Il prestito locale in Sebina 1

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1 Il prestito locale in Sebina 1 Il servizio di prestito locale - rientra tra i servizi che ogni biblioteca deve fornire per essere qualificata tale secondo l art. 8 del Regolamento quadro del Sistema bibliotecario d Ateneo e dei servizi di biblioteca (emanato con DR 3/7/1996 e consultabile all URL - è regolamentato a livello di Polo dal Regolamento del prestito locale ed interbibliotecario nel polo territoriale bolognese (approvato nella 13. riunione del Comitato di gestione di UBO del 27/5/1999 e consultabile all URL Il modulo di Sebina per il prestito locale, attivabile dal sottomenu GESTIONE PRESTITI E LETTORI del menu principale, consente di: - gestire le funzioni di PRESTITO LOCALE, nelle forme della CONSULTAZIONE INTERNA e del PRESTITO ESTERNO; - gestire le funzioni di PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO IN USCITA, trattando le biblioteche partner come un particolare tipo di lettore (lettore B). In Sebina esiste un apposito modulo per le attività di ILL IN ENTRATA e IN USCITA, attivabile dalla funzione PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO del sottomenu GESTIONE PRESTITI E LETTORI; - provvedere alla costruzione, manutenzione e aggiornamento dell ARCHIVIO LETTORI, comune alle biblioteche afferenti al polo/sistema; - elaborare STATISTICHE per la misurazione e valutazione del servizio. 1 Materiale didattico per il corso sul prestito locale in Sebina tenuto da Laura Peperoni presso il CIB il 29/01/2001 1

2 Automazione del servizio di prestito locale tramite Sebina : considerazioni preliminari Per automatizzare le procedure di prestito locale tramite Sebina è opportuno: - attribuire e trascrivere su ogni singolo documento ammesso al prestito un numero di inventario, utilizzato dal sistema come chiave di identificazione univoca del documento stesso. Nel caso di documenti inventariati secondo regolamenti e/o prassi diverse (es. opere in più volumi alle quali risulta attribuito un unico numero di inventario, seriali non contraddistinti da uno specifico numero di inventario per volume fisico, ecc.) si consiglia di attribuire alle unità sprovviste un numero di inventario dalla serie inventariale NER. Le scelte da intraprendere a livello di biblioteca per gestire fondi non inventariati o compresenza di più serie inventariali non trasparenti sui documenti vanno concordate con il CIB; - catalogare correntemente in SBN le proprie acquisizioni e aver recuperato il pregresso (es. nell ambito del progetto coordinato dallo SbA Un milione di libri in rete). Qualora al numero di inventario non corrisponda una notizia bibliografica, il sistema consente di abbinare all inventario in trattamento una breve descrizione e la relativa collocazione ad esclusivi fini di circolazione del documento (notizie a status 03). Tali notizie devono essere successivamente bonificate; - se la biblioteca dispone di un proprio archivio lettori cartaceo, comprendente per ogni lettore cognome, nome, indirizzo, data di nascita, estremi del documento di identità e, nel caso di studenti, numero di matricola, inserire e abilitare all interno dell archivio lettori di Sebina i propri lettori attivi prima di avviare la procedura di prestito automatizzato. Non è per ora possibile importare in Sebina un archivio lettori automatizzato derivato un un sistema locale; - dotarsi delle linee guida e dell informativa elaborate dallo SbA in relazione alla L.675/1996 sulla tutela dei dati personali. 2

3 Caratteristiche del software Sebina - Menu dinamici: all interno delle varie funzioni del software Sebina, la procedura è guidata da un menu dinamico che compare di volta in volta a video nella parte inferiore della maschera o è attivabile tramite il tasto funzione F2. - Tasti funzione - F1, F2, F4 - anch'essi esplicitati di volta in volta a video e solitamente riconducibili alle seguenti finalità: F1 = conferma F2 = visualizza le tabelle F4 = annulla la funzione in corso o ritorna alla videata precedente. - Configurazioni: al fine di permettere una gestione della biblioteca aderente alle sue necessità, sono possibili una serie di personalizzazioni, attivabili al momento dell inizializzazione della procedura attraverso la funzione CONFIGURAZIONI del menu GESTIONI DI SERVIZIO. All interno del modulo per il prestito locale vengono utilizzati dati gestionali che sono stati codificati e raggruppati per tipologia in apposite TABELLE DI SISTEMA, non modificabili e richiamabili con il tasto F2 dalla fase della procedura in cui devono essere utilizzate (si veda: Akros Sebina: Gestioni di servizio. Gestioni di sistema, Avvertenza, p. 6) Dalla combinazione dei codici delle tabelle di sistema derivano in parte le TABELLE DI BIBLIOTECA, generate e modificabili a livello di singola biblioteca, di cui definiscono i valori di default. - Stampe: il software Sebina prevede tre modalità di stampa, ciascuna con usi preferenziali all interno del modulo GESTIONE PRESTITI E LETTORI: a) su stampante locale (laser, a getto d inchiostro o ad aghi), utilizzabile per la stampa della modulistica, delle etichette e dei listati; b) a video, utilizzabile per le visualizzazioni immediate nelle varie fasi delle specifiche transazioni (es. situazione lettore o documento, disponibilità documento, ecc.); c) su disco di sistema, accessibile all URL digitando userid e password che consentono l accesso a Sebina, utilizzabile per la elaborazione ed estrazione dei dati (es. statistiche e liste di controllo). 3

