SCHEDA AUDIT N : 05/2011 Azienda USL auditata: USL 1 Massa e Articolazioni alimentare auditate: Strutture organizzative dipartimentali U.F. Gestione Imprese Alimentari U.F. Igiene degli Allevamenti e delle Produzioni Zootecniche Zona-Distretto Apuane U.F. Igiene degli Alimenti e Nutrizione U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale U.F. Sanità Animale Zona Distretto Lunigiana U.F. Igiene degli Alimenti e Nutrizione U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale U.F. Sanità Animale Data esecuzione audit: 12-15/Settembre - 12/Ottobre/2011 Base legale: Delibera Giunta Regione Toscana n. 971 del 24.Novembre.2008; Decreto Dirigenziale Regione Toscana n.6107 del 16.Dicembre.2008; Delibera Giunta Regione Toscana n. 657 del 27.Luglio.2009; Decreto Dirigenziale Regione Toscana n. 4443 del 16.Settembre.2009 Tipologia Audit: Programmato X Straordinario Gruppo di audit regionale: Personale Settore Servizi di Prevenzione in Sanità Pubblica e Veterinaria: nr. 6 funzionari Obiettivo dell audit: 1) Verificare l'attività di controllo ufficiale effettuata ai sensi del Regolamento (CE) n.882/2004, da parte delle strutture organizzative dell Autorità Competente Territoriale relativamente alle attività di controllo ufficiale ai sensi del Regolamento (CE) n. 882/2004 riguardanti i materiali destinati a venire a contatto con gli alimenti e gli additivi alimentari,con particolare riferimento a : Verificare la conformità alle disposizioni prese al fine di garantire che i controlli ufficiali siano effettuati come pianificato e che il personale incaricato osservi tutte le istruzioni o le linee guida ricevute; Verificare che le disposizioni adottate siano attuate in modo efficace; Verificare la capacità di laboratorio delle strutture organizzative dell' Autorità Competente Territoriale dell' 1
Azienda USL 1 di Massa in relazione all' obiettivo del presente audit regionale; Verificare l' attività di controllo ufficiale eseguita da parte delle strutture organizzative dell' Autorità Competente Territoriale dell' Azienda USL 1 di Massa e verso i laboratori che eseguono analisi in regime di autocontrollo per conto delle imprese alimentari. Tipologia di imprese alimentari visitate: Impianto riconosciuto di trasformazione carne e prodotti a base di carne; Grande distribuzione; Impianto produzione prodotti a base di carne; Produzione e vendita gelati; Impresa dolciaria. Sintesi del Piano di Audit: Attività Data Durata Riunione di apertura presso sede del Azienda USL 1 di Massa e Audit documentale (presso sede del Azienda USL 1 di Massa e ): Verifica esito gestione delle raccomandazioni a seguito audit regionale svolto nei giorni 11, 12, 17, Marzo 2009 ; Verifica obiettivo generale e obiettivi specifici del presente audit Audit documentale (presso Prevenzione sede della Azienda USL 1 di Massa e ): 12/09/11 Dalle ore 08.30 alle ore 09.00 12/09/11 Dalle ore 09.00 alle ore 13.00 12/09/11 Dalle ore 12.00 alle ore 13.00 882/04 - presso Impianto riconosciuto di prodotti a base di carne Pausa Pranzo 12/09/11 Dalle ore 13.00 alle ore 14.00 12/09/11 Dalle ore 14.00 alle ore 19.00 Ispezione da parte del personale addetto al controllo ufficiale Reg. (CE) N. 88220/04 presso Impianto riconosciuto di prodotti a base di carne Audit documentale (presso sede del Azienda USL 1 di Massa e ): Verifica obiettivo generale e obiettivi specifici del presente audit 12/09/11 Dalle ore 14.00 alle ore 19.00 2
Audit documentale ( presso sede del Prevenzione Azienda USL 1 di Massa e ): 15/09/11 Dalle ore 08.00 alle ore 13.00 882/2004 grande distribuzione - Ispezione da parte del personale addetto al controllo ufficiale Reg. (CE) N. 882/2004. grande distribuzione - Audit documentale (presso sede U.F. Igiene degli Alimenti di origine animale della Zona Lunigiana della Azienda USL 1 di Massa e ) : 15/09/11 Dalle ore 08.00 alle ore 13.00 882/04 presso Impianto riconosciuto di trasformazione carne e prodotti a base di carne Ispezione da parte del personale addetto al controllo ufficiale Reg. (CE) N. 88220/04 - presso Impianto riconosciuto di trasformazione carne e prodotti a base di carne Pausa Pranzo 15/09/11 Dalle ore 13.00 alle ore 14.00 Audit documentale (presso sede della Azienda USL1 di Massa e ) : 15/09/11 Dalle ore 14.00 alle ore 19.00 882/04 presso impianto produzione gelati Ispezione da parte del personale addetto al controllo ufficiale Reg. (CE) N. 88220/04 - presso impianto produzione gelati Audit documentale (presso sede U.F. Igiene degli Alimenti e la Zona Lunigiana della Azienda USL1 di Massa e ) : 15/09/11 Dalle ore 14.00 alle ore 19.00 882/04 presso impresa dolciaria 3
