EDOK SRL Via Promontorio, Toscolano Maderno (BS) Tel Fax

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1 EDOK SRL Via Promontorio, Toscolano Maderno (BS) Tel Fax

2 Gli uffici delle Pubbliche Amministrazioni disbrigano quotidianamente pratiche legate alla gestione del protocollo ed all'archiviazione dei documenti: operazioni che, se non gestite in modo strutturato o se lasciate alla competenza personale dei singoli operatori amministrativi, è spesso fonte di perdita di tempo e di informazioni. Il documento informatico Dalle Linee Guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi pubblicate dal CNI PA (Centro Nazionale per l'informatica nella Pubblica Amministrazione): "Il protocollo informatico e, più in generale, la gestione elettronica dei flussi documentali hanno la finalità di migliorare l efficienza interna degli uffici attraverso l eliminazione dei registri cartacei, la riduzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali. L adozione di tali sistemi migliorerà inoltre la trasparenza dell'azione amministrativa attraverso strumenti che facilitano l accesso allo stato dei procedimenti ed ai relativi documenti da parte di cittadini, imprese ed altre amministrazioni." La tecnologia informatica consente di migliorare l'efficienza dell'intera struttura nella cooperazione con le altre strutture e con i cittadini nonché di instaurare un modello di lavoro che incrementa la produttività degli addetti al servizio di protocollazione. Uno dei nostri principali obiettivi è stato sin dall inizio lo sviluppo di una soluzione altamente flessibile, così da poterla adattare alle diverse esigenze organizzative. Il software, per risultare efficace ed essere realmente sfruttato al meglio, deve essere agevolmente plasmabile in funzione del contesto in cui viene inserito. La soluzione di protocollo informatico di Edo è realizzata conformemente a quanto sancito dalla normativa CNIPA (ex AIPA: Autorità per l'informatica nella Pubblica Amministrazione) ed è pensata per automatizzare le procedure di gestione del protocollo in tutti i comparti amministrativi e dematerializzare tutti i documenti e gli archivi cartacei. Snellisce le procedure d inserimento dei documenti Incrementa la rapidità di accesso e di ricerca delle informazioni Migliora l'efficienza dei servizi forniti Completa integrazione nella rete informatica HyperDoPA é realizzato su piattaforma Microsoft.net secondo i più recenti standard tecnologici e perciò facilmente collocabile sulla maggior parte dei sistemi operativi utilizzati dai servers e dai clients delle reti informatiche. Grazie a componenti software specifiche, HyperDoPA può basarsi su diverse tipologie di DB relazionale (SQL, Oracle, Postgres, Express, MS SQL Lite, ecc...). Concepito per operare integrando qualunque software gestionale, ERP o sistema informativo presente, HyperDoPA interagisce efficacemente con altri software già presenti (ad es: Fax Servers come Gfi FaxMaer o Zetafax o Mail Servers basati su Exchange o Postfix, e...) Organizzare efficacemente il patrimonio di dati Edo ha consolidato un metodo efficente di analisi ed intervento che permette di adattare le caratteristiche di HyperDoPA alle vostre esgienze, coadiuvando l'attività tecnica con l'opportuna formazione agli utenti e agli amministratori (o ey users).

3 HyperDoPA garantisce la massima sicurezza sugli archivi e riduce al minimo le possibilità di errore, organizzando gli utenti e le attività da loro svolte con un apposito sistema di profilazione. Per il personale significa avere immediatamente a disposizione i documenti di cui necessita per la gestione quotidiana delle proprie attività, senza inutili perdite di tempo in archivio. Per la direzione significa promuovere una forma di risparmio costante di risorse e di presidio delle attività amministrative. HyperDoPA HyperDoPA è modulare e configurabile sulle esigenze specifiche dell'organizzazione che la utilizza. ricerca: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti protocollati; classificazione: al fine di assicurare il necessario collegamento alla gestione di archiviazione dei documenti, all atto della protocollazione si avvia il procedimento di classificazione attribuendo il documento ad una delle categorie riportate nel Titolario; correzione dati: mediante un apposita funzione, è possibile garantire la sicurezza e l integrità dei dati. Tale funzione, sempre nel rispetto del DPR 428/98, consente la memorizzazione delle modifiche apportate, delle relative autorizzazioni e dell identificativo dell operatore che esegue le modifiche stesse.... e molto di più! Gestione documentale acquisizione digitale dei documenti cartacei ricevuti e loro archiviazione; acquisizione dei documenti informatici, firmati digitalmente o meno, tramite la casella di posta elettronica ufficiale dell ente; acquisizione massiva dei documenti cartacei tramite l utilizzo delle segnature di protocollo in formato codice a barre; E' possibile definire con estrema facilità: il tipo e la quantità di operazioni che possono essere compiute; gli utenti che sono autorizzati a realizzarle e quali attività possono essere svolte o meno. Funzionalità base della soluzione Nucleo minimo protocollo (Rif. Testo Unico DPR 445/2000, art. 53): registrazione dei protocolli in ingresso, in uscita e interni-, protocollazione automatica: assegnazione automatica ed immodificabile del numero univoco e progressivo di protocollo con segnatura (file segnatura.xml), come previsto dalla Circolare AIPA n 28 del 7/5/01; gestione autenticazione: previa riconoscimento che avviene attraverso l utilizzo di user e password o di smart card con certificato di autenticazione, l operatore vedrà abilitarsi le funzioni ad esso associate preventivamente dall amministratore del sistema; fascicolazione: realizzazione di un collegamento, con disponibilità di tutte le necessarie funzionalità di consultazione, tra i documenti ricevuti e i documenti prodotti internamente per l'adozione dei provvedimenti finali, secondo l'iter dei procedimenti amministrativi in vigore nell ente; ricerca documenti: reperimento di tutte le informazioni riguardanti i documenti registrati; Worflow documentale smistamento: invio documenti agli uffici di competenza dell ente; scrivania di lavoro: utilizzo di una scrivania virtuale per la gestione dei documenti o fascicoli di propria competenza, (con possibilità di delega per i periodi di assenza); gestione flussi: esecuzione di un procedimento su un fascicolo (la responsabilità di avanzamento e alimentazione documenti è a totale carico degli istruttori coinvolti); invio dei documenti informatici, firmati digitalmente, tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell ente;

