Conversione Paghe da INAZ Cobol

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1 Conversione Paghe da INAZ Cobol

2 Indice GUIDA UTENTE... 3 NOTE GENERALI... 3 SISTEMAZIONE ED INTEGRAZIONE DATI... 4 Nell archivio Inaz Cobol... 4 Sistemazione dati azienda e dipendente... 4 Integrazione dati azienda e dipendente... 5 ESTRAZIONE DEI DATI DALL ARCHIVIO INAZ COBOL... 7 PREPARAZ. FILES DI TRANSITO NELL APPLICATIVO PAGHE... 9 INFORMAZIONI IMPORTATE NELL APPLICATIVO PAGHE INFORM. NON IMPORTATE NELL APPLICATIVO PAGHE Conversione Paghe da Inaz Cobol Indice Pagina 2

3 Conversioni Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Note Generali Al fine di soddisfare le richieste di importazione dei dati presenti in altri applicativi, è stata sviluppata una procedura automatica che, utilizzando appositi files di interfaccia, permette di importare le anagrafiche, i dati contabili e i progressivi sociali e fiscali. Scopo del presente manuale è quello di indicare il flusso operativo da seguire per estrarre le informazioni dalla procedura INAZ Cobol e la creazione dei files di interfaccia utilizzati successivamente dai programmi di conversione altri applicativi presenti nell applicativo Paghe. Verranno inoltre indicate le attività di inserimento dati nell archivio del prodotto concorrente al fine di importare ulteriori informazioni nell archivio Paghe che altrimenti non verrebbero travasate. A riguardo informiamo che troverete, a chiusura del manuale, l elenco delle informazioni che possono essere prelevate ed importate. Un requisito essenziale per ottenere una corretta conversione, è la verifica della versione dell applicatico INAZ Cobol (applicativo presente su S.O. Unix/Linux); la versione certificata sulla quale è possibile eseguire la conversione è la Per quanto riguarda l applicativo Paghe è sufficiente la release minima Rel Come già accennato, il software è predisposto per importare non solo le anagrafiche, ma anche i dati contabili e progressivi delle aziende e dei dipendenti in funzione delle richieste del cliente. Si potrà quindi scegliere di importare solo le anagrafiche e i dati contabili se il cliente chiuderà l anno fiscale con l applicativo in suo possesso, oppure di eseguire un recupero completo degli archivi in corso d anno in modo da poter utilizzare immediatamente il nuovo applicativo. Ricordiamo inoltre che ogni applicativo è diverso sia nelle caratteristiche funzionali che nei metodi di archiviazione dati, pertanto non è sempre possibile importare tutti i dati utili all applicativo Paghe. Sarà quindi necessario non solo effettuare un controllo delle informazioni travasate, ma di inserire quelle mancanti; questo accade principalmente per i riferimenti alle tabelle presenti sia nella gestione della ditta che nel dipendente. Terminata la fase operativa descritta nel presente manuale è necessario proseguire nella conversione seguendo quanto indicato nel Manuale Operativo Paghe Conversioni da altri applicativi (moconvp.doc). A riguardo si comunica che, per la conversione da INAZ Cobol, la scelta 5 Import Archivi Conversione e la scelta 6 Prepara nuovi tracciati non devono essere eseguite. Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 3

