TaleteWeb Sicurezza sul Lavoro. Manuale d uso. 1 rev. 0 28/10/14

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1 TaleteWeb Manuale d uso 1 rev. 0 28/10/14

2 Indice Per accedere all applicazione... 6 Le maschere di TaleteWeb... 7 Importazione ed esportazione... 9 Come configurare i dati generali dell Organizzazione e creare gli utenti... 9 Associazione di un utente già esistente... 9 Associazione di un utente nuovo Autorizzazioni Aggiunta/rimozione autorizzazioni a tutti gli utenti Gestione dei profili Gestione utenti Area Messaggi Controllo degli accessi Altre impostazioni generali (cambio password, esercizio, organizzazione) Funzionalità trasversali Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i report e gli elenchi Come caricare un file Il menù ANAGRAFICHE Lavoratori Mansioni svolte Corsi di formazione Mansioni Fornitori / aziende terze Elenco fornitori Macchine, impianti e attrezzature Contratti e appalti Presidi Dipartimenti Unità operative Sostanze Elenco sostanze rev. 0 28/10/14

3 Importazione/esportazione delle sostanze Collocazioni sostanze Segnaletica Uscite Liste di distribuzione Centri di costo Permessi Impostazioni Il menù PERICOLI Luoghi di lavoro Elenco pericoli Mansioni Elenco pericoli Aziende terze Elenco pericoli Rumore Vibrazioni Polveri Microclima Illuminazione Agenti chimici Videoterminali Agenti biologici Il menù RISCHI Rischi dei luoghi Elenco valutazioni Rischi delle mansioni Elenco valutazioni DPI per mansioni Movimentazione carichi (Niosh) Movimentazione carichi (MAPO) Movimentazione carichi (Snook e Ciriello) Aziende terze rev. 0 28/10/14

4 Elenco valutazioni Rischi interferenziali DPI Consegna dei DPI DPC Prescrizioni Obiettivi Il menù IMPLEMENTAZIONE Funzioni Organigramma Corsi di formazione Eventi formativi Richiesta di un evento formativo Programmazione dell evento formativo Registrazione dell evento formativo Verifica e costi Reporting Competenze Valutazione competenze Riunioni... Errore. Il segnalibro non è definito. DVR DUVRI Documenti interni Il menù MONITORAGGIO Cruscotto Prove di emergenza Infortuni Rilevazione non conformità Gestione non conformità Azioni preventive Azioni correttive Controllo delle registrazioni Pianificazione audit rev. 0 28/10/14

5 Rapporti degli audit Riesame della direzione rev. 0 28/10/14

6 Per accedere all applicazione TaleteWeb è un applicazione web. Questo significa che per accedervi bisogna utilizzare un browser web (ad esempio Chrome o Firefox), digitare l indirizzo fornito dall amministratore di sistema (per esempio la versione cloud è accessibile da ed infine inserire il proprio nome utente e password. Dalla pagina iniziale di TaleteWeb, si accede all applicazione TaleteWeb cliccando sulla sua icona: In tutte le schermate dell applicazione è visibile, nella parte superiore dello schermo, una barra blu che contiene dei menù, attraverso i quali si può accedere alle diverse maschere di cui è composta l applicazione. Autorizzazioni di accesso TaleteWeb è dotata di un sistema di controllo delle autorizzazioni di accesso. Se si tenta di accedere ad una maschera per la quale non si è autorizzati, compare il messaggio 6 rev. 0 28/10/14

7 Le maschere di TaleteWeb La maggior parte delle maschere di TaleteWeb hanno una logica di funzionamento molto simile, al fine di facilitarne l uso. Illustriamo un esempi del funzionamento di una maschera, riferito alla maschera Unità operative, a cui si accede dal menù Anagrafiche alla voce Unità operative. La parte superiore della maschera ha una riga con sfondo grigio. Questa area a sfondo grigio è il pannello di controllo della maschera, in cui sono presenti, nell ordine, una lista di selezione per selezionare un elemento già inserito, un pulsante per inserire un nuovo elemento, un pulsante per salvare le modifiche effettuate, un pulsante per eliminare l elemento corrente, un menù per accedere ai report, ed un collegamento al registro delle modifiche. Nell esempio della maschera delle unità operative, per elemento si intende un unità operativa; le operazioni possibili sono dunque quelle di selezionare un unità operativa esistente, inserire una nuova unità operativa, e così via. Selezione di un elemento esistente Inserimento di un nuovo elemento Salva le modifiche Accesso ai report Cancella Apre il registro delle modifiche Per selezionare un unità operativa, è sufficiente iniziare a digitare nella casella di selezione alcuni caratteri del nome. Vengono suggerite le unità operativa che contengono nel nome i caratteri digitati; cliccando su uno dei nomi che compaiono, l unità operativa viene selezionata. 7 rev. 0 28/10/14

8 L unità operativa selezionata compare nella parte sottostante della maschera. Se si vogliono modificare i dati dell unità operativa, si modificano le informazioni riportate e poi si preme il pulsante Salva le modifiche. È importante ricordare che finché non si preme Salva le modifiche, le modifiche inserite non vengono memorizzate. Premendo Salva le modifiche, se non si sono commessi errori nell inserimento (per esempio, non sono stati inseriti dei dati obbligaori), compare il messaggio di conferma: Per cancellare l unità operativa selezionata, premente il pulsante Elimina. Compare un messaggio di richiesta di conferma; se si conferma la cancellazione, l unità operativa viene cancellata e non sarà possibile recuperarla. Se l unità operativa non può essere cancellata, per esempio perché attualmente usata, comparirà un messaggio di errore. Per accedere ai report, si preme su Report e successivamente si preme su una delle voci che compaiono. L icona a fianco del nome suggerisce la tipologia di report: Report tabellare. Vengono mostrata una serie di filtri, ed i risultati vengono mostrati su una tabella. La tabella permette di ordinare, filtrare e raggruppare i dati per colonna. È inoltre possibile esportare il contenuto della tabella in vari formati, per esempio excel e pdf. Visualizzazione a schermo dei dati, ottimizzata per la visualizzazione a schermo piuttosto che per la stampa. Report visualizzabile a schermo e stampabile. Viene mostrato un report che può essere visualizzato a schermo, stampato, o esportato in vari formati, per esempio word e pdf. Report in formato Word. Viene generato un file in formato Microsoft Word (.docx). Report in formato PDF. Viene generato un file PDF (.pdf). Per esempio, la maschera Unità operative ha il report tabellare Elenco unità operative. 8 rev. 0 28/10/14

