ORUM NAZIONALE ANES. Del 26 settembre 2007 PROBLEMATICHE GESTIONALI. Supporti integrati per le gestioni dei processi

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1 ORUM NAZIONALE ANES Del 26 settembre 2007 PROBLEMATICHE GESTIONALI Supporti integrati per le gestioni dei processi A cura di Marco Monti marcomonti2@tiscali.it i i

2 PREMESSA mia esperienza è maturata nel settore amministrazione e controllo di grandi aziende italiane in settori diversi e in multinazionali nel settore editoriale; ho operato lanci di nuove attività e seguito numerose acquisizioni di società editoriali e di informatica di dimensioni medio piccole. conclusione ho tratto è che, indipendentemente dalle dimensioni, il fattore si successo è rappresentato dalla presenza di un titolare o di un manager, che decide le strategie ma che, innanzitutto, ne controlla la tempestiva esecuzione, non consentendo a nessuna funzione aziendale di avere il sopravvento.

3 LE ESIGENZE DI UNA GESTIONE PROFESSIONALE casa editrice, per la necessaria presenza di più funzioni, è un organizzazione complessa e pertanto deve essere diretta in modo professionale. lle realtà medio-piccole piccole, l imprenditore deve trasmettere l entusiasmo, la passione, le motivazioni ma anche, ed è più difficile, controllare con polso fermo la gestione, mirando al raggiungimento dell obiettivo, guidare la squadra e correggere i comportamenti; deve saper dire di no. lle realtà più grandi l imprenditore o il manager, devono fare le stesse cose, ma hanno necessità di delegare, è quindi fondamentale l organizzazione: definizione chiara di ruoli e compiti procedure snelle ed informatizzate definizione di un budget analitico e verifica tempestiva degli scostamenti coordinamento fra le diverse funzioni rapido ed efficace, basato

4 UN ESPERIENZA DI SOFTWARE GESTIONALE HOME MADE 1999, di fronte all esigenza di mettere in rete le diverse funzioni, BE-MA editrice ha scelto una piattaforma multifunzionale, i l semplice, flessibile (in grado di recepire facilmente nuove applicazioni), versatile e soprattutto compatibile Mac e Windows ed aperta al Web): 4D (FOURTH DIMENSION) e ha provveduto a realizzar a tutte le procedure e con staff interno dedicato. i tutte le funzioni aziendali sono in condivisione: dal marketing, alle vendite pubblicità, dalla redazione alla distribuzione, dagli acquisiti alla contabilità. ha un database proprietario che, nel caso di BE-MA consente di interconnettere ben 140 archivi diversi.

5 IL COORDINAMENTO DEI FLUSSI E DEI PROCESSI MARKETING E VENDITE SPAZI PUBBLICITARI unzione marketing ha come fulcro l archivio clienti potenziali costituito da tutti i soggetti che, secondo parametri predeterminati (partecipazione a fiere e associazioni pubblicità su concorrenza segnalazioni i di agenti) vengono inseriti iti dall addetta dd allo sviluppo : le altre funzioni ( marketing gestione ordini redazione diffusione amministrazione ) possono non solo consultare ma procedere all arricchimento o aggiornamento dei dati. agrafica ha campi obbligatori, quali: indirizzo, referenti (commerciale redazione mezzi ecc), mail, www; categoria/e merceologica della produzione; riviste inviate (ogni potenziale deve ricevere almeno una rivista); agente di riferimento. i complementari sono la partecipazione p alle fiere (viene rilevato il pre-catalogo e inserito padiglione e stand di ogni espositore per programmare la visita di ogni agente), l appartenenza ad associazioni, l agenzia o l ufficio stampa di riferimento, aziende collegate ecc. chivio lettere viene implementato con le campagne del marketing, le offerte degli agenti, le richieste di materiali della redazione. lassificazione merceologica viene operata secondo un Categorico Ufficiale definito per ogni area

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7 ulta evidente come la convergenza di tutte le informazioni sull anagrafica favorisca la gestione della potenzialità, una puntuale comunicazione agli agenti, ddetta allo sviluppo ha anche la funzione di rilevazione concorrenza che viene agganciata all anagrafica anagrafica. Di ogni singolo numero delle riviste individuate come concorrenti dirette vengono rilevate tutte le inserzioni (cliente formato soggetto) e questo permette una tempestiva informazione al marketing e all agente. STIONE OFFERTE E ORDINI agenti inviano in copia le mail di offerta che vengono agganciate automaticamente alle anagrafiche e all archivio agenti e compilano su format elettronico i contratti che verificati e completati dalla customer care e approvati dalla direzione vendite vengono agganciati automaticamente attivando così: la gestione tecnica (gli ordini contengono tutte le indicazioni per il servizio soggetti pubblicitari ) la conferma d ordine dordine - la fattura (oggi elettronica) la gestione provvigioni agenti l aggancio alla redazione delle richieste di cortesie redazionali

