Il Service Center per MFD e scanner Synchronice.ST

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1 Il Service Center per MFD e scanner Synchronice.ST Synchronice è il software per la rapida e comoda catalogazione di immagini PDF, TIF e JPG derivanti da scanner e multifunzioni. Con Synchronice si può indicizzare, rinominare ed archiviare alti volumi di documenti cartacei ed elettronici. "Il suo vero pregio è la velocità" PC World d Anche se la prossima versione di Vista promette dei passi avanti non si arriverà alla velocità permessa da Syncronice PC Open Synchronice - Un semplice passaggio nella gestione dei documenti Prima Dopo

2 Il servizio di scansione senza Synchronice La scansione di documenti con uno scanner o una MFD crea immagini elettroniche con nomi insignificanti. Il cliente riceve le immagini su CD/DVD e deve, per gestirle meglio, copiarle su un computer e rinominarle, una per una. Con Synchronice è possibile rinominare documenti con estrema rapidità, fino a 90% più veloce di Windows XP o Vista. Inoltre permette di fornire al cliente i documenti insieme al motore di ricerca Ellipsis col quale ritrovare qualsiasi file sul CD/DVD in meno di un secondo. Il Servizio di gestione documenti ed informazioni con Synchronice Synchronice Administration - Configurazione progetti - Gestione utenti - Controllo qualità progetti - Creazione CD/DVD autoconsultabili Synchronice Server Processi automatizzati: - Document splitting - Indicizzazione con valori predefiniti - Rinomina files - Inserimento nel document repository Processi OCR automatizzati: - Document splitting con barcode - Riconoscimento codici a barre - Estrazione di indici (formreading) - Indicizzazione fulltext - Conversione immagini in file di testo Synchronice Client - Data entry manuale - Verifica dati ed immagini (notifica qualità, rotazione) - Interfaccia ergonomica (automatic zoom area, JIT image delivery, keyboard only) - Load balancing in rete - Inoltro documenti/fax tramite Ellipsis Search Client - Ricerca per contenuto testuale (fulltext) - Ricerca per chiavi di ricerca (indici) - Gestione parallela documento di testo ed immagine originale - eseguibile da PC e da CD/DVD senza installazione - Gestione fascicoli - Modifica di documenti e/o indici Utilizzo con applicativi terzi - File System di Windows - Gestione documentale - Gestione aziendale - CRM - altro Acquisizione Indicizzazione Utilizzo documenti documenti documenti

3 Synchronice - data entry con comodità e velocità Terminal Server Il software può essere utilizzato in modalità terminal server. La JIT image delivery distribuerà i documenti agli utenti loggati. Load balancing Condividi il batch con altri utenti per una elaborazione distribuita in rete. Elaborazione rapida con tastiera 100% ergonomia: tutte le operazioni possono essere eseguiti tramite la tastiera con agevoli shortcuts. Automatic Zoom Area Specifiche aree del documento vengono ingrandite automaticamente per agevolare la lettura dall'operatore. Vengono esclusi così tempi morti per eventuale zoomate e ridotto il numero di errori basati sull'errata lettura. JIT image delivery I documenti vengono aperti in automatico, uno per uno, in un comodo processo di catena di montaggio. Notifica rapida Comunica con un tasto documenti di bassa qualità. Così è possibile valutare velocemente se scansionare nuovamente un documento non leggibile su monitor. Rinomina automatica Fino a tre indici possono essere utilizzati per rinominare i files in automatico. Inoltro tramite Documenti possono essere inoltrati in fase di indicizzazione a destinatari . Questo permette ad esempio una comoda e rapida gestione dei fax in entrata. L'ottima ergonomia di Synchronice garantisce un altissimo livello di produttività fino a dieci volte più veloce di Windows, con quote molto basse di rallentamento dovute alla stanchezza fisica. Amministrazione del sistema: semplicità e precisione Creazione e gestione progetti Completa libertà nella impostazione di numero e tipo di indici in qualsiasi momento. Tra le alternative: indici per la protocollazione, campi obbligatori, valori predefiniti, liste a tendina. Gestione utenti e diritti Puoi impostare utenti con password con diritti di amministrazione del sistema, indicizzazione e ricerca o sola ricerca. I diritti vengono impostati centralmente sia per Synchronice che per Ellipsis. Statistiche ed audit La console di Synchronice permette di informarsi velocemente sullo stato dei progetti per pianificare meglio le risorse. Creazione CD/DVD auto-consultanti I documenti possono essere salvati su CD/DVD insieme al motore di ricerca Ellipsis. Inserisci un CD/DVD creato con Synchronice in un PC ed automaticamente si avvia Ellipsis che trova qualsiasi file in meno di un secondo.

