Manuale d uso icube. Manuale d uso v Pagina 1

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1 Manuale d uso v Pagina 1

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3 Sommario Introduzione ad... 4 Il primo avvio di... 5 Inseriamo le anagrafiche (condòmini,fornitori e dipendenti)... 8 Definiamo i proprietari e gli inquilini delle unità immobiliari Definiamo le risorse economiche del condominio Definiamo le regole per ripartire le spese! Cosa faccio dei saldi della vecchia gestione? E ora di passare ai bilanci imposta il bilancio preventivo! Se tutto è andato bene è il momento di generare le rate! Registrare i versamenti di rata Fatture e movimenti Il bilancio consuntivo E arrivato il momento dell assemblea La sicurezza dei dati Pagina 3

4 Introduzione ad è la soluzione professionale per la gestione condominiale. L interfaccia e la semplicità d uso, unite alla completezza di caratteristiche, ne hanno fatto subito uno standard per i professionisti del settore. Come fare ad utilizzarlo al meglio? Come aumentare la produttività del proprio lavoro? Segui in sequenza i seguenti consigli, con pochi passaggi riuscirai a gestire il tuo condominio al meglio! Il seguente manuale è in forma sintetica ma esaustiva, in quanto fornisce tutte le nozioni necessarie ad un corretto e proficuo utilizzo del programma. Per eventuali integrazioni e approfondimenti consulta il sito dove potrai visualizzare anche una sezione dedicata ai video tutorial. Pagina 4

5 1 Il primo avvio di All avvio di potrai procedere all inserimento dei dati del condominio attraverso diverse modalità (vedi fig.1): Figura 1 C D B A A) Classica: Cliccando su OK potrai inserire il primo palazzo, la prima scala e la prima unità immobiliare, per poi procedere all inserimento delle strutture rimanenti. B) Rapida: Cliccando su INS.RAP. potrai inserire il condominio attraverso una procedura guidata. Dovrai inserire il numero di palazzi/scale/unità, il nome generico delle strutture e la sigla generica da mostrare nei report. Il sistema procederà automaticamente agli inserimenti. Ad Es. Palazzi : Palazzo (Denominazione) / P(Sigla) / 3(Qta) Pagina 5

6 Avviando la procedura il sistema creerà 3 palazzi chiamandoli Palazzo 1, Palazzo 2 e Palazzo 3, che avranno sigle nei report rispettivamente P1, P2, P3 C) Da Millesimi: Cliccando su IMPORTA MILLESIMI potrai importare il tuo condominio a partire dal software Millesimi (Analist Group) per la redazione delle tabelle millesimali. D) Demo: Cliccando su DEMO potrai caricare l archivio demo, per esplorare il programma. Qualunque sia la modalità utilizzata passerai immediatamente dopo alla creazione di un esercizio contabile. Terminata la prima fase di creazione potrai modificare manualmente la struttura, aggiungendo/rimuovendo unità, scale e palazzi. Per terminare la fase recati nel dettaglio del condominio, raggiungibile dalla voce di menu CONDOMINI, dopo aver scelto il condominio di interesse. (fig.2) Figura 2 Clicca sul nome del condominio per aprire il dettaglio del condominio In questa schermata puoi visualizzare la struttura del condominio. Clicca sul nome del palazzo e vedrai le scale del condominio. Cliccando su una scala potrai vedere le unità immobiliari contenute. Per inserire nuove strutture seleziona la struttura padre (il palazzo per la scala, la scala per l unità) e clicca sul + in corrispondenza del figlio da inserire. Pagina 6

7 Ad. Es, per inserire una unità nella scala A(fig3) Clicca sulla scala nella quale inserire l unità immobiliare Figura 3 Clicca sul + per inserire una unità immobiliare nella scala A Nota Bene All avvio di, se non viene selezionato l archivio demo, è creato automaticamente un nuovo archivio. Per creare un nuovo archivio accedi alla seconda schermata di e clicca su IMPOSTAZIONI. Nella sezione ARCHIVIO, cliccando su NUOVO potrai creare un nuovo archivio in cui memorizzare i condomìni. E importante creare un nuovo archivio e non lavorare su quello di demo, che viene resettato ad ogni aggiornamento di programma. Dopo la creazione di un nuovo archivio il sistema chiederà di riavviare. Pagina 7