9 Importazione ed esportazione Le maschere di TaleteWeb rendono possibile visualizzare e modificare tutti i dati. Per lavorare su molti dati contemporaneamente, sono a disposizione delle funzionalità di esportazione e importazione di file in formato Excel o similare (sono supportati file.xlsx,.xls e.csv). Per esempio, in fondo all Elenco unità operative, è presente questo blocco: Seguendo il link Scarica il modello per l importazione, si scarica un file Excel (.xlsx) che funge da modello per l importazione. In questo file non si deve cambiare l ordine delle colonne; si devono scrivere i dati nell ordine indicato. Questa funzionalità è particolarmente utile quando si configura per la prima volta TaleteWeb; partendo da dati esportati da un altro software gestionale presenti in file Excel o Access, si possono copiare e incollare intere colonne sul modello. Per eseguire l importazione, si preme Seleziona, si seleziona il file Excel dal proprio computer, ed infine si preme Importa. Come configurare i dati generali dell Organizzazione e creare gli utenti Dalla home page dell applicazione cliccare sull icona Altre impostazioni ; dal menù IMPOSTAZIONI cliccare su Organizzazioni. Questa maschera consente di registrare i dati e le informazioni generali dell organizzazione, alcune delle quali saranno utilizzate dall applicazione per formattare l intestazione ed il piè di pagina dei report. Questa maschera, inoltre, permette di creare e associare all organizzazione gli utenti. L operazione di registrazione degli utenti e dei relativi account può essere effettuata in blocco attraverso la maschera Importazione (account dipendenti) La maggior parte dei dati vengono generalmente registrati in fase di prima configurazione; è possibile modificarli, comunque, in qualsiasi momento. Questa operazione di modifica dei dati dell organizzazione è consentita sollo all utente indicato come proprietario che al termine del processo di inserimento dei dati e/o di modifica degli stessi, deve cliccare sul pulsante Salva organizzazione per renderle effettive. E possibile associare all organizzazione un utente già esistente o crearne uno nuovo: Associazione di un utente già esistente Nell area AGGIUNTA UTENTE digitare nel campo Aggiungi l utente con username la username dell utente già registrato in piattaforma e quindi cliccare sul pulsante Inserisci utente. 9 rev. 0 28/10/14

10 Se l utente è stato inserito correttamente comparirà nell elenco UTENTI DELL ORGANIZZAZIONE. Fino a quanto non saranno date le autorizzazioni l utente non potrà accedere a nessuna maschera dell applicazione. E possibile eliminare un utente associato all organizzazione cliccando sull icona. Per assegnare o modificare le autorizzazioni all utente cliccare sul link Modifica autorizzazioni; si veda a tale proposito il paragrafo Autorizzazioni. In fase di configurazione iniziale del sistema è possibile automatizzare il processo di creazione degli account e assegnazione delle relative autorizzazioni. Associazione di un utente nuovo Nell area CREAZIONE NUOVO UTENTE digitare Nome e Cognome del nuovo utente, l indirizzo di posta elettronica, la username scelta), e la password iniziale, da ripetere nel campo conferma password. Cliccare sul pulsante Crea utente e aggiungilo all organizzazione e proseguire seguendo le istruzioni del paragrafo precedente. Tutte le informazioni, compreso l indirizzo , sono obbligatorie. In fase di configurazione iniziale del sistema è possibile automatizzare il processo di creazione degli account e assegnazione delle relative autorizzazioni. 10 rev. 0 28/10/14

11 Si consiglia di creare le username nel formato nome.cognome, oppure di prendere la parte che precede dell aziendale. Autorizzazioni Aggiunta/rimozione autorizzazioni a tutti gli utenti Gestione dei profili Gestione utenti Area Messaggi Controllo degli accessi Altre impostazioni generali (cambio password, esercizio, organizzazione) 11 rev. 0 28/10/14

12 Funzionalità trasversali Come importare i dati mediante foglio di Excel Come operare con i report e gli elenchi Come caricare un file Numerose maschere di TaleteWeb hanno la possibilità di allegare dei file, come nell immagina in figura: Cliccando sul pulsante Selezione si apre una finestra che permette di selezionare un file proprio computer. Si seleziona il file e si preme Apri, come nell esempio seguente (il contenuto può variere, perché dipende dal sistema operativo in uso sul computer con cui si accede a TaleteWeb): Dopo aver selezionato il file, si preme il pulsante Carica. Il file viene trasferito sul server; una volta completato il trasferimento, il file caricato compare nella tabella: 12 rev. 0 28/10/14

13 Pulsante per la cancellazione Nome del file caricato. Cliccando sul nome si può scaricare il file. Il nome del file è un link che consente di scaricare il file. Per cancellare uno dei file già caricati, si preme sull icona di cancellazione (la X rossa) posta accando al nome del file. 13 rev. 0 28/10/14

14 Il menù ANAGRAFICHE Tramite le maschere del menù Anagrafiche si inseriscono sia le vere e proprie anagrafiche di base dell applicazione (lavoratori, unità operative, ecc.), sia le impostazioni di configurazione. Lavoratori Per il funzionamento dell applicazione è necessario popolare la tabella con alcune informazioni di base. La tabella, relativa ai dati essenziali dei dipendenti/collaboratori, può essere popolata anche utilizzando un foglio Excel di importazione appositamente predisposto. Per selezionare un dipendente/collaboratore già presente in anagrafica digitare alcune lettere contenute nel nome o cognome della persona desiderata nella casella Seleziona il lavoratore; vengono mostrati gli elementi contenenti le lettere digitate ed è possibile cliccale sul nome del lavoratore cercato. Per inserire una nuovo dipendente/collaboratore cliccare sul pulsante Nuovo lavoratore. Per accedere all elenco dei dipendenti/collaboratori registrati in anagrafica cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco lavoratori. L elenco è filtrabile per presidio, dipartimento ed unità operativa, e contiene la funzionalità di importazione/esportazione da Excel. Mansioni svolte Dalla maschera Lavoratori è possibile visualizzare e gestire le mansioni svolte dal lavoratore. La tabella mostra le mansioni svolte dal lavoratore, con relative date di inizio e fine, e l eventuale indicazione del luogo di lavoro. Nel caso di limitazioni allo svolgimento della mansione, determinate ad esempio. Si può aggiungere una mansione compilando i campi che compaiono dopo la tabella e premendo Salva. Mansione, Luogo e attività escluse sono collegati a cascata: selezionando una mansione, compaiono i luoghi in cui si svolge la mansione, e le attività previste per la mansione (con la possibilità di selezionare quelle escluse). Corsi di formazione Direttamente dalla maschera Lavoratori è anche possibile inserire e visualizzare i corsi di formazione effettuati. Nella tabella compaiono sia gli eventi formativi a cui ha partecipato il lavoratore, sia l eventuale formazione pregressa, per la quale non viene memorizzato un evento formativo ma solo la tipologia di corso e la data. L inserimento di un nuovo corso si effettua premendo Inserisci nuovo evento formativo pregresso. È sufficiente specificare il tipo di corso, la data, i crediti e le altre informazioni, e premere Inserisci. Mansioni 14 rev. 0 28/10/14

