Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto

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1 Release 5.20 Manuale Operativo CONTABILITA' Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Il presente manuale descrive le funzionalità guidate che sono state create per poter gestire gli incassi ed i pagamenti. Sono inoltre descritte le funzioni per l aggiornamento e la stampa dello scadenzario e per la gestione completa degli estratti conto.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 INCASSI E PAGAMENTI INCASSO CLIENTI Pagamenti diretti da Clienti Incasso di più partite di clienti diversi PAGAMENTI FORNITORI Stampa controllo movimenti in contanti Controllo movimentazione conti: Blocco con data limite SCADENZARI MANUTENZIONE SCADENZARIO Riferimenti non conformità STAMPA ANALISI DEBITI/CREDITI Esempi di stampa Scaduto e A Scadere Esempi di stampa con Esposizione Cliente Esempi di stampa con Considera Rischio Effetti STAMPA SCADENZARIO Classificazione fatture Professionisti: Stampa Scadenze al netto della ritenuta STAMPA SCADENZIARIO PER AGENTE STAMPA SCADENZIARIO PER FASCE Tabella Fasce Scadenzario STAMPA SCADENZIARIO PER AREA ESTRATTI CONTO Tabella Testi per Estratti Conto Stampa Estratti Conto Invio estratto conto per

3 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto INCASSI E PAGAMENTI La registrazione degli Incassi e dei pagamenti può avvenire direttamente in Prima nota Diversi a Diversi, utilizzando una causale di tipo DD e impostando i conti dare avere nel dettaglio della funzione; da qui, infatti, è possibile richiamare le scadenze aperte per il cliente/fornitore inserito, e procedere al saldo totale o parziale delle stesse. 1.1 INCASSO CLIENTI Questa funzione consente di effettuare la registrazione di incasso delle partite aperte di Clienti in alternativa all utilizzo della funzione Prima nota Diversi a Diversi. Attraverso una selezione preliminare è possibile estrarre gli importi da incassare in base alla scadenza ed indicare la relativa contropartita per l incasso. Il programma provvederà in automatico ad effettuare le relative scritture contabili. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Gestione Incassi e Pagamenti Incassi Clienti La funzione estrae automaticamente le partite clienti relative a fatture attive: è possibile anche estrarre le note credito, selezionando l apposito flag Estrai solo le note credito, prima di effettuare l estrazione. Le informazioni a video sono suddivise in quattro sezioni distinte: impostati i parametri di estrazione, è possibile selezionare le partite interessate, indicare i conti di contropartita e procedere alla generazione automatica dei movimenti di incasso (o reso nel caso di note credito).

4 4 Manuale Operativo 1. Selezione preliminare Il programma consente di selezionare: Il cliente per il quale effettuare l estrazione. Se il campo viene lasciato in bianco, il programma provvederà ad estrarre gli importi da incassare di tutti i clienti. La banca per cui effettuare l estrazione. Se il campo viene lasciato in bianco, il programma provvederà ad estrarre le scadenze di tutte le banche. (Questo dato ha significato se in fase di emissione della fattura al Cliente con pagamento diverso da effetti, è stata comunque indicata la banca d appoggio). Da data a data intervallo di data per l estrazione. Tipo di incasso permette di selezionare il tipo di estrazione in base al tipo di pagamento contenuto nel codice pagamento attribuito al Cliente (es.: Rimessa diretta, Bonifico, ecc ) Converti in pagamenti diretti: flag che consente di gestire e controllare gli importi incassati mediante terzi. Per maggiori informazioni si rimanda al paragrafo Pagamenti diretti da Clienti Estrai solo le note di credito: l abilitazione del flag, prima di effettuare l estrazione, consente di visualizzare solo le note di credito relative al cliente selezionato. Ordinamento per Ragione Sociale: l abilitazione del flag consente di effettuare l estrazione ordinata per scadenza quindi per Denominazione del cliente. Ordinamento per Numero documento: l abilitazione del flag consente di ordinare le fatture presentate in lista per numero documento, in base all anno di riferimento della partita Le prime 4 fatture sono relative al 2008; le ultime due sono del Estrazione importi da incassare in scadenza Dopo la selezione preliminare, premendo il pulsante Estrai, il programma provvederà a visualizzare gli importi da incassare in scadenza. Le colonne presenti nella griglia sono necessarie per l identificazione della scadenza e della partita in esame: gli unici campi modificabili sono Incasso e Sel. Effettuando Doppio click sul campo Incassato, lo stesso viene automaticamente compilato e viene attivata la spunta sul campo Sel. Allo stesso modo, cliccando sul flag Sel, l importo verrà considerato incassato e apparirà in automatico nella casella Incasso. Sono presenti due tasti Seleziona Tutti o Deseleziona Tutti che permettono di selezionare con un unico comando tutte le scadenze estratte, oppure di deselezionarle tutte automaticamente. Nelle singole righe di dettaglio è possibile indicare anche una riga di note che sarà poi riportata nel dettaglio dei movimenti contabili per la riga relativa al cliente. Al termine dell inserimento i totali appariranno in automatico nella casella Incassato.

5 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Conti ed importi di contropartita Questa sezione raggruppa i conti di incasso (Banca, cassa o depositi) che verranno movimentati in contropartita. I conti possono essere inseriti direttamente con il codice del conto oppure richiamati dalla lista del piano dei conti, mentre il campo relativo all importo può essere compilato manualmente oppure, cliccando due volte, verrà riportato in automatico l importo totale delle righe da incassare selezionate. Al termine dell inserimento i totali appariranno in automatico nella casella Cont. 4. Dati di registrazione del movimento Una volta selezionati gli incassi ed assegnati i relativi conti di contropartita, è necessario indicare i seguenti campi: Data Reg.: data riportata nel movimento come data di registrazione Caus. Incasso: causale utilizzata per la registrazione dell incasso (una volta inserita, sarà indicata automaticamente, comunque modificabile, ai prossimi incassi). Data Doc: data riportata nel movimento come data di documento, impostata di difetto con la data di registrazione. Premendo il pulsante Conferma, la procedura provvederà in automatico a creare la registrazione in prima nota che potrà essere richiamata, in un secondo tempo, dalla lista movimenti inseriti, presentandosi come un normale movimento in partita doppia Conto Partita Descrizione Dare Avere CASSA 1.252,65 C V00001 EXPERT CASA NEW SRL 1.252,65

6 6 Manuale Operativo Pagamenti diretti da Clienti La procedura, attraverso un particolare automatismo, permette di gestire e controllare gli importi incassati mediante terzi. Esempio: pensata per rilevare gli agenti che potrebbero ricevere gli assegni per conto della società. Ricevuto l assegno, l agente avvisa la casa madre che, per evitare un eventuale sgradito sollecito al Cliente, trasforma la scadenza (contabilmente ancora aperta) in diretta ; al momento della consegna in sede, l assegno verrà incassato dall amministrazione che registrerà l effettivo incasso. Occorre innanzitutto impostare, attraverso la funzione Archivi Parametri Parametri Procedura cartella Procedure Contabilità, i due campi dell area Gestione Pagamenti diretti, inserendo rispettivamente un Conto Portafoglio e una Causale Contabile di tipo DD: Indicati i parametri, nella funzione accessibile da Contabilità Gestione Incassi e Pagamenti Incassi Cliente si visualizzerà il flag Convertire in pagamenti diretti che, se selezionato, consentirà l estrazione dei documenti da incassare con codice pagamento diverso da quello di tipo PD (diretto), mentre vengono riportati in automatico nella griglia Conti di Contropartita la Causale d incasso e il Conto di contropartita indicati nei Parametri della Procedura. Nota: non va creata una Condizione di pagamento di tipo Pd nella tabella Condizioni di Pagamento: questa tipologia è stata creata per controllare (ad esempio dalla Stampa dello scadenzario) le scadenze incassate con questa metodologia. Selezionate le partite, alla conferma viene generato in automatico un movimento contabile, consultabile dalla Prima Nota D.D. che chiude la partita del cliente portando il valore dell importo incassato sul conto Portafoglio. Contestualmente, viene trasformato il tipo pagamento associato alla fattura saldata in PD (ovvero, la riga di scadenza sarà contraddistinta dal tipo scadenza PD). All incasso effettivo dell assegno, sarà sufficiente girocontare il valore del conto portafoglio al conto cassa/banca.