8 2 Inseriamo le anagrafiche (condòmini,fornitori e dipendenti) Terminata la fase di creazione della struttura del condominio è il momento di creare gli attori della gestione, i condòmini e i fornitori (eventualmente anche i dipendenti). Per fare ciò recati nella sezione ANAGRAFICHE e clicca su NUOVO (fig.4). Clicca sul nome per modificare una anagrafica Figura 4 Clicca su Nuova Anagrafica per inserire una anagrafica Potrai inserire così nuove anagrafiche, selezionando la tipologia Condòmino, Fornitore, Dipendente. Ricorda che le anagrafiche dei fornitori sono centralizzate, per cui basterà inserire una sola volta un fornitore comune per riutilizzarlo tranquillamente in diversi condomini (fig.5) Pagina 8

9 Figura 5 Spunta la casella Condòmino per creare un nuovo condòmino Pagina 9

10 3 Definiamo i proprietari e gli inquilini delle unità immobiliari Nelle prime 2 fasi abbiamo proceduto ad inserire la struttura del condominio (palazzi, scale, unità) e abbiamo creato delle anagrafiche (dipendenti, condòmini e fornitori). Non abbiamo però ancora associato le anagrafiche alle rispettive unità immobiliari. E il momento di definire i proprietari e gli inquilini! Per fare ciò recati nel Dettaglio del condominio, seleziona il palazzo (1), la scala (2) e l unità di interesse (3) e clicca sul + (4) in corrispondenza della tabella subentri sulla destra (fig.6). 1)Seleziona il palazzo corrente Palazzo A 2) Seleziona la scala corrente Scala A Figura 6 3) Seleziona l unità corrente A1 4) Clicca sul + per inserire un subentro nell unità A1 Pagina 10

11 Fatto ciò mostrerà l elenco delle anagrafiche inserite. Seleziona l anagrafica di interesse cliccando sull apposita spunta (1) e clicca su SUBENTRO PROPRIETARIO o SUBENTRO INQUILINO (2) per inserire l anagrafica selezionata nell unità selezionata, con tipologia proprietario o inquilino (fig.7). 1. Seleziona l anagrafica Mario Rossi Figura 7 2. Inserisci Mario Rossi nell unità come proprietario Pagina 11

12 Fatto ciò il sistema chiederà l intervallo temporale di permanenza dell anagrafica nell unità (fig.8). Inserisci il periodo di permanenza dell anagrafica nell unità, ricordando che non specificando la data di fine indicherai che la permanenza è tuttora in corso. Figura 8 Terminato l inserimento è possibile visualizzare, nel riepilogo, le anagrafiche presenti nelle unità e la tipologia (Proprietario / inquilino) di associazione, con data di inizio e fine (data di fine non specificata rappresenta una permanenza tuttora in corso) (fig.9). Pagina 12

13 Figura 9 Riepilogo del subentro inserito Pagina 13

14 4 Definiamo le risorse economiche del condominio Nelle prime 3 fasi abbiamo proceduto ad inserire la struttura del condominio (palazzi, scale, unità) e abbiamo creato delle anagrafiche. E il momento di inserire le risorse economiche del condominio (cassa contanti, conti correnti bancari o postali etc..). Per fare ciò recati nella sezione RISORSE, dove potrai creare nuove risorse contabil (1) i e modificare i saldi dell esercizio precedente (2) (fig.10). 1) Crea una nuova risorsa economica Figura 10 2) Inserisci i saldi dell esercizio precedente Pagina 14

15 5 Definiamo le regole per ripartire le spese! E arrivato il momento di redigere il piano dei conti, che consentirà ad la corretta ripartizione delle spese inserite. Fai molta attenzione a questa fase, in quanto risultati inattesi nella generazione delle rate sono frutto spesso di una errata configurazione del piano dei conti. fornisce un piano dei conti base di partenza, realizzato per soddisfare la maggior parte delle esigenze dei condomini. Analizza attentamente il piano ed effettua le modifiche necessarie a soddisfare tutti i requisiti del tuo condominio! Recati nella seconda schermata di, nella sezione PIANO DEI CONTI. Seleziona il mastro (1) e il conto (2) di interesse e clicca sui link dei nomi sulla destra (3) (fig.11) per accedere alla modifica degli stessi (fig.12) 1) Seleziona il mastro 2) Seleziona il conto Figura 11 3) Clicca per modificare il mastro e il conto Pagina 15

