ZTRAVEL rel 1.2.1 Elenco attività di implementazione dalla Rel 1.2.0 alla Rel 1.2.1 di Ztravel EXPENSE (tutte le tipologie di maschere)... 2 Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie... 2 Importazione da TRAVEL Dipendenti con Calcolo Singola Trasferta... 2 Setup ZTravel/ Note Spese /Generale... 2 Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti... 2 Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese... 2 Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità... 3 Tabelle / Note Spese/Spese/ Anagrafica Spese... 3 Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute... 3 TRAVEL (tutte le tipologie di maschere)... 3 Setup Trasferte/ Mail... 3 Gestione Auto in Pool... 3 Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool... 4 Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazioe Output/ Generazione file anticipi... 4 EXPENSE NUOVA ERGONOMIA APPLICATIVA*... 4 Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica spese... 4 Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione... 5 Inserimento Rimborsi... 5 Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi... 5 Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese... 6 Inserimento Rimborsi/Definizione Ore... 7 TRAVEL NUOVA ERGONONOMIA APPLICATIVA*... 7 Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione... 7 Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate... 9 Ufficio Cassa/ Gestione Cassa... 9 Gestione Mail... 9 PAYIMP (tutte le tipologie di maschere)... 9 Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import... 9 Elenco tabelle del database modificate con l aggiornamento.... 11
EXPENSE (tutte le tipologie di maschere) Gestione Calcolo Indennità 2 tipologie Aggiunta la possibilità di gestire il collegamento a PRESW. Occorre schedulare il processo hftr_bexpcompletai e i giustificativi sono inviati direttamente all applicativo PresW dopo che le note spese sono state approvate all ultimo livello. Inoltre tramite il programma HR-WorkFlow (versione MINIMA 7.4.0), in Tabella Anagrafica Giustificativi è aggiunto il campo in cui spuntare la causale da utilizzare per inviare le ore di viaggio, che sono trasferite con gli estremi degli orari partenza/ arrivo indicati dall utente. Importazione da TRAVEL Dipendenti con Calcolo Singola Trasferta Ora nel caso di trasferte che ricoprono più di 2 mesi, la nota spese che viene creata contiene una tratta per ogni mese. Esempio: Trasferta che va dal 15 novembre 2014 al 16 febbraio 2015; sono create le seguenti tratte, all interno della stessa nota spese: 15 30 novembre 2014 01 31 dicembre 2014 01-31 gennaio 2015 01-16 febbraio 2015 Eventuali anticipi sono importati sulla prima tratta. Setup ZTravel/ Note Spese /Generale Importa trasferte con data partenza minore o uguale alla data corrente Se spuntato, l importazione porta nei rimborsi solo le trasferte che hanno data di partenza minore o uguale al giorno di esecuzione. Importa più trasferte in una nota spese ad evento Per la gestione delle note spese per Singola trasferta ; se spuntato, compare un box con le seguenti opzioni: - Mese calcolato in base alla data di partenza della trasferta : durante l'importazione della trasferta in note spese il programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di partenza. - Mese calcolato in base alla data di rientro della trasferta: durante l'importazione della trasferta in note spese il programma prende come mensilità per creare/inserire in nota spese la mensilità della data di rientro. Funzioni Amministratore/ Note Spese /Generazione output / Flusso Paghe Zucchetti Movgio su tabella/ Movgio Paghe3 I record relativi alle indennità Interni/ Esterni (Tipo Calcolo personalizzato nel Rapporto di Lavoro) sono scritti con quantità e/o risultato in base all impostazione del campo "Quantità e Valore" \ "Solo Quantità" \ "Quantità (=1) e Valore" presente in Azienda \ Trasferte e Note Spese. TRRIPA Cambiata la generazione del tipo record 00, per cui sono attivati i seguenti controlli in cascata: 1. Se compilato, per il dipendente oggetto della generazione, il campo SOGGRIL della tabella hfwf_[ambiente]decodip, viene generato il codice dipendente così come avviene attualmente; 2. Se non esiste il record nella