4 Guida Utente Conversioni Paghe da Inaz Cobol Nell archivio Inaz Cobol Sistemazione ed integrazione dati L attività di sistemazione ed integrazione dati non è obbligatoria ai fini della conversione in quanto le informazioni non riportate o riportate con incongruenze potranno essere integrate o modificate direttamente nell archivio Paghe dopo la conversione. Prima di procedere all estrazione dei dati è necessario verificare se nell archivio concorrente sono presenti alcune condizioni essenziali per consentire al programma di conversione una corretta interpretazione dei dati. Inoltre, sarà necessario integrare alcune informazioni in modo che successivamente alla conversione siano già presenti nell applicativo Paghe; nello specifico ci si riferisce a tutta quella serie di dati che non possono essere convertiti in altre forme, ad es. i riferimenti alle tabelle presenti nella gestione ditta e dipendente del nuovo applicativo. Per una maggiore chiarezza suddivideremo l elenco in due distinte sezioni: Sistemazione dati azienda e dipendente Nell archivio INAZ Cobol è necessario verificare e/o modificare alcuni campi dell azienda, del dipendente e delle tabelle: Azienda Al campo 3 Indirizzo il n civico deve essere inserito nell apposito campo e non in coda all indirizzo Al campo 7 Cod. Attività eliminare le punteggiature, le barre e gli spazi; il codice deve essere di 5 caratteri allineati a sx (come da tabella ministeriale) Al campo 15 Codice Fiscale verificare se trattasi di Partita IVA ed in tal caso verificare che il codice di 11 caratteri sia allineato a dx Al campo 18 Pos. Inail verificare che le posizioni Inail non contengano punteggiature e/o spazi Al campo 1 Al campo 20 Dipendente Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 4 Nome verificare ed eventualmente eliminare le abbreviazioni inserite (es. Maria Grazia e non M. Grazia); questo consente un corretto controllo del Codice Fiscale Statistico 770 verificare se i dati presenti sono corretti Nel caso in cui si esegua anche la conversione dei progressivi, ricordiamo che è necessario, al fine di importare i dati dell ex modello O1/M, effettuare la preparazione del modello O1M prima di eseguire l estrazione dei dati. Per questo è necessario accedere al menu Paghe Inaz e successivamente nella scelta Creazione archivi indicando l opzione A corrispondente alla scelta aggiornamento per O1/M. Tabella Banche Caselle Cedolino Tabelle verificare la presenza dei codici ABI e CAB, che devono essere entrambi di 5 caratteri (es. Banca Nazionale del Lavoro Filiale XX di Torino: ABI / CAB e non ABI 1005 / CAB 1012). Tutti i record sprovvisti di tali codici non verranno converiti considerata la diversità di trattamento tra i due applicativi nell accoppiare l elemento retributivo con la descrizione, si è reso necessario trovare una particolare soluzione che consentisse di trasferire un certo elemento retributivo presente nella posizione XX del vecchio archivio nella posizione YY del nuovo archivio (per determinare la posizione YY consultare la tabella ditta Descrizione Elementi Retributivi). Per ottenere questo accedere in ogni Casella Cedolino ed inserire nel primo campo del secondo rigo il numero della

5 posizione dell elemento retributivo dell applicativo Paghe (es. supponendo che nell archivio INAZ Cobol in fascia K sia prevista la stampa in casella 11 dell E.D.R. e che questa sia collocata nel campo 15 dell anagrafica dipendente è necessario accedere nell archivio, fascia K, casella cedolino 11, dove al primo campo del primo rigo troveremo 15 ed inserire nel primo campo del secondo rigo 13 che corrisponde all E.D.R. nella tabella Descr. Elem. Retributivi n. 1 - Generale) Integrazione dati azienda e dipendente Per tutta una serie di dati che non possono essere convertiti in forma automatica (es. i riferimenti alle tabelle ditta e dipedente dell applicativo Paghe) è stato deciso di destinare alcuni campi dell archivio INAZ, poco utilizzati, come campi di appoggio; nel caso in cui si decidesse di non implementare tali informazioni, ricordiamo che dovranno essere obbligatoriamente integrate nel nuovo archivio Paghe, così come altri riferimenti per i quali non è previsto il campo d appoggio (es. per la tabella ditta Decontribuzione ). Azienda Nell anagrafica azienda, a pag. 3, il punto 56 - data 6 è stato destinato per contenere i riferimenti delle tabelle ditta dell archivio Paghe, nel seguente modo: * _ un carattere per indicare obbligatoriamente * (asterisco) 2. due caratteri per indicare la tabella Settore contrattuale 3. due caratteri per indicare la tabella Contratto collettivo 4. due caratteri per indicare la tabella Settore contributivo 5. due caratteri per indicare la tabella Settore Tipologia malattia 6. due caratteri per indicare la tabella Costanti calcolo cedolino 7. un carattere per indicare la tabella Fiscalizzazione Es.: per una ditta commerciale di 300 dipendenti senza fiscalizzazione, la codifica sarà: * Z Per i clienti che già utilizzano altri moduli oltre le Paghe, ad es. la contabilità e/o i redditi, è possibile non eseguire la conversione delle anagrafiche se già presenti nell archivio; si tratta dei soli dati anagrafici e non dei dati contabili che comunque verranno trasferiti. Questa operazione consente quindi di associare alla ditta generata nelle Paghe di mantenere lo stesso codice azienda già utilizzato ad es. in contabilità e di non aggiornare i dati anagrafici già presenti. Per ottenere questo è necessario accedere nell anagrafica azienda di INAZ ed al campo Ragione sociale ristretta inserire il codice azienda già utilizzato in altri moduli nel modo seguente: Dipendente * un carattere per indicare obbligatoriamente * (asterisco) 2. sei caratteri per indicare il codice azienda. E importante ricordarsi degli spazi ed eventualmente dell allineamento del codice (ad es. se in contabilità è stato inserito il codice OSRA dovrà essere inserito con i due spazi in coda e non all inizio, è infatti diverso indicare OSRA o OSRA. Idem se la ditta è codificata con i caratteri numerici, cioè 001 è diverso da 001 o 001 ) Nell anagrafica dipendente, a pag. 1, il punto 1 Cognome acquisito è stato destinato per contenere i riferimenti delle tabelle dipendente delle Paghe, nel seguente modo: * _ Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 5