4 Fasi logiche della automazione delle procedure di prestito locale in Sebina A) Configurazioni: - parametrizzazioni tramite la funzione CONFIGURAZIONI GESTIONE BIBLIOTECA e PARAMETRI del modulo GESTIONI DI SERVIZIO; - combinazione dei codici desunti dalle TABELLE DI SISTEMA e creazione delle TABELLE DI BIBLIOTECA, a guida dell interazione tra l archivio lettori e l archivio prestiti, tramite la funzione CONFIGURAZIONI GESTIONE TABELLE DI SISTEMA e GESTIONE TABELLE DI BIBLIOTECA. E inoltre possibile richiedere al CIB userid abilitate ai soli sottomenu di INTERROGAZIONI e GESTIONE PRESTITI E LETTORI. B) Gestione ordinaria della procedura automatizzata: - TRANSAZIONI: prestiti, rientri, proroghe, prenotazioni, riserve, solleciti, richieste di prestiti, visualizzazioni della situazione dei singoli documenti e lettori, attivabili dal sottomenu PRESTITI del menu GESTIONE PRESTITI E LETTORI ; - ARCHIVIO LETTORI: costruzione, manutenzione, aggiornamento tramite il sottomenu LETTORI del menu GESTIONE PRESTITI E LETTORI. C) Statistiche: - elaborazione ed estrazione dei dati inerenti il servizio, a fini di misurazione e/o valutazione, tramite il sottomenu STATISTICHE PRESTITI E LETTORI del menu GESTIONE PRESTITI E LETTORI; - azzeramento annuale dei contatori relativi a prestiti giornalieri, prestiti sui singoli documenti e dei singoli lettori, prestiti e accessi storici tramite la funzione INIZIALIZZAZIONE del sottomenu STATISTICHE PRESTITI. 4

5 Configurazioni da Gestioni di servizio Gestioni di servizio Configurazioni Gestione biblioteca Quadri 1, 4, 5: 1- dati anagrafici e dati estesi per modulistica esempio: B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI biblio Gestione biblioteca 24/01/01 Biblioteca : DE B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI Dati Anagrafici Nome...: B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI Indirizzo..: PIAZZA SCARAVILLI, 2 Tel: 0 Citta'...: BOLOGNA ...: Dati per Etichette (per l intestazione della Stampa etichette di collocazione) Riga 1...: Riga 2...: Riga 3...: Dati Estesi per Modulistica (per la procedura Acquisti) Nome...: B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI Indirizzo..: PIAZZA SCARAVILLI, 1 Citta'...: BOLOGNA parametri per gestione prestito e interrogazione (esempio): B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI biblio Gestione biblioteca 24/01/01 Biblioteca : DE B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI Parametri per Gestione Prestito e Interrogazione -- Tipo Prestito (proposto di default e modificabile): E Esterno Giorni di Toll.: 0 Disabilitazione automatica lettore...: no (per i lettori con prestiti scaduti in Controllo prestiti) Gestione lettori - Recupero codici...: no (per i codici dei lettori cancellati) Gestione lettori - Tipo lettore...: B Biblioteca Gestione lettori - Tipo provenienza...: B Biblioteca Gestione lettori - Profili di interesse : B Biblioteca Gestione lettori - Password cancellaz. : canlett (per cancellazione lettori dal sistema) Gestione prestiti - Tipo ricerca lettori: C Codice lettore (alternativi: n. matricola, codice fiscale, altro codice) Var. stato copia in fase di reg.prestito: no In fase di rientro...: no Interrogazione - Prestito Lettori...: si (Richiesta di prestito/prenotazione da Interrogazione) Interrogazione - Password per prestito.: (campo vuoto = richiesta di prestito accessibile a tutti) Interrogazione - Password per stampa...: (idem) Risultato ricerca su disco...: no (stampa su disco di sistema da Interrogazione) Password risultato ricerca su disco...: N. massimo titoli in interrogazione...: 0 5- progressivo lettori: visualizzazione del codice assegnato all ultimo lettore iscritto dalla biblioteca (il progressivo è correlato al parametro del Quadro 4 Gestione lettori recupero codici, che consente di recuperare o meno in automatico i codici dei lettori cancellati) 5

6 Gestioni di servizio Configurazioni Gestione archivio-sistema: Lettori visibili al sistema: si parametro di sistema che rende l archivio lettori comune al polo Abilitazione automatica lettori: no parametro di sistema che consente, una volta creato un nuovo lettore, di non abilitare il lettore al prestito anche nelle altre biblioteche del polo N.B. Nel caso dei lettori di tipo B (biblioteche partner per il prestito interbibliotecario) occorre esplicitamente non abilitare presso le altre biblioteche il lettore inserito Gestioni di servizio Configurazioni Gestione tabelle sistema Prestiti e lettori : visualizzazione delle tabelle comuni al polo (non modificabili a livello locale e richiamabili con il tasto funzione F2), in cui sono stati codificati alcuni dati gestionali relativi al prestito locale, che consentono una corretta indicizzazione e ed estrazione dei dati archiviati: DOCU: ETAL: FORA: LETT: N.B. MESS: MOVI: PROF: PROV: STUD: documenti di riconoscimento (gestione anagrafica lettore) fasce d età lettore (statistiche) fasce orarie (statistiche accessi) tipo lettore (gestione anagrafica lettore, statistiche): -1 carattere: codice generico da utilizzare nell anagrafica lettore ed eventualmente confermare nei dati di biblioteca -2 caratteri: codice specifico da utilizzare solo nei dati di biblioteca destinatari messaggi richiesta (richiesta di prestito dal menu interrogazioni) tipi di circolazione dei documenti (gestione prestiti, statistiche): B PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO (non gestito) E PRESTITO ESTERNO GB PROROGA PRESTITO INTERBIBL. GE PROROGA PRESTITO ESTERNO GI PROROGA PRESTITO INTERNO H RICHIESTA DI PRESTITO I PRESTITO INTERNO R PRENOTAZIONE V RISERVATO DAL/AL profilo lettori, sulla base di thesaurus (dati biblioteca, statistiche). N.B. Tabella allo stato attuale non implementata provenienza lettori (gestione anagrafica lettore, dati biblioteca, statistiche) N.B. Tabella esclusivamente geografica titolo di studio (gestione anagrafica lettore, statistiche) 6

