gli indicatori che definiscono se l anagrafica è utilizzabile sia come Cliente, cui fare Preventivi ecc., sia come Fornitore cui intestare bolle di Carico di Materiale nel Magazzino locale. Fig. Anagrafica 2: Dettagli Codice e Indicatori. Il primo campo Ragione Sociale è unico per Clienti e Fornitori. La pagina si apre sulla sezione di dati Generali, ossia quella da inserire per entrambi. Per i Clienti, i dati inseriti in questa sezione saranno quelli principali, usati normalmente, salvo indicazioni contrarie, nelle stampe delle Testa di tutti i documenti; il campo dovrà contenere un indirizzo di posta elettronica valido, Pagina 56

57 per usufruire delle funzionalità di Mailing e di invio per conferma dei Preventivi, Fogli di Lavoro, Fatture, ecc. Il campo Tipologia fa riferimento a una tabella interna precariata, dove le scelte possibili sono Azienda o Privato. L accesso alle sezioni Clienti, Fornitori e Indirizzi Fatture è possibile premendo un click su queste etichette. La sezione Clienti comprende i dati tipici della Fatturazione oltre che le condizioni particolare di Sconti e di costo della Manodopera, che l Officina gli vuole assegnare. Fig. Anagrafica 3: Sezione dati Clienti. Il campo Pagam.Cliente identifica le modalità di pagamento del Cliente concordate con l officina e fa riferimento alla tabella dei pagamenti; questa è fornita precaricata con alcune tipologie standard. Premendo il bottone di ricerca, si accederà alla gestione della tabella da cui è possibile inserire un nuovo tipo. Il campo Sconto permette di inserire una percentuale di sconto fissa che sarà applicata in tutti i Documenti emessi; il campo Manodopera Cliente consente la selezione di uno dei due Costi definiti nelle Opzioni Officina ; nel casi si vogliano gestire delle accezioni, è possibile selezionare Manodopera Libera e definire il costo puntuale specifico per il Cliente in corso. Per i Clienti in Esenzione IVA è possibile prefissare un particolare codice Iva relativo al tipo di esenzione di cui il Cliente ha diritto che comporta l emissione di qualunque fattura Senza applicazione dell IVA; ad esempio gli Esportatori Abituali in Italia hanno la possibilità di ricevere dai propri fornitori, fatture senza applicazione dell IVA; in Pagina 57

58 questi casi però, è necessario specificare la data da cui l esenzione è applicabile e fino al 31 dicembre dello stesso anno. Per giustificare ciò, il Cliente dovrà fornire gli estremi dell Articolo e del numero di Esenzione, da specificare nel campo Dichiar. Intento. Il campo di Certificato Assistenza Stradale è solo indicativo per aiutare l Officina ad identificare Clienti con particolari condizioni di trattamento. Per i Clienti è possibile inserire diversi Indirizzi di Fatturazione ad esempio per identificare differenti sedi dell azienda Cliente oppure, è possibile utilizzare questa sezione per tutti quei Clienti Privati che hanno il veicolo aziendale e che, pur rimanendo loro i referenti per gli interventi sul veicolo, devono avere associato un Cliente pagatore diverso, in questo caso l azienda proprietaria del veicolo stesso; in questa sezione è possibile inserire una nuova Ragione Sociale, con nuova Partita IVA e Indirizzo, a cui intestare le Fatture. Fig. Anagrafica 4: Indirizzi di Fatturazione - Elenco. Premendo il bottone +, è possibile aggiungere altre ragioni sociali e indirizzi diversi oppure, con Doppio Click sulla riga esistente, si accede alla maschera di gestione del singolo indirizzo: Fig. Anagrafica 5: Indirizzi di Fatturazione - Dettagli. In fase di Fatturazione, Ric. Fiscale o Fatt. Riepilogativa, sarà attivata la possibilità di selezionare l indirizzo particolare con cui intestare il documento emesso selezionandolo tra quelli previsti per il Cliente possessore del Veicolo. Pagina 58