6 1. un carattere per indicare obbligatoriamente * (asterisco) 2. due caratteri per indicare la tabella Costanti contrattuali 3. tre caratteri per indicare la tabella Scatti di anzianità 4. due caratteri per indicare la tabella Raggr. Par. contributivi Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 6

7 Guida Utente Conversioni Paghe da Inaz Cobol Estrazione dei dati dall archivio Inaz Cobol Questa operazione consente di estrarre i dati dall applicativo INAZ Cobol relativamente alle ditte, dipendenti ed eventualemente ai professionisti; per ottenere questo si utilizza un programma di servizio interno all applicativo stesso che genera dei files.txt., utilizzati successivamente dalle conversioni. Per estrarre tali files eseguire quanto segue: Accedere al menu principale del prodotto INAZ Cobol ed eseguire la scelta ESECUZIONE PROGRAMMA indicando tras00 alla richiesta del nome programma; dal menù che apparirà eseguire le scelte: 01 Anagrafiche, Tabelle, Storico (ditta, dipendenti) Da questa scelta, per ogni contratto utilizzato, eseguire le sottoscelte riportate di seguito; questa operazione genera dei files nella cartella /usr/inazeuro/file contenenti i dati anagrafici e storici delle ditte e dei dipendenti nonché delle tabelle utilizzate in fase di conversione. 01 Anagrafiche (ditta, dipendenti) Viene generato il file denominato XXcon01n.txt, dove XX indica il contratto selezionato. 03 Tabelle Viene generato il file denominato XXcon02.txt, dove XX indica il contratto selezionato. N.B.: oltre ai suddetti files ne viene generato un altro denominato XXcon10.txt ; questo file non è utilizzato dalla conversione, pertanto può non essere considerato in fase di copia, come descritto al punto Modello 770 (amministratori e percipienti lav. Autonomi) Da questa scelta eseguire le sottoscelte riportate di seguito; questa operazione genera dei files contenenti i soli dati anagrafici degli amministratori e dei percipienti lav. Autonomi nella cartella /usr/inazeuro/file Amministratori Viene generato il file denominato f77004.txt 03 Percipienti Viene generato il file denominato f77020.txt N.B.: se non si desidera convertire l anagrafica degli amministratori e dei percipienti la scelta può non essere eseguita. 11 Modello O1/M (dipendenti) Eseguire questa scelta per ogni contratto utilizzato; questa operazione genera dei files nella cartella /usr/inazeuro/file, contenenti i dati del modello O1/M dei dipendenti. Viene generato il file denominato XXcon15.txt, dove XX indica il contratto selezionato. 1. Accedere al menù principale del prodotto INAZ Cobol ed eseguire la scelta , cioè Gestione anagrafiche / Stampa dati anagrafici / Dati addizionali indicando S (SI) a tutte le richieste di selezione di stampa che il programma propone. Vanno escluse indicando N (NO) le richieste di Addiz. Prov. Base e stampa più dip. per pagina. Questa operazione genera nella cartella /usr/inazeuro/file il file XXYaddiz.dip, dove XX indica il contratto selezionato ed Y il codice del gruppo per le selezioni inserito nella ditta. Informiamo inoltre di non eseguire la stampa per tutti i contratti poiché vengono già conglobati automaticamente. Attenzione: affinché venga utilizzato dal programma di conversione, il file in oggetto deve essere denominato addiz.txt. Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 7

