Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 1 di 8 Sezione 4.5.4. Audit del Sistema di gestione Ambientale 0 Emissione Sandro Paci Sandro Paci Lucia Naviglio REV. DESCRIZIONE REDAZIONE CONVALIDA APPROVAZIONE Ė vietata la riproduzione anche parziale del presente documento senza l autorizzazione del responsabile di progetto
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 2 di 8 INDICE 1.0 SCOPO 2.0 CAMPO DI APPLICAZIONE 3.0 NORME DI RIFERIMENTO 4.0 DEFINIZIONI 5.0 RESPONSABILITÀ 6.0 MODALITA OPERATIVE 6.1 Qualifica degli auditors 6.2 Organizzazione e risorse 6.3 Pianificazione e preparazione all audit del sito 6.4 Attività di audit 6.5 Rapporto di audit 6.6 Seguito dell audit 6.7 Periodicità 7.0 DOCUMENTI
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 3 di 8 1.0 Scopo Scopo di questa procedura è definire le finalità e le modalità adottate dall organizzazione Parco Nazionale del Circeo per l attuazione sistematica e documentata del processo di Audit del SGA. 2.0 Campo di applicazione La procedura di gestione degli audit prevede per ogni audit singolo o per ciclo, che siano chiaramente definiti: Lo scopo dell audit La metodologia dell audit Il campo di applicazione Gli aspetti da considerare Le attività e le aree da sottoporre ad audit Le norme ambientali e di sicurezza di riferimento Il periodo a cui si riferisce l audit. Ruoli e responsabilità nella realizzazione dell audit La frequenza di audit Ogni audit prevede la rilevazione dei dati necessari per la valutazione dell efficienza ambientale e della sicurezza. 3.0 Norme di riferimento La presente procedura fa riferimento: alla norma UNI EN ISO 14001 sez. 4.5.4 alle linee guida sui Sistemi di Gestione Ambientale nelle aree naturali protette sez. 4.5.4. Norma UNI EN ISO 14010 (Linee guida per l audit ambientale Principi generali) Norma UNI EN ISO 14011 (Procedure di audit) Norma UNI EN ISO 14012 (Criteri di qualificazione per gli auditors ambientali) 4.0 Definizioni Le definizioni usate nella presente procedura sono riferite: alla norma UNI EN ISO 14001; alla norma UNI EN ISO 14050; al glossario delle linee guida sui Sistemi di Gestione Ambientale nelle aree protette; alla sezione 3.0 di questo manuale
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 4 di 8 Audit ambientale: strumento di gestione comprendente una valutazione sistematica, documentata, periodica e obiettiva dell efficienza dell organizzazione, del sistema di gestione, dei processi destinati alla protezione dell ambiente e della sicurezza, al fine di: 1. facilitare il controllo di gestione delle prassi che possono avere un impatto sull ambiente o sulla sicurezza; 2. valutare la conformità alla Politica Ambientale e di Sicurezza dell Organizzazione; 5.0 Responsabilità E compito di RSA di sviluppare un piano di audit all interno dell Organizzazione e di stabilire la frequenza e le modalità di esecuzione dei vari audit considerando i risultati dei precedenti. L approvazione del programma di audit è responsabilità di RDD. RSA si avvale di personale interno appositamente addestrato o, se ritenuto necessario, di consulenti aventi provata esperienza e capacità. 6.0 Modalità operative L Audit ambientale fissa la realtà istantanea del continuo miglioramento del SGA attuato dall Ente PNC determinando il raggiungimento degli obiettivi fissati dal sistema stesso e quindi fornendo un indice di variazione e di tendenza nel tempo. Gli Audit ambientali possono essere diversi in relazione allo scopo e precisamente: Esterni: le verifiche ispettive esterne sono quelle che l Ente PNC effettua presso i Fornitori di prodotti e/o servizi e quelli di qualità ambientale sia per valutare che per tenere sotto controllo il Sistema Ambientale dei Fornitori; Interni: le verifiche ispettive interne sono una forma di autocontrollo dell organizzazione, per mezzo del quale si misura, sia il grado di risposta dei diversi settori alle disposizioni relative al Sistema di Gestione Ambientale sia l efficacia delle scelte fatte. I risultati della verifica ispettiva sono utilizzati dall Ente PNC per migliorare l efficienza della sua organizzazione e correggere le non conformità. Al fine di tenere sotto controllo la gestione degli audit ambientali e di sicurezza, l Ente PNC ha stabilito, attua e riesamina programmi e procedure documentate per lo svolgimento degli stessi. I programmi degli audit riguardano: la verifica della conformità delle attività di gestione ambientali e di sicurezza al programma ambientale e la relativa efficacia di applicazione; la validità del Sistema di Gestione Ambientale nell applicazione della politica ambientale dell organizzazione.