Ispezione da parte del personale addetto al controllo ufficiale Reg. (CE) N. 88220/04 - presso impresa dolciaria. Riunione di chiusura per presentazione del rapporto preliminare di audit con acquisizione di eventuali documentazioni integrative. presso sede Azienda USL 1 di Massa e 12/10/11 Dalle ore 18.00 alle ore 19.00 Verifica Follow up audit precedente: Riferimento raccomandazione Descrizione Nr. raccomandazione : - assicurare adeguate modalità di segnalazione della NC nei prodotti acquistati: - dotarsi di Scheda per ciascuna apparecchiatura (collaudo, verifiche di adeguatezza, di idoneità all uso) in dotazione alle articolazioni alimentare: - dotarsi di Piano di manutenzione 1 preventiva e correttiva per le apparecchiature in dotazione alle articolazioni alimentare Evidenze oggettive dell attuazione delle azioni correttive risulta non essere stata chiusa alla data di Data dell attuazione dell azione correttiva risulta non essere stata Evidenze oggettive dell efficacia dell azione correttiva del Alimentare e Prevenzione e raccomandazione formulata nell audit precedente non si considera essere stata risolta. 2 raccomandazioni: tutte le articolazioni al assicurare che i piani di lavoro delle articolazioni alimentare contengano: - definizione di indicatori; - modalità di verifica e riprogrammazione; del Alimentare e Prevenzione e 4
3 dotarsi di adeguato sistema di gestione della documentazione (classificazione dei documenti, responsabilità e le regole di approvazione, diffusione, rintracciabilità). dotarsi di adeguato sistema di verifica periodica riguardante il monitoraggio e il raggiungimento degli obiettivi del Regolamento (CE) n. 882/2004 raccomandazioni: tutte le articolazioni al assicurare un adeguato sistema informativo per le modalità di gestione dei dati da parte delle articolazioni alimentare al fine di garantire la disponibilità delle informazione necessarie per attuare il sistema di gestione nonché rispondere al debito informativo verso terzi. assicurare adeguate modalità di verifica della congruità dei dati provenienti dalle attività di controllo ufficiale. raccomandazioni: tutte le articolazioni al risulta non essere stata chiusa alla data di risulta non essere stata raccomandazione formulata nell audit precedente si considera risolta. del Alimentare e Prevenzione e raccomandazione formulata nell audit precedente non si considera risolta. 5
4 5 6 assicurare un adeguato sistema per consentire l'accesso alla normativa di interesse, comprese linee guida e circolari, da parte del personale addetto alle attività di controllo ufficiale appartenente alle articolazioni alimentare. raccomandazioni: tutte le articolazioni al assicurare adeguate istruzioni operative documentate relative alla conduzione in sicurezza delle attività di controllo ufficiale da parte del personale appartenente alle articolazioni alimentare raccomandazioni: tutte le articolazioni al rendere uniformi le procedure documentate (articolo 8.1. del Reg. CE 882/2004) in dotazione al personale che esegue i controlli ufficiali al fine di assicurare l omogeneità e la congruità di intervento all'interno delle articolazioni alimentare del. Vedi punto nr. 13 della lista di riscontro nr.1 compilata da parte del gruppo di audit regionale Vedi punto nr. 13 della lista di riscontro nr.1 compilata da parte del gruppo di audit regionale del Alimentare e Prevenzione e raccomandazione formulata nell audit precedente si considera risolta. del Alimentare e Prevenzione e raccomandazione formulata nell audit precedente si considera risolta. del Alimentare e Prevenzione e raccomandazione formulata nell audit precedente non si considera risolta (con riferimento alle attività di controllo ufficiale avente 6
. raccomandazioni: : tutte le articolazioni al risulta non essere stata chiusa alla data di risulta non essere stata quale oggetto la verifica della conformità alle normative vigenti da parte delle imprese alimentari riguardo i materiali destinati a venire a contatto con gli alimenti). Conclusioni: Esito audit: Non conforme DESCRIZIONE RACCOMANDAZIONI Si conferma la raccomandazione n. 1 contenuta nel rapporto di audit ufficiale eseguito dai funzionari della Regione Toscana in data 11,12,17 marzo 2009 appartenenti al settore Igiene pubblica e al settore Medicina Predittiva e Preventiva verso le articolazione alimentare del prevenzione dell azienda USL 1 Massa e Destinatario della raccomandazione: Tutte le articolazioni al Prevenzione della Si conferma la raccomandazione