Gestione Provvigioni Agenti

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1 Gestione Provvigioni Agenti Indice degli argomenti Introduzione 1. Operazioni preliminari in Gestionale 1 2. Gestione delle provvigioni nei documenti di vendita, ordini e offerte clienti 3. Gestione delle provvigioni nella Fatturazione Periodica 4. Gestione provvigioni agenti 5. ENASARCO E F.I.R.R. Appendice A: Conversione dati provvigioni 1

2 Introduzione Il presente documento è rivolto a coloro che hanno la necessità di determinare all interno della propria azienda, gli importi delle provvigioni da riconoscere agli agenti con i quali si intrattengono rapporti economici, a seconda del fatturato conseguito. La gestione Provvigioni Agenti, realizzata in Gestionale 1 all interno del modulo Vendite (G1VEN), consente di gestire il flusso delle operazioni legate alle provvigioni, dall inserimento della percentuale provvigione o importo fisso sulla riga dei documenti di vendita (e/o ordini clienti e/o offerte clienti), alla generazione dei movimenti provvigionali, fino alla liquidazione delle provvigioni maturate. L utente, in base alla propria organizzazione aziendale e alle proprie esigenze, avrà la possibilità di: definire il tipo di calcolo provvigioni per ogni agente (in base alle condizioni di vendita, alla combinazione delle categorie provvigionali, ad espressioni di calcolo, a importi calcolati); stabilire il momento di maturazione delle provvigioni (in fase di emissione, scadenza e/o incasso della fattura); indicare la percentuale di maturazione della provvigione per le tre fasi possibili (vedi punto precedente); stabilire il momento in cui generare i movimenti provvigionali (in fase di stampa definitiva, in fase di consolidamento del documento o in un momento particolare stabilito dall utente); adottare la gestione del capoarea; abbinare l agente ad ogni indirizzo di spedizione cliente; inserire e/o modificare manualmente i movimenti provvigionali; effettuare una sincronizzazione tra le provvigioni e le partite di chiusura presenti sugli estratti conto (funzionalità possibile solo in presenza di maturazione all incasso); liquidare le provvigioni maturate; stampare tutte le informazioni relative alle provvigioni secondo i diversi formati di stampa forniti, con possibilità di personalizzazione dei layout di stampa. eseguire il calcolo dei contributi previdenziali o assistenziali e del F.I.R.R., che l azienda deve versare all ente Enasarco per i suoi agenti. 2

3 N.B. La gestione Provvigioni Agenti è stata realizzata nell ottica di voler salvaguardare alcuni aspetti della gestione preesistente in modo tale da garantire la massima compatibilità con la precedente modalità operativa. 1 Operazioni preliminari in Gestionale 1 Di seguito riportiamo le operazioni preliminari da svolgere in Gestionale 1, al fine di configurare correttamente l applicativo per attuare una corretta gestione delle provvigioni agenti. Le scelte che verranno di seguito descritte, sono presenti nel menu Base \ Archivi Vendite \ Agenti e Provvigioni. 1.1 Parametri Provvigioni La compilazione delle informazioni presenti nella scelta Parametri Provvigioni determinerà la modalità operativa nella gestione delle provvigioni agenti. Figura 1- Scheda Generali della scelta Parametri Provvigioni Le impostazioni sono suddivise nelle scelte sotto riportate e nel pulsante Avanzate. Scheda Generali In questa scheda sono previsti i seguenti parametri: 3

4 Abilita gestione agente capoarea: se selezionato, sarà possibile gestire l informazione del capoarea con relativa provvigione sia nella gestione dei documenti di vendita che nella gestione ordini clienti. L abilitazione del campo del capoarea e della relativa provvigione presenti rispettivamente sulla testata e sul corpo documenti e ordini, è subordinata alla selezione dei campi presenti nella scheda Personalizza campi nei Tipi Documento di Vendita e Tipo Ordini. Di default questa opzione è disattivata. Disabilita calcolo automatico delle provvigioni nelle gestioni: se selezionato, la compilazione dei campi relativi alla provvigione (percentuale o importo) presenti sulle righe dei documenti e ordini sarà manuale, cioè non verrà preso in considerazione il tipo di calcolo provvigioni associato all agente. L utente potrà comunque modificare per ogni singola riga la modalità operativa, passando da quella manuale a quella del calcolo automatico e viceversa. Di default questa opzione è disattivata. Generazione movimenti provvigionali: l utente ha la facoltà di stabilire il momento in cui eseguire la generazione dei movimenti delle provvigioni, scegliendo tra la generazione in fase di stampa definitiva o in fase di consolidamento del documento, oppure optando per effettuare la generazione in un momento successivo, tramite lancio manuale della procedura Genera Provvigioni (descritta nei paragrafi successivi). E possibile scegliere tra le seguenti opzioni: o In fase di stampa definitiva del documento o In fase di consolidamento del documento (opzione selezionata di default per compatibilità con la versione precedente) o Nessuna generazione automatica Considera maturata la provvigione solo al saldo di ogni rata: se selezionato, la rata del movimento provvigionale verrà considerata maturata solo quando incassata a saldo, senza considerare gli incassi parziali. Questa opzione verrà gestita solo per le rate con Tipo maturazione Incasso in fase di sincronizzazione delle provvigioni, al fine di compilare la data di maturazione solo al momento dell'incasso effettivo che salda la rata. N.B. La selezione di questa opzione cambia la modalità di maturazione delle provvigioni, pertanto si consiglia di adottarla dopo aver liquidato le provvigioni maturate già in essere; si ricorda a questo proposito che la procedura Sincronizza Provvigioni ricalcola le provvigioni solo per i movimenti che si trovano in stato Inserito (non modificati dall utente e non liquidati o parzialmente liquidati). 4