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 5 di 8 Al fine di assicurarne l imparzialità, le verifiche ispettive interne sono condotte da RSA, che si avvarrà di volta in volta di persone preposte a tale scopo, e se è il caso di consulenti esterni. Gli Audit vengono svolti secondo procedure scritte e da parte di personale che preferibilmente non abbia responsabilità diretta nelle aree sottoposte a verifica. I risultati degli Audit sono documentati e successivamente riesaminati con il personale direttivo delle aree sottoposte a verifica. E compito del personale direttivo responsabile dei settori sottoposti a verifica, adottare le misure necessarie per correggere le deficienze rilevate dall Audit. Le aree trovate non conformi vengono riesaminate tempestivamente per accertare l attuazione delle azioni correttive al fine di rendere minima la probabilità del ripetersi di tali non conformità. Gli Audit comprendono: una valutazione obiettiva delle aree di lavoro, delle attività, dei procedimenti e del riesame della documentazione di Ambiente e di sicurezza; una valutazione obiettiva delle procedure e istruzioni relative all Ambiente e Sicurezza e dell efficienza della loro attuazione. Gli Audit sono effettuati per accertare se le attività attinenti all Ambiente e alla sicurezza e i relativi risultati sono in accordo con quanto pianificato e se il SGA è efficace. L Ente PNC ha deciso di verificare almeno una volta all anno l intero SGA indipendentemente dallo stato e dall importanza delle varie attività. Le verifiche ispettive possono essere condotte con maggiore frequenza su singole aree qualora il RDD ne ravvisi la necessità. I risultati degli Audit costituiscono parte integrante delle informazioni da utilizzare per il riesame del Sistema da parte della Direzione. Qualifica degli auditors Il personale incaricato di eseguire le verifiche ispettive interne normalmente appartiene all Organizzazione o può essere selezionato all esterno, purché opportunamente addestrato o qualificato. L Organizzazione garantisce una formazione periodica alle figure dell organizzazione responsabili degli audit. Gli auditor incaricati delle verifiche sono in possesso di una adeguata competenza ed esperienza dei settori e dei campi oggetto di verifica, secondo quanto ritenuto necessario dall Ente PNC.
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 6 di 8 In particolare l Ente PNC, nel definire i requisiti necessari a svolgere il ruolo di auditor, tiene conto dell esperienza relativa agli aspetti: Di settore; Tecnici; Ambientali: Di sicurezza; Regolamentari; Tecniche di audit. Le risorse messe a disposizione per effettuare gli audit e il tempo impiegato devono essere adeguati rispetto alla portata ed agli obiettivi della verifica. Gli audit sono autorizzati da RDD che presta il suo appoggio per un efficace esecuzione. Pianificazione e preparazione all audit del sito Nella fase di pianificazione e preparazione dell audit sono definite le risorse messe a disposizione del gruppo di audit. All interno del gruppo di audit devono essere definiti chiaramente i compiti e le responsabilità in modo che sia compreso da ciascun partecipante all audit stesso il suo ruolo e le sue responsabilità. Nel pianificare e preparare un audit si tiene in considerazione le constatazioni e le conclusioni degli audit precedenti. Attività di audit L attività e il processo di audit si svolgono secondo procedure scritte. Le attività di audit comprendono: interviste con il personale; l esame delle condizioni di funzionamento e degli impianti; l esame dei registri; l esame delle procedure scritte e di ogni altra documentazione pertinente; la verifica delle prestazioni ambientali; la valutazione dei livelli di efficienza ambientale e di sicurezza conseguiti; la verifica del rispetto delle norme applicabili; l adeguatezza ed efficacia del Sistema di Gestione per gestire le responsabilità ambientali e di sicurezza. Il processo di audit comprende le fasi di: comprensione del sistema di gestione soggetto a verifica; valutazione delle aree di miglioramento e dei punti forza; raccolta delle risultanze pertinenti; valutazione delle constatazioni riscontrate durante l audit;