7 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Incasso di più partite di clienti diversi La funzione Incassi Clienti prevede l estrazione di tutte le scadenze aperte di tutti i clienti oppure l estrazione delle partite aperte di un singolo cliente: è possibile impostare il numero delle partite (es. 2003V00001) che devono essere saldate in modo tale di velocizzare l operazione nel caso in cui si vogliano saldare più scadenze di clienti diversi. Selezionando una partita che ha generato più scadenze, verranno automaticamente riportate tutte le scadenze da incassare: si consiglia quindi di utilizzare questa nuova funzione per effettuare l incasso di partite in cui le scadenze sono generalmente di una rata. Questa modalità è particolarmente utile nel caso in cui si stia procedendo alla registrazione degli incassi clienti presenti sulla distinta dei pagamenti fornita dalla banca in cui normalmente sono indicati solo i numeri di fattura e non i riferimenti del cliente. Nella maschera di Gestione Incassi Clienti di fianco al pulsante di apertura della lista dei clienti è presente il pulsante che apre la lista delle partite aperte relative alle scadenze aperte con tipo di pagamento rimessa diretta e bonifico. Attivando il pulsante si apre una multilista che visualizza l elenco delle partite ancora aperte: Nella maschera di Multilista è presente la colonna NumDoc: il valore presente si differisce come formato a seconda che la fattura sia stata registrata in contabilità (es. 1 come nell immagine sopra riportata) oppure sia stata contabilizzata dal modulo Vendite (es. V00008 come nell immagine sopra riportata).

8 8 Manuale Operativo L utente può: selezionare direttamente con il mouse le partite che devono essere saldate (flag nella colonna Sel.) indicare il numero della partita da incassare nella riga dei Parametri di Ricerca in modo da posizionarsi sulla partita appena inserita, quindi abilitare il flag Sel. L operazione potrà essere ripetuta per tutte le partite che devono essere saldate: premendo poi il pulsante Conferma le scadenze relative alle partite selezionate verranno riportate nella griglia compilando in modo automatico l importo dell incassato con l importo della scadenza. Questa gestione automatica è attiva solamente in caso di regime di contabilità ordinaria e semplificata in quanto nelle contabilità professionisti si deve sempre impostare l importo incassato sulla singola riga, dato che occorre confermare i dati della ritenuta sempre per singola riga. Qualora l utente abbia la necessità di impostare i pagamenti parziali può sempre pulire la colonna Incasso tramite il pulsante Deseleziona Tutto (viene azzerata nella maschera tutta la colonna Incasso) ed impostare manualmente gli importi degli incassi parziali.

9 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto PAGAMENTI FORNITORI La gestione Pagamenti Fornitori consente di effettuare il pagamento delle fatture Fornitore attraverso l estrazione delle fatture passive in scadenza, e l indicazione della relativa contropartita. Il programma provvederà in automatico a generare le scritture contabili relative. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Gestione Incassi e Pagamenti Pagamenti Fornitori: La funzione estrae automaticamente le partite fornitori relative a fatture passive: è possibile anche estrarre solo le note credito, selezionando l apposite flag Estrai solo le note credito. Come per l incasso clienti, le informazioni a video sono suddivise in quattro sezioni distinte, e le informazioni richieste sono le stesse viste precedentemente. Ovviamente, al posto del codice cliente sarà richiesto il codice del fornitore; premendo il pulsante Conferma, la procedura provvederà in automatico a creare la registrazione in prima nota.

10 10 Manuale Operativo 1.3 Stampa controllo movimenti in contanti Consente di visualizzare il singolo movimento o la singola partita per le quali si è provveduto ad incassare o pagare per contanti superando il limite consentito di 999,99 euro. L analisi viene effettuata per tutti i movimenti successivi all 01/01/2012 (data di entrata in vigore della normativa) collegati a conti finanziari definiti, in anagrafica del Piano dei conti, come Conto Cassa: gli altri conti non vengono considerati nella stampa. Esempio del conto CASSA definito, tramite l ominimo flag, Conto Cassa. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Gestione Incassi e Pagamenti Stampa Controllo movimenti in contanti:

11 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 11 Si possono impostare i seguenti filtri: Da\A Data: per stampare i dati di un certo periodo Da\A conto cassa: per analizzare solamente alcuni conti finanziari Da\A cliente (fornitore): per scegliere solo alcuni cliente o alcuni fornitori (selezionandoli sia come intervallo di codici, sia scegliendo più codici in modalità multi-lista) Inoltre scegliere se elaborare il prospetto di controllo per: Stampa Controllo per partita (flag): per verificare quali partite risultano incassate o pagate per un valore superiore al limite del contante Stampa Controllo per movimento (flag): per verificare per quali registrazioni contabili il conto cassa ha superato il limite del contante Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa. Esempio di stampa con opzione Stampa controllo per movimento

12 12 Manuale Operativo La stampa per movimento consente di visualizzare le registrazioni contabili dove il conto cassa è stato movimentato per un valore superiore a 1.000,00. Per ogni movimento vengono indicati i dati generali come: numero e data del movimento, numero e data del documento, il codice della causale e la relativa descrizione. Nel dettaglio sono visualizzati i dati relativi ai conti contabili, gli importi dare e avere e in fondo il valore complessivo della cassa. Esempio di stampa con opzione Stampa controllo per partita Il layout di stampa è simile a quello del partitario clienti e fornitori, dove viene indicata la partita, la data e il numero del movimento e del documento, gli importi dare e avere, e nel campo contropartita il valore del conto cassa. L analisi delle partite verifica se l incasso o il pagamento effettuato con diversi movimenti contabili ha come contropartita il conto cassa e se la somma del contante utilizzato ha superato la soglia dei 1.000,00 euro. L analisi delle partite risulta molto delicata, in quanto la libertà nelle registrazioni contabili può rendere difficile l individuazione certa del superamento del limite del contante. Ad esempio nel movimento contabile si possono movimentare più partite, magari clienti e fornitori e il conto cassa viene utilizzato solo per la differenza. In questo caso il sistema non può sapere in quale modo è stato utilizzato il contante, ecco perché nella stampa vengono presentate due sezioni: Elenco delle partite pagate e incassare con il superamento del limite del contante di CERTA individuazione. Elenco delle partite pagate e incassare con il superamento del limite del contante di NON CERTA individuazione. L elenco delle partite non certe viene presentato affinché l utente possa approfondire l utilizzo del contante, in quanto dalla prima nota non è determinabile con certezza. Per comprendere meglio la stampa seguono alcuni esempi che possono evidenziare meglio le casistiche che si possono presentare.

13 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 13 Es. 1 - Pagamento di fatture e note credito con una sola registrazione per cassa In questo caso, per lo stesso fornitore viene pagata una fattura per differenza con una nota credito, utilizzando a saldo il contante. In questo caso il movimento e le partite superano il limite del contante, infatti al conferma del presente movimento: Viene presentato il messaggio di avviso: Nella stampa del report sarà così riportato:

14 14 Manuale Operativo Es. 2 - Pagamento parziale di fattura, senza superamento complessivo del limite contante: Analizzando il partitario si può comprendere meglio la sequenza dei movimenti: Per la fattura 2013A00001 sono stati effettuati due pagamenti, uno per 900, 00 e l altro per 190,00 euro, entrambi in contanti: Nei singoli movimenti non è stato superato il limite del contante, ma la fattura è stata pagata per due volte per cassa. Ciò determina un superamento del limite del contante solo per la partita, in questo caso la determinazione del superamento del limite è CERTA, poiché i movimenti contabili sono semplici e si riferiscono solo ad un fornitore. Nella stampa del report sarà così segnalata: Nella colonna Contropartita viene indicato quale conto cassa è stato movimentato e sotto l importo complessivo movimentato. Es. 3 - Pagamento e incasso di fatture con una sola registrazione per cassa (caso limite) Si mostra un caso limite, ovvero nella registrazione viene rilevata una partita cliente e una partita fornitore e per differenza il conto cassa. In questo caso non è possibile determinare con certezza se il superamento del limite del contante, pertanto si può fare solo una segnalazione in base ad alcuni elementi. Infatti nella registrazione si hanno due importi superiori a 1.000,00 euro ciò potrebbe significare che si è ricevuto un incasso per 1.500,00 e si è effettuato un pagamento per 2.000,00 in contanti.

15 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 15 Il conto cassa è stato movimentato per 500,00 euro, tale valore è una semplificazione nella registrazione che non da informazioni utili per la verifica del limite. Per questi motivi nella stampa delle partite sarà indicato nella sezione di NON CERTA individuazione, consentendo all utente di avere una segnalazione che permetta di approfondire le informazioni che riguardano la registrazione. Nel report, non avendo elementi di chiara individuazione dell uso del contante, viene presunto che gli importi della registrazione in oggetto siano stati effettuati in contati per il valore dell intera partita. Per questo motivo nella colonna contropartita viene riportato il valore della stessa e non quello della cassa. Quest ultimo non è significativo poiché si tratta di una mera compensazione contabile. Di seguito la stampa:

16 16 Manuale Operativo 1.4 Controllo movimentazione conti: Blocco con data limite È possibile bloccare la movimentazione di determinati conti utilizzati in Prima Nota D/D e nella funzione di Gestione Incassi e Pagamenti, fino ad una data stabilita. Questa funzionalità è molto utile nel caso in cui, dopo avere controllato le movimentazioni dei conti (ad esempio i conti banca) fino ad un determinato periodo, nessun utente possa modificare le registrazioni di tali conti o inserire nuove registrazioni per i conti nel periodo. Attualmente la funzione è disponibile solo nelle funzioni di Prima Nota D/D e di Gestione Incassi e Pagamenti. La funzione deve essere caricata a menù, attraverso la funzione di Personalizzazione dello stesso, prelevandola dalla categoria Contabilità Attivando la funzione appare la seguente maschera L utente può quindi inserire nella griglia l elenco dei conti soggetti a controllo specificando la data di limite del blocco.

17 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 17 Esempio di caricamento dei conti soggetti a controllo Nella funzione di Gestione Incassi e Pagamenti, il controllo sul blocco del conto viene effettuato in fase di conferma della registrazione, ovvero appena inserita la data di registrazione:

18 18 Manuale Operativo 2 SCADENZARI Nel menù Contabilità Scadenzari sono presenti una serie di funzioni che consentono di controllare, visualizzare e modificare le scadenze associate ai documenti di vendita e acquisto. Queste funzionalità sono utilizzabili se l azienda adotta la gestione a Partite aperte (flag impostabile nella Struttura Contabile in fase di Creazione dell azienda). Con questa metodologia, la registrazione di fatture/note credito e la creazione di partite fuori campo Iva, generano automaticamente righe di scadenze, tante quante sono le scadenze associate alla condizione di pagamento impostata. In base, quindi, alle impostazioni ed alla struttura associata alla condizione di pagamento (precedentemente creata in Archivi Tabelle Società Tabella Condizioni di Pagamento), il programma genera in automatico le singole scadenze, associandogli attributi quali: il tipo di scadenza (RD, RB ), la data di scadenza, il numero di rate, l importo, etc.. calcolando autonomamente se la scadenza deve finire a fine mese, o se deve essere composta di sola Iva. E possibile ottenere anche un calcolo automatico della data di scadenza che tenga in considerazione periodi di inattività (per festività, ferie, quali ad esempio agosto e dicembre), associando ad ogni cliente/fornitore dei periodi di esclusione, impostabili in Archivi Tabelle Società Tabella Esclusione Periodi. L utente ha la facoltà di modificare le righe di scadenzario generate in funzione della condizione di pagamento, grazie alla Gestione Portafoglio Scadenze: Questa funzione permette all utente di caricare manualmente le righe di scadenze, associandogli tipo di pagamenti, date e importi liberamente, e può richiamare questa funzione da diverse parti della procedura: direttamente in fase di inserimento/variazione del documento dalla Prima Nota Iva e dal Caricamento Fatture / Fatture Accompagnatorie, dalla Consultazione Mastrini e Partitari, dalla apposita funzione di Manutenzione Scadenzario. Il monitoraggio della situazione delle scadenze è agevolato da specifiche stampe.

19 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto MANUTENZIONE SCADENZARIO La funzione Manutenzione Scadenzario permette di effettuare la variazione e l inserimento delle informazioni relative alle scadenze attive/passive delle fatture di vendita/acquisto. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Scadenzari Manutenzione Scadenzario: L estrazione può essere effettuata o sull archivio clienti, o sull archivio fornitori, agendo sui campi opzione Clienti/Fornitori: in funzione della selezione effettuata, i successivi campi Da/A presenteranno la apposita lista. Con Estrai, vengono visualizzate in griglia le fatture associate ai codici clienti (o fornitori) selezionati; il significati sei campi visualizzati in griglia è intuitivo: Clienti: codice del cliente Ragione Sociale: regione sociale del cliente Partita: numero della partita Importo: importo della partita Causale: causale che ha generato la partita Numero: numero del documento Data Documenti: data del documento Id Mov: riferimento tecnico della riga nella tabella dello scadenzario. Vengono estratte tutte le fatture relative ai codici clienti/fornitori impostati, anche se già chiuse. Nel caso di insoluto (generato dalla gestione effetti clienti) la stessa partita viene estratta due volte, con due casuali diverse: la prima scadenza risulta incassata, ed è associata alla causale di registrazione della fattura di vendita (per esempio, FTV) mentre la seconda risulta aperta, associata alla casuale di insoluto (per esempio INS). La manutenzione sarà effettuabile per la seconda scadenza. Cliccando sulla singola riga relativa ad un documento, apparirà la finestra di Gestione Portafoglio Scadenze che consentirà di effettuare la manutenzione di tutti i dati associati alle singole scadenze:

20 20 Manuale Operativo Con DOPPIO CLICK sulla riga La maschera visualizza, prima di tutto, i dati di testata del documento, non modificabili (Codice e Ragione sociale del cliente, Importo, Documento Num. Del, Partita). Nel dettaglio visualizza le righe di scadenze associate al documento: l utente può operare sui questi dati, che sono in parte modificabili (a meno che relativi a righe di scadenze già incassate o gircontate): T.Pag: codice identificativo del tipo di scadenza (ripreso dalla condizione di pagamento). Modificabile inserendo uno dei valori presenti in lista: consente alla procedura di processare la riga di scadenza, definendone automatismi associati (es. emissione effetti) e tipo di trattamento successivo (modificabile). Data: data di scadenza del pagamento (modificabile) Importo: importo della scadenza (modificabile) Incassato: importo eventualmente già incassato (non modificabile) Giroconto: importo di un eventualmente giroconto fattura/nota credito (non modificabile) Da Incassare: differenza Importo Incassato Giroconto (non modificabile) Stato: nel caso di scadenze legate a tipo di pagamento RB (effetto cliente), riporta il valore I se l effetto risulta incassato Ins.: consente di individuare scadenze legate a tipo di pagamento RB (effetto cliente) con stato I successivamente ricevute insolute (che quindi hanno generato una nuova riga di scadenza). Relativamente alle scadenze di tipo RB, è possibile manutenere unicamente i dati relativi agli effetti non ancora confermati. Per queste scadenze, e per le scadenze relative a pagamenti di tipo BO, è possibile variare anche l assegnazione alle banche agendo sui campi: Ns. Banca: dove è possibile accedere alla Tabella Nostre Banche e associare il codice dell istituto bancario cui verrà appoggiato l effetto/pagamento Banca Cliente: dove è possibile accedere alla lista delle Banche cliente/fornitore, associate al codice intestatario del documento. Con Conferma vengono memorizzate le variazioni apportate e si ritorna alla maschera di consultazione della Manutenzione Scadenzario.