8 2. Si tratta ora di estrarre dall applicativo INAZ Cobol i files precedentemente generati in modo da poterli importare nelle Paghe. Per estrarre i files accedere nel menù principale dell applicativo concorrente ed eseguire la scelta LIVELLO COMANDI ; il cursore si posizionerà direttamente nella cartella /usr/inazeuro dalla quale potrete accedere alla cartella file e file.770 e scaricare i files presenti. E importante ricordarsi che il file delle addizionali irpef dovrà essere ridenominato in addiz.txt (è sufficiente accedere alla cartella file ed eseguire il comando mv <old name> <new name> ; ad es.: mv 01aaddiz.dip addiz.txt). Di seguito si riporta l esempio di come scaricare i singoli files su FD: dopo avere eseguito la funzione LIVELLO COMANDI, il cursore si posiziona in /usr/inazeuro e successivamente con il comando cd file si accede alla cartella file ; a questo punto inserire il floppy e con il comando doscp b <nome file> a: (valido per Unix SCO; per Linux mcopy <nome file> a: ) si copia il file indicato su floppy. Ripetere l operazione per ogni file da scaricare; nel floppy possono essere scaricati pìù file, ovviamente se di piccole dimensioni. Lo stesso dovrà essere eseguito per i files contenuti nella cartella file.770. Riportiamo inoltre l esempio di come scaricare l intera cartella, sempre su FD: dopo avere eseguito la funzione LIVELLO COMANDI, il cursore si posiziona in /usr/inazeuro e con il comando tar cvf arc.tar file* (valido per Unix SCO e Linux) verrà generato un file di nome arc.tar contenente sia la cartella file che file.770. Successivamente copiare il file su floppy utilizzando il comando doscp b arc.tar a: (valido per Unix SCO, mentre per Linux utilizzare mcopy arc.tar a: ). Il file è ora su FD e deve essere copiato sul PC nel quale sono state installate le Paghe; per aprirlo utilizzare il comando tar xvf <nome file> per Unix SCO / Linux, mentre sui sistemi Windows è necessario utilizzare Winzip. N.B.: se le Paghe sono installate nello stesso server o se questo è collegato in rete, questa operazione non è necessaria, ma sarà sufficiente seguire quanto indicato al successivo punto. Al contrario i files dovranno essere scaricati su FD (vedi esempio) o su altri supporti (es. CD-Rom se il cliente è migrato in ambiente Windows oppure sct/dat se le Paghe sono installate su altro server Unix/Linux). 3. Al termine delle suddette operazioni si dovranno copiare i files estratti in una cartella di appoggio del PC sul quale sono state installate le Paghe (es.: c:\tmp\appo). N.B.: se le Paghe sono installate nello stesso server Unix/Linux o se questo è collegato in una rete (cioè visibile dalla gestione risorse del PC) non è necessario eseguire quanto indicato nel punto 3, ma sarà sufficiente trasferire i files contenuti nelle cartelle /usr/inazeuro/file e /usr/inazeuro/file.770 nella cartella di appoggio generata. Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 8