15 Fornitori / aziende terze Questa maschera consente di gestire l anagrafica dei fornitori, comprese le aziende terze che effettuano lavori all interno dell azienda. La barra in grigio nella parte superiore della schermata consente di selezionate un fornitore per visualizzarne o modificarne i dati. Al di sotto della scritta Seleziona il fornitore compaiono due caselle di selezione, una più stretta ed una più grande; la casella piccola consente di selezionare un fornitore per codice, la casella più grande consente di selezionarlo per nome. Per inserirne uno nuovo fornitore usare il pulsante Nuovo. Il fornitore è identificato da una Ragione sociale (obbligatoria), e da una partita IVA e/o codice fiscale. Il resto dei dati è suddiviso in due schede. La scheda Dati anagrafici consente di inserire il resto delle informazioni sul fornitore, quali l indirizzo ed i prodotti forniti. La scheda Sicurezza mostra una serie di informazioni aggiuntive che occorre conoscere nel caso il fornitore sia un azienda terza che effettua dei lavori all interno dell azienda. Elenco fornitori Dalla maschera Fornitori è accessibile il report Elenco fornitori. Nota: è anche presente una seconda versione dell elenco fornitori, Elenco fornitori (in modifica), che oltre alle funzionalità qui illustrate consente di eliminare uno o più fornitori selezionandoli dall elenco, e di importare l elenco da Excel. L elenco fornitori consente, opzionalmente, di visualizzare solo i fornitori che hanno un contratto o appalto in corso, e/o che hanno il DURC scaduto. Mostra una tabella dei fornitori inseriti, dalla quale cliccando sul nome del fornitore si apre la maschera Fornitori con il fornitore prescelto selezionato. Macchine, impianti e attrezzature Contratti e appalti La maschera consente di gestire i contratti e gli appalti. Si può selezionare un contratto o appalto tramite la casella di selezione Seleziona l appalto, oppure inserirne uno nuovo tramite il pulsante Nuovo. I dati dell appalto sono divisi in quattro schede. La scheda Dati anagrafici mostra i dati generali del contratto o appalto, quali il nome ed il responsabile del procedimento, ed ha una tabella che consente di inserire uno o più fornitori / aziende terze incaricate di svolgere il lavoro. Per ciascun fornitore si può indicare l attività svolta, il valore dell appalto e la stima dei costi per la sicurezza. Si possono inoltre caricare dei file allegati, per esempio la copia del contratto, la documentazione di gara o della documentazione specifica inviata dal fornitore. 15 rev. 0 28/10/14

16 Nella scheda Luoghi è presente una tabella dei luoghi in cui si svolge l attività. Il luogo può venire indicato selezionando un luogo (i luoghi si inseriscono dalla scheda Luoghi di lavoro della maschera Impostazioni), e/o tramite la sua ubicazione in un presidio/dipartimento/unità operativa. Nella scheda Lavoratori è presente una tabella dei lavoratori (dipendenti o collaboratori dell azienda appaltatrice) che svolgono il lavoro. Di ogni lavoratore è possibile indicare la mansione e se sono sottoposti a sorveglianza sanitaria. Nella scheda Macchine è presente una tabella delle macchine, impianti o attrezzature dell azienda appaltatrice usate nello svolgere il lavoro. Di ogni macchina è possibile indicare se hanno la marcatura CE, se sono soggette a visita periodica ed aggiungere eventuali note. Nella scheda Sostanze è presente una tabella delle sostanze pericolose usata dall azienda appaltatrice nello svolgere il lavoro. Di ogni sostanza è possibile indicare Codici di pericolo, Frasi R e Frasi S. Notare che è possibile selezionare più di un codice o frase, separandoli con un punto e virgola. Si possono inoltre aggiungere eventuali note. Presidi La maschera Presidi consente di gestire i presidi. Per inserire un nuovo presidio cliccare sul pulsante Nuovo presidio; per modificare un presidio esistente, selezionarlo dalla casella di selezione Seleziona il presidio. Si può vedere l elenco dei presidi già inseriti anche attraverso il report Elenco presidi. Per inserire un presidio, occorre indicare il nome del presidio e dagli elenchi a tendina sottostanti ricercare e selezionare le risorse assegnate alle funzioni organizzative e riempire quindi tutti i campi, ricordando che le medesime risorse possono essere assegnate a più funzioni organizzative; una volta inserito il tutto, si deve cliccare sempre sul pulsante Salva le modifiche per non perdere i dati inseriti e rendere valide le informazioni registrate. L operazione di caricamento dei presidi può essere effettuata in maniera massima tramite l importazione da Excel. Entrando nel report Elenco presidi, nel riquadro Importazione, cliccando su Scarica il modello per l importazione si scarica il formato Excel da usare per l importazione dei dati. Salvare il modello sul proprio computer, aprirlo in Excel, compilarlo, quindi salvarlo sul proprio computer. A questo putno per esffettuare l importazione è sufficiente premere Sfoglia, selezionarlo dal proprio computer, quindi premere Importa. 16 rev. 0 28/10/14

