Peregrine. AssetCenter. Product Documentation. Soluzione Expense Control. Part No. DAC-441-IT37. Build 40

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1 Peregrie AssetCeter Product Documetatio Soluzioe Expese Cotrol Part No. DAC-441-IT37 Build 40

2 AssetCeter Copyright 2005 Peregrie Systems, Ic. Tutti i diritti riservati. Le iformazioi coteute el presete documeto soo proprietà di Peregrie Systems, Icorporated, e possoo essere utilizzate o comuicate soltato co autorizzazioe scritta di Peregrie Systems, Ic. Per la riproduzioe di tutto o parte del mauale è ecessario l'accordo scritto di Peregrie Systems, Ic. La presete documetazioe mezioa vari prodotti ed i relativi marchi. La maggior parte dei prodotti soo marchi depositati dai loro rispettivi proprietari. Peregrie Systems e AssetCeter soo marchi depositati della Peregrie Systems, Ic. I software descritti el mauale vegoo foriti co u cotratto di liceza tra Peregrie Systems, Ic., e l'utete fiale; devoo pertato essere utilizzati secodo i termii di questo cotratto. Le iformazioi coteute el presete documeto possoo essere modificate seza preavviso e o obbligao a ulla la Peregrie Systems, Ic. Cotattare il servizio clietela della Peregrie Systems, Ic. per verificare la data dell'ultima versioe del documeto. I omi di persoe e di aziede citate el mauale, el database forito a titolo di esempio o elle visite guidate soo fittizi e destiati ad illustrare l'utilizzazioe dei programmi. Qualsiasi somigliaza co aziede o persoe esisteti o esistite è ua pura coicideza. Per qualsiasi iformazioe tecica su questo prodotto o per richiedere ulteriore documetazioe su u prodotto di cui si possiede la liceza, cotattare il servizio clietela della Peregrie Systems, Ic. iviado u al seguete idirizzo: Per qualsiasi commeto o suggerimeto sul presete documeto, cotattare l'ufficio che si occupa delle pubblicazioi teciche della Peregrie Systems, Ic. iviado u al seguete idirizzo: Questa edizioe viee applicata alla versioe 4.4 del programma coperto dal cotratto di liceza. AssetCeter Peregrie Systems, Ic Valley Cetre Drive Sa Diego, CA Fax

3 Sommario PEREGRINE Itroduzioe Obiettivo del presete mauale Destiatari del presete mauale Come utilizzare il presete mauale Capitolo 1. Posizioameto Di cosa si occupa Peregrie? A cosa serve AssetCeter? Che cos'è il Modello di evoluzioe Peregrie? Che cos'è la soluzioe Expese Cotrol? Capitolo 2. Soluzioe Expese Cotrol Fasi d'implemetazioe A. Ulteriori iformazioi Il cotatto presso Peregrie Systems Matrice di compatibilità di AssetCeter Iformazioi sull'offerta Peregrie Systems Idice AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 3

4 AssetCeter 4 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

5 Itroduzioe PEREGRINE Obiettivo del presete mauale Questo mauale cosete di rispodere ai segueti iterrogativi: I cosa cosiste la soluzioe Expese Cotrol? Quali vataggi si possoo otteere co AssetCeter? A chi è destiato AssetCeter? Quali soo le soluzioi offerte da AssetCeter? Come fuzioa AssetCeter? Destiatari del presete mauale Questo mauale è destiato a tutti gli uteti che si pogoo gli iterrogativi specificati ella sezioe Obiettivo del presete mauale [pag. 5] e che desiderao otteere ua risposta: rapida: seza dover istallare e utilizzare AssetCeter esauriete: grazie a ua presetazioe di alto livello degli obiettivi ( Posizioameto [pag. 7]) e a ua presetazioe cocreta delle AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 5

6 AssetCeter fuzioalità dell'iterfaccia Widows ( Soluzioe Expese Cotrol [pag. 13]) Le iformazioi coteute el presete documeto possoo essere utili i particolar modo alle persoe che desiderao valutare le potezialità di AssetCeter, come ad esempio: Gioralisti Professioisti Cosuleti Come utilizzare il presete mauale Capitolo Posizioameto Questo capitolo tratta i segueti argometi: A cosa serve AssetCeter Quali soo le soluzioi offerte da AssetCeter Quali soo i vataggi della soluzioe Expese Cotrol per l'azieda Capitolo Soluzioe Expese Cotrol Questo capitolo descrive i dettaglio la soluzioe Expese Cotrol. Si tratta di ua "visita guidata" illustrata co diverse schermate. No è ecessario istallare AssetCeter. Appedice Matrice di compatibilità di AssetCeter Questa appedice descrive quali soo gli ambieti operativi di AssetCeter. Appedice Ulteriori iformazioi Questa appedice forisce alcue risorse per approfodire ulteriormete la coosceza di AssetCeter. 6 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

7 1 Posizioameto CAPITOLO Di cosa si occupa Peregrie? Da u veteio Peregrie Systems aiuta i propri clieti ad otteere il miglior ROI (ritoro sugli ivestimeti) i materia di bei e servizi. Peregrie Systems sviluppa soluzioi che cosetoo di gestire e far evolvere gli asset e i servizi dell'azieda. Le soluzioi Peregrie Systems raggruppao le "best practices" dell'idustria e icludoo tra l'altro quelle relative all'itil (Iformatio Techology Ifrastructure Library). AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 7

8 AssetCeter A cosa serve AssetCeter? AssetCeter cosete di gestire il proprio parco e tutti gli eveti associati al cilco di vita di ciascuo degli elemeti che lo compogoo: acquisizioe di u asset, gestioe dei costi associati (tasse, proprietà, cotratti di mautezioe, iterveti, ecc.). Che cos'è il Modello di evoluzioe Peregrie? Il modello di evoluzioe Peregrie dimostra come la soluzioe Expese Cotrol, tramite efficaci pratiche di gestioe delle attrezzature, costituisca u valido supporto per lo sviluppo di u'azieda. Allo scopo di codividere l'esperieza acquisita co i propri clieti, Peregrie Systems ha creato Value Path, u programma di servizi e di supporto che associa l'esperieza Peregrie alle competeze teciche dei clieti. Grazie 8 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

9 Soluzioe Expese Cotrol a Value Path, vecchi e uovi clieti possoo trarre u forte valore aggiuto dalle ