DocuWare 4.6. Gestione documenti per utenti

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1 DocuWare 4.6 Gestione documenti per utenti DocuWare 4 è il software di base per la gestione di documenti e l'archiviazione elettronica di documenti commerciali, corrispondenza, messaggi di posta elettronica, documentazioni, disegni e tutti i vari tipi di documenti. Insieme completo di funzioni, semplicità di amministrazione e comandi, alta capacità di integrazione e assoluta sicurezza fanno di DocuWare un software eccezionale. Rilevare, indicizzare e archiviare I documenti in forma cartacea, come lettere o fatture in arrivo, vengono acquisite da uno scanner o da una copiatrice digitale e inviate nel cassetto elettronico dove vengono ordinate e sistemate. Per l'assegnazione dei criteri di ordinamento e di ricerca, le cosiddette informazioni di indicizzazione, DocuWare presenta funzioni comode, che permettono la successiva rapida memorizzazione nell'archivio elettronico. Da Word, Excel e PowerPoint i file vengono archiviati direttamente in DocuWare con la semplice pressione di un pulsante. DocuWare indicizza automaticamente i messaggi di posta elettronica e li memorizza nell'archivio. Con TIFFMAKER, durante la stampa i documenti delle più disparate applicazioni di Windows vengono forniti in background con informazioni di indicizzazione e archiviati automaticamente. I moduli e le carte intestate utilizzati durante la stampa possono essere memorizzati elettronicamente. Dopo l'archiviazione tutti i documenti sono immediatamente disponibili in rete per tutti gli utenti autorizzati. Ricerca ed elaborazione La ricerca di documenti nell'archivio è una questione di secondi. È sempre possibile effettuare la ricerca in base alla data di archiviazione assegnata automaticamente dal sistema, in base alle parole indice e in full text in base a parole o cifre contenute nel testo dei documenti. Essendo possibile l'accesso ai documenti archiviati da vari posti di lavoro contemporaneamente, i documenti saranno sempre disponibili e sarà impossibile archiviarli in modo sbagliato. DocuWare Viewer visualizza i documenti scansiti in bianco/nero e tutti i tipi comuni di documenti per PC. Le parole trovate con le chiavi di ricerca vengono evidenziate nel testo. Nel Viewer si possono evidenziare punti a piacimento di documenti scansiti e incollarli come grafica o testo in altri programmi Windows tramite gli Appunti. Highlights Per tutti i tipi di documenti: lettere, fax, documenti commerciali, messaggi di posta elettronica, disegni,... Semplicità di installazione, amministrazione e uso Ricerca integrata Full text Archiviazione automatica con TIFFMAKER, universale per qualsiasi applicazione Windows Originalità dei documenti a prova di revisione Accesso a tutti i documenti in pochissimi secondi Database integrato Client-server sulla base di Microsoft SQL-server DocuWare 4.6 pagina 1

2 Fax in arrivo I fax in arrivo vengono ricevuti da un modem fax, stampati e archiviati nell'archivio fax elettronico. A integrazione o in alternativa alla stampa, DocuWare invia i fax al centro corrispondenza, da dove vengono distribuiti per ai vari destinatari. Elaborazione documenti e funzione timbro Ai documenti è possibile aggiungere note colorate, elementi grafici, note di testo e sottolineature. In questo modo è possibile aggiungere commenti direttamente da un PC a un fax in arrivo per poi rispedirlo dallo stesso PC. È possibile aggiungere anche timbri personalizzati. Note e timbri sono posizionati su sovrapposizioni che possono essere attivate o disattivate a cinque livelli diversi, mentre il documento stesso resta invariato. I timbri possono essere configurati in modo tale che, quando vengono aggiunti, sia possibile sovrascrivere automaticamente fino a cinque valori del campo nel database con qualsiasi voce selezionata. Modalità d'uso: dopo aver timbrato un documento, i valori del database vengono aggiornati automaticamente e le fasi procedurali rilevanti vengono documentate automaticamente sul documento. Firma elettronica La firma elettronica vale come approvazione, autorizzazione o rilascio di un documento in DocuWare, esattamente