GUIDA GESTIONALE MyHOTEL v 1.0

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1 GUIDA GESTIONALE MyHOTEL v 1.0 Guida MyHotel v

2 Indice generale 1.CONFIGURAZIONE CAMERE Nuova camera Gestione camere SERVIZI Nuovo servizio Gestione servizi ANAGRAFICHE Nuova anagrafica Gestione anagrafiche UTENTI DI SISTEMA Nuovo operatore Gestione operatori PRENOTAZIONI Planning prenotazioni Gestione prenotazioni GESTIONE COSTI GESTIONE OFFERTE GESTIONE LISTINI FATTURAZIONE Generazione di una nuova fattura/ricevuta Fattura a partire dal planning La fattura libera Le righe di dettaglio della fattura La funzione ADD e HIDE Salvataggio e stampa STATISTICHE FOGLIO DI LAVORO MODELLI ISTAT...36 Guida MyHotel v

3 BREVE INTRODUZIONE Questo manuale è stato ideato per garantire un assistenza agli utenti del sistema, in modo da renderne il lavoro quanto più agevole possibile. La guida si suddivide in macro aree, ognuna delle quali prevede la gestione di differenti settori di un'azienda ricettiva: La Configurazione, all interno della quale inserire i dati richiesti per l iscrizione al sistema La creazione e gestione delle camere La creazione e gestione dei servizi La creazione e gestione delle anagrafiche La sezione relativa agli utenti di sistema, quindi la creazione e gestione degli operatori La creazione e gestione delle prenotazioni La gestione dei costi La gestione delle offerte La gestione dei listini Il modulo relativo alla fatturazione La sezione dedicata alle statistiche Il foglio di lavoro I modelli Istat Di seguito verranno argomentate, una per una, le sezioni appena citate. Guida MyHotel v

4 1. CONFIGURAZIONE La sezione Configurazione rappresenta la schermata introduttiva, al cui interno andranno inserite le informazioni richieste, indispensabili per la generazione dei documenti relativi alla gestione del sistema. I campi da inserire obbligatoriamente sono: Il logo della struttura, che verrà caricato dall apposito tasto Upload ; Il nome della struttura; La ragione sociale; Guida MyHotel v

5 La partita iva; L indirizzo, la città e la provincia della struttura; Username e password necessarie per accedere al sistema da amministratore. I campi facoltativi richiesti dal sistema sono: Il codice fiscale; Il Cap; L ; Un numero di telefono; Un numero di fax; Il sito web; La registrazione Rea; La categoria della struttura. All interno di questa sezione, inoltre, è possibile disabilitare il pagamento online per un determinato periodo di tempo (tramite il tasto Disabilita pagamento ) inserendo le date entro le quali si vuole svolgere tale operazione. Una volta inseriti tutti i dati negli appositi campi si dovranno necessariamente salvare le modifiche apportate cliccando sul tasto Salva Modifiche. Guida MyHotel v

6 2. CAMERE La sezione Camere prevede due differenti step. In primo luogo consente di creare differenti tipologie di camere per poi, successivamente, gestirle attraverso la loro modifica o eliminazione. 2.1 Nuova camera All interno di questa schermata è possibile creare un numero illimitato di camere attribuendo ad ognuna una tipologia. In questa fase, due sono i percorsi che si possono seguire nella creazione di una nuova camera: 1. Creare una nuova camera scegliendo una tipologia già esistente 2. Creare una nuova camera delineando una nuova tipologia Se si decide di seguire il primo punto si sceglierà: Una tipologia in precedenza creata, dalla finestra Tipologia Camera. Tale campo risulta obbligatorio in funzione di una corretta gestione delle camere. Nome, Codice e Costo Base della camera (che rappresentano dei campi obbligatori). Quest ultimo verrà applicato qualora la camera non rientri in nessun listino creato. Superficie in mq, posti letto, note (che risultano facoltativi e sono elementi aggiuntivi alle informazioni di base). Se abilitare o meno la camera per alcuni periodi, garantendo una corretta funzionalità della stessa per tutto il tempo in cui è disponibile agli ospiti Se la camera possa accogliere o meno disabili e infanti a seconda delle caratteristiche e della posizione della stessa. È, inoltre, possibile inserire una foto della camera dall apposita finestra Carica Foto, aggiungere un titolo ed una descrizione alla stessa e caricarla attraverso il tasto Upload. Alla fine del processo bisognerà salvare le modifiche per conservare i dati inseriti. Guida MyHotel v