8 DIFFUSIONE ABBONAMENTI VENDITA OPERE EDITORIALI ta la gestione della diffusione, sia gratuita (ai potenziali clienti e al target lificato) che per abbonamento (campagne, solleciti ecc.) viene gestita in 4D. D vengono svolte anche le funzioni gestionali e contabile delle vendite di onamenti ed opere editoriali. che la vendita delle opere editoriali e libri, sia diretta con stampa automatica del umento di spedizione, sia tramite libreria con carico/scarico dei diversi gazzini, viene gestita in 4D. REDAZIONE gestione redazionale in 4D ha come cardine il sommario elettronico del singolo numero che viene creato dalla segretaria di redazione sulla base del Piano Editoriale definito per ogni rivista entro settembre di ogni anno e, come per le anagrafiche, implementato dalle altre funzioni bordero dal controllo di gestione - calendario di lavorazione dalla produzione fiere di riferimento dal marketing cortesie redazionali dalla customer care, incarichi agli articolisti assegnati dal Direttore ecc.). ri step della produzione (il primo è l invio di mail di richiesta dei materiali alle

9 QUISTI/PRODUZIONE 4D esiste un archivio fornitori contenente tutti i prezzi e le condizioni plicabili, aggiornato sulla base delle ultime offerte. fatture pervengono direttamente alla funzione produzione che le ntrolla; il controllo di gestione le inserisce e gira le righe di fatturazione in ntabilità per il carico in automatico in contabilità ed il controllo fiscale. GHE, STIPENDI, COLLABORAZIONI funzione del personale raccoglie e verifica le presenze dei dipendenti ei collaboratori e le invia allo studio paghe esterno eve i costi complessivi dalla contabilità e procede al riparto per centro osto contabilità genera un file che via home-banking genera il pagamento li stipendi.

10 CONCLUSIONE a fruibilità in 4D di tutti i dati, aggiornati in tempo reale dalle varie funzioni aziendali, consente l interscambio delle informazioni fra commerciale, redazioni, distribuzione/abbonamenti, produzione, controllo di gestione e contabilità.

11 IL BUDGET ECONOMICO FINANZIARIO E LE SUE TEMPISTICHE agosto la Direzione elabora le linee strategiche complessive e specifiche per ogni settore (comprendono ipotesi di numero di uscite e tirature, contenuti, organico) e le comunica a: Direzione Commerciale Redazioni controllo di gestione/produzione inizio settembre, ricevuto di ritorno le osservazioni viene sviluppato il budget in forma analitica. Il budget è così articolato: DGET VENDITE PUBBLICITA taglio per ogni numero di ogni singola rivista, suddiviso per ogni agente con indicazione del target di sconto medio. Ipotesi di cambi merce, per partecipazione a fiere, ecc. strumento di controllo sono le statistiche vendite; il tabulato è prodotto almeno mensilmente ed indica l acquisto confrontato con il budget dell anno in corso ed il consuntivo degli anni precedenti. DGET RICAVI ABBONAMENTI, LIBRI, EDICOLA

12 STATISTICHE VENDITE CONFRONTO ACQUISITO GENERALE TESTATE 31/07/07 DATI STORICI OBIETTIVI 2007 STATE % % % BDG % % Reforca DIFF. DIFF TEST. BUDGET % TEST. ECON FATT. TEST. FATT. TEST. FATT. Reforcast st / 2006/ SU ECONOMIC SU TOT 2007 SU 2004 SU TOT 2005 SU TOT /07/07 SU TOT O 2007 MEZZI VEND MEZZI MEZZI VEND MEZZI #DIV/0! ,1% #DIV/0! ,3% ##### #DIV/0! 120,0% ,0% PUBBLICO 400 #DIV/0! ,5% #DIV/0! ,1% 1% ##### 600 #DIV/0! 120,0% 0% ,0% 0% 200 #DIV/0! ,0% #DIV/0! ,2% ##### 500 #DIV/0! 125,0% ,5% 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% A 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% NG #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% IA 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% 180 #DIV/0! 190 #DIV/0! TE 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% PER LA SANITA' 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% ALITA' 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! ,9% ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% Y 180 #DIV/0! ,6% #DIV/0! 300 ##### 350 #DIV/0! 116,7% ,7% se #DIV/0! % #DIV/0! % ##### #DIV/0! 121% % ETTRICO #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 200 #DIV/0! #RIF! 200 #RIF! ERGIA #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 200 #DIV/0! #RIF! 200 #RIF! se #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 200 O #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 400 #DIV/0! #RIF! 600 #RIF! ERE #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 100 #DIV/0! #RIF! 100 #RIF! SERE #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 100 #DIV/0! 100 ALIA #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 100 #DIV/0! #RIF! 100 #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 100 #DIV/0! #RIF! 100 #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! #RIF! 100 #DIV/0! #RIF! 100 #RIF!

