Verso una Digitalizzazione completa dei processi di relazione

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1 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Verso una Digitalizzazione completa dei processi di relazione Daniele Marazzi Osservatori ICT & Management School of Management Politecnico di Milano

2 L Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione La Mission Studiare approfonditamente e criticamente le molteplici soluzioni a supporto del Ciclo Ordine-Pagamento: la Conservazione Sostitutiva la Fatturazione Elettronica l Integrazione e la Dematerializzazione dell intero Ciclo Ordine-Pagamento Analizzare le opportunità della dematerializzazione nei processi aziendali e interaziendali Fatturazione Elettronica: benefici non solo sulla carta Benefici della Dematerializzazione Fare Sistema : il vero motore della Fatturazione Elettronica Iniziative di Sistema e Diffusione dei progetti di Dematerializzazione Oltre la Fattura Focus su Dematerializzazione, esupply Chain Collaboration e Financial Value Chain La Fatturazione Elettronica come chiave di volta nella collaborazione tra imprese, banche e PA Redditività della Dematerializzazione La Fatturazione Elettronica in Italia: reportage dal campo Enfasi sulla Comunicazione dei risultati e sviluppo dei tool di self assessment

3 FAST PERFECT ORDER Elaborazione da Fonte Indicod-Ecr Fornitore Produttore Commerciale Logistica Amministrazione Amministrazione e Tesoreria Acquisiz. Ordine L ambito di riferimento Il Ciclo Ordine-Pagamento Allocaz. spedizione merce Ricevim. Conferma consegna Fatturazione differita Emiss. doc rettifica Gestione incassi CONDIVISIONE ACCORDI (ALLINEAMENTO ANAGRAFICHE) Ordine XAB XABD Fattura Ordine Conferma Consegna Conferma Fatturazione d ordine consegna NC/ND Sistema Bancario Avviso Pagamento Pagamento Verifica fabbisogni per emiss. ordine Ricevim. merce Emiss. Conferma consegna Ricevim. e reg. fattura Ricevim./reg. doc. rettifica Gestione pagamenti Distributore Cliente Acquisti Logistica Amministrazione Amministrazione VERIFICA FATTURE e Tesoreria

4 Che cosa intendiamo per Digitalizzazione Digitalizzare i processi significa progettare e gestire in modo integrato e collaborativo i processi interni ed esterni attraverso il ridisegno delle logiche di gestione di ciascun processo e delle principali informazioni che lo caratterizzano coinvolgono più funzioni nella stessa organizzazione verso clienti o fornitori in forma elettronica strutturata elaborabile

5 Le opportunità della Digitalizzazione nel nostro Paese 1 volta e mezza la circonferenza della Terra volte l Everest alberi 4 Milioni di tonnellate di CO 2 ca. 600 Miliardi di fogli di documenti di business dematerializzabili in un anno ca. 45 Miliardi di documenti di business dematerializzabili quasi 10 Miliardi di ore.uomo convertibili in attività a maggior valore oltre 200 Miliardi di risparmiabili ogni anno

6 Italia Digitale...un fenomeno già in atto? eprocurement nella PA Integrazione del Ciclo Ordine Pagamento Digitalizzazione dell Agenzia delle Dogane Fascicolo sanitario elettronico Ricetta Elettronica Digitalizzazione degli Sportelli e Home Banking Digitalizzazione dei Documenti di Trasporto... ~2% dei 45 Miliardi di documenti

7 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Conservazione sostitutiva Allineamento dati Fornitore Cliente Ordine Sistema Bancario Consegna Fatturazione Pagamento Fatturazione Elettronica Allineamento dati Allineamento dati Fornitore Cliente Sistema Bancario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Integrazione del Ciclo O-P Fornitore Cliente Ordine Consegna Sistema Bancario Fatturazione Pagamento Conservazione dell attivo - Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, sostituendo l archiviazione cartacea ai fini fiscali Digitalizzazione e conservazione del passivo - Conservazione elettronica delle fatture emesse dai fornitori, sostituendo l archiviazione cartacea ai fini fiscali Fatturazione elettronica - Accordo tra partner commerciali per lo scambio di fatture che vengono generate, trasmesse e conservate esclusivamente in formato elettronico Formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili Formato strutturato: le fatture contengono dati direttamente elaborabili da applicazioni informatiche Scambi documentali tra clienti e fornitori che avvengono in formato elettronico strutturato Integrazione del ciclo ordine-fattura scambio di documenti del ciclo logistico-commerciale Integrazione del ciclo fattura-pagamento scambio di documenti del ciclo amministrativo-finanziario Completa integrazione e dematerializzazione integrazione di tutte le fasi del ciclo + fatturazione elettronica

