Corso di formazione. I requisiti specifici per l Autorizzazione e l Accreditamento dei ST e delle UdR del sangue e degli emocomponenti

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1 Corso di formazione I requisiti specifici per l Autorizzazione e l Accreditamento dei ST e delle UdR del sangue e degli emocomponenti La gestione controllata dei processi, le attività di convalida e di qualificazione, il Change Control Roma, 16 luglio 2013 Relatrice: Ivana Menichini

2 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL APPROCCIO RISK-BASED Implementazione di meccanismi sistematici di identificazione, analisi su basi scientifiche, valutazione e presidio degli aspetti critici di un processo finalizzati ad eliminare (o comunque a ridurre a livelli accettabili) eventuali impatti negativi su 1) qualità del prodotto; 2) salute del donatore/paziente; 3) ambiente GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI GESTIONE DEL RISCHIO ANALISI RIDUZIONE VALUTAZIONE Identificazion e potenziale pericolo Calcolo entità del rischio Misure correttive

3 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL APPROCCIO RISK-BASED EQUILIBRIO RISCHI-BENEFICI-COSTI Qualità prodotto Salute donatore/paziente Tutela operatori Tutela ambiente Contenimento costi Allocazione risorse

4 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL GARANZIE RICHIESTE IN RELAZIONE A QUALITÁ DEI RISULTATI (= RISPONDENZA AI RISULTATI ATTESI) ACCURATA "PROGETTAZIONE" DEI PROCESSI IN RELAZIONE AI RISULTATI DA PERSEGUIRE RIPRODUCIBILITÁ DEI RISULTATI RIDUZIONE DELLA VARIABILITÁ DEI PROCESSI

5 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL QUALIFICAZIONE CONVALIDA Garanzia che i processi che hanno influenza sulla qualità/sicurezza dei prodotti/attività, nonché gli elementi critici che li caratterizzano, siano preliminarmente e periodicamente valutati al fine di accertarne L ADEGUATEZZA(= IDONEITÀ ALLO SCOPO PREVISTO ), ossia la capacità di erogare le prestazioni richieste CHANGE CONTROL Garanzia che l impatto di eventuali modifiche introdotte nei processi che hanno influenza sulla qualità/sicurezza dei prodotti/attività venga PRELIMINARMENTE ANALIZZATO E VALUTATO SU BASI SCIENTIFICHE

6 LA CONVALIDA DEI PROCESSI CONVALIDA DEI PROCESSI (O.3) Le procedure che influiscono sulla qualità e sulla sicurezza del sangue, degli emocomponenti e, ove applicabile, delle cellule staminali emopoietiche (lavorazione, conservazione, assegnazione, distribuzione e trasporto del sangue intero e degli emocomponenti; procedure analitiche di laboratorio) devono essere convalidate prima di essere introdotte e riconvalidate ad intervalli regolari e a seguito di modifiche rilevanti. (UO.3) Le procedure relative alla conservazione e al trasporto del sangue e degli emocomponenti vengono convalidate prima di essere introdotte e riconvalidate ad intervalli regolari e a seguito di modifiche rilevanti secondo le specifiche ed indicazioni tecniche del Servizio Trasfusionale cui l Unità di Raccolta afferisce.

7 LA CONVALIDA DEI PROCESSI PROCESSI (PROCEDURE) DA CONVALIDARE Lavorazione del sangue e degli emc destinati ad uso trasfusionale(st); Congelamento del plasma prodotto e sua conservazione successiva al congelamento(st); Congelamento e scongelamento dei globuli rossi e delle piastrine per uso trasfusionale(st); Conservazionedelsangueedegliemc(STeUdR); Confezionamento del sangue e degli emc(st); Assegnazioneeconsegnaunitàdisangueediemceloroev.rientro(ST); Distribuzione unità di emc ad altri ST ed invio del plasma all industria convenzionata per la lavorazione farmaceutica(st); Trasportodelsangueinteroedegliemc(STeUdR); Test per la qualificazione biologica del sangue e degli emc(st); Procedure di connessione sterile(st). ALTRI ELEMENTI DA CONVALIDARE Apparecchiature o sistemi per trasporto sangue ed emc(st e UdR); Sistemi gestionali informatici(st e UdR).

8 LA CONVALIDA DEI PROCESSI CONVALIDA Allestimento di prove documentate ed obiettive comprovanti che i requisiti prestabiliti di una procedura o di un processo specifico possono essere sistematicamente soddisfatti (Direttiva UE 2005/62/CE). Attestazione di efficacia di un processo/attività (modalità, risorse impiegate, tempi, etc.) rispetto agli scopi previsti, ottenuta a seguito di attività pianificate che comprendono: la definizione dei risultati da perseguire; la definizione dei criteri di accettabilità; l identificazione delle variabili critiche del processo/attività; la pianificazione e l effettuazione di prove atte a produrre, ove applicabile, evidenze statisticamente significative; la conseguente produzione di evidenze documentali che forniscono garanzie in merito alla capacità del processo/attività di pervenire ai risultati definiti.