5 Inoltre, la nuova modalità di maturazione influisce anche sulla scelta Progressivi ENASARCO/FIRR (menu Vendite \ Provvigioni Agente ), essendo questa basata sulla maturazione delle provvigioni. Si consiglia di non ricalcolare i progressivi di periodi precedenti i cui contributi siano già stati versati Pulsante Avanzate Selezionando il pulsante Avanzate è possibile accedere alla finestra Impostazioni Avanzate Provvigioni, in cui è possibile definire, per ogni tipo pagamento indicato il modo con cui attribuire la data di maturazione durante la procedura di sincronizzazione provvigioni che verrà approfondita nei paragrafi successivi. Figura 2- Impostazioni Avanzate Provvigioni Per ognuno dei tipi pagamento indicati attivando il check verrà considerata come data maturazione la data di scadenza dell effetto; qualora la data di registrazione della partita di incasso risulti superiore alla data scadenza verrà invece considerata la stessa data di registrazione dell incasso. Lasciando l opzione deselezionata, invece, verrà sempre considerata come data maturazione la data di registrazione della partita di incasso. Questo check risulterà attivo in modo predefinito per i tipi pagamento Ricevuta Bancaria, R.I.D. e S.D.D.. Scheda Enasarco In questa scheda sono riportati, per l anno di competenza con cui si è entrati in Selezione Azienda, tutti i dati utili per effettuare il calcolo dei contributi da versare all Ente ENASARCO, suddivisi in base alla forma giuridica dell agente e in base alla tipologia di contratto. La procedura, a seguito del caricamento della versione 5.5.4, o 5

6 successiva, aggiorna questa scheda in automatico per l0anno 2015, riportando gli importi e le aliquote contributive in vigore dal 1 gennaio Figura 3 Scheda Enasarco della scelta Parametri Provvigioni Nella sezione Professionisti e società di persone viene riportata la percentuale relativa all aliquota contributiva suddivisa per il 50% a carico dell azienda e per il 50% a carico dell agente. Vengono inoltre indicati, gli importi del contributo minimale e del massimale provvigioni in base alla tipologia di contratto di agenzia (monomandatario e plurimandatario): il campo Contributo minimo indica l importo annuale che deve essere versato se il rapporto di agenzia ha prodotto provvigioni nel corso dell anno, seppure in misura minima. Il minimale contributivo è frazionabile per quote trimestrali ed è dovuto per tutti i trimestri di effettiva durata del rapporto di agenzia nell anno considerato, sempreché, in almeno uno di essi, sia maturata una provvigione. il campo Max provvigione indica l importo del massimale provvigionale annuo su cui calcolare il contributo ENASARCO; sulla quota delle provvigioni che eccede tale limite massimo non è previsto il calcolo e il versamento di alcun contributo. Nella sezione Società di capitali sono riportati gli scaglioni relativi agli importi di provvigione e le relative percentuali utilizzate per il calcolo del contributo ENASARCO, con percentuali diverse a carico dell azienda e dell agente. 6

7 Scheda FIRR In questa scheda sono riportati, per l anno di competenza con cui si è entrati in Selezione Azienda, gli scaglioni relativi al fatturato annuo delle provvigioni e le relative aliquote percentuali per il calcolo del contributo F.I.R.R. suddivisi in base alla tipologia di contratto di agenzia. Figura 4 - Scheda FIRR della scelta Parametri Provvigioni 1.2 Categorie provvigionali agenti - clienti - articoli e Provvigioni per Categorie Con la creazione delle categorie provvigionali, è possibile raggruppare, in base a dei propri criteri, gli agenti, i clienti e gli articoli al fine di definire tutte le possibili combinazioni tra le varie categorie. Per ogni combinazione inserita, sarà possibile associare una percentuale di provvigione sia per l agente che per il capoarea, se gestito, oppure legare la percentuale da proporre a una classe di sconto. Nel momento in cui l utente andrà a definire il tipo calcolo provvigioni, tra i diversi tipi di calcolo proposti, potrà selezionare l opzione Percentuale in base alla tabella Provvigioni per Categorie. Categorie Provvigionali Agenti Questa scelta permette di suddividere gli agenti in base a diverse politiche provvigionali; è prevista la compilazione di un codice e di una descrizione. La categoria creata dovrà poi essere associata all anagrafica dell agente. 7

8 Categorie Provvigionali Clienti Questa scelta permette di suddividere i clienti in base a diverse politiche provvigionali; è prevista la compilazione di un codice e di una descrizione. La categoria creata potrà essere associata sia nell anagrafica dei clienti effettivi che potenziali, nella scheda Vendite (menu Base \ Anagrafica Clienti e menu Base \ Archivi Rapporti \ Clienti Potenziali ). Categorie Provvigionali Articoli Questa scelta permette di suddividere gli articoli in base a diverse politiche provvigionali; è prevista la compilazione di un codice e di una descrizione. La categoria creata dovrà poi essere associata all anagrafica dell articolo (menu Base \ Anagrafica Articoli ). Provvigioni per Categorie Questa scelta permette di gestire le combinazioni tra le diverse categorie provvigionali create in precedenza. Le informazioni richieste sono: Categoria agenti (campo obbligatorio): inserire la categoria provvigionale agenti. Categoria clienti (campo facoltativo): inserire la categoria provvigionale clienti. Categoria articoli (campo facoltativo): inserire la categoria provvigionale articoli. Per ogni combinazione inserita sarà possibile indicare la percentuale di provvigione sia per l agente che per il capoarea, selezionando tra le seguenti opzioni: Percentuale fissa In base alla classe di sconto Tali opzioni sono alternative l una all altra. La priorità con cui verrà ricercata la percentuale provvigione da proporre in fase di inserimento documenti di vendita e ordini clienti, è la seguente: o cat. provvigione agente + cat. provvigione cliente + cat. provvigione articolo se non venisse trovata o cat. provvigione agente + cat. provvigione cliente se non venisse trovata o cat. provvigione agente + cat. provvigione articolo se non venisse trovata o cat. provvigione agente 8

9 Tramite il pulsante Visualizza è possibile visualizzare in griglia, tutte le combinazioni delle categorie provvigionali inserite con le rispettive percentuali di provvigione o classi di sconto. Figura 5 Provvigioni per Categorie N.B. Ricordiamo che attraverso la tabella Classi di sconto (menu Base \ Archivi Vendite \ Archivi Vendite ) è possibile codificare gli scaglioni di sconto e provvigioni per permettere di "calibrare" la provvigione dell agente in rapporto alla percentuale di sconto concessa al cliente. Inoltre, indicando una percentuale di sconto negativa, questa verrà considerata come maggiorazione e avrà effetto sul calcolo della percentuale di provvigione. Figura 6 Classi di sconto 1.3 Tipi calcolo Provvigioni 9