59 La sezione Fornitori comprende solamente l indicazione sulla tipologia di pagamento che l Officina applicherà con il fornitore stesso in modo che, tutte le Fatture di acquisto, inserite per caricare la merce di magazzino, generino le opportune date di scadenza Pagamento per l Officina. Fig. Anagrafica 6: Sezione dati Fornitore. Nella metà inferiore della maschera, se l anagrafica è classificata anche come Cliente, sarà visualizzata la griglia con l elenco dei Veicoli a esso associato; questo elenco è normalmente alimentato quando, dalla creazione di un nuovo Documento, si genera una nuova Targa di un nuovo Veicolo abbinato al Cliente. Fig. Anagrafica 7: Sezione dati Veicoli del Cliente. Il bottone Associa Nuovo Veicolo rimanda alla gestione Anagrafica Veicoli (vedi capitolo successivo) in cui è possibile inserire una nuova Targa per un veicolo ancora inesistente in archivio. Il bottone Associa Veicolo Esistente invece, apre la pagina di Ricerca Veicoli, elencando tutte le Targhe già presenti in archivio sia esse abbinate a Cliente sia no; selezionandone uno, è possibile includerlo nel parco auto del Cliente in gestione; se questo veicolo apparteneva a un altro Cliente questo sarà automaticamente spostato al nuovo mantenendo tutti i riferimenti al vecchio per tutti i Documenti già inseriti. Premendo Doppio Click su un veicolo associato, si accede alla sua gestione. Il bottone Elimina consente di togliere dal parco auto del Cliente, il veicolo selezionato cancellando l abbinamento ma mantenendo il Veicolo in Archivio generale. Pagina 59

60 Veicoli Con il termine Veicolo s intende la definizione di Marca, Modello e Versione, presa dal Catalogo C E, (o in alternativa, una descrizione libera), associati a una Targa, univoca all interno dell archivio dell Officina, L accesso all Anagrafica dei Veicoli può avvenire indifferentemente o dalla seconda voce del menù Gestione Officina o direttamente con il bottone Veicoli posto nella barra dei comandi in alto; oppure dalla griglia estratta dopo una Ricerca, premendo Doppio Click su una riga o il bottone Modifica o il bottone Nuovo. Nella gestione dei Preventivi, Fogli di Lavoro o Appuntamenti, è possibile accedere a questa funzionalità, relativamente al Veicolo in corso, premendo il bottone Modifica posto a fianco della descrizione del Veicolo stesso. Questa la maschera per la gestione dei dati di un Veicolo. Ricerca Veicoli per Targa Fig. Veicoli 1: Pagina di Gestione Anagrafica Veicolo. Il numero di anni di Garanzia insieme all Anno e al Mese di Immatricolazione, determinano il calcolo della data di scadenza garanzia; tutti gli interventi gestiti entro tale data, comporteranno la generazione del Certificato di Conformità per ogni Documento generato. Pagina 60

61 I campi nel box Ultima Revisione e Bollino Blu se inseriti, determinano il calcolo dei successivi interventi obbligatori; l applicativo genererà il calcolo delle successive scadenze sulla base della data di immatricolazione e scriverà un messaggio in rosso, se queste date sono state superate. L indicatore Veicolo Speciale impone la revisione ogni anno; mentre Veicolo non Revisionabile comportano l esclusione di tutti questi controlli. La griglia nella metà inferiore della maschera contiene l elenco dei Clienti che, nel tempo, hanno posseduto il veicolo (se queste informazioni sono gestite dall Officina). Con il bottone Associa Anagrafica è possibile spostare il possesso del veicolo da un Cliente a un altro, registrando la data di cambio di proprietà mantenendo quindi lo storico degli interventi precedenti. Il bottone Cancella posto a fianco della descrizione del veicolo, consente di cancellare l associazione di Marco, Modello e Versione, alla Targa impostata e obbliga ad inserire altri dati. Il pulsante Modifica consente di correggere la codifica del Veicolo associato alla targa permettendo la ridefinizione dei campi Marca, Modello e Versione. I singoli campi con cui si selezionano la Marca, il Modello e la Versione sono direttamente prelevati dal catalogo elettronico C E gestito da Bertolotti. Fig. Veicoli 2: Modifica Marca, Modello e Versione. Nel campo Marca saranno elencate tutte le case costruttrici presenti a Catalogo; selezionato questo campo, il corrispondente Modello si alimenterà con tutti i veicoli commercializzati dalla Casa Costruttrice. Impostati questi campi dalle rispettive liste, il campo Versione visualizzerà una lista corrispondente ai caratteri che si iniziano a scrivere nel campo stesso. Pagina 61