come una firma autografa su un documento in formato cartaceo. La firma elettronica viene creata come timbro firma e viene aggiunta nel viewer. Dopo l'apposizione di una firma elettronica i documenti non possono più essere modificati o cambiati. Inoltre non è possibile aggiungere ulteriori note né apporre altri timbri, tranne i timbri firma. Originalità del documento Con DocuWare i documenti possono essere archiviati senza timori di falsificazioni, mediante una somma codificata di controllo dei documenti. DocuWare diventa il posto ideale per la conservazione di atti, contratti e tutto quanto deve essere memorizzato a prova di revisione. Finestra principale di DocuWare, elenco dei risultati e visualizzazione dei documenti in Viewer DocuWare 4.6 pagina 2 Messaggi di posta elettronica Tutti i documenti e i messaggi (anche vocali) pos-sono essere spediti in rete con DocuWare. Con l'interfaccia MAPI integrata si possono spedire e ricevere documenti cartacei per posta elettronica, anche se il corrispondente dell' non dispone di Docu-Ware. I messaggi di posta elettronica ricevuti o

3 Jukebox. DocuWare si basa esclusivamente su interfacce standard degli usuali sistemi operativi di rete. Postazione di DocuWare inviati con Microsoft Outlook ven-gono archiviati automatica-mente con DocuWare. Come criteri di indi-cizzazione ven-gono utilizzati concetti liberamente definibili come "posta in arrivo", riprendendo le pro-prietà degli oggetti delle come mittente e oggetto. Il nome completo del mittente o del destinatario posono essere individuati e completati automaticamente sulla base dell'indirizzo dell' mediante i messaggi di posta elettronica memorizzati in DocuWare. Amministrazione DocuWare spicca per la sua amministrazione particolarmente semplice ed intuitiva. Ad ogni funzione è assegnata una spiegazione di facile comprensibilità nell'help on-line. La documentazione tecnica allegata in formato PDF offre inoltre informazioni sempre aggiornate e complete. Gli account e i gruppi di utenti possono essere inviati automaticamente a DocuWare dal sistema di rete Windows, senza bisogno di una doppia amministrazione degli utenti. All'avvio sul PC Client, DocuWare riprende i profili dell'operatore attivo. Strumenti potenti e semplici da usare permettono una riorganizzazione rapida degli archivi o parte di essi su altri supporti di memorizzazione, server o Per la ricerca rapida di documenti, DocuWare gestisce le parole indice e l'indice full text nel Microsoft SQL server integrato. Per applicazioni su postazioni individuali, ad es. su Notebook o per archivi su CD, esiste un veloce database integrato basato su file. Mediante ODBC vengono supportati altri sistemi di database. DocuWare memorizza tutte le informazioni di database insieme ai file dei documenti. In questo modo è possibile ripristinare completamente il database in caso di difetti o anche in caso di perdita totale. Viene pertanto garantita la massima sicurezza dei documenti e dei dati. Integrabilità DocuWare è in grado di integrare tutte le applicazioni, che generano o richiedono documenti. Oltre a TIFFMAKER, che archivia le stampe da tutte le applicazioni Windows, con i moduli addizionali COLD/ READ e ACTIVE IMPORT vengono importati automaticamente tutti gli altri tipi di documenti. La visualizzazione dei documenti archiviati può essere effettuata direttamente da altre applicazioni con DocuWare LINK o tramite la programmazione sulla base di DocuWare TOOLKIT. Archivi su CD e DVD Con DocuWare è possibile copiare o spostare in qualsiasi momento un archivio o una parte di esso su CD o DVD. L'archivio, e se richiesto il database di ricerca e il software di richiesta DocuWare CDREQUEST, viene memorizzato su CD o DVD. Da questo CD/DVD è possibile effettuare direttamente la ricerca di documenti con un qualsiasi PC Windows su cui non deve necessariamente essere installato DocuWare ("archivio autoportante"). DocuWare 4.6 pagina 3

