RICOH. Strategie e architetture. Cloud Computing e ITaaS 2013

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1 Cloud Computing e ITaaS 2013 RICOH Strategie e architetture Ricoh è una società che ha una presenza consolidata nel settore del printing con una gamma completa molto ampia di sistemi per la stampa Office e il Production Printing. A questa sua offerta hardware ha affiancato una proposta in espansione di soluzioni per la digitalizzazione e la gestione elettronica dei documentali aziendali che si inquadra nella più ampia tematica della fruizione dell'it sotto forma di servizio. Sul suo consolidato portfolio di soluzioni, adottate da un ampio e crescente numero di primarie aziende mondiali, si basa anche il suo più recente viluppo di servizi fruibili anche tramite cloud. L'approccio di Ricoh si basa, in sostanza, su un modello evolutivo che abilita una migrazione progressiva da processi documentali di tipo cartaceo a processi sempre più digitali. E' di crescente interesse da parte delle aziende per le possibilità che offre di ottimizzare Capex e Opex. E' altresì un modello che pone le basi per disporre di una elevata flessibilità nel business e concentrarsi sul core business dell'azienda, demandando in toto a Ricoh l'intera gestione digitale dei processi documentali. La vision e la strategia di Ricoh per la trasformazione e la gestione digitale dei documenti aziendali si basa anche sulla considerazione che entro il 2020 le informazioni digitali si prevede saranno cresciute di 30 volte, una mole di dati che pur finendo con il rappresentare un vero e proprio asset aziendale, possono non essere facili da fruire in modo corretto e produttivo, sia all'interno che nei confronti dei clienti, e che se stampate porterebbero a un inaccettabile incremento dei costi aziendali. Per far fronte ad un tale scenario, che minaccia di travolgere e rallentare i processi di business, nonché avere un impatto negativo sui risultati aziendali, Ricoh ha sviluppato una suite di servizi gestiti fruibili anche tramite Cloud che garantiscono ai dipendenti di un'azienda di poter accedere alle corrette informazioni nel momento in cui servono loro e nelle modalità desiderate. 1

2 Ricoh Una strategia per il Cloud in linea con quella europea L'approccio di Ricoh alla digitalizzazione e alla gestione elettronica dei documenti si basa sull'ulteriore considerazione, condivisa dalla comunità europea, che grazie al Cloud Computing le aziende possono migliorare la gestione delle informazioni e la flessibilità organizzativa. Il Cloud Computing rappresenta uno dei più grandi abilitatori per la crescita delle aziende di tutta Europa. Da una recente ricerca condotta dall Economist Intelligence Unit e sponsorizzata da Ricoh è emerso come nei prossimi anni si affermeranno modelli gestionali decentralizzati e i processi decisionali si sposteranno dal board aziendale ai singoli dipendenti, per cui aumenterà la collaborazione tra le divisioni e i reparti aziendali. Inoltre, entro il 2020 l innovazione e i processi di ricerca e sviluppo saranno sempre più guidati dai clienti. Di conseguenza le aziende hanno e avranno in modo crescente la necessità di gestire le informazioni in maniera più efficace ed efficiente. Grazie al Cloud, è la considerazione che Ricoh pone alla base dei suoi sviluppi nel settore, le aziende hanno finalmente la possibilità di rendere le informazioni disponibili a basso costo di connessione ai dipendenti ovunque questi si trovino senza che questo comprometta la sicurezza del patrimonio informativo aziendale. L esperienza di Ricoh "in house" Ricoh ritiene che il Cloud sarà fondamentale per le aziende del futuro che dovranno essere sempre più flessibili e interconnesse. La sua proposta di servizi Cloud si basa non solo sulle esperienze realizzative ma anche su una concreta e solida esperienza maturata, "in primis", in casa propria. Ricoh ha cominciato nel 2011 il proprio viaggio nel Cloud realizzando al suo interno un ambiente pan-europeo sicuro e integrato che consente ai dipendenti di accedere alle applicazioni aziendali da qualunque Paese. L'obiettivo è stato quello di centralizzare l infrastruttura IT e ridurre la duplicazione dei dati, grazie a una gestione più efficiente delle risorse IT e dei processi di business. Ricoh si è posta l obiettivo di ridurre anche le emissioni di CO2 dell 87,5% entro il 2050 rispetto a quelle del 2000 e il Cloud dà un contributo positivo anche dal punto di vista della eco-sostenibilità. Un progetto di questa portata ha implicato anche delle sfide, poiché è stato necessario prendere in considerazione le normative riguardanti la sicurezza dei dati in vigore nei differenti Paesi, verificare il contesto normativo di 2