62 Fattura Diretta Questa funzionalità consente di elencare una serie di articoli di magazzino, presi dall archivio locale dell Officina, di righe libere o di Operazioni svolte dall Officina stessa, in modo che siano trattate come un documento di Lavorazione, senza Veicolo, ma con il Cliente, così che si possa generare una normale Fattura. Fig. Fatt. Diretta 1: Maschera di Gestione. Per uniformare la gestione, la fattura diretta é trattata come un Foglio di Lavoro, numerato secondo la progressione standard dell Officina, cosi che, se salvato senza generare Fattura, lo si potrà ricercare con la normale funzionalità di Ricerca Fogli di Lavoro ; se viene generata la Fattura, questa sarà disponibile nella Ricerca Documenti Emessi e potrà essere gestita da tutte le funzionalità di Fatturazione, Ricerca e ristampa documenti. In questo caso però non vi sono legami con i veicoli, quindi non si possono attingere i Ricambi da catalogo per una Fatturazione Diretta di soli ricambi. Magazzino Articoli Magazzino Questa funzione è richiamabile solo dal menu principale e consente di inserire le anagrafiche di tutti gli Articoli di Magazzino ovvero, i Ricambi da Catalogo o gli Articoli extra caricati localmente, che l Officina decide di gestire inserendo i movimenti di Carico; (lo scarico è gestito automaticamente dei Documenti confermati). Pagina 62

63 Fig. Articoli 1: Lista Articoli nel Magazzino Officina. Da questa prima maschera è possibile, premendo Doppio Click su una riga, accedere alla modifica dell articolo selezionato oppure, premere il bottone Nuovo in fondo alla pagina, per iniziare l inserimento di un nuovo Articolo. L inserimento di nuovi articoli consente all Officina di generare e gestire un magazzino proprio i cui articoli saranno utilizzabili in qualunque Documento; per una corretta gestione però, dovranno essere gestiti anche i movimenti di carico a magazzino, ogni qualvolta sarà fatto un acquisto dal Fornitore. Tutti gli articoli locali dell Officina sono raggruppabili in Categorie o Gruppi (vedi Tabelle Categorie di Magazzino ), cosi che si possano classificare gli articoli in gruppi omogenei, per poi essere più agevolmente ricercati nella gestione dei Preventivi ecc. Per ogni anagrafica Articolo richiamata in variazione, la stessa maschera visualizzerà, senza possibilità di modifica, l elenco dei Movimenti d acquisto registrati per l articolo in modifica. Pagina 63

64 Fig. Articoli 2: Gestione Anagrafica Articoli. Come per le anagrafiche Clienti/Fornitori, anche l articolo può essere classificato come Obsoleto e fare in modo che rimanga in archivio ma non sia più utilizzabile dalle altre funzioni dell applicazione. I campi Ubicazione e Note, sono puramente descrittivi e non codificabili ma possono avere grande importanza nel reperimento del materiale da parte della persona che opera in officina. Il campo Manodopera se impostato, sarà utilizzano nelle fasi di Preventivo e Foglio di Lavoro, per il calcolo della manodopera totale. La griglia sottostante conterrà, per gli articoli già caricati, l elenco dei Movimenti di Carico, che nel tempo sono stati registrati a fronte di un acquisto dal Fornitore. E stata introdotto il campo di Rapporto di Confezione, impostato nel Catalogo C E per tutti gli articoli acquistati dall Officina a confezione ma rivenduti a num. o litri il cui prezzo di vendita è riferito NON alla confezione ma a singolo pezzo/litro; ad esempio il fusto da 50 litri d Olio motore: acquisto 1 (Pezzi) venduti 50 (litri). Per tutti gli articoli a catalogo, questo rapporto è impostato già mentre per eventuali articoli che l Officina acquista da altri fornitori, sarà impostato dall Officina stessa nel momento in cui si crea una nuova anagrafica Articolo. Pagina 64

65 Magazzino Gestione Movimenti Questa funzione è richiamabile solo dal menu principale e consente di visualizzare tutte le Operazioni di Carico e Scarico degli Articoli nel Magazzino dell Officina. Da questa funzione, premendo il bottone Nuovo è possibile accedere direttamente alla maschera di Inserimento Movimenti descritta nel capitolo successivo. Fig. Movimenti Magazzino 1: Lista Movimenti di Magazzino. In questa pagina è possibile filtrare i movimenti modificando l arco temporale stabilito dalla due date inserite sopra la griglia; normalmente sono visualizzati i movimenti di magazzino degli ultimi 7 mesi. Sono attivi i campi di filtro sui titoli delle colonne della griglia per consentire di ricercare i movimenti di un certo Tipo, di un unico Fornitore o derivanti da un particolare numero di Documento di Consegna (Bolla di Trasporto), oppure per Codice Articolo. Sotto, a destra della griglia, è possibile impostare il tipo di Raggruppamento e Ordinamento di questi movimenti, applicato quando si preme il bottone Stampa : Raggruppamento per Movimento, genera una stampa in ordine di data Documento di Carico/Scarico, all interno del quale sono elencati tutti gli articoli movimentati. Pagina 65