7 Se invece si decide di seguire il secondo percorso si dovrà: Creare una nuova tipologia dal tasto Gestione Tipologia. Si aprirà una nuova finestra all interno della quale due sono le operazioni da poter svolgere: 1. Creare una nuova tipologia di camera scegliendo, all interno del menù Tipologia Camera, Nuova Tipologia e inserendo un nome nel campo obbligatorio Nome Tipologia. A questo punto si potrà lavorare sulla tipologia appena creata ed inserire tutti i dati precedentemente elencati nella creazione di una nuova camera. 2. Eliminare una tipologia già esistente selezionando, all interno del menù Tipologia Camera, una già creata e cliccando sul tasto Elimina Tipologia. E' importante salvare sempre i dati, dopo averli inseriti, dall apposito tasto Salva. 2.2 Gestione camere Guida MyHotel v

8 Tale schermata permette di modificare o eliminare camere in precedenza create attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare la camera, puntandolo invece sul verde la si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome, codice e tipologia camera, accoglienza disabili e infanti, si può facilmente ricercare la camera da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

9 3. SERVIZI La sezione Servizi prevede, anch essa, due differenti percorsi da seguire: In primo luogo la possibilità di creare differenti tipologie di servizi da associare alle varie camere In secondo luogo la possibilità di gestire gli stessi attraverso la loro modifica o eliminazione. 3.1 Nuovo servizio Guida MyHotel v

10 All interno di questa schermata è possibile creare un numero illimitato di servizi da associare alle camere in precedenza create. Per creare un nuovo servizio bisognerà inserire nelle apposite caselle le seguenti informazioni: Il nome del servizio, la tipologia di costo e il codice del servizio (che rappresentano dei campi obbligatori) Il costo giornaliero del servizio e le eventuali note da attribuire allo stesso (che rappresentano campi facoltativi) Si potrà scegliere di abilitare o meno il servizio a seconda della tipologia, del periodo o dell assenza dello stesso Si potrà inoltre scegliere di associare il servizio ad una o più camere (trascinando le camere da sinistra verso destra con il mouse) o addirittura a tutte attraverso il tasto Associa tutte. Bisognerà infine salvare i dati inseriti attraverso il tasto Salva collocato in basso a sinistra. 3.2 Gestione servizi Guida MyHotel v

11 Una volta creati tutti i servizi è possibile modificarli o eliminarli dalla schermata Gestione Servizi attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare il servizio, puntandolo invece sul verde lo si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome servizio, codice camera, tipologia costo, abilitazione servizio, si potrà ricercare il servizio da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

12 4. ANAGRAFICHE In questa sezione è possibile creare infinite anagrafiche per poi gestirle, modificarle e raggrupparle in diverse tipologie di famiglie. 4.1 Nuova anagrafica All interno di questa schermata è possibile creare un numero illimitato di anagrafiche suddivise per tipologie di famiglie (ad esempio Clienti, Agenzie etc). Sarà possibile: 1. Creare una nuova anagrafica scegliendo una tipologia già esistente 2. Creare una nuova anagrafica delineando una nuova tipologia di famiglia Guida MyHotel v

13 Per creare un anagrafica da una tipologia preesistente si sceglierà: Una tipologia in precedenza creata, dalla finestra Tipo Anagrafica. Si inseriranno successivamente una serie di campi obbligatori (il nome) e facoltativi ( , indirizzo, nazionalità, città, Cap, provincia, codice fiscale, telefono, cellulare). Per creare un anagrafica da una nuova tipologia di famiglia si dovrà: Creare una nuova tipologia dal tasto Gestione Tipologia. Si aprirà una nuova finestra all interno della quale due sono le operazioni da poter svolgere: 1. Creare una nuova tipologia di famiglia scegliendo, all interno del menù Tipologia, una Nuova Tipologia e inserendo un nome nell'apposito campo obbligatorio. A questo punto si potrà lavorare sulla tipologia appena creata ed inserire tutti i dati precedentemente elencati nella creazione di una nuova anagrafica. 2. Eliminare una tipologia già esistente selezionando, all interno del menù Tipologia, una già creata e cliccando sul tasto Elimina Tipologia Anagrafica. Una volta aver inserito tutti i dati si dovrà necessariamente salvare il tutto cliccando sul tasto Salva. 4.2 Gestione anagrafiche Guida MyHotel v

