punto di partenza per valorizzare le informazioni nella PA

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1 Il protocollo informatico punto di partenza per valorizzare le informazioni nella PA Luca Di Roma B.U. Applications ECM Senior Architect 9-12 Maggio FORUM PA

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3 ECM in Italia Le normative permettono ed incoraggiano l adozione diffusa di questi strumenti garantendo la validità del processo di conservazione (anche in assenza di originale) con soluzioni spesso all avanguardia in Europa La tecnologia offre soluzioni mature in grado di soddisfare le esigenze delle aziende ad un costo ragionevole TUTTAVIA Le imprese non hanno ancora sfruttato a pieno i vantaggi offerti da una piattaforma di gestione dei contenuti 2

4 Qualche numero Un Ente mediamente complesso genera circa nuovi documenti all anno Un sistema di classificazione elettronico permette di risparmiare il tempo delle persone dedicate all archivio e ridurre i rischi legati alla non corretta gestione dell informazione Anche solo 20 minuti di risparmio di tempo al giorno per le 10 persone maggiormente coinvolte nei processi documentali valgono circa all anno (costo orario di riferimento: 25 /ora) 3

5 La gestione delle informazioni Disponibilità e capacità di gestire informazioni rappresentano oggi per le Organizzazioni una forte spinta verso il vantaggio competitivo, ma sono allo stesso tempo un punto di forza e un fattore critico. Quantità 988 miliardi di GB di informazioni digitali gestite dalle aziende alla fine del (Fonte IDC) Complessità Contenuti eterogenei provenienti da diverse fonti, generati all interno o all esterno dell Organizzazione. Qualità Necessità di poter contare su informazioni complete, accurate e tempestive; di supporto ai processi di business; conformi alle regole interne o alle normative esterne. 4

6 Il consumo di carta in Italia 1/2 1,2 milioni di tonnellate di carta 240 miliardi di fogli consumati ogni anno negli uffici italiani, equivalenti a: abbattimento di oltre 20 milioni di alberi Fonte: Ceris-CNR emissione di 4 milioni di tonnellate di CO 2 5

7 Il consumo di carta in Italia 2/2 Settore Numero medio di pagine stampate per giorno per addetto Numero di occupati 2009 (migliaia) Stima numero fogli utilizzati per anno (milioni) Settore pubblico 61, Servizi finanziari 110, Commercio 99, Industria 64, Costruzioni 12, Agricoltura 12, Totale 75, Fonte: Ceris-CNR 6

8 Informazioni aziendali Il patrimonio informativo aziendale è costituito da informazioni non strutturate, contenuti cioè che non possono essere logicamente archiviati in database strutturati. % del valore dell informazione all interno di DB tradizionali Richiesta di dati Dati non-strutturati 70-80% Dati strutturati 20-30% Fonte: Gartner Tipi di Applicazioni 7

9 Evoluzione della specie Il documento intelligente Integrazione con processi e sistemi aziendali Documento separato dal processo Complessità flussi aziendali Costi di stampa, copia e distribuzione Tempi di ricerca Archiviazione Documento Cartaceo Documento segue il processo Integrazione nel ciclo di workflow Facilità ricerca ed accesso Documento Digitale Sicurezza e Compliance Documento Intelligente Documento guida il processo Integrazione aggiornamento dati aziendali Incorporazione business rules e regole workflow tempo fonte: NetConsulting 8

10 Il processo Acquisizione del documento, centralizzata o periferica tramite scansione, OCR, conversione spool Flusso di lavoro CATTURA PROCESSO CONDIVISIONE Documenti & Informazioni INTEGRAZIONE Distribuzione controllata Via GUI o Web Services Integrazione con ERP e Office 9

11 Il processo un esempio 10

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13 Nonostante ciò Il controllo dei costi L 80-85% delle informazioni aziendali risiede in documenti cartacei (*) L adozione di un sistema ERP anche complesso non elimina la parte documentale del processo Il tempo dedicato alla classificazione, ricerca ed inoltro dei documenti è pari al: 08-10% per i manager 15-25% per gli addetti di settore fino al 35% per le segreterie (*) Fonte: Gartner almeno il 3% dei documenti non è archiviato correttamente ed il 7,5% dei documenti viene perduto La maggior parte del personale recupera almeno 10 documenti/giorno, dedicando a questa attività circa due giorni/mese Le Aziende spendono circa: 15,00 per archiviare un documento 80,00 per recuperare un documento archiviato male 110,00 per riprodurre un documento perduto 12