3 Cloud Computing e ITaaS 2013 ciascun Paese e capire come implementare un infrastruttura Cloud che fosse compliant. Per riuscire a creare un infrastruttura sicura e solida e a superare la mancanza di una normativa standardizzata e omogenea per tutta l Europa, Ricoh mantiene un approccio trasparente, ad esempio per quanto riguarda la localizzazione dei server e di alcune tipologie di dati. Le strutture informative di Ricoh in tutta Europa sono quindi integrate nel Cloud. I sistemi di back-office garantiscono processi standardizzati e a cui gli utenti accedono mediante single sign on. Grazie a questa infrastruttura globale Ricoh ha migliorato la gestione delle informazioni: i dipendenti possono accedervi ovunque si trovino e in maniera sicura e questo migliora la collaborazione come anche lo scambio di dati. I processi decisionali sono più veloci a vantaggio dei dipendenti e dei clienti. E' una esperienza che ora Ricoh, assieme alle sue soluzioni e ai servizi, mette a disposizione delle aziende che vogliono intraprendere il suo medesimo percorso di trasformazione digitale dei documenti e di una loro gestione e fruizione tramite cloud. Digitalizzare, gestire e fruire delle informazioni via Cloud Primario nella strategia Ricoh per una moderna ed efficace gestione dei documenti aziendali, sono gli aspetti concernenti l'incremento di produttività e la contemporanea riduzione dei costi. Il portfolio di servizi fruibili via Cloud di Ricoh ha, in tal senso, l'obiettivo di abilitare: La migrazione da una gestione cartacea ad una digitale, in un unico momento o in passi successivi. Una diminuzione delle spese documentali tramite la digitalizzazione. Il controllo e la riduzione delle spese. Un aumento di produttività dei dipendenti mediante Cloud. Il miglioramento costante del ciclo di vita dei documenti digitali. Un approccio maggiormente ecologico dell'azienda conseguente alla riduzione del volume di carta prodotto e dell'impatto dei consumabili. 3

4 Ricoh I servizi di stampa e di gestione digitale dei documentali di Ricoh si basano su tecnologie hardware e software e su metodologie di implementazione che possono essere adattate alle specifiche esigenze aziendali Piattaforme e servizi Sulla base dell'esperienza accumulata world wide nella fornitura di servizi di printing e documentali gestiti, Ricoh ha sviluppato un'ampia offerta di servizi di gestione digitale dei documenti orientata al Cloud. Le soluzioni consentono alle aziende di ampliare rapidamente le proprie funzionalità IT, senza dover estendere l'infrastruttura interna, operazione che può risultare costosa e difficile da mantenere e richiedere forti competenze specialistiche. La strategia Ricoh per la realizzazione di servizi atti a permettere la digitalizzazione dei documenti aziendali e la loro fruizione via Cloud si è concretizzata in numerosi prodotti. Loro aspetto saliente e condiviso è che l'accesso ai servizi è possibile via Internet mediante un comune browser o un'applicazione desktop/mobile, mentre i dati e il software sono residenti presso una sede Ricoh con elevate caratteristiche di robustezza e sicurezza. Altri aspetti comuni dei servizi Ricoh sono configurazione semplice, costi controllati e la elevata scalabilità della soluzione fornita. Digitalizzazione e Cloud per ridurre Capex e Opex Le soluzioni sviluppate da Ricoh hanno l'obiettivo di fornire alle aziende una serie di benefici, soprattutto in termine di riduzione di Capex, Opex e di ottimizzazione dei flussi e della gestione documentale. Tra questi i più salienti consistono nel: 4