10 Questa scelta permette di definire il tipo di calcolo provvigioni da utilizzare che dovrà essere successivamente abbinato ad ogni singolo agente. Oltre al codice e alla descrizione, è possibile indicare il tipo di calcolo, selezionando tra le seguenti opzioni: Percentuale in base alle condizioni di vendita: selezionando questa opzione, la percentuale di provvigione agente, che verrà proposta nelle scelte Gestione Documenti (menu Vendite ), Gestione Ordini Clienti (menu Ordini \ Ordini Clienti ) e Gestione Offerte Clienti (menu Rapporti ), verrà ricercata nelle seguenti anagrafiche con il seguente ordine di priorità: o Anagrafica clienti o o o o Classe di sconto legata al listino di vendita Listino di vendita Sconti per categoria merceologica Anagrafica articoli N.B. Qualora sul listino di vendita, in Tabella Listini (menu Base \ Gestione Listini \ Listini Vendita ) fosse selezionata l opzione Sconti per categoria merceologica - Prevalgono sulle condizioni del listino e sulla scelta Anagrafica Articoli, nella scheda Vendite, fosse selezionata l opzione Cond. Commerciali Cat. merceologica, la ricerca della percentuale di provvigione verrà effettuata direttamente sulla tabella Sconti per categoria merceologica, ignorando i listini di vendita. Questa opzione risulterà selezionata di default per compatibilità con la gestione precedente che prevedeva la suddetta modalità di calcolo, e influirà solo ed esclusivamente sul calcolo della provvigione dell agente, mentre per il capoarea sarà necessario indicare la percentuale da applicare, compilando il campo Espressione capoarea. Il valore qui indicato verrà proposto nel campo relativo alla percentuale provvigione del capoarea nelle scelte Gestione Documenti, Gestione Ordini Clienti e Gestione Offerte Clienti ; il valore indicato potrà essere un valore numerico oppure un espressione di calcolo. La mancata compilazione di questo campo, comporterà l inserimento manuale della provvigione sul documento/ordine. Percentuale in base alla tabella Provvigioni per Categorie: selezionando questa opzione, la percentuale di provvigione agente e capoarea verrà ricercata nella tabella Provvigioni per categorie. Percentuale in base ad una espressione di calcolo Espressione agente / Capoarea: sia per l agente che per il capoarea, è possibile indicare, una percentuale di provvigione derivata da espressioni di calcolo; 10

11 questa possibilità potrebbe essere utilizzata qualora, sia per l agente che per il capoarea, si voglia determinare una percentuale in base a criteri più complessi e sofisticati. Importo calcolato Espressione Agente / Capoarea: sia per l agente che per il capoarea, è possibile indicare, in alternativa alla percentuale provvigione, un importo calcolato, oppure indicare semplicemente un valore fisso. Compilando queste informazioni, nelle scelte Gestione Documenti, Gestione Ordini Clienti e Gestione Offerte Clienti, la provvigione sarà espressa come importo e non più in percentuale. N.B. La creazione delle espressioni di calcolo sia per le percentuali che per gli importi provvigioni, avviene tramite la funzione Campi calcolati richiamabile attraverso il pulsante posto a fianco di ciascuna opzione che consente l inserimento di una espressione calcolata. I campi messi a disposizione per il calcolo provvigione sono le percentuali di provvigione derivanti dalle entità coinvolte nella gestione (provvigione articolo, listino, cliente, provvigione calcolata sulle categorie provvigionali, ecc.), oltre ai campi più significativi della riga del documento/ordine/offerta (quantità, prezzo, sconti, ecc.) o più strettamente legati all articolo (costo ultimo, costo standard, costo medio) e altri campi ancora. Di seguito sono riportati a titolo esemplificativo due espressioni utilizzabili per il calcolo delle provvigioni: Espressione capoarea relativa al tipo calcolo Percentuale, in base alle condizioni di vendita : DOC.PROVAGE/3 (permette di calcolare la percentuale del capoarea per il valore di un terzo rispetto alla percentuale dell agente) Espressione agente relativa al tipo calcolo Importo calcolato : (((DOC.QUANTI*CALC.PREZZO)- (DOC.QUANTI*ART.COSTOSTD))/2) (permette di calcolare l importo della provvigione agente pari alla metà del margine di vendita) Base Imponibile: indicare la base imponibile (riferita alla singola riga del documento/ordine) sulla quale deve essere effettuato il calcolo della provvigione; è possibile scegliere tra le seguenti possibilità: o o Sull importo lordo Netto di riga (valore di default) o Al netto di tutti gli sconti (sconti di riga + sconti di calce documento/ordine) Per agevolare coloro che già in passato lavoravano con la gestione agenti e per favorire una continuità operativa, nella tabella Tipi calcolo Provvigioni, vengono forniti 3 codici precompilati secondo le tipologie di 11

12 calcolo possibili utilizzate nella vecchia gestione. Pertanto, richiamando tale tabella e premendo il tasto di ricerca F6, verranno visualizzati i seguenti tipi di calcolo: codice TCSTD1 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile sull importo lordo ; codice TCSTD2 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile netto di riga ; codice TCSTD3 che prevede il calcolo della percentuale di provvigione in base alle condizioni di vendita, con base imponibile al netto di tutti gli sconti. N.B. Il calcolo della provvigione del capoarea avviene sempre in base alle impostazioni indicate sull agente, allo stesso modo anche l imponibile su cui calcolare la provvigione è quello messo a disposizione per l agente. Figura 7 Tipi calcolo Provvigioni 1.4 Anagrafica Agenti Con questa scelta è possibile creare le diverse anagrafiche sia degli agenti che dei capoarea. Le impostazioni sono suddivise nelle schede sotto riportate. 12