17 Dipartimenti Per inserire un nuovo dipartimento, cliccare sul tasto Nuovo dipartimento; per selezionare un dipartimento già esistente, per esempio per apportare delle modifiche, selezionarlo dalla casella di selezione Seleziona il dipartimento. Oltre al nome del dipartimento, la maschera permette di associare le funzioni organizzative corrispondenti al Direttore del dipartimento, Referente dell area dipartimentale, Referente qualita, Referente rischio clinico e Referente sicurezza. Alle funzioni organizzattive vengono associati i rispettivi responsabili. La stessa operazione può essere fatta anche attraverso l importazione da Excel. Il Report Elenco dipartimenti permette infatti di scaricare il modello Excel da compilare e caricare. Unità operative Tramite la maschera Unità operative è possibile configurare le articolazioni organizzative (strutture complesse e/o semplici). Per selezionare una unità operativa già presente in anagrafica, selezionarla dalla casella Seleziona l U.O. Digitando alcune lettere contenute nel nome dell unità desiderata, il sistema attiva una ricerca rapida degli elementi contenenti le lettere digitate; una volta individuata selezionare l unità desiderata. Per inserire una nuova unità operativa cliccare sul pulsante Nuova unità operativa. 17 rev. 0 28/10/14

18 L unità operativa ha un nome ed un presidio e dipartimento di appartenenza. La maschera permette di associare le funzioni organizzative corrispondenti alle figure apicali: direttore o responsabile, coordinatore, referenti qualità medico e infermiere, referente rischi clinico, referente sicurezza. Per accedere all elenco delle Unità operative registrate cliccare sul pulsante Report e quindi su Elenco unità operative. Dall elenco delle unità operative si può anche utilizzare la funzionalità di importazione /esportazione da Excel, scaricando l apposito modello e caricandolo compilato per importare rapidamente i dati. Sostanze L anagrafica Sostanze consente di censire le sostanze pericolose presenti in azienda. Della sostanza viene censito il codice interno, il codice fornitore, la tipologia di sostanza (campo obbligatorio). Gli altri dati vengono inserite nelle tre schede Dati sostanza, Collocazione e Schede di rischio. La scheda Dati sostanza riporta tutti gli altri campi identificativi della sostanza, tra cui le frasi rischio, il fornitore, la tipologia di contenitore. La scheda Collocazioni contiene una tabella di luoghi in cui si è presente la sostanza. Il luogo può venire indicato selezionando un luogo (i luoghi si inseriscono dalla scheda Luoghi di lavoro della maschera Impostazioni), e/o tramite la sua ubicazione in un presidio/dipartimento/unità operativa. Per ogni collocazione si possono indicare le caratteristiche del deposito e selezionare una o più mansioni che hanno a che fare con la sostanza in quel luogo. La scheda Schede di rischio consente di caricare come allegati le schede di rischio della sostanza. Elenco sostanze Questo report riporta l elenco delle sostanze in formato stampabile. Importazione/esportazione delle sostanze Questo report mostra una tabella delle sostanze, esportabile in Excel e in altri formati, permette inoltra l importazione da Excel delle sostanze. Le sostanze sono filtrabili per presidio, dipartimento e unità operativa. Collocazioni sostanze Questo report riporta la collocazione delle sostanze nei luoghi, in formato stampabile. Segnaletica Uscite 18 rev. 0 28/10/14

19 Liste di distribuzione Centri di costo Permessi Impostazioni 19 rev. 0 28/10/14

20 Il menù PERICOLI Le voci di questo menù consentono di effettuare la rilevazione di pericoli. Luoghi di lavoro Questa maschera consente di individuare i pericoli generici ai cui i lavoratori sono soggetti quando presenti in un luogo di lavoro. Dalla casella Seleziona il luogo si seleziona un luogo di lavoro. I luoghi di lavoro si inseriscono o importano da Excel tramite la scheda Luoghi di lavoro della maschera Impostazioni del menù ANAGRAFICHE. La maschera è divisa in schede. La prima scheda, Individuazione dei pericoli, permette di selezionare i pericoli presenti nel luogo. I pericoli vengono mostrati raggruppati per famiglia. I pericoli mostrati sono quelli che si inseriscono o importano dall elenco predefinito tramite la scheda Pericoli della maschera Impostazioni del menù ANAGRAFICHE. Al termine è indispensabile premere il pulsante Salva le modifiche. La scheda Individuazione dei pericoli permette anche di aggiungere dei pericoli ulteriori rispetto a quelli presenti in elenco. L ultimo riquadro, ALTRI PERICOLI, permette di aggiungere pericoli non in elenco: si preme su Nuovo, se ne scrive il nome e infine si preme Inserisci. Le altre schede consentono di rilevare la presenza nel luogo di lavoro di macchinari, videoterminali, sostanze, stoccaggi, dispositivi antincendio, segnaletiche, servizi, uscite. Elenco pericoli Questo report mostra una tabella riassuntiva dei pericoli presenti nei luoghi di lavoro. Mansioni Questa maschera consente di individuare i pericoli legati allo svolgimento delle mansioni da parte dei lavoratori. Dalla casella Scegliere la mansione si seleziona una mansione. Le mansioni solo quelle inserite tramite la maschera Mansioni del menù ANAGRAFICHE. La maschera permette di selezionare i pericoli legati alla mansione. I pericoli vengono mostrati raggruppati per famiglia. I pericoli mostrati sono quelli che si inseriscono o importano dall elenco predefinito tramite la scheda Pericoli della maschera Impostazioni del menù ANAGRAFICHE. Al termine è indispensabile premere il pulsante Salva le modifiche. È possibile aggiungere dei pericoli ulteriori rispetto a quelli presenti in elenco. L ultimo riquadro, ALTRI PERICOLI, permette di aggiungere pericoli non in elenco: si preme su Nuovo, se ne scrive il nome e infine si preme Inserisci. Elenco pericoli Questo report mostra una tabella riassuntiva dei pericoli legati alle mansioni. 20 rev. 0 28/10/14

