MANUALE OPERATIVO CICLO PASSIVO

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1 MANUALE OPERATIVO CICLO PASSIVO

2 SOMMARIO 1. SCOPO ED APPLICABILITÀ Ciclo passivo da Ordine Fornitore Emissione ordine di acquisto Testata Ordine di Acquisto Righe Ordine di Acquisto Bollettazione e carico di magazzino Testata DDT ricevuto Righe DDT ricevuto Fatturazione automatica Testata Fattura ricevuta Righe Fattura ricevuta Ciclo passivo da fattura Gestione resi/fornitore e ricevimento nota di accredito Stampe documenti PAGINA 2 DI 26

3 1. Scopo ed applicabilità Scopo del presente documento è quello di illustrare dettagliatamente le procedure operative necessarie agli utenti coinvolti nel processo di ciclo passivo per: - l emissione di ordini d acquisto - la registrazione di carico dei documenti di trasporto a magazzino - l approvazione e la registrazione delle fatture ricevute - la gestione dei resi fornitore e della relativa nota di credito - la consultazione e la stampa dei documenti 1.1. Ciclo passivo da Ordine Fornitore Con questo procedimento si esegue la contabilizzazione delle fatture passive a partire dall ordine di acquisto, generando da esso rispettivamente il documento di trasporto in entrata e la fattura stessa. Poiché i dati inseriti nel modulo d ordine non sono completi e definitivi, possono essere riportati nei moduli successivi, ma anche essere modificati ad ogni passaggio Emissione ordine di acquisto In questo modulo vengono inseriti manualmente i dati relativi all ordine di acquisto; tali dati influiscono sia sul modulo logistico (bollettazione) che finanziario (fatturazione e contabilizzazione). L inserimento manuale dei dati di acquisto comporta la compilazione dei campi e delle sessioni commentate qui di seguito Testata Ordine di Acquisto DOCUMENTO/TESTATA In questa sessione di lavoro si procede al caricamento della testata dell ordine di acquisto. I campi comuni a tutte le form sono i seguenti: Fornitore: è richiesto l inserimento del codice e della ragione sociale del fornitore; i dati proposti ad inserimento avvenuto derivano da quelli associati al fornitore in anagrafica. Causale: le causali dell ordine di acquisto sono definite nella tabella commerciale Documenti/Causali alla voce ricevuti ; queste causali permettono di identificare il tipo di documento e possono essere collegate in modo che i documenti generati dal primo appartengano tutti ad una stessa tipologia (es. Ordine di c/lavoro Bolla di c/lavoro Fatture di c/lavoro). Data: data di emissione dell ordine PAGINA 3 DI 26

4 Il numero di serie del documento viene creato automaticamente dal sistema all aggiornamento dei dati ed è composto da tre blocchi: anno contabile in corso, serie del documento, contatore progressivo interno L inserimento viene effettuato esclusivamente per le divise estere; la moneta nazionale non necessita la compilazione di questo campo Il tasso di cambio è quello associato alla divisa nella tabella medesima Documento/spese In tale sessione si inseriscono gli importi relativi alle tipologie di spese addebitateci dal fornitore, le quali vengono ereditate automaticamente dalla tabella Commerciali/Spese ; in questa tabella è possibile definire il conto contabile di riferimento per ogni tipo di spesa che verrà alimentato automaticamente in fase di fatturazione. Se in anagrafica fornitori è stata assegnata una tipologia di spesa con una formula di calcolo, l importo della spesa viene riportato in automatico sull ordine. PAGINA 4 DI 26