4 Il sistema DocuWare: la soluzione per ogni attività Diverse sono le esigenze di una moderna gestione dei documenti, dato che ogni azienda ha le sue specifiche necessità. DocuWare si fa carico di questo fatto, fungendo da un lato come software standard e dall'altro mettendo a disposizione una serie di moduli di espansione, che permettono di adattare il sistema in qualsiasi momento alle esigenze personali. Il seguente riassunto offre una panoramica su tali moduli. I datasheets dettagliati sono disponibili sempre aggiornati in Internet al sito DocuWare DOCUMENT-SERVER Il DOCUMENT-SERVER aumenta al massimo la sicurezza sui documenti archiviati, riduce l'impegno di amministrazione e permette l'acceso remoto ai Client DocuWare tramite Intranet e Internet. I Client dialogano tra loro tramite HTTP/ HTTPS con il DOCUMENT-SERVER, che archivia i documenti nel file system e li rende disponibili nuovamente per la ricerca. I diritti di accesso vengono gestiti tramite i diritti per gli archivi di DocuWare. Gli utenti DocuWare, che lavorano nel proprio home office o sono in movimento con DocuWare, possono accedere con il Client Windows di DocuWare agli archivi aziendali, gestiti dal DOCUMENT-SERVER. DocuWare CONTENT-FOLDER Con questo modulo aggiuntivo l'utente puo' riunire in un raccoglitore speciale una scelta a piacimento di documenti archiviati in DocuWare. Tali raccoglitori possono essere archiviati sul desktop di Windows, trasferiti nello scadenziario di Outlook per la ripresentazione, inviati per posta elettronica o memorizzati in un punto a piacimento. I raccoglitori non contengono dati propri, ma collegamenti ai documenti originali nell'archivio. Se vengono modificati i documenti dell'archivio, anche il raccoglitore dei vari utenti viene aggiornato. In tal modo, la rapidità dell'accesso diretto ai documenti selezionati e la distribuzione mirata delle informazioni viene particolarmente semplificata. DocuWare RECOGNITION I codici a barre e i testi dei documenti vengono letti automaticamente e trasmessi all'archivio come chiavi di ricerca. Il numero di un documento commerciale, ad es. incollato come codice a barre su un punto qualsiasi di un documento, può essere riconosciuto dopo la scansione in tutta sicurezza. Nei testi questo processo viene eseguito con OCR, se sono in punti fissi e in buona qualità di stampa. DocuWare COLD/READ Tutta la massa di dati generati dai propri applicativi (come fatture, bolle di consegna, mastrini e giornali) si possono archiviare automaticamente con DocuWare COLD/READ. I dati di spool, generati con la stampa dei documenti, vengono importati. Le chiavi di ricerca vengono filtrate per la ricerca successiva e i dati vengono convertiti in modo che i documenti possano essere ricercati, visualizzati e stampati alla pari dei documenti scansiti, risiedenti nell' archivio di DocuWare. DocuWare 4.6 pagina 4

5 DocuWare LINK Tramite la pressione di un solo tasto, DocuWare LINK permette la visualizzazione di documenti correlati già archiviati oppure la trasmissione delle chiavi di ricerca a DocuWare, direttamente dalle applicazioni Windows esistenti e senza alcuna programmazione. DocuWare AUTOINDEX Da qualche parte nei computer o nella contabilità finanziaria, ai documenti scansiti sono stati assegnati dei numeri, dei valori o dei nomi. DocuWare AUTO-INDEX li importa e li trasmette all'archivio come chiavi di ricerca per i documenti. Il presupposto è che nell'archivio DocuWare esista già un criterio di ricerca univoco, come un codice a barre o un numero. DocuWare INTERNET-SERVER Gli archivi DocuWare possono essere resi disponibili in Intranet e/o in Internet. Le persone autorizzate possono effettuare ricerche negli archivi o memorizzare documenti da tutto il mondo. L'unico presupposto è di avere un normale browser web. Il design dell'interfaccia utente può essere adattato mediante style sheets alla presentazione web personalizzata. DocuWare TOOLKIT Mediante interfacce API ad alte prestazioni o con l'automazione OLE è possibile gestire le maggiori funzioni DocuWare dall'esterno, cioè anche da altre applicazioni. L'integrazione viene pertanto realizzata semplicemente. DocuWare ACTIVE IMPORT Le cartelle del file system o del mail system vengono monitorate e i file e i messaggi di posta elettronica che vi vengono memorizzati, vengono trasmessi immediatamente a DocuWare. Oltre alle funzioni a tal fine già contenute