Con la versione di Gestionale 1 ZUCCHETTI sono state introdotte interessanti novità, di seguito illustrate.

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1 Operazioni preliminari Gestionale 1 ZUCCHETTI ver Prima di installare la nuova versione è obbligatorio eseguire un salvataggio completo dei dati comuni e dei dati di tutte le aziende di lavoro. Oltre al backup periodico dei dati che permette di garantire il ripristino di tutte le informazioni ad una certa data, eseguire un backup prima di un aggiornamento è sempre opportuno, perché permette di cautelarsi da eventi occasionali quali ad esempio cadute di tensione che possono pregiudicare l integrità delle informazioni e la correttezza delle stesse. Si ricorda che è disponibile in Gestionale 1 un modulo per il salvataggio ed il ripristino dei dati con il quale è possibile eseguire in modo semplice e veloce il backup e ripristino di tutte le informazioni relative alla procedura. Il modulo Salvataggi archivia le informazioni in formato.zip con un notevole risparmio di spazio rispetto ai backup tradizionali. Per informazioni su tale modulo contattare il servizio commerciale o il proprio distributore di zona. Note: Con la versione non cambia la CHIAVE DI ATTIVAZIONE rispetto alle precedenti versioni. L'aggiornamento degli archivi NON DEVE MAI ESSERE INTERROTTO. Si invitano gli utenti ad eseguire l'aggiornamento quando si ha a disposizione sufficiente tempo per completare in tranquillità l'operazione. Principali novità introdotte Con la versione di Gestionale 1 ZUCCHETTI sono state introdotte interessanti novità, di seguito illustrate. Stampa delle Etichette La stampa delle Etichette è stata potenziata e integrata nell'applicativo principale. L'utente ha la possibilità di predisporre ed effettuare la stampa di etichette con le informazioni relative ad Articoli, Lotti, Movimenti di magazzino, Documenti d'acquisto e di vendita, Clienti e Fornitori. Cosa c'è di nuovo? Dalla presente versione si può usufruire di una stampa guidata scegliendo agevolmente, per esempio, se stampare una sola etichetta per movimento, una per ogni articolo o lotto coinvolto nel movimento, o una per collo/confezione, in base al numero degli articoli interessati ed al numero di colli specificato in riga, oppure al numero di pezzi per confezione nel caso delle giacenze di magazzino. E' possibile esprimere le proprie preferenze in merito al numero di etichette da stampare, eventuale fascicolazione delle etichette e direzione di stampa all'interno di una pagina, nonché scegliere se iniziare la stampa in una determinata posizione del foglio di etichette (per proseguire quindi una precedente stampa che non lo avesse riempito). E' consentito anche escludere dalla stampa gli articoli con o senza codice a barre associato, o articoli contrassegnati in anagrafica come "non più utilizzati". A conclusione del processo di selezione dei dati destinati alla stampa in ogni contesto, sarà possibile visualizzare il contenuto finale dei dati da stampare, per poter effettuare ulteriori scelte (ad esempio per stampare sequenze non contigue di dati o escludere particolari elementi dalla stampa stessa) utilizzando filtri o scelte dirette. Si potranno, per esempio, selezionare/deselezionare determinate righe, variare la quantità di etichette da stampare, creare ed applicare filtri personalizzati basati sui campi a disposizione. Saranno inoltre disponibili le consuete operazioni di esportazione, ordinamento, ecc. Come si creano i tracciati per le etichette? La fase di design delle etichette avviene utilizzando la procedura Fincati/Etichette nel menu Strumenti: in tale contesto saranno a disposizione le stesse modalità e funzionalità sino ad oggi fruibili per la creazione di etichette generiche, con la novità di poter inserire nelle etichette anche i "Campi calcolati". Inoltre, tutti campi di database possono essere stampati sotto forma di codice a barre. 1