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 7 di 8 preparazione delle conclusioni dell audit; relazione su constatazioni rilevate e conclusioni dell audit. Rapporto di audit Al termine di ciascun audit o ciclo di audit gli auditors devono documentare in una relazione scritta completa e formale le constatazioni e le conclusioni rilevate, tramite la compilazione di appositi rapporti di verifica ispettiva. Lo scopo della compilazione dei rapporti di verifica ispettiva è di: Documentare la portata degli audit; Fornire le informazioni sullo stato di conformità con la politica ambientale e di sicurezza e con i progressi ambientali e di sicurezza compiuti; Fornire alla Direzione le informazioni sull efficacia e l affidabilità delle misure di sorveglianza dell impatto ambientale e della sicurezza; Dimostrare, in caso di bisogno, la necessità di azioni correttive. I risultati degli audit sono comunicati ai responsabili di settore pertinenti, che hanno subito gli audit, e con loro sono discussi. Il personale direttivo responsabile delle aree sottoposte a verifica, ha il compito di adottare le misure necessarie per correggere le deficienze rilevate. I rapporti di audit costituiscono parte integrante della documentazione in possesso della Direzione per l esecuzione del periodico riesame. Seguito dell audit Il processo di audit prevede la preparazione e l applicazione di un piano di azioni correttive. A tale proposito è stata predisposta e mantenuta attiva dall Ente PNC una procedura documentata per la gestione delle azioni correttive (vedi PG 4.5.2/00 Gestione delle azioni correttive e preventive ). Le aree trovate non conformi vengono riesaminate tempestivamente per accertare l attuazione delle azioni correttive al fine di rendere minima la probabilità del ripetersi di tali non conformità. Periodicità In funzione della natura, delle dimensioni e della complessità delle attività, dei precedenti in materia di problemi ambientali e di sicurezza, del tipo e volume di emissioni, rifiuti, materie prime e consumo di energia nonché, in generale, delle interazioni con l ambiente, del grado di importanza e di urgenza dei problemi constatati a seguito dell AAI e dell audit precedente, l Ente PNC ha previsto di effettuare le verifiche ispettive interne su tutti i requisiti, relativi alla UNI EN ISO 14001, almeno una volta all anno.
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 8 di 8 7.0 Documenti PG 4.5.4/00 Audit del sistema di gestione ambientale Modulistica correlata
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 9 di 8 PROCEDURA GESTIONALE SEZ. 4.5.4 Audit del Sistema di Gestione Ambientale
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 10 di 8 0 Emissione Sandro Paci Sandro Paci Lucia Naviglio REV. DESCRIZIONE REDAZIONE CONVALIDA APPROVAZIONE Ė vietata la riproduzione anche parziale del presente documento senza l autorizzazione del responsabile di progetto
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 11 di 8 INDICE 1. SCOPO 2. CAMPO DI APPLICAZIONE 3. NORME DI RIFERIMENTO 4. DEFINIZIONI 5. MODALITÀ OPERATIVE 5.1 conduzione dell audit 5.2 piano della verifica ispettiva 5.3 pianificazione della verifica ispettiva 5.4 esecuzione della verifica ispettiva 5.5 riunione iniziale 5.6 attività di verifica 5.7 rapporto di verifica ispettiva 5.8 riunione conclusiva 5.9 verifica ispettiva presso i subappaltatori 6. DOCUMENTI 7. DISTRIBUZIONE
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 12 di 8 1.0 Scopo La verifica è un esame sistematico ed indipendente per determinare se le attività svolte per il sistema di gestione ambientale ed i risultati ottenuti sono in accordo con quanto pianificato e se quanto predisposto viene attuato efficacemente e risulta idoneo al conseguimento degli obiettivi. Questa procedura stabilisce le modalità per pianificare e verificare periodicamente l attuazione del sistema di gestione integrato (ambiente, Sicurezza e qualità) la sua idoneità ed eventuali necessità di integrazioni e correzioni. 2.0 campo di applicazione La verifica si applica alle attività pertinenti all Ente Parco che interessano gli aspetti ambientali significativi dei prodotti/servizi forniti dall azienda. Obiettivi di una verifica ispettiva possono essere: - l accertamento dell adeguatezza e/o dell efficacia dell intero sistema di gestione ambientale o di una sua parte - l accertamento dell adeguatezza e/o dell efficacia e/o della corretta attuazione dell intero sistema di gestione ambientale o di una sua parte quando applicato a processi produttivi o di supporto - l accertamento dell efficacia di azioni correttive o preventive - la prevenzione del sorgere di problemi relativi agli aspetti ambientali, e alla sicurezza dei lavoratori sui luoghi di lavoro. - l individuazione di aree di miglioramento. 3.0 norme di riferimento Norma UNI EN ISO 14001 sez. 4.5.4 Linea guida UNI (2001) Applicare la UNI EN ISO 14001 nelle aree protette 4.0 definizioni Tutte le definizioni di questa sezione sono richiamate: - nella norma UNI EN ISO 14050; - nel glossario della linea guida Applicare la norma UNI EN ISO 14001 nelle aree protette - nella sezione 3.0 di questo manuale 5.0 modalità operative 5.1 conduzione dell audit (verifiche ispettive) 5.1.1 Le verifiche ispettive sono eseguite da uno o più Verificatori con particolare addestramento e qualificazione :