in DocuWare 4, il modulo aggiuntivo offre l'integrazione di convertitori di file, l'importazione automatica di indici da file e database esterni, le funzioni per la classificazione dei documenti e la gestione temporizzata in modalità server. DocuWare CONNECT to NOTES DocuWare archivia automaticamente i messaggi di posta elettronica e i documenti di Lotus Notes. Il server Domino viene alleggerito e i documenti Notes vengono memorizzati insieme agli altri documenti, file e documenti commerciali di un progetto o cliente. Viceversa, i documenti scansiti di DocuWare vengono trasmessi a Lotus Notes per l'ulteriore elaborazione. DocuWare CONNECT to R/3 Mediante l'interfaccia certificata da SAP, DocuWare diventa archivio per R/3, cioè per tutti i moduli e tutte le versioni di R/3, compreso mysap.com. Vengono supportati tutti i tipi di documenti e i metodi di archiviazione. DocuWare è in grado di utilizzare lo stesso sistema del database di R/3 e offre interessanti funzioni supplementari come l'accesso all'archivio anche senza R/3 nonché la semplice integrazione di scanner esterni. DocuWare 4.6 pagina 5

6 Funzioni e Dati Tecnici di DocuWare 4.6 Rilevamento documenti Scansione di modelli su carta da a7 a A0 e oltre, b/n o a colori Formato standard dei file immagine: TIFF, JPEG Requisiti di memoria per scansione pagina A4: ca. 50 KB (b/n) Add-In per MS Office per l'archiviazione diretta da Word, Excel, Power-Point Importazione di documenti tramite Drag&Drop o mediante i comandi di menu da applicazioni come Explorer Importazione di qualsiasi file PC con assegnazione automatica o manuale del programma di visualizzazione ed elaborazione Monitoraggio delle cartelle di file per l'importazione automatica dei file memorizzati Archiviazione automatica di messaggi di posta elettronica TIFFMAKER Driver stampante Windows per la conversione di documenti da applicazioni Windows in file DocuWare-TIFF o file JPEG a colori Possibilità di inserire driver stampanti, con archiviazione automatica anche durante la normale procedura di stampa o fax Memorizzazione di carta intestata, moduli fatture, ecc. tramite scansita Memorizzazione dirette in archivi DocuWare Lettura automatica di chiavi di ricerca da zone definite dei documenti Timbratura di documenti Timbri pubblici e personali realizzabili singolarmente, ad es. con firma scansionata, anche con data e User ID dell'utente che lo applica Firma elettronica per siglature, autorizzazioni o abilitazioni di documenti Timbro con firma scritta a mano mediante Tablet PC; massima sicurezza grazie alla memorizzazione di informazioni biometriche (a partire dalla versione 4.6a) Modifica automatica di max. 5 voci di indicizzazione a scelta di un documento mediante apposizione del timbro Inserimento di campi per moduli durante la creazione del timbro: possibilità di inserimento di testo variabile durante l'apposizione Modifica documenti Evidenziazione e commento di documenti scansiti con tecnologia Overlay Funzione di evidenziazione del testo con libera scelta dei colori, trasparente o coprente Scrittura a mano libera e disegno per mouse e stilo per Tablet PC con possibilità di impostazione del colore del tratto (a partire dalla versione 4.6a sarà possibile impostare anche lo spessore del tratto) Funzione di evidenziatore per mouse e stilo per Tablet PC con la semplice pressione di un pulsante (a partire dalla versione 4.6a) Appunti posizionabili a piacimento in punti determinati, impostazione del tipo di carattere, grandezza e colore Cinque livelli Overlay (da visualizzare/nascondere singolarmente) Overlay stampabili a scelta Il documento scansito resta "originale", cioè invariato Le note possono essere inserite nel documento Inserimento di note vocali Gestione versioni: pulsante check-out con blocco documento nell'archivio Elaborazione diretta di documenti nell'archivio Organizzazione di documenti nel cassetto Cassetti elettronici per l'inserimento di documenti dopo la scansione o l'importazione Pre-ordinamento dei documenti con il mouse tramite funzione "drag 'n drop" Possibilità di allegare in documenti di più pagine Esposizione dei documenti come elenco o anteprima miniature ("Thumbnail") Colore cassetto selezionabile Auto-Rotate: allineamento traverso o rovesciato di documenti scansiti Visualizza documenti Visualizzazione di file elettronici con DocuWare- Viewer o il programma originale o Viewer a scelta Formati supportati da DocuWare Viewer: BMP, PCX, JPEG, Excel, Word, ecc. Tre finestre di visualizzazione presentabili contemporaneamente Finestra di visualizzazione liberamente posizionabile Stampa diretta dalla visualizzazione, anche di ritagli evidenziati Copia di ritagli evidenziati negli Appunti Windows come immagine o testo (con OCR integrato ) e trasmissione ad altre applicazioni Conversione di documenti scansiti in altri formati immagine, tra cui BMP Archiviazione documenti Illimitato numero di archivi per sistema DocuWare 4.6 pagina 6

7 Gestione documenti mediante il database Client-server integrato su base MS SQL o database esterni con ODBC Interface compatibile (ad es. SQL-Server, Oracle, Sybase) I tipi di database possono essere scelti individualmente per ogni raccoglitore e combinati a piacimento in una installazione DocuWare Trasmissione gestita da menu degli archivi da disco fisso su CD-ROM o DVD con database e modulo di ricerca DocuWare CDREQUEST Generazione delle sole immagini dei file per la successiva masterizzazione con un programma a piacimento Fino a 16,3 milioni di documenti per archivio ne mediante un confortevole menu di archiviazione Archiviazione con file EDP: possibilità di archiviazione di riferimenti al posto di copie di file Creazione di registrazioni di database senza documento Assegnazione rapida delle parole chiave mediante pre-indicizzazione dei documenti nel cassetto Importazione di parole chiave da documenti già archiviati nel processo di archiviazione ("Autoindex manuale") Select List dei concetti già assegnati per ogni campo del menu di archiviazione Prerogative ben definite per determinati campi per la classificazione univoca Memorizzazione automatica di documenti preindicizzati in modalità batch Documenti scansiti, dati di massa COLD, file PC e messaggi di posta elettronica possono essere gestiti in archivi comuni Pagine A4 scansite per CD: ca , DVD: ca mediante il servizio del programma di indicizzazione Estrazione del testo da documenti scansiti con un efficace OCR e da normali file di testo e PC con filtro testo integrato Ricerca di documenti mediante singoli concettti del testo del documento Evidenziazione delle parole trovate, ossia evidenziazione delle chiavi di ricerca nella visualizzazione del documento nel Viewer, anche per documenti scansiti Collegamento E/O all'interno di un campo o tra campi Casella di selezione per ogni campo di ricerca Ricerca in un archivio o in piu' archivi archivi contemporaneamente Visualizzazione dei documenti trovati con le relative informazioni di indicizzazione nell'elenco dei risultati Esportazione dei documenti trovati in un altro archivio o cassetto Esportazione delle registrazioni database in file dbase o TXT Stampa, invio fax o dei documenti trovati Evidenziazione della parola chiave di ricerca trovata nella visualizzazione documenti per documenti scansiti, COLD e altri documenti CI Numero massimo di pagine per documento 999 Numero di campi del database (testo, numerico o data) per archivio: 24 Per archivio un campo memo con 64 MB di memoria e un campo parola chiave con max. 64 registrazioni Inserimento delle informazioni di indicizzazio- Indicizzazione Full text Indicizzazione automatica Full text di un archivio Ricerca di documenti archiviati Ricerca per parole indice Ricerca gerarchizzata con visualizzazione tipo Explorer Ricerca full text mediante chiavi di ricerca, campi memo, dati COLD, testo documento Ricerca con caratteri jolly / Fax Invio e ricezione di documenti per posta elettronica direttamente in DocuWare Utilizzo parallelo di posta DocuWare e sistema di posta elettronica MAPI compatibile (MS-Mail, Internet ecc.) Completo Client integrato con funzione di archiviazione diretta Archiviazione automatica dei messaggi di posta elettronica in entrata e in uscita da MS Outlook mediante la versione base integrata di ACTIVE IMPORT Importazione di attributi mail come mittente, destinatario, data, oggetto DocuWare 4.6 pagina 7