7 Gestioni di servizio Configurazioni Gestione tabelle biblioteca Gestioni di sistema: TEXT: testi liberi di stampa: consente di variare i testi, non l intestazione, delle lettere di sollecito ai lettori Gestioni di servizio Configurazioni Gestione tabelle biblioteca Prestiti e lettori: CBAR: DSEZ: DURA: MAXP: MODU: stampa codice a barre (configurabile sulla base della stampante) durata del prestito per sezione (definita su sezione, tipo movimento e numero giorni) durata del prestito (definita su tipo movimento, tipo lettore e numero giorni) numero massimo di volumi (definita su tipo lettore, tipo movimento e numero volumi) gestione moduli prestito: - tipo modulo (non desiderato / singolo / cumulativo per lettore) - formato (intero / altro formato definito in pollici e numero di righe) - attributo di stampa (non supportato) - richiesta conferma di stampa modulo - copie del modulo con / senza dati lettore - copie modulo consegna lettore prestito ILL (per chi utilizza il modulo ILL) - stampa per proroga STAT: gestione statistiche prestiti (per specificare le statistiche per sezioni / collocazioni / simboli. N.B. I titoli selezionati vengono esclusi dal calcolo generale TESS: parametri stampa tessere: intestazione, tipo lettore, data di nascita, data scadenza diritti Gestioni di servizio Configurazioni Parametri Parametri per catalogazione Quadro 6: Valori cat. da prestito: consente di preimpostare alcuni dati per l immissione di nuovi titoli a partire dalla registrazione prestito, in modo che la descrizione richieda un unica videata. N.B. Il quadro è visibile, quindi parametrizzabile, solo su richiesta inoltrata al CIB. 7

8 Configurazioni da Gestioni di sistema Gestioni di sistema Gestione stampanti Associazione video-stampante consente di associare ad una userid procedure di stampa predeterminate; esempio B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI Asstam Associazione video-stampante 24/01/ Associazione Utente Operatore...: ECONAZ3 prestito bibl. econ. aziendale Terminale...: Funzione...: regpre Output...: HC-laser Stampante Laser gen. Modalita' proposta...: I Immediata Richiesta di Conferma...: Directory di Appoggio File : Imposta Attributi iniziali : N Attributo Iniziale 1...: 0 (ON)0 (OFF)0 Attributo Iniziale 2...: 0 (ON)0 (OFF)

9 Archivio lettori : il sottomenu Gestione lettori Le funzioni attivabili dal sottomenu Gestione lettori sono: - Gestione dati lettore: raggruppa le funzioni di ricerca, mantenimento e aggiornamento del database dei lettori della biblioteca (vedi Archivio lettori : struttura, mantenimento e aggiornamento del database) N.B. La funzione è richiamabile con il tasto F2 dalla procedura di Registrazione prestito e di Rientro documento - Elenco lettori: consente una estrazione dei lettori della biblioteca per codice o nome lettore, filtrabile per tipo lettore, provenienza, profilo di interesse e fascia d'età, ordinabile per codice o nome, corredata o meno del secondo recapito di ogni lettore. Per ogni lettore sono forniti i seguenti dati: codice, cognome, nome, indirizzo, sesso, data di nascita, numero di telefono, tipo lettore, tipo e numero documento di riconoscimento, note N.B. La lista dei lettori della biblioteca ordinata alfabeticamente per nome è visualizzabile da Gestione lettori, Gestione dati lettore, +funz (funzioni accessorie), L: lista lettori abilitati ed è richiamabile con il tasto funzione F2 nelle fasi della procedura in cui si attiva la ricerca lettore - Situazione lettore: per un singolo lettore della biblioteca visualizza dinamicamente (ossia presentando i soli esami consentiti per quel lettore in quel determinato momento): a- i prestiti storici (libri letti con descrizione, data di prestito e restituzione) b- i prestiti in corso (con identificativo, inventario, data di prestito, data di restituzione prevista o segnalazione di prestito scaduto) c- le richieste di prestito in corso(con identificativo, inventario, data della richiesta) d- le prenotazioni in corso (con identificativo, inventario, data di prenotazione, descrizione) e- i prestiti interbibliotecari (con identificativo, inventario, data di prestito, data di restituzione prevista o segnalazione di prestito scaduto, descrizione) N.B. 1- In corso significa attivo, ossia rientrante nei termini di durata previsti nella tabella di biblioteca DURA (per quanto riguarda i prestiti, sono considerati attivi anche quelli non rientrati pur essendo stato superato il termine di durata previsto per il particolare tipo di movimento. 2- La funzione è presente in Gestione dati lettore, +funz (funzioni accessorie), Z: situazione lettore ed è richiamabile con il tasto funzione F2 dalla procedura di Registrazione prestito, Rientro documento e Proroga prestito - Abilitazione lettore altra biblioteca: consente di ricercare un lettore nell'archivio lettori di polo tramite codice, nome o sua parte iniziale e di abilitarlo presso la biblioteca di lavoro N.B. La funzione è presente in Gestione dati lettore, Abi (lista e abilitazione lettori del sistema) ed è richiamabile con il tasto funzione F2 dalla procedura di Registrazione prestito 9