tabella hfwf_[ambiente]decodip, o il campo è vuoto, i campi da pos. 24 a 34 sono compilati con il codice esterno del Rapporto di Lavoro del dipendente (11 caratteri da sinistra del campo IDCODAL della tabella hrdd_employee00) 3. Se il campo al punto 2 non è compilato, sono valorizzati i campi da pos. 3 a pos. 23 (allineato a destra con degli spazi) con la concatenazione del codice azienda e codice del dipendente del rapporto di lavoro. I campi dalla pos.24 a 34 dovranno restare vuoti (spazi). Tabelle / Note Spese / Spese / Anagrafica Spese Il campo <Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa> è smembrato in: Numero ospiti Abilita la visione del campo "N. Pers." sulla spesa. Se Attivato è data la possibilità di attivare un controllo che può avere opzioni: Disattivato Facoltativo Il campo "N. Pers" si precompila con 1 e non viene fatto nessun controllo; Obbligatorio Il campo "N. Pers" si precompila con: - 1 se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio viene controllato che il campo sia maggiore di 1. - 0 se in Setup Note Spese/ Calcolo NON è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto". In fase di salvataggio viene controllato che il campo sia maggiore di 0. Se attivato il precedente, compaiono le opzioni della GESTIONE OSPITI, con: Abilita nominativi 2
Per visualizzare il tasto "Spese Offerte". In fase di salvataggio il programma controlla che il numero dei nominativi inseriti siano coerenti con il numero di persone indicate. Abilita calcolo automatico numero persone Inibisce il campo "N. Pers" in Inserimento Rimborsi, che verrà calcolato automaticamente sulla base dei nominativi inseriti. Se in Setup Note Spese/ Calcolo è spuntato "Vitto personale incluso nel vitto offerto", viene sempre aggiunta una persona rispetto a quelle inserite. NOVITA RISPETTO ALLA PRECEDENTE GESTIONE (solo per utenti con licenza per la maschera ZTravel): ora è possibile gestire il numero persone senza costringere l utente a specificare i nominativi a cui ha offerto la spesa. Occorre compilare la tabella con o solo facoltativo o solo obbligatorio senza spunte sulle altre opzioni. Durante l amministrazione della base dati sono convertite le precedenti spese con le seguenti modalità: 1. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e NON "Calcolo automatico persone" è impostato il flag "Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo" e la spunta su "Abilita Nominativi"; 2. Quelle con "Obbligo di specificare a chi è stata offerta la spesa" e "Calcolo automatico persone" è impostato il flag "Attiva Numero Ospiti - Opzione: Facoltativo", e la spunta su "Abilita Nominativi" e "Calcolo automatico persone". Tabelle / Note Spese/ Indennità/ Definizione Indennità <Non azzerare spese di alloggio> Compare solo se spuntato <In regime di diaria le spese di pranzo, cena e alloggio vengono azzerate>. Se spuntato, sono azzerati solo pranzo e cena; l alloggio è riconosciuto e decurtata la relativa indennità spettante. Tabelle / Note Spese/Spese/ Anagrafica Spese <Trattare ai fini delle diarie come Alloggio> Quando la tipologia spesa è AO, se spuntato l alloggio offerto segue lo stesso trattamento dell alloggio nei vari calcoli delle indennità. Funzioni Amministratore/ Operativi/ Gestione Trattenute Quando l utente invia la mail, la stessa viene inviata, oltre che all intestatario della nota spese, anche ai suoi approvatori ed inseritori. TRAVEL (tutte le tipologie di maschere) Setup Trasferte/ Mail Anche per la mail di quando è attivata l approvazione via mobile è possibile inserire nel testo lo stato della trasferta oggetto della mail (se Nuova o Modificata). Gestione Auto in Pool Dalla presente versione gli utenti definiti "gestori" hanno la possibilità di prenotare per altri (oltre che indicare che l'auto è in manutenzione). Nel cruscotto della funzione Prenotazione Auto in Pool, per l utente in questione, dopo aver scelto di prenotare, il programma richiede per quale azienda e dipendente prenotare l auto per il giorno (precompilando con il codice dipendente gestore, modificabile). Inoltre, cliccando su qualsiasi giorno, in basso sono visualizzati i dati relativi alla prenotazione: 3