5 Consente la visualizzazione delle singole righe d ordine Cliccando su questo tasto è possibile avere la visione del totale importo Iva e del relativo imponibile, per ogni tipo di aliquota Importo riferito al tipo di spesa proposto e modificabile manualmente, se non collegato ad un automatismo di calcolo. Poiché vengono proposti tutti i tipi di spesa inseriti nella relativa tabella, le spese che non devono essere legate all ordine, avranno importo nullo Documento/contabile In questa sessione si effettua l inserimento dei codici relativi all aliquota Iva ed al registro Iva, tratti rispettivamente dalle tab. Iva/Causali e Iva/Registri. Questi due campi devono essere compilati obbligatoriamente allo scopo di poter registrare l ordine (tali dati vengono presi automaticamente dall anagrafica fornitori e sono comunque modificabili). Codice IVA corrispondente all aliquota scelta Codice relativo al registro IVA di riferimento PAGINA 5 DI 26

6 Documento/Intra In questa sessione sono richiesti i dati di testata relativi alla dichiarazione Intrastat; tali dati possono essere riportati sulla base di quelli associati al fornitore o possono essere inseriti manualmente. Il flag operazione Intra consente al sistema, in fase di contabilizzazione, di registrare la fattura con la doppia scrittura Iva prevista nel caso di transazione di acquisto CEE. Flag di identificazione dell operazione intracomunitaria Commerciale/pagamento In tale sessione vanno inserite le modalità di pagamento con i relativi sconti e listini, tra quelli possibili previsti dalle rispettive tabelle. Il default di questo campo è il codice di pagamento associato in anagrafica al fornitore E lo sconto al pagamento che viene inserito sulla singola modalità di pagamento nella tabella Commerciali/condizioni di pagamento. Viene proposto quando si compila il campo pagamento ma è modificabile Il listino e la classe di sconti proposti corrispondono alle versioni associate al fornitore; il prezzo e la scontistica vengono riportati sulla singola riga d ordine Opzioni associabili alla modalità di pagamento PAGINA 6 DI 26

7 Commerciale/banca Questa sessione viene compilata con i dati bancari di riferimento necessari per il pagamento. Cliccando su questo tasto compare la lista di tutte le banche inserite nella tab. codici ABI/CAB Questa opzione, associata al documento di pagamento indica che i dati bancari immessi sono quelli del ricevente il documento (fornitore) o dell emittente (azienda, nel caso si paghi a mezzo RiBa) Commerciale/agente La compilazione di questa sessione è prevista soltanto nel caso di ordine di vendita. PAGINA 7 DI 26

8 Trasporto/condizioni In questa sessione si caricano i dati relativi alle modalità di trasporto; tali dati fanno capo alle medesime tabelle della sezione trasporto e saranno riportati specularmente, se confermati dal fornitore, nel documento di trasporto ricevuto. Causale di trasporto che viene riportata sulla stampa del DDT I dati proposti per default sono quelli associati al fornitore in anagrafica Trasporto/dati Questi dati sono inseriti manualmente e non sono vincolanti per la registrazione del documento PAGINA 8 DI 26

9 Trasporto/magazzino In questo campo viene proposto il codice del deposito di carico, con il seguente ordine di prevalenza: 1) Deposito associato al fornitore in anagrafica; 2) Default definito nella tabella dei depositi. La compilazione di questo campo è obbligatoria per la registrazione del documento Trasporto/destinazione Questa sessione non è compilabile, in quanto i dati civici del deposito di carico dell azienda sono già presenti nella tabella dei depositi e vengono riportati sulla stampa del documento. PAGINA 9 DI 26

10 Trasporto/vettori I vettori previsti sono quelli associati al fornitore, ma è possibile aggiungerne altri per mezzo del tasto specifico. All inserimento del fornitore vengono visualizzati i vettori assegnatigli in anagrafica Trasporto/container Dopo aver inserito il tipo di container tra quelli proposti dalla tabella medesima, spostandosi con il tasto TAB su questo campo, viene visualizzato il peso massimo di carico del container che è comunque modificabile PAGINA 10 DI 26

11 Ordine/riferimenti In questa sessione è possibile controllare la situazione dell ordine in ogni fase del ciclo passivo, ed il collegamento con il documento di conferma del fornitore. Numero di conferma d ordine del fornitore Dopo il carico di magazzino generato da quest ordine, tali opzioni vengono attivate, a seconda che l ordine sia stato consegnato parzialmente o totalmente Custom/dati utente Tale sessione attivabile dalle opzioni del menù dati azienda, permette all utente di personalizzare il modulo per adattarlo ad ogni specifica esigenza. L impostazione di questi campi viene attuata mediante il menù di programmazione (tabelle personalizzate). PAGINA 11 DI 26