2 Dove si esegue la stampa delle etichette? La stampa delle etichette è possibile tramite un'interfaccia software intuitiva che permette di procedere passo dopo passo nelle varie fasi di selezione degli elementi da stampare fino al lancio della stampa in accordo alle preferenze espresse: il Wizard presente nel menu Strumenti. La stampa delle etichette è altresì fattibile a partire dal risultato di un'interrogazione a video: nelle scelte Interroga Movimenti di Magazzino, Interroga Documenti di Acquisto, Interroga Documenti di Vendita tramite i pulsanti Stampa Etichette Lotti e Stampa Etichette Articoli presenti nella Barra degli Strumenti. La stampa delle etichette è poi accessibile tramite clic destro del mouse nelle finestre delle principali gestioni: Gestione Documenti di Vendita, Gestione Documenti di Acquisto, Gestione Movimenti di Magazzino, Anagrafica Clienti, Anagrafica Fornitori, Anagrafica Articoli, Anagrafica Lotti (in questo caso non saranno mostrate le operazioni di filtro iniziali, in quanto all'atto della stampa risultano già compiute). Ritenute d'acconto completamento modulo Con la presente versione è possibile gestire le Ritenute d'acconto nell'emissione dei Documenti di Vendita. Oltre all'attuale gestione delle ritenute sulla registrazione dei Documenti di Acquisto pervenuti dai Fornitori soggetti a ritenuta, l'utente ha ora la possibilità di gestire le ritenute relative ai propri clienti (caratterizzati in Anagrafica Clienti come Sostituti di Imposta) durante l'emissione dei Documenti di Vendita (o durante la registrazione degli stessi direttamente nella gestione dei movimenti di contabilità). Per gestire le Ritenute sui documenti di vendita è necessario installare un particolare Modulo? Non esiste un modulo applicativo riguardante le "ritenute subite", le informazioni sono gestibili nella normale gestione della fatturazione ai clienti. Per beneficiare di una serie di automatismi ulteriori deve essere installato il modulo Ritenute d'acconto (G1RIT). Gli automatismi previsti per gli utenti che dispongono del modulo G1RIT sono: Nell'emissione della fattura nel modulo Vendite avviene il calcolo automatico dell'importo della Ritenuta d'acconto secondo i parametri stabiliti nella Causale di Versamento; lo stesso vale per il calcolo degli eventuali importi "Rivalsa Contributo INPS" e "Contributo integrativo cassa previdenziale" quando previsti. Senza il modulo G1RIT tutti gli importi sopra citati devono essere imputati manualmente nel calce del documento fermo restando la facoltà di stamparli sui Fincati, ove sono sempre disponibili i nuovi campi di database. Le scelte "Genera Fatture da D.d.T." e "Genera Documenti da Ordini" consentono la compilazione automatica dei dati della Ritenuta sul calce del documento generato. In fase di contabilizzazione dei Documenti di Vendita vengono generati i giroconti verso l'erario e creati i movimenti relativi alle Ritenute. Per chi registra direttamente in Contabilità le Fatture di Vendita, al termine della registrazione si apre una finestra aggiuntiva con i dati delle Ritenute con conseguente generazione del giroconto verso l'erario (come già avviene per le Fatture di Acquisto). E' disponibile una stampa di controllo delle ritenute subite con possibilità di dettaglio e/o selezione delle sole ritenute maturate (ovvero quelle versate all'erario dal cliente che funge da sostituto d'imposta). Per usufruire di tutti gli automatismi è opportuno compilare i parametri necessari e le causali di versamento nel menu Contabilità / Ritenute d'acconto. Elenchi clienti/fornitori (Contabilità / Elaborazioni Annuali) Il Decreto Legge n.223 del 04/07/2006 (convertito con modifiche dalla Legge n. 248 del 04/08/2006) ha reintrodotto l'obbligo per le aziende di presentare annualmente l'allegato Clienti/Fornitori: un prospetto nel quale sono riepilogate tutte le fatturazioni attive e passive ed i relativi soggetti di riferimento. L'Allegato Clienti/Fornitori potrà essere presentato all'agenzia delle Entrante esclusivamente in forma telematica. Ciò ha richiesto un adeguamento di tutte le procedure gestionali Zucchetti. Per quanto riguarda Gestionale 1 è stato attivato il nuovo modulo G1ALCF, che sarà indispensabile per generare il file telematico ministeriale: senza tale modulo l'utente non potrà creare questo file. 2