4 Firma digitale e Conservazione sostitutiva firma digitale dei documenti che vengono prodotti, spediti e ricevuti; archiviazione e conservazione sostitutiva dei documenti gestiti; Funzionalità di Amministrazione gestione utenti: accesso solo alle persone autorizzate secondo i livelli di abilitazione e visibilità'e definiti nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati personali gestione organigramma dell ente gestione titolario di classificazione: il titolario di classificazione è lo strumento attraverso cui è organizzato il sistema documentale dell ente, ed è strutturato su livelli differenti di classificazione; log sistema: registrazione di tutte le attività eseguite dagli operatori sul sistema;...in sintesi: Con HyperDoPA, è possibile: semplificare i flussi di lavoro relativi alle procedure d'identificazione e classificazione dei documenti; velocizzare il reperimento dei dati in archivio, attraverso l uso di criteri di ricerca personalizzati; automatizzare le procedure lavorative, tramite l assegnazione delle pratiche ai diretti responsabili attraverso un sistema di notifica automatica (worflow); garantire la sicurezza e l integrità dei dati e dei documenti gestiti; conservare sostitutivamente i documenti su supporto magnetico utilizzando sistemi di firma digitale; risparmiare tempi e costi nella gestione quotidiana dei documenti. Il quadro normativo - Legge 59/97, che riconosce il valore legale del documento informatico. - Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa (DPR 445 del 28/12/2000) che comprende anche le norme relative all utilizzo della firma digitale nell ambito della formulazione e trasmissione dei documenti informatici. - Circolare AIPA (DPCM del 31/10/2000), che definisce le Regole tecniche per il protocollo informatico. - Circolare AIPA n 28 del 7/05/2001, relativa alla modalità di trasmissione di documenti tra Pubbliche Amministrazioni. - Circolare AIPA n 24 del 30/7/1998 (e norme correlate) che detta le regole relative all archiviazione ottica sostitutiva.

5 Specifiche tecniche Sistemi operativi server Windows 2003 Server Windows 2000 Server client Windows Vista Business Windows XP Professional Windows 2000 Professional Framewor applicativo Microsoft.NET Framewor Database MS SQL Server 2000/2005 o altri DB di tipo SQL Integrazione tramite ODBC e OLEDB con i principali DBMS esistenti (Oracle, SQL Server, ecc...) Browsers Internet Explorer 6.0 o succ. Adobe Acrobat Reader 7.0 o succ. Scanners supportati Canon, Fujitsu, Koda (con utilizzo di dirver Twain) Firma digitale Smart Card supportate INFOCAMERE ACTALIS... e in generale i modelli di smart card più diffuse sul mercato. Architettura Servizi - DoSpool (Elaborazione degli spool di stampa) - DoPDF (Elaborazione del formato PDF) DoManager (Modulo di configurazione e di amministrazione del sistema - DoSender (Gestione della spedizione ottimizzata) - DoWrite (Gestione delle mailing list) DoChannel (Modulo di colloquio con DB proprietari es: ERP, protocollo, ecc...) Gestione DB - DoLaw - Conservazione sostitutiva - DoFlow - Worflow Interfacce di consultazione DB - HyperView (Client) - HyperWeb (Web based) - HyperStore (Offline Stand Alone Moduli di acquisizione flussi non strutturati - DoScan (Documenti da scanner) - DoScanBC (barcode recognition) - DoFile (Documenti da stampante virtuale) - DoFilePro (Form recognition + gestione avanzata indici con combo box utente) - Protocoller (Gestione del protocollo informatico) Signer (Modulo di gestione della firma digitale)

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