n. 3 contenuta nel rapporto di audit ufficiale eseguito dai funzionari della Regione Toscana in data 11,12,17 marzo 2009 appartenenti al settore Igiene pubblica e al settore Medicina Predittiva e Preventiva verso le articolazione alimentare del prevenzione dell azienda USL 1 Massa e Destinatario della raccomandazione: Tutte le articolazioni al Si conferma la raccomandazione n. 6 contenuta nel rapporto di audit ufficiale eseguito dai funzionari della Regione Toscana in data 11,12,17 marzo 2009 appartenenti al settore Igiene pubblica e al settore Medicina Predittiva e Preventiva verso le articolazione alimentare del prevenzione dell azienda USL 1 Massa e Destinatario della raccomandazione: Tutte le articolazioni al si raccomanda di aggiornare la Carta dei Servizi dell attualmente disponibile sul sito internet aziendale con riferimento alle informazioni contenute nella stessa che riportano: - l identificazione del Direttore del ; - l identificazione del Responsabile della U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale della Zona Apuane e della U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale della Zona Lunigiana Destinatari della raccomandazione: Direzione Generale Direttore del Prevenzione Resp. U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale della Zona Apuane; Resp. U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale della Zona. Lunigiana *Si ha evidenza dell avvenuto trattamento della raccomandazione da parte della Direzione del Prevenzione vedi Lista di riscontro n. 1, posizione 1 si raccomanda di aggiornare l elenco dei Dirigenti appartenenti dell attualmente 7
disponibile sul sito internet aziendale (sezione Trasparenza,valutazione e merito ) con riferimento alle informazioni contenute nella stessa che riportano: - l identificazione del Direttore del ; - l identificazione del Direttore di struttura complessa di Igiene degli Alimenti di origine Animale; - l identificazione del Responsabile della U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale della Zona Lunigiana Destinatari della raccomandazione: Direzione Generale Direttore del Prevenzione ; Resp. U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale della Zona. Lunigiana; *Si ha evidenza dell avvenuto trattamento della raccomandazione da parte della Direzione del Prevenzione vedi Lista di riscontro n. 1, posizione 1 si raccomanda di attuare quanto previsto dalla Delibera della Regione Toscana n. 971/2008 e successivi atti correlati al fine della gestione del processo di audit interni di supervisione professionale e audit interni SGQ. Destinatari della raccomandazione: Responsabile del Settore Nutrizione Direttore U.O. Igiene degli Alimenti e l ; Direttore U.O. Sanità Animale; Dirigente delle Professioni Sanitarie della Prevenzione si raccomanda di identificare la tempistica relativa alla verifica dell inserimento del personale non neo assunto proveniente da altre strutture organizzative del SSN Destinataro della raccomandazione: Dirigente delle Professioni Sanitarie della Prevenzione DESCRIZIONE OSSERVAZIONI Sarebbe opportuno assicurare che tutto il personale che è coinvolto nelle attività di controllo ufficiale riguardo i materiali destinati a venire a contatto con gli alimenti riceva, per il proprio ambito di competenza una formazione adeguata, che gli consenta di espletare i propri compiti con competenza e di svolgere i controlli ufficiali in modo coerente. Destinatario dell osservazione: Direttori UU.OO. che si al Prevenzione; Dirigente delle Professioni Sanitarie della Prevenzione Sarebbe opportuno attuare sempre quanto previsto dal Decreto Dirigenziale n. 4214/2007 al fine di descrivere le conclusioni contenute nei rapporti degli audit interni di supervisione professionale in modo sempre adeguato; con le eventuali azioni successive Destinatario dell osservazione: Direttore U.O. Igiene degli Alimenti di origine Animale Sarebbe opportuno tenere sempre aggiornati i documenti che riportano la programmazione delle attività di controllo ufficiale (organizzazione in gruppi di lavoro) Destinatario dell osservazione: Responsabile U.F. Igiene degli Alimenti di origine Animale Zona Lunigiana Sarebbe opportuno identificare sempre i criteri per l identificazione della matrice e dell analita nella ricerca degli additivi negli alimenti nell ambito della programmazione delle attività di campionamento Destinatario della osservazione: Responsabili U.F. Igiene degli Alimenti e Igiene degli Alimenti di origine Animale di tutte le Zone 8
Osservazioni formulate dall Azienda USL auditata Nessuna 9