Quando sono presenti più prenotazioni, spostarsi con la freccia per lo scorrimento dei dati. Setup ZTravel/ Gestioni - Gestione Auto in Pool <Abilita notifiche mail> Se spuntato: 1. Quando la prenotazione viene effettuata da un dipendente che NON è definito gestore, il programma automaticamente invia la mail a tutti i gestori (tranne nel caso in cui sia presente la spunta su "escludi gestione mail") La mail è così composta: Oggetto: Prenotazione Auto Testo: Eseguita da: AZIENDA - COGNOME NOME DIPENDENTE Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE Targa: TARGA AUTO PRENOTATA Annotazioni: note di prenotazione 2. Quando la prenotazione viene effettuata da un gestore, compare la schermata successiva: dati: Se si lascia spuntato "Invia mail" il programma invia una mail all'assegnatario dell'auto con i seguenti dati: Oggetto: Prenotazione Auto Testo: Eseguita da: COGNOME NOME DEL GESTORE Dal: DATA \ ORA INIZIO Al: DATA \ ORA FINE Targa: TARGA AUTO PRENOTATA Annotazioni: Note di prenotazione Con l'introduzione di questa modifica, non viene più effettuato l invio mail al gestore per le auto prenotate in giorni festivi. Funzioni Amministratore/ Trasferte/ Generazioe Output/ Generazione file anticipi Aggiunta la possibilità di filtrare l azienda/ società. EXPENSE NUOVA ERGONOMIA APPLICATIVA* *Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura commerciale di riferimento Tabelle/ Note Spese/ Spese/ Anagrafica spese Per le spese con attive entrambe le opzioni Abilita data inizio e fine validità obbligatoria e Attiva Ripartizione automatica è stato fatto in modo che le date di inizio e fine validità (inserite sulla spesa 4
principale esempio albergo offerto) siano assegnate automaticamente anche alle spese generate automaticamente (esempio albergo personale, offerto a colleghi, esterni ecc). Setup ZTravel / Note Spese / Compilazione Nella sezione ATTIVAZIONE MASCHERA ZTRAVEL, aggiunta l opzione Precompilazione Anno Mese Per pilotare il mese anno proposti agli utenti che in Inserimento Rimborsi cliccano su Nuova Nota Spese: Sistema Il programma propone anno e mese corrispondenti alla data del sistema (come avveniva finora); Vuoti Il programma non pre compila i campi ed è l utente a doverli indicare; Personalizzata Il programma richiede la compilazione del campo successivo, Numero giorni mese corrente. Quando l utente inserisce, gli viene precompilato anno mese con il mese precedente al mese di sistema fino al numero giorno del mese inserito in Numero giorni mese corrente; successivamente il mese e anno sono quelli corrispondenti alla data di sistema. Esempio: Numero giorni mese corrente 4: fino al 4 agosto, compreso, quando inserisco una nuova spese, il mese proposto è luglio; dal 5 agosto in poi sarà agosto. Abilita Rimborso km per fascia mensile Attivabile solo per Calcolo Mensile. Se spuntato, quando l utente inserisce i rimborsi km, non gli viene visualizzato l importo rimborsato, perché lo stesso viene calcolato al momento del salvataggio, sommando il numero di km inserito per ogni tratta e classificandolo per: o Tipo Auto o Modello Auto o Tipo Rimborso Ai km totali così suddivisi è applicata le rispettiva tariffa, se differenziata per numero km. Esempio: da 0 a 100 km Rimborso al km 0.50 ; da 101 a 9999 km Rimborso al km 0.75 Se nel mese si sono percorsi più di 100 km, il rimborso avviene applicando 0.75 sul numero totale km; altrimenti 0.50. Inserimento Rimborsi Introdotto il bottone di Copia Trasferta Richiede su che data si vuol copiare e duplica i dati della tratta. Se la trasferta DA cui duplicare si articola su più giorni, lo stesso numero giorno è preso come riferimento per la trasferta su cui duplicare. Esempio: Trasferta originaria (da cui copiare): Andata 22/11 - Ritorno 25/11 Trasferta duplicata (su cui copiare) quando l utente ha indicato sul campo <Sulla data> 26/11 Andata 26/11 - Ritorno 29/11 Gli orari rimangono invariati e sono copiati anche i rimborsi kilometrici, indennità della relativa sezione e le annotazioni. Quando si inserisce una nuova trasferta, il campo data viene pre compilato con il giorno di inizio mese. Inserimento Rimborsi/ Sezione Itinerario e Rimborsi Al fine di renderne più agevole l inserimento, è stata rivista la maschera di inserimento dei rimborsi km. Ora si presenta come in seguito: 5