9 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Infrastrutture Materiali QUALIFICAZIONE Specifiche Prestazioni Specifiche Controlli Standard definito Procedure Competenze Parametri di processo Tempi PROVE CONVALIDA Personale Metodi QUALIFICAZIONE

10 LA CONVALIDA DEI PROCESSI FLUSSO ATTIVITÁ LEGATE ALLA CONVALIDA DI UN PROCESSO Policy per la convalida dei processi PROCEDURA Validation Master Plan Analisi e valutazione del rischio Pianificazione/effettuazione della convalida Piano di convalida, Registrazioni Registrazioni qualificazione Qualificazione infrastrutture e materiali Convalida metodi, apparecchiature e sistemi informatici, ove previsto Registrazioni Aggiornamento documenti prescrittivi (regole SQ) Piano training, Registrazioni valutazione competenze e training Valutazione competenze personale e training Report convalida Registrazione attività di convalida e risultati

11 LA CONVALIDA DEI PROCESSI POLICY CONVALIDA + VALIDATION MASTER PLAN Documento controllato nell ambito del Sistema Qualità che definisce l iter da seguire per la pianificazione e l effettuazione di uno studio di convalida

12 LA CONVALIDA DEI PROCESSI POLICY CONVALIDA + VALIDATION MASTER PLAN Deve prevedere almeno: Lasequenzadiattivitàprevisteaifinidellaconvalidaeal suo mantenimento e le relative responsabilità. I processi da convalidare. L elenco delle apparecchiature, strutture, sistemi informatici e materiali che devono essere qualificati(o, in alcuni casi, essi stessi convalidati) e le procedure/standard operativi da definire. I metodi impiegati per effettuare la convalida(prove). I collegamenti ad altri processi normati nell ambito del Sistema Qualità (Qualificazione fornitori, Gestione delle competenze del personale, Gestione dei documenti e delle registrazioni, Gestione delle apparecchiature, ).

13 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Report analisi Piano convalida Registrazioni prove convalida Identificazione necessità convalida processo Responsabile Struttura Analisi e valutazione dei rischi Responsabile Struttura, Referente Qualità, esperti Pianificazione attività di convalida Responsabile Struttura, Referente Qualità Attuazione studio di convalida Soggetti incaricati da Responsabile Struttura ES. PROCEDURA CONVALIDA PROCESSI (VALIDATION MASTER PLAN) Registrazioni qualificazione Qualificazione materiali/apparecchiature Soggetti incaricati da Responsabile Struttura Registrazione convalida Valutazione risultati prove e convalida processo Responsabile Struttura Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili Referente Qualità Proc. Gestione documenti per la Qualità e registrazioni Registrazioni valutazione e training Report convalida Valutazione competenze personale e training Soggetti preposti (V. Procedura XXX) Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione Referente Qualità Proc. Gestione delle competenze del personale

14 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Identificazione necessità convalida processo Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature RISK ASSESSMENT Metodologia sistematica che consente l identificazione e la analisi dei rischi associati ad un processo in modo da rendere l Organizzazione capace di minimizzare l'impatto in termini di: qualità e sicurezza del prodotto; salute del donatore/paziente. Valutazione risultati prove e convalida processo PIANIFICAZIONE Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili Valutazione competenze personale e training Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione L'attività di risk assessment deve essere pianificata e formalizzata definendo le responsabilità, gli obiettivi, gli strumenti ed i criteri per l accettazione dei rischi.

15 LA CONVALIDA DEI PROCESSI ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO (RISK ASSESSMENT) PER OGNI PROCESSO: 1. IDENTIFICAZIONE DEI RISCHI Cosa può accadere di negativo? Acosa?Achi? 2. ANALISI DEI RISCHI Cosa può causare l'evento? Che probabilità ci sono che si verifichi? Quanto sarebbe grave l'impatto? 3. VALUTAZIONE DEI RISCHI Il rischio è accettabile o è necessario identificare delle soluzioni per ridurre il livello di vulnerabilità del processo, la frequenza di accadimento o il suo impatto?

16 LA CONVALIDA DEI PROCESSI ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO (RISK ASSESSMENT) STRUMENTI DA APPLICARE PER L IDENTIFICAZIONE E L ANALISI DEL RISCHIO Esempio Metodo FMEA/FMECA: tecnica sistematica per identificare e prevenire problemi sui prodotti o processi prima che essi insorgano F.M.E.A. (Failure Mode and Effect Analysis): analisi di tipo qualitativo per definire quello che potrebbe succedere se si verificasse un difetto, una omissione, un errore. F.M.E.C.A.(Failure Mode and Critical Effect Analysis): aggiunge un percorso di tipo quantitativo orientato all assunzione di decisioni operative coerenti. Nella prassi comune, si usa il termine "F.M.E.A." per indicare le due tecniche integrate.

17 LA CONVALIDA DEI PROCESSI F.M.E.A. / F.M.E.C.A. In sintesi, le fasi metodologiche della F.M.E.A./F.M.E.C.A. sono: identificazione dell oggetto di analisi (in questo caso, processo, o parti/componenti dello stesso); identificazione/descrizione delle attività a esso connesse; identificazione degli"eventi negativi"(modalità di"guasto"); identificazione dei possibili effetti dell'evento("guasto"); identificazione delle possibili cause dell'evento("guasto"); valutazione del livello di gravità (G) degli effetti dell'evento ("guasto"), del grado di probabilità (P) che si verifichi e del suo grado di rilevabilità(r); calcolodell indicediprioritàdelrischio(ipr=gxpxr); identificazione delle azioni(preventive/correttive) e delle modalità di misurazione dei risultati attesi.