5 Cloud Computing e ITaaS 2013 Ridurre la necessità di sviluppare un'infrastruttura che richieda un immobilizzo di capitali per distribuire nuove funzionalità o disporre di nuove tecnologia per la gestione documentale. Scalare rapidamente le applicazioni aziendali, ma facendolo in un quadro di riduzione dei costi e di aumento della redditività. Supportare le funzioni aziendali fondamentali tramite applicazioni cloud in grado di fornire archiviazione di documenti, strumenti di rilevamento dati e reportistica. Avere la certezza che i dati vengano conservati fuori sede in un luogo sicuro e a norma di legge (privacy, conservazione sostitutiva, eccetera). Fornire ai lavoratori mobili e/o alle altre sedi la possibilità di accedere facilmente a applicazioni software importanti per l'azienda. Ridurre in modo consistente i budget annuali da allocare per le licenze e per i costi fissi di configurazione. Migliorare la continuità dell'azienda e le procedure di recupero dati in caso di malfunzionamenti e loro perdite accidentali. Semplificare l'accesso ai documenti basando trattamento e gestione su un unico punto di riferimento. I paragrafi seguenti illustrano in dettaglio alcuni dei servizi di Ricoh erogati in modalità Cloud: Hosted Fax Hotspot Printing Gestione documentale. Il servizio di Hosted Fax La soluzione Hosted Fax di Ricoh è stata sviluppata con l'obiettivo di consentire di evitare i problemi connessi all'invio tradizionale dei fax. Hosted Fax è un servizio fruibile tramite Cloud che permette di ridurre in modo sensibile le spese per capitale grazie all'utilizzo di un server fax di terze parti a cui si accede tramite Internet e un comune browser. Ciò garantisce alle aziende una capacità illimitata e costi operativi inferiori, perché i dati dei fax vengono trasmessi via Internet e non utilizzano le più onerose linee telefoniche tradizionali. Inoltre, non sono necessari aggiornamenti né manutenzione del software ed è possibile visualizzare il traffico fax tramite un portale web. 5

6 Ricoh Hosted Fax di Ricoh coniuga il flusso documentale con il cloud Il servizio consente di inviare fax via Internet in modo semplice e sicuro direttamente dall'interfaccia intuitiva del dispositivo multifunzione (MFP) o dal proprio computer. In pratica, evidenzia Ricoh, Hosted Fax fornisce alle aziende la medesima semplicità e sicurezza delle nell invio, nella ricezione e nella gestione dei fax. Gli aspetti salienti della soluzione sono: Riduzione degli investimenti e dei costi delle chiamate fax. Integrazione dei fax nel flusso delle con la garanzia di non perdere documenti importanti. Invio e ricezione di fax contemporaneamente tramite . Trasmissione dei fax più semplice tramite l interfaccia utente semplificata dell'mfp. Capacità di accesso illimitata Benefici in termini di costi ed efficienza del cloud computing. Accesso immediato L'invio immediato di un fax avviene tramite l'interfaccia grafica di utente semplificata (GUI) dei dispositivi MFP. E' possibile inviare fax in modo tradizionale, inserendo solo il numero di telefono (invece di numero e indirizzo come in altre soluzioni di hosted fax). Inoltre, è possibile accedere alle directory LDAP sull'mfp, rendendo in pratica l'invio di fax semplice e veloce come quello della posta elettronica. 6

7 Cloud Computing e ITaaS 2013 Sicurezza avanzata La soluzione hosted fax si configura come più sicura dell'invio di fax tradizionale, perché è possibile mantenere la riservatezza dei dati sensibili e gestire i fax come le , conformemente ai criteri di controllo documenti e IT della società. I fax in arrivo non rimangono più giacenti sul vassoio del dispositivo in attesa di essere distribuiti al destinatario e non vanno più persi a causa di un sovraccarico della memoria; parimenti, gli utenti non devono più rimanere in attesa della conferma di ricezione dei fax in uscita, perché la casella di posta elettronica è dotata di report di trasmissione. Riduzione dei costi e consumi a pacchetto prepagato Hosted Fax è un tipo di servizio che prevede un nuovo modello di pagamento che permette di ridurre i costi delle chiamate grazie all'eliminazione dei modelli di fatturazione tradizionali. In particolare, le spese in conto capitale sono ridotte al minimo perché non è più necessario un server fax dedicato. In alternativa il servizio di Hosted Fax prevede pacchetti pagina attraverso i quali è possibile acquistare una quantità di pagine fax, includendo il costo dei servizi di hosting e Internet nel costo della pagina. Stampa Hot Spot: il cloud printing a portata di click Le persone che viaggiano spesso per lavoro hanno necessità di stampare e- mail, allegati e documenti dal proprio notebook, smartphone o palmare con connessione Internet. HotSpot di Ricoh è una soluzione che va incontro alle esigenze degli utenti mobili che consente tramite Internet e il Cloud di stampare propri documenti in modalità wireless, in modo sicuro e in alta qualità. Particolarità del servizio, è che contrariamente a quanto è previsto in altre soluzioni, non richiede installazione di driver di stampa o specifiche applicazioni. In pratica, disponendo in sede di una stampante HotSpot è possibile offrire un valore aggiunto ai clienti, ai visitatori o al personale aziendale. 7