14 Una volta create tutte le anagrafiche sarà possibile modificarle o eliminarle dalla schermata Gestione Anagrafiche attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare l anagrafica, puntandolo invece sul verde la si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome anagrafica, , città, provincia, tipologia, si potrà ricercare l anagrafica da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

15 5. UTENTI DI SISTEMA In questa sezione è possibile inserire un numero illimitato di operatori che, una volta iscritti, avranno accesso al sistema grazie ad una password e un username identificativi degli stessi. 5.1 Nuovo operatore Guida MyHotel v

16 Per creare un nuovo operatore bisognerà inserire una serie di dati, alcuni obbligatori ed altri facoltativi: Nome, Username e password (con le quali il nuovo operatore avrà accesso al sistema) come campi obbligatori , Indirizzo, nazionalità, città, Cap, provincia, codice fiscale, telefono, cellulare come campi facoltativi Sarà inoltre opportuno scegliere quali moduli abilitare ai differenti operatori del sistema. L amministratore potrà ad esempio decidere di abilitare solo alcuni moduli in modo da limitare la libertà decisionale di ognuno di essi. Una volta inseriti tutti i dati si dovranno necessariamente salvare le modifiche. 5.2 Gestione operatori Una volta creati i diversi operatori sarà possibile modificarli o eliminarli dalla schermata Gestione Operatori attraverso i due simboli collocati sulla destra della lista. Puntando il mouse sul simbolo rosso si potrà eliminare l operatore in questione, puntandolo invece sul verde lo si modificherà. Grazie alla presenza di filtri quali nome anagrafica, , città, provincia, si potrà ricercare l operatore da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

17 6. PRENOTAZIONI Questa sezione rappresenta la parte più importante del sistema in quanto consente di creare le prenotazioni e successivamente poterle modificare o eliminare. 6.1 Planning prenotazioni Il planning dell occupazione delle camere consente di dare un occhiata rapida a tutte le prenotazioni in corso nonché avere la possibilità in real time di visualizzare la disponibilità per tutte le camere libere, potendo vedere per ogni camera: il numero della camera il numero di posti letto la tipologia il nome della camera Il planning rappresenta la pagina iniziale con cui ci si interfaccerà una volta entrati nel sistema. Questo valido strumento permette di visualizzare lo stato delle prenotazioni per camere e per mese e qualora fosse necessario anche per giorno. Guida MyHotel v

18 La prima schermata che apparirà sarà quella del mese corrente; aiutandosi con le frecce in alto a sinistra si potrà scorrere il planning in base al periodo di proprio interesse. La selezione dei giorni può essere effettuata direttamente sul planning tramite il puntatore del mouse e la selezione. La creazione di una nuova prenotazione può essere effettuata direttamente sul planning tramite il puntatore del mouse e la selezione dei giorni che l ospite desidera per il soggiorno. E possibile assegnare successivamente un colore diverso ad ogni prenotazione per etichettarla in base ai propri desideri. La colorazione delle prenotazioni permetterà di capire se il cliente ha pagato, quanto ha pagato e se ha saldato ed ha lasciato la struttura. Dal planning è, inoltre, possibile inserire una nuova prenotazione, puntando il mouse su un qualunque giorno, trascinandolo da entrambi i lati. A questo punto si aprirà la finestra sottostante all interno della quale si dovranno inserire una serie di dati utili alla prenotazione. 1. Nella prima sezione INFO GENERALI PRENOTAZIONI sarà possibile inserire: Il codice della prenotazione (che può essere immesso manualmente o altrimenti in automatico dal sistema: dovrà essere cioè progressivo-libero; questo vuol dire che il sistema Guida MyHotel v