18 LA CONVALIDA DEI PROCESSI F.M.E.A. / F.M.E.C.A. Esempio Fase processo Eventi (modi di guasto ) Potenziali effetti Gravità Potenziali cause Probabilità Misure di controllo in essere Rilevabilità IPR Soluzioni previste 1. Preparazione terapia antiblastica 3. Somministrazione ciclo di chemioterapia Dosaggio farmaco errato Sequenza errata delle sacche di infusione Velocità di infusione della pompa non adeguata Morte Tossicità Mielodepressione Prolungamento cura Nessun danno per il paziente Tossicità Mielodepressione Prolungamento cura Diminuzione effetto terapeutico Errore di dosaggio del farmaco da parte degli Operatori Mancanza di precisione dell ordine della sequenza delle sacche Errata imputazione della velocità di infusione della pompa Pompa malfunzionante Doppio controllo sotto cappa da parte di 2 infermieri Doppio controllo da parte di 2 infermieri Controllo individuale da parte di 1 infermiere Manutenzione periodica pianificata Nessuna: Accettazione del rischio. Mantenimento delle misure di controllo esistenti. Nessuna: Accettazione del rischio. Mantenimento delle misure di controllo esistenti. Attivazione di un doppio controllo dell attività a ogni cambio di turno Mantenimento della manutenzione pianificata

19 LA CONVALIDA DEI PROCESSI F.M.E.A. / F.M.E.C.A. Es. Tabella valutazione Indice di GRAVITÁ Esempio Tabella valutazione INDICE PRIORITÁ DI RISCHIO (= G x P x R) Es. Tabella valutazione Indice di PROBABILITÁ Es. Tabella valutazione Indice di RILEVABILIITÁ

20 LA CONVALIDA DEI PROCESSI ANALISI E VALUTAZIONE DEL RISCHIO IDENTIFICAZIONE PROCESSI CRITICI NORME- LINEE GUIDA IDENTIFICAZIONE ELEMENTI CRITICI DEI PROCESSI Infrastrutture Materiali Specifiche Controlli Prestazioni Specifiche PROCESSO Standard definito Competenze Tempi Procedure Parametri di processo Personale Metodi

21 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Identificazione necessità convalida processo 1) Norme vigenti 2) Linee Guida Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature Valutazione risultati prove e convalida processo Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili Valutazione competenze personale e training Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione 1. Definizione risultati attesi processo(urs) 2. Scomposizione/analisi del processo e identificazione infrastrutture e materiali critici 3. Qualificazione strutture/apparecchiature: Installation Qualification(IQ) Operational Qualification(OQ) 4. Qualificazione materiali 5. Definizione standard operativi(metodi) 6. Attuazione Performance Qualification (PQ) = convalida processo

22 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 1. DEFINIZIONE RISULTATI ATTESI PROCESSO(URS) Documento URS(User Requirements Specification) dove devono essere definiti: le finalità del processo; i risultati attesi: essenziali(must) e desiderabili. I requisiti definiti devono essere approvati dal Responsabile della Struttura. I requisiti definiti devono essere verificabili.

23 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Produzione sangue ed emocomponenti Emocomponenti di I livello Concentrati eritrocitari standard Concentrati eritrocitari privi di buffy coat Concentrati eritrocitari standard risospesi in sol. additiva Concentrati eritrocitari privi di buffy coat e risospesi in sol. additiva Concentrati eritrocitari leucodepleti in linea risospesi in sol. additiva Plasma da S.I. per uso clinico Concentrato piastrinico da singola unità di sangue intero Concentrato piastrinico da pool di buffy coat... Emocomponenti di II livello Emocomponenti da Plasma: Plasma sottoposto ad inattivazione dei patogeni Crioprecipitato Plasma privo di crioprecipitato Emocomponenti da piastrine: Piastrine sottoposte ad inattivazione dei patogeni Piastrine irradiate Piastrine lavate Piastrine congelate Concentrati eritrocitari: Eritrociti irradiati Eritrociti lavati Eritrociti congelati Eritrociti filtrati post storage

24 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Infrastrutture Materiali Specifiche Prestazioni Specifiche Controlli Concentrati eritrocitari PROCESSO DI SCOMPOSIZIONE SANGUE INTERO Concentrati piastrinici Procedure Plasma Competenze Parametri di processo Tempi Standard definiti Personale Metodi

25 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 1. Definizione risultati attesi processo (URS) Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico PARAMETRI a Contenuto medio Fattore VIII STANDARD ATTESI Almeno 70% del contenuto originale In media non meno di 70 IU per 100 ml RIF. NORM.... b Eritrociti residui < 6 x 10 9 /L.... c Leucociti residui < 0,1 x 10 9 /L.... d Piastrine residue < 50 x 10 9 /L.... e Acirregolari clinic. significativi Assenti... r Emolisi (aspetto) Assente (no colore anomalo)... g Volume Da definire a seconda della metodica utilizzata ±10%... h Contaminazione microbica Assente...

26 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 2. Scomposizione/analisi del processo e identificazione infrastrutture e materiali critici Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico Infrastrutture Infrastrutture Infrastrutture Materiali Materiali Materiali Pesatura e bilanciamento unità Centrifugazione unità Scomposizione unità PRODOTTO Personale Personale Personale Metodi Metodi Metodi

27 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 2. Scomposizione/analisi del processo e identificazione infrastrutture e materiali critici Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico INFRASTRUTTURE: STRUTTURA - AMBIENTE a b PARAMETRI Tipologia di area destinata alla lavorazione Idoneità area a prevenire la contaminazione microbica REQUISITI Area destinata esclusivamente alla lavorazione del sangue e degli emocomponenti. Periodico monitoraggio della contaminazione microbica delle attrezzature, delle superfici e dell ambiente.

