La roadmap IBM per ridurre i costi IT e migliorare la qualità del servizio. Leonello Galloni IT Management Consultant, IBM Italia

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1 La roadmap IBM per ridurre i costi IT e migliorare la qualità del servizio Leonello Galloni IT Consultant, IBM Italia

2 Le condizioni macroeconomiche hanno indotto modifiche rilevanti al budget IT 2009 rispetto al budget 2008 Molti progetti verranno rinviati Il budget è più che sufficiente Il budget è quello strettamente necessario Trasformazione modello costi Cambiamento del modello operativo Consolidamento e Shared s Ottimizzazione risorse e processi Variabilizzazione dei costi fissi Spostamento della curva dei costi 8% 22% 23% 47% E necessario rivedere le priorità Strategie di riduzione costi Total Cost Total Cost Capacity Spostamento sulla curva dei costi Capacity Iniziative strategiche di efficienza che modificano la struttura dei costi Iniziative di riduzione costi di breve periodo guidate dalla riduzione di capacità Source: IBM Market Intelligence, In an Uncertain Economy, January Contenimento costi Riduzione dello staff Riduzione della domanda Riduzione dei livelli decisionali Razionalizzazione di attività/servizi/tecnologie

3 Quali sono le leve per ridurre i costi IT?

4 Ridurre i costi e migliorare la qualità del servizio richiede un azione coordinata su governo, servizi e organizzazione IT IT Governance Stabilire il quadro di riferimento per decisioni, responsabilità e controllo IT Gestire il ciclo di vita dei Servizi IT Roadmap di trasformazione IT Organization Definire la struttura, i ruoli, le competenze e le relazioni

5 Leva IT Governance Stabilire il quadro di riferimento per decisioni, responsabilità e controllo IT Governance Stabilire il quadro di riferimento per decisioni, responsabilità e controllo Roadmap di trasformazione IT Governance: è il sistema attraverso il quale l uso attuale e futuro dell IT di un azienda è diretto e controllato. IT Governance comprende l analisi della strategia IT, la definizione delle politiche e delle norme affinché l IT supporti coerentemente tale strategia, e il monitoraggio dello scostamento dai risultati attesi. Plans Plans Policies Policies Direct Direct IT Projects IT Projects IT Governance IT Governance Evaluate Evaluate Proposals Proposals Business Processes Business Processes Monitor Monitor Performance Performance Conformance Conformance IT Operations IT Operations Governance is not Le principali componenti della IT Governance Governo degli Investimenti IT: assicura che gli investimenti IT producano il valore atteso (tempo, costi, qualità, ROI) Governo di Rischi e Compliance: assicura che l azienda non sia messo a repentaglio da esposizioni tecniche, operative o normative dell IT Governo di rchitetture e Servizi: assicura che i servizi IT vengano progettati e gestiti secondo logiche coerenti con le esigenze di business e di efficienza operativa Governo dei Fornitori Strategici: definisce le relazioni con i fornitori ed assicura che gli investimenti effettuati forniscano il valore atteso Misurazione delle performance dell organizzazione IT Leve di IT Governance x ridurre i costi Scelte d investimento/sourcing guidate dal valore generato Eliminazione di inefficienze nel sistema di gestione e controllo Normalizzazione degli standard architetturali ed ottimizzazione dell uso degli asset Trasparenza della struttura dei costi

6 Leva IT Organization Trasformare la struttura, i ruoli, le competenze e le relazioni Labor % of IT Spend le aziende spendono mediamente tra il 35 ed il 38 percento del loro budget IT come costo labor. 37 % 32 % Spostamento degli skill pregiati sulle attività a valore SUPPLY PERFORMNCE utomatizzazione delle attività operative DEMOGRFIC 35 % DEMND STRUCTURE umento della velocità di acquisizione di nuovi skill Riduzione delle ridondanze di skill interne e verso i fornitori 36 % Sourcing di attività non-core JOB ROLES SKILLS IBM Graph, created with Gartner data from IT Key Metrics Data 2009: Key Industry Measures: Cross Industry nalysis: Multi Year, Figure 11, Linda Tracy, Jamie K. Guevara, Eric Stegman, December 15, 2008 Matrice Prodotto Gruppo prodotti Gruppo prodotti Gruppo prodotti Funzionale Processo B B B C D C D C D Functional Esperto Expertise Funzionale IT Organization Definire la struttura, i ruoli, le competenze e le relazioni Leve di riduzione costi: IT Staff: 32 % Roadmap di trasformazione Functional Esperto Expertise Funzionale B Functional Esperto Expertise Funzionale C Functional Esperto Expertise Funzionale D Funzione Funzione Funzione Cliente Cliente B B C D Cliente C Esperti funzionali Rapido sviluppo di prodotti Competenze specifiche Cicli operativi veloci Orientamento al cliente Prodotti complessi differenziati Funzioni che servono clienti multipli Controllo accurato pproccio a progetto con coordinamento di team funzionali