10 - Cancellazione lettori: visualizza lettori della biblioteca, selezionati sulla base del tipo lettore e/o della data di scadenza dei diritti, che non hanno prestiti in corso per l'anno corrente, pur avendo prestiti storici, consentendone eventualmente la cancellazione N.B 1- La cancellazione avviene effettivamente per i lettori creati nella biblioteca di lavoro e non abilitati presso altre biblioteche. Negli altri casi si tratta di disabilitazione. 2- La cancellazione di un singolo lettore può essere ottenuta mediante la funzione Gestione dati lettore, Canc, abilitabile al sistema tramite password (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: parametri GESPRE e INTERR, Gestione lettori-password cancellazione) - Stampa tessere lettori: comunicato l'intervallo dei codici, stampa le tessere dei lettori della biblioteca, filtrabili per tipo lettore, provenienza e fascia d'età. Il formato di stampa è predisposto per cartoncini in modulo continuo, ad una pista, di formato 6,3x9 cm. I dati riportati, parametrizzabili da Gestione di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca, Tessere lettori, possono essere: ulteriore intestazione della biblioteca (es. ente di appartenenza, nome della biblioteca, codice del lettore, cognome e nome, tipo, data di nascita, data di scadenza diritti al prestito. N.B. 1- Per la stampa della tessera di un singolo lettore la funzione è richiamabile da Gestione lettori, Gestione dati lettore, +funz (funzioni accessorie), T: tessera lettore 2- Si rammenta che presso alcune biblioteche è stato sperimentato con successo il dispositivo che permette l'uso del badge magnetico degli studenti per il riconoscimento dei lettori, in sostituzione della tessera. In questo caso è necessario impostare il numero di matricola come codice per il riconoscimento lettore (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: Param GESPRE e INTERR, Gestione prestiti-tipo ricerca lettori) e utilizzare il tasto funzione F2, nelle fasi della procedura in cui è richiesto, per modificare il Tipo ricerca lettori (si rinvia al documento redatto da Maurizio Zani e consultabile all'indirizzo ) - Stampa etichette lettori: comunicato l'intervallo dei codici o dei cognomi, stampa le etichette per comunicazioni ai lettori della biblioteca, filtrabili per fascia d'età, tipo, provenienza, profilo, autorizzazione al trattamento dei dati, data dei prestiti ed eventuale sistema di classificazione dei volumi, ordinabili per codice o per nome. E' possibile escludere i lettori di tipo B, ossia le biblioteche partner per il prestito interbibliotecario, e la stampa del codice lettore sull'etichetta. Il formato di stampa è predisposto per etichette autoadesive in modulo continuo, ad una pista, di formato 2,3x8,8 cm; la distanza tra un'etichetta e l'altra è di 0,3 cm; il carattere di stampa è di tipo compresso. I dati riportati sono: eventualmente il codice del lettore, il nome e l'indirizzo (ossia il primo recapito presente in Gestione Anagrafica lettore) - Gestione suggerimenti acquisto lettore: gestisce le proposte d'acquisto immesse direttamente dai lettori durante la fase di interrogazione dell'archivio bibliografico (Interrogazioni, Suggerimenti acquisto lettore, identificazione lettore mediante codice e data di nascita, Invio suggerimento). I suggerimenti possono essere: corretti, eliminati singolarmente o per intervallo, ricercati per data, stampati in ordine cronologico o di numero identificativo 10

11 Archivio lettori : accesso al database All archivio lettori si accede: - direttamente attraverso il sottomenu Gestione lettori del menu Gestione prestiti e lettori: SEBINA B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI ECONAZIE pts-41 27/01/01 09: GESCAT INTERR GESPRE GESACQ POSTAE SERVIZ GESSIS Fine GESPRE GESTIONE PRESTITI E LETTORI PRESTI GESTIONE PRESTITI GESLET GESTIONE LETTORI STATIS STATISTICHE PRESTITI LETTORI INTERB PRESTITO INTERBIBLIOTECARIO GESACC GESTIONE ACCESSI Meslep Messaggi per i Lettori Esalep Esame Messaggi da Lettori Funzione richiesta - indirettamente attraverso la ricerca nominativa o per codice, il tasto funzione F2 o le funzioni RIC, RICERCHE e ABI di Gestione dati lettore nelle fasi della procedura di gestione prestiti in cui è necessario interagire con l'archivio lettori 11

12 Il lettore è identificato da: Archivio lettori : struttura del database - un record descrittivo principale condiviso a livello di sistema (ANAGRAFICA LETTORE) B.D. DISC. ECONOMICO-AZIENDALI lettor Gestione dati lettore 24/01/ GESTIONE ANAGRAFICA LETTORE Codice lettore..: automatico (identificativo biblioteca di creazione + numero progressivo) Nome...: COGNOME NOME, obbligatorio, controllato Indirizzo...: <NOME VIA o PIAZZA, ecc.> <NUMERO CIVICO> di residenza, obbligatorio Localita'...: CAP <NOME CITTA > (PROV.), obbligatorio Telefono...: fac Fax fac. Sesso...: obbl. (M/F/E.) Data di nascita : obbl. (se sconosciuta: 01/01/0001) Tipo lettore...: fac.(tab. codice 1 lett.) Tipo provenienza: fac (tab.). Titolo di studio: fac. (tab) Tipo documento fac (tab) N. Documento...: fac. Codice fiscale.: fac, controll. N. Matricola...: fac., controllato (come da badge*) Altro codice...: fac Password OPAC..: fac ...: fac (N.B.non utilizzabile perché non esiste un mailer nella macchina Sebina) Altro recapito..: <NOME VIA o PIAZZA, ecc.> <NUMERO CIVICO> del domicilio, facoltativo Localita'...: CAP <NOME CITTA > (PROV.), facoltativo Telefono...: fac Aut.dati personali.: S/N (vedi doc. su L.675/1996) Note generiche.:(annotazioni di interesse e visibili al sistema e non lesive della privacy) Note per la compilazione: - il codice lettore è attribuito automaticamente dal sistema ed è progressivo, a meno che non si sia impostato il recupero dei codici dei lettori cancellati (Gestione di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4) - a cognome e nome non devono essere aggiunte qualificazioni (in caso di omonimia far riferimento alla data di nascita); la descrizione deve corrispondere al doc. d'identità - il codice di sesso E per gli enti rende non obbligatoria la data di nascita - tipo lettore, provenienza e titolo di studio, pur essendo facoltativi, sono essenziali per le configurazioni del sistema e l'estrazione dei dati statistici N.B. In caso di differenza tra il codice usato in Anagrafica e quello usato in 'Dati biblioteca', dal punto di vista gestionale sono prevalenti i codici impostati a livello di biblioteca (es. DE su D); dal punto di vista statistico, è possibile effettuare estrazioni differenziate - codice fiscale, n. matricola e altro codice, pur essendo facoltativi, possono essere utilizzati, in sostituzione del codice lettore, per il riconoscimento dell'utente (Gestione di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: Gestione prestiti -Tipo ricerca lettori. Con il tasto funzione F2 è possibile modificare, nel corso della transazione, il Tipo ricerca lettori scelto). - per i lettori di tipo B (biblioteche partner per il prestito interbibliotecario) è necessario inserire il nome della città prima della denominazione specifica e il codice E per il sesso (es. MILANO BIBL. NAZIONALE BRAIDENSE), da utilizzare come input per la ricerca. 12

