Prolabor Ideato e realizzato da: Maria Vittoria PEGOLI Franco Luigi VUOTO

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Carolina Deluca
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1 Prolabor 2000 Programma gestionale ad uso degli Studi di Commercialisti per il controllo delle informazioni dei Clienti ed il rilevamento ore dei Consulenti Ideato e realizzato da: Maria Vittoria PEGOLI Franco Luigi VUOTO

dei Clienti ed il rilevamento ore dei Consulenti Ideato

2 1 Panoramica dell applicazione Prolabor 2000 è un programma gestionale destinato a studi di commercialisti di dimensioni medio piccoli che permette di soddisfare queste esigenze: centralizzare le informazioni relative al parco Clienti ; rilevare le ore lavorate sulle commesse dei Clienti. Figura 1 Il programma è stato progettato per essere utilizzato in un contesto multiutenza e in contemporanea da diverse postazioni. Fornisce inoltre una molteplicità di report con i quali è possibile estrapolare informazioni sia sul parco Clienti che sulle attività fornite da ogni singolo Consulente relativamente alle commesse imputate ai Clienti. Con questi report, tra l altro, è estremamente semplice ottenere indicazioni sulla produttività dell Ufficio. Pagina 2 di 10

Figura 1 Il programma è stato progettato per essere utilizzato in un contesto multiutenza e in contemporanea da diverse postazioni.

3 2 Guida utente In questo capitolo si propone di fornire delle note di utilizzo del programma, sia relativamente alla gestione delle anagrafiche dei clienti, sia al rilevamento delle ore. Notiamo che gli utenti che si connettono al sistema i consulenti non hanno e non devono avere i medesimi diritti di visione e di modifica dei dati nonché la possibilità di accedere a tutte le funzionalità del sistema. E proprio per soddisfare questa esigenza che sono stati definiti diversi profili per i consulenti in relazione al ruolo che il consulente occupa nello Studio. 2.1 Generalità Ogni utente dello studio, dotato di computer collegato in rete, può avviare Prolabor 2000 cliccando sull icona posta sul proprio desktop. Prolabor 2000 può essere aperto ogni qualvolta sia necessario accedere alle informazioni in esso contenute o magari solo alla fine della giornata per il rilevamento delle ore. E buona norma, comunque, chiuderlo dopo averlo utilizzato e non ridurlo ad icona. 2.2 Rilevamento ore Per rilevare le ore è necessario: 1. Entrare nel programma Pro Labor 2000 ; 2. Digitare il nome e la password, quindi dare OK. Il nome e la password dovranno essere richiesti all amministratore del sistema; 3. A questo punto appare una finestra con diverse opzioni (fig. 2). Tale finestra è diversa da utente a utente in relazione al suo grado di autorizzazione (profilo). Pagina 3 di 10

funzionalità del sistema. E proprio per soddisfare questa esigenza che sono stati definiti diversi profili per i consulenti in relazione al ruolo che il consulente occupa nello Studio. 2.

4 Per il rilevamento delle ore è necessario cliccare con il mouse sul pulsante Rilevamento ore ; Figura 2 4. Successivamente compare una nuova finestra che riepiloga i dati che ciascun collaboratore dello Studio (professionista, collaboratore o operativo) esegue durante la giornata (fig. 3). Il programma propone in automatico come data del foglio di lavoro l ultimo giorno in cui sono stati inseriti i dati. Per inserire i lavori della giornata in corso o di giorni precedenti, occorre, prima di tutto, cliccare in basso nella casella indicata dalla freccia (apparirà una maschera vuota) e solo dopo selezionare il giorno desiderato cliccando sul quadratino posto vicino alla data. Pagina 4 di 10

(fig. 3). Il programma propone in automatico come data del foglio di lavoro l ultimo giorno in cui sono stati inseriti i dati.

5 Figura 3 5. A questo punto cliccando due volte nella prima cella della prima riga bianca compare la maschera di inserimento del lavoro svolto per ciascun cliente (fig. 4) Figura 4 In questa maschera è necessario compilare i seguenti campi: Pagina 5 di 10

6 Campo Cliente: Per selezionare il cliente basta cliccare sul triangolino posto a sinistra della riga ed automaticamente verranno proposti tutti i clienti già inseriti; per velocizzare il lavoro si possono scrivere le iniziali del nome del cliente e premere OK quando viene proposto il cliente che interessa. Campo Commessa: Selezionare il tipo di commessa sulla quale si sta lavorando, ricordando che per la maggior parte dei cliente viene svolta attività di consulenza ordinaria, per cui molti avranno solo la commessa Consulenza ordinaria. Il programma gestisce tre tipologie di commesse: ordinarie, straordinarie ed interne Commesse ordinarie E prevista la una sola voce di Consulenza ordinaria, come mostrata nella seguente tabella. Consulenza ordinaria Commesse interne Le commesse interne sono relative solo al cliente Studio PEGOLI MARIA VITTORIA : 1 Formazione 2 Acquisizione clienti 4 Gestione circolari interne 8 Altro 9 Organizzazione interna Commesse straordinarie La tabella seguente fornisce l elenco predefinito delle commesse straordinarie 1 Fusione 2 Conferimenti 3 Cessione 4 Liquidazione 5 Valutazione di quote e aziende 6 Assistenza gestionale 7 Valutazione patrimoniale reddituale 8 Perizie 9 Assistenza in sede di negoziazione 10 Consulenza legale 11 Consulenza fallimentare 12 Altre consulenze straordinarie 13 Concordati stragiudiziali 14 Altri incarichi giudiziali 15 Riparti esecuzioni immobiliari 16 Contenzioso tributario 17 Incarichi istituzionali Pagina 6 di 10

