La Gestione dei dati della Qualità e gli indicatori di Performance.

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1 La Gestione dei dati della Qualità e gli indicatori di Performance. pferrarini@blulink.com Paolo Ferrarini Sales Manager Blulink

2 Chi è Blulink? una storia che inizia nel Azienda Leader nello sviluppo ed implementazione di sistemi informativi per la Qualità e la Sicurezza. L ambito Qualità e Sicurezza rappresenta il core business della società senza defocalizzazioni. Oltre 1000 clienti indipendentemente da: Dimensione (Multinazionali, Piccole e Medie Imprese) Settori di appartenenza (Manifatturiero, Servizi, PA, Multiutility, etc ) Dislocazione geografica (Tutta Italia, Installazioni Estere Europa, Asia, Sud America, Nord America)

3 Pantoni di Quarta

4 Value Beyond Compliance. Compliance Management ISOTS AS /EN 9100 IRIS ISO ISO ISO 9000 ISO ISO OHSAS WCM TQM. D.Lgs 81 D.lgs 231 HACCP 20/10/2014 4

5 I moduli Applicativi Sistema Qualità Gestione Non Conformità Gestione Deroghe e Concessioni Gestione Garanzie Reclami Gestione Resi Azioni Correttive e Preventive 8D Report Omologhe e Benestari Audit / Check list Project Management Project Management FMEA Manutenzione Impianti Manutenzione Ordinaria/Straordinaria/Preventiva Controllo Qualità Accettazione Merci Controllo Statistico di Processo Calvin Gestione Strumenti di Misura Capacità Mezzi di Misura Cad Convert Gestione Processo Campionature Gestione Documentale Documenti Sist. Sicurezza -Ambiente Valutazione Rischi Workflow - BPM Business Process Modeling Risorse Umane Risorse Umane

6 Main features Multi DataBase BPM-PMS Inside Groups/Roles UNICODE Flowchart Multi Company Multi Linguage Multi Domains Portal beyond Mobile Friendly Alarm Manager

7 Come sempre, partiamo dall inizio Perché siete/siamo qui???

8 Parole Chiave COSTI MANIFESTI vs. COSTI INDIRETTI APERTURA all ESTERNO: Clienti e Fornitori Garantire il monitoraggio dei fornitori Qualità e Scarti: Efficienze produttive Unico DB per dati distribuiti Aggiornamento, fruibilità, sicurezza dei dati. TEMPI di ATTRAVERSAMENTO: Efficienze Organizzative KPI e Contabilità

9 I Dati per essere analizzati devono essere Raccolti

10 A CASA DI TUTTI? Lamentele sui sistemi transazionali tradizionali (Kimball) Abbiamo montagne di dati ma non possiamo accedervi Come è possibile che persone che svolgono lo stesso ruolo presentino risultati sostanzialmente diversi Vogliamo selezionare, raggruppare e manipolare i dati in ogni modo Mostratemi solo ciò che importante Tutti sanno che alcuni dati non sono correnti

11 Brutte notizie I Dati per essere analizzati devono essere Raccolti. 2. Non tutti i dati stanno sullo stesso database. 3. La Tempestività dei dati è un fattore determinante. 4. Gli indicatori sono personali, ogni azienda ha i propri. 5. Pochi ma buoni 6. Il costo per avere questi indicatori deve essere sostenibile.

12 DATI e STRUMENTI I Dati per essere analizzati devono essere Raccolti ma c è modo e modo.

13 DIO EXCEL Vantaggi Svantaggi Molto diffuso, nessun investimento nuovo; bassa barriera d ingresso come Competenza; molto flessibile: formattazione, Analisi e selezione dei dati; grande comunità di utilizzatori attraverso i quali si trovano tante Add-in e informazioni; veloce risposta ad alcune richieste particolari; Trasparenza malleabile. non è integrato nel resto dell ambiente informatico; manutenzione a rischio di errori (inserimento manuale) rischio di sicurezza; caos di gestione quanto la quantità di documenti cresce; funzionalità semplici a meno di ; limitato per la pianificazione e il consolidamento; Trasparenza malleabile!

14 DIVINA Entro quando? Avra finito? Perché non risponde? Chi se ne deve occupare? E adesso come faccio?

15 Guerra o Pace? L non rappresenta la causa delle storture nelle comunicazioni ma semmai è l effetto più evidente. L è un formidabile strumento, basta aver ben presente che: NON è il fine ma un mezzo NON è un Data Base NON sostituisce il lavoro.

16 Moltiplicazione dei sistemi Nella maggior parte dei casi, le informazioni sono archiviate e rese disponibili da diverse applicazioni software che: non sono integrate fra di loro lavorano con basi dati autonome girano in ambienti tecnologici diversi...e con un'usabilità che non aiuta quando queste informazioni devono essere ricercate per gestire una relazione sia interna che esterna.