13 BUDGET DEI COSTI sti di produzione ne elaborato per ogni numero di oggi rivista un preventivo analitico così composto: borderò (direzione, articoli, traduzioni, fotografie, grafica esterna) costi di redazione fissi: i i costi annui di dipendenti d e collaboratori fissi i (progetto e co.co.co) vengono ripartiti fra le varie riviste, sulla base delle percentuali di assorbimento carta (acquistata direttamente su programmazione semestrale) stampa e confezionamento con evidenza del fornitore spedizione (per lo più postale) vvigioni agenti ed agenzie lla base del budget per ogni agente (in 4D) e rivista, incrociato con il database dei contratti di agenzia (in 4D) viene calcolato il costo teorico delle provvigioni ad agenti ed agenzie. mozione e partecipazione a fiere

14 NOMICO RIVISTA A 007/allegati forum anes Actual Actual Actual Actual Actual Actual Budget Reforcast Budget ionali ,5 349, licitarie ,5 102, i bblicitarie dio a pagina 1,549 1,642 2,208 1,678 1,860 1,524 1,468 1,468 1,651 icitari 209, , , , , , , , ,000 bonamenti , , , , , , , , ,000 iazione work shop 14,000 iazione varie 1, , , , , , , , , ,000 onamenti (0,775) (0,195) (0,827) (0,699) (0,593) (0,885) (1,000) (1,000) (1,000) uzione (80,051) (83,230) (86,554) (73,368) (87,210) (81,289) (82,500) (82,500) (82,500) ione (7,913) (14,880) (13,197) (15,000) (15,000) (15,000) (80,826) (83,425) (87,381) (81,980) (102,683 ) (95,371) (98,500) (98,500) (98,500) o 131, , ,352 91, ,219 73,863 64,500 64,500 84,500 rdo 61,9% 60,5% 57,7% 52,8% 53,1% 43,6% 39,6% 39,6% 46,2% /bdg06=10%) (23,241) (22,109) (21,159) (18,960) (19,238) (16,217) (16,000) (16,000) (18,000) ione (1,704) (0,360) (0,397) (0,657) (2,176) (0,477) (2,000) (1,000) (1,000) to 106, ,537 97,796 72,078 94,805 57,169 46,500 47,500 65,500 etto 50,1% 49,9% 47,3% 41,5% 43,3% 33,8% 28,5% 29,1% 35,8%

15 O TOTALE RIVISTE Actual 01 Actual 02 Actual 03 Actual04 Actual 05 Actual 06 Budget 07 Reforcast 07 Budget rie 13,6% 13,1% 4,7% 8,3% 7,6% 7,6% 7,4% 7,4% 3,2% agina 5,372 5,868 5,894 7,979 8,575 9,441 10,749 10,625 11, , , , , , , , , ,000 enti 50,000 50,000 50,000 50, , , , , ,000 work shop 12,705 18,422 17,881 22,989 35,640 43,716 50,000 40,000 50, , , , , , , , , , , , , , nti (100,000) (100,000) (100,000) (100,000) (100,000) (100,000) (100,000) (100,000) (100,000) namenti (2.700,000) (2.700,000) (2.700,000) (3.700,000) (3.700,000) (3.700,000) (3.700,000) (3.700,000) (3.700,000) li ospitalità (1,914) (1,621) (0,494) (0,084) (5,000) (5,000) (5,000) li edilizia (23,241) 241) (121,139) 139) (24,172) (24,295) 295) (9,352) (6,468) (7,000) (7,000) (7,000) li print pack li giardinaggio llicce moda 0,000 nti (2.823) (2.921) (2.826) (3.826) (3.810) (3.807) (3.812) (3.812) (3.812,000) 2.611, , , , , , , , ,000 48% 51% 53% 52% 56% 61% 66% 65% 68% (500,000) (500,000) (500,000) (500,000) (500,000) (500,000) (500,000) (500,000) (500,000) (50,000) (50,000) (50,000) (50,000) (50,000) (50,000) (50,000) (50,000) (50,000) ite (550,000) (550,000) (550,000) (550,000) (550,000) (550,000) (550,000) (550,000) (550,000) rdinaggio

16 ET DELLE SPESE GENERALI personale indiretto: stimato sulla base dei costi annui del personale e sull organico to Gli altri costi, stimati in base ai consuntivi storici ed ai contratti in essere sono visi in: i ufficio (affitto, pulizie, telefoniche, manutenzioni, noleggi attrezzature etc) spese (cancelleria, viaggi, consulenze, amministrative, bancarie etc) orfetaria (stimata in base ad uscite e tirature) ortamenti stimati sulla base dello storico e del budget degli investimenti sti antonamenti ET FINANZIARIO (CASH FLOW) base del budget analitico di costi, ricavi e spese, inseriti con diretto riferimento al re e quindi anche con le scadenze di pagamento, viene effettuato il budget iario particolarmente complesso per le spese generali ma davvero efficace.

17 IL CONTROLLO DI GESTIONE IN TEMPO REALE esta articolazione favorisce un controllo di gestione in tempo reale: dei ricavi in quanto, come abbiamo visto, mensilmente vengono rilevati gli scostamenti della pubblicità acquisita, degli abbonamenti e della vendita di opere editoriali; dei costi in quanto ogni fattura viene inserita con puntuale riferimento al preventivo e ogni scostamento viene indagato. a riprevisione viene effettuata sui dati del 30 marzo e del 30 giugno. g contabilità ha una funzione di verifica e controllo a posteriori, specie sugli aspetti fiscali