66 Raggruppamento per Articolo, genera una stampa in ordine di codice articolo in cui, per ognuno, sono elencati i Movimenti di Carco o Scarico avvenuti nell Intervallo di date impostato. Magazzino Inserimento Movimenti L accesso alla funzione che consente l inserimento dei Movimenti di Magazzino può avvenire indifferentemente o dalla voce del menù Gestione Officina, Magazzino, Inserimento Movimenti o direttamente con il bottone Magazzino posto nella barra dei comandi in alto; oppure, premendo il bottone Nuovo dalla funzione di Gestione Movimenti (vedi capitolo precedente). Un movimento di magazzino è la registrazione di un Acquisto (Carico) o di una Vendita (Scarico), di un pezzo di ricambio o qualunque altro articolo codificato nel magazzino dell Officina. Generalmente, con questa funzionalità si registrano i movimenti di Acquisto dal fornitore poiché le vendite sono automaticamente registrate nel momento in cui un Foglio di Lavoro, diventa Fattura o Ric. Fiscale. Fig. Movimenti Magazzino 2: Pagina di inserimento Movimenti. La gestione dei movimenti di magazzino è divisa in, una parte di dati di testata, con i riferimenti al Cliente/Fornitore e al documento di Trasporto, e una parte di dettagli, dove elencare gli Articoli Movimentati. Pagina 66

67 In Testata, al primo Salvataggio sarà generato il Numero progressivo del Movimento calcolato usando la regola definita nella tabella Numerazioni. I campi Nr.Doc. Rif. e Data Doc Rif sono riferiti ai documenti di trasporto con cui la merce è trasportata in Officina o dall Officina. Per i Carichi è un numero arbitrario che dipende dalle regole del Fornitore mentre per gli Scarichi, dovrebbe essere il numero di Bolla o di Fattura dell Offcina. Con questa funzione sono possibili le seguenti tipologie di movimenti: Carico: per registrare il movimento di Acquisto dell Officina dal Fornitore che consente un aumento della Giacenza di Magazzino. Scarico: per registrare i movimenti di Vendita a Clienti che quindi diminuiscono la Giacenza di Magazzino. ATTENZIONE, questa tipologia è gestita Automaticamente per tutti gli Articoli in Fattura, quando questa é stampata in modo Definitivo. Rettifica Carico: per Stornare i Movimenti di Carico dei Fornitori; è usato per registrare i Resi delle Marce al Ricambista. Diminuisce la Giacenza. Rettifica Scarico: per Stornare i Movimenti di Scarico ai Clienti; è usato per registrare i Resi delle Marce in Officina. Questo tipo di Movimento è usato automaticamente quando si emette una Nota Credito in cui si specificano Articoli del Magazzino dell Officina. Aumentala Giacenza. Rapporto Confezione: è la quantità definita per la rivendita dello stesso prodotto in cui il Prezzo di Vendita è riferito; es. un fusto da 50 Lt, è rivenduto separatamente e il prezzo di Vendita è riferito a Litri. Quantità Vendita: è la moltiplicazione tra la colonna Quantità, intesa come quantità acquistata e il Rapporto Confezionamento. Il campo Importo Totale viene calcolato dalla sommatoria di tutti gli articoli movimentati nella Griglia sottostante. Il campo Pagamento definisce, per i Carichi, l eventuale rateizzazione che l officina applica al Fornitore generando quindi le proprie scadenze nella gestione dello Scadenzario. Il Campo Fornitore, che in alcuni casi sarà Cliente, deve essere presente in Anagrafica. Nella Griglia dei Dettagli si dovranno inserire gli articoli del Magazzino locale dell Officina di cui si vuole registrare il Movimento. Se si vogliono gestire le giacenze dei ricambi acquistati dal Catalogo C E, è possibile nel campo Codice, specificare il Codice Telefonico Bertolotti oppure il Codice OE originale, che identifica il ricambio; se questo è Utilizzato in un qualunque Pagina 67

68 Documento, saranno riportati tutti gli altri campi collegati (Cod. Produttore, Descrizione, Unità di Misura); lasciando vuoto il campo Codice è possibile passare al campo Cod.Produttore, l articolo impostato sarà ricercato SOLO nel campo Codice Produttore del Catalogo Bertolotti. E possibile evidenziare una riga di dettaglio già salvate e premere i bottone Elimina per cancellarla. Fatturato Riepilogativo Questa funzione è richiamabile solo dal menu principale e consente di fare un rapido calcolo di tutto il Fatturato dell Officina, fatto nell intervallo di data specificato. Questo calcolo è visualizzato spaccato in: Fig. Calcolo Fatt. 1: Maschera di Filtro e Calcolo. Impostando le date di intervallo e premendo il bottone Calcola ; sono visualizzati i totali come riportato in figura. Pagina 68