Per aggiungere il rimborso cliccare sul +. In base ai dati compilati nel Rapporto di Lavoro dell utente le varie colonne possono figurare già compilate o meno; il Tipo rimborso, se non presente nel Rapporto di Lavoro, può essere proposto in automatico quando in Tabelle/ Note Spese/ Autovetture/ Tipo Rimborso sono spuntati i campi <Attribuzione automatica se loc. partenza uguale a loc. di arrivo>/ < Attribuzione automatica se loc. partenza diversa da loc. di arrivo>. Il numero targa è proposto solo quando è attiva la gestione auto assegnate o la gestione auto in pool e se accede un utente con l'auto assegnata, o in pool, nel periodo della trasferta. LE MODIFICHE AI DATI DELLE TRATTE SONO EFFETTUATE IN TEMPO REALE. Con la precedente versione era stato implementato un controllo, in fase di salvataggio della nota spese, che verifica quanto presente nel campo Tipo Auto nel Rapporto di Lavoro e quanto inserito nei Rimborsi KM. Ora lo stesso controllo avviene anche per le impostazioni effettuate in "Modello Auto" e "Tipo Rimborso". Quindi, solo se compilati nel Rapporto di Lavoro, all atto del salvataggio, viene emessa la segnalazione: La stessa è poi visibile direttamente dal dashboard: Ora è possibile spostare/trascinare la finestra di cui alla figura sopra. Inserimento Rimborsi/ Sezione Spese Per le spese per cui è possibile inserire il dettaglio (spunta su <Abilita dettaglio spese> in anagrafica spese), è stata effettuata la seguente modifica: - Se l utente ha compilato le righe di dettaglio, il programma evidenzia la cosa tramite la presenza della dicitura evidenziata sotto e per modificare gli importi E NECESSARIO accedere al dettaglio perché l importo della cella E BLOCCATO; 6
- Per cancellare la spesa occorre operare sulla spalla destra; - Se l utente ha inserito l importo direttamente nella cella, allora lo può modificare anche da lì. Inserimento Rimborsi/Definizione Ore Inserito una segnalazione forzabile quando sono inserite un numero di ore totali per ciascuna giornata di trasferta maggiore di 24. Sono confrontati sia le causali a quantità che quelle che prevedono l inserimento di un Dalle/ Alle. La segnalazione non compare quando si ha la spunta sul campo <Definizione Timesheet> in Setup Compilazione. TRAVEL NUOVA ERGONONOMIA APPLICATIVA* *Attenzione: in caso di precedente utilizzo dei moduli WF Trasferte e WF Nota Spese, per attivare la nuova ergonomia rivolgersi alla struttura commerciale di riferimento Setup Ztravel/ Trasferte/Compilazione <Attiva sezione riferimenti Contabili>. Se spuntato, compaiono le seguenti opzioni: <Riferimenti contabili obbligatori> Se spuntato, rende obbligatoria la compilazione dei riferimenti contabili in Pianificazione Trasferta. Occorre specificare QUALI riferimenti contabili rendere obbligatori nella sezione successiva Obbligatorietà parametrica. <Inserisci automaticamente i riferimenti contabili> Se spuntato, sono aggiunti alle trasferte inserite i riferimenti contabili presenti per il dipendente nel Rapporto di Lavoro/Trasferte e Note Spese. <Abilita Inserimento per destinazione> Se spuntato, la maschera di Pianificazione Trasferta viene semplificata come in figura: Così compilata, l utente è partito per Roma il 29 alle h 8 ed è rientrato il 30 alle 18. Il campo <Rientro in sede> si presenta già spuntato. Quindi non è obbligatorio indicare la località di partenza, che viene comunque ripresa dal Rapporto di Lavoro o dal soggetto. Se l itinerario fosse: - 29/09 Sede Roma - 30/09 Roma Viterbo - 30/09 Viterbo Sede Allora la compilazione diventerebbe, dopo aver cliccato sul pulsante Nuova Destinazione: 7
IL PROGRAMMA AGGIUNGE AUTOMATICAMENTE LA TRATTA DI RITORNO IN SEDE, PRENDENDO COME PARTENZA L ULTIMA DESTINAZIONE INSERITA (nel caso sopra, Viterbo). Quando nel Rapporto di Lavoro o nel soggetto non sono compilati i comuni di sede o residenza, il programma emette la segnalazione bloccante: In quest ultimo caso si potrebbe impostare il Setup con l aggiunta del successivo flag INSERIMENTO PER DESTINAZIONE <Visualizza località di partenza> Con la spunta, la maschera di inserimento diventa: Il funzionamento è uguale al precedente; solo compare anche la località di partenza che, se impostata, è già compilata, altrimenti l utente può provvedere al suo inserimento. PRECISAZIONE PER L IMPOSTAZIONE AGGIUNGI LOCALITA NON CODIFICATA Il funzionamento è diverso dal precedente; ora, cliccando su Aggiungi città non codificata l utente crea la località, che poi dovrà selezionare dalla normale lente per compilare il campo. 8