4 Modulo OCR convertire ed indicizzare in automatico La funzionalità OCR è un modulo aggiuntivo di Synchronice. L'aggancio col server è plug & play. Col modulo OCR tutte le operazioni OCR vengono eseguite in background dal server Synchronice senza alcun intervento manuale. Estrazione del completo testo Synchronice estrae il completo contenuto testuale da files TIF, JPG e PDF. Successivamente, con Ellipsis è possibile ritrovare il documento digitando una qualsiasi parola contenuta nel testo del file. Riconoscimento di modulistica Synchronice effettua il formreading estraendo le informazioni di specifiche aree per l'indicizzazione automatica del documento. Conversione file Synchronice converte files PDF (solo immagine), TIF e JPG in files DOC, XLS, HTML, TXT e PDF (con testo). Synchronice allega il documento originale al file di testo per poterlo riprodurre fedelmente su monitor ed in stampa. Riconoscimento di barcode Synchronice riconosce codici a barre per indicizzare e rinominare files. Ellipsis - trovare qualsiasi documento in meno di un secondo Synchronice include il motore di ricerca Ellipsis per trovare i documenti archiviati in meno di un secondo, sia con chiavi di ricerca (indici) che col contenuto testuale (fulltext). Ricerca in rete locale Ellipsis può essere eseguito da qualsiasi PC Windows nella rete locale permettendo agli utenti con i relativi diritti di ricercare i documenti archiviati. Inserimento documenti da scanner Twain Inserisci nuovi documenti da scanner, aggiungi pagine o completa fascicoli. Anche operazioni di aggiornamento indici possono essere eseguite da Ellipsis. Ricerca su CD/DVD I dati indicizzati vengono salvati su CD/DVD auto-consultabili insieme al motore di ricerca Ellipsis il quale permette la ricerca dei documenti indicizzati direttamente da CD/DVD senza alcuna installazione. Inserisci un Synchronice -CD/DVD in un PC ed automaticamente si avvia Ellipsis che trova qualsiasi file contenuto sul CD/DVD. Ricerca su chiave USB È inoltre possibile esportare i documenti su chiave USB o qualsiasi altro supporto. Grazie ad Ellipsis questo supporto sarà sempre auto-consultabile. Ellipsis permette, direttamente dalla lista dei risultati, di aprire o inviare via i documenti trovati.

5 Versioni Funzione Pro Net Enterprise Estensione funzionalità/versilità MFD/scanner Divisione files multipage TIF in più documenti TIF (document splitting) Conversione files TIF/PDF in files Microsoft Office* Creazione database SQL con indici ed informazioni fulltext Rotazione pagine Rinomina files TIF/JPG/PDF Notifica documento (skip document) Inoltro automatico/manuale di documenti/fax tramite * Inoltro automatico di documenti/allegato tramite fax Indicizzazione Indicizzazione automatica con default/protocollazione/barcode*/fulltext* Indicizzazione/verifica manuale Indicizzazione con moduli statici (ad es. questionari)* Indicizzazione con moduli dinamici (ad es. fatture)* Indicizzazione automatica files PDF* Distribuzione automatica immagini in rete (load balancing) Apertura automatica documento (JIT image delivery) Utilizzo in modalità terminal server Generic document zoom Aree di zoom per indici Utilizzo con sola tastiera (keyboard only) Ellipsis Ricerca su CD/DVD Ricerca con browser in rete Modifica/Aggiunta indici/documenti Gestione allegati per fascicolazione documenti Archiviazione Document Repository Conservazione Sostitutiva** Altro Utenti client della licenza base Integrazione di indicizzazione e ricerca nel proprio applicativo Aggiornamento automatico Synchronice.ST *tramite modulo OCR aggiuntivo **tramite modulo Conservazione Sostitutiva aggiuntivo

6 Il vantaggio: risparmiare tempo e molto denaro Impegnare poco tempo nella ricerca di documenti rappresenta un enorme vantaggio economico ed organizzativo. L'indicizzazione di documenti elettronici permette di ritrovare con rapidità e facilità un file tra migliaia. Con Synchronice il centro servizi può offrire l'indicizzazione come servizio aggiuntivo alla scansione, ottimizzando così i benefici del cliente e massimizzando il proprio profitto grazie alla velocità e la semplicità di Synchronice. Quanto spendi nella ricerca dei documenti? Un metodo semplice per individuare il beneficio della gestione elettronica di documenti è quantificare il tempo necessario per rintracciare i propri documenti. Poi si applica al tempo impegnato il costo della persona. Se si utilizzano valori medi, il calcolo è rapido, semplice e spesso sorprendente. Esempio: in un'azienda 12 persone cercano mediamente 20 documenti cartacei (tempo medio di ricerca: 180 secondi) e 30 documenti elettronici (tempo medio di ricerca 90 secondi) al giorno. Moltiplicando questi valori risulta che al giorno si impiegano 21 ore solo per ricercare documenti. Applicando un costo lordo orario di euro 15,50 l'azienda spende ogni mese euro nella ricerca di documenti. Ovvero euro all'anno. Documenti cartacei ricercati al giorno 20 Tempo impiegato (in secondi) 180 Documenti elettronici ricercati al giorno 30 Tempo impiegato (in secondi) 90 Quantità del personale che cerca 12 Tempo di ricerca al giorno (in ore) 21 Costo lordo del personale (in euro) 15,50 Costo di ricerca al giorno (in euro) 325,50...al mese 6.510,-...ed all'anno ,- L'opinione della stampa A rendere più rapida l'operazione di rinomina dei file può contribuire un programma come Synchronice.R. Questo consente di ruotare, rinominare e smistare le foto avvalendosi di alcune funzioni eseguibili tutte tramite tastiera. Digifocus.it "Si tratta di un software di gestione delle fotografie pensato per rendere più rapida possibile l operazione di rinomina. Synchronice.R provvederà a mostrare le fotografie e per ciascuna basterà inserire nelle caselle i dati variabili, senza dover digitare ogni volta quelli identici per tutto il gruppo di foto." PC Open "Anche se la prossima versione di Vista promette dei passi avanti non si arriverà alla velocità permessa da Syncronice.R" PC Open Il programma effettua le operazioni di rinomina in modo molto più rapido rispetto a Windows, con un risparmio di tempo che sfiora il 90%. Anche dal punto di vista ergonomico, Synchronice si distingue per l uso esclusivo della tastiera, che permette all utente di interagire con il programma mediante una vasta e comoda scelta di shortcut anziché costringerlo a fare clic su infiniti menu e comandi. PC Magazine SAN Communication tel fax Tutti i nomi di aziende e prodotti menzionati sono marchi registrati dei rispettivi proprietari. Le specifiche indicate sono soggette a modifiche senza preavviso.

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