69 Applicazione Menu Gestione Clienti Questa Quarta scelta del menu racchiude alcune operazioni di interrogazione che l Officina può effettuare sulla base degli interventi fatti per i propri Clienti. Queste riguardano il controllo del Fatturato e delle scadenze di pagamento dei propri Clienti; l elenco degli Interventi fatti per Veicolo; operazioni di Mailing verso i Clienti per gestire richiami o promozioni. Nessuna delle funzioni di questo menù è riportata nella barra dei Comandi. Scadenzario Questa funzionalità consente di gestire le scadenze dei pagamenti sia dei Clienti, ovvero gli importi che l officina dovrà incassare, sia i pagamenti dell Officina rispetto ai propri fornitori. La funzione consente di definire due intervalli di date da usare come filtro per cercare le scadenze; il primo rappresenta l intervallo di tempo in cui sono stati emessi i documenti che hanno generato le scadenze; il secondo definisce l intervallo di tempo in cui scadono i pagamenti da estrarre; Fig. Scadenzario 1: Maschera gestione Scadenze. Pagina 69

70 Normalmente è presentata la maschera con l elenco delle Scadenze dei Clienti ma, come per le Anagrafiche, anche questa maschera ha la sezione relativa alle scadenze dei Fornitori; è sufficiente premere sulla parola Fornitori per passare a questa visualizzazione. Mailing Questa funzionalità permette di selezionare un gruppo di Clienti o di Fornitori, utilizzando filtri su alcuni campi dell anagrafica; ad esempio: Tutti i Clienti che abitano a Milano; oppure attraverso i propri Veicoli; ad Esempio: Tutti i Clienti che devono revisionare il proprio veicolo entro la fine dell anno; e ottenere una lista di indirizzi cui inviare Mail per campagne promozionali. Per ciò che riguarda le anagrafiche Clienti o Fornitori, la maschera è sostanzialmente la stessa e contiene, per entrambi, l elenco dei codici disponibili; Fig. Mailing 1: Maschera estrazione anagrafiche Cliente/Fornitore. Attraverso di campi di filtro nelle testate delle colonne della griglia è possibile selezionare il gruppo di Anagrafiche desiderato sulla base dei campi le cui colonne, hanno la possibilità di selezione. (ad esempio Ragione Sociale, Indirizzo, Cap, Comune, ecc). In alternativa, la selezione attraverso i Veicoli di proprietà dei cliente avviene entrando nella sezione Autoveicoli della stessa pagina. Pagina 70

71 Fig. Mailing 2: Maschera estrazione anagrafiche attraverso i Veicoli. In questo caso, sono a disposizione molti più campi dell anagrafica e la griglia con l elenco si estende verso destra per cui è attiva la barra di scorrimento orizzontale che consente di visualizzare anche tutte le altre colonne su cui è possibile filtrare i dati. Definite le anagrafiche cui inviare le Mail, occorre selezionare il tipo di campagna che si desidera lanciare; a questo scopo sono già stati realizzati una serie di Modelli di Testo (Template), che spiegano le motivazioni della Mail e promuovono l intervento in Officina. Fig. Mailing 3: Modelli di Mailing disponibili. Alcuni di questi comportano l aggiunta di campi che concorrono al completamento del Testo del modello; ad esempio, il modello di Chiusura per Ferie, farà comparire le date di inizio e fine periodo da integrare nel testo standard. Pagina 71

72 Statistiche Fatturato per Cliente Questa funzione consente di estrarre la situazione dei documenti emessi, quindi del Fatturato, raggruppato per Cliente. Fig. Statistiche 1: Pagina di Filtro. Sarà possibile considerare nella stampa, tutti i documenti emessi entro un periodo, definito con gli opportuni campi di filtro; è possibile specificare un unico Cliente per ottenere l estratto conto degli interventi a lui fatturati. Statistiche Scheda Veicolo Questa funzione ha lo scopo di elencare (solo a video) la storia delle Lavorazioni fatte per un singolo Veicolo; Occorre quindi selezionare il veicolo impostando la Targa; saranno visualizzati i dati anagrafici corrispondenti e il Cliente cui è associato alla data odierna. Premendo il bottone ricerca, saranno estratti ed elencati tutti i documenti emessi per quel veicolo, in funzione del filtro impostato. Pagina 72