7 Group Leva Progettare il ciclo di vita dei Servizi secondo criteri di efficienza operativa Leve di riduzione costi: Gestire il ciclo di vita dei Servizi IT Roadmap di trasformazione Progettare il Servizio Governare la domanda dei clienti dottare modalità di progettazione che permettono il riuso di servizi comuni ssociare i costi dei servizi ai livelli di qualità progettati Customer Leve di riduzione costi: SL SL Capability SL Capability Capability SL Progettare la fruizione Standardizzare la modalità di richiesta ed interazione del servizio con un modello a Catalogo Industrializzare i workflow di provisioning del Servizio Gestire l accounting e il chargeback verso i clienti Catalogo Servizi IT SERVICE CTLOGUE Leve di riduzione costi: Process Reference Model for IT (PRM-IT) IT Infrastructure Library (ITIL) Progettare la gestione utomatizzare ed integrare i processi di gestione dei servizi Controllare lo stato dei servizi end-to-end per prevenire o mitigare incidenti e degradi prestazionali Virtualizzare le risorse IT che erogano i servizi

8 Come scegliere le azioni più adatte alla specificità di ogni IT?

9 La chiave del successo è un mix d'investimenti capace di concentrare le risorse sulle aree IT a maggior leva di valore e di business Servizi IT Infrastruttura IT, ICT Δ Valore ICT Funzionalità applicative Valore aggiunto e IT e IT e IT La missione della Direzione IT può essere intesa come la massimizzazione del valore ottenibile mediante l ottimale sfruttamento delle tecnologie dell informazione e della comunicazione Tale risultato è ottenuto mediante la progettazione, realizzazione, erogazione, e controllo di servizi IT per il business il cui contributo di valore è inteso in termini di: variazione di efficacia operativa delle componenti di business servite (es: maggiore redemption delle iniziative di marketing) variazione di efficienza operativa delle del business (es. minore costo unitario di emissione fattura) I componenti della IT possono contribuire in quanto fonte diretta di servizio per il business funzionali all erogazione di servizi infrastrutturali e/o applicativi (indiretta) La chiave è saper concentrare gli investimenti IT sulle aree a maggior leva di valore per il business, recuperando risorse da quelle meno differenzianti. Source: Biscotti M.

10 Il CBM IT è una tecnica di modellazione aziendale per identificare le migliori opportunità d ottimizzazione od investimento IT Corporate Business Model IT Business Model book publication business model credit cards business model defense business model energy & utilities business model film, home video business model government business model healthcare provider business model internet service business model Tactics Operations IT Customer Relationship C122 - Customer Transformation Consulting and Guidance C123 - Demand and Performance Planning C132 - Performance nalysis IT Business IT Business dministration C211 - Business Technology and C111 - Customer Governance Business Intelligence C212 - Portfolio identificare i C311 - IT Business Model C112 - Customer C213 componenti - Enterprise Transformation IT sui rchitecture Needs Identification C214 - Il CBM permette di Direct quali concentrarsi C121 - Market C221 - IT per investire Planning and o Communications System Control ridurre i costi Control Execute C222 - Portfolio Value C223 - Technology Innovation C321 - Financial Control and ccounting C322 - Site and Facility administration C323 - HR Planning and dministration C324 - Sourcing Relationships and Selection C331 - C431 - Business C131 - Procurement and and C231 Contracts Solution Selling - Project Compliance nalysis C332 - Vendor C432 - Business C531 - Information Quali sono I loro principali Coordination attributi? Resilience Operations Content C333 - Customer Contracts and Pricing Business Resilience C411 - Business Risk and Compliance C412 - Business Resilience C421 - Business Risk and Compliance Control C422 - Continuous Business Operations Planning C423 - Security, Privacy, and Data Protection C433 - User Identity and ccess Processing Information C511 - Information C521 - Information rchitecture C522 - Information Lifecycle Planning and Control Quali sono I componenti chiave e quali no? - Spending C232 - Knowledge & FTE - Efficacia ed Efficienza - Leva di valore per il business - Criticità operativa Quali sono prioritari per una trasformazione? and Solution Development C611 - Development C621 - and Solution Lifecycle Planning C622 - and Solution rchitecture C631 - and Solution Creation and Testing C632 - and Solution Maintenance and Testing and Solution Deployment C711 Deployment C721 - and Solution Implementation Planning C722 - Change Deployment Control C731 - Technology Implementation C732 - and Solution Rollout Delivery and Support C811 - Delivery C812 - Support C821 - Delivery Control C822 - Infrastructure Resource Planning C823 - Support Planning C831 - Delivery Operations C832 - Infrastructure Resource dministration C833 - Support Operations

