Global Document System 5.0

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1 O E A L Fatture, solleciti, raccomandate, ordini, conferme d ordine creati, archiviati e spediti, in pochi istanti, automaticamente e a costo zero, tramite la PE ompe d Software Design Software Solutions for the Digital Document World POSTA ELETTRONIA ERTIFIATA Tutti i documenti, in pochi secondi! Global Document System 5.0 Il software più completo, avanzato e diffuso per la gestione dei documenti [ Gestione e archiviazione di tutti i documenti [ Gestione delle procedure e dei flussi documentali (Workflow) [ Accesso ai documenti tramite Internet [ Spedizione automatica dei documenti tramite PE, , fax o su carta (Postel, Koiné) [ Gestione della PE [ Firma digitale [ onservazione elettronica sostitutiva [ Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale [ ontratti a distanza con valore legale Global Document System 5.0 è completamente integrabile con il vostro software gestionale e con il vostro sistema informativo O L G I A L E O N O M I onforme ai requisiti di legge D I G I T A L S I G N

2 1 osa potete fare con Global Document System Global Document System consente alla vostra organizzare i documenti archiviati in modo Organizzazione di: autonomo, comodo, flessibile ed efficiente, convertire i documenti prodotti dal vostro grazie alla possibilità di definire a piacere dei sistema informativo in documenti informatici contenitori logici dei documenti (i volumi con valore legale e fiscale virtuali ), a cui associare i documenti (o loro conservarli in modalità elettronica, sottoinsiemi) contenuti in uno o più volumi mantenendone nel tempo la validità legale e fisici dell'archivio; i volumi virtuali possono fiscale essere organizzati e riorganizzati più volte, spedirli automaticamente ai destinatari, nel successivamente, in qualsiasi momento, modo che desiderate: secondo le necessità di archiviazione, di o in forma elettronica a costo zero, tramite lavoro, di gestione, di visualizzazione dei PE, o Web (pubblicandoli in documenti da parte di ciascun utente, a un'area riservata del sito e rendendoli prescindere dalla struttura fisica degli archivi disponibili ai destinatari con avviso precedentemente definita; ciascun utente tramite e/o SMS) disporrà quindi della propria vista o su carta, tramite Postel o Koiné personalizzata sugli archivi o tramite fax, (usando il software di fax accedere agli archivi tramite rete locale, server incluso nel prodotto) Internet o Intranet, per tutte le operazioni da archiviare qualsiasi tipo di documento, voi autorizzate (consultazione, stampa, inoltro cartaceo o elettronico via , PE o fax, archiviazione) acquisire e integrare nel nuovo archivio visualizzare i documenti archiviati informatizzato i documenti cartacei prodotti direttamente dalle vostre applicazioni internamente o ricevuti da terze parti, software (per le piattaforme più diffuse quali, trasformandoli in documenti informatici a a titolo di esempio, SAP, JD Edwards, AS400, norma di legge e conservandone il valore nel BAAN, etc.) tempo consentire ai vostri clienti di consultare i gestire i più diffusi sistemi di codifica a barre documenti di loro pertinenza tramite un ( barcode ) per l'indicizzazione automatica apposito portale Web, con servizio di avviso, dei documenti negli archivi elettronici tramite o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti definire e gestire procedure e flussi di Workflow inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi gestire gli archivi aziendali in modo più applicazione abilitata alla stampa in ambiente efficiente e più sicuro sui più diffusi database, Windows quali Oracle, MS SQL Server e Firebird ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via definire i diritti di accesso degli utenti agli ai destinatari archivi, limitandoli ai documenti di loro competenza archiviare automaticamente le e i fax entranti e uscenti eliminare fax e fotocopiatori Sistema Gestionale / Informativo Internet ( , WEB: qualsiasi tipo di documento elettronico compresi contratti con valore legale) Posta tradizionale (documenti o immagini ricevuti per posta acquisiti tramite scanner) Fax (fax ricevuti e gestiti attraverso il fax server) Spool files (file di stampa originati dal sistema gestionale) Global Document System Spedizione automatica Archiviazione onservazione sostitutiva Workflow ontratti elettronici Firma digitale PE, , fax Documenti Internet (PE, , WEB: qualsiasi tipo di documento elettronico compresi contratti con valore legale) Fax (fax spediti e gestiti attraverso il fax server) Postel o Koiné (documenti generati e spediti attraverso il servizio Postel o Koiné) Documenti esistenti (documenti o immagini preesistenti acquisiti tramite scanner) Rete locale Internet Intranet Utenti autorizzati Posta tradizionale (documenti o immagini Ricerca stampati e spediti) Visualizzazione Stampa Firma digitale Inoltro tramite , fax o PE