13 *Estratto da: Maurizio Zani Identificare i lettori con il tesserino universitario, NUMERI DI MATRICOLA I numeri di matricola degli studenti dell Ateneo sono composti da 10 cifre. I vecchi numeri di matricola, quelli precedenti al 1999, apparivano scomposti in due segmenti, il primo relativo al Corso di Laurea, il secondo al progressivo del Corso di Laurea Questi numeri appaiono oggi composti da 10 cifre, e tra il primo e il secondo segmento appare uno 0 (zero) Nei nuovi numeri di matricola, invece, il Corso di laurea, composto da 4 cifre, è separato e non identificativo (non fa parte delle 10 cifre). I nuovi numeri sono composti in due modi: a) quattro zeri + matricola di 6 cifre In molte ricevute di versamento delle banche rilasciate alle matricole, gli zeri sono 5 (in fase di inserimento del dato nell anagrafe lettori, occore eliminare il primo zero) b) cifre (trasferimenti, ed altre situazioni particolari) Chi avesse inserito dei numeri di matricola precedenti ai Nuovi Ordinamenti, del 1999, potrebbe avere dei problemi per alcuni studenti, i cui numeri di Corso di Laurea sono cambiati. 13

14 - una serie di record-copy per l abilitazione al prestito e gestione del lettore a livello di singola biblioteca (DATI BIBLIOTECA, attivabile dalla funzione DATI) GESTIONE ANAGRAFICA LETTORE Codice lettore..: (automatico) Nome...: (automatico) DATI BIBLIOTECA Data iscrizione : (autom., ma modificabile; obbl.) Abilitazione al prestito: S/N Data scadenza..: (obbl.) Diritti sospesi fino al : (fac.) Note biblioteca : (di interesse e visibili alla sola biblioteca; campo non indicizzato) Tipo lettore...: (obbl., tab, anche codice 2 lettere) Tipo provenienza: (fac., tab) Prof. interesse : (tab. non implementata) Prestiti in corso Totale prestiti (visualizzazione situazione lettore presso la biblioteca) Scaduti: Esterni: Interni: Interb.: Note per la compilazione: - la compilazione della maschera è obbligatoria poiché il sistema è configurato per non abilitare automaticamente i lettori inseriti. N.B. In caso di lettori di tipo B (biblioteche partner per il prestito interbibliotecario), non li si deve abilitare al prestito anche per le altra biblioteche del sistema - qualora un lettore sia già presente nel database, è necessario compilare solo la maschera Dati biblioteca per l'abilitazione presso la biblioteca di lavoro (Gestione anagrafica lettore, Abi) - nell'inserimento della data di scadenza, occorre tenere presente la possibilità di aggiornare automaticamente i diritti dei lettori, selezionabili sulla base del codice, da una data ad un'altra (Gestione prestiti e lettori, Statistiche prestiti e lettori, Statistiche prestiti, Inizializzazione dati statistici, Data scadenza diritti lettore) - il campo Diritti sospesi, una volta compilato, è cancellabile solo sovrascrivendovi un punto interrogativo (?) - i campi Abilitazione e Diritti sospesi sono visibili a tutte le biblioteche del sistema (Gestione lettori, Gestione dati lettore, +funz (Funzioni accessorie), W: Lista abilitazioni lettore Dati presentati: biblioteca, data di iscrizione e scadenza, abilitazione, data sospensione diritti) 14

15 Archivio lettori : funzioni di ricerca e aggiornamento del database In generale, nelle ricerche preliminari all'inserimento di un nuovo lettore si consiglia di adottare ogni strategia per evitare duplicazioni: digitare solo le prime lettere del cognome o la città per lettori di tipo B; nel caso di cognomi con prefisso o doppi fare ricerca per ogni singolo elemento; nel caso di lettori già inseriti con data di nascita sconosciuta (01/01/0001) o palesemente errata (11/11/1111, data creazione lettore) correggere il record e non duplicare il lettore. Nel caso di lettori già presenti nell'archivio di polo, attraverso la Gestione anagrafica lettore sono attivabili 2 funzioni di ricerca: - RIC: ricerca lettori abilitati al prestito, tramite nome o codice, che attiva la ricerca sulla porzione dell'archivio lettori costituito dai lettori abilitati presso la biblioteca di lavoro La funzione è predisposta per la ricerca sul campo nome, in cui digitare la parte iniziale del cognome (o la città nel caso di lettori di tipo B, ossia biblioteche partner per il prestito interbibliotecario). Il tasto funzione F2 visualizza la lista lettori della biblioteca; il tasto F1 consente di passare alla ricerca per codice La ricerca tramite la funzione RIC deve quindi essere utilizzata per identificare un lettore già abilitato presso la biblioteca di lavoro N.B. Tramite la funzione Ricerche è possibile selezionare codice fiscale, numero di matricola o altro codice come modalità di ricerca lettore - ABI: lista e abilitazione lettori del sistema, che attiva la ricerca sull'intero archivio lettori condiviso a livello di polo La funzione visualizza la lista lettori di tutte le biblioteche in ordine alfabetico, su cui è possibile attivare la ricerca per nome (parte iniziale del cognome / città per i lettori di tipo B)o codice (spostandosi con F1). Identificato il lettore, è possibile selezionarlo e confermarne l'abilitazione presso la biblioteca, compilando la maschera Dati biblioteca. La ricerca tramite la funzione ABI deve quindi essere utilizzata per identificare un lettore già iscritto nell'archivio di polo da qualche altra biblioteca e abilitarlo presso la biblioteca di lavoro Nel caso di lettore non ancora inserito nell'archivio di polo, direttamente attraverso la gestione dell'anagrafica lettore e indirettamente dopo aver eseguito la ricerca con ABI è attivabile la funzione per il nuovo inserimento: - NUO: inserimento di un nuovo lettore, per l'aggiornamento dell'archivio La funzione propone la maschera dell'anagrafica lettore con il codice precompilato, ma modificabile (per il recupero manuale dei codici), cui segue la maschera Dati biblioteca. La funzione NUO deve quindi essere utilizzata, dopo aver compiuto le ricerche preliminari, per creare un lettore non presente nell'archivio di polo e abilitarlo presso la biblioteca di lavoro 15