21 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Riferimenti non conformità Richiamando in variazione le scadenze associate alle fatture fornitori, dalla Gestione Del Portafoglio Scadenze (richiamabile da Prima Nota, Manutenzione scadenziario e Consultazione Mastrini e Partitari) è possibile visualizzare e variare il Riferimento di non conformità associato al documento, eventualmente modificandolo per singola riga di scadenza. Lo stato ed il Riferimento della non conformità possono essere inseriti direttamente durante l input della fattura in Prima Nota Iva, ed in questo caso vengono riportati in automatico su tutte le scadenze create per la fattura: aprendo infatti le scadenze dalla funzione di gestione delle scadenze, di fianco allo stato viene visualizzata la descrizione della non conformità, che può essere variata sulla singola scadenza: Se lo stato della scadenza viene cambiato in pagabile, viene azzerata in automatico la descrizione della non conformità ed il campo non risulta più scrivibile. Nel caso in cui venga applicato un riferimento di non conformità sulla singola scadenza, tale informazione sarà riportata anche sulla maschera di Salda Conto consultabile da Prima Nota Diversi a Diversi, così da evidenziare le partite bloccate:

22 22 Manuale Operativo 2.2 STAMPA ANALISI DEBITI/CREDITI La funzione Stampa Debiti/Crediti elabora una situazione delle scadenze per Clienti o Fornitori, suddividendo gli importi (a scadere o in scadenza) in base alla data di scadenza. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Scadenzari Stampa Debiti/Crediti: Tipo estrazione: a scelta tra le seguenti opzioni: Selezionando Clienti/Fornitori per conto collegamento, si abilita il campo Conto collegamento, nel quale è possibile selezionare anche più clienti/ fornitori attraverso una multilista: Selezionando l opzione Clienti/Fornitori per conto collegamento, non sarà più possibile impostare l intervallo dei codici da estrarre (campi Da Codice / A Codice disattivi) e abilitare come Tipo stampa l opzione Esposizione cliente:

23 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 23 Da codice/ A Codice: consentono di indicare l intervallo di codice Cliente/Fornitore da estrarre; C.to collegamento: per selezionare anche più clienti/ fornitori attraverso una multilista; il campo si abilita solo se il Tipo Estrazione è Clienti/Fornitori per conto collegamento; Tipo di Stampa: è possibile definire una stampa tra le seguenti opzioni: Situazione Scaduti rappresenta il totale dello scaduto Situazione a Scadere rappresenta il totale a scadere Dettaglio Scadenze permette di rappresentare in dettaglio, per ogni Cliente/Fornitore e per ogni partita, l elenco delle scadenze e l esposizione delle stesse Esposizione cliente elabora la situazione dei crediti verso i clienti stampando anche l esposizione totale degli stessi rispetto alle scadenze e agli ordini da evadere. Data di riferimento: è la data di riferimento per l estrazione delle scadenze. Si può effettuare la stampa con data di riferimento uguale o superiore alla data di elaborazione, ma non antecedente (trattandosi di scadenze). Considera intervallo mese: per scegliere come conteggiare i giorni dei singoli mesi: Se non attivo, si assume che ogni mese sia di 30 giorni Se attivo, i periodi vengono conteggiati considerando la variabilità dei giorni di ogni mese; in questa ipotesi, la data di riferimento viene sempre portata all ultimo giorno del mese (es. impostando 01/01/2008 sarà considerata comunque come 31/01/2008) Considera rischio effetti: per includere opzionalmente anche le ricevute bancarie che risultano incassate, ma delle quali non è ancora stata raggiunta la data della scadenza. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

24 24 Manuale Operativo Esempi di stampa Scaduto e A Scadere La logica con la quale i dati vengono esposti in stampa dipende da due fattori principali: 1. Scelta della tipologia di stampa, tra: Scaduto oppure A Scadere 2. Data di Riferimento Elaborando la stampa senza indicare una Data di riferimento, viene automaticamente considerata la data di posizionamento dell utente nel gestionale: ipotizziamo di seguito di effettuare delle stampe con data Riferimento 01/01/2008 avendo inserito la seguente situazione per il cliente MICHELI GIOVANNI. Per analizzare la situazione generale delle scadenze del nostro cliente di esempio, elaboriamo dapprima la stampa con l opzione: Esempio Stampa con opzione Dettaglio Scadenze Vediamo che abbiamo una scadenza aperta per una fattura del 2006, ed altre 3 scadenze relative a fatture 2008 con altrettante date di scadenza.

25 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 25 Elaborando una i dati saranno proposti in questo modo: Esempio Stampa con opzione Situazione Scaduti Orizzonte temporale Situazione Scaduti Dettaglio Dal punto di vista dello scaduto il cliente in esame presenza crediti aperti da Oltre 180 gg pari a 5.130,00 (riferiti alle fatture 2006) mentre ha A Scadere ,00 (ammontare di tutte le fatture 2008): la stampa ha infatti una data di riferimento del 01/01/2008, e a tale data nessuna delle fatture del 2008 è ancora scaduta. La stessa analisi temporale viene effettuata elaborando la stampa con opzione Situazione Scaduti Dettaglio. Attenzione al parametro Considera Intervallo Mese: la sua eventuale attivazione genera una distribuzione temporale differente, in quanto considera la variabilità del numero di giorni del singolo mese (senza questa opzione tale variabilità non viene considerata, e si assume che ogni mese sia di 30 giorni). Da notare inoltre che con questo parametro la data di riferimento viene portata automaticamente al 31/01/2008 (benché l avessimo impostata al 01/01/2008). Esempio Stampa con opzione Situazione Scaduti con flag Considera Intervallo Mese

26 26 Manuale Operativo Elaborando una gli stessi dati saranno invece proposti in questo modo: Esempio Stampa con opzione Situazione a Scadere Orizzonte temporale Situazione A Scadere Dettaglio La situazione A Scadere presenta un orizzonte temporale invertito rispetto al caso precedente: il cliente in esame presenza crediti già Scaduti pari a ,00 (fatture fattura 2008), a 30 gg ,00 e a 60 gg ,00. La stampa ha sempre come data di riferimento il 01/01/2008. La stessa analisi temporale viene effettuata elaborando la stampa con opzione Situazione A Scadere Dettaglio e come nel caso precedente l eventuale attivazione del parametro Considera Intervallo Mese modifica la distribuzione temporale considerando la variabilità del numero di giorni del singolo mese.