3 Il modulo prevede un costo di licenza ed un canone di manutenzione: per informazioni di carattere commerciale e per l'attivazione del modulo La preghiamo di contattare il Suo commerciale di riferimento. IMPORTANTE: indipendentemente dalla presenza o meno del modulo G1ALCF sono state comunque rese disponibili per tutti gli utenti le funzionalità di calcolo e stampa dei dati riguardanti l'allegato. Quali sono gli scenari possibili? Azienda che si appoggia al commercialista per gli adempimenti fiscali Se il commercialista dispone di tutti i dati contabili dell'azienda relativi al 2006 sarà in grado di produrre anche l'allegato Clienti/Fornitori. Nel caso in cui invece l'azienda si appoggiasse al commercialista solo per le dichiarazioni annuali (esempio Dichiarazione Annuale Dati I.V.A.), dovrà essere l'azienda stessa a comunicare i dati al commercialista. In questo caso potrà utilizzare la stampa fornita in Gestionale 1, o esportare i dati in altro formato (testo, foglio elettronico, tabella.dbf ecc.). Azienda che desidera rendersi autonoma nella produzione degli Allegati Clienti/Fornitori In questo caso occorrerà installare l'apposito modulo G1AL che consentirà, oltre alla generazione e gestione dei dati dell'allegato, di produrre il file telematico da trasmettere all'autorità finanziaria. Disponibilità del modulo G1ALCF Il modulo è già disponibile e sottoscrivibile commercialmente, anche se tecnicamente la generazione del file telematico è inibita poiché ad oggi mancano i tracciati ministeriali definitivi. In occasione della pubblicazione delle specifiche tecniche definitive Zucchetti provvederà a fornire tempestivamente gli aggiornamenti necessari. Seppure l'agenzia delle Entrate abbia solo predisposto un comunicato e non sia ancora stato pubblicato un decreto vero e proprio, è pressoché certo che la scadenza per la presentazione degli Allegati sarà posticipata ad ottobre Funzionalità relative agli Allegati Clienti/Fornitori presenti in Gestionale 1 Generazione Allegato Clienti/Fornitori: è una procedura che legge i dati contabili dall'anno I.V.A. selezionato e totalizza per ciascun soggetto i valori del fatturato (imponibile, non imponibile, esente, ecc.). E' disponibile per tutti gli utenti indipendentemente dal modulo G1ALCF. I dati proposti sono quelli ricavati dalle registrazioni I.V.A.: è opportuno prima dell'elaborazione dell'allegato Clienti/Fornitori verificare nella tabella dei Codici I.V.A. nel Menu Base, la corretta compilazione dei codici non soggetti ad I.V.A. utilizzati nella propria gestione, provvedendo a distinguerli tra Esenti, Non imponibili ed Esclusi. Tale distinzione è infatti di rilevante importanza per l'elaborazione e la compilazione delle informazioni dell'allegato. Gestione Allegato Clienti / Fornitori: consente di visualizzare i dati relativi agli Allegati Clienti/Fornitori di un determinato Anno I.V.A. ed eventualmente di integrarli o di rettificarli. I dati riepilogati in questa scelta sono quelli che saranno utilizzati per la produzione del file telematico ministeriale. Come la precedente scelta anche questa è disponibile per tutti gli utenti indipendentemente dal modulo G1ALCF. Stampa di controllo: è richiamabile direttamente dalla Gestione Allegato Clienti/Fornitori e consente di ottenere un prospetto cartaceo con i dati sintetici o dettagliati che saranno comunicati all'agenzia delle Entrate. Anche la funzione di stampa è sempre disponibile indipendentemente dal modulo G1ALCF. Creazione del file telematico: è utilizzabile direttamente dalla Gestione Allegato Clienti/Fornitori e consente di generare il file da inviare all'agenzia delle Entrate. E' disponibile solo per gli utenti che hanno acquistato il modulo G1ALCF. NOTA: Si ricorda che il file generato potrà essere trasmesso direttamente all Amministrazione Finanziaria, oppure potrà essere acquisito da qualsiasi procedura software che preveda l importazione dei dati secondo il tracciato ministeriale (come ad esempio le procedure per professionisti Zucchetti). Oltre alle funzionalità sopra descritte, i dati presenti nella griglia di Gestione dell'allegato Clienti/Fornitori potranno essere esportati in file di testo, foglio di calcolo, ecc. come tutti i dati previsti nelle finestre di ricerca. 3