16 Figura 12 In particolare potrai modificare la distribuzione della ripartizione delle spese, aggiungendo/rimuovendo tabelle (1) e modificando le percentuali di ripartizione (2). Pagina 16

17 Terminata questa fase ritorna in HOME e accedi alla sezione TABELLE, dove potrai creare nuove tabelle (1) o modificare le esistenti cliccando sul link del nome (2) (fig.13) Figura 13 2)Clicca modificare la tabella e i suoi millesimi 1) Clicca per creare una nuova tabella Pagina 17

18 Dopo aver selezionato una tabella potrai modificare i millesimi cliccando nella cella in corrispondenza dell unità immobiliare specifica Figura 14 Nella colonna coefficienti potrai inserire i millesimi delle unità (0 per escludere l unità da quel tipo di spesa). Per modificare la struttura della tabella clicca sul nome della tabella Potrai così specificare i diversi fattori che contraddistinguono la tabella (fig.15). Pagina 18

19 Figura 15 1) Spunta per identificare una tabella di proprietà 2) Identifica il livello di visibilità della tabella. Se selezioni un palazzo verranno richiesti i millesimi delle unità del palazzo, se selezioni una scala i millesimi saranno ristretti alle unità della scala etc.. Pagina 19

20 6 Cosa faccio dei saldi della vecchia gestione? Il problema dei saldi della vecchia gestione è critico nel caso di primo esercizio della gestione, in quanto è possibile che la partenza avvenga con dei saldi ereditati dagli esercizi precedenti. In tal caso recati nelle sezioni fornitori e condòmini e inserisci, nella colonna Saldo Prec., i saldi relativi all esercizio precedente, cliccando nella cella relativa al saldo e inserendo l importo. Figura 16 Clicca sulla cella e inserisci il saldo precedente Al momento della generazione del piano rateale potrai scegliere come gestire i saldi degli esercizi precedenti, dedicandogli una rata specifica o accorpandoli alla prima rata. Ad ogni chiusura ed apertura di un nuovo esercizio verrà automaticamente effettuato il caldo dei saldi di chiusura e di apertura. Pagina 20

21 7 E ora di passare ai bilanci imposta il bilancio preventivo! Per ottenere il piano rateale l ultimo step consiste nella redazione del bilancio preventivo, per preventivare le spese della gestione in corso. Dalla HOME, nella seconda sezione, clicca su BILANCIO PREVENTIVO e potrai visualizzare il bilancio preventivo. Cliccando sui mastri potrai espandere le righe dei conti e inserire manualmente gli importi in corrispondenza delle voci PREVENTIVO e FUORI PREVENTIVO. Figura 17 Clicca sulla cella e inserisci l importo preventivato per la voce del bilancio Pagina 21

22 8 Se tutto è andato bene è il momento di generare le rate! Dalla HOME, cliccando su RATE, potrai impostare il piano rateale. La generazione delle rate è il processo principale nella gestione condominiale, per cui effettua diversi controlli affinchè tutti i dati siano inseriti correttamente, per procedere ad una corretta realizzazione della pianificazione rateale. Qualunque dato manchi o sia non correttamente inserito ti verrà notificato da, per cui leggi attentamente un eventuale messaggio e riuscirai a risolvere rapidamente il problema. La principale fonte di errore in questa fase è quella di non aver inserito, al punto 4, un proprietario in ogni unità immobiliare, per tutta la durata dell esercizio! Non dimenticare infatti che non basta creare le unità immobiliari (Step 1) o le anagrafiche (Step 2), bisogna definire i proprietari e gli inquilini per ogni unità! (Step 3). Terminati i controlli avrai la possibilità di creare il tuo piano rateale! (fig.18) Figura 18 Pagina 22

23 Clicca su DA BILANCIO PREVENTIVO per creare un piano rateale dal bilancio preventivo. Per fare ciò è sufficiente inserire il numero di rate e cliccare su SETTA. Verranno proposte dal sistema delle date per le rate, modificabili dall utente. In questo step è possibile specificare come gestire i saldi dell esercizio precedente, se dedicare loro la prima rata del piano rateale e rimandare la ripartizione della gestione alle rimanenti, o accorpare i saldi dell esercizio precedente alla prima rata di gestione (fig.19). Figura 19 Dopo aver cliccato su OK il sistema mostra il piano rateale creato. Per ogni condòmino puoi visualizzare la QUOTA (calcolata in base al bilancio e ai saldi dell esercizio precedente) e il SALDO (negativo se il condòmino ha un debito verso il condominio, positivo per un credito). Se un condòmino ha diverse unità immobiliari clicca sul + in corrispondenza del condòmino e visualizzerai il dettaglio delle singole unità immobiliari. Pagina 23

