GESTIONE DOCUMENTALE A NORMA: LE ECONOMIE Camera di Commercio di Treviso 22 novembre A cura di Glauco Riem e Gilberto Marzano

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1 GESTIONE DOCUMENTALE A NORMA: LE ECONOMIE Camera di Commercio di Treviso 22 novembre 2013 A cura di Glauco Riem e Gilberto Marzano

2 Perché dematerializzare? Tre le principali ragioni - Risparmio, - Efficienza, - Obblighi legislativi.

3 RISPARMIO Per una pubblica amministrazione e per un azienda, il calcolo dei costi della gestione dei volumi cartacei è fatta sulla stima del tempo ad essa dedicato dalle risorse interne, che ormai pesa per circa il 40%. Il calcolo dei risparmi si ottiene valutando la percentuale sul totale dei costi del personale espressa a bilancio (Sole 24ORE e Net-Consulting - I documenti digitali e la conservazione sostitutiva - guida pratica per le imprese).

4 RISPARMIO Se si considera un ufficio in cui lavorano 50 impiegati, ciascuno di essi spende circa 1,30 h al giorno per produrre, archiviare, accedere e riprodurre documenti cartacei. Complessivamente si spende un totale di 75 h/giorno che a $ 30 all ora produce un costo per l azienda di $ 2,250 al giorno, $ 49,500 al mese e $ 600,000 all anno. A questi costi si devono aggiungere quelli dei materiali: carta, toner, delle fotocopiatrici, ecc. (ricerca Jill Blutinger)

5 RISPARMIO L'adozione della completa integrazione, attraverso il processo elettronico, del ciclo ordine-fatturapagamento, incide sui costi in misura di una loro riduzione che oscilla tra il 67% e il 82% a seconda del settore industriale. (Politecnico Milano - Dipartimento Ingegneria Gestionale e Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione - Fatturazione elettronica benefici non solo sulla carta)

6 EFFICIENZA Le grandi organizzazioni perdono un documento ogni 12 secondi; Il 7% dei documenti è perduto in modo definitivo; Il 3% dei documenti è archiviato in modo errato;

7 EFFICIENZA Un manager spende una media di tre ore alla settimana (in totale 3 settimane all anno) per ricercare documenti male archiviati, male indicizzati o persi; I dirigenti spendono una media di ore all anno per cercare documenti male archiviati, male indicizzati o persi. (ricerca Kenneth A. Megill )

8 EFFICIENZA L organizzazione delle informazioni Ritorno di Investimento delle soluzioni di gestione documentale (R.O.I.) (Nolan Norton Institute) Tipo operazione Tempo dedicato da Riduzione tempi % Riduzione dei tempi per Manager Quadro Imp. Manager Quadro Imp. Ricerca doc. % 5/10 10/15 20/20 fino al Duplicazione % 2/10 fino al 20 1 Distribuzione % 1/2 2/10 fino al Archiviazione % 1/2 2/20 fino al Tot %

9 ALCUNI OBBLIGHI NORMATIVI Codice Civile art Conservazione delle scritture contabili Decreto 23/01/2004 del Ministero Economia e Finanze. modalità di gestione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali. MEF Circolare 45/E del 19/10/2005. Precisazioni sulla conservazione sostitutiva D.Lgs 82 del 07 marzo 2005 e successive modifiche Codice Amminist. Digitale Definizione delle regole per la conservazione si documenti unici e non unici. MEF Circolare 36/E del 06/12/2006 Precisazioni sulla conservazione sostitutiva. Legge 244/ art. 1 comma Obbligo dal 2008 di fatturazione elettronica nei rapporti business to government (B2G). D.Lgs 52/ artt. 21, 39, 52 Modifica al DPR 633/ sulle regole per l emissione, archiviazione e conservazione fatture. D.M. MEF del 23 gennaio 2004 Smaterializzazione delle fatture dei precedenti. Circ, Agenzia Dogane 5/D/2005 in DM Assolvimento obblighi fiscali relativi a documenti informatici Circ. Confindustria n e n /04 La fatturazione elettronica Circolare Ministeriale 36/E/ Libro Bianco CNIPA n. 24/2006 Conservazione sostitutiva dei libri paga e matricola - AGENZIA ITALIA DIGITALE.

10 COME PROCEDERE analogamente, si deve conoscere come in azienda sono prodotti, gestiti e conservati i documenti. Questa conoscenza è indispensabile per ogni successiva valutazione ed elaborazione progettuale.