19 attribuirà ad ogni singola prenotazione un codice progressivo che può essere modificato manualmente. L'utente potrà anche inserire una numerazione successiva o precedente a quella proposta dal sistema. A questo punto il sistema farà un controllo per verificare se la numerazione inserita è libera o meno. Se risulta libera il sistema procederà a inserire la prenotazione, altrimenti un avviso avvertirà l'utente che quel numero di prenotazione è già stato utilizzato. le note di check in, check out e interne La tipologia di anagrafica (se clienti o agenzie), se è già presente in archivio, o in caso contrario si avrà la possibilità di crearne una nuova attraverso il campo Nuova Anagrafica il numero di adulti, bambini o infanti la permanenza della prenotazione (quest ultimo campo infatti darà la possibilità di memorizzare l arrivo del cliente presso la struttura e la sua partenza) 2. Nella seconda sezione CAMERE, verrà visualizzata la camera scelta e sarà inoltre possibile aggiungere altre camere trasportando quelle interessate dalla lista camere disponibili alla lista camere prenotate. Cliccando due volte sulla camera prenotata apparirà un altra schermata contenente i seguenti campi: i servizi obbligatori determinati dalla sezione dedicata alla gestione dei listini (qualora ce ne fossero) i servizi disponibili per la camera prenotata i servizi prenotati, cioè quei servizi che vengono scelti trascinandoli dalla lista dei servizi disponibili. A questo punto si dovrà salvare e si potrà tornare alla schermata precedente. 3. La terza sezione è dedicata alle consumazioni. Inserendo una descrizione e il costo della relativa consumazione e salvando attraverso il tasto Aggiungi, la consumazione inserita verrà visualizzata nella lista sottostante e il costo della stessa sarà reso visibile nella sezione Pagamento. Dopo aver inserito i dati si dovrà necessariamente salvare per poter visualizzare le modifiche. Qualora il cliente scelga di saldare il conto all arrivo, le consumazioni successive che effettuerà verranno visualizzate nel planning in corrispondenza della propria prenotazione. Basterà infatti puntare il mouse su una qualsiasi prenotazione per visualizzare i dettagli della stessa. 4. La quarta sezione è quella relativa al pagamento. Questa sezione prevede una doppia gestione (manuale/automatica), per evitare che, inserendo una vecchia prenotazione (che include già al suo interno alcuni servizi) il sistema aggiunga gli stessi servizi duplicandoli. Guida MyHotel v

20 Tale operazione (cioè la check su Gestisci costo manualmente ) potrà essere effettuata solamente la prima volta che si deciderà di inserire una prenotazione. Inoltre, dopo aver cliccato sul campo verrà richiesta obbligatoriamente la conferma all azione che si andrà a compiere. Quindi, subito dopo aver confermato l azione, si aprirà una nuova schermata all interno della quale si avrà la possibilità di inserire manualmente i seguenti campi: il prezzo totale della camera comprensivo dei servizi già prenotati l acconto ricevuto Il terzo campo rappresenta il totale che rimane da pagare ed è ottenuto dalla sottrazione dei due campi precedenti (il prezzo totale della camera comprensivo dei servizi già prenotati - l acconto ricevuto). Da questo momento in poi, dopo il salvataggio, il sistema riporterà alla schermata di partenza nella quale verranno inseriti automaticamente sia i dati appena introdotti che i servizi e le consumazioni aggiuntive che il cliente accumulerà in seguito. In questo step non si potranno più modificare manualmente i campi ad eccezione dei seguenti: sconto applicato abbuono acconto ricevuto Altri campi richiesti in questa schermata ( Pagamento ) sono: il tipo di pagamento la scadenza dell acconto eventuali note il colore della prenotazione Sarà inoltre possibile sia saldare la prenotazione che generare una fattura del pagamento dagli appositi campi Salda Prenotazione e Genera Fattura. Dal planning è inoltre possibile: visualizzare nel dettaglio le prenotazioni già esistenti cliccandoci sopra con il mouse poter (mantenendo in database i dati della registrazione) assegnare alla stessa prenotazione una nuova camera con la funzione di trascinamento verticale della prenotazione. Il tableau è il cuore del programma e permette di accedere direttamente a tutte le funzionalità relative all'operatività quotidiana durante l'attività. Esso prevede inoltre una legenda indispensabile per gli utenti del sistema. Guida MyHotel v