28 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 2. Scomposizione/analisi del processo e identificazione infrastrutture e materiali critici Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico INFRASTRUTTURE: APPARECCHIATURE - STRUMENTI APPARECCHIATURA REQUISITI a Bilance Conformità alla normativa vigente. b c Centrifughe Sistemi per la scomposizione del sangue intero Conformità alla normativa vigente. Refrigerazione. Presenza di funzioni di gestione e controllo della accelerazione, della velocità di centrifugazione e del sistema frenante.... Conformità alla normativa vigente. Automatizzazione. Dotazionediun sistemaperla rilevazionedei volumi dei singoli emocomponenti prodotti. Dotazionediunsistemaperlasaldaturadelle sacche dei singoli emocomponenti prodotti....

29 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 2. Scomposizione/analisi del processo e identificazione infrastrutture e materiali critici Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico INFRASTRUTTURE: APPARECCHIATURE - STRUMENTI a b c APPARECCHIATURA Bilance Centrifughe Sistemi per la scomposizione del sangue intero REQUISITI Volumi di attività. Interfacciamenticonaltrisistemi:... Gestionedeidati:... Compatibilità con ambiente in cui vengono impiegati:... Dotazione di Manuali uso e manutenzione. Manutenzione,calibrazione,taratura:... Upgrades. Training previsto per il personale....

30 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 2. Scomposizione/analisi del processo e identificazione infrastrutture e materiali critici Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico MATERIALI MATERIALE a Dispositivi di raccolta REQUISITI Conformità alla normativa vigente. Mantenimento integrità in fase di centrifugazione e scomposizione.... b Etichette Resistenza etichetta in fase di centrifugazione e di scomposizione. Mantenimento adesività etichetta in fase di centrifugazione e di scomposizione....

31 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI 3. Qualificazione strutture/apparecchiature 4. Qualificazione materiali Adeguatezza qualitativa: idoneità delle prestazioni rispetto all impiego previsto per l erogazione del prodotto-servizio e alle specifiche definite per il prodotto

32 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI QUALIFICAZIONE Azione, facente parte della convalida, consistente nell accertare che i membri del personale, i locali, le attrezzature o il materiale assolvono correttamente le loro funzioni e danno i risultati previsti (Direttiva della Commissione Europea 2005/62/CE).

33 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI Identificazione necessità convalida processo Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature Valutazione risultati prove e convalida processo Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili Valutazione competenze personale e training Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione (O.10) Le apparecchiature che influiscono sulla qualità e sulla sicurezza del sangue, degli emocomponenti e, ove applicabile, delle CSE, devono essere QUALIFICATE, nell ambito di procedure convalidate, prima della loro introduzione, ad intervalli prestabiliti e a fronte di modifiche rilevanti. (UO.10) Le apparecchiature impiegate per la raccolta e per la conservazione del sangue e degli emocomponenti devono essere QUALIFICATE, nell ambito di procedure convalidate, prima della loro introduzione, ad intervalli prestabiliti e a fronte di modifiche rilevanti, con riferimento alle indicazioni del responsabile del ST cui l UdR afferisce.

34 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI Identificazione necessità convalida processo Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature Valutazione risultati prove e convalida processo Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili (O.17-UO.18) I materiali ed i reagenti che influiscono sulla qualità e sulla sicurezza del sangue, degli emocomponenti e delle CSE, compresi quelli impiegati per il loro confezionamento e trasporto, devono provenire da fornitori qualificati e, ove applicabile, devono rispondere alla normativa vigente. Essi devono essere QUALIFICATI prima del loro impiego, al fine di accertarne la idoneità rispetto all uso previsto. Valutazione competenze personale e training Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione

35 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI ATTENZIONE DEVONO ESSERE QUALIFICATI ANCHE LE APPARECCHIATURE ED I MATERIALI IMPIEGATI NEL PROCESSO DI RACCOLTA, ANCHE SE E' UN PROCESSO CHE NON DEVE ESSERE CONVALIDATO!

36 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI 3. Qualificazione strutture/apparecchiature: Installation Qualification(IQ) VERIFICA PIANIFICATA E DOCUMENTATACHE L'APPARECCHIATURA SIA CONFORME ALLE SPECIFICHE TECNICHE RICHIESTE E DICHIARATE DAL FABBRICANTE E CHE SIA STATA INSTALLATA CORRETTAMENTE VERIFICHE SICUREZZA ELETTRICA DISPOSITIVI DI SICUREZZA COLLOCAZIONE FISICA CALIBRAZIONI, TARATURE INIZIALI DELEGATA IN GRAN PARTE AL FORNITORE

37 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI 3. Qualificazione strutture/apparecchiature: Operational Qualification(OQ) VERIFICA PIANIFICATA E DOCUMENTATACHE L'APPARECCHIATURA EROGHI TUTTE LE PRESTAZIONI (PERFORMANCES) DEFINITE NEGLI URS QUESTA FASE PREVEDE L'ESECUZIONE DI TEST ATTI AD ACCERTARE L'INTEGRITÁ E LA FUNZIONALITÁ DEL SISTEMA, INCLUSA LA SUA CAPACITÁ DI FORNIRE LE PRESTAZIONI PREVISTE NELLE PEGGIORI CONDIZIONI ("WORST CASE") DEFINIZIONE E PROVA DI PIANI DI CALIBRAZIONE E PULIZIA, ISTRUZIONI USO, PIANI MANUTENZIONE PREVENTIVA E CORRETTIVA SUPPORTO DEL FORNITORE

38 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI 4. Qualificazione materiali Adeguatezza qualitativa: idoneità all impiego previsto per l erogazione del prodotto-servizio Definizione prestazioni atteserequisiti Verifica soddisfacimento requisiti Qualificazione nell ambito del processo convalidato Acquisizione documenti da fornitore, test/prove documentati,...