12 Righe Ordine di Acquisto Dopo aver caricato la testata dell ordine di acquisto con tutti i dati necessari, relativi alle sessioni fin qui illustrate, si può procedere all aggiornamento e alla registrazione del modulo. Questa operazione dà origine all apertura di un nuovo modulo nel quale viene richiesto l inserimento delle singole righe d ordine. Riga/importi La testata della riga d ordine consente la visualizzazione del singolo articolo di acquisto ordinato. I campi comuni a tutte le form sono i seguenti: Codice articolo: è richiesto l inserimento del codice articolo tra quelli presenti in anagrafica articoli; tutti i dati legati all articolo verranno riportati nel modulo. Descrizione: descrittivo articolo che viene richiamato all inserimento del codice. E possibile inserire una descrizione libera che non richiede la digitazione di nessun codice, non movimentando il magazzino. Cliccando su questi tasti è possibile vedere la descrizione in lingua (da inserire manualmente) e/o il prezzo in divisa. Qualora questa sia stata impostata nella testata del modulo d ordine, il tasto divisa si presenta attivo ed il prezzo deve perciò essere inserito in divisa L unità di misura di default non è quella di base, ma è quella associata all articolo e riguardante gli acquisti Questa serie di sconti viene applicata a cascata: il primo sconto è calcolato sul prezzo lordo unitario; lo sconto successivo sul prezzo precedentemente scontato, e così via per tutti gli altri E il prezzo unitario di acquisto al netto degli sconti calcolati sul prezzo lordo. Lo sconto pagamento non è visibile in riga ordine, ma nella finestra totali dell ordine di acquisto PAGINA 12 DI 26

13 Riga/note Questa sessione consente di allegare all articolo un campo descrittivo libero. Riga/variante Con questa sessione si possono gestire le varianti dell articolo, se sono state genericamente impostate nella sezione tabelle, e specificatamente definite in anagrafica articoli. Campi predefiniti in tabella e non modificabili in questa sessione, in cui vengono proposti i livelli delle varianti associate all articolo Campi di scelta della tipologia di variante, per ogni livello Codice articolo con variante PAGINA 13 DI 26

14 Dati fiscali/contabile Nel caso sia stato inserito un importo in testata, gli inserimenti del codice Iva e del conto contabile di costo sono obbligatori per la registrazione della riga d ordine. Questi dati sono comunque proposti, in quanto associati in acquisto alla categoria fiscale di riferimento per l articolo. Poiché sono dati contabili è consigliabile che vengano modificati esclusivamente dagli utenti dell area amministrativa. Ha prevalenza sull aliquota inserita in testata Conto di costo movimentato in fase di fatturazione passiva Dati fiscali/intra Tale sessione viene compilata con i dati del modello Intrastat, necessario nel caso in cui si commercializzi al di fuori del territorio nazionale, all interno della comunità europea. Codice numerico ad otto cifre che identifica la merce in tutti i paesi CEE Sigla automobilistica della provincia di destinazione della merce Codice ISO del paese di origine della merce Valore statistico all introduzione, espresso in lire italiane, calcolato sommando all acquisto le spese di consegna fino al luogo di introduzione in Italia PAGINA 14 DI 26

15 Magazzino/Unita di misura Mediante questa sessione viene effettuata la conversione dall unità di misura di riferimento per gli acquisti all unità di misura di base per l articolo; inoltre si può procedere all inserimento dei dati riguardanti il peso dell articolo. Coefficiente di conversione all unità di misura di base registrata in anagrafica Quantitativo riga d ordine convertito in unità di misura di base Magazzino/deposito Viene riportato il codice del deposito di carico inserito in testata, nella sezione trasporto/magazzino PAGINA 15 DI 26