8 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Conservazione Sostitutiva Fornitore Ambito di progetto Allineamento dati Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Sistema Bancario Cliente Progetti sviluppati internamente, che non richiedono di relazionarsi con la controparte (clienti o fornitori) Conservazione dell attivo Conservazione elettronica delle fatture emesse verso i clienti, che sostituisce l archiviazione cartacea a fini fiscali Conservazione del passivo Conservazione elettronica delle fatture ricevute dai fornitori (anche con scansione), che sostituisce l archiviazione cartacea a fini fiscali

9 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Conservazione Sostitutiva Ambito di progetto Fornitore Allineamento dati Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Fornitore Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Sistema Bancario Allineamento dati Ordine Cliente Sistema Banc ario Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione

10 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Conservazione Sostitutiva Ambito di progetto Fornitore Principali I benefici fonti e la di redditività beneficio Allineamento dati Ordine Sistema Banc ario Consegna Fatturazione Pagamento Conservazione dell Attivo BENEFICIO Digitalizzazione e Conservazione del Passivo Cliente Principali fonti di beneficio 1 2 /fattura Beneficio 0,5 1,2 /fattura in genere < 1 anno Tempo di payback in genere < 2 anni Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione Risparmio di spazio, materiali, costi di trasmissione

11 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Fornitore Fatturazione Elettronica Ambito di progetto Allineamento dati Sistema Bancario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Progetti che richiedono un Accordo tra partner commerciali per lo scambio di fatture che vengono generate, emesse e conservate esclusivamente in formato elettronico In formato non strutturato: le fatture sono file immagine (TIFF, JPEG) non direttamente elaborabili In formato strutturato: le fatture contengono dati direttamente elaborabili da applicazioni informatiche

12 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Fatturazione Elettronica Ambito di progetto Fornitore Allineamento dati Fornitore Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Fatturazione Elettronica non strutturata e strutturata Sistema Bancario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Allineamento dati Cliente Sistema Banc ario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Risparmio di Spazio, Trasmissione risparmio di costi di Manodopera e incremento di produttività e qualità

13 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Fatturazione Elettronica non strutturata Fatturazione Elettronica Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Fatturazione Elettronica non strutturata e strutturata BENEFICIO Fatturazione Elettronica strutturata Allineamento dati Ambito di progetto Fornitore Cliente Sistema Banc ario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Principali fonti di beneficio 1,8 4 /fattura in genere < 2 anno Beneficio Tempo di payback 5,5 8,2 /fattura in genere < 1 anno Risparmio di Spazio, Trasmissione risparmio di costi di Manodopera e incremento di produttività e qualità Risparmio di Spazio, Trasmissione e Manodopera

14 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento Fornitore Ambito di progetto Allineamento dati Sistema Bancario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento Cliente Progetti finalizzati a supportare lo scambo documentale tra clienti e fornitori in formato elettronico strutturato Integrazione del Ciclo Ordine-Fattura scambio di documenti del ciclo logistico-commerciale Integrazione del Ciclo Fattura-Pagamento scambio di documenti del ciclo amministrativo-finanziario Completa Integrazione e Dematerializzazione integrazione di tutte le fasi del ciclo con realizzazione della Fatturazione Elettronica strutturata a norma di legge

15 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento Ambito di progetto Fornitore Allineamento dati Fornitore Principali Ambito fonti di progetto di beneficio Sistema Bancario Ordine Consegna Fatturazione Pagamento A llineamento dati Or dine Cliente Consegna Sistema Banc ario Fattur azionepag am ento Cliente Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità

16 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento I diversi approcci alla Digitalizzazione Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento Ambito di progetto Fornitore Principali Ambito fonti di progetto di beneficio A llineamento dati Or dine Consegna Sistema Banc ario Fattur azionepag am ento Integrazione Ciclo Ordine-Pagamento BENEFICIO Cliente Principali fonti di beneficio Beneficio Tempo di payback /ciclo in genere < 1 anno Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità Risparmio di Manodopera, incremento di produttività e qualità

17 Lo zoom sul Ciclo Ordine-Pagamento Italia Digitale...un fenomeno già in atto? Circa imprese, in Italia, portano in Conservazione Sostitutiva Fatture e/o sono coinvolte in iniziative di Digitalizzazione del Ciclo Ordine-Pagamento Conservazione DIFFUSIONE TREND 2010/2011 TREND 2009/2011 Sostitutiva Conservazione Sostitutiva delle Fatture Attive e Passive Fatture Attive e Passive aziende +35% +73% EDI DIFFUSIONE TREND 2010/2011 TREND 2009/ aziende +11% +15% Conservazione Sostitutiva delle Fatture Attive e Passive DIFFUSIONE AZIENDE CONNESSE Extranet ~ aziende FE PURA <<QUASI>> FE FE LATO ATTIVO Fatturazione Conservazione Sostitutiva Poche decine delle Fatture Almeno Attive e PassiveOltre Elettronica di aziende aziende aziende

18 Come può aumentare la Diffusione L azione degli Aggregatori Non servono «supereroi»... Grandi imprese Iniziative di Filiera Professionisti PA La Semplificazione Normativa... ma soggetti «attivi», in grado di stimolare il cambiamento Recepimento Direttiva 45/2010 Nuove Regole Tecniche sulle Firme Armonizzazione a livelle Europeo Secondo Decreto Attuativo Il Commitment «Crederci» Trasferire commitment sia internamente sia esternamente (clienti e fornitori) «Quaderno del Fare»

19 Le domande di chi vuole FARE Come può aumentare la Diffusione Il «Quaderno del Fare» 1. È vero che la normativa italiana mi consente di fare Fatturazione Elettronica e di dematerializzare tutti i documenti del Ciclo dell Ordine? 2. I benefici di cui si sente parlare sembrano molto consistenti: ma sono veri? 3. Come mi porto a casa questi benefici? 4. Quali costi devo sostenere? 5. Ha senso fare questi progetti in una PMI? 6. Come faccio a coinvolgere i miei clienti e i miei fornitori? 7. Da dove parto per fare? 8. Siamo sicuri che non mi metto nelle condizioni di subire più controlli? 9. Non è meglio aspettare che si muova la PA? Il nuovo contributo sviluppato dall Osservatorio è su

20 Come può aumentare la Diffusione Il modello per la stima dei Benefici Abbiamo sviluppato un modello parametrico per la stima di costi, benefici e redditività lo abbiamo validato con decine di aziende in diversi settori e continuiamo ad applicarlo in centinaia di business case Dati di contesto Tempi unitari Modello di valutazione della redditività Paradigma di adozione + Costi unitari Modalità di fruizione del servizio Output Benefici Investimenti Ciclo ideale Non conform ità Costi Correnti Indici di redditività Indici di efficacia Varie scomposizioni di Costi e Benefici

21 Come può aumentare la Diffusione Il modello per la stima dei Benefici Abbiamo sviluppato un modello parametrico per la stima di costi, benefici e redditività lo abbiamo validato con decine di aziende in diversi settori e continuiamo ad applicarlo in centinaia di business case La mappatura dei processi, la raccolta dati, la validazione dei risultati etc. sono state condotte grazie al supporto di numerose aziende di settori diversi, per esempio: Dati di contesto Tempi unitari nella filiera dei Beni di largo consumo abbiamo collaborato Non conform itàcon 26 aziende, Indici quali Coop, Modello Carrefour, Bennet, Henkel, Heineken, Barilla... di redditività nel settore di valutazione del Materiale elettrico abbiamo collaborato con 15 aziende, quali della redditività Investimenti BTicino, ABB, Prysmian, G.Sacchi, Findea, MES... Paradigma di adozione + Costi unitari Modalità di fruizione del servizio Output nel comparto Farmaceutico abbiamo collaborato con Ciclo 11 aziende, quali Comifar (Phoenix Group), Novartis, GlaxoSmithKline, Roche... ideale Benefici Costi Correnti Indici di efficacia nella filiera Elettrodomestici ed Elettronica di consumo abbiamo collaborato con 19 aziende, quali Sony, Philips, Indesit, Whirlpool, MediaMarket, Expert... L Osservatorio ha lavorato anche con altri settori quali Varie scomposizioni Trasporti e Logistica, di Costi e Benefici Materiale edile, Utility, Pubblica Amministrazione, Sanità, Banche...