39 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI MATERIALE a Dispositivi di raccolta REQUISITI Conformità alla normativa vigente. Mantenimento integrità in fase di centrifugazione e scomposizione.... b Etichette Resistenza etichetta in fase di centrifugazione e di scomposizione. Mantenimento adesività etichetta in fase di centrifugazione e di scomposizione.... Acquisizione documenti da fornitore, test/prove documentati,... QUALIFICAZIONE

40 LA QUALIFICAZIONE DELLE INFRASTRUTTURE E DEI MATERIALI CRITICI Azienda... U.O... SCHEDA QUALIFICAZIONE MATERIALE / APPARECCHIATURA Mod. 32 Rev. 0 TIPOLOGIA PRODOTTO ARTICOLO FORNITORE Dispositivo di raccolta per CSE XXXXXXXX YYYYYYYYY Periodo di prova Soggetto incaricato della prova N prove da effettuare Dal... al... Referente Settore Parametri di valutazione Requisito/i Note su condizioni di prova 1 Sterilità / Mantenimento integrità sacca nel criocongelatore Mantenimento integrità sacca in fase di scongelamento a bagnomaria Mantenimento integrità sacche durante trasporto Mantenimento integrità sacca a C Mantenimento integrità sacca a 37 C (scongelamento a bagnomaria) Resistente agli urti Valut sì no Registrazioni allegate Soggetto incaricato della valutazione Firma Data A seguito della valutazione dei parametri previsti, il prodotto viene: QUALIFICATO NON QUALIFICATO Responsabile... Firma Data

41 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 5. Definizione standard operativi(metodi) Produzione di emocomponenti di I livello mediante scomposizione sangue intero: Plasma da S.I. per uso clinico METODI (STANDARD OPERATIVI) FASE PROCESSO METODI a Pesatura unità Corretto bilanciamento unità. b Centrifugazione unità c Scomposizione unità Posizionamento dell'unità all'interno del cestello della centrifuga finalizzato alla protezione del filtro e dei tubi. Velocità centrifugazione: alta velocità in caso di plasmasenzacellule(5000xgx7 );bassavelocità perplasmariccodipiastrine(2000xgx3 ). Temperaturacentrifuga:. Estrazione unità da cestello centrifuga con modalità atte a prevenire la risospensione degli elementi cellulari.... Lavorazione entro.. ore dal momento della raccolta.

42 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 6. Pianificazione ed attuazione Performance Qualification(PQ) VERIFICA PIANIFICATA E DOCUMENTATACHE L'APPARECCHIATURA E L'INTERO PROCESSO IN CUI VIENE IMPIEGATA, APPLICANDO LE PROCEDURE OPERATIVE STABILITE ED I MATERIALI DEFINITI, EROGHI REALMENTE E IN MODO RIPRODUCIBILE TUTTE LE PRESTAZIONI (PERFORMANCES) FORMALIZZATE NEL DOCUMENTO URS DI FATTO, IL PIÚ DELLE VOLTE COINCIDE CON LA CONVALIDA DEL PROCESSO A CURA DELLA STRUTTURA

43 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Identificazione necessità convalida processo Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature Valutazione risultati prove e convalida processo Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili Valutazione competenze personale e training Performance Qualification (PQ) Pianificazione ed effettuazione di prove/test atti a produrre, ove applicabile, evidenze statisticamente significative: Numero di prove da effettuare (piani di campionamento). Condizioni di prova(simulazione delle condizioni REALI, o meglio ancora PEGGIORI [worst case], di funzionamento del processo). Criteri di accettabilità dei risultati ai fini della convalida (significatività statistica). Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione

44 LA CONVALIDA DEI PROCESSI 6. Pianificazione ed attuazione Performance Qualification(PQ) I test/prove devono essere finalizzati a verificare OGNI REQUISITO DEFINITO NEL DOCUMENTO URS Test n. Descrizione Rif. URS Criteri di accettabilità Superato, fallito, da ritestare Note PARAMETRI a Contenuto medio Fattore VIII STANDARD ATTESI Almeno 70% del contenuto originale In media non meno di 70 IU per 100 ml b Eritrociti residui < 6 x 10 9 /L. c Leucociti residui < 0,1 x 10 9 /L. d Piastrine residue < 50 x 10 9 /L. e Ac irregolari clinic. significativi Assenti r Emolisi (aspetto) Assente (no colore anomalo) g Volume Da definire a seconda della metodica utilizzata ±10% h Contaminazione microbica Assente

45 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Identificazione necessità convalida processo Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida PROCEDURA GESTIONE DEI DOCUMENTI PER LA QUALITÁ Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature Valutazione risultati prove e convalida processo Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili PROCEDURA GESTIONE DELLE COMPETENZE DEL PERSONALE Valutazione competenze personale e training Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione

46 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Infrastrutture Materiali QUALIFICAZIONE Specifiche Prestazioni Specifiche Controlli Standard definito Competenze Parametri di processo Procedure Tempi CONVALIDA Personale Metodi QUALIFICAZIONE

47 LA CONVALIDA DEI PROCESSI QUALIFICAZIONE DEL PERSONALE Inserimento in fase di acquisizione del personale Formazione e aggiornamento continui Valutazione periodica competenze Attestazioni formali

48 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Identificazione necessità convalida processo Analisi e valutazione dei rischi Pianificazione attività di convalida Attuazione studio di convalida Qualificazione/convalida materiali/apparecchiature Valutazione risultati prove e convalida processo Aggiornamento documenti prescrittivi applicabili Valutazione competenze personale e training Archiviazione documentaz. convalida e qualificazione "PIANO DI CONVALIDA" Iter previsto per la convalida: Fasi(IQ,OQ,PQ)emodalitàdiattuazionepreviste. Prove/Test previsti e modalità di effettuazione. Obiettivi da conseguire (risultati attesi) e criteri di accettabilità per ogni test. Registrazioni previste. Responsabili coinvolti. Tempi previsti. "REPORT DI CONVALIDA" Attività svolte e responsabili coinvolti; Deviazioni dal Piano di Convalida; Test eseguiti, compresi i fallimenti, le riserve e gli episodi di rilievo verificatisi. Documenti prescrittivi(regole) prodotti o modificati. Registrazioni relative alla valutazione delle competenze del personale e al training effettuato.