8 Ricoh Il servizio HotSpot permette di stampare da un dispositivo mobile e via rete o cloud su qualsiasi stampante Ricoh abilitata Un utilizzatore del servizio ha la possibilità di stampare un proprio documento su dispositivo di stampa HotSpot di Ricoh di ultima generazione semplicemente inoltrando una o caricando il documento da stampare su un sito Web. Inoltre, poiché le stampanti HotSpot non sono destinate solo alla stampa wireless, è possibile utilizzarle anche come normali stampanti di rete. Un aspetto saliente ai fini della sicurezza e della riservatezza dei documenti e della riduzione dei costi è che le stampe prodotte rimangono nella stampante fino al rilascio da parte dell'utente tramite un PIN unico per ogni stampa. Supporta praticamente tutti i formati di ufficio delle applicazioni Microsoft. Gestione documentale Numerose aziende,praticamente appartenenti a tutti i settori industriali, sono alla ricerca di modi per rendere i processi più efficienti e rapidi. Il passaggio ad una gestione digitale dei documenti aziendali rappresenta sotto questo aspetto un modo immediato e veloce per ridurre sensibilmente i tempi e i costi associati alla gestione in ingresso e uscita dei documenti, con un ROI che usualmente è inferiore a un anno. E' in questo quadro generale che si inserisce la soluzione di Gestione documentale sviluppata da Ricoh e fruibile tramite Cloud. 8

9 Cloud Computing e ITaaS 2013 I risparmi ottenibili, ha evidenziato Ricoh, sono consistenti. Dati sostanziati da realtà già sperimentate indicano che il numero crescente di aziende europee che sta abbandonando i processi cartacei per migrare ad una loro gestione elettronica arrivano a risparmiare sino all'80% dei costi. Corollario non meno importante di questa evoluzione concettuale è il forte impatto Green di un tale approccio. Solo eliminando i circa trenta miliardi di fatture emesse annualmente in ambito europeo diventerebbe possibile ridurre in modo sensibile l'utilizzo di carta e l'emissione di anidride carbonica. Una passaggio graduale al documento digitale Se una gestione dei documenti aziendali in formato completamente digitale rappresenta un ideale punto di arrivo, Ricoh osserva che non tutte le aziende sono però pronte o nelle condizioni di poter effettuare questo significativo passo evolutivo, ad esempio nel campo della fatturazione, dove intervengono aspetti connessi ai diversi regolamenti nazionali e alle procedure aziendali e di settore. Il servizio di Document Processing Outsourcing permette di demandare a Ricoh la gestione di tutti o parte dei documenti e di avviare una transizione graduale verso una loro completa gestione digitale. Per risolvere questo problema ma permettere comunque alle aziende ch lo desiderano di iniziare a fruire dei benefici e dei risparmi connessi ad una gestione elettronica dei documenti, Ricoh ha sviluppato un approccio graduale che consente di migrare inizialmente solo una parte dei processi e di passare solo successivamente e in modo progressivo ad una gestione 9