Campo Commessa: Selezionare il tipo di commessa sulla quale si sta lavorando, ricordando che per la maggior parte dei cliente viene svolta attività di consulenza ordinaria, per cui molti avranno solo

7 18 Due diligence 19 Scissione 20 Liquidazione coatta amministrativa 21 Concordato preventivo 22 Trasformazione 23 Analisi contabile 24 2 Due diligence Campo Attività: Dopo aver inserito il tipo di commessa su cui si sta lavorando, è necessario selezionare l attività che si sta svolgendo; Per la commessa ordinaria sono state previste le seguenti attività: Gestione contabilità interna Dichiarazione Redditi e invio telematico Dichiarazioni IVA e invio telematico Aggiornamento libri sociali Pratiche INPS/INAIL Bilanci trimestrali Modelli Glad Autoliquidazione INAIL Istanza di sgravio Dichiarazione sostituti d imposta e invio tel. Assistenza telefonica Comunicazione annuale e invio telematico Chiusura bilanci Atti Uffici IVA/CCIAA (Vidimaz., visure, variaz.) Deposito bilancio, pubblicaz. e convocaz. Assistenza clienti esterna Situazioni contabili infrannuali Altro Attività civilistica Per quanto riguarda le commesse interne, per ogni tipo di commessa contraddistinta da un numero si può scegliere un attività preceduta dallo stesso numero della commessa. Le attività previste sono: 1 Corsi e seminari, convegni 1 Attività di insegnamento 1 Scambi tra colleghi 1 Letture 2 Incontri 2 Predisposizione preventivo o proposte di cons. 4 Elaborazione circolare 4 Invio ai clienti 8 Altro Pagina 7 di 10

Dichiarazione Redditi e invio telematico Dichiarazioni IVA e invio telematico Aggiornamento libri sociali Pratiche INPS/INAIL Bilanci trimestrali Modelli Glad Autoliquidazione INAIL Istanza di

8 9 Organizzazione risorse e logistica 9 Gestione aziendale Per quanto riguarda le commesse straordinarie, sono state previste genericamente le seguenti attività: Incontri e rapporti con il cliente Progetto di fattibilità Gestione della pratica in studio Attività esterna Rapporti con altri professionisti Campo ore e minuti Esprime in termini di ore e di minuti il tempo dedicato alla pratica. Campo Note In questo campo è necessario indicare brevemente il lavoro svolto (cercando di non ripetere la stessa dicitura della attività precedentemente scelta). Una volta compilati tutti i campi sopra esposti si può chiudere la maschera dando OK. 2.3 Gestione clienti 1. Entrare nel programma Pro Labor Digitare il nome e la password, quindi dare OK. Il nome e la password dovranno essere richiesti all amministratore del sistema; 3. A questo punto appare una finestra con diverse opzioni (fig. 5). Tale finestra è diversa da utente a utente in relazione al suo grado di autorizzazione (profilo). Per accedere al modulo di gestione clienti è necessario cliccare con il mouse sul pulsante Gestione Clienti ; Pagina 8 di 10

Campo Note In questo campo è necessario indicare brevemente il lavoro svolto (cercando di non ripetere la stessa dicitura della attività precedentemente scelta).

9 Figura 5 Subito dopo appare una nuova maschera dove è richiesta la selezione di un cliente. La selezione può essere fatta selezionando dall elenco il cliente oppure digitando le iniziali della Ragione Sociale: il sistema cercherà di completare la Ragione Sociale. Da notare che se non si è selezionato nessun cliente il Sistema mostrerà tutti i clienti memorizzati sul DB. A questo punto apparirà una scheda (fig. 6) che riepiloga tutte le informazioni del cliente selezionato precedentemente inserite dall Amministratore di sistema. Pagina 9 di 10

cercherà di completare la Ragione Sociale.

10 Figura 6 Per poter visionare (o modificare, avendone però i diritti) le varie informazioni relative al cliente selezionato, basta cliccare su ognuna delle categorie di informazioni (es. Recapito, Commesse, Inf. economiche, ecc.). In corrispondenza di ciascuna categoria appariranno le informazioni relative. 2.4 Gestione consulenti Questo modulo è deputato all amministrazione dei consulenti del Sistema. Oltre al censimento e all anagrafica dei consulenti è possibile amministrare in maniera semplice i loro profili di visibilità funzionale e sui dati. 2.5 Report rilevamento ore Questo modulo è destinato alla produzione di report sul rilevamento ore. E possibile ottenere report organizzati per consulente, commessa, tipo di commessa, periodo, etc. e con vari ordinamenti. 2.6 Report generali Questo modulo è destinato alla produzione di report sui Clienti. Pagina 10 di 10

4 Gestione consulenti Questo modulo è deputato all amministrazione dei consulenti del Sistema.

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