8 come chiavi ordinamento o di ricerca nell archivio Assegnazione automatica di criteri di ordinamento di messaggi di posta elettronica già archiviati mediante un matchcode prescelto, ad es. indirizzo mail Spedizione diretta fax da DocuWare con programmi fax di Windows Ergonomia La dimensione e la posizione della finestra principale di DocuWare, delle barre degli strumenti, delle finestre di visualizzazione (viewer), del cassetto, dell'elenco dei risultati e dei menu di ricerca e di archiviazione sono modificabili e possono essere archiviati per diverse risoluzioni dello schermo Larghezza colonne, barra degli strumenti e pulsanti dell'elenco dei risultati possono essere configurati individualmente Menu di ricerca, menu di archiviazione ed elenco dei risultati possono essere personalizzati per utenti singoli o gruppi Scorrimento veloce delle pagine con la tastiera o il mouse: 4 pagine/sec. (b/ n) Massima facilità di lettura mediante il nuovo metodo di interpolazione per ottimizzare la visualizzazione Amministrazione archivi e sistema Archivi su disco fisso, CD, DVD, WORM, MO, Jukebox Copia tra archivi Protezione password Gestione memoria gerarchizzata: migrazione automatica di vecchi documenti dal disco fisso alla memoria ottica o copia/ spostamento di documenti vecchi (possibile in base a uno scadenzario) Confortevole amministrazione utenti e gruppi: importazione e allineamento di utenti e gruppi NT/2000 con quelli in DocuWare Assegnazione diritti per archivi per utenti e gruppi Assegnazione diritti secondo contenuto del campo: gli utenti selezionati ottengono l accesso a un documento solo se un campo del database presenta un determinato valore Ambito di funzioni per gruppi di utenti liberamente definibile, ad es. per scansione, memorizzazione, ricerca, stampa, e- mail, ecc. Log degli accessi agli archivi, ad es. per contabilità in file di testo o dbase Diritti d autore Marcatura di documenti scansiti nel database come protetti da diritto d autore Impedimento di accesso simultaneo su documenti protetti da diritti d autore Limitazione della stampa di documenti protetti da diritto d autore su singole pagine delle registrazioni del database con il file di documento Ripristino automatico di database danneggiati tramite file di documento Protezione da manipolazione di documenti archiviati mediante una somma codificata Sicurezza mediante gli usuali strumenti di backup Requisiti del sistema Postazione di rete: min. PC Pentium con 32 MB RAM per Windows 98, Millennium, 64 MB per Windows NT, 2000 o 128 MB per Windows XP Server di rete per file di programma e documenti: Novell, Windows NT/ 2000, Linux Server del database: Le condizioni dipendono dal numero di utenti DocuWare e dalla quantità di dati dei documenti. Requisiti minimi per i server Microsoft SQL sono: Pentium 200 Mhz, 256 MB RAM, min. 10 GB disco fisso, Windows NT Server più Service Pack 5 o sup. oppure Windows 2000 Server, MS Internet Explorer 5.0 o sup. Requisiti di memoria file di programma: ca. 95 MB (ca. 100 MB con installazione dei moduli addizio- nali) su server di rete e ca. 5 MB in locale. Per installazioni con copia locale servono ca. 65 MB in locale (ca. 70 MB per installazioni dei moduli addizionali). L installazione monoutente richiede 75 MB Requisiti di memoria documenti: mediamente ca. 50 KB per pagina A4 b/n. In base a questi dati si deve predisporre il fabbisogno di memoria per gli archivi sul server nonché per i cassetti sulla postazione locale Requisiti per l indicizzazione Full text: Per archivi sul server MS SQL integrato in Docu- Ware L Index-Service richiede una postazione con computer/server Windows NT/ 2000/XP Memoria aggiuntiva richiesta sul server: 128 MB RAM Velocità del processore consigliata: min. 400 MHz, Pentium 3 Memoria aggiuntiva su disco fisso sul server del database: diversa a seconda dei tipi e delle dimensioni dei documenti; per pagina A4: ca. 5 KB Se l Index-Service non viene installato sul server del database, è necessaria un ulteriore licenza SQL server Sicurezza Duplicazione dei dati: archiviazione aggiuntiva DocuWare 4.6 pagina 8 MKT DS DW4 i