49 LA CONVALIDA DEI PROCESSI CONVALIDA RETROSPETTIVA DI PROCESSO Utilizza dati già disponibili che assicurano performances definite in determinate condizioni (processo, apparecchiature, etc.)

50 LA CONVALIDA DEI PROCESSI Le procedure che influiscono sulla qualità e sulla sicurezza del sangue, degli emocomponenti e, ove applicabile, delle CSE devono essere convalidate prima di essere introdotte e riconvalidate ad intervalli regolari... a seguito di modifiche rilevanti ANCHE IN RIFERIMENTO A DATI RILEVATI DA CONTROLLI, INCIDENTI OCCORSI, VEDI CHANGE CONTROL

51 IL CHANGE CONTROL GESTIONE DEI CAMBIAMENTI ( CHANGE CONTROL ) (O.3.1) Deve essere documentato un sistema per tenere sotto controllo i cambiamenti eventualmente introdotti nei processi di raccolta, preparazione, conservazione, distribuzione e controllo del sangue, degli emocomponenti e, ove applicabile, delle cellule staminali emopoietiche, che possono significativamente influenzare il livello di qualità e sicurezza degli stessi. L'impatto dei suddetti cambiamenti deve essere preliminarmente valutato e sulla base di appropriate analisi tecnico-scientifiche devono essere definiti i test e/o gli studi di validazione da effettuare a sostegno dei cambiamenti da introdurre.

52 IL CHANGE CONTROL GESTIONE DEI CAMBIAMENTI ( CHANGE CONTROL ) Processo sistematico da attuare AD OGNI MODIFICA DEI PROCESSI CRITICI finalizzato a valutare, SU BASI SCIENTIFICHE, l impatto che può avere un cambiamento su 1) qualità del prodotto; 2) salute del donatore/paziente; 3) ambiente e ad eliminare il RISCHIO (o comunque a ridurlo a un livello accettabile) Focalizzazione degli aspetti critici IN MODO CONTROLLATO BENEFICI RISCHI RISORSE

53 IL CHANGE CONTROL ESEMPI DI MODIFICHE AI PROCESSI CON IMPATTO ELEVATO IN TERMINI DI QUALITÁ E SICUREZZA Introduzione di un nuovo test per la qualificazione biologica degli emocomponenti o introduzione di test di screening aggiuntivi per particolari bisogni clinici in relazione a una popolazione selezionata di pazienti. Modifica della metodica di un test per la qualificazione biologica degli emocomponenti. Riduzione dei test già effettuati (ad eccezione di quelli previsti dalle normative vigenti) o riduzione dei Controlli Qualità. Aferesi produttiva: modifica del sistema di prelievo delle piastrine. Introduzione di un nuovo prodotto o modifica degli standard di riferimento di un prodotto già in repertorio. Modifica del processo di lavorazione di un emocomponente (metodo; apparecchiatura critica: es. scompositore).

54 IL CHANGE CONTROL Documentazione motivazioni Documentazione analisi tecnicoscientifiche Necessità di apportare una modifica ad un processo Valutazione impatto su processo in termini di qualità e sicurezza Revisione documenti Sistema Qualità Impatto presumibilmente rilevante? SÍ NO Gestione della modifica senza riconvalida processo né qualificazione di suoi elementi Qualificazione materiale / apparecchiatura / personale Effettuazione test Riconvalida del processo ed eventuale qualificazione materiale / apparecchiatura / personale Documentazione attività di qualificazione, test, riconvalida e relativi esiti

55 IL CHANGE CONTROL 1. Titolo della modifica: 2. Motivo della modifica: 3. Descrizione della modifica: 4. Impatto della modifica / Quality Risk Assessment: 4.1 Tecnica di analisi dei rischi utilizzata: FMEA Probabilità accadimento Impatto accadimento Rilevabilità accadimento INDICE PRIORITÁ RISCHIO 1 Quasi impossibile 5 Gravissimo 1 Altissima Lieve Improbabile 4 Grave 2 Alta Moderato Possibile 3 Moderato 3 Media Significativo Probabile 2 Basso 4 Bassa Critico Quasi certa 1 Insignificante 5 Bassissima/nulla 4.2 Descrizione/analisi principali rischi: Esempio Modulo Change Control Possibili soluzioni finalizzate alla riduzione dei rischi: Azioni da intraprendere: Es. Convalida... Qualificazione... Test Documentazione da produrre: 9. Riferimenti: 10. Allegati: Approvazione: Nome Nome Nome Ruolo Ruolo Ruolo Data Data Data Firma Firma Firma

56 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI (O.12-UO.13) I sistemi gestionali informatici (hardware, software, procedure di back-up) impiegati per l erogazione del servizio / a supporto delle attività di raccolta di sangue ed emocomponenti devono essere convalidati prima dell uso, sottoposti a controlli regolari di affidabilità ed essere periodicamente sottoposti a manutenzione ai fini del mantenimento dei requisiti e delle prestazioni previsti. (UO.12) Nel caso in cui le attività di raccolta del sangue ed emocomponenti siano supportate da sistemi gestionali informatici, gli stessi devono essere adottati previa condivisione con il responsabile del ST cui l Unità di Raccolta afferisce.