21 Dal tableau si potrà: Inserire una prenotazione singola o di un gruppo Visualizzare velocemente le informazioni e le note delle registrazioni in Check in, Check Out e note interne Gestire l'arrivo delle persone Addebitare gli extra agli ospiti Preparare e stampare il conto, la ricevuta o la fattura Eseguire un cambio camera o uno spostamento di camera Effettuare ricerche sugli ospiti Cliccando su ogni singola prenotazione apparirà la finestra contenete tutte le informazioni inserite in fase di registrazione. Da qui sarà dunque possibile, qualora vi fossero delle correzioni, modificarle in maniera veloce ed intuitiva. 6.2 Gestione prenotazioni Una volta inserite le varie prenotazioni sarà possibile eliminarle dalla schermata Gestione Prenotazioni attraverso il simbolo rosso collocato sulla destra della lista. Guida MyHotel v

22 Facendo doppio click su ogni singola prenotazione presente nella lista ne si potranno visualizzare i dettagli direttamente dal planning. Grazie alla presenza di filtri quali nome cliente, codice, mese e anno si potrà ricercare la prenotazione da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

23 7. GESTIONE COSTI All interno di questa sezione è possibile creare e gestire i costi interni ed esterni alla struttura classificandoli in diverse aree di interesse (ad esempio i costi di lavanderia, di ristorazione, di fornitura ecc.) e associando ad ognuno di essi il relativo importo. Per la creazione di un costo bisognerà inserire una serie di campi obbligatori e facoltativi: il fornitore e l importo come parametri obbligatori. la data del pagamento (ossia la data in cui viene pagato il debito), una descrizione del costo e le eventuali note, come informazioni facoltative. Una volta salvati i dati il costo creato risulterà nella lista dei costi (visibile nella parte superiore della schermata). Guida MyHotel v

24 Il costo così creato potrà poi essere modificato o eliminato sempre all interno della schermata attraverso i due simboli in alto a destra della lista. La somma complessiva di tutti i costi creati è presente in alto a destra e viene ricalcolata ogni qualvolta si crei un nuovo costo. Grazie alla presenza di filtri quali fornitore, mese e anno si potranno ricercare i singoli costi da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

25 8. GESTIONE OFFERTE Tale sezione consente di creare e gestire offerte e coupon. Questi potranno essere donati attraverso l invio di una mail o sarà possibile stamparli. Si ha quindi la possibilità di creare offerte o coupon attribuendone un codice e un nome (come campi obbligatori), una data d inizio e una data di scadenza, un beneficiario, una breve descrizione dell offerta ed uno sconto (che può essere in percentuale o un importo a seconda della scelta). Una volta salvati i dati l offerta creata risulterà nella lista delle offerte (visibile nella parte superiore della schermata). L offerta così creata potrà poi essere modificata o eliminata sempre all interno della schermata attraverso i due simboli in alto a destra della lista. Grazie alla presenza di filtri quali nome, codice offerta, mese e anno si potranno ricercare le singole offerte da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