3 2 Applicazioni Emissione, archiviazione e conservazione in Estrazione dei fascicoli dei documenti (clienti forma elettronica dei documenti, in conformità o fornitori) destinati all'ufficio legale per il alle norme civilistiche e fiscali recupero dei crediti e la gestione dei contenziosi onservazione elettronica dei documenti, conservazione sostitutiva della carta Spedizione automatica di: o raccomandate o fatture, solleciti di pagamento, ordini, onservazione del valore legale, civilistico e conferme d'ordine, cedolini paga o proposte e conferme contrattuali o lettere circolari o disposizioni di bonifico, ricevute bancarie o bollettini di conto corrente postale fiscale, dei documenti informatici Spedizione elettronica automatica, o pubblicazione su portale Web, delle copie dei documenti destinate agli agenti Definizione e gestione organizzata di procedure aziendali ( Workflow ) e cicli autorizzativi di qualsiasi genere, quali ad esempio: o autorizzazione al pagamento delle fatture passive o autorizzazione al pagamento delle note spese / fogli viaggio o autorizzazione emissione ordini ai fornitori Emissione e conservazione in formato elettronico con valore legale e fiscale di scritture contabili, quali: o libro giornale, mastri, registri IVA, corrispettivi o libro giornale di magazzino, cespiti, Gestione degli archivi dei documenti con accesso agli stessi tramite rete locale, Internet e Intranet Automazione dei fax spediti e ricevuti, con inoltro via e archiviazione elettronica automatica

4 3 Vantaggi di Global Document System Global Document System offre importanti vantaggi, risparmio di tempo del personale addetto alle che si possono sintetizzare in: vendite forte riduzione dei costi recapito immediato e a costo zero delle risparmio di tempo offerte ai clienti e delle conferme ai fornitori, recupero di personale ad attività produttive con conseguente accelerazione dei processi risparmio di spazio produttivi e finanziari dell'azienda migliore organizzazione utilizzando la PE (Posta Elettronica maggiore efficienza ertificata) per il recapito dei documenti si migliore immagine aziendale (più moderna, ottiene, in aggiunta all'azzeramento dei costi più efficiente, più rispettosa dell'ambiente, e all'immediatezza della consegna ai grazie alla riduzione del consumo di carta e destinatari, anche la certezza e la non delle emissioni inquinanti per il suo trasporto) ripudiabilità del recapito sempre grazie alla PE, maggiore efficacia dei solleciti di primo e secondo livello, precedenti le raccomandate; quindi accelerazione dei tempi di incasso dei crediti (miglioramento dei flussi finanziari) processi aziendali più veloci, migliore organizzazione, minore rischio di errori, tempi di sviluppo delle procedure documentali più rapidi, grazie alle funzioni di Workflow 4 Oltre Aziende, Enti e Pubbliche Amministrazioni hanno scelto omped on 25 anni di esperienza e decine di migliaia di licenze vendute, omped e i suoi oncessionari Alcuni esempi: Specializzati assicurano alla vostra organizzazione, eliminazione dei costi (e dei tempi) di oltre ai migliori prodotti software, anche i più elevati produzione, di archiviazione e di recapito dei standard di servizio e di professionalità. documenti, da qualche Euro per ciascun Prodotti, servizio e professionalità che hanno già documento (fatture, solleciti, raccomandate), conquistato la fiducia di note ed esigenti aziende ad alcune decine di Euro (contratti, fascicoli italiane e internazionali operanti nei più diversi settori, cliente/fornitore per l'ufficio legale) fino a di pubbliche amministrazioni, di enti pubblici e privati centinaia di Euro o più a documento (libro tra cui: giornale, libro inventari) eliminazione dei costi e degli spazi fisici Telecom Italia, Siemens, erved Business occupati dagli archivi dei documenti cartacei Information, GE apital Servizi Finanziari, Aermec, reperibilità in pochi istanti dei documenti e artiere Paolo Pigna, Gewiss, Perofil, Liabel, Alfa delle informazioni in essi contenute, con la Wassermann, ING Lease Italia, Guess Italia, Richard conseguente possibilità di fornire risposte Ginori 1735, arrier, Giunti Editore, Humana Italia, rapide ai clienti, al personale e al alligaris, Mattel Italy, Yamaha Musica Italia, Materis management e di migliorare i servizi di Paints Italia, Industries (Moncler, Henry otton), Saint helpdesk risparmio di tempo del personale amministrativo Gobain Weber, ementizillo, GSE Gestore Servizi Elettrici, INPGI Istituto Nazionale Previdenza