27 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Esempi di stampa con Esposizione Cliente Con l opzione Esposizione Cliente viene elaborato un prospetto riepilogativo, che considera anche gli ordini da evadere. Nella testata di stampa vengono riportati i dati anagrafici del cliente. Nella prima sezione vengono estratti gli estremi delle partite aperte. Nella seconda sezione vengono riportati gli estremi degli ordini aperti, indicando l importo parzialmente evaso e quello ancora da evadere. Esempio di stampa della situazione dei Clienti con Esposizione Cliente (C ) Per le partite aperte, sono riportate 10 fasce di scadenza, per riportare sullo stesso schema anche i dati di ordini con date di consegna (e, di conseguenza, con scadenze) molto remote. Per gli ordini, sono riportate 10 fasce di scadenza, in base alle date di prevista consegna sulle singole righe e con condizione di pagamento definita sui singoli ordini. Se è gestita l iva sugli ordini, i dati degli stessi saranno comprensivi di iva, altrimenti saranno esposti al netto dell imposta. Con i dati contabili e quelli relativi agli ordini viene calcolato quindi il totale del cliente per tutte le scadenze (colonne) previste nelle sezioni. Alla fine della pagina viene stampata la situazione totale del cliente con gli importi scaduti, in scadenza nella fascia relativa alla data di riferimento e a scadere, considerando sia i dati delle scadenze sia quelli degli ordini. Gli importi scaduti e a scadere sono suddivisi nella fasce a 30/60/90 giorni ; il resto è totalizzato nella fascia oltre 90 giorni.

28 28 Manuale Operativo Esempi di stampa con Considera Rischio Effetti Abilitando il flag Considera Rischio Effetti vengono inoltre considerati negli importi anche le Ricevute Bancarie che risultano incassate, ma hanno una Data di Scadenza superiore alla Data di Riferimento impostata dall utente per la stampa. Vediamo il funzionamento di questo parametro con un nuovo esempio. Ipotizziamo di avere due fatture, una con pagamento RB ed una con pagamento RD. Esempio: fattura da pagare con ricevuta bancaria (RB) e fattura da saldare con rimessa diretta (RD) Sono state registrate quindi due partite, la prima con pagamento RB diviso in 3 rate (= 3 scadenze), la seconda con pagamento di tipo RD diviso in 2 rate (= 2 scadenze). Stampando la Situazione a Scadere al 30/03/2009, senza abilitare il flag Considera rischio effetti, e dopo aver presentato e incassato gli effetti, vengono incluse soltanto le scadenze relative alle rimesse dirette con scadenza al 28/02/2009 (scaduta) e al 31/03/2009 (a scadere). Situazione a Scadere SENZA il flag Considera rischio effetti Nella colonna degli importi Scaduti è riportata la RD al 28/02/2009, in quella 30 gg la RD al 31/03/2009. Abilitando il flag Considera rischio effetti, vengono incluse nella Situazione a Scadere anche le due scadenze delle ricevute bancarie che hanno una data di scadenza superiore al 30/03/2009 (quelle con scadenza del 31/03/2009 e del 30/04/2009). La scadenza del 28/02/2009 viene quindi esclusa, perché considerata incassata. Situazione a Scadere CON il flag Considera rischio effetti Oltre alle informazioni relative le scadenze di tipo RD, sono riportate le RB in scadenza al 31/03/2009 (30 giorni) e al 30/04/2009 (60 giorni).

29 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 29 Stampando invece la Situazione Scaduti, sempre al 30/03/2009, senza il flag Considera rischio effetti, le scadenze relative all effetto non vengono riportate: Situazione Scaduti SENZA il flag Considera rischio effetti Elaborando la stessa stampa Situazione Scaduti sempre al 30/03/2009, con il flag Considera rischio effetti attivo, nella colonna A scadere viene riportata anche la ricevuta bancaria in scadenza al 31/03/2009 (insieme a quella del 28/02/2009). Anche in questa stampa tra gli importi A Scadere sono inclusi gli effetti a rischio. Situazione Scaduti CON il flag Considera rischio effetti

30 30 Manuale Operativo 2.3 STAMPA SCADENZARIO La funzione Stampa Scadenzario esegue la stampa dello scadenzario clienti e fornitori secondo diverse modalità, raggruppando le diverse scadenze in funzione della data associata alla scadenza, consentendo una visione di dettaglio del portafoglio effetti e dei pagamenti fornitore. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Scadenzari Stampa Scadenzario: I limiti di estrazione sono: Tipo Stampa: consente di scegliere di stampare le scadenze in base alle seguenti opzioni: Se sono stati selezionati i Clienti / Fornitori verranno visualizzati i campi nei quali si può impostare l intervallo di stampa.

31 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 31 Esempio: intervallo di stampa dello scadenziario clienti. Scegliendo in Tipo Stampa = Fornitori, nei campi sarà indicata automaticamente una F. Impostando come Tip Stampa Clienti/ Fornitori per conto collegamento, si abilita il campo Conto collegamento, nel quale è possibile selezionare anche più clienti/ fornitori attraverso una multilista: Se non si effettua nessuna selezione verranno stampati tutti i clienti/ fornitori, classificati per conto di collegamento Selezionando Clienti/ Fornitori per conto collegamento, non sarà più possibile abilitare il Tipo Estrazione Totale e impostare il campo Raggruppa per cliente e agente (campi Raggruppa per e Agente disattivi). Anno documento: per estrarre le scadenze relative a partite create in un determinato anno o in un periodo di anni, indicando alternativamente: - il numero dell unico anno di elaborazione, - la sequenza dei singoli anni separati dalla virgola - l intervallo degli anni separati dal trattino Stampa delle Scadenze Aperte di un Cliente senza indicazione degli anni dei documenti da estrarre In questo caso vengono riportate le scadenze relative a tutti gli anni.

32 32 Manuale Operativo Stampa delle Scadenze Aperte di un Cliente con Anno documento 2008 Vengono estratte solo le scadenze relative alle partite del Tipo di pagamento: è possibile selezionare un tipo di pagamento, selezionandolo dalla relativa lista delle tipologie: AN - Anticipo BO - Bonifico CA - Cassa PC - Contanti PD - Pagamento Diretto RB - Ricevuta Bancaria RD - Rimessa Diretta TA - Tratta Accettata TR Tratta Nel caso di pagamenti con Bonifico se nella scadenza è presente la banca del fornitore viene stampato il codice IBAN. Codice Banca: per selezionare eventualmente un'unica banca di riferimento. La modalità di stampa può essere scelta tra: Totale o Solo riepilogo Tipo Estrazione: è possibile scegliere tra: Da Data Scadenza A Data Scadenza per indicare l intervallo di date ed estrarre le scadenze nell intervallo scelto, distinguendo tra Fornitori, Clienti e Clienti + Fornitori. Escludi effetti estratti: per escludere tutte le scadenze che presentano effetti già confermati, ovvero già presentati in banca ma non ancora incassati (ricordiamo che nel caso di gestione degli effetti con Emissione e incasso, alla Conferma effetti gli stessi sono considerati incassati, quindi questo flag non ha significato in quest ipotesi). Raggruppa per: per scegliere di elaborare una stampa raggruppata per: Codice (Cliente o Fornitore): elenca i clienti/fornitori in ordine di codice; Ragione sociale Agente per Codice: sono previste le seguenti opzioni:

33 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Solo clienti senza agente (flag): estrae le scadenze legate a fatture dove non è stato specificato il codice agente; - Includi anche clienti senza agente (flag): estrae anche le scadenze legate a fatture dove non è stato specificato il codice agente oltre a quelle degli agenti. In entrambi i casi viene disabilitata la possibilità di selezionare i codici degli agenti. Le scadenze non collegate ad agente verranno stampate con il codice agente vuoto. Agente per Rag. Sociale: la stampa viene ordinata in base alla denominazione del cliente/fornitore e non al relativo codice; Codice con Riferimenti: per visualizzare la stampa in ordine per Codice Cliente riportando per ogni cliente alcuni dati di contatto nell anagrafica del cliente. L opzione è attivabile solo con uno dei seguenti Tipo Stampa Esempio di stampa con Opzione Raggruppa Per = Codice con Riferimenti Per ogni anagrafica viene riportata a destra una sezione dov è inserito l agente, il numero di telefono, l indirizzo e le note presenti nell anagrafica dei clienti (riquadro blu). Sotto ogni scadenza viene inoltre riportata una sezione vuota nella quale l utente può inserire delle annotazioni. Ragione Sociale con Riferimenti: per visualizzare la stampa in ordine di Ragione Sociale riportando per ogni cliente alcuni dati di contatto nell anagrafica del cliente. L opzione è attivabile solo con uno dei seguenti Tipo Stampa Agente (collegato a multi lista) Tipo Anagrafica (collegato a multi lista) Zona (collegato a multi lista) Tipo scadenze fornitori: per specificare la tipologia delle scadenze fornitori; E possibile selezionare la tipologia delle scadenze se viene richiesta la stampa Totale e se non è stato specificato il campo Raggruppa per. Questo campo presenta le seguenti opzioni:

34 34 Manuale Operativo Nel caso di scadenze legate a fornitore e bloccate, la stampa evidenzia il tipo di blocco come primo carattere della riga (C = da controllare e B = Bloccata), e la descrizione della non conformità nella estrema destra della riga (in alternativa ai riferimenti delle banche). Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Esempio Stampa Scadenziario Totale, ordinata per data scadenza Esempio Stampa Scadenziario Ordinata per Codice cliente\fornitore Esempio Stampa Scadenziario ordinata per Codice Agente Esempio Stampa con opzione Riepilogo Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

35 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Classificazione fatture Per gestire, con una libera codifica, una classificazione delle fatture clienti e fornitori in Prima Nota IVA, per visualizzare quindi un ulteriore criterio di selezione Stampa Scadenzario, impostare le opzioni seguenti: dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Contabilità, attivare i flag Classificazione fatture clienti e Classificazione fatture fornitori codificare le classificazioni delle fatture, impostando i codici dalla funzione Tabelle società, tabella Contabilità: Classificazione fatture. La codifica è totalmente libera e può assumere valori e descrizioni diverse in base alle esigenze dell utente In Prima Nota IVA sarà quindi presente il campo Classificazione fattura, al quale è associata la lista creata nel modo appena descritto. Il campo è obbligatorio se nei Parametri della procedura è stata attivata la funzione attraverso gli appositi flag. Se non viene compilato, alla conferma del movimento viene visualizzato il messaggio:

36 36 Manuale Operativo Con le impostazioni appena descritte, nella stampa dello scadenzario è possibile scegliere di classificare le fatture attivando il flag Classificazione fatture Le classificazioni selezionate vengono visualizzate come rappresentato in figura I codici delle classificazioni scelte non vengono riportati sulla stampa dello scadenziario, ma i dati estratti si riferiranno unicamente alla categoria prescelta. Nota Bene La selezione non è attiva se sono stati impostati Solo riepilogo o Raggruppa per Codice o Agente

37 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Professionisti: Stampa Scadenze al netto della ritenuta Per i Professionisti in contabilità ordinaria e semplificata lo scadenziario può essere stampato al netto della ritenuta, attivando il flag Stampa scadenze al netto della ritenuta nella maschera di Stampa Scadenziario. Scegliendo l opzione Stampa scadenzario al netto della ritenuta tutte le scadenze clienti e fornitori, saranno a visualizzate al netto della ritenuta d acconto. Esempio di stampa scadenziario professionisti al netto della ritenuta

38 38 Manuale Operativo Se la stampa viene effettuata senza l opzione gli importi saranno presentati al lordo della ritenuta. Esempio di stampa scadenziario professionisti al lordo della ritenuta In riferimento alla figura precedente, le partite evidenziate vengono ora riportate al lordo della ritenuta. L opzione è disponibile per lo scadenzario clienti e fornitori. Nel caso in cui sia gestita la ritenuta in sospensione, l attivazione o meno del flag non ha alcuna influenza sulla stampa dello scadenziario fornitori, poiché già al netto della ritenuta. Rispetto alla Stampa Scadenzario per le imprese, la funzione per i professionisti prevede come Tipo Stampa solo le seguenti opzioni: Dal campo Raggruppa per inoltre si può scegliere solo tra le due opzioni: - Codice del cliente/fornitore - Ragione Sociale.

39 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto STAMPA SCADENZIARIO PER AGENTE La funzione permette di ottenere la situazione delle scadenze aperte a livello di agente per una particolare data di scadenza (in base ai documenti emessi in un periodo indicato) secondo la quale le scadenze verranno considerate come aperte o scadute. Il codice agente è prelevato dall anagrafica del cliente: a differenza della stampa scadenzario classica, sono riportati in evidenza i dati della fattura (il numero di documento, la data, la tipologia del pagamento, la data di scadenza e l importo ) e del cliente (quali l indirizzo e numeri) in modo da agevolare il contatto con il cliente da parte dell agente che deve sollecitare il pagamento delle scadenze. La pagina è intestata e numerata per codice agente: vengono anche evidenziati i pagamenti anticipati (nella colonna Acconti). Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Scadenzari Stampa Scadenzario per Agente: Nella maschera di selezione sono richiesti i seguenti campi: Da/A Agente: per selezionare un intervallo di codici agenti da elaborare; non valorizzando i due campi saranno presi in considerazione tutti gli agenti codificati. Da/A data Doc: intervallo di date dei documenti da considerare; è possibile impostare delle date anche non appartenenti all esercizio in corso. Non valorizzando i campi, saranno considerate le date d inizio e di fine esercizio corrispondenti la data di elaborazione. Data scadenza: rappresenta la data di riferimento per effettuare il controllo e l estrazione delle scadenze (= A data di scadenza), sulla base della quale viene verificato o meno lo stato della scadenza, se Aperta o Scaduta. L importo della scadenza è considerato Scaduto o In Scadenza rispetto alla data di riferimento inserita in questo campo: se alla data indicata la fattura risulta aperta ma non ancora scaduta (= in scadenza), nel report sarà valorizzato il solo campo Importo, mentre se a tale data la fattura risulterà scaduta (tutta o in parte) risulterà valorizzato anche il campo Scaduto con il relativo valore (totale o parziale). Ordina per: è possibile definire l ordinamento delle scadenze nella stampa secondo la Data di Scadenza o della ragione sociale del Cliente.

40 40 Manuale Operativo Stampa Totale Cliente: flag presente solo nel caso in cui viene selezionata l opzione Ordina per Cliente. Selezionando il flag, è possibile ottenere in fase di stampa i totali dei clienti nelle colonne Importo, Acconto e Scaduto. Premendo il pulsante Conferma si visualizza l anteprima di stampa, cliccando su Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla stampa.

41 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 41 Stampa Scadenziario per Agente con opzione Stampa Totale Cliente

42 42 Manuale Operativo 2.5 STAMPA SCADENZIARIO PER FASCE La funzione consente di ottenere una stampa dello scadenzario considerando le Fasce Scadenzario inserite nell apposita Tabella Fasce Scadenzario. Si accede alla stampa dal menù Contabilità Scadenzari Stampa Scadenziario per Fasce: Nella selezione di stampa sono richiesti i seguenti dati, alcuni dei quali obbligatori: Codice Fascia (obbligatorio): codice di una fascia presente in tabella Nota: nella stampa sono considerate solo le scadenze aperte (FlagStato='A') Data di Riferimento (obbligatorio): la data cui la procedura si riferisce per effettuare il calcolo delle scadenze impostate nella fascia selezionata; deve essere compresa nell'esercizio Tipo Pagamento: se impostato, estrarrà le sole scadenze contenenti la condizione di pagamento inserita. Nostra Banca: richiede il codice di una delle banche della società (inserite nella tabella Nostre Banche) per produrre un estrazione scadenze per banca. Tipo Stampa: è possibile effettuare la stampa per Clienti Fornitori Tutti (entrambi) Da/A Codice: per la stampa dei Clienti e dei Fornitori potrà essere definito l intervallo di estrazione degli stessi, da Cliente a Cliente e da Fornitore a Fornitore.