16 Archivio lettori : manutenzione del database Per la manutenzione del database sono disponibili le seguenti funzioni: - VAR (Gestione anagrafica lettore, Variazione dei dati del lettore): consente la variazione / correzione di tutti i campi, ad eccezione del codice lettore. Nel caso di lettore abilitato presso altre biblioteche, è richiesta conferma per la variazione del nome e della data di nascita. - CAN (Gestione anagrafica lettore, Cancellazione lettore: Biblioteca/Sistema): consente la cancellazione: a- dalla biblioteca di un lettore creato e/o abilitato, senza prestiti locali e interbibliotecari, prenotazioni, richieste di prestito in corso b- dal sistema (con password) di un lettore creato dalla biblioteca e non abilitato presso altre biblioteche, senza prestiti locali e interbibliotecari, prenotazioni, richieste di prestito in corso (nel caso di lettore creato da altra biblioteca non è ammessa la cancellazione a livello di sistema, ma solo la disabilitazione) Per la cancellazione di più lettori si rinvia alla funzione Canlet del sottomenu Gestione lettori - SOSAUT (Gestioni di servizio, Aggiornamento dei dati, Sostituzione automatica): consente di schiacciare tra loro lettori duplicati. Si tratta di una funzione soggetta a controlli (abilitazioni delle diverse forme del lettore, tessere stampate, ecc.) riservata ai gestori di password per Gestioni di servizio e sistema, cui vanno segnalate le duplicazioni riscontrate nell'archivio 16

17 Gestione prestiti La funzione principale attivabile dal sottomenu Gestione prestiti è: Registrazione prestito (tipi movimento E e I): provvede ad abbinare un documento, tramite il numero di inventario, ad un lettore che intende ottenerlo in prestito interno od esterno e a registrarne l'indisponibilità (in prestito fino al) l'uscita (riservato dal al). Fasi: Fase 1- il sistema propone l'identificazione del lettore per il codice preselezionato (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4, Gestione lettori - Tipo ricerca lettore) modificabile con il tasto funzione F2 (codici disponibili: codice lettore, codice fiscale, numero di matricola, altro codice)o per nome (dando un invio a vuoto o premendo il tasto F1). Il dato può essere digitato dall'operatore o trasmesso mediante apposito dispositivo-lettore. In caso di: a- lettore abilitato: si procede alla registrazione del prestito (eventualmente si può attivare con F2 le funzioni: Sitlet per il controllo della situazione prestiti/prenotazioni del lettore Rientr per registrare un rientro mentre si sta registrando un prestito (nel caso di raggiungimento da parte del lettore dl numero massimo di volumi in prestito) Nel caso in cui: - il lettore sia disabilitato o con diritti sospesi, non è consentita la registrazione del prestito - il lettore abbia raggiunto il numero massimo di libri in prestito (definito sulla base del Tipo lettore) o abbia prestiti scaduti, viene chiesta conferma per proseguire nella procedura di registrazione del prestito - il lettore abbia precedentemente inviato richieste di prestito, viene data la possibilità di gestirle (la selezione di una richiesta di prestito fa sì che il numero di inventario venga automaticamente riportato nella videata relativa alla registrazione del prestito, consentendo la trasformazione della richiesta in prestito e la prosecuzione delle attività di registrazione prestito) b- lettore non abilitato, ma già iscritto nell'archivio lettori di polo: si attiva con F2 la funzione Abilet, si identifica e abilita il lettore, quindi si procede alla registrazione del prestito c- lettore non iscritto nell'archivio lettori di polo: o si attiva con F2 la funzione Lettor, o dopo aver eseguito ricerca mediante Abilet si attiva la funzione Nuo, e si procede alla creazione di un nuovo lettore. Alla conferma, i dati del lettore sono trascinati all'interno della procedura di registrazione prestito, che potrà essere conclusa. 17