Giornalisti Italiani, Takeda Italia Farmaceutici, Valleverde, Novartis Vaccines, Karnak, Praxi, Sanagens, Istituto linico Mater Domini, Novartis ibavision, Tenuta di Donna Fugata, asa Vinicola Zonin, lementoni, Kelemata, Fincantieri, Fratelli Gancia, Fila, Deutsche Leasing, Goodyear, Grandi Navi Veloci, Ipercoop, MacDonald's, Pernigotti, itterio, Bassetti, Toshiba, Volvo Servizi Finanziari, Phard, Panasonic Electric Works, Siderurgica Gabrielli, Intesa Sanpaolo Group Services, Gras alce, Emiflex, Bonfiglioli Riduttori, Golden Lady ompany, Globo, Messaggerie Del Garda, Sterilgarda, AMAT Imperia, Energetic Source Brescia, Ospedale San Martino, Ospedale Galliera, Ospedale San Gerardo, IBM Intesa, arabinieri, onsiglio dei Ministri, Ministero degli Interni, Regione Lombardia, Regione Valle d'aosta, DigitPA Ente Nazionale per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

5 5 Valore legale, fiscale e conformità alle norme 9 omponenti di Global Document System Global Document System e tutti i suoi componenti Global Document System è costituito dai seguenti sono conformi alle più recenti norme italiane e componenti software, tutti progettati e realizzati da comunitarie che conferiscono valore legale, civilistico omped: e fiscale, ai documenti informatici (firma digitale, DigitalSign, per la firma digitale certificata e fatturazione e conservazione elettronica, documenti la marcatura temporale a norma di legge informatici, PE - Posta Elettronica ertificata). DigitalFile, il sistema di archiviazione dei documenti e di conservazione del loro valore legale e fiscale ompleta integrazione con il vostro sistema Web Interface, per l'accesso e la gestione dei documenti tramite Web (Internet e informativo Intranet); consente l'invio (tramite , PE e fax) dei documenti, l'apposizione di Global Document System è stato progettato per firme digitali e la completa gestione di essere integrato nel sistema informativo della vostra ricerche e filtri per un'interrogazione facile e organizzazione, senza la necessità di apportare rapida degli archivi alcuna modifica al vostro software gestionale. DocsOnLine, per abilitare i vostri clienti, fornitori, agenti, partner alla consultazione tramite Web di documenti di loro interesse. Gestisce sia la parte di esposizione che quella di notifica, attraverso l'invio di messaggi di avviso di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti. Supporta anche la fase di backoffice, tramite sistemi automatizzati per la gestione dell'autorizzazione/revoca alla trasmissione di documenti con valore fiscale in modalità elettronica in luogo della cartacea (circolare AdE 45/E del 20/10/2005) ViewDoc per IBM AS/400, per visualizzare uno o più documenti i cui riferimenti siano presenti nella schermate delle vostre applicazioni su AS/400 (non richiede modifiche al vostro software) ViewDoc Server, per consentire ai vostri software applicativi di consultare i documenti archiviati in Global Document System omped WorkFlow, per il workflow documentale omped PDF Generator, per la conversione dei documenti elettronici in formato PDF e PDF/A omped PDF Volume Printer, per la stampa ottimizzata di volumi di documenti PDF e PDF/A Semplicità d'uso PostManager, per convertire i documenti elettronici (anche in formato spool di stampa ) in documenti informatici a norma, per archiviarli automaticamente in DigitalFile e per spedirli, sempre automaticamente, con tutte le modalità possibili (PE, , Web, Global Document System è molto semplice e intuitivo Postel, Koiné, fax) e può essere utilizzato anche da personale non PE Master, per la gestione (spedizione e esperto. archiviazione automatiche, verifica dello stato) dei documenti da spedire tramite PE (Posta Elettronica ertificata) Licenze e prezzi per ogni esigenza Fax Dispatcher, il fax system (componenti server e client ) di automazione e archiviazione fax integrato con l' e gli Global Document System è disponibile in una serie di altri componenti di Global Document System licenze che ne consentono l'acquisto da parte di Impronta AdE, per la generazione della aziende, organizzazioni e pubbliche amministrazioni impronta da inviare all'agenzia delle Entrate. di qualsiasi dimensione. Il prezzo delle licenze è studiato in modo che la sola Global Document System dispone di interfaccia di riduzione dei costi materiali paghi il prodotto in pochi programmazione OM per l'integrazione con altre mesi. applicazioni software. Licenze Developer sono disponibili per le software house che desiderano integrare il software di Per maggiori informazioni su Global Document System e sugli altri prodotti e servizi di omped, potete consultare il omped nelle proprie applicazioni. sito oppure scrivere a info@comped.it.