14 I documenti importanti sono.. I documenti: Supportano tutti i processi aziendali Supportano le informazioni sul prodotto Sono talvolta un prodotto La loro gestione occupa una parte importante del tempo lavorativo. Costituiscono la memoria storica di qualsiasi organizzazione. 13

15 Incremento di qualità Si evitano problemi legati a: Documenti smarriti Documenti in versione non aggiornata Mancato adempimento a norme interne ed esterne Sicurezza Gestire i documenti significa: Semplificare l accesso alle informazioni Migliorare il flusso e la diffusione delle informazioni Aumentare l efficienza dei processi Quindi: Minori costi per materiali per riproduzione Riduzione di spazi e materiali per archiviazione Minori costi di distribuzione 14

16 Funzionalità del protocollo Protocollazione in ingresso e in uscita Segnatura di protocollo Archiviazione documenti cartacei ed elettronici Classificazione e fascicolazione Gestione Organigramma e Titolario Gestione accessi ai documenti Registrazione documenti non protocollati Assegnazione documenti protocollati Controllo doppia protocollazione Registro di emergenza Giornale di Protocollo e gestione Log attività Ricerca e visualizzazione documenti Reporting / Statistiche Notifica via mail Firma digitale Interoperabilità di Protocollo Posta Elettronica Certificata (PEC) 15

17 Classificazione/. Titolario Il piano di classificazione viene comunemente detto Titolario Consente di organizzare tutti i documenti secondo uno schema articolato di voci Fascicoli generali (Serie documentali) Di tipo statico (non vengono spostati) Fascicoli procedurali (Pratiche) Di tipo dinamico (si muovono durante il trattamento della pratica) Massimario di scarto contiene le informazione sulla destinazione dei documenti al termine del loro utilizzo 16

18 I fascicoli Fascicoli generali (Serie documentali) Di tipo statico (non vengono spostati) Raccolgono documenti dello stesso tipo divisi in serie periodiche Circolari Ordini di servizio ecc Fascicoli procedurali (Pratiche) Di tipo dinamico (si muovono durante il trattamento della pratica) Si alimentano con i documenti prodotti durante l iter 17

19 Il massimario di scarto Alla chiusura dei fascicoli, a seconda dei documenti, questi devono essere o riversati in altri archivi (es. Archivio Storico) oppure distrutti. Il massimario di scarto contiene le informazione sulla destinazione dei documenti al termine del loro utilizzo. 18

20 Gestire i documenti elettronici La gestione dei documenti elettronici comporta: La conservazione degli originali in forma elettronica La visualizzazione dei documenti firmati contenuti nelle buste PKCS#7 Il controllo delle firme L estensione temporale della validità delle firme digitali 19

21 PEC La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente la documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l'invio e la consegna di documenti informatici Web Rainbow permette in maniera guidata: L archiviazione di un messaggio di PEC L archiviazione degli allegati anche con firma digitale La gestione automatica delle ricevute 20

22 Schema logico protocollo Gestione logica separata Installazione centralizzata su un dominio unico Servizi erogati per differenti amministrazioni Gestione fisica separata Es. Schema logico applicativo di Protocollo 21

23 Caratteristiche Realizzato per descrivere e tracciare i flussi cui è sottoposta una pratica Integrato con il protocollo informatico di Web Rainbow Funzionalità Procedimenti amministrativi Definizione dei tipi di procedimento e loro flussi Classificazione pratica Associazione voci Titolario con tipi di procedimento Assegnazione relativo tipo di procedimento (UOR, Istruttori) Generazione di tutte le fasi previste dal procedimento Edit e completamento delle fasi da parte degli Istruttori Consultazione pratiche per RUP (già UOR), Istruttore, Stato,... Flussi Possibilità di integrazione con motori di Workflow esterni PROCEDIMENTO (es. Filenet P8) Istruttori Pratiche 22

24 Delibere e Determine Caratteristiche Realizzato per gestire l intero processo deliberativo (Delibere e Determine) all interno della Pubblica Amministrazione Integrato con il protocollo informatico di Web Rainbow Funzionalità Presentazione della proposta Pre-esame Esame della Ragioneria Approvazione dell Organo Deliberante Esame dell Ente esterno Pubblicazione della delibera Archiviazione Funzionalità di Pre Riunione, Riunione e Post Riunione Funzionalità di Amministrazione GESTIONE DELL ITER DELIBERATIVO - Fasi ed Esiti - 23