9 Guida Utente Conversioni Paghe da Inaz Cobol Preparaz. files di transito nell applicativo Paghe Prima di procedere alla fase di conversione vera e propria è necessario eseguire una preparazione dei files di transito (cioè quelli trasferiti nella cartella di appoggio). Questa funzione legge i files di transito e genera, nelle cartelle dell archivio Paghe, i files utilizzati dalla conversione. Accedere al menù delle Personalizzazioni delle Paghe e collegare i programmi di servizio pcvosr01, pcvosr80 e pcvosr30, come nell esempio riportato di seguito: N.B.: se nel campo Descrizione scelta si può inserire liberamente un commento descrittivo della scelta, ricordiamo invece che nel campo Nome programma dovrà essere inserito rispettivamente pcvosr01, pcvosr80 e pcvosr30 rispettando il carattere minuscolo. E inoltre obbligatorio inserire in ogni nuova scelta il campo Parametri passati indicando il percorso completo della cartella di appoggio generata precedentemente (es. c:\tmp\appo\ ), come nell esempio riportato di seguito; l omissione di tale dato implica l impossibilità di generare i files utili alla conversione. Collegati i programmi nelle Personalizzazioni eseguire le scelte nel seguente ordine: 1. pcvrosr01 : esecuzione obbligatoria per l import dei dati anagrafici e contabili delle ditte e dei dipendenti; legge i dati dai files di transito e genera i files di conversione nell archivio delle Paghe (alcuni files nella cartella../arc/anag ed altri in../arc/paghe/dati). 2. pcvrosr80 : esecuzione obbligatoria per l import dei dati relativi alle Addizionali Regionali e Comunali dei dipendenti; legge i dati dai files di transito e genera i files di conversione nell archivio delle Paghe (in../arc/paghe/dati). Tale scelta può non essere eseguita se il file di transito addiz.txt non è stato generato. 3. pcvrosr30 : esecuzione obbligatoria per l import dei progressivi fiscali e sociali dei dipendenti; legge i dati dai files di transito e genera i files di conversione nell archivio delle Paghe (in../arc/paghe/dati). Tale scelta può non essere eseguita se non si esegue la conversione dei progressivi dipendenti. Al termine delle suddette operazioni, accedere alle scelte che consentono di eseguire l importazione dei dati nell applicativo Paghe, come descritto nel Manuale Operativo Paghe Conversioni da altri applicativi (moconvp.doc). A riguardo si comunica che, per la conversione da INAZ Cobol, la scelta 5 Import Archivi Conversione e la scelta 6 Prepara nuovi tracciati non devono essere eseguite. Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 9

10 Guida Utente Conversioni Paghe da Inaz Cobol Informazioni importate nell applicativo Paghe Di seguito viene fornito l elenco delle informazioni che, prelevate dall archivio concorrente, vengono importate nell archivio delle Paghe: Gestione Ditta Anagrafica di base (dati comuni, es: C.F., P.IVA, indirizzo, etc ) Anagrafica contabile con gestione Madre/Filiale Banche (gestione tabella Sedi/Dipendenze bancarie e collegamento alla ditta) Enti Previdenziali (solo INAIL) Gestione Dipendente Anagrafica di base (dati comuni, es: C.F., indirizzo, etc ) Anagrafica contabile (es: date ass./lic., nr. scatti anz., carichi sociali/fiscali, f.f.p., etc...) Storico AP dell Addizionale Regionale e Comunale (importi dovuti) Progressivi sociali e fiscali dell anno corrente Progressivi ex modello O1/M Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 10

11 Guida Utente Conversioni Paghe da Inaz Cobol Inform. non importate nell applicativo Paghe Dall applicativo concorrente non è possibile esportare alcuni dati sia della ditta che del dipendente; tali dati dovranno quindi essere integrati, se necessari, nell applicativo Paghe, e sono i seguenti: Gestione Ditta Legale rappresentante Alcune informazioni dell anagrafica comune (Nr. Telefono, indirizzo , data costituzione) e dell anagrafica contabile (es: Reparti, Fondi Compl., Decontrib., etc ) Progressivi sociali/fiscali ditta (es: versamenti F24, Acconto imposta T.F.R., Prelievo T.F.R., Credito d imposta L. 388/2000, etc ) Dati relativi alle gestioni altri enti (es: C.Edile, ex Scau, Enpals, Inpdai, etc ) Gestione Dipendente Alcune informazioni dell anagrafica contabile (es: Reparti, Fondi Compl., Decontrib., etc ) Alcuni dati dei progressivi sociali e fiscali (es: dati da 730, T.F.R. al 31/12/2000, etc ) Dati relativi alle gestioni altri enti (es: C.Edile, ex Scau, Enpals, Inpdai, etc ) Conversione Paghe da Inaz Cobol Guida Utente Pagina 11