22 Il focus dell analisi condotta Il modello per la stima dei Benefici Uno zoom sul settore Largo Consumo Beni indiretti e servizi Allevatori/ Agricoltori Fornitori chimici Grandi produttori Piccoli produttori Grossisti GDO Grande Catering Vendite dirette Dettaglianti tradizionali Clienti Fornitori di imballaggi Grossisti Ho.Re.Ca. (piccoli esercizi) Operatori Logistici

23 Il modello per la stima dei Benefici Uno zoom sul settore Largo Consumo / ciclo 80 I costi del ciclo dell ordine BENEFICI 57, Tradizionale Supporto alle fasi di fatturazione e pagamento 12,3 Completa integrazione

24 Il modello per la stima dei Benefici Uno zoom sul settore Largo Consumo / ciclo I costi del ciclo dell ordine Distributore Produttore BENEFICI 57, Tradizionale Supporto alle fasi di fatturazione e pagamento 4,7 7,6 Completa integrazione

25 Il modello per la stima dei Benefici Il confronto fra i diversi settori analizzati Il valore potenziale dei diversi progetti di Digitalizzazione del Ciclo Ordine-Pagamento è stato ampiamente dimostrato nei numerosi casi analizzati e dettagliati nelle pluriennali Ricerche dell Osservatorio Elettrodomestici e Consumer Electronics Materiale edile -84% -80% Costo residuo Beneficio Largo consumo Materiale elettrico Farmaceutico -67% -82% -82% In collabor azione con: EDIEL (Elettrodomestici e Consumer Electr onics) Consor zio DAFNE (Far maceutico) Indicod-ECR (Lar go consumo) METEL (Mater iale elettr ico) Indicod-ECR e ANDE (Mater iale edile) [ /ciclo]

26 La Digitalizzazione dei processi Lo zoom sulle attività di trasporto e consegna È possibile digitalizzare completamente la documentazione fiscale a supporto delle attività di trasporto e consegna, compreso il Documento di Trasporto Fornitore Fornitori di Servizi Logistici e Trasporto Cliente Monitoraggio Attività di Consegna Gestione documentazione e archivi fiscale/legali Presa in Carico Prova di Consegna Gestione documentazione e archivi fiscale/legali Preallestimento Logistica in ingresso Gestione documentazione e archivi fiscale/legali

27 Lo zoom sulle attività di trasporto e consegna Alcune «false convinzioni» Il DDT deve obbligatoriamente essere sul mezzo del trasportatore in formato cartaceo durante la consegna della merce al cliente Il DDT non è un documento rilevante ai fini fiscali La firma del cliente apposta sul DDT è un obbligo Il DDT non può essere sostituito dall avviso di spedizione merci

28 Lo zoom sulle attività di trasporto e consegna I principali documenti fiscali a supporto Va emessa entro le ore 24:00 del giorno stesso in cui viene effettuata l operazione È possibile una Trasmissione Telematica (DPR 14/8/1996 n. 472) «( ) idoneo a identificare i soggetti tra i quali è effettuata l operazione avente le caratteristiche determinate con DPR 14/8/1996 n. 472( )» (Art.21 quarto comma DPR 633/72) «in forma libera, (senza, cioè, vincoli di forma, di dimensioni o di tracciato)» Alcuni esempi di «altro documento» sono: l avviso di spedizione merce l avviso di consegna ecc. È possibile una Trasmissione Telematica, purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto dei beni (DPR 6/10/1978 n. 627) Prenumerate da tipografie autorizzate dal Ministero delle Finanze, per la consegna di tabacchi, fiammiferi, prodotti soggetti alle accise, alle imposte di consumo ecc. Non è possibile una Trasmissione Telematica, mentre è possibile una loro Conservazione Sostitutiva previa scansione del documento cartaceo