10 Ricoh completamente digitale, quando il contesto aziendale, normativo e applicativo lo consente. Resta salvo il fatto che nelle soluzioni Ricoh la gestione digitale dall'input all'output lascia in ogni caso libere le entità esterne in rapporto con l'azienda, ad esempio i clienti o i fornitori, di continuare ad usare il formato di documenti preferito, sia esso di tipo cartaceo o digitale. Ampio approccio alla de-materializzazione Allo stato dell'arte, l'approccio di Ricoh alla de-materializzazione dei documenti cartacei e alla gestione elettronica dei processi documentali è molto ampio e si estende sino a comprendere documenti amministrativi e finanziari che spaziano dalle fatture alla tenuta dei libri contabili, dai referti e cartelle cliniche alle ricevute mail e PEC, sino ai libri sociali e pratiche diverse. L'insieme ampio di documenti (vedere figura) è fruibile anche in modalità cloud e in tal senso rappresenta un modo non solo per ridurre il consumo di carta e velocizzare i processi, ma anche per garantire la assoluta disponibilità e la pronta reperibilità dei documenti digitali. Documenti aziendali gestibili in modalità digitale, anche tramite Cloud, nell'ambito dell'offerta di servizi Ricoh Le modalità con cui tramite i servizi di Ricoh può avvenire la gestione documentale nel cloud sono fondamentalmente tre: L'azienda cliente gestisce il processo di archiviazione sul Cloud in modo del tutto autonomo. 10

11 Cloud Computing e ITaaS 2013 Personale Ricoh presso l'azienda cliente si occupa della gestione del processo di archiviazione sul Cloud (Document Process Outsourcing). I documenti dell'azienda vengono presi in carico presso il centro servizi di Ricoh (Document Process Outsourcing). Dopo essere stati normalizzati, protocollati e scansiti i documenti digitali vengono caricati su un portale a cui il cliente accede per la consultazione, mentre gli originali cartacei vengono archiviati in spazi esterni. Meno costi e più efficienza Nel suo complesso e per la sua vastità di intervento il servizio di Document Process Outsourcing di Ricoh si prefigge di rappresentare la soluzione ottimale per le aziende che hanno necessità di: Ridurre i costi Migliorare l efficienza dei processi di produzione e gestione documentale Aumentare la flessibilità nella produzione documentale (es: gestione di picchi di lavoro) Ottimizzare la gestione delle tecnologie e dell ambiente di lavoro In sostanza, il servizio di outsourcing documentale sviluppato da Ricoh in base anche a un modello di fruizione tramite Cloud, permette alle aziende di accedere alle competenze e alle risorse specialistiche di Ricoh con la garanzia di avere a disposizione tecnologie e servizi best-in-class e con servizi che vengono erogati in modalità pay-per-use tramite infrastrutture tecnologiche affidabili e sicure. Un esempio, valido in generale per tutti i documenti supportati, dei benefici che si possono ottenere mediante il servizio di Document Processing outsourcing è offerto da un'analisi di quanto concerne la gestione elettronica della fatturazione sia dei clienti che dei fornitori. Il servizio di i-invoicing Il servizio di fatturazione elettronica (i-invoicing) sviluppato da Ricoh permette di acquisire, elaborare a livello centrale, approvare e archiviare le fatture dei fornitori per mezzo di una soluzione che automatizza i compiti manuali. La soluzione abilita un accesso elettronico in tempo reale a fatture e documenti collegati, fornendo un rapporto preciso sul loro stato. Suo obiettivo è anche quello di velocizzare il processo di contabilità fornitori automatizzando i compiti manuali che richiedono molto tempo per 11

12 Ricoh l'acquisizione e lo smistamento delle fatture e mira a garantire un'archiviazione elettronica con funzionalità di ricerca. La soluzione i-invoicing permette inoltre alle aziende di ridurre l'uso di carta in tutto il processo di approvazione e pagamento fatture o di collegarsi direttamente ai sistemi ERP del fornitore. La soluzione di i-invoicing permette di ottimizzare la gestione di clienti e fornitori e di ottenere risparmi sino all 80% Tra i benefici che è possibile ottenere: Maggiore rapidità nella elaborazione delle fatture. Migliorata visibilità degli incassi e delle fatture. Maggior controllo sull'intero processo di pagamento e approvazione. Riduzione dei processi manuali e dei possibili errori. Riduzione delle telefonate rivolte ai reparti di contabilità fornitori per verificare lo stato di avanzamento delle fatture. Migliore relazioni con i fornitori Riduzione del tempo impiegato per risolvere richieste e problemi di carattere amministrativo. 12