16 Ordine/consegna Data di richiesta di consegna della merce Questa campo si popola per la quantità di carico a magazzino ricevuto con il DDT Evidenzia lo scostamento tra la quantità richiesta e quella consegnata Viene evidenziata la quantità residua d ordine e si annulla quando la merce viene totalmente ricevuta Ordine/collegamenti In questa sessione sono evidenziati, se ce ne fossero, i collegamenti dell ordine di acquisto con quello di vendita. Custom/dati utente Come visto nel modulo precedente, in questi campi sono possibili personalizzazioni per il singolo utente. PAGINA 16 DI 26

17 Bollettazione e carico di magazzino In questa fase, si gestiscono i passaggi fondamentali riguardanti il carico a magazzino della merce ordinata e la relativa registrazione del documento di trasporto ricevuto. Come già visto in precedenza, l immissione dei dati può avvenire manualmente nel caso in cui non vi sia un ordine fornitore al quale fare riferimento. Alternativamente, come accade più spesso, il modulo necessario per la movimentazione di magazzino viene generato dall ordine, avendo i due struttura coincidente; eventuali correzioni possono essere eseguite successivamente in fase di modifica. Le sessioni che vengono coinvolte nel procedimento di generazione sono qui di seguito commentate. DDT RICEVUTI Dopo aver aperto il modulo, occorrerà cliccare sul tasto Ordini per avere in visione il totale degli ordini aperti per i quali non è stata ancora ricevuta la merce. Mediante questo tasto si accede alla sessione Evasione ordini fornitori su DDT PAGINA 17 DI 26

18 Evasione ordini fornitori su DDT La procedura da seguire in questa sessione è la seguente: 1. Inserire il codice o la ragione sociale del fornitore dal cui ordine deve essere generato il documento di trasporto; 2. Cliccare sul tasto ordini per richiamare gli ordini da registrare in bolla del fornitore selezionato; 3. Dopo aver selezionato una tra le righe d ordine in ricevimento, cliccando sull icona aggiungi ed inserendo la data di emissione del DDT, le righe d ordine evadibili su un unico documento verranno riportate nella form Evadibile su questo documento : a questo punto la testata del documento è stata creata, ma devono ancora essere definite le righe prese in carico; Inserire la data di emissione del DDT fornitore così come viene ricevuto. 4. Selezionando le righe d ordine da caricare e confermando o modificando la quantità in ricevimento nel campo in consegna, si può procedere alla registrazione con il tasto evadi : l ordine selezionato è stato registrato e la merce caricata a magazzino; nel caso in cui si desideri chiudere l ordine nonostante la quantità in carico differisca da quella richiesta, occorre cliccare sul tasto chiudi prima di procedere alla registrazione con evadi. Quando le righe d ordine compaiono in questa form, significa che la testata del DDT è stato creata, ma devono ancora essere definite le righe in carico In questa form vengono richiamate tutte le righe d ordine ancora aperte Singole righe di ordini ancora aperti per il fornitore scelto in testata In questo campo si inserisce la quantità che effettivamente è stata ricevuta per singola riga Tasto di chiusura totale dell ordine sebbene la quantità in carico sia diversa Il modulo che è stato così generato da quello d ordine, differisce, sia a livello di testata che di righe, per le seguenti sessioni: PAGINA 18 DI 26

19 Testata DDT ricevuto DDT/dati documento In questa sessione vengono registrati numero di serie e data dei documenti collegati a questo. L unico campo modificabile dall utente è quello relativo al numero di DDT del fornitore. La causale per questo documento viene inserita per default se è stata collegata a quella dell ordine nella tabella Documenti/causali Numero e data di registrazione della fattura che sarà ricevuta per questa bolla Numero e data di registrazione dell ordine di riferimento Righe DDT ricevuto Numero e data di conferma d ordine del fornitore Numero di fattura e di DDT del fornitore DDT / collegamenti Numero della riga d ordine a cui questa fa riferimento PAGINA 19 DI 26