73 Fig. Statistiche 2: Storia dei Veicoli. Nella prima colonna Doc saranno sintetizzati i tipi di documento corrispondente alla riga; esempio FL è un Foglio di Lavoro, FT una Fattura, ecc. Selezionando un documento e premendo Doppio Click, è possibile accedere alla gestione del documento stesso entrando nel Preventivo, Foglio di Lavoro, ecc. Applicazione Menu Tabelle Questa scelta del menu racchiude tutte gli archivi dell Officina utilizzati per la corretta compilazione dei documenti; sono quindi catalogate tutte Banche, i Comuni, le Aliquote Iva, le Modalità di Pagamento, ecc. Alcune di queste tabelle sono fornite da Bertolotti precompilate con dati standard e di uso comune, ad esempio le Aliquote IVA, comunque anche queste possono essere ulteriormente alimentate dall Utente. In questo elenco compaiono anche le tabelle dei Comuni e delle Provincie d Italia che però possono solo essere consultate dall Officina e non più alimentate; questo per consentire la distribuzione futura di aggiornamenti senza dover compromettere i dati delle Officine, qualora abbiano inserito Comuni o Provincie con una nomenclatura e codifica non corretta. Pagina 73

74 In generale tutte le maschere di gestione delle tabelle si presentano con l elenco di tutti i codici già in archivio e con la possibilità di applicare dei filtri attraverso i campi inseriti nei titoli delle colonne. I bottoni sotto si attiveranno in funzione di ciò che sarà possibile fare; ad esempio, se si seleziona una riga della griglia, si attiverà il bottone Modifica per cambiare il contenuto di quella riga. Il Bottone Nuovo, sarà sempre attivo per inserire un nuovo elemento nella tabella, ecc. La selezione di un elemento per la modifica, o l inserimento di un nuovo codice attivano la parte in alta della maschera, dove sono definiti i campi previsti per la tabella; se Nuovo, saranno azzerati, se Modifica saranno riportati i valori della riga, in modo che sia agevole modificarli o inserire nuovi valori; in questa sezione viene attivato il bottone Annulla che consente di annullare la funzionalità di Modifica o di inserimento nuovo, e tornare alla gestione dell elenco dei codici. Queste le regole sul funzionamento dei bottoni: Nuovo: attivo sempre, consente di aggiungere un nuovo codice Modifica o doppio click su una riga dell elenco codici: attiva i campi di modifica compilandoli con i dati contenuti nella riga selezionata; permette la loro modifica e attiva il bottone Salva. Salva: si attiva quando si è in Modifica per confermare le correzioni fatte oppure quando in inserimento di un nuovo codice se tutti i controlli di validità sono corretti. Elimina: si attiva quando è selezionata una riga dell elenco. Cancella il codice della riga selezionata se si conferma con Si il messaggio di avviso cancellazione e solo se il codice selezionato NON ha legami con altri archivi; esempio non è già stato utilizzato. Ricerca: si attiva solo nei casi in cui i filtri sono impostati fuori dall elenco dei codici esistenti; consente di selezionare solo le righe della tabella che soddisfano le condizioni definite con i campi di filtro. Togli Filtro: come per il bottone Ricerca, consente di eliminare i filtri inseriti in precedenza e rileggere tutto il contenuto della tabella per aggiornare la lista. Stampa: si attiva dov è possibile stampare l elenco dei codici visualizzati. Di seguito sono riportate le maschere di gestione di ogni singola tabella prevista, sono riportati quindi, i dettagli dei campi in essa gestiti. Alcune di queste tabelle sono fornite con alcuni codici principali già inseriti, ma l Officina può aggiungere i propri. Pagina 74

75 Fig. Tabelle 1: Banche. La tabella Banche è inizialmente vuota e dovrebbe contenere l elenco degli Istituti di Credito usati dall Officina e dai Clienti per il pagamento delle Fatture. Fig. Tabelle 2: Aliquote IVA. Le Aliquote Iva già in archivio sono le principali in vigore in Italia; tra queste c è una aliquota allo 0 % dichiarata Esente, senza specificare l articolo di legge. Pagina 75

76 Fig. Tabelle 3: Modalità di Pagamento. Questa tabella è fornita con i principali tipi di pagamento già inseriti; si dovranno aggiungere le modalità di pagamento che l Officina applica ai propri Clienti, in aggiunta a queste. Fig. Tabelle 4: Tipologia di Anagrafiche. Sono già inseriti i tipi Privato e Azienda per identificare i Cliente o i Fornitori. Pagina 76