13 Scheda Dati In questa scheda, oltre alle informazioni relative ai dati anagrafici, deve essere compilato il campo Tipo agente che identifica se il soggetto inserito è un Agente o Capoarea ; Scheda Provvigioni In questa scheda invece, devono essere indicate tutte quelle informazioni che andranno a determinare la gestione e il calcolo delle provvigioni. I campi richiesti sono: Codice agente capoarea: questo campo è abilitato solo in fase di inserimento e/o modifica degli agenti e permette di indicare il capoarea per l agente interessato. Nelle scelte Gestione Documenti, Gestione Ordini Clienti e Gestione Offerte Clienti, il calcolo della provvigione del capoarea associato all agente avverrà secondo le impostazioni indicate sull anagrafica dell agente stesso. Categ. provvigionale: indicare la categoria provvigionale creata in precedenza, obbligatoria se il tipo calcolo previsto è Percentuale in base alla tabella Provvigioni per categoria. Tipo calcolo provvigione: indicare il tipo calcolo provvigione creato in precedenza. Maturazione provvigioni: questa informazione consente di indicare il momento in cui devono maturare le provvigioni da riconoscere all agente, in quanto una volta maturate potranno poi essere liquidate. E possibile scegliere tra: o o o % maturazione all emissione della fattura % maturazione alla scadenza della fattura % maturazione all incasso della fattura E possibile gestire sullo stesso agente tutte e tre le fasi di maturazione: la somma delle singole percentuali di maturazione deve essere

14 Figura 8 Scheda Provvigioni della scelta Anagrafica Agenti N.B. Sulla testata dei documenti di vendita e ordini clienti, nel campo Agente è possibile indicare anche un capoarea; in tal caso il capoarea indicato verrà trattato a tutti gli effetti come un normale agente. Scheda Enasarco Nella scheda Enasarco occorre specificare le informazioni utili al calcolo dei progressivi per i contributi che l azienda deve versare per i suoi agenti. I campi richiesti sono: Tipo contratto: questa informazione permette di effettuare un diverso calcolo del contributo ENASARCO e del F.I.R.R in base alle impostazioni definite nei Parametri Provvigioni. E possibile scegliere tra: o o o o o Agente monomandatario Agente plurimandatario Società di capitali monomandataria Società di capitali plurimandataria Dipendente N.B. Il tipo contratto Dipendente non comporta alcun calcolo progressivi. Data inizio e fine collaborazione: l indicazione delle date di inizio e di fine collaborazione sono utili sia per il calcolo dell ENASARCO (il minimale è dovuto in proporzione ai trimestri in cui si è prestata la 14

15 collaborazione) che per il F.I.R.R (gli importi sono ridotti in proporzione ai mesi di rapporto di agenzia avuti nell anno solare). Matricola Enasarco: se indicata può essere visualizzata nella griglia della scelta Progressivi ENASARCO/FIRR (menu Vendite \ Provvigioni Agenti ). Figura 9 Scheda Enasarco della scelta Anagrafica Agenti 1.5 Ulteriori scelte configurabili per la gestione agenti Di seguito riportiamo altre scelte configurabili per la gestione delle provvigioni agenti, presenti anch esse nel menu Base. Indirizzi di spedizione clienti Nella tabella Indirizzi Spedizione (menu Base \ Anagrafica Clienti \ Spedizioni ) è possibile associare ad ogni singolo indirizzo di spedizione del cliente un diverso agente. In fase di inserimento e/o modifica di un documento, ordine e/o offerta in presenza di un indirizzo di spedizione, sarà possibile sostituire l agente, con il relativo capoarea, associato al cliente intestatario del documento, con quello abbinato all indirizzo di spedizione. Tipi Documento di Vendita Nella scelta Tipi Documento di Vendita (menu Base \ Archivi Vendite ), nella scheda Personalizza campi, sono disponibili le informazioni del codice capoarea e della relativa provvigione, rispettivamente nelle sottoschede Testata e Corpo, al fine di abilitare i campi nella scelta Gestione Documenti (menu Vendite). Tipo Ordini 15

16 Nella scelta Tipo Ordini (menu Base \ Archivi Ordini ), nella scheda Personalizza campi, sono disponibili le informazioni del codice agente/capoarea e della relativa provvigione, rispettivamente nelle sotto-schede Testata e Corpo, al fin di abilitare i campi nella scelta gestione Ordini Clienti (menu Ordini \ Ordini Clienti ). Tipo Offerte Nella scelta Tipo Offerte (menu Base \ Archivi Rapporti ), nella scheda Personalizza campi, sono disponibili le informazioni del codice agente/capoarea e della relativa provvigione, rispettivamente nelle sotto-schede Testata e Corpo, al fine di abilitare i campi nella scelta Gestione Offerte Clienti (menu Rapporti ). 2 Gestione delle provvigioni nei documenti di vendita, ordini e offerte clienti Dopo aver configurato l applicativo secondo quanto descritto nei paragrafi precedenti, vediamo ora il flusso delle operazioni legate alle provvigioni, partendo dalla gestione dei documenti di vendita, degli ordini clienti e delle offerte clienti. 2.1 Gestione documenti, ordini clienti e offerte clienti Nelle scelte Gestione Documenti, Gestione Ordini Clienti e Gestione Offerte clienti, sulla Testata, è possibile indicare sia il codice Agente che il codice Capoarea, e nel Corpo, sempre per l agente e capoarea, è possibile indicare la provvigione su ogni singola riga. Ricordiamo che qualora sia gestito il capoarea, i campi di testata e di dettaglio dovranno essere attivati anche nei tipi documento/ordini/offerte e deve essere selezionata l opzione Abilita gestione agente capoarea nei Parametri Provvigioni. 16

17 Figura 10 Testata della scelta Gestione Documenti Figura 11 - Corpo della scelta Gestione Documenti Nel corpo documento/ordine/offerta, a fianco del campo Provvigione è presente un pulsante che consente di impostare il calcolo automatico delle provvigioni, o la compilazione manuale dei valori relativi alle provvigioni. 17