20 Fatturazione automatica Questo è il passo conclusivo dell intero ciclo passivo, in cui verrà approvata la fattura che deriva dall ordine fornitore per il quale è stata ricevuta la merce nel modo visto in precedenza. Questa fase è di cruciale importanza in quanto si devono gestire eventuali scostamenti di prezzo e/o di quantità rispetto a quanto concordato con il fornitore; inoltre devono essere verificate le condizioni di pagamento ed eventualmente riviste le relative scadenze. La fattura può essere generata in modo automatico seguendo due procedure: dall ordine, nel caso in cui non esista un documento di trasporto in quanto la fattura è di tipo accompagnatorio e perciò assolva anche a questa funzione, oppure dal documento di trasporto. In entrambi i casi, il punto di partenza del processo è il modulo di fatturazione passiva: all apertura di questo scegliendo Genera si dà inizio alla fatturazione differita dal documento di trasporto; scegliendo Ordini si origina la fattura dall ordine fornitore. Qui di seguito viene commentato il primo procedimento, mentre per il secondo si fa riferimento a quanto commentato al punto Cliccando su questo tasto si aprirà una finestra che permetterà di estrarre tutti i documenti di trasporto ricevuti e non ancora fatturati Con questo tasto è possibile visualizzare tutte le fatture ricevute non ancora registrate sul libro giornale Da questa icona si accede agli ordini ancora aperti e che devono essere fatturati. Il procedimento e le relative sessioni coincidono con quanto visto in precedenza per l evasione degli ordini su DDT PAGINA 20 DI 26

21 Generazione fatture differite In questa sessione, alla quale si accede da quella precedente cliccando su Genera, vengono mostrati tutti i documenti di trasporto ricevuti e da fatturare; questo accade quando ci si sposta con il tasto TABULAZIONE della tastiera sulle date che individuano il periodo di lettura dei DDT, o in alternativa cliccando sull icona leggi. Selezionando il DDT da fatturare e cliccando sull icona Crea, viene richiesta la data di emissione della fattura fornitore: Questa finestra si apre dopo aver cliccato sul tasto di creazione; viene proposta la data del giorno che deve essere modificata con quella di emissione fattura alla conferma di questa, la fattura viene generata con i dati importati dall ordine e dal documento di trasporto: in questo momento non è ancora avvenuta la registrazione sul libro giornale. Tasto di creazione della fattura Posizionandosi in questo campo e premendo il tasto TAB sulla tastiera, vengono estratti i DDT ancora da fatturare Singoli documenti di trasporto ricevuti nel periodo scelto in testata, e non ancora fatturati Il modulo così creato differisce da quello riguardante la bollettazione unicamente per le seguenti sessioni: PAGINA 21 DI 26

22 Testata Fattura ricevuta Fattura/dati documento In questa sessione vengono registrati i collegamenti necessari per la rintracciabilità della fattura. Con il procedimento di fatturazione differita, la causale fattura proposta è quella collegata al tipo di DDT da cui origina Numero di serie e data di registrazione dell ordine e del DDT dai quali origina questa fattura Il flag compare a registrazione avvenuta Numero di fattura del fornitore indispensabile per la registrazione in contabilità Righe Fattura ricevuta Fattura/collegamenti Riga dell ordine e del DDT a cui questa fa riferimento Numero di serie dell ordine e del DDT collegati tramite questa riga PAGINA 22 DI 26