57 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI FUNZIONI DI BASE Gestione dell anagrafica del donatore Gestione della cartella del donatore Tipizzazione e situazione anticorpale Gestione delle abilitazioni di EMC donabili Gestione dell idoneità alla donazione Gestione delle sospensioni delle donazioni Ricerca dei donatori per urgenze Accettazione dei donatori Produzione di moduli ed etichette per ogni donazione Gestione delle attività di predeposito del sangue ValidazioneecontrollodelleunitàdisangueedEMC Frazionamento e lavorazione delle unità Carico delle unità di sangue ed EMC ricevute da Strutture esterne Scarico delle unità inviate a Strutture esterne o a industria di frazionam. Gestione delle richieste trasfusionali Gestione delle attività di assegnazione di unità per uso clinico Attività terapeutica Gestione degli emoderivati Gestione delle frigoemoteche presso le UdR Produzione di statistiche relative alle attività svolte dal ST...

58 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI FUNZIONI DI INTEGRAZIONE CON ALTRI SISTEMI Integrazione con altre Strutture (Laboratori, Anagrafi, etc.). Integrazione con strumentazione in dotazione ai Servizi Trasfusionali(autoanalizzatori, bilance, separatori cellulari, etc.). Integrazione con Sistema Informativo del Centro Regionale Sangue di riferimento. Integrazione con Sistema Informativo Ospedaliero della Azienda di afferenza....

59 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI FUNZIONI DI RETE Gestione di più Strutture attraverso l utilizzo di una base dati unica che costituisce il riferimento per tutte le postazioni di lavoro dislocate sul territorio, connesse in rete: Gestione dell anagrafica Gestione degli accessi dei donatori Gestione degli esami Vidimazione delle donazioni Gestione delle unità e loro spostamento all interno delle Strutture della rete Richieste di trasfusioni Produzione di statistiche...

60 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI CRITICITÁ DEI SISTEMI GESTIONALI INFORMATICI Funzioni che possono avere un impatto diretto sulla qualità del prodotto e quindi sulla salute dei donatori e dei pazienti Richiesta di un attenzione particolare da parte di chi progetta, sviluppa e gestisce questi sistemi Garanzia di implementazione di misure in grado di assicurare: la disponibilità, l integrità, la veridicità, la riservatezza e la rintracciabilità dei dati(record); la corretta funzionalità dei processi che li gestiscono senza soluzioni di continuità.

61 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI FDA 21 CFR Part 11, EU Legislation -Eudralex Vol. 4 Annex 11 Validation 2. The extent of validation necessary will depend on a number of factors including the use to which the system istobeput,whetherthevalidationis to be prospective or retrospective and whether or not novel elements are incorporated. Validation should be considered as part of the complete life cycle of a computer system. This cycle includes the stages of planning, specification, programming, testing, commissioning, documentation, operation, monitoring and modifying.

62 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI SISTEMI COMPUTERIZZATI Un sistema computerizzato è costituito da hardware, software e componenti di rete, unitamente ai processi inerenti e alla documentazione relativa SOFTWARE PROCEDURE OPERATIVE E PERSONALE HARDWARE FIRMWARE ATTREZZATURE Sistema di computer (Sistema di controllo) Processo e Documentazione correlati Sistema computerizzato Ambiente operativo (comprendente altri sistemi in rete, sistemi computerizzati standalone, apparecchiature, mezzi di comunicazione, personale e procedure)

63 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI CONCETTI CHIAVE Analisi del prodotto/processo supportato dal Sistema e Gestione del rischio su basi scientifiche(risk assessment). Approccio alla gestione del sistema attraverso una sequenza di attività definite in modo sistematico e rigoroso per tutto il ciclo di vita del prodotto, dalla ideazione alla dismissione, nell'ambito del Sistema Qualità. Modulabilità delle suddette attività in relazione a: impatto del sistema sulla qualità del prodotto, sulla salute del donatore/paziente, sull integrità dei dati; livello di complessità ed innovazione del sistema; esito delle attività di qualificazione e verifica sui fornitori di sistemi. Utilizzo delle competenze dei fornitori.

64 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI Le GAMP forniscono le linee guida per la convalida dei sistemi informatici per tutto il ciclo di vita del prodotto ST/UdR USER REQUIREMENTS SPECIFICATION related to PERFORMANCE QUALIFICATION ST/UdR Requisiti obbligatori: Decreto FUNCTIONAL SPECIFICATION related to OPERATIONAL QUALIFICATION DESIGN SPECIFICATION related to INSTALLATION QUALIFICATION SYSTEM BUILD V model

65 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI Le GAMP offrono differenti approcci di convalida a seconda della tipologia di sistema: I sistemi sono classificati in: Cat.1 Infrastructure Software Cat.2 (categoria eliminata da GAMP 5) Cat.3 Prodotti non configurati(standard) Cat.4 Prodotti configurabili Cat.5 Prodotti custom