25 Il processo di delibera ITER Delibere di consiglio Delibere di giunta Iter Determinazioni dirigenziali UTENTI Determinazioni presidenziali Proponenti Ragioneria DELIBERA Segreteria DOCUMENTI Dirigenti Attori Documenti Proposte Allegati Verbali RIUNIONI Convocazione Gestione presenze Gestione ODG Chiusura Riunioni Convocazioni 24

26 Esempio iter di delibera STATI DI PROPOSTA STATI DI DELIBERA 25

27 Interoperabilità Caratteristiche Integrato con il protocollo informatico di Web Rainbow Consente lo scambio elettronico di informazioni tra differenti sistemi informatici (mittenti e riceventi) attraverso lo standard XML Basato sullo scambio di messaggi attraverso sistemi di posta elettronica certificata (PEC) con l'impiego del protocollo SMTP e del formato MIME per la codifica dei messaggi Funzionalità Gestione delle attività di firma digitale Composizione messaggi e spedizione di un documento protocollato Gestione della ricezione e protocollazione automatica di un documento Gestione delle ricevute, integrazione nativa con i servizi di CA (Certification Autorithy) e TSA (Time Stamping Authority) 26

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29 Be smart, Go agile! 28

30 Caratteristiche del protocollo Realizzato in collaborazione con CNR e Università della Calabria, Laboratorio di Documentazione ( Aderente alla normativa: corrisponde al massimo livello di conformità AAAB previsto nella check-list del Digit PA (già CNIPA) Funzionalità minime tenuta dei sistemi di gestione informatica dei documenti Funzionalità aggiuntive gestione dei flussi documentali, conservazione e accessibilità dei documenti Funzionalità interoperative requisiti di interconnessione secondo le Regole Tecniche indicate nel DPCM 31/10/2000 Rispondente alle prassi operative delle Pubbliche Amministrazioni Servizi documentali e di protocollo erogabili nativamente in modalità SaaS 29

31 Protocollo informatico Conforme alla normativa ed alle leggi che regolano il Protocollo Informatico nella Pubblica Amministrazione in Italia - Classificato AAAB sulla base della Checklist CNIPA (oggi DigitPA). Integra le funzionalità di Nucleo Minimo di protocollo per la gestione informatica dei documenti e funzionalità aggiuntive per la gestione dei flussi, la conservazione e l'accessibilità dei documenti. 30

32 Web Rainbow Semplicità di utilizzo Alta affidabilità e Sicurezza Rapidità di implementazione Costo Accessibile Soluzioni applicative modulari, realizzate per gestire processi di business verticali, configurabili e personalizzabili Infrastruttura di Business Rules, Workflow e Document Management Progettata in architettura SOA (Service Oriented Architecture) nel rispetto del paradigma MVC (Model View - Control) Realizzata su piattaforma J2EE Integra numerosi middleware open source Adotta i principali standard internazionali che garantiscono l integrazione tra applicazioni (JSR, XML, BPEL, ) Indipendente dalle piattaforme hardware e software 31

33 Configurabile e personalizzabile Utilizzando gli strumenti di configurazione di Web Rainbow è possibile realizzare applicazioni aderenti alle esigenze di ogni cliente. La console centralizzata ne consente la distribuzione e l amministrazione controllata Dispone di strumenti che permettono di integrarsi con i principali sistemi Enterprise (ERP, Legacy, CRM, Portali,...) senza duplicare le informazioni Modulare e Scalabile Caratteristiche Web Rainbow Piattaforma Modulare che permette di aggiungere, solo quando necessario, nuove applicazioni ed attivare nuove funzionalità Scalabile in funzione della crescita dei volumi e degli utenti e compatibile con le politiche aziendali di Backup e Disaster Recovery Affidabile e Sicuro Autenticazione tramite servizi LDAP e di Single-Sign-On Autorizzazioni basate su ACL in abbinamento alla gestione dell organigramma aziendale Registrazione delle identità e tracciamento degli accessi e delle operazioni effettuate dagli utenti Integrazione della Firma Digitale, Marca Temporale e Crittografia per il controllo degli accessi e la protezione dei contenuti documentali 32

34 Web Rainbow=Agile ECM Service Business Process Business Rule Sistema azienda Sistemi Operativi Hardware Database Browser Corporate Portal Autenticazione Applicazioni (legacy e non) Produttività individuale Flussi informativi Business Process Business Rule Caratteristiche WR Indipendenza da Indipendenza da Indipendenza da Indipendenza da Integrazione con Integrazione con Integrazione con Integrazione con Integrazione con Configurazione di Configurazione di 33