18 In caso di calcolo automatico, tali valori non sono modificabili e si aggiornano automaticamente in seguito ad eventuali variazioni delle informazioni che potrebbero influire sul calcolo della provvigione (per esempio: quantità, prezzo, listino, ecc.). Alla pressione del pulsante sopra descritto, è possibile passare dalla modalità di calcolo automatico alla modalità manuale e viceversa, come da esempio di seguito riportato. La presenza della dicitura (calcolata) indica che è attivo il calcolo automatico delle provvigioni e cliccando sul pulsante si passa alla modalità manuale; con quest ultima il pulsante visualizzato sarà che consente di tornare alla modalità automatica. Figura 13 Modalità manuale In fase di inserimento della riga, sarà sempre impostato il calcolo automatico della provvigione, mentre in modifica sarà impostata la modalità manuale; qualora nei Parametri Provvigioni fosse attiva l opzione Disabilita calcolo automatico delle provvigioni nelle gestioni, verrà impostata la modalità manuale anche in fase di inserimento della riga e, nei campi relativi alle provvigioni, verrà impostato il valore zero. Nella modalità manuale, eventuali variazioni di riga relative a quantità, prezzo, listino, ecc., non comportano nessun ricalcolo delle provvigioni; il passaggio dalla modalità manuale al calcolo automatico, invece ne determina il ricalcolo. In fase di inserimento della riga, l abilitazione dei campi relativi alla percentuale di provvigione o all importo risulta vincolata al tipo di calcolo abbinato all agente. Anche in questo caso, è possibile passare dalla percentuale provvigione all importo e viceversa, attivando prima la modalità manuale e poi selezionando o deselezionando l opzione importo a fianco dei campi relativi alle provvigioni. Figura 14 Modalità manuale con opzione Importo selezionata per l agente N.B. Le provvigioni relative al capoarea vengono determinate in base alle impostazioni presenti sull anagrafica dell agente al quale il capoarea risulta abbinato. Nelle scelte Gestione Documenti, Gestione Ordini Clienti e Gestione Offerte Clienti l agente e quindi il capoarea vengono compilati in base al cliente intestatario del documento; se sul documento/ordine/offerta si 18

19 imposta un indirizzo di spedizione e a questo è associato un agente diverso, quest ultimo (con il relativo capoarea) si sostituirà a quelli indicati in precedenza sul documento. La sostituzione avverrà solo previa conferma da parte dell utente ai messaggi che la procedura visualizzerà in presenza di codici agenti e capoarea differenti. In seguito alla sostituzione di un agente sulla testata del documento di vendita/ordine/offerta, è prevista la comparsa di un messaggio che avvisa l utente di procedere ad effettuare un ricalcolo delle provvigioni attraverso il pulsante Ricalcolo documento posto sulla testata del documento/ordine/offerta. Più precisamente questa funzione permette di ricalcolare tutte le provvigioni del documento in base alle impostazioni presenti sul tipo calcolo provvigioni legato all agente. N.B. Se sui Tipi documento di Vendita, Tipo Ordini e Tipo Offerte, nella scheda Personalizza campi \ sottoscheda Corpo le opzioni relative alle provvigioni agente e capoarea sono deselezionate, i valori relativi alle provvigioni risulteranno sempre calcolati sia in fase di inserimento che di modifica della riga. Righe di tipo Sconto merce In fase di inserimento/modifica di una riga definita Sconto merce, la procedura provvederà automaticamente ad azzerare il valore della provvigione dell agente e del capoarea, in quanto nella normalità queste non dovrebbero rientrare nel calcolo della provvigione. Qualora l utente, attivando la compilazione manuale (se non già attiva), andasse comunque a indicare il valore della provvigione per l agente e/o capoarea, alla conferma della riga la procedura (previo un messaggio di avviso) andrebbe nuovamente ad azzerare i campi compilati. Omaggio imponibile e Omaggio imp. + I.V.A. In fase di inserimento/modifica di una riga definita Omaggio imponibile e Omaggio imp. + I.V.A., la procedura provvederà automaticamente ad azzerare il valore della provvigione dell agente e del capoarea, in quanto nella normalità queste non dovrebbero rientrare nel calcolo della provvigione. Qualora l utente, attivando la compilazione manuale (se non già attiva), andasse comunque a indicare il valore della provvigione per l agente e/o capoarea, alla conferma della riga la procedura (previa conferma al messaggio di avviso) andrebbe ad azzerare i valori delle provvigioni indicati per agente e/o capoarea; diversamente i valori verranno mantenuti. N.B. Riepilogando quanto detto sopra: - le righe di tipo sconto merce non verranno mai considerate nel calcolo delle provvigioni; - le righe di tipo Omaggio imponibile o Omaggio imp. + I.V.A., se compilate, verranno considerate nel calcolo provvigioni. 19

20 N.B. Il Ricalcolo documento, prevede l azzeramento delle provvigioni per le righe di tipo Omaggio imponibile e Omaggio imp. + I.V.A Interroga documenti, ordini clienti e offerte clienti Nelle scelte Interroga Documenti (menu Vendite ), Interroga Ordini Clienti (menu Ordini \ Ordini clienti ), Interroga Offerte Clienti e nelle griglie relative a Testata e Corpo sono disponibili tutte le informazioni relative alle provvigioni agenti: il codice dell agente e dell eventuale capoarea, la percentuale o l importo della provvigione dell agente e la percentuale o l importo della provvigione del capoarea. 2.3 Estrazione Ordini Nell ambito dell evasione diretta degli ordini dalla scelta Gestione Documenti ^ (menu Vendite ), sono disponibili le seguenti implementazioni: selezionando il pulsante Ordini presente nella testata del documento di vendita di apre la finestra Ordini clienti da evadere e selezionando Importa i dati di testata e calce è possibile riportare sul documento stesso anche il codice capoarea presente sull ordine selezionato, come già previsto per il codice agente. In fase di estrazione ordini per singola riga, completa o multipla, sono riportate le percentuali o gli importi provvigioni di agente e capoarea. Nel caso di estrazione parziale dell ordine gli importi provvigioni per agenti e capoarea sono proporzionati in base alle quantità estratte. Le percentuali provvigioni, invece, vengono riportate come nell ordine. Come avviene per l inserimento delle righe nel documento di vendita, in fase di estrazione ordini riga per riga, completa o multipla, le percentuali o gli importi di provvigione per agenti e capoarea vengono riportati con la modalità calcolata. Nel caso in cui si effettui una variazione sulle quantità consegnate (indicate nell evasione dell ordine) scatta il normale ricalcolo per l importo provvigioni, con la possibilità comunque di variare nel documento sia l'importo della provvigione che la percentuale rispetto all'ordine di origine. 2.4 Generazione documenti da Ordini e generazione fatture da D.d.T. Nelle scelte Genera Documenti (menu Ordini \ Ordini Clienti ) e Genera Fatture (Wizard) (menu Vendite ) il codice capoarea presente sulla testata diventa un criterio di accorpamento per i documenti come lo è attualmente il codice agente. 20