26 9. GESTIONE LISTINI Guida MyHotel v

27 Tale sezione è preposta alla configurazione dei prezzi dei listini applicati dalla struttura ricettiva alle singole camere. Diviene di fondamentale utilità quando la struttura applica listini di prezzo diversificati a seconda dei periodi e delle diverse tipologie di camere. All interno di tale sezione sarà possibile inserire per ogni camera un numero n di listini per i periodi dell anno di cui si necessita il frazionamento. Una volta inseriti gli n listini per le n camere il sistema sarà in grado in maniera meccanica ed automatica di poter calcolare, in real time, una preventivazione in base alle esigenze del cliente senza dover procedere a calcoli matematici che producono diseconomie. I listini potranno, inoltre, essere esportati tramite pdf. I listini prevedono un algoritmo interno (attivabile o meno dall amministratore del sistema) che, a seconda dei parametri scelti, applica automaticamente uno sconto derivante da alcuni fattori quali: Il periodo temporale previsto dal listino (alta, media o bassa stagione) Il numero di camere occupate L algoritmo ha funzione di monito, rappresenta quindi un elemento interno atto a consigliare la struttura circa la sua applicazione o meno. Sarà quindi il singolo amministratore a scegliere, a seconda delle sue esigenze, di applicarlo o ignorarlo. Per creare un listino bisognerà procedere come segue. Si dovranno inserire i seguenti dati (presenti all interno della schermata Info Generali Listino ): Il nome del listino Il codice del listino L inizio e la fine della disponibilità, ossia l intervallo di tempo entro il quale si vuole inserire il listino. Sarà inoltre possibile: associare le camere al listino creato trascinandole da una colonna all altra e determinare per ognuna il prezzo da far corrispondere (facendo doppio clic sul campo prezzo presente nella lista delle camere da associare). Si potrà, inoltre, decidere di associare tutte le camere presenti grazie all apposito tasto Associa Tutte. scegliere i servizi obbligatori da associare al listino trascinando quelli esistenti nella colonna dei servizi obbligatori, rendendo cioè questi ultimi necessari per il listino che si sta creando. Si potrà, inoltre, decidere di associare tutti i servizi presenti grazie all apposito tasto Associa Tutti. Creare l algoritmo di scontistica per il listino su cui si sta lavorando. Per far ciò sarà essenziale inserire alcuni campi fondamentali quali l intervallo di camere prenotate entro il quale applicare l algoritmo e la percentuale di sconto da utilizzare di modo che questo venga calcolato in funzione di quel listino. Guida MyHotel v

28 scegliere se applicare o meno l algoritmo preposto per quel particolare listino grazie al tasto Applica. A questo punto basterà salvare i dati per convalidarli. Una volta creati i listini sarà possibile modificarli o eliminarli sempre all interno di questa schermata attraverso i due simboli in alto a destra della lista. Grazie alla presenza di filtri quali nome, codice listino, mese e anno si potranno ricercare i listini da visualizzare, senza rendere visibile l elenco completo. Guida MyHotel v

29 10. FATTURAZIONE Questo modulo permette di generare una fattura/ricevuta a partire dai dati registrati sul planning o una fattura/ricevuta libera. Non sono gestite le fatture di acconto/saldo. Quando l'utente accede al modulo fatturazione si troverà davanti la vista ad elenco di tutte le fatture emesse. Sarà possibile esportare ogni fattura o ricevuta creata tramite pdf o eliminare la stessa dall'apposito tasto a destra dell'elenco (la fattura eliminata ritorna nello stato di fattura ancora da emettere). Se la fattura eliminata fosse di tipo libera il sistema avviserà che in caso di eliminazione sarà persa definitivamente. Grazie alla presenza di filtri quali numero, cliente, partita iva/codice fiscale, mese, anno e tipo si potranno ricercare le fatture o ricevute da visualizzare. Per generare una nuova fattura/ricevuta basterà cliccare sul tasto NUOVA Generazione di una nuova fattura/ricevuta Dopo aver scelto di creare una nuova fattura l'utente si troverà davanti un template della stessa (per comodità d'ora in poi si parlerà solo di fattura, ma ci si riferirà anche alle ricevute). Nella prima fase, quindi, il template riporterà solo i dati in alto a sinistra del titolale del sistema; tutti gli altri campi risulteranno vuoti. Il passo successivo sarà quello di scegliere, tramite i bottoni in alto a destra, se emettere una fattura a partire da una prenotazione presente sul planning (tasto Seleziona un cliente) o una fattura libera (tasto Libera). Guida MyHotel v