77 Fig. Tabelle 5: Descrizioni Tipi Intervento. Questa tabella, inizialmente vuota conterrà le descrizioni degli interventi che normalmente l Officina svolge sui veicoli dei propri Clienti; questo dato è inserito in tutti i documenti nel campo di testata Tipo Intervento e stampato nel documento nel campo Oggetto. Fig. Tabelle 6: Operazioni Comuni. Questa tabella, inizialmente vuota, consente di catalogare le attività che l officina svolge sui veicoli in lavorazione specificando il prezzo da fatturare al Cliente. Queste operazioni sono inseribili nella righe di Preventivi e Fogli di Lavoro richiamabili con il bottone Aggiungi Operazione. Pagina 77

78 Fig. Tabelle 7: Categorie di Magazzino. Questa tabella, inizialmente vuota, conterrà le Categorie di Articoli che l Officina intende adottare per classificare i materiali nel proprio Magazzino; possono essere delle Categorie Merceologiche o dei semplici raggruppamenti per tipologia di materiali. L utilizzo di questi dati è previsto nella maschera d inserimenti Articoli dell Officina. Fig. Tabelle 8: Utenti dell Officina che accedono a GO. Pagina 78

79 La tabella inizialmente contiene solo l Utente denominato utente senza password e con il ruolo di Super Utente cosi che abbia facoltà di modificare qualunque tabella. Con questo si accede per la prima volta alla procedura subito dopo l installazione; sarà cura dell officina inserire tutte le persone che, da qualunque PC interno, saranno abilitate all utilizzo di questa applicazione. Ad ogni persona qui classificata gli si dovrebbe assegnare una Parola d ordine (Password) per convalidarne l operatività; ovviamente questa, dovrebbe essere conosciuta solo dal diretto interessato. Ad ognuno è assegnato un ruolo che determina l operatività della persona ovvero una serie di permessi per cui l utente di quella tipologia è abilitato; ovvero: User: è il normale utente che ha i permessi di accesso a tutte le funzioni dell applicativo, ma non può creare nuovi codici nelle tabelle. Super Utente: è la persone che oltre alle possibilità dello User, ha la responsabilità di modificare le tabelle base ed aggiungere nuovi Utenti. Fig. Tabelle 9: Unità di Misura La tabella è fornita con la maggior parte delle unità di misura standard utilizzate nei normali materiali che un officina ha in gestione; l Officina ha facoltà di aggiungerne di proprie ma non di modificare quelle rilasciate da Bertolotti. Pagina 79

80 Fig. Tabelle 10: Risorse dell Officina La tabella è inizialmente compilata con queste 6 risorse d esempio che si intendono essere le Persone o i Macchinari che l Officina ha a disposizione e per i quali può gestire la loro Agenda in cui pianificare e prenotare il loro tempo di lavoro. Queste sono utilizzate nella funzione di Prenotazione dove è possibile gestire l agenda e pianificare gli appuntamenti dei Veicoli Cliente che necessitano o di lavorazioni particolari (prenotazione di Macchinari tipo Forno, Convergenza, ecc), oppure pianificare il tempo dei singoli Meccanici che operano sui veicoli, per non avere accavallamenti o tempi morti. La colorazione assegnata a ognuna di loro consente di meglio visualizzare i corrispondenti appuntamenti nella funzione Prenotazione dell applicativo. Pagina 80

81 Fig. Tabelle 11: Elenco delle Regole di Numerazione Documenti dell Officina. Questa è inserita automaticamente ed elenca tutti i tipi di Numerazioni Progressive che quest applicazione gestisce, pertanto non sono possibili cancellazioni o aggiunte. Tutte le numerazioni hanno la data di inizio validità, ovvero la data in cui il contatore inizierà dal numero 1; per le numerazioni che si riferiscono a Documenti Contabili, questa riprende ad ogni inizio anno ma, ad esempio il contatore delle Anagrafiche Clienti e Fornitori, inizia dal momento in cui si installa l applicazione in Officina. E possibile modificare le regole che generano la sequenza delle numerazioni: premendo Doppio Click sul tipo desiderato, si accede alla pagina di gestione di tutta la Storia del contatore, in cui è possibile verificare le date di modifica della sequenza, le regole di composizione della numerazione finale e l incremento progressivo. Nell esempio sotto, la progressione del contatore delle Lavorazioni Eseguite (o Bolle) negli anni (sono già predisposte le numerazioni per 80 anni); in cui è riportata la situazione del contatore al momento dell interrogazione (2011) : - è iniziato dal 1 il primo Gennaio; - la numerazione inizierà da 11BL00000 fino a 11BL99999 con un incremento di 1; Da questo si deduce che la parte fissa è 11BL, mentre le cifre del contatore possono arrivare al massimo a 99,999 unità. Pagina 81