21 Per l accorpamento delle righe relative agli articoli, possibile se attiva l opzione Accorpa articoli su documento sul tipo documento di vendita da generare (menu Base \ Archivi Vendite \ Tipi documento di vendita \ Altri Dati ), valgono le seguenti regole: Non si possono accorpare righe con la provvigione espressa in percentuale e righe con provvigione espressa in importo; Si possono accorpare righe con la stessa percentuale di provvigione agente e capoarea; Si possono accorpare righe con la stessa percentuale di provvigione agente e provvigione capoarea espressa in importo e viceversa; Le provvigioni espresse in importo vengono sommate e proporzionate alle quantità evase. 3 Gestione delle provvigioni nella Fatturazione Periodica Nella scelta Gestione Piani di Fatturazione (menu Vendite \ Fattura Periodica ) in fase di definizione delle regole di fatturazione, è possibile gestire tutte le informazioni relative alle provvigioni. Nella scheda Testata/Calce, oltre al codice Agente è possibile inserire il codice Capoarea abbinato all agente; per questi elementi è possibile impostare il tipo di valorizzazione a Fisso o Calcolato. Figura 15 Regole Testata/Calce nella scelta Gestione Piani di Fatturazione 21

22 Nella scheda Dettaglio, in fase di inserimento di una nuova riga, è possibile definire sia per l agente che per il capoarea la provvigione espressa in percentuale o importo fisso. L operazione è prevista per le righe di tipo Articolo e per quelle di tipo Spesa. Figura 16 Riga di dettaglio nella scelta Gestione Piani di Fatturazione Per aggiornare automaticamente i valori relativi alle provvigioni è necessario cliccare sul pulsante Calcola Provvigioni, diversamente la compilazione dovrà avvenire manualmente. I valori proposti in automatico dalla procedura sono ottenuti in base al tipo di calcolo abbinato all anagrafica agenti. Tramite la selezione del campo Importo è possibile passare dalla provvigione espressa in percentuale alla compilazione dell importo fisso e viceversa. I documenti di vendita che verranno generati tramite la scelta Genera Fatture Periodiche (menu Vendite \ Fatturazione Periodica ) conterranno le informazioni relative all agente/capoarea e delle relative provvigioni. Il movimento provvigionale verrà successivamente generato in base alla modalità selezionata nella scelta Parametri Provvigioni, quindi in fase di stampa definitiva, oppure in fase di consolida documenti o tramite la scelta Genera Provvigioni. Se viene eliminata la generazione dei documenti derivanti dal piano di fatturazione, tramite la scelta Elimina Generazione Documenti (menu Vendite \ Fatturazione Periodica \ Utilità Fatturazione Periodica ), e i documenti avevano già generato i movimenti provvigionali, l eliminazione della fattura comporta anche la cancellazione del movimento relativo alle provvigioni collegate senza alcuna segnalazione se il movimento 22

23 provvigionale si trova in stato Inserito. Nel caso in cui il movimento risulti modificato manualmente dall utente, la cancellazione avviene solo selezionando l opzione Elimina i movimenti provvigionali generati, anche in stato modificato, mentre in presenza di movimenti in stato Parzialmente liquidato o Liquidato, la cancellazione del documento di vendita non ha alcun effetto sul movimento provvigionale. Si ricorda, inoltre, che il documento generato dalla fatturazione periodica può essere eliminato solo se si trova in stato Inserito o Stampato. 4 Gestione Provvigioni Agenti Le scelte che verranno di seguito descritte, riguardano le operazioni che possono essere eseguite a fronte dei movimenti di provvigione e sono presenti nel menu Vendite \ Provvigioni Agente. 4.1 Gestione Movimenti Provvigioni Questa scelta permette di inserire nuovi movimenti provvigionali oppure di modificare i movimenti generati in automatico dalla procedura (in fase di stampa definitiva, in fase di consolidamento del documento o generati attraverso il lancio manuale della funzione Genera Provvigioni ). Ogni movimento provvigionale è composto da una testata ed una o più righe di dettaglio. Il movimento riporta in testata gli stessi dati che identificano il documento che ha originato la provvigione (in seguito a generazione o immissione manuale); pertanto la testata movimento è caratterizzata da tipo, anno e numero del documento, oltre al codice cliente di riferimento, la data movimento, descrizione e lo stato del movimento. Nel dettaglio sono presenti una o più righe relative agli importi delle provvigioni, in base ai criteri definiti nei parametri provvigioni e alle entità coinvolte (agenti, condizioni di pagamento, ecc ). Ogni riga di dettaglio riporta l agente (o il capoarea) a cui è associata la provvigione, e i dati che la valorizzano dipendono sia dall anagrafica dell agente che dalla composizione del documento di origine. La modalità di maturazione, definita sull agente, e la condizione di pagamento specificata nel documento concorrono infatti a definire i dati di riga come segue. Tipo maturazione Emissione : il dettaglio, indipendentemente dalla condizione di pagamento, sarà formato da una sola rata provvigione, in cui la data di maturazione coincide con la data di emissione del documento; l importo della provvigione sarà tutto su tale rata che avrà come numero di rata zero; Tipo maturazione Scadenza : il dettaglio sarà formato da una o più rate provvigioni in base alla condizione di pagamento, dove la data di maturazione coinciderà con la scadenza di ogni singola rata e l importo della provvigione sarà proporzionato al numero delle rate; le rate saranno identificate da un numero progressivo in base al numero delle scadenze; 23