11 COME PROCEDERE Si passa poi alla fase propositiva, con una serie di ipotesi. per ciascuna ipotesi devono essere individuati: - vantaggi quantitativi e qualitativi - effort interno - ostacoli e criticità - costi

12 COME PROCEDERE Sono tre le cose che un buon marinaio deve conoscere quando inizia un viaggio: Dove si trova Dove deve arrivare Quale rotta intende seguire

13 GLI EFFETTI NEL BREVE E MEDIO PERIODIO Aumento della sicurezza e della privacy Miglioramento della strategia operativa Controllo di processo e riduzione dei costi generali Riduzione dei tempi di gestione della documentazione Automazione del workflow e riconversione degli addetti all archiviazione Immediata riduzione dei consumi di carta, di toner, di manutenzione dei sistemi di copia, duplucazione e stampa Eliminazione e progressiva riconversione dei locali destinati all archivio

14 SI DEVE CONOSCERE IL LINGUAGGIO.. dalla rivista TECHNE C.A.D.

15 IL GLOSSARIO Il C.A.D, ed i regolamenti tecnici utilizzano un linguaggio molto tecnico ed usano termini ed espressioni esoteriche che spesso confondono l operatore.

16 CONSERVARE IL DIGITALE Conservare il digitale richiede conoscenze informatiche, giuridiche e competenze archivistiche. Il libro è per chi è interessato a comprendere l'impatto delle nuove tecnologie sulla gestione dei documenti, vuole contribuire alla creazione di una cultura di base che riporti la conservazione digitale nell'ambito, più ampio, dell'attività documentale.

17 L ESPERIENZA CI INSEGNA CHE, NEL TEMPO, I SUPPORTI CHE L UOMO ADOTTA PER LA RAPPRESENTAZIONE IDEOLOGICA CAMBIANO: IL SUPPORTO MIGLIORE SCACCIA QUELLO PEGGIORE È GIÀ SUCCESSO DALLA PIETRA ALL ARGILLA ED ALLA PERGAMENA

18 Il C.A.D. postula l eventuale dematerializzazione dei documenti analogici, ma soprattutto la loro non matarializzazione: DALLA CARTA AL BIT

19 Le reazioni al cambiamento Durante i processi di cambiamento all interno dell organizzazione si sviluppano diverse reazioni che - nella maggior parte dei casi - sono ripercorribili attraverso l analisi di una curva di accettazione individuale del cambiamento. Negazione Resistenza Incertezza Accettazione Miglioramento Adattamento Curva di accettazione individuale del cambiamento John P. Kotter

20 Gli strumenti Controllo della direzione del cambiamento coordinando e integrando risorse, strumenti e attività Guida e sponsorizzazione da parte del vertice del cambiamento durante tutto il processo Navigation Leadership Enablement Ownership Identificazione e realizzazione degli strumenti che rendono possibile il cambiamento Creazione e incremento continuo del consenso, della motivazione e del coinvolgimento delle risorse John P. Kotter

21 PERCHÉ CAMBIARE? LA MERA CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ANALOGICA COSTA, OGNI ANNO, DAL DUE AL QUATTRO PER CENTO DEL PRODOTTO INTERNO LORDO (FONTE CNIPA - Libro bianco sulla dematerializzazione, PAGINA 10, 2006)

22 PERCHÉ CAMBIARE? UN CALCOLO MEDIO ATTESTA LA SPESA DELLA CONSERVAZIONE DOCUMENTALE ANALOGICA INTORNO AI TRENTASEI MILIARDI DI EURO ALL ANNO; SESSANTA MILIARDI È INVECE IL COSTO IPOTIZZATO DALL OSSERVATORIO SULLA DEMATERIALIZZAZIONE DOCUMENTALE DEL POLITECNICO DI MILANO AL COSTO SU INDICATO DEVE ESSERE AGGIUNTO QUELLO DELL ACQUISTO DELLA CARTA, DEI SISTEMI STAMPA E DI COPIATURA, DELLA LORO MANUTENZIONE, DEI TEMPI IMPIEGATI DAL PERSONALE NELLA GESTIONE DELL ARCHIVIAZIONE TRADIZIONALE. OGNI ANNO IN ITALIA VENGONO STAMPATI 110 MILIARDI DI FOGLI DI CARTA (LA META DI ESSI VIENE CESTINATA NELLA PRIMA MEZZ ORA DOPO LA STAMPA)) (FONTE CNIPA - Pierluigi Ridolfi). IL COSTO MEDIO DI OGNI FOGLIO STAMPATO É 87 CENTESIMI. (ISTAT) (QUINDI NOVE MILIARDI E 570 MILIONI DI EURO ALL ANNO)

23 TRENTASEI MILIARDI + SESSANTA MILIARDI + NOVE MILIARDI E 570 MILIONI DI EURO ALL ANNO = ,00 di euro OGNI ANNO

24 CAMBIARE CONVIENE grazie per l attenzione