43 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 43 Premendo il pulsante Conferma si visualizza l anteprima di stampa, cliccando su Esci si annulla il processo. Alla fine della stampa verranno prodotti i rispettivi Totale di fascia Totale scaduto Totale a scadere Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla stampa.

44 44 Manuale Operativo Tabella Fasce Scadenzario Questa tabella consente la personalizzazione, in sede di stampa, dello scadenzario clienti/fornitori, evidenziando la totalizzazione finale degli importi per le fasce di scadenza desiderate. E inoltre possibile stampare una situazione delle scadenze raggruppata per fasce. Si accede alla funzione dal menù Archivi Tabelle Società Contabilità: Fasce Scadenzario: Codice Fascia: è l identificativo della fascia, composto al massimo da due caratteri alfanumerici; Descrizione: consente di immettere una stringa descrittiva, relativa al codice imputato; Fascia 1~12: l elemento della fascia è composto, al massimo, da quattro caratteri alfanumerici; la struttura è la seguente: I primi tre caratteri G G G rappresentano il numero dei giorni che intercorrono tra la data di emissione e la data di scadenza; il quarto carattere S può assumere, invece, significati diversi secondo il valore che gli viene attribuito tra i seguenti: D = stamperà i dettagli delle scadenze per ogni singola fascia di scadenza riportandone il totale di ognuna, rispetto alla data di riferimento impostata nel filtro di selezione della stampa R = stamperà il riepilogo delle scadenze per ogni singola fascia di scadenza riportandone il totale di ognuna, rispetto alla data di riferimento impostata nel filtro di selezione della stampa a riepilogo - = per fascia negativa a riepilogo da utilizzare per scadenze anteriori alla data d elaborazione _ = per fascia negativa a dettaglio da utilizzare per scadenze anteriori alla data d elaborazione Alla conferma della selezione, saranno eseguiti una serie di controlli di congruità rispetto ai seguenti criteri:

45 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 45 La sequenzialità dei valori della quarta posizione S, nella struttura G G G S, non può essere diversa dai seguenti caratteri: -, _, D, R Possono anche non essere utilizzati, nelle impostazioni d ogni singola fascia, tutti i caratteri previsti di cui sopra. Non devono esistere fasce, all interno di una modalità Fasce Scadenze, che contengano il valore uguale delle prime tre posizioni GGG, già presente nello stesso segno (esempio: i valori 060- e 060_ non possono essere gestiti) I valori contenuti nelle prime tre posizioni GGG devono essere, necessariamente, dei multipli di 15 e 30 giorni. I valori contenuti nelle prime tre posizioni GGG devono essere impostati nelle fasce contigue in ordine crescente per i valori positivi e decrescente per quelli negativi (esempio: 060-,030_, 030D, 060R). Per valori negativi e positivi s intendono quelli antecedenti e successivi alla data impostata nel filtro di selezione della stampa; essa diventerà, quindi, il punto di partenza da cui il programma inizierà a calcolare le scadenze, che dovrà estrarre. Esempio: la seguente modalità di fascia scadenza 3 Scadenze a Riepilogo è stata impostata per estrarre e stampare le scadenze con i soli totali di giornata ed il rispettivo totale di sottofascia: La seguente modalità di fascia scadenza 4 Scadenze a Dettaglio, invece, è stata impostata per estrarre e stampare le scadenze con i dettagli d ogni singola scadenza, quali, la ragione sociale, gli estremi dei documenti, etc., ed il rispettivo totale di sottofascia:

46 46 Manuale Operativo 2.6 STAMPA SCADENZIARIO PER AREA La funzione permette di effettuare l analisi delle scadenze per area agente delle fatture e fatture accompagnatorie del ciclo attivo, analogamente a quanto avviene per la Stampa Analisi Debiti e Crediti, dove le scadenze vengono suddivise per fascia. Definire innanzitutto le aree agenti dal menù Archivi Tabelle Società Tabella Vendite: Aree Accedere quindi alla funzione dal menù Contabilità Scadenziari Stampa Scadenziario per area È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Data di riferimento: data da considerare per stabilire se gli importi estratti sono scaduti o a scadere; Area: per selezionare, attraverso multilista, le aree agenti precedentemente impostate nella Tabella Vendite: Aree; Agente: per selezionare gli agenti attraverso multilista; Livello agente: è possibile richiedere la stampa per l agente principale o per quello secondario;

47 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 47 Tipo stampa: è possibile stampare - la Situazione a scadere - la Situazione scaduto Dettaglio partite (flag): se attivo, verranno dettagliate le partite per i singoli clienti; Tipo partita: per estrarre - Tutte le partite - le partire gestite dal Recupero crediti - le partite in Sofferenza, ovvero quando la pratica è stata passata al legale e la partita è stata chiusa, in quanto ne è stata creata una per gestire separatamente la condizione. Esempio di Stampa scadenziario per area Il primo raggruppamento è per codice Area. Poi vengono riportati gli Agenti. E infine vengono riportati i clienti con le scadenze suddivise per fasce.

48 48 Manuale Operativo Esempio di Stampa scadenziario per area con Dettaglio partite In questo caso, per ogni cliente vengono dettagliate le singole fatture.

49 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto ESTRATTI CONTO La procedura gestisce in modo molto flessibile gli estratti conto, fornendo una stampa mediante report: come tale, è esportabile in qualsiasi formato (word, excel, etc ) consentendo all utente di inviare al cliente la stampa dell estratto conto anche per , eventualmente personalizzabile con Crystal Report. Gli estratti conto stampati possono essere solleciti di pagamento, piuttosto che situazioni alla data da inviare come promemoria al cliente: in funzione dello stato della scadenza, che potrebbe essere o meno scaduta, la procedura consente l associazione di testi personalizzati, così da ottenere in automatico una stampa che in accompagnamento alla situazione delle partite associa una dicitura specifica. I testi personalizzati possono essere inseriti nella Tabella Testi per Estratti Conto. La Stampa dell estratto conto può essere elaborata, con le stesse modalità, sia in valuta di bilancio sia nella valuta della fattura del cliente (in formato multivalutario). Nel seguito, dettagliamo la funzione di Stampa Estratti Conto, estendendo la descrizione delle funzionalità anche alla Stampa estratti conto in Valuta. 3.1 Tabella Testi per Estratti Conto Nella tabella Testi per Estratti Conto possono essere caricati testi, in formato libero, da evidenziare nella stampa degli estratti conto. I testi inseriti sono collegati alla colonna Testo della funzione Stampa Estratti Conto: qui sarà inserito il tipo, che verrà riportato automaticamente nel documento stampato per il cliente. Si accede alla funzione dal menù Archivi Tabelle Società Contabilità: Testi per Estratti Conto: Inserito un codice, è necessario innanzitutto selezionare il Tipo Di Testo scegliendo tra: >> per riportare il testo nella testata dell estratto conto >> per riportare il testo nel piede dell estratto conto

50 50 Manuale Operativo Se viene selezionato EC - Testo variabile per testata non sarà possibile definire il campo Automatico in quanto la selezione del testo da stampare sarà completamente manuale in base alla necessità dell utente. Nel campo Testo è possibile inserire il testo da riportare in stampa. In questo campo è possibile inserire dei tag racchiusi tra i due cancelletti tipo: #SCADUTO# : sugli estratti conto viene automaticamente sostituito, alla parola, il valore dello scaduto del cliente. #DATARIF# : viene automaticamente sostituito, alla parola, la data di lavoro. Dalla lista a tendina del campo Automatico, è possibile definire il destinatario di difetto a cui sarà associato il messaggio: In fase di stampa dell estratto conto, vengono abbinati i codici dei testi di testata e di piede: L utente ha la possibilità di modificare il codice testo di testata su una riga e di estenderlo a tutte le righe selezionate tramite il pulsante Estendi a tutta la selezione :

51 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 51 Modifica testo di Testata sulla prima riga Estensione modifica testo di Testata sulle righe selezionate L opzione è disponibile anche per le note di piede.