13 Il servizio di contabilità fornitori Cloud Computing e ITaaS 2013 Il servizio di fatturazione elettronica (i-invoicing) sviluppato da Ricoh permette di acquisire, elaborare a livello centrale, approvare e archiviare le fatture dei fornitori per mezzo di una soluzione che automatizza i compiti manuali. La soluzione abilita un accesso elettronico in tempo reale a fatture e documenti collegati, fornendo un rapporto preciso sul loro stato. Suo obiettivo è anche quello di velocizzare il processo di contabilità fornitori automatizzando i compiti manuali che richiedono molto tempo per l'acquisizione e lo smistamento delle fatture e mira a garantire un'archiviazione elettronica con funzionalità di ricerca. La soluzione di contabilità fornitori e di gestione elettronica delle fatture permette di automatizzare il processo di contabilità, ridurre gli errori e ridurre i costi di stampa Sotto il profilo pratico la soluzione consente di evitare i costi sostenuti per pagamenti ritardati e di trarre vantaggio dagli sconti accordati ai pagamenti anticipati, migliorando così il rapporto con i fornitori. La soluzione i-invoicing permette inoltre alle aziende di ridurre l'uso di carta in tutto il processo di approvazione e pagamento fatture o di collegarsi direttamente ai sistemi ERP del fornitore. Tra i benefici che è possibile ottenere: 13

14 Ricoh Maggiore rapidità nella elaborazione delle fatture. Migliorata visibilità degli incassi e delle fatture. Maggior controllo sull'intero processo di pagamento e approvazione. Riduzione dei processi manuali e dei possibili errori. Riduzione delle telefonate rivolte ai reparti di contabilità fornitori per verificare lo stato di avanzamento delle fatture. Migliore relazioni con i fornitori Riduzione del tempo impiegato per risolvere richieste e problemi di carattere amministrativo. Il servizio di contabilità clienti Speculare al servizio di contabilità fornitori è quello di contabilità clienti. E' una soluzione di i-invoicing sviluppata da Ricoh per permettere alle aziende di ridurre e anche eliminare l'uso di carta in tutto il processo di produzione delle fatture pur inviando direttamente le fatture ai clienti in qualsiasi formato essi desiderino, elettronico o cartaceo. Numerosi i benefici che permette di ottenere. Tra questi vanno annoverati: Riduzione dei costi di produzione, distribuzione e gestione delle fatture. Possibilità di inviare le fatture ai clienti con maggior rapidità. Implementazione di un processo di raccolta più efficiente. Maggior visibilità e controllo dell'intero processo di fatturazione e di contabilità clienti. Riduzione dei processi manuali e dei possibili errori e del tempo necessario a risolvere richieste e problemi di carattere amministrativo. Riduzione dei consumi cartacei e energetici. 14

15 Cloud Computing e ITaaS 2013 La società Ricoh è un Gruppo multinazionale che fornisce soluzioni per la stampa office e per il production printing, servizi documentali e servizi IT. Con sede principale a Tokyo, Ricoh è presente in oltre 200 Paesi e nell anno fiscale conclusosi a marzo 2013 ha realizzato un fatturato di miliardi di yen (circa 20 miliardi di dollari). L offerta di Ricoh è rivolta alle aziende che intendono migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni aziendali, aumentando l efficienza organizzativa e riducendo gli sprechi. Ricoh Italia propone una gamma di soluzioni hardware tra cui multifunzione digitali, stampanti laser e periferiche per il Production Printing e software per la gestione avanzata del documento (acquisizione, archiviazione, workflow, distribuzione, sicurezza). A queste soluzioni si aggiungono servizi erogati in modalità pay per use, i Managed Services (Managed Document Services, Document Process Outsourcing, IT Services). Con un fatturato di 326 milioni di euro (al 31 marzo 2013), Ricoh Italia conta su collaboratori. Il parco macchine assistito direttamente è composto da oltre unità e i centri di assistenza tecnica certificati sono 109. La struttura commerciale è composta da 9 filiali e 24 agenzie provinciali. Importante anche la struttura Indiretta, composta da oltre 700 Concessionari, Rivenditori e Distributori, 53 VAR/System Integrator e 75 Partner qualificati. Ulteriori informazioni si trovano sul sito aziendale: 15