35 Architettura tecnologica 0 Web browser CLIENT Applicazioni esterne WEB SERVICE - MASHUP WEBDAV - JSR170 0 OPZIONI RDBMS 0 SERVER View ICEfaces - interfaccia AJAX Controller BPM SCHEDULATORE RHINO BUSINESS RULES 0 OPZIONI REPOSITORY Model REPOSITORY FULL-TEXT IBM FILENET P8 Sharepoint 0 STORAGE File system e RDBMS Indici e immagini Metadati e Stati workflow APPLICATION SERVER WEBSPHERE SISTEMA OPERATIVO 34

36 Cosmic Blue Team Cosmic Blue Team è presente dal 1980 nel mercato ICT e controlla un gruppo di aziende specializzate nella progettazione e realizzazione di servizi e soluzioni ad alto contenuto tecnologico. Novara Torino Milano Bologna Venezia Presente con 7 sedi distribuite sul territorio nazionale. FY2010: Fatturato 53,4 mln - EBITDA + 10% vs 2009 Oltre 250 risorse qualificate. Roma Modello go to market B.U. Technologies & Managed Service Cagliari B.U. Applications Classifica Top 100 di Computerworld: 64 posizione (fy 2009) CBT coordina le attività di un Network di oltre 100 Partner con circa risorse dedicate. 35

37 Business Unit Applications Soluzioni di Enterprise Content Management Soluzioni di ERP, CRM e di Business Intelligence basate sia sul modello open source che sulle principali piattaforme standard di mercato Soluzioni di Rilevazione Presenze e Gestione Risorse Umane Applicazioni Custom e Servizi Professionali Application Management su piattaforme standard di mercato e proprietarie, servizi di manutenzione correttiva ed evolutiva Formazione tradizionale e servizi di e-learning Progetti innovativi in ambito Wireless, Mobile, Digital Media 36

38 ECM Value Proposition CBT ALLEANZE STRATEGICHE Business Rules, Workflow e Document Mngm ECM - BPM Fatt. Elettronica Be smart, Go agile! Cert. Authority Rassegna Stampa Multimediale Capture Capture & Recognition SaaS SOFTWARE AS A SERVICE 37

39 ECM Practice Value Proposition basata su applicazioni modulari, realizzate per gestire processi di business verticali Servizi di Consulenza per l analisi dei processi, l implementazione e la manutenzione degli applicativi e sulla normativa Formazione e supporto applicativo Soluzioni disponibili in modalità on premise o fruibili in Cloud attraverso il nostro Data Center più di 30 risorse dedicate oltre 200 Clienti attivi 38

40 Servizi Consulenza Normativa Organizzativa e di Processo Applicativa e di System Integration Formazione (in aula ed on-line) Servizi di Assistenza Help Desk di I e II livello Supporto migrazione dati ed applicativi Manutenzione MAC (Migliorativa, Adeguativa e Correttiva) e MEV (Evolutiva) Outsourcing Tecnologico ed Applicativo (SaaS) Logistico: recupero, acquisizione e stoccaggio del cartaceo (partner sul territorio) 39

41 Referenze Agenzia delle Entrate ASA Spazio ATM (Az. Trasporti Milanesi) Bally Banca Pop. E.Romagna British American Tobacco Carabinieri C.N.R. Conf. Episcopale Italiana Comuni di: Bari, Brescia, Forlì, Rimini, Salerno, Consorzio ASL Veneto (14 asl) Fondazione di Venezia Groupama Assicurazioni Gruppo Hera Guardia di Finanza Johnson Wax Leaseplan Mediaset Mercedes Benz MoneyGram Monopoli di Stato oltre 200 Clienti Province di: Matera, Rimini, Torino, Regioni: Abruzzo, Basilicata, Liguria, Marche, Umbria, Sala Stampa Vaticana SIAE TSF (Tele Sistemi Ferroviari) UBI Banca Unipol Gruppo Finanziario Università di Genova Vitrociset 40

42 Conclusioni Il risparmio per una organizzazione equivale a circa il 15% - 20% delle spese operative I processi documentali garantiscono un ROI elevato. Il tempo stimato è inferiore ai 18 mesi ed addirittura inferiore ai 12 mesi nel 45% dei casi non resta che provare 41

43 Grazie!

44 La pubblicazione e/o riproduzione totale o parziale, in qualunque forma, su qualsiasi supporto e con qualunque mezzo deve essere espressamente autorizzata per iscritto da Cosmic Blue Team S.p.A.