52 52 Manuale Operativo 3.2 Stampa Estratti Conto La funzione permette di stampare gli estratti conto da inviare ai Clienti o ai Fornitori, sulla base di una data di riferimento. Si accede alla funzione dal Menù Contabilità Stampe Contabili Stampa Estratti Conto: E possibile impostare una serie di parametri di filtro, per selezionare i dati da estrarre, quali: Tipo Stampa: per indicare il periodo interessato, a scelta tra Tutto o Mese Data di riferimento: è data alla quale si vuole procedere con l estrazione; di difetto, vengono considerate tutte le scadenze fino all ultima data utile dell ultimo esercizio gestito. Inserendo un valore in questo campo, lo stesso: viene stampato sulla testata del report, per indicare la data della situazione contabile in base a questo valore, ogni scadenza sarà processata e considerata scaduta oppure a scadere. Ne consegue che nel report finale, le scadenze estratte (e selezionate anche in base ai parametri successivi) saranno suddivise e totalizzate rispettivamente nelle colonne A Scadere Scaduto. Da Codice - A Codice: indica gli estremi dell estrazione. Di default, viene proposta la lista dell anagrafica Clienti; per ottenere i fornitori è sufficiente digitare 'F' e poi premere F5) Il Tipo Estrazione per specificare i tipi di scadenze, scegliendo tra:

53 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 53 Data: per indicare la data di scadenza. Questo campo può essere utilizzato se la scelta effettuata solo per Tipo di estrazione: - Aperte + saldate dal: in questo caso, considera le scadenze sia aperte che chiuse con data scadenza superiore a quella inserita in questo campo. - Scadute al: considera le scadenze aperte con data scadenza inferiore a quella inserita. Nei tipi di estrazione indicati, se non si inserisce alcuna data il programma in automatico associa la data corrente, mentre per le altre opzioni (SOLO SCADENZE APERTE / CHIUSE oppure TUTTE LE SCADENZE) questo valore non viene considerato. Tipo pagamento: è possibile selezionare un tipo di pagamento, selezionandolo dalla multilista abbinata al campo Considera rischio effetti: per includere anche gli effetti incassati prima della scadenza, normalmente esclusi da tale stampa, perché in questi casi considerati chiusi. Attivando il flag verranno riportati sulla stampa dell estratto conto anche gli effetti incassati prima della scadenza, che verranno considerati così come quelli a scadere. Ha significato se non di adotta una modalità di emissione effetti di tipo Emissione e Incasso. Agente: per visualizzare l estratto conto in base agli agenti selezionati; Prelievo Agenti da Anagrafiche: il flag si attiva solo se è stato selezionato almeno un agente nel campo precedente; se abilitato, l estrazione verrà effettuata considerando gli agenti collegati ai clienti. Viceversa l agente sarà quello presente nelle tabelle dei movimenti. Impostati i parametri di stampa, alla pressione del pulsante Conferma viene visualizzata una ulteriore maschera, nella quale vengono riepilogati in una griglia i dati corrispondenti ai parametri richiesti. Da questa maschera, è possibile effettuare un ulteriore selezione dei dati da trattare, agendo per singola riga sulla colonna Sel. (manualmente o automaticamente con Sel/Desel ) per scegliere anche singolarmente gli estratti conto da stampare.

54 54 Manuale Operativo Premendo su Dettaglio si visualizza la situazione per la singola partita su cui si è posizionati: visualizzato il dettaglio del cliente/fornitore, agendo sul pulsante Fine Dettaglio si ritorna alla griglia iniziale Per ogni cliente estratto si potrà anche specificare un testo da utilizzare per la stampa, scegliendolo tra quelli definiti nella tabella Testi per Estratti Conto; considerando che già in questa tabella è possibile associare il singolo testo alla tipologia di scadenza, per comodità viene già proposta di difetto un associazione, modificabile. Può essere impostato un testo sia in Testata che nel Piede: il codice si può impostare manualmente oppure può essere selezionato dall apposita lista. Nel caso in cui si desideri applicare lo stesso testo su tutti i clienti è disponibile il pulsante Estendi a tutta la selezione che in modo automatico carica il codice del testo su tutti i clienti estratti. Se non si specifica il tipo di testo della testata la funzione continuerà a stampare la dicitura standard: Con la Presente Vi Inviamo Estratto Conto della Vostra Posizione Al Premendo su Stampa si visualizza l anteprima, per le righe selezionate:

55 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto - 55 Esempio stampa estratto conto Testo della testata Testo del piede Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa.

56 56 Manuale Operativo Esempio di gestione senza o con flag Considera Rischio effetti Il risultato sull estratto conto varia in funzione dell attivazione del flag. Ipotizziamo di avere una fattura di vendita con 3 scadenze: 600,00 al 30/09/ ,00 al 31/10/ ,00 al 30/11/2010 Incassiamo in data 31/08/10 un effetto di 600,00 euro con scadenza al 30/09/10 (un mese prima) Elaboriamo l estratto conto con Data Riferimento = 31/08/2010 senza abilitare il flag L estrazione risultante mostra solo due scadenze nella colonna A scadere e l estratto conto si presenta nel seguente modo Esempio stampa estratto conto SENZA flag Considera Rischio Effetti Attivando invece il flag Considera Rischio Effetti la stessa elaborazione dell estratto conto riporta anche la scadenza incassata prima della naturale scadenza. Nella colonna A scadere sono inclusi anche i 600,00 euro della scadenza incassata prima Sull estratto conto quindi è rappresentata quindi la situazione seguente

57 CONTABILITA': Incassi, Pagamenti, Scadenzari, Estratto Conto Invio estratto conto per In presenza di modulo (in licenza) è disponibile il pulsante Invia alla pressione, si apre un menù a tendina dal quale è possibile scegliere tra le opzioni: Clienti: l estratto conto viene quindi inviato al cliente; Agenti: in questo caso, l estratto conto viene inviato agli agenti collegati al cliente. Attivando il flag File Singolo, l estratto conto per agente sarà suddiviso per cliente, al fine di agevolare l agente nella consultazione degli estratti conto, consultando un file.pdf per ogni suo cliente Selezionato il tipo di destinatario, si dovrà quindi optare tra: - Configurazione Per Destinatario: per ogni cliente/agente verrà visualizzata la finestra di invio, per consentire così di impostare manualmente tutti i dati richiesti; Il Testo del Messaggio inserito sarà personalizzato per ogni cliente/agente.

58 58 Manuale Operativo - Configurazione Unica: la finestra d invio sarà visualizzata solo per il primo cliente/agente; per gli altri verranno utilizzati i dati impostati la prima volta; Il Testo del Messaggio inserito sarà ri-portato su tutte le mail automaticamente generate. Cliccando sul tasto in corrispondenza del campo Seleziona Files da Allegare è possibile aggiungere altri file da inviare insieme all estratto conto. L utente può visualizzare il file.pdf allegato all con un doppio click sul percorso indicato nell Elenco Allegati:.