6 Global Document System 5.0 Ambiente operativo e requisiti del software Global Document System può funzionare sotto i seguenti requisiti: sistemi operativi: Windows XP (SP3 o sup.), Windows Server 2003 (SP2 R2, 32bit/64bit), Windows Server 2008 (SP1, 32bit/64bit), Windows 7 (32bit/64bit) database: Oracle (9i, 10g, 11g), MS SQL Server (2000, 2005, 2008), Firebird (2.5) interfaccia web: Java 2 SE Development Kit 6.0 o sup., Microsoft IIS 5.0 o 6.0 o o lato server: Apache Tomcat 6.0 o sup. lato client: un browser che supporti HTML4.0 e DOM (es. MS Internet Explorer 5.5 o sup., Mozilla Firefox), Adobe Flash Player 10 gestione fax: Microsoft Fax Service per le stazioni di lavoro che hanno necessita di stampare lotti di piu documenti PDF per volta e altre funzioni (si veda la descrizione tecnica) è richiesto il software omped PDF Volume Printer o Adobe Acrobat (non incluso). ompe d Software Design Software Solutions for the Digital Document World Il vostro Global Document System sempre aggiornato con il Servizio UpToDate di omped omped è costantemente impegnata a migliorare i propri prodotti e a mantenerli in linea con l'evoluzione tecnologica e normativa. Potete beneficiare di tutti i vantaggi di un prodotto vivo e in continuo miglioramento sottoscrivendo l'utile e conveniente Servizio UpToDate di Abbonamento agli Aggiornamenti del Software. Servizio e assistenza al liente onsulenza, assistenza e attenzione alle esigenze del liente completano i punti di forza di omped e dei suoi oncessionari Autorizzati. opyright omped Software Design omped, Global Document System, PostManager, DigitalFile, DigitalSign, ViewDoc, DocsOnLine, PE Master sono marchi registrati di omped Software Design Srl. Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi utilizzati sono di proprietà dei rispettivi depositari. Salvo errori e omissioni. Le informazioni riportate nella presente brochure hanno scopo puramente divulgativo e non costituiscono impegno contrattuale. Poiché lavoriamo per migliorare continuamente la qualità dei nostri prodotti, le specifiche riportate possono essere modificate senza preavviso; per la versione più aggiornata della brochure si consiglia di consultare il sito Le funzioni implementate nei prodotti possono variare da stato a stato. In ogni caso si consiglia ai potenziali utenti di prendere visione della versione più recente dei prodotti presso i oncessionari Autorizzati o omped stessa, onde valutarne l'adeguatezza alle proprie esigenze. La cessione dei prodotti all'utilizzatore finale viene effettuata unicamente alle ondizioni Generali di Licenza d'uso di Software Applicativo omped Software Design, visionabili presso i oncessionari omped, sul sito web nella confezione dei prodotti e all'inizio dell'installazione dei prodotti stessi. Le norme del servizio di aggiornamento del software (Servizio UpToDate ) sono specificate nell'apposito documento. omped Software Design Srl Via delle Fabbriche 30E/ Genova Tel.: r.a. Fax: r.a. info@comped.it 3 Febbraio 2012