23 CONTROLLO E APPROVAZIONE FATTURA Dopo aver generato la fattura sulla base dell ordine fornitore, è necessario verificare l allineamento di questa con quella effettivamente ricevuta, in termini di prezzo, quantità, condizioni di pagamento. Questo controllo viene effettuato sul modulo di fatturazione prima di procedere alla registrazione contabile, eventualmente intervenendo, in fase di modifica, sulle sessioni ed i campi relativi. Gli scostamenti di prezzo e quantità possono essere modificati in riga nella sessione Importi : Modifica della quantità ricevuta da fatturare sulla base di quella effettivamente presa in carico Modifica del prezzo di acquisto derivante da quello riportato in fattura E possibile, per il controllo, avere in visione una stampa di prova della fattura da approvare per mezzo della funzione di stampa. Eventuali modifiche delle scadenze di pagamento possono essere apportate dopo la registrazione contabile, nel modulo relativo ai movimenti contabili. Per fare questo occorrerà richiamare la partita collegata al movimento derivante dalla registrazione della fattura, ed intervenire in modifica sulle scadenze. Per avere maggiori dettagli si rimanda a quanto commentato nel documento specifico alle registrazioni contabili. Una volta approvata, per essere registrata la fattura necessita dell inserimento del numero di fattura del fornitore, che deve essere inserito manualmente in testata, nella sessione Fattura/Dati documento. PAGINA 23 DI 26

24 Numero di fattura del fornitore. Questo campo è obbligatorio per la registrazione in contabilità REGISTRAZIONE CONTABILE Viene eseguita nel modulo relativo alle fatture, cliccando sul tasto Registra che apre la sessione sottostante. In questa sono raccolte tutte le fatture che devono ancora essere contabilizzate. Dopo aver selezionato la fattura, cliccando su quest icona e impostando la data di registrazione, il documento è effettivamente registrato in contabilità Per avere la lista delle fatture è necessario posizionarsi in questo campo e premere il tasto TAB sulla tastiera In questi campi compaiono le fatture ricevute non ancora registrate sul libro giornale In questa finestra che si apre cliccando sul tasto Registra nel modulo soprastante, è possibile confermare o modificare la data di registrazione della fattura PAGINA 24 DI 26

25 Al termine di questo procedimento, la fattura avrà generato un movimento contabile che sarà visibile nel modulo di registrazione in prima nota e nel libro giornale Ciclo passivo da fattura In alternativa alla procedura fin qui descritta e riguardante la fatturazione passiva come ultimo stadio di un processo originato da ordine di acquisto, è possibile procedere all inserimento delle fatture ricevute, in modo manuale. Questo si verifica a fronte di prestazioni di sevizi che, non implicando nessuna movimentazione fisica, non transitano da ordine di acquisto. Al contrario di quanto avviene per il ciclo attivo, la registrazione in contabilità delle fatture ricevute (bollette, consulenze, ecc.) non passa per il modulo di fatturazione, ma viene fatta direttamente in prima nota, semplificando, in questo modo, la procedura di registrazione. Il momento di controllo e approvazione fattura sarà coincidente con quello di inserimento. Il procedimento di inserimento e registrazione della fattura in prima nota, viene dettagliatamente illustrato e commentato nello specifico documento Gestione resi/fornitore e ricevimento nota di accredito Il ricevimento di una nota di accredito a fronte di un reso fornitore, viene effettuata dall apposito modulo delle note di variazione. Tale modulo ricalca per tutto quello di fatturazione, per cui la procedura di inserimento è già stata descritta e commentata al punto relativo. Unica differenza è la sessione Nota di Variazione nella quale si compie il collegamento con la fattura relativa all ordine per cui è stato emesso il reso. In questo campo si inserisce il numero progressivo di fattura alla quale fa riferimento la nota di variazione PAGINA 25 DI 26

26 1.4. Stampe documenti La procedura di stampa dei documenti di acquisto legati al ciclo passivo, è la stessa per tutti (Ordine, DDT, Fattura, Nota di variazione) e perciò verrà commentata una volta sola. Le stampe dei documenti vengono eseguite direttamente dalle testate del modulo al quale fanno riferimento, mediante il tasto di stampa. Tasto con il quale si esegue la stampa Dopo aver cliccato sul tasto di stampa, si apre il seguente menù che richiede l impostazione del numero di copie, della divisa e della lingua nella quale si desidera la stampa. Questo flag attiva la traduzione della stampa nella lingua impostata per il fornitore in anagrafica Esegue la stampa dopo aver chiesto la destinazione della stessa (Schermo, stampante, ecc.) PAGINA 26 DI 26