18 Fase 2- Identificato il lettore, il sistema richiede il numero di inventario del documento, preceduto eventualmente dalla serie. Il dato può essere digitato o trasmesso mediante apposito dispositivo-lettore. Il numero di inventario viene registrato automaticamente dal sistema solo in caso di gestione di una richiesta di prestito inoltrata dal lettore. In caso di: a- inventario abbinato ad una descrizione catalografica e ammesso al prestito e disponibile: - vengono visualizzati i dati di default, modificabili all'occorrenza, per il tipo (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4) e la durata del prestito (legato al Tipo lettore nella tabella di biblioteca DURA); - dando invio viene visualizzato il record del prestito, contenente descrizione, inventario e collocazione del documento, codice e nome del lettore e relativa situazione dei prestiti in corso, data di inizio e scadenza del prestito; - infine, viene richiesta conferma della registrazione e della stampa del modulo, secondo il numero copie e i dati preimpostati (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca, Prestiti e lettori, MODU: intestazione della biblioteca, nome del lettore, codice ed eventualmente indirizzo, collocazione e descrizione del documento, data del prestito e data di scadenza calcolata sulla base della durata fornita in fase di registrazione). Se la funzione è preimpostata (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: Variazione stato copia = si), è possibile gestire il dato "stato di conservazione della copia". Se non viene confermata la registrazione di un prestito relativo ad una richiesta, viene annullata anche quest'ultima. - al termine dell'operazione di prestito, il sistema torna alla maschera iniziale della transazione, impostata sul lettore per il quale si è appena conclusa la registrazione b- inventario abbinato ad una descrizione catalografica, ammesso al prestito, ma non disponibile: viene data la possibilità di registrare la prenotazione, che sarà segnalata in reverse al momento del rientro del documento c- inventario abbinato ad una descrizione catalografica, ammesso al prestito, ma già richiesto per il prestito e/o prenotato: vengono evidenziate in reverse le righe che segnalano che il documento è richiesto per il prestito o prenotato da un lettore; dietro conferma è possibile procedere alla registrazione del prestito ad un altro lettore Richiesta di prestito e/o prenotazione vengono spostate sul record del nuovo prestito d- inventario abbinato ad una descrizione catalografica ma non ammesso al prestito (circolazione = n): è consentita la consultazione interna (Tipo prestito I), mentre viene richiesta conferma per procedere alla registrazione del prestito esterno (Tipo prestito E) e- inventario ammesso al prestito, disponibile, ma non abbinato ad una descrizione catalografica: è possibile gestire all'interno della procedura i dati della notizia, creando un record bibliografico a status 03. Parametrizzando i valori della catalogazione da prestito (Gestioni di servizio,configurazioni, Parametri per catalogazione, Quadro 6), a partire dall'inventario digitato è possibile inserire nella prima videata qualificazioni e breve descrizione (titolo / autore) e nella seconda collocazione della notizia, e procedere quindi alla registrazione del prestito. Si consiglia di prenotare immediatamente il documento all'ufficio catalogazione, per consentire la bonifica della descrizione al rientro in biblioteca 18

19 Gestione prestiti Rientro e Proroga documento Dal sottomenu Gestione prestiti sono attivabili le funzioni: - Rientro documento: provvede a registrare il rientro di un documento dal prestito, identificandolo e confermando il rientro, e a renderlo di nuovo disponibile per altri prestiti. Se la funzione è preimpostata (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: Variazione stato copia = si), è possibile gestire il dato stato di conservazione della copia. Il documento che rientra può essere identificato: - mediante il numero di inventario preceduto dalla serie, se gestita - richiamando con il tasto F2 la funzione Sitlet, esaminando la situazione del lettore che intende restituire il documento e selezionando il documento in restituzione N.B. Il tasto F2 attiva anche le funzioni: Lettor (Gestione dati lettore) e Regpre (Registrazione prestito) Nel caso in cui: - il documento sia prenotato, vengono evidenziate in reverse le righe che segnalano che segnalano che il documento è prenotato (la prenotazione non è direttamente gestibile) - il documento sia l unico o l ultimo reclamato di un lettore con prestiti scaduti automaticamente disabilitato (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: Disabilitazione automatica lettore = si), il lettore viene automaticamente riabilitato al prestito - Proroga prestito (tipo movimento GE/GI): provvede a prorogare uno o più prestiti ad un lettore per un numero massimo di giorni parametrizzabile (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca: DURA) e modificabile all occorrenza in eccesso. Il documento da prorogare può essere identificato: - mediante il numero di inventario preceduto dalla serie (proroga di un solo documento) - passando con F1 o due invii alla identificazione del lettore mediante codice o nome, visualizzando la lista dei prestiti del lettore individuato, selezionando e confermando i documenti da prorogare (proroga di uno o più documenti dello stesso lettore) Se il documento in corso di proroga era stato sottoposto a prenotazioni, queste vengono visualizzate ed è richiesta conferma per procedere alla registrazione della proroga. Lo stesso prestito può essere prorogato più volte e in qualsiasi momento della durata del prestito stesso (il calcolo dei giorni viene effettuato dal sistema a partire dalla scadenza del prestito o della precedente proroga). E possibile stampare il modulo di prestito recante la nuova data, senza tuttavia indicazione della proroga effettuata (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca, MODU: stampa per proroga =s). 19

20 Gestione prestiti Prenotazione documento, Cancellazione prenotazione e Controllo prenotazioni Dal sottomenu Gestione prestiti sono attivabili le funzioni: - Prenotazione documento (tipo movimento R): registra la prenotazione di un documento in prestito o sul quale è stata effettuata una richiesta di prestito che risulti ancora attiva. La durata e il numero massimo di prenotazioni sono parametrizzabili (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca, DURA e MAXP). Trascorso il termine di durata previsto, le prenotazioni vengono annullate. La funzione deve essere attivata: - a partire dal sottomenu Gestione prestiti da parte di un operatore su richiesta di un lettore nelle biblioteche che non hanno abilitato il prestito a partire dalle Interrogazioni - a partire dal menu Interrogazioni da parte del lettore nelle biblioteche che hanno abilitato il prestito a partire dalle Interrogazioni La funzione può essere attivata in fase di Registrazione prestito, se il documento non risulta disponibile Attivando la procedura identificando il lettore mediante codice e comunicando il numero di inventario, il sistema effettua i seguenti controlli: - se il lettore ha prestiti scaduti o ha raggiunto il numero massimo di prestiti e/o prenotazioni consentite, viene richiesta conferma per procedere alla registrazione della prenotazione - se il lettore ha in precedenza prenotato lo stesso documento, viene visualizzato il messaggio Il lettore ha già effettuato la prenotazione - se il documento era già stato sottoposto a prenotazioni, queste vengono visualizzate ed è richiesta conferma per la registrazione della nuova prenotazione - Cancellazione prenotazione: dietro comunicazione del numero di inventario, preceduto da serie se gestita, provvede a cancellare la prima o l unica prenotazione precedentemente registrata su un documento in prestito. - Controllo prenotazioni (selezionando Lista documenti prenotati e rientrati e Stampa lettere di prenotazione in Controllo prestiti e prenotazioni) Provvede a: a- elaborare e stampare (a video, su disco o su stampante) la lista dei documenti prenotati e rientrati all interno delle date comunicate. Per ogni prenotazione sono forniti: codice, nome e numero di telefono del lettore che ha effettuato la prenotazione; descrizione, inventario e collocazione del documento; data della prenotazione; b-stampare (a video, su disco, su stampante) o a inviare via (modalità selezionabile tra i Tipi di stampa, per ora non attiva in quanto non è installato un mailer nella machina Sebina) le relative comunicazioni dei documenti prenotati ai lettori. Se la comunicazione viene prodotta entro i termini di validità della prenotazione, viene stampata la data entro la quale i documento resta riservato al lettore destinatario. N.B. I testi delle comunicazioni possono essere modificati tramite Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca, Gestioni di sistema: TEXT. 20