30 Fattura a partire dal planning Se l'utente decide di emettere una fattura a partire da una prenotazione cliccherà sul tasto DA GESTIONALE si aprirà la schermata SELEZIONA CLIENTE. Quest'ultima permette di selezionare una prenotazione da cui partire per generare la fattura. In questa finestra sarà sufficiente selezionare la tipologia di anagrafica, il cliente, il mese e l'anno per cui si vogliono visualizzare le prenotazioni di quello specifico cliente. L'elenco mostrerà i dati principali quali il codice prenotazione, il cliente, il periodo di soggiorno e il totale della prenotazione. A destra di ogni riga è presente il tasto GENERA, che appunto permette di generare la fattura per quella prenotazione, o qualora fosse già stata generata, un'indicazione della data in cui è stata creata. Dopo aver cliccato su GENERA sarete reindirizzati sul template della fattura con i dati compilati nelle apposite sezioni: dati intestatario, righe di dettaglio, periodo di permanenza, persone, camera, etc.. Da questo momento in poi l'utente potrà modificare qualsiasi campo della fattura. Dall'apposito menù si potrà inoltre scegliere se si tratta di una fattura o di una ricevuta; la numerazione suggerita sarà gestita secondo le regole usate per il numero di prenotazione sul planning, quindi progressiva modificabile, inoltre sarà distinta per le fatture e le ricevute, e partirà sempre da La fattura libera Se si sceglie di creare una fattura libera basterà Cliccare sul tasto LIBERA per procedere alla sua generazione. Si aprirà una piccola finestra che permetterà di scegliere un'anagrafica già esistente o, eventualmente, di crearne una nuova, da associare alla fattura. Qualora l'utente non volesse procedere con nessuna delle due opzioni può semplicemente cliccare sul tasto annulla, in questa maniera verrà riportato sul template della fattura dove potrà inserire manualmente i campi di intestazione della stessa. Per la fattura libera non sarà visibile la piccola finestra di riepilogo dei dati della prenotazione (presente solo in caso di fattura a partire dal planning). La fattura libera avrà tutte le righe vuote che saranno compilate manualmente. Non sono previste le funzioni HIDE e ADD per questo tipo di fattura Le righe di dettaglio della fattura Ogni riga di dettaglio della fattura, come già detto in precedenza, è modificabile: si può cambiare la descrizione, il codice iva, la data del movimento e il totale. Attenzione però, perché tutte le modifiche apportate ad una fattura generata dal gestionale, non hanno alcun effetto sui dati salvati nella prenotazione, che rimarranno quindi invariati qualsiasi modifica si faccia nella fattura. Oltre alle righe compilate a partire dalla prenotazione sarà possibile aggiungere nuove righe tramite il tasto destro del Guida MyHotel v

31 mouse, all'interno delle quali sarà possibile registrare manualmente i vari campi. Queste righe si sommeranno ai totali in tempo reale come tutte le altre. La prima riga per le fatture generate a partire da una prenotazione è fissa e conterrà sempre il totale del costo camere come chiamato nel planning La funzione ADD e HIDE Sono state pensate due funzioni ad hoc che permettono di gestire in maniera particolare i totali di tutte le righe tranne la prima che, come già detto, riporterà sempre il totale del costo camere. Accanto ad ogni riga, esclusa la prima, vi saranno due bottoni, uno chiamato ADD e uno HIDE. Il tasto ADD permette di sommare il totale della riga in questione al totale della prima riga e di nascondere, nella generazione della fattura (per generazione della fattura si intende il salvataggio in pdf), l'intera riga per cui si è deciso di attivare questa funzione. Prima che venga applicata questa funzione vi sarà un controllo di coerenza sui codici iva, infatti sarà possibile applicare la funzione ADD solo quando il codice iva della riga scelta coinciderà con il codice iva della prima riga; se questo non avviene l'utente riceverà un avviso, la riga sarà evidenziata quando ADD è applicato. Ricapitolando, se l'utente clicca ADD in corrispondenza di una riga il relativo totale sarà sommato alla prima solo se i codici iva di entrambe le righe coincidono altrimenti no. La riga per cui è attivata la funzione HIDE sarà evidenziata con un altro colore. Il tasto HIDE permette di nascondere la riga nella generazione della fattura e di non considerare il totale nel calcolo della stessa. In altre parole, quando si clicca sul tasto HIDE in corrispondenza di una riga, questa diventa grigia come fosse bloccata e il totale della riga non sarà considerato nei calcoli generali della fattura; inoltre nel pdf generato quella riga sarà nascosta. Lo stesso risultato si può ottenere cancellando direttamente la riga, ma in questo caso però in fase di impostazione della fattura non si avrà il dettaglio totale delle righe originarie, appunto avendone eliminate alcune e quindi si potrebbe avere difficoltà a ricordare quanto riportato dal gestionale. Per entrambe le funzioni è prevista la disattivazione tramite un click sul tasto relativo, quindi: primo click per attivare la funzione, click successivo sullo stesso tasto per disattivarla. Sia all'attivazione che alla disattivazione tutti i vari calcoli nella fattura avvengono in tempo reale Salvataggio e stampa Dopo aver controllato che tutti i dati riportati nella fattura sono corretti si procederà al salvataggio tramite il tasto salva. A questo punto dopo il salvataggio sarà creato un pdf della fattura e verrà chiesto se si vuole stampare la stessa. Guida MyHotel v