29 Lo zoom sulle attività di trasporto e consegna La Scheda di Trasporto «Al fine di conseguire maggiori livelli di sicurezza stradale e favorire le verifiche sul corretto esercizio dell attività di autotrasporto di merci per conto di terzi in ambito nazionale, è istituito un documento, denominato: Scheda di Trasporto, da compilare a cura del committente e conservare a bordo del veicolo adibito a tale attività, a cura del vettore.» (Art.7 bis primo comma, Decreto Legislativo n. 286 del 21 novembre 2005) I Documenti di Trasporto cartacei che accompagnano la consegna della merce possono essere considerati documenti equipollenti alle Schede di Trasporto se contengono tutti i dati e le informazioni richiesti per le Schede di Trasporto La Scheda di Trasporto NON È soggetta a obblighi di conservazione

30 Lo zoom sulle attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione Che cosa fa l emittente Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa il ricevente Dematerializzazione unilaterale degli archivi Invio in Conservazione Sostitutiva della propria copia del DDT Stampa DDT (1/2 copie) Documento di Trasporto (DDT) Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) Ricezione del DDT cartaceo Scansione del DDT Invio in Conservazione Sostitutiva del DDT ricevuto Benefici: 1-2 /consegna (lato emittente) 0,7-4 /consegna (lato ricevente) Digitalizzazione dei flussi informativi Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) Stampa e archiviazione DDT Documento di Trasporto (DDT) Scheda di Trasporto (tipicamente inclusa nel DDT) Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Ricezione del DDT cartaceo Archiviazione DDT cartaceo Benefici: compresi tra 10 /consegna e /consegna Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) Invio in Conservazione Sostitutiva Stampa Scheda di Trasporto Scheda di Trasporto Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Invio in Conservazione Sostitutiva Benefici: compresi tra 15 /consegna e /consegna

31 Lo zoom sulle attività di trasporto e consegna Le opportunità della Digitalizzazione Completa Dematerializzazione e Digitalizzazione del processo Che cosa fa l emittente Che cosa viaggia con la merce Che cosa fa il ricevente Invio flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna (DDT, DesAdv, ) Invio in Conservazione Sostitutiva Stampa Scheda di Trasporto Scheda di Trasporto (non ha obblighi di conservazione) Ricezione flusso dati strutturato con informazioni sulla consegna Invio in Conservazione Sostitutiva Benefici compresi tra 15 /consegna e /consegna

32 Le principali domande da porsi per affrontare consapevolmente la Digitalizzazione Dove oggi è presente una firma autografa, serve? Se serve, a chi serve? (es.regolamento interno, Legislatore?) E per quale scopo? (es. controllo, identificazione, opponibilità a terzi) Se non serve la firma, quanto costa mantenere cartaceo quel processo? Come si coinvolgono tutti gli attori su cui impatterà l innovazione legata alla Digitalizzazione? (clienti, fornitori, PA, cittadini ecc.)

33 La prospettiva La Digitalizzazione come leva competitiva La Digitalizzazione non è in primis un problema di conformità alla normativa fiscale La prospettiva della normativa degli standard degli obblighi dei costi Valore Benefici Tecnologia Change management Contratti Standard Costi Obblighi di legge Normativa

34 La prospettiva La Digitalizzazione come leva competitiva La Digitalizzazione non è in primis un problema di conformità alla normativa fiscale ma una grande opportunità di ottimizzazione dei processi aziendali e interaziendali La prospettiva della normativa degli standard degli obblighi dei costi Valore Benefici Tecnologia Change management Contratti Obblighi Tecnologia Normativa Costi Standard La prospettiva del valore Standard Costi Obblighi di legge Normativa Contratti Change management Benefici Riconoscere il Valore

35 Il nostro suggerimento alle imprese

36 Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione Verso una Digitalizzazione completa dei processi di relazione Daniele Marazzi daniele.marazzi@polimi.it Osservatori ICT & Management School of Management Politecnico di Milano