21 Gestione prestiti Situazione e Sollecito documento, Controllo prestiti Dal sottomenu Gestione prestiti sono attivabili le funzioni: - Situazione documento: provvede a visualizzare e a stampare la situazione di un determinato documento presso la biblioteca di lavoro. L identificazione del documento avviene: a- comunicando il numero di inventario, preceduto da serie se gestita b- comunicando il titolo o la sua parte iniziale, attivando la ricerca mediante F1 o invio, selezionando il titolo di interesse La prospettazione, e la relativa stampa, dei dati sono dinamiche, ossia vengono presentate sole le tipologie di transazioni effettivamente avvenute o in corso sul documento, scelte tra: a- numero totale dei prestiti storici sul documento b- situazione dettagliata dell eventuale prestito in corso (attivo anche se scaduto) c- situazione dettagliata dell eventuale richiesta di prestito attiva, ossia rientrante nel parametro da tabella d- situazione delle prenotazioni attive, ossia rientranti nei parametri da tabella - Sollecito documento: comunicando il numero di inventario, provvede a stampare una lettera di sollecito al lettore che non ha provveduto a far rientrare il documento nei termini previsti. Vengono effettuati i seguenti controlli: a- vengono visualizzate le eventuali prenotazioni effettuate sul documento b- non è consentito il sollecito se il prestito non è scaduto - Controllo prestiti (selezionando Lista prestiti scaduti e Stampa lettere di sollecito in Controllo prestiti e prenotazioni). Provvede a: a- se parametrizzato (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4: Disabilitazione automatica lettore =si), disabilitare il lettore che ha almeno un prestito scaduto in corso b- elaborare e stampare (a video, su disco o su stampante) una lista dei documenti non rientrati entro i termini previsti all interno di date comunicate o da una certa data, ordinabile per nome lettore o data di scadenza. L opzione parametrizzabile (Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione biblioteca, Quadro 4), ma modificabile in diminuzione, relativa ai giorni di tolleranza consente di non listare i prestiti privi di prenotazioni, la cui scadenza rientra nei giorni indicati. Per ogni prestito scaduto sono forniti: codice, nome e numero di telefono del lettore; descrizione, inventario e collocazione del documento; data de prestito e dell attesa restituzione; c-stampare (a video, su disco, su stampante) o a inviare via (modalità selezionabile tra i Tipi di stampa, per ora non attiva poiché non è installato un mailer sulla macchina Sebina) i relativi solleciti ai lettori. N.B. Il testo del sollecito può essere modificato tramite Gestioni di servizio, Configurazioni, Gestione tabelle biblioteca, Gestioni di sistema: TEXT. 21

22 Gestione prestiti Richiesta di prestito e Altre funzioni prestiti Dal sottomenu Gestione prestiti sono attivabili le funzioni: - Richiesta di prestito (tipo movimento H) A fronte di un modulo di richiesta compilato manualmente dal lettore o per trasmettere richieste ai magazzini di deposito, l operatore può creare un modulo di richiesta documento, analogo a quello compilato dal lettore nelle biblioteche in cui è abilitata la richiesta di prestito dal menu Interrogazioni. La procedura prevede l'identificazione del lettore tramite codice o nome, e del documento tramite inventario. E' possibile stampare il modulo di richiesta e/o inviare un messaggio di posta elettronica (per ora non attiva) La richiesta è gestibile in fase di Registrazione prestito. - Pianificazione disponibilità (tipo movimento V) Consente di riservare un documento ad un lettore per un periodo comunicato. La procedura, impostata sulla biblioteca di lavoro, prevede l'identificazione del documento tramite inventario e del lettore tramite nome o codice e l'inserimento degli estremi della riserva (la data di inizio non può essere inferiore a quella corrente). La riserva, modificabile e cancellabile, viene visualizzata nel corso delle varie transazioni sul documento mediante un messaggio di avvertimento. - Registro prestiti Elabora le registrazioni di prestito per data di registrazione, sezione di collocazione, tipo di prestito (E, I, tutti), numero progressivo di prestito (attribuito automaticamente dal sistema), ordinandole per data di registrazione o per collocazione. Il registro può essere stampato a video e in cartaceo o salvato su file. - Verifica inventari in biblioteca La funzione controlla, per biblioteca o a livello di sistema, i documenti secondo lo stato di prestito (in prestito, disponibili, tutti). 22

23 Statistiche prestiti e lettori - Inizializzazione dati statistici Dal sottomenu Statistiche prestiti del menù Statistiche prestiti e lettori è attivabile la funzione: Inizializzazione dati statistici Salvate le statistiche dell'anno precedente (su disco o in stampa), la funzione provvede ad azzerare i seguenti dati: - prestiti ai singoli lettori - prestiti sui singoli documenti - prestiti giornalieri - prestiti storici E' inoltre possibile aggiornare la scadenza dei diritti dei lettori, filtrati per codice o per data di scadenza diritti, ad una nuova data comunicata, e, nel contempo, disabilitare automaticamente i lettori con diritti scaduti. 23