21 Aziende terze Questa maschera consente di individuare i pericoli legati alla presenza di aziende terze. È possibile visualizzare solo le aziende terze connesse ad un contratto o appalto tramite il Filtro appalto. Dalla casella Scegliere l azienda terza si seleziona un azienda terza. Le aziende terze si inseriscono tramite la maschera Contratti e appalti del menù ANAGRAFICHE. La maschera permette di selezionare i pericoli legati all azienda terza. I pericoli vengono mostrati raggruppati per famiglia. I pericoli mostrati sono quelli che si inseriscono o importano dall elenco predefinito tramite la scheda Pericoli della maschera Impostazioni del menù ANAGRAFICHE. Al termine è indispensabile premere il pulsante Salva le modifiche. È possibile aggiungere dei pericoli ulteriori rispetto a quelli presenti in elenco. L ultimo riquadro, ALTRI PERICOLI, permette di aggiungere pericoli non in elenco: si preme su Nuovo, se ne scrive il nome e infine si preme Inserisci. Elenco pericoli Questo report mostra una tabella riassuntiva dei pericoli legati alle aziende terze. Rumore Vibrazioni Polveri Microclima Illuminazione Agenti chimici Videoterminali 21 rev. 0 28/10/14

22 Agenti biologici 22 rev. 0 28/10/14

23 Il menù RISCHI Le maschere nel menù Rischi è possibile effettuare la valutazione dei rischi. Rischi dei luoghi Questa maschera consente di effettuare la valutazione dei rischi generici associata alla presenza dei lavoratori nei luoghi di lavoro. Dalla casella Scegliere il luogo si seleziona un luogo di lavoro. Vengono mostrati i pericoli precedentemente selezionati tramite la maschera Luoghi di lavoro del menù PERICOLI. Il pulsante Valuta presente in corrispondenza di ogni pericolo permette di inserire la valutazione: indice di frequenza o probabilità (da 1 a 4), indice di gravità o danno (da 1 a 4). In corrispondenza della valutazione si inseriscono i DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) necessari per la riduzione del rischio, e si inserisco le Misure di prevenzione e protezione adottate. Al termine si preme su Salva e la valutazione viene memorizzata. Viene un mostrato un semaforo verde, giallo o rosso a seconda della gravità del rischio. Elenco valutazioni La maschera ha un report che consente di visualizzare la valutazione inserite, filtrate per luogo, mansione e pericolo. Il report comprende la funzionalità di importazione/esportazione delle valutazioni da Excel. Rischi delle mansioni Questa maschera consente di effettuare la valutazione dei rischi associati allo svolgimento delle mansioni lavorative. Dalla casella Scegliere la mansione si seleziona una mansione. Vengono mostrati i pericoli precedentemente selezionati tramite la maschera Mansioni del menù PERICOLI. Il pulsante Valuta presente in corrispondenza di ogni pericolo permette di inserire la valutazione: indice di frequenza o probabilità (da 1 a 4), indice di gravità o danno (da 1 a 4). In corrispondenza della valutazione si inseriscono i DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) necessari per la riduzione del rischio, e si inserisco le Misure di prevenzione e protezione adottate. Al termine si preme su Salva e la valutazione viene memorizzata. Viene un mostrato un semaforo verde, giallo o rosso a seconda della gravità del rischio. Elenco valutazioni La maschera ha un report che consente di visualizzare la valutazione inserite, filtrate per luogo, mansione e pericolo. Il report comprende la funzionalità di importazione/esportazione delle valutazioni da Excel. DPI per mansioni Questo report consente di visualizzare i DPI assegnati raggruppati per mansione e parte del corpo. 23 rev. 0 28/10/14

24 Movimentazione carichi (Niosh) Movimentazione carichi (MAPO) Movimentazione carichi (Snook e Ciriello) Aziende terze Questa maschera consente di effettuare la valutazione dei rischi legati alla presenza di aziende terze. È possibile visualizzare solo le aziende terze connesse ad un contratto o appalto tramite il Filtro appalto. Dalla casella Scegliere l azienda terza si seleziona un azienda terza. Vengono mostrati i pericoli precedentemente selezionati tramite la maschera Aziende terze del menù PERICOLI. Il pulsante Valuta presente in corrispondenza di ogni pericolo permette di inserire la valutazione: indice di frequenza o probabilità (da 1 a 4), indice di gravità o danno (da 1 a 4). In corrispondenza della valutazione si inseriscono i DPI (Dispositivi di Protezione Individuale) necessari per la riduzione del rischio, e si inserisco le Misure di prevenzione e protezione adottate. Al termine si preme su Salva e la valutazione viene memorizzata. Viene un mostrato un semaforo verde, giallo o rosso a seconda della gravità del rischio. Elenco valutazioni La maschera ha un report che consente di visualizzare la valutazione inserite, filtrate per luogo, mansione e pericolo. Il report comprende la funzionalità di importazione/esportazione delle valutazioni da Excel. Rischi interferenziali DPI Consegna dei DPI DPC 24 rev. 0 28/10/14

25 Prescrizioni Obiettivi 25 rev. 0 28/10/14

26 Il menù IMPLEMENTAZIONE Il menù Implementazione contiene le maschere relativa all implementazione di un sistema di gestione per la salute e sicurezza sui luoghi di lavoro (SGSL). Funzioni Organigramma Corsi di formazione Eventi formativi Questa procedura consente la gestione completa di un evento formativo attraverso un flusso logico articolato nelle seguenti fasi: - Gestione delle richieste di eventi formativi - Programmazione dell evento - Registrazione dell evento - Verifica efficacia e costi dell evento formativo - Notifiche (Comunicazione e condivisione) Questa procedura fa ampio ricorso al sistema di importazione/esportazione mediante modelli di Excel; è generalmente questo il sistema più semplice per dialogare e condivider informazioni con altre applicazioni/piattaforma. Non è obbligatorio seguire tutto il flusso logico rappresentato; per alcuni eventi possono essere gestite solo alcune fasi (per esempio solo la Registrazione dell evento). La procedura genera in automatico, per ogni fase, report e comunicazioni agli utenti interessati. Accesso alla maschera e dati generali dell evento Per accedere alla maschera dal menù Formazione seleziona Eventi formativi; viene visualizzata la seguente interfaccia: 26 rev. 0 28/10/14

27 Puoi selezionare un evento già inserito; per facilitarti il compito della ricerca puoi applicare un filtro modalità, oppure la tipologia di corso cui l evento è stato associato, l esercizio; nell elenco Seleziona l attività formativa verranno visualizzati solo gli eventi coerenti con i filtri applicati. Se si vuole gestire un nuovo evento clicca sul pulsante Nuovo; viene visualizzata la seguente interfaccia: Il sistema assegna ad ogni evento un numero di protocollo progressivo su base annua; puoi associare all evento alcune informazioni di carattere generale: 1. L eventuale corso di formazione obbligatorio cui l evento è associato selezionandolo dal relativo elenco a tendina 2. La modalità (interna esterna) 3. L area di competenza (per la configurazione si veda il menù Impostazioni) 4. La metodologia (per la configurazione si veda il menù Impostazioni) 5. Il Sistema di gestione cui l evento è collegato 6. La data inizio e la data fine Per validare i dati e attivare le schede di gestione clicca sul pulsante default sulla prima scheda Richiesta. ; il sistema si posiziona di Richiesta di un evento formativo Questa fase consente a tutte le funzioni autorizzate, che hanno accesso alla maschera, di poter generare una richiesta di evento formativo, in base a determinati fabbisogni, e indirizzarla automaticamente notificandola alla funzione responsabile dell autorizzazione. Il richiedente individua la propria funzione nell elenco Emesso da, indica la data della richiesta, in modo sintetico l argomento/titolo dell evento; dagli elenchi a tendina seleziona i valori che originano la richiesta e 27 rev. 0 28/10/14

28 quindi inserisce un periodo proposto, una durata indicativa in ore e il periodo presunto in cui sarò possibile verificare l efficacia dell evento in rapporto alle esigenze/fabbisogni. E possibile inserire i lavoratori, cliccando su, a cui è rivolto l evento sia indicandoli singolarmente che indicando un numero per ogni qualifica coinvolta (ad esempio Qualifica: infermieri; N discenti: 10); per validare ogni inserimento clicca sul pulsante Inserisci Allo stesso modo il richiedente può indicare i docenti/istruttori, cliccando su per validare gli inserimenti clicca su Inserisci Completata la registrazione della richiesta il richiedente clicca sul pulsante ; anche in questo caso e quindi sul pulsante posizionato in fondo alla maschera. Il sistema crea un messaggio di notifica a cui allega il modulo richiesta generato in pdf. Si veda la funzionalità trasversale Come gestirle le notifiche e i messaggi La funzione approvante, ricevuta la notifica con la richiesta, può accedere alla maschera anche direttamente attraverso il link posto sul messaggio di posta elettronica. Registrerà negli appositi campi l esito, spuntando le check box, e nel caso di diniego indicherà le motivazioni; quindi dall elenco a tendina seleziona la propria funzione e firma digitando la propria username e la propria password. Accedendo alla scheda Notifiche può comunicare al richiedente l esito del processo di approvazione. Attenzione nell elenco Funzione compaio sole quelle configurate con la matrice di responsabilità che hanno i poteri di approvare o respingere le richieste (ad esempio direzione sanitaria ecc.) Programmazione dell evento formativo Questa seconda fase si attiva nel momento in cui la richiesta è stata approvata o anche indipendentemente da una richiesta per gli eventi pianificati. Il responsabile della programmazione generalmente è un addetto dell ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell evento o il responsabile della richiesta. Il responsabile della programmazione accede alla maschera selezionando la scheda Programmazione: la maschera è molto articolata ed organizzata in sezioni: 28 rev. 0 28/10/14

29 Informazioni generali dell evento Il titolo del programma viene ripreso in automatico, ma è possibile modificarlo; indicare l abstract del programma, che comparirà sull attestata di partecipazione all evento, il Luogo e l Organizzatore. Inserimento moduli Il responsabile della programmazione può quindi inserire i moduli in cui è articolato l evento; clicca su Aggiungi modulo Inserisci le informazioni programmatiche per ogni singolo modulo e alla fine clicca su Inserisci per validare; dopo aver inserito tutti i moduli il sistema aggiorna la durata complessiva e la data di inizio e fine Inserimento discenti programmati Per inserire i discenti programmati è possibile proseguire in vari modi: 1. Se i singoli discenti sono stati inseriti già nella scheda richiesta si possono recuperare semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupero discenti; 29 rev. 0 28/10/14

30 2. Si possono inserire singolarmente (opzione consigliata se non è stata gestita la richiesta e i discenti sono pochi); clicca su Aggiungi discente dall elenco a tendina Interna (anagrafica) ricerca e seleziona il partecipante interno all organizzazione, quindi clicca su Inserisci; ripeti se necessario l operazione anche per l elenco Esterna (anagrafica) che viene configurata dal menù Anagrafiche Altri partecipanti, per i partecipanti esterni all organizzazione 3. Si possono caricare in maniera massiva i discenti programmati utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente. Il pulsante Genera del controllo Convocazione e il link Convocazione che viene visualizzato a fianco di ogni discente programmato serve solo per generare le convocazioni ai corsi generali sulla sicurezza per i quali è indispensabile l evidenza della convocazione fatta conforme alla normativa. Inserimento docenti/istruttori e altre informazioni Per caricare i docenti /istruttori in modo nominativo, soprattutto in sanità dove anche ai docenti vengono riconosciuti crediti ECM, clicca su Aggiungi si apre l interfaccia che ti permette di selezionare il docente interno o indicare il docente esterno, indicare il modulo in cui il docente è coinvolto, in sanità indicare i crediti riconosciuti al docente (se il docente è interno il dato viene utilizzato per contabilizzare i crediti conseguiti dal lavoratore e riportarli nel dossier formativo) e quindi clicca su Inserisci per validare il dato. Riporta infine: 1. Il responsabile della programmazione selezionandolo dall elenco Funzione (questo dato sarà ripreso nell attestato di partecipazione; 2. La modalità prevista per la verifica dell apprendimento selezionandola dall elenco corrispondente; 3. N crediti previsti/assegnati all evento 4. Data programmata per la verifica dell efficacia Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Costi Previsti Il sistema mette a disposizione del responsabile della programmazione un controllo che consente di preventivare i costi dell evento: 30 rev. 0 28/10/14

31 Cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola, il sistema contabilizza automaticamente le ore del personale interno in formazione e dei docenti interni; se nell anagrafica qualifiche è stato inserito lo standard monetario (costo/orario) (si veda l anagrafica qualifiche), il sistema calcola anche il valore monetario; il programmatore aggiungerà manualmente gli altri costi quali vitto, alloggio e viaggio, costi organizzativi e infine cliccando nuovamente su Ricava valori e calcola otterrà il Costo totale previsto. Tutti questi dati vengono inviati in automatico mediante ricalcolo automatico alle grandezze del cruscotto aziendale (se l applicazione è stata acquistata) Notifica della programmazione Completate tutte le registrazioni il responsabile della programmazione clicca sul pulsante Genera Il sistema in automatico genera un messaggio di posta elettronica inserendo tutti i discenti programmati che dispongono di una valida e allegandovi il repot di programmazione in pdf generato direttamente da TaleteWeb; un messaggio avvisa che la notifica è stata creata: Per la gestione dei messaggi di notifica si veda l istruzione trasversale Come gestire le notifiche e i messaggi Registrazione dell evento formativo Questa terza fase si attiva nel momento in cui l evento è stato effettuato anche indipendentemente dalle fasi precedenti (cioè può essere utilizzato solo per registrare le attività effettuate in modo da alimentare il dossier formativo del lavoratore. Il responsabile della registrazione generalmente è un addetto dell ufficio formazione; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell evento o il responsabile della richiesta. Il responsabile della registrazione accede alla maschera selezionando la scheda Registrazione: la maschera è organizzata in due sezioni: 31 rev. 0 28/10/14

32 Inserimento Discenti registrati Per inserire i discenti che effettivamente hanno partecipato all evento è possibile procedere in vari modi: 1. Se è stata eseguita la programmazione dell evento è possibile recuperare rapidamente i discenti programmati semplicemente cliccando sul pulsante Recupera del controllo Recupera discenti e appartare le modifiche in funzione delle effettive presenze. 2. E possibile inserire il singolo discente manualmente cliccando su ; si andranno ad inserire le informazioni richieste e alla fine per validare i dati clicca su Inserisci 3. Si possono caricare in maniera massiva i discenti effettivi utilizzando un modello di Excel; dal controllo Importazione discenti, clicca su Scarica il modello per l importazione, salva il file provvisoriamente sul tuo computer (consigliato desk top), completa il modello copiando ed incollando i dati da altri documenti, alla fine clicca su Sfoglia, seleziona il file e clicca su Importa; la tabella viene popolata automaticamente (questa modalità è consigliata nel caso di un consistente numero di partecipanti). Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Attestati e allegati Il sistema consente di archiviare tutta la documentazione, in qualsiasi formato, riguardante l evento ed in modo particolare tutto il materiale didattico in formato digitale utilizzato. Con il controllo per eseguire l upload carica gli allegati: clicca su Sfoglia ricerca sul tuo computer l allegato selezionalo e quindi clicca su Carica. Il sistema genera per ogni partecipante un attestato di partecipazione al corso attraverso un modello (file di Word) che può essere personalizzato nel testo escludendo i parametri ripresi automaticamente dall applicazione. Per scaricare il modello clicca su Scarica il modello, salvalo sul tuo computer, apporta le personalizzazioni e ricaricalo tra gli allegati. Puoi generare rapidamente un archivio compresso con gli attestati di tutti i partecipanti in formato pdf. 32 rev. 0 28/10/14

33 Verifica e costi Questa ultima fase si attiva nel momento in cui l evento è stato effettuato e registrato. Il responsabile della verifica è generalmente è un addetto dell ufficio formazione e il responsabile della funzione/processo che ha originato il fabbisogno formativo; in alcuni casi potrebbe essere anche direttamente il progettista dell evento. Il responsabile della verifica accede alla maschera selezionando la scheda Verifica e costi: la maschera è organizzata in due sezioni: Costi effettivi In funzione dei dati della registrazione cliccando sul pulsante Ricava valori e calcola con le stesse modalità viste nella programmazione dei costi il sistema calcola il costo effettivamente sostenuto per l evento formativo Verifica efficacia Come prescritto dalle norme ISO 9001 il sistema mette a disposizione una sezione per registrare la verifica dell efficacia dell attività formativa Il verificatore (generalmente il responsabile del sistema di gestione coinvolto) individua dall elenco la propria funzione (questo elenco è agganciato alla matrice delle responsabilità), inserisce la propria username e password e Firma dopo aver inserito la data effettiva della verifica dell efficacia e le evidenze oggettive nell apposito campo di testo Evidenza efficacia 33 rev. 0 28/10/14

34 Attenzione per rendere validi gli inserimenti ricordati di cliccare sul pulsante Con le stesse modalità già viste nelle altre fasi il responsabile della verifica può generare dei messaggi di notifica per comunicare e condivider i dati con le altre funzioni coinvolte nel processo Tutti i dati relativi all evento formativo confluiscono ed alimentano automaticamente il dossier formativo del singolo lavoratore a cui si accede dall anagrafica Lavoratori dopo aver selezionato quello per il quale si vuole produrre il dossier. Reporting Molto articolato e completo è il sistema di reporting della procedura per la gestione degli eventi formativi; dalla maschera iniziale clicca sul pulsante si visualizza l elenco di tutti i possibili Report elenco e di tutti i Report del singolo evento che l applicazione produce come output. I report elenco sono indipendenti dal singolo evento selezionato, mentre per visualizzare i Report bisogna selezionare prima un evento. Si vedano anche le istruzioni relative alle modalità di gestione dei Report elenco e dei Report. Competenze Valutazione competenze 34 rev. 0 28/10/14