24 Figura 20 Clicca sul + per visualizzare il dettaglio del condòmino In questa vista sarà possibile tra le altre cose: Rigenerare il piano rateale, per avere l ultima versione aggiornata delle ripartizioni Accedere al menu rate per creare rate fuori preventivo, manuali o avvisi / solleciti. eliminare una rata, selezionandola e cliccando su ELIMINA RATE eliminare il piano rateale, cliccando su ELIMINA PIANO Pagina 24

25 9 Registrare i versamenti di rata Dalla HOME, cliccando su MOVIMENTI - >NUOVO MOVIMENTO -> INCASSO RATA potrai registrare i versamenti per le rate. Figura 21 Pagina 25

26 Seleziona il condòmino, l unità immobiliare di riferimento e la/le rata/e da pagare, il sistema mostrerà automaticamente l importo per il saldo completo delle rate, modificabile per l inserimento di pagamenti parziali. Figura 22 1 Spunta le rate da pagare 2 Inserisci l importo per saldare le rate (è possibile saldare parzialmente una rata) Pagina 26

27 10 Fatture e movimenti Dalla HOME, cliccando su FATTURE, puoi accedere alla gestione delle fatture. All inserimento della fattura il sistema proporrà l inserimento automatico di un movimento di pagamento, per saldare in toto o in parte la fattura. Figura 23 1 Clicca per visualizzare i movimenti di pagamento 2 Clicca per saldare la fattura Nell elenco delle fatture clicca sulla >> (1) per visualizzare il dettaglio dei movimenti di pagamento della fattura. Un saldo in rosso indica un debito verso il fornitore, in verde un credito. Clicca sulla cassa per pagare una fattura (2). Pagina 27

28 Per inserire una nuova fattura clicca su Nuova fattura (fig.24) Figura 24 Clicca su Applica ritenuta per applicare la ritenuta d acconto. In tal caso clicca su Calcola e potrai procedere al calcolo della ritenuta d acconto. Spunta la casella Fattura pregressa se vuoi inserire una fattura appartenente ad una precedente gestione. Pagina 28

29 11 Il bilancio consuntivo Per visualizzare i consuntivi recarsi dalla HOME in BILANCIO CONSUNTIVO. Qui potrai visualizzare i consuntivi (1) per mastri e conti ed approfondire i consuntivi individuali di ogni anagrafica cliccando sul pulsante VISUALIZZA CONSUNTIVI (2). Figura 25 Per ogni voce del bilancio potrai visualizzare il Consuntivo e il Preventivo, per un rapido confronto dell andamento. Pagina 29

30 12 E arrivato il momento dell assemblea Per gestire l assemblea accedi alla seconda schermata di e clicca su ASSEMBLEE, dove potrai visualizzare tutte le assembleee inserite (fig.26). Fatto ciò cliccando su NUOVA ASSEMBLEA accederai alla creazione di una nuova assemblea. La gestione è suddivisa in due step, da non compilare necessariamente in un unico momento. In qualsiasi momento puoi salvare cliccando su SALVA e terminare in un secondo momento la compilazione dei dati. Figura 26 Pagina 30

31 Il primo step dell assemblea (fig.27) consiste nella convocazione e produce come output le convocazioni per i condòmini, mentre nel secondo step (fig.28) è possibile registrare la conclusione dell assemblea, con la redazione del verbale di assemblea. Figura 27 1 Clicca per visualizzare e modificare l ordine del giorno 2 Seleziona i partecipanti a cui inviare la convocazione Pagina 31

32 Figura 28 Inserisci la delibera per la voce dell ordine del giorno Pagina 32

33 13 La sicurezza dei dati. La sicurezza dei dati è un argomento critico in questo tipo di programmi. è dotato di una serie di meccanismi di sicurezza che si occupano di effettuare backup periodici e trasparenti all utente, per consentire un eventuale ripristino dei dati in seguito a malfunzionamenti. Al di fuori delle procedure automatiche potrai in qualsiasi momento effettuare un backup dei dati, accedendo alla seconda schermata di e cliccando su Backup Dati. Fatto ciò il sistema ti chiederà semplicemente di scegliere il percorso in cui salvare il file di backup e l operazione di salvataggio sarà eseguita in pochi secondi. Per ricaricare un archivio precedentemente salvato clicca su Carica Archivio in home e potrai recuperare un precedente backup! Pagina 33