32 11. STATISTICHE Guida MyHotel v

33 Il sistema di Statistiche permette di analizzare le statistiche mensili e annuali della struttura, sia per quanto riguarda l analisi dei ricavi delle camere che l analisi dei costi. Il primo tipo di analisi tiene conto di due variabili fondamentali: L occupazione delle camere durante il periodo specificato (che può corrispondere ad un solo mese di un solo anno o a tutti i mesi di tutti gli anni). Quest analisi può, inoltre, essere filtrata per tipologie di camere a disposizione. I ricavi delle prenotazioni (in riferimento al periodo preso in analisi) Indicando quindi il mese, l anno e la tipologia della camera si potranno avere differenti statistiche che cambiano a seconda dei filtri scelti. Il secondo tipo di analisi tiene conto di due altre variabili: I fornitori che la struttura ha avuto durante il periodo specificato (che può corrispondere ad un solo mese di un solo anno o a tutti i mesi di tutti gli anni). Quest analisi può, inoltre, essere filtrata per tipologie di fornitori. I costi che la struttura ha sopportato per ogni fornitore (in riferimento al periodo preso in analisi) Anche in questo caso,selezionando quindi il mese, l anno e la tipologia di fornitori si potranno avere differenti statistiche che cambiano a seconda dei filtri scelti. Guida MyHotel v

34 12. FOGLIO DI LAVORO Il foglio di lavoro rappresenta una tabella di riepilogo dell'attività ricettiva. A seconda delle date inserite la tabella mostrerà una serie di dati relativi a quel lasso di tempo selezionato. Inserendo un intervallo di date comparirà una tabella che presenta i seguenti dati: Il codice e il nome della Camera Il nome del Cliente Il Totale di clienti per camera Il Numero di adulti per camera Il Numero di bambini per camera Il Numero di infanti per camera La Data di arrivo Guida MyHotel v

35 La Data di partenza Il Numero di notti Il costo totale La tipologia di trattamento L acconto La rimanenza Gli extra Le eventuali note L housekeeping Inserendo, invece, una sola data equivalente ad un unico giorno, oltre alla classica tabella, verranno visualizzati i campi di check in e check out in riferimento alle prenotazioni relative al giorno selezionato. Le due tipologie di fogli di lavoro potranno, inoltre, essere stampate così da rappresentare un supporto per i diversi operatori. Guida MyHotel v

36 13. MODELLI ISTAT Tale sezione permette di creare, sia in automatico che attraverso compilazione manuale, i modelli C59_M (mensile) e C59_G (giornaliero), ossia i modelli di rilevazione del movimento dei clienti negli esercizi ricettivi. Entrambi (mensile e giornaliero) possono essere generati sia in automatico attraverso il tasto Da Gestionale, in base al giorno o al mese di riferimento, che attraverso lo scaricamento del file effettuato dal tasto Genera Vuoto e la sua compilazione manuale. A seguire un esempio di C59_M generato in automatico. Come si può notare i campi sono inseriti in automatico dal sistema in base alla selezione del mese. Basterà, a questo punto, cliccare sul tasto in basso a sinistra Genera C59M per creare il modello. Se invece si sceglie di inserire manualmente i campi richiesti, cliccando sul tasto Genera vuoto, come già detto in precedenza, apparirà la seguente schermata, che è completamente autonoma rispetto all'intero sistema. Guida MyHotel v

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38 Dopo aver scaricato il modulo che si vede sopra basterà compilarlo secondo le proprie necessità. Lo stesso discorso vale per la creazione del modello C59_G (giornaliero). Cambieranno soltanto le schermate, ma gli step da compiere rimangono gli stessi. Ecco un esempio di C59_G generato in automatico dal gestionale. Anche in questo caso i campi vengono inseriti in automatico dal sistema. Bisognerà solo cliccare sul tasto in basso a sinistra Genera C59G per generare il modello. La schermata del modello da scaricare e compilare manualmente è, invece, la seguente. Guida MyHotel v

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