35 Riunioni Gestione programmazione riunione Vediamo come gestire le Riunioni attraverso le diverse fasi di pianificazione, redazione dei verbali, monitoraggio delle decisioni assunte in sede di Riunioni. Questa procedura la ritroviamo in diverse applicazioni del sistema di gestione TaleteWeb, essendo una procedura che rientra integralmente delle metodologie per la gestione della comunicazione interna così come prescritto dalla norma ISO 9001:2008. È altresì un validissimo strumento per i gruppi di miglioramento e per i gruppi di progetto e di lavoro sia all interno della gestione del Rischio Clinico che all interno più ampio progetto di miglioramento dell organizzazione. Il leader del gruppo o altro utente autorizzato, per accedere alla procedura per la gestione delle Riunioni, dall applicazione Rischio clinico cliccherà sulla voce di menù Gruppi e sottomenù Riunioni. Per selezionare una riunione sceglierla dall elenco a tendina (seleziona la riunione) così come va scelto l anno della riunione che si va cercare(esercizio). Altrimenti se si vuole generare una nuova riunione cliccare sul pulsante Nuova. La procedura per la gestione delle riunioni si sviluppa e si articola in fasi che corrispondono alle schede della maschera. La prima fase è la Programmazione della riunione; l utente autorizzato nel programmare una riunione inizia selezionando dall elenco a tendina con il metodo di ricerca facile l utente o la funzione organizzativa che convoca la riunione, è possibile categorizzare le riunioni con il tasto Categoria della riunione, è possibile associare alla riunione un sistema di gestione di riferimento sempre scegliendolo dall elenco che viene proposto. Quindi si riporterà l argomento della riunione con l ordine del giorno della riunione stessa in campo ampio di testo, si indicherà altresì se c è una periodicità, la data e l ora della riunione e infine il luogo. Prima di generare la lista delle funzioni organizzative chiamate a partecipare alla riunione occorre cliccare sul pulsante Salva in modo tale da far generare dal sistema la programmazione fatta. Si va ora ad inserire manualmente i singoli partecipanti alla riunione programmata; si va quindi ad inserire o un elemento interno che quindi già compare nell anagrafica dei lavoratori e delle funzioni organizzative oppure un elemento esterno. Una comodità è caricare una lista di distribuzione delle persone chiamate a partecipare alla riunione caricata a priori. È importante gestire e monitorare il sistema di alert, possiamo quindi decidere la frequenza degli avvisi, rispetto alla data di convocazione nel campo NOTIFICA AVVISO DI SCADENZA. 35 rev. 0 28/10/14

36 Possiamo infine avvisare oltre ai partecipanti già impostati precedentemente, altre funzioni organizzative, soggetti esterni od interni che vogliamo sappiano della riunione in oggetto. Completato tutti i campi, si clicca sul tasto Genera; il sistema TaleteWeb genera il Pdf, il modulo elettronico, e un messaggio di posta elettronica con l allegata convocazione della riunione da inviare a tutte le funzioni che dovranno partecipare o che vogliamo siano informate della programmazione della riunione. Andando sulla scheda Notifiche, vediamo la generazione di quanto esplicato sopra. Registrazione riunione Vediamo come effettuare la registrazione di una riunione. La funzione organizzativa incaricata della Registrazione, quindi della verbalizzazione, cliccherà sulla scheda Registrazione. Occorre per prima cosa individuare le funzioni organizzative e le risorse che effettivamente hanno partecipato alla riunione; per far ciò è possibile con una procedura rapida, recuperare le funzioni e le risorse inserite nella programmazione della riunione cliccando semplicemente sul pulsante Recupera; Così il sistema duplica l elenco delle funzioni che sono state inserite nella prima fase. Evidentemente potrebbe verificarsi che non tutte le funzioni convocate partecipino poi effettivamente alla riunione; in questo caso quindi il redattore del verbale provvederà a cancellare cliccando sul simbolo accanto al nome corrispondente, la risorsa che non è presente alla riunione e potrà altresì viceversa inserire funzioni che non appaiono nell elenco hanno comunque partecipato cliccando sul simbolo. Definite a questo punto le risorse partecipanti il verbalizzante passa ad indicare la data e l ora di inizio e fine corrette ed effettive della riunione che potrebbero essere state anticipate o posticipate rispetto ai dati programmati inizialmente. Chiaramente dall elenco a tendina si andrà a selezionare chi ha verbalizzato (Funzione che redige il verbale). Il sistema permette per ogni riunione di verbalizzare in merito ai diversi argomenti trattati e discussi; quindi di default il sistema di posiziona su Nuovo argomento, per cui il redattore andrà a compilare tutti i campi richiesti (Titolo dell argomento, Commenti dei partecipanti, Decisioni assunte a fronte dell argomento trattato). Una decisione presuppone che ci sia una funzione organizzativa interna o un elemento esterno che hanno la responsabilità della decisione assunta, quindi si indicherà la funzione organizzativa, dall elenco a tendina (elemento interno) o come elemento esterno. 36 rev. 0 28/10/14

37 Si definirà allora la data Entro la quale la decisione deve essere portata a termine e poi si ultimerà con la data attuazione (quando è stato portato a termine); solo allora il sistema chiuderà il ciclo e toglierà la decisione dallo scadenziario altrimenti il sistema consente prima della scadenza, di attivare il sistema di alert (notifica avviso di scadenza). Invece, dopo la data di attuazione la decisione andrà nello scadenziario e sarà possibile individuare tutte le decisioni non portate a termine nei temi e nei termini prestabiliti. Completate tutte le registrazioni si clicca sul pulsante Salva argomento per rendere valide le registrazioni in merito al primo argomento trattato nel corso della riunione. Per procedere a caricare un nuovo argomento si ripeterà la stessa procedura. Tutte le decisioni inserite verranno poi elencate nell indicato a sinistra sotto forma di elenco; ogni argomento è possibile richiamarlo per apportare modifiche o integrarlo. Per rendere valide le informazioni apportate in qualsiasi scheda della procedura occorre sempre salvare con il tasto di inizio procedura Salva. Ad ogni riunione possiamo associare n. allegati che possono meglio fornire evidenza degli argomenti trattati utilizzando l apposito metodo di upload, una volta selezionato il file si clicca sul pulsante Carica. Completata la registrazione del verbale della riunione il verbalizzante cliccherà sul pulsante Genera in fondo alla maschera per generare una notifica con il relativo Pdf con il verbale delle riunione allegato. Così il sistema genera un messaggio di posta elettronica che come destinatari ha tutti le funzioni convocate e che hanno partecipato alla riunione. Reporting delle riunioni Il sistema di reporting della procedura Riunioni, è articolato e completo. Dall elenco a tendina (Seleziona la riunione) possiamo caricare una riunione fatta in un determinato esercizio selezionandolo dall apposito campo (Esercizio) e dal pulsante REPORT andare a visualizzare sia la Programmazione della riunione sia la Registrazione della riunione presa in oggetto, ossia il verbale utilizzabile anche per la comunicazione interna. Dall interfaccia principale della procedura anche senza caricare nessun elemento è possibile visualizzare alcuni REPORT molto importanti; 37 rev. 0 28/10/14