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 13 di 8 - nella conduzione delle verifiche ispettive della qualità (con documentata conoscenza dei sistemi di gestione ambientale secondo le norme della serie ISO 14001 e delle norme UNI EN ISO 19011) - nella verifica della corretta applicazione delle norme interne per la prevenzione degli infortuni sui luoghi di lavoro e indipendente da quello avente diretta responsabilità nell esecuzione del lavoro sottoposto a verifica. 5.1.2 In assenza di personale con tali caratteristiche, il Rappresentante della Direzione (RDD) può far ricorso a personale esterno, previa autorizzazione del Direttore del Parco (DIR). 5.1.3 Nel caso di più verificatori, il RDD definisce tra essi il responsabile della verifica.previa autorizzazione del DIR. 5.2 Piano della Verifica Ispettiva 5.2.1 Il Piano delle Verifiche Ispettive è un modulo sul quale vanno riportate le previste attività di verifica ispettiva (anche esterna, quando applicabile), e ne va registrata l avvenuta esecuzione (tramite la firma del responsabile del gruppo). 5.2.2 La parte del modulo dedicata alla pianificazione va preparata dal RSA ed approvata dal RDD. 5.2.3 La pianificazione deve coprire un periodo di tempo significativo, in genere corrispondente all intervallo previsto tra successivi Riesami. 5.2.4 L'esistenza del Piano non esclude che in particolari situazioni (ad es. variazioni significative di tipo organizzativo, anomalie gravi o ricorrenti) vengano effettuate verifiche estemporanee. 5.2.5 Tali verifiche vanno riportate sul relativo modulo e prendono il nome di verifiche supplementari, a cura di RSA, e non richiedono l approvazione di RDD né la revisione formale del Piano. 5.2.6 Non è necessario che le date previste nel Piano siano rispettate rigorosamente: ritardi superiori a qualche settimana vanno però motivati nel Rapporto della verifica ispettiva che ha subito il ritardo. 5.3 Pianificazione della Verifica Ispettiva 5.3.1 Ogni verifica ispettiva deve essere pianificata, ed il piano deve essere preventivamente portato a conoscenza del Responsabile del settore da verificare. 5.3.2 Poiché nella maggioranza dei casi i punti della Norma di riferimento oggetto di verifica di uno stesso settore sono gli stessi, il RSA può produrre un elenco dei punti della Norma interessati per ciascun settore, e fare riferimento a tale elenco.
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 14 di 8 5.3.3 L elenco, Piano delle verifiche ispettive, viene firmato per approvazione da DIR ed affisso in bacheca. 5.3.4 Qualora gli obiettivi della verifica prevedano il controllo della conformità a punti della Norma non previsti nell elenco, RSA dovrà provvedere ad informarne verbalmente il responsabile interessato. 5.4 Esecuzione della Verifica Ispettiva 5.4.1La verifica ispettiva per la gestione ambientale prevede quattro momenti: - riunione iniziale - attività di verifica - redazione del Rapporto di Verifica Ispettiva - riunione conclusiva. 5.5 Riunione iniziale 5.5.1 Nella riunione iniziale il Responsabile della Verifica: - definisce gli obiettivi e l'estensione della verifica ispettiva, descrivendo sommariamente le modalità e le procedure che verranno utilizzate per la sua esecuzione; - comunica il programma temporale della verifica; - precisa qualsiasi dettaglio non chiaro. 5.6 Attività di verifica 5.6.1 La verifica va eseguita in modo sistematico, così da coprire tutti i punti della norma previsti. E opportuno che sia guidata da una lista di riscontro. 5.6.2 Nella verifica ispettiva dovranno essere verificate: - la congruenza delle procedure esistenti con quanto previsto dalle normative applicabili e dal Manuale del sistema di gestione ambientale, al fine di determinare il livello di conformità alle norme (ISO 14001 e sicurezza). - la corretta redazione e mantenimento dei documenti di registrazione del sistema di gestione ambientale applicabile; - la correttezza delle attività svolte e delle condizioni del settore in esame, intervistando anche personale operativo. - 5.6.3 La verifica ispettiva è attuata su tutta la documentazione prodotta nell esecuzione delle attività previste (piani, registrazioni, ecc.) e nelle operazioni di controllo del sistema di gestione ambientale (rapporti di prova, dati metrici, monitoraggi ambientali ecc.) per verificare che il processo del settore: sia sotto controllo disponga delle risorse necessarie che svolga le sua attività in conformità alle procedure ed agli standard applicabili.
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 15 di 8 5.6.4 Le principali osservazioni raccolte durante la verifica ispettiva vanno registrate, documentate con precisi riferimenti ai documenti esistenti. 5.6.5 Se i Verificatori sono più d uno, essi si riuniscono prima della riunione conclusiva per riesaminare quanto annotato, ed in particolare analizzano le non conformità riscontrate in modo da stabilire quali di esse debbano essere considerate non conformità da formalizzare. 5.7 Rapporto di Verifica Ispettiva 5.7.1 Il Rapporto prevede, per ciascun punto della norma, le seguenti registrazioni: - il numero e le motivazioni delle non conformità emessi ed i rapporti stessi in allegato. - la registrazione delle principali osservazioni. 5.7.2 Il Rapporto va preparato prima della riunione conclusiva, e formalizzato in tale riunione. Esso viene firmato per accettazione dal Responsabile del settore posto sotto audit, che ne trattiene una copia. 5.8 Riunione conclusiva 5.8.1 La riunione conclusiva ha lo scopo di permettere al Responsabile del settore valutato di comprendere i problemi, di commentare o di proporre modifiche a quanto riportato nel Rapporto di Verifica Ispettiva, e di ottenere chiarimenti al fine di impostare al meglio le azioni correttive. 5.8.2 In essa vengono discusse le osservazioni e le non conformità riscontrate durante la verifica e riportate nel Rapporto. 5.8.3 La riunione si conclude con la formalizzazione del Rapporto di Verifica Ispettiva e con la sua firma da parte del responsabile del gruppo di valutazione. 5.8.4 Il responsabile dell area soggetta a verifica, in collaborazione con l RSA, individua le azioni correttive idonee, i tempi di risoluzione e le relative responsabilità. Successive attività di verifica devono accertare e registrare l attuazione e l efficacia delle azioni correttive intraprese. 5.9 Verifiche ispettive presso i subfornitori
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 16 di 8 6.0 Documenti rapporto di audit 7.0 Distribuzione Copia N. 5.9.1 Le verifiche ispettive presso soggetti esterni, quali i fornitori di qualità ambientale, sono incluse nel calendario delle Verifiche Ispettive. Esse vanno pianificate ed eseguite con lo stesso metodo delle verifiche ispettive interne. Destinatario Numerata Non numerata 1 Commissario Straordinario dell Ente Parco (CST) 2 Direttore del Parco (DIR) 3 Rappresentante della Direzione (RDD) 4 Responsabile del sistema di gestione ambientale (RSA) 5 Responsabile del settore amministrazione e ufficio tecnico (AUT) 6 Responsabile del settore divulgazione e fruizione (DIF) Responsabile del settore del territorio e protezione della fauna (TUT) 7 Responsabile del settore ricerca e attività didattica (RID)
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 17 di 8 RAPPORTO DI AUDIT DEI SOGGETTI QUALIFICABILI Indicatori di Prestazione Ambientale (EPI) Nome Descrizione EPI Periodi di Rilievo Localizzazione del rilievo Metodologia Risultati Firma del responsabile
Data: 28.2.2003 Manuale di Gestione Ambientale sezione 4.5.4 Pagina 18 di 8 Reg. 4.5.4.R.2/00 RAPPORTO DI VERIFICA ISPETTIVA Registro del SGA Coerenti con il SGA Completi Compilati correttamente Firmati correttamente Firma del responsabile