17 UN ANTIDOTO: WORKFLOW. Sui processi di produzione siamo abituati a documentare (cicli e fasi di lavorazione) ed ottimizzare fino all estremo dettaglio. Dovremo abituarci ad affrontare nello stesso modo i processi organizzativi la parola d ordine è semplicità. Ma come possiamo ottimizzare/semplificare processi se non conosciamo in dettaglio il loro comportamento (obiettivi, risorse coinvolte, tempi, regole e controlli, etc.)? Quindi dobbiamo PRIMA documentare, POI misurare per semplificare e ALLA FINE velocizzare i processi e renderli efficienti. Il Workflow ci obbliga a definire i processi, ci permette di monitorare il loro comportamento, ci permette di misurare le performance e quindi ci fornisce le informazioni per semplificare/ottimizzare.

18 Alcuni Spunti

19 Workflow Quarta3 è dotato di un motore di worklow management, che offre tutte le funzionalità di modellazione processi di un vero BPM: Steps Rules Rights Roles Users Signs Awareness Delegation Cross Reference Forward Process links Hierarchies Check List

20 Processi e Documenti Documento, indica qualsiasi oggetto strutturato che si muove attraverso il workflow e ospita dati da registrazione (un Reclamo, una Non Conformità, un Collaudo in Controllo Qualità, ) o documentazione (un file). Processo, rappresenta la dinamica con cui il documento, seguendo una procedura.

21 Ruoli e Scrivanie Stati-Step, ossia il momento in cui qualcuno deve fare qualcosa Competenze-Ruoli, ossia il chi deve fare qualcosa che rappresenta la responsabilità di gruppi funzionali o singole persone...sedute sulla scrivania

22 Mappatura aggiungi stato aggiungi sottoprocesso aggiungi condizioni aggiungi commento Traccia regole

23 Alcuni Spunti La Tempestività dei dati è un fattore determinante. Il workflow di Quarta3 consente di tener traccia di una serie di informazioni rilevanti quali: Data di registrazione dei documenti Due Date ossia obiettivi Analisi dei tempi di attraversamento

24 Tracciabilità intra-processo.

25 Tempi e Metodi

26 I processi si aprono all esterno Sempre più i processi non possono dirsi Interni all azienda ma Esterni o aperti a soggetti terzi. Questi possono essere coinvolti come stakeholders o essere devi veri e propri attori che operativamente partecipano al flusso.

27 qualche esempio. Esempi lampanti vengono dalla gestione dei processi tipici della qualità: Fornitori Clienti Controlli in fase di fornitura Controlli in fase produttiva (c/terzi) Qualificazione Non conformità 8D report Gestione segnalazioni Gestione reclami Customer satisfaction Documentazione Procedure Schede tecniche Disegni Processi Manutenzioni Campionature Omologazioni

28 CONTROLLI QUALITA, ovvero L EVOLUZIONE DELLA SPECIE.

29 Dall in house all on line. CONTROLLO QUALITA IN ACCETTAZIONE Il classico controllo in Merce in Entrata. AUTOCERTIFICAZIONE DEL FORNITORE Il sistema di gestione Qualità e i prodotti sono ritenuti rispondenti ai requisiti, no controlli. (free pass) CONTROLLI ON LINE L Azienda pubblica on line i controlli da eseguire e il fornitore registra sul suo sistema i controlli.

30 Controlli On Line CONTROLLI ON LINE L Azienda pubblica on line i controlli da eseguire e il fornitore registra sul sistema del proprio cliente i controlli. ERP Fornitore Altro

31 Apertura vs esterno delle NC INVIO MANUALE SEGNALAZIONE DI NON CONFORMITA Il classico invio di verbale cartaceo di NC. Si attende comunicazione da Fornitore INVIO AUTOMATICO REPORT DI NC Sistema automatizzato di invio report NC comprendente aree per compilare manualmente analisi/risposta For. INSERIMENTO IN WORKFLOW NC L Azienda pubblica on line le istanze sulle quali il For. è coinvolto direttamente

32 Dai dati alle Informazioni I dati Qualità, raccolti direttamente alla fonte (enti interni coinvolti, clienti, fornitori) in maniera strutturata diventano informazioni grazie alle potenzialità dei sistemi interni a Quarta o ai tools di analisi integrati (B.I.).

33 Esempi: Vendor Rating/1

34 Esempi: Vendor Rating/2 Andamento della classificazione fornitori, nelle tre classi individuate

35 Esempi: RECLAMI

36 Esempi: NC Interne

37 Grazie per l Attenzione. pferrarini@blulink.com