82 Fig. Tabelle 12: Dettaglio Regole di Numerazione Documenti dell Officina. Applicazione Menu Ricerche Questa scelta nel menu principale racchiude le funzioni di ricerca dati gestiti da questa applicazione alcune di queste sono riportate nella barra dei Comandi con i Bottoni: Fig. Ricerche: Bottoni di accesso rapido ad alcune funzionalità. Ricambi da C E Questa funzione è richiamabile solo con l apposito bottone dalla barra dei comandi e consente all Officina di interrogare il Catalogo C E simulando qualunque Veicolo, senza dover necessariamente generare un Preventivo fasullo. La funzione è la stessa presente nei Preventivi o dai Fogli di Lavoro e consente di accedere ai diversi cataloghi messi a disposizione in Rete da Bertolotti; in questo caso Pagina 82

83 però, la definizione del Veicolo è direttamente nella maschera di interrogazione del Catalogo; nell esempio: Fig. Ricambi 1: Maschera Interrogazione Catalogo C E. Il bottone Modifica in alto a fianco della Marca, consente di impostare un altro veicolo e visualizzare quindi il suo corrispondete Catalogo Ricambi. Il bottone Catalogo C E consente di accedere al catalogo ricambi cui sono presenti tutti gli Originali e in alternativa i Bertolotti commercializzati per lo specifico Veicolo. E possibile selezionare un Gruppo nella lista a Sinistra della maschera, per ottenere un elenco di articoli ridotto per una consultazione più mirata dei Ricambi. Il bottone Catalogo C E Web consente di accedere ai ricambi del veicolo selezionato attraverso le tavole raffiguranti lo spaccato delle parti del veicolo; la selezione può essere fatta premendo nel disegno in corrispondenza del ricambio desiderato. Il bottone Ricerca Libera Consente l apertura del Catalogo Web senza riferimenti al veicolo. Questa funzione permette così di ricercare, qualunque ricambio attraverso i criteri di ricerca standard Bertolotti. I Bottoni di Seleziona o Salva in basso, anche se attivi non hanno effetto alcuno. Pagina 83

84 Ricerca Documenti Questa scelta racchiude le funzionalità di ricerca mirate per tipo di Documento emesso, le singole funzioni sono: ricerca dei soli Preventivi, dei soli Fogli di Lavoro, dei Documenti Emessi intesi come Documenti contabili (Fatture, Ricevute Fiscali, Note Credito). Le pagine sono identiche nel funzionamento e molto simili per i dati visualizzati nella corrispondente griglia con l elenco dei trovati. Preventivi e Fogli di Lavoro, hanno in prima colonna, il loro numero progressivo e sono sempre ordinati per tale campo. I Preventivi sono classificati come Chiusi se sono diventati Fogli di Lavoro o Fatture; questi possono essere riaperti in qualunque momento, in questo caso continueranno ad esistere come un nuovo preventivo, con la stessa numerazione da cui è possibile generare un altro nuovo Foglio di Lavoro o un altra nuova Fattura o Ric. Fiscale. Tutte le ricerche hanno la possibilità di limitare il periodo entro cui filtrare i documenti elencati; entrando nella pagina sono visualizzati i documenti emessi 6 mesi prima e un giorno dopo, la data odierna. Oltre a questo, nella sola ricerca dei Documenti Emessi, è possibile filtrate la lista selezionando uno o più tipologie di documento a scelta. Fig. Ricerca 1: Elenco Preventivi. Pagina 84

85 Fig. Ricerca 2: Elenco Fogli di Lavoro. Fig. Ricerca 3: Elenco Documenti Emessi. Ricerca Anagrafiche Questa scelta racchiude le funzionalità di ricerca Clienti, Fornitori e Veicoli. Sarà aperta la stessa maschera in cui esistono le 3 sezioni corrispondenti alle tre scelte del Menu. Pagina 85

86 A differenza delle precedenti non esistono campi di filtro oltre a quelli standard presenti nei titoli delle colonne (dove previsti). In qualunque elenco, la selezione di una riga e la pressione del Bottone Modifica o il Doppio Click, consentono di accedere alla pagina di modifica dell Anagrafica. Negli esempi sono sintetizzate tutte le colonne presenti nelle griglie. Fig. Ricerca 4: Elenco Clienti e Fornitori. Il contenuto di pagina è sostanzialmente identico per entrambe le Anagrafiche; Fig. Ricerca 6: Elenco Veicoli. Pagina 86