24 Tipo maturazione Incasso : il dettaglio sarà formato da una o più rate provvigioni, in cui la data di maturazione verrà compilata solo al momento dell incasso effettivo della rata e l importo della provvigione sarà proporzionato al numero delle rate e in base all importo dell incasso effettivo registrato. Anche in questo caso le rate saranno numerate con un progressivo in base al numero delle scadenze. Inoltre, se nella scelta Parametri Provvigioni è stata selezionata l opzione Considera maturata la provvigione solo al saldo di ogni rata, la procedura compila la data di maturazione solo se la rata è stata completamente saldata, pertanto in caso di incasso lo sdoppiamento non avviene. Figura 17 Riga rata movimento provvigionale da Gestione Movimenti Provvigioni Esempio Si supponga di avere una fattura in data 16/11/2015 con importo provvigioni pari a 240 euro, la cui maturazione, in base ai criteri definiti sull anagrafica dell agente associato al documento, è ripartita come segue: il 10% delle provvigioni matura all emissione; il 30 % alla scadenza; 24

25 il restante 60% all incasso. Sul documento è indicata una condizione di pagamento R.B. 30/60 gg d.f. Il dettaglio delle provvigioni generate a fronte di tale documento sarà: una rata all emissione documento, con data maturazione uguale alla data di emissione e importo provvigione pari a 24 euro (cioè il 10% di 240); due rate alla scadenza, con data maturazione uguale alla data di scadenza della singola rata e l importo provvigione pari a 36 euro per ogni rata (ovvero il 30% di 240 ripartito sulle due rate); due rate all incasso, in cui la data di maturazione non è compilata (verrà valorizzata solo all incasso effettivo della scadenza) e l importo provvigione è pari a 72 euro per ogni rata (cioè il 60% di 240 ripartito sulle due rate). Figura 18 Dettaglio rate movimento provvigionale con diversi Tipo maturazione Ipotizzando un incasso parziale della prima rata all incasso con scadenza 16/12/2015, si otterrebbe la situazione seguente, se nella scelta Parametri Provvigioni non è stata selezionata l opzione Considera maturata la provvigione solo al saldo di ogni rata : 25

26 Figura 19 Rata con maturazione all incasso sdoppiata per incasso parziale Invece, se nella scelta Parametri Provvigioni è stata selezionata l opzione Considera maturata la provvigione solo al saldo di ogni rata la situazione rimarrebbe invariata e lo Sdoppiamento della prima rata non avverrebbe e la situazione rimarrebbe invariata. Di seguito verranno illustrate nel dettaglio le caratteristiche del movimento provvigionale che sono riportate nell'immagine di esempio. La gestione dei movimenti provvigionali permette di operare sia sui movimenti generati dagli automatismi presenti nell applicativo, così come di inserire o gestire integralmente un movimento definendone manualmente ogni singola caratteristica. Come accennato in precedenza, un movimento provvigionale utilizza per la propria numerazione la stessa sequenza di campi utilizzata per i documenti, ovvero il tipo documento, l anno ed il numero. Questo significa che il documento con tipo F2 e anno/numero 2015/72, genererà in automatico un movimento identificato come F2-2015/72 : tutti questi dati, che identificano univocamente il record del movimento provvigionale, sono quindi obbligatori. Il movimento provvigionale inserito manualmente, sebbene mantenga gli stessi identificativi, può essere tuttavia svincolato dall esistenza di un documento di vendita con gli stessi estremi: l utente ha la possibilità di fare in modo che il movimento faccia riferimento ad un documento già esistente (specificandone la stessa chiave ), così come può utilizzare degli estremi che non facciano riferimento ad alcun documento e addirittura specificare un tipo documento che non è censito nella scelta dei Tipi Documenti di Vendita. In questo modo 26

27 viene data la possibilità di gestire eventuali casi particolari in cui potrebbe essere necessario utilizzare un tipo documento fittizio per poter registrare una provvigione. I movimenti già presenti in archivio possono essere richiamati attraverso il pulsante di ricerca posto a fianco del numero movimento. In alternativa, è possibile tramite il pulsante Seleziona posto nel riquadro a destra dei dati di testata, richiamare un documento (sia corrente che già consolidato) dal quale il movimento è stato generato, optando tra documento corrente o consolidato. Se per il documento richiamato dalla suddetta vista vi sono già associate delle provvigioni, il corrispondente movimento (i cui estremi saranno identici a quelli del documento di vendita selezionato), verrà richiamato in consultazione. Viceversa nel caso in cui non vi fosse già alcuna provvigione associata, gli estremi del documento selezionato verranno riportati nella testata del movimento provvigionale, consentendo all utente di proseguire con l inserimento e la compilazione dello stesso. In fase di inserimento manuale di un nuovo movimento provvigionale, è necessario, per poter confermare l intero movimento, inserire almeno una riga di dettaglio, ovvero una rata provvigione. La situazione delle singole rate, si riflette anche a livello di testata nel campo relativo allo stato del movimento, che può assumere i valori di Inserito, Parzialmente liquidato o Liquidato a seconda che le singole rate risultino rispettivamente tutte non liquidate, liquidate solo in parte (anche a livello di singola rata) o tutte completamente liquidate. Figura 20 Riga di una rata di dettaglio del movimento provvigionale 27