34 Le problematiche più frequenti (FAQ) Gestisco diversi condomini, mi conviene utilizzare un solo archivio per tutti o creare un archivio per ogni condominio? La decisione corretta dipende dallo specifico caso, in quanto entrambe le soluzioni possono portare vantaggi/svantaggi a seconda della tipologia di gestione. Utilizzare un archivio separato per ogni condominio fa sì che sia possibile dare accesso, ad una terza persona che voglia consultare i dati del condominio X, solo allo specifico condominio. Con un archivio unico, invece, dare accesso alla persona al condominio X comporterà che quest ultima debba vedere inevitabilmente anche i condomini che non gli interessano. D altra parte però, avere un solo archivio fa sì che elementi centralizzati (quali per esempio l anagrafica dei fornitori) possano essere inseriti una sola volta e riutilizzati in tutti i condomìni. Da questa premessa è chiaro che, in caso di gestione di diversi condomìni con fornitori comuni, potrebbe essere vantaggioso usare l archivio unico in termini di inserimento dei dati. Gestisco diversi condomìni. Come posso passare rapidamente dall uno all altro o cambiare esercizio? Nulla di più semplice! Nel riquadro in basso a destra clicca sul nome del condominio e potrai selezionare il nuovo condominio a cui passare, o clicca sul nome dell esercizio per cambiare esercizio! Fatto ciò vedrai semplicemente i dati di quel condominio e di quell esercizio! Come posso aggiornare il programma? La disponibilità di nuovi aggiornamenti viene notificata nel programma attraverso un box semitrasparente che compare in basso a destra all avvio del programma. Cliccando sul box sarà avviata la procedura di download automatico dell aggiornamento. Assicurarsi di non lavorare sull archivio demo, in quanto un eventuale aggiornamento sovrascriverebbe i dati inseriti. Pagina 34

35 Ho problemi nell avvio di Sembra non riesca ad avviarsi correttamente e mostra messaggi di errore. Come fare? I nuovi antivirus e sistemi di protezione sui pc spesso invadono il campo di funzionamento dei software, considerando pericolosi comportamenti assolutamente non tali. In tal caso prova a disattivare il tuo antivirus / firewall e riavvia, se il problema è risolto basterà configurare il firewall e renderlo più permissivo su! Come capisco se sto lavorando sull archivio demo? E molto semplice capire se si sta lavorando sull archivio demo o su un archivio creato da zero. Quando il programma parte per la prima volta viene avviato l archivio demo e fin quando l utente non crea un nuovo archivio continuerà a lavorare sull archivio demo (con tutte le conseguenze in caso di aggiornamento applicazione, cioè la perdita dei dati). In ogni caso ad ogni avvio il programma mostra un messaggio in cui ricorda che è in uso l archivio demo, ricordando di creare un nuovo archivio per evitare la perdita dei dati al successivo aggiornamento. Vorrei approfondire gli argomenti di questa guida. Come fare? Clicca sull icona in home per accedere ai video tutorial! Ricordati che si tratta di una sezione in continuo arricchimento! Per qualsiasi altro chiarimento consulta il nostro sito Vorrei passare i dati da un pc ad un altro..come fare? Nulla di più semplice! Avvia sulla postazione origine, accedi alla seconda schermata di e clicca su BACKUP DATI. Fatto ciò seleziona il percorso sul quale salvare il file e procedi all esportazione. Ottenuto il file di backup trasportalo sulla postazione di destinazione e, dopo aver avviato su questa, clicca su CARICA ARCHIVIO nella schermata principale, selezionando l archivio di backup. Il sistema chiederà di riavviare e il nuovo archivio sarà caricato! Ho acquistato la licenza di Pro ma ho inserito il mio condomino nella FREE e non voglio perderlo come fare? Non avrai alcun problema per questo! Acquistando la licenza riceverai semplicemente un codice seriale che dovrai inserire nella versione free che stai utilizzando. Fatto ciò il sistema si sbloccherà, ma continuerai a lavorare sui dati precedente senza alcun problema! Pagina 35