4 Interrogazione liste prelievo (Ordini clienti) Nel menu Ordini è disponibile la nuova funzione di interrogazione delle Liste di prelievo relative agli Ordini dei Clienti. Ampliamento gamma Registratori di Cassa collegabili (modulo G1REG) La gamma dei Registratori di Cassa integrati con l'applicativo Gestionale 1 viene notevolmente estesa grazie all'utilizzo di dispositivi ocx (componenti tecniche di terze parti testate ed approvate da Zucchetti). In questa prima fase l'utilizzo degli ocx è disponibile esclusivamente per la modalità On Line su PC. L'utilizzo di ogni ocx è subordinato alla concessione della licenza d'uso dell'ocx stesso con l'attribuzione di un Codice di Attivazione calcolato in base alla ragione sociale dell'utente finale. Esiste una versione dimostrativa degli ocx, che non ha limiti sul numero di operazioni o sul tipo di registratore, ma prevede un'intestazione fittizia non modificabile. Istruzioni operative Per quanto riguarda l'operatività, il modo di procedere resta quello tradizionale per i Registratori di Cassa. Di seguito si elencano i passaggi principali. In primo luogo deve essere creato in Anagrafica Registratori (menu Magazzino / Registratori di Cassa) il Registratore che si vuole utilizzare, specificando un codice, la tipologia di collegamento ed eventuali opzioni. Deve essere creata una causale di magazzino (menu Base / Archivi Magazzino) che consenta di operare con i registratori e che possa essere associata al registratore che si intende utilizzare. In seguito, nei Parametri dei Registratori di Cassa, occorre indicare questa causale (eventualmente specificando un articolo che funzioni da "Sconto"). A questo punto è necessario riavviare Gestionale 1 per rendere effettive le impostazioni. Eseguite tali operazioni sarà possibile utilizzare le scelte relative alla modalità di vendita On Line su PC. Occorre eseguire dapprima la "Manutenzione Casse" dal menu Utilità: in questa fase si personalizza l'intestazione dello scontrino e viene inserito il codice di controllo. Se si tratta della prima installazione o l'intestazione non è già stata salvata in precedenza (vuota), viene proposta l'intestazione predefinita per la versione dimostrativa (dotata di un proprio codice di controllo). IMPORTANTE: per richiedere il Codice di Attivazione è necessario contattare la Zucchetti o il proprio distributore di zona. Il passo successivo sarà quello di effettuare la "Trasmissione reparti" al Registratore. Così come per l'operazione "Manutenzione casse" viene già proposta la causale di magazzino specificata nei Parametri. Con questa operazione vengono trasmessi i codici IVA e l'intestazione al Registratore (più altri parametri di carattere generale, quando specificati). Impostati tutti i parametri richiesti è possibile procedere con l'inserimento delle operazioni di vendita: Collegamento On Line / On Line su PC. In questa scelta la modalità operativa non ha subito variazioni. E' molto importante prendere visione della documentazione tecnica fornita a corredo del Registratore di Cassa e di quella fornita da Zucchetti. L'elenco dei Registratori di Cassa certificati e le note di funzionamento per particolari modelli sono disponibili sul CD-Rom di installazione nella cartella \extras\docum\ecr; le note riportano alcune operazioni preliminari da eseguire obbligatoriamente prima di operare sul Registratore di Cassa con gli ocx. Azzeramento dei Lotti obsoleti Viene resa disponibile la nuova scelta Azzera Lotti, presente nelle Utilità del Menu Gestione Lotti, che permette di riorganizzare gli archivi dei lotti cancellando fisicamente tutti i lotti obsoleti, con la possibilità di cancellare per esempio i lotti che sono stati completamente utilizzati, ovvero quelli dove le quantità sono state interamente consumate. 4

5 Nuove voci nel Duplica Archivi La funzione di duplicazione degli archivi da una ditta all'altra si arricchisce di nuove tabelle replicabili: Banche Clienti, Banche Azienda, Causali Ritenute d'acconto e Tabella Nazioni. Windows Vista primi adeguamenti Il nuovo sistema operativo Microsoft Windows VISTA ha introdotto una serie di novità che determinano delle incompatibilità tra il sistema operativo stesso ed applicazioni precedentemente esistenti. Zucchetti ha già avviato tutte le necessarie attività per potere certificare nel più breve tempo possibile questo nuovo sistema operativo, tuttavia la varietà e la complessità degli interventi necessari non consente ad oggi di potere certificare completamente Gestionale 1 per Windows VISTA. Nonostante ciò, sono già state effettuate una serie di modifiche al prodotto che consentono di garantire il corretto funzionamento per la maggior parte del prodotto: si consiglia in ogni caso di non installare Gestionale 1 su questo sistema operativo sino a quando Zucchetti non provvederà a certificare ufficialmente Windows VISTA. Altre informazioni L'aggiornamento prevede inoltre la correzione di alcune piccole anomalie, per questo motivo l'installazione è consigliata a tutti gli utenti. 5