28 Il dettaglio del movimento provvigionale è strutturato in rate, le quali a loro volta possono essere composte da una o più righe. Ad ogni riga di dettaglio (rata composta da singola riga, o riga che compone assieme ad altre una rata), vi è associato un codice agente o capoarea. Quest ultimo può essere indicato anche come normale agente in una riga, ma all interno dello stesso movimento non può assumere contemporaneamente entrambe i ruoli di agente e capoarea. Lo stesso agente/capoarea può invece essere indicato su righe diverse, indipendentemente da come poi vengono valorizzati i dati di riga. In fase di inserimento della rata/riga provvigione, è possibile specificare anche il tipo maturazione della provvigione: all emissione, alla scadenza o all incasso del documento. Per le rate che maturano a scadenza o all incasso, è altresì possibile specificare il numero di rata: per convenzione, la procedura assegnerà come numero rata 0 a tutte le rate che maturano all emissione della fattura, mentre negli altri casi sarà necessario indicare un valore compreso tra 1 e 99. Per la singola rata di provvigione è necessario specificare una data di scadenza, ovvero la data di scadenza del documento che ha generato la rata. Gli stessi importi indicati nella rata, fanno riferimento al contenuto del documento di origine. Pertanto è possibile specificare: il totale imponibile delle righe del documento che contribuiscono alla definizione dell importo della provvigione ( Imponibile righe con provvigione ), il totale imponibile di tutte le righe del documento ( Imponibile righe totale ) e ovviamente l importo della provvigione stessa. E possibile indicare con la data di maturazione il momento in cui la rata della provvigione sarà disponibile per poter essere corrisposta all agente. La presenza di una data di maturazione sulla rata provvigione, la rende quindi di fatto corrispondibile all agente, ovvero liquidabile. L importo della rata da liquidare può essere riportato automaticamente nel dettaglio utilizzando l apposito pulsante Copia importo provvigione ; il pulsante, oltre a valorizzare il dato dell importo compila in automatico anche la data di ultima liquidazione attribuendole la data di lavoro corrente. Le rate nelle quali viene apposta la spunta sul check di Riga rata sospesa risulteranno non liquidabili, con conseguente disabilitazione dei campi legati alla liquidabilità (nell interfaccia del dettaglio movimento), e l esclusione della rata o riga di rata dalle elaborazioni previste dalla procedura per la liquidazione massiva delle provvigioni. La liquidazione di una riga di rata della provvigione può avvenire sia indicando l intero importo della riga, che verrà quindi considerata in stato Liquidato, sia specificando un importo inferiore a quello della provvigione, per cui la riga assumerà lo stato Parzialmente liquidato ; le righe per le quali non sono compilati l importo liquidato e la data di ultima liquidazione risulteranno invece in stato Inserito. Gli stati delle singole righe concorrono a definire lo stato dell intero movimento, come illustrato in precedenza. Operando dalla scelta Gestione Movimenti Provvigioni, è possibile modificare una singola riga di rata della provvigione, in modo tale che questa venga suddivisa in due o più righe appartenenti alla stessa rata. Il caso 28

29 tipico in cui si può ritrovare questa situazione, è a fronte di un incasso parziale che consentirebbe di liquidare in momenti differenti la provvigione per l agente. Al fine di gestire questa situazione in modo manuale, è disponibile il pulsante Separa nel gruppo Operazioni su riga. Questa funzionalità permette di dividere l importo della riga di rata selezionata creando una nuova riga per la stessa rata. Figura 21 Separa riga rata provvigionale per incasso parziale È necessario indicare l importo provvigionale maturato per la riga corrente e la data di maturazione ad esso relativa; questi dati verranno riportati sulla riga corrente, per cui l importo indicato nel gruppo Provvigioni maturate sostituirà l importo della riga di rata originale e la data ne valorizzerà invece la data maturazione. La nuova riga creata risulterà composta come la precedente, ma l importo della provvigione sarà valorizzato con l importo provvigione della riga originale al netto della provvigione maturata indicata; mentre la data maturazione risulterà vuota. Il numero di riga verrà attribuito automaticamente dalla procedura. Il pulsante che permette la divisione delle righe di rata, sarà abilitato solo per quelle righe che non hanno compilata la data maturazione e che non partecipano alla sincronizzazione. Le righe che presentano il tipo di maturazione all incasso, possono essere impostate in modo tale da permetterne una gestione sincronizzata con le partite, come avviene normalmente per le rate provvigioni che maturano all incasso generate dagli automatismi dell applicativo. In questo modo, anche in presenza di più righe per rata, la chiusura (incasso) di una partita correlata ad un documento che ha dato origine ad una provvigione, si ripercuoterà sul movimento provvigionale; per ulteriori dettagli si rimanda alla gestione della sincronizzazione dei movimenti provvigionali. La sincronizzazione è impostabile dal pulsante Modifica (appartenente al gruppo delle Operazioni su rata ) il quale visualizza la schermata Rata movimento provvigionale, dalla quale è possibile modificare alcune caratteristiche dell intera rata, a prescindere dal numero di righe che la compongono. L opzione Mantieni gli importi di rata sincronizzati tra le righe e permetti l aggiornamento degli importi con la gestione delle partite tramite la scelta di Sincronizzazione, consente di abilitare il meccanismo di compilazione automatica della data di maturazione (tramite sincronizzazione) e di conseguenza rende la rata liquidabile tramite la scelta 29

30 Liquida provvigioni. Coerentemente con questa possibilità, solo le righe di rata non sospese saranno sincronizzabili. Figura 22 Gestione sincronizzata delle riga di rata all incasso Le rate per le quali è impostata l opzione di sincronizzazione consentono inoltre la gestione dell importo di rata in modo unitario, a prescindere dal numero di righe che la compongono. Dalla stessa schermata è infatti possibile modificare gli importi del totale delle righe del documento che concorrono a formare la provvigione, del totale complessivo delle righe del documento e dell importo della provvigione, senza dover modificare le singole righe di rata sul movimento. La modifica dei suddetti importi infatti, comporta un ricalcolo automatico degli importi di riga per la rata sincronizzata su conferma dei dati inseriti nella finestra. 30

31 Figura 23 Importi di riga ricalcolati per modifica importi con rata sincronizzata 4.2 Interroga Movimenti Provvigioni Questa scelta consente di visualizzare in griglia il dettaglio delle rate relative ai movimenti di provvigioni, con possibilità di applicare dei filtri sui dati del movimento, come l agente, il capoarea, la data di scadenza/maturazione/liquidazione e selezionando lo stato della rata interessata (inserito, parzialmente liquidato, liquidato o tutti gli stati). È possibile includere o meno nell interrogazione anche le rate sospese. 31