66 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI Le GAMP consentono di convalidare i sistemi computerizzati sia prospettivamente che retrospettivamente IDENTIFICAZIONE DEL SISTEMA VALIDATION PLAN APPROVAZIONE DEL SISTEMA VALIDATION REPORT IDENTIFICAZION E DEL SISTEMA APPROVAZIONE DEL SISTEMA REQUISITI UTENTE SELEZIONE FORNITORE PIANO DI QUALITÁ - PIANO DI PROGETTO Convalida prospettiva PRODUZIONE DOCUM. OPERATIVA QUALIFICAZIONE PRESTAZIONALE QUALIFICAZIONE INSTALLAZIONE ANALISI DEL FUNZIONAMENTO OPERATIVO VALIDATION PLAN Convalida retrospettiva VALIDATION REPORT SPECIFICHE FUNZIONALI SPECIFICHE COLLAUDO ACCETTAZ. SISTEMA COLLAUDO DI ACCETTAZ. SISTEMA PRODUZIONE DOCUMENTAZION E OPERATIVA SPECIFICHE HARDWARE SPECIFICHE SOFTWARE SPECIFICHE COLLAUDO ACCETTAZ. HW SPECIFICHE COLLAUDO ACCETTAZ. SW COLLAUDO DI ACCETTAZ. HW COLLAUDO INIZIALE c/o FORNITORE DESCRIZIONE DEL SISTEMA COLLAUDO DEL SISTEMA QUALIFICAZIONE PROGETTO IMPLEMENTAZIONE DEL SISTEMA REVISIONE SOFTWARE REVISIONE DEL SOFTWARE CONVALIDA DEI LEGACY SYSTEMS (SISTEMI GIÁ IN USO)

67 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI DOCUMENTI RELATIVI ALLA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI REGISTRAZIONI QUALIFICAZIONE FORNITORI DI SGI PIANI DI CONVALIDA REQUISITI SISTEMA (USR) SPECIFICHE SISTEMA (funzionali, di progetto) PIANI TEST (IQ, OQ, PQ) Manuale Gestione delle configurazioni. Utente Avvio e chiusura del sistema. Accesso e sicurezza. Back-up e Restore (per riportare dati o SW alla versione originale). Disaster Recovery(recupero dati). Manutenzione del sistema. Training del personale utilizzatore del sistema. Linee guida di sviluppo del software. Controllo delle modifiche. RISULTATI TEST (IQ, OQ, PQ) REPORT CONVALIDA Procedure Operative Standard finalizzate ad assicurare nel tempo le condizioni necessarie a mantenere lo stato di convalida SOPs

68 LA CONVALIDA DEI SISTEMI INFORMATICI GESTIONE DEI CAMBIAMENTI E VERIFICA/MANUTENZIONE PERIODICA GAMP Richiesta di assicurare il mantenimento dello stato di convalida dei sistemi attraverso adeguate procedure: Gestione dei cambiamenti (change control) e della relativa configurazione. Audit trail: necessità che il sistema disponga di funzionalità per la registrazione automatica delle modifiche. Valutazione periodica dello stato di conformità dei sistemi ai requisiti.

69 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL Norme RIFERIMENTI NORMATIVI E LINEE GUIDA Direttive EU 2002/98/CE, 2004/33/CE, 2005/61/CE, 2005/62/CE (recepita in Italia da D.Lgs. 207/2007 EUDRALEX volume 4, Good Manufacturing Practice(GMP) Guidelines: Annex 14: Manufacture of medicinal products derived from human blood or plasma Annex 15: Qualification and validation Annex 20: Quality Risk Management Linee guida PIC/S: GMP Guide for Blood Establishments. PI Recommendations on Validation Master Plan, Installation and Operational Qualification, Non-sterile Process Validation, Cleaning Validation EDQM. Guide to the Preparation, Use and Quality Assurance of Blood Components. BCSH. Guidelines for Validation & Qualification, including Change Control, for Hospital Transfusion Laboratories. Appendices to the guidelines on validation and qualification, including change control, for hospital transfusion laboratories. GHTF. Quality Management Systems- Process Validation Guidance.

70 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL Perché convalidare il processo visto che il nostro personale è qualificato? Il processo è stato convalidato dal fornitore delle apparecchiature Ho approvato formalmente le procedure, quindi i processi sono convalidati Perché convalidare il processo se è in essere da anni e non abbiamo mai avuto problemi? Il processo è convalidato, ma non abbiamo documentato le attività Ogni Servizio Trasfusionale deve creare il "punto zero" in relazione ai propri processi, nonché creare le condizioni per l'effettuazione della convalida dei processi nelle UdR di afferenza adottando un approccio rigoroso

71 GESTIONE CONTROLLATA DEI PROCESSI, LE ATTIVITÀ DI CONVALIDA E DI QUALIFICAZIONE, IL CHANGE CONTROL 1. INTRODUZIONE 1.1 Premessa 1.2 Scopo della Guida 1.3 Glossario 1.4 Acronimi e abbreviazioni 1.5 Quadro normativo di riferimento 2. APPROCCIO METODOLOGICO ALLE ATTIVITÀ DI CONVALIDA DEL PROCESSO E DI QUALIFICAZIONE DEI SUOI ELEMENTI CRITICI 2.1 Principi generali 2.2 La procedura generale di convalida 2.3 Il Validation Master Plan 2.4 L'iter di convalida La definizione dei risultati attesi La descrizione e l'analisi del processo Il risk assessment La procedura operativa di convalida La qualificazione di apparecchiature, locali, materiali, personale La pianificazione delle prove di convalida Il report di convalida Il mantenimento dello stato di convalida dei processi 3. APPROCCIO METODOLOGICO ALLA GESTIONE CONTROLLATA DEI CAMBIAMENTI (CHANGE CONTROL) 4. IL CONTROLLO STATISTICO DI PROCESSO 5. APPENDICI: APPLICAZIONI PRATICHE