Setup Ztravel/ Trasferte/ Note personalizzate Ora la sezione è attivabile a prescindere dalle impostazioni su altri campi, quindi può essere utilizzata quando lo si ritiene necessario. Funzionamento. Se in setup l impostazione è la seguente: Le diciture inserite nel campo <Testo> sono indicative e non figurano da nessun altra parte. Quando l utente inserisce la trasferta, compare una sezione in più: Ufficio Cassa/ Gestione Cassa Nei filtri avanzati è possibile impostare anche Filiale/ Dipendenza; Aggiunta nel dashboard l informazione della località e date della trasferta. Gestione Mail Dalla presente versione quando un utente Annulla una trasferta per cui l ufficio viaggi aveva già effettuato delle prenotazioni, parte automaticamente una mail destinata all ufficio viaggi. La mail ha lo stesso oggetto/ testo impostato in Setup Trasferte/ Mail, nella sezione Parametri per Ufficio Prenotazioni. PAYIMP (tutte le tipologie di maschere) Altri Moduli/ Import file/ Esecuzione /Esegui import Quando si importa utilizzando il tracciato SBI-ANACART, se per l anagrafica in questione sono presenti più Rapporti di Lavoro, la carta non viene abbinata ad alcun dipendente, per cui l assegnazione della carta dev essere effettuata manualmente. Setup Pagamenti Elettronici/ Generale Il campo "Blocco invio NS controllando movimenti non giustificati" verifica, in fase di invio della Nota Spese, che per la mensilità (e quelle precedenti) non ci siano movimenti non giustificati. Ottimizzato il controllo per gli utenti che utilizzano il calcolo per singola trasferta. Ora il controllo funziona in questo modo: 9
può assumere i seguenti valori: a. "Disattivato": in fase di invio della Nota Spese non viene effettuato alcun controllo b. "Warning": in fase di invio il controllo emette una segnalazione ma permette di inviare la Nota Spese c. "Bloccante": in fase di invio il controllo emette una segnalazione e non permette di inviare la Nota Spese (quando il campo era valorizzato dalla precedente versione, il campo viene impostato con Bloccante ) Il controllo viene effettuato in diverse modalità sulla base della "modalità di calcolo" in uso dal dipendente, ovvero: - "Calcolo Mensile": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati per l'anno\mese corrispondente alla nota spese che si sta inviando (non si considerano eventuali movimenti dei mesi precedenti) - "Singola Trasferta": verifica l'esistenza di movimenti non giustificati compresi tra le date di inizio e fine periodo della nota spese in questione (non sono considerati eventuali movimenti precedenti alla data di inizio o successivi alla data di fine) Se nel campo al punto 1 è presente l'opzione "Warning" o "Bloccante", compare anche <Considera movimenti arretrati>. Se attivato controlla anche l'esistenza di movimenti precedenti alla data di inizio periodo della nota spese; - "Calcolo Mensile": verifica anche l'esistenza di eventuali movimenti dei mesi precedenti ; - "Singola Trasferta": verifica movimenti precedenti la data di inizio periodo. 10
ELENCO TABELLE DEL DATABASE MODIFICATE CON L AGGIORNAMENTO. Di seguito l'elenco delle tabelle variate rispetto alla rel. 1.2.0: - Anagrafica Tipo Spese (hftr_anatiposp) - Storico avvisi Mail per le trattenute (hftr_mailtrat) - Prenotazioni (hftr_preno) - Automobili (hftr_automobili) - Passeggeri aggiuntivi in prenotazione biglietti (hftr_passprenozt) - Setup Obbligatorietà (hftr_setupobbliga) - Tipologie Spesa Trasferta (hftr_tipospese) - Trasferte (hftr_trasferte) - Tipo auto (hftr_tipoauto) - Nota Spese Trasferte (hftr_notaspese) - Valori Indennità Trasferte (hftr_valind) - Hotels (hftr_hotels) - Azienda/Ente - WorkFlow - Trasferte (hfwf_company02) - Setup Procedura (hftr_setup) - Anticipi (hftr_anticipi_m) Di seguito l'elenco delle tabelle inserite rispetto alla rel. 1.2.0: - Esiti Controlli Maschera NS (hftr_esitoinput) - Fatturazione seneca (hftr_senecafatture) 11