11 C lients z-series z-series z-series Medium VM/VSE 6 UNIX Simple 15 Clients W 2K/XP 2600 Complex z/os 3 UNIX Medium Simple Linux 10 UNIX. Complex 2 City LN WN DSD 5000GB City City Business Process 1 SP DSD M irror 2500GB SD MM PP PM Fi CO IM BW EC- CS QM HR TR CRM PS i-series Medium 20 W2K Simple 350 Server VTS 20 i-series Complex 30 W2K Medium 42 CRM Business Pr ocess n DWH Kostenart Basis IT Cost Scan: Extrapolation IBM-Bereich Personalkosten Seats Sachaufwand 200 Seats f NWSM Kostenumlage / LV Lotus Notes Domino, Microsoft Office 500 Seats Sonstige Umlagen Summe NWSM Print Personalkosten Seats Sachaufwand f Midrange Kostenumlage / LV Sonstige Umlagen Summe UNIX/Midr Personalkosten Sachaufwand f Data Center Kostenumlage / LV Sonstige Umlagen Summe Mainframe Personalkosten Sachaufwand f Total Kostenumlage / LV Sonstige Umlagen Total Identificati i componenti IT chiave, IBM mette a disposizione un ampio spettro di metodologie con le quali costruire una roadmap di trasformazione personalizzata sulle specificità dei clienti Reference Model for IT Process Maturity (PRM-IT) IT Consolidation nalysis Infrastructure TDDM / ID SL SL Customer Group SL SL target s Is Capability Capability Capability IT SERVICE CTLOGUE IT Scan Business of IT Dashboard Energy Efficiency nalysis urora / Network analysis Systems landscape NWSM Midrange NOS Data Center pplication landscape Dashboard per il Business Personal Business View llineamento tra IT e obiettivi istituzionali Technische Unterstützugsfunktionen Frontoffic Middletier Backoffic Cost structure & forecast

12 Benefici attesi Iniziativa di trasformazione IT Ottimizzazione Investimenti IT Consolidamento fornitori IT Sourcing/tasking delle infrastrutture Efficientamento delle attività operative Razionalizzazione architettura infrastrutturale Ristrutturazione dell organizzazione IT Efficientamento dei Servizi di M ed esercizio applicativi Metriche di efficienza/valore % di investimenti/progetti IT strategici % di raggiungimento dei benefici previsti % Capacità inutilizzata nell IT Numero (pesato) di fornitori IT Rapporto con i benchmark sui servizi d infrastruttura (TCO) Livello di flessibilità dei costi di tipo OpEx Indicatori di qualità dei servizi (downtime) Livello di industrializzazione dei processi operativi Livello di standardizzazione delle infrastrutture IT Livello di complessità dell architettura IT % di shared service center per i servizi IT di base Produttività dell organizzazione IT Costi di manutenzione applicativa (TCO) Livello di flessibilità dei costi di M & support Esperienza IBM di riduzione costi (media) 20 % sugli investimenti per progetti IT 25 % sui costi di licenze, manutenzione e coordinamento 20% sulle infrastrutture oggetto di sourcing/tasking 10% dei costi di gestione operativa 30% sui costi legati agli asset 20% sui costi di gestione operativa 30% dei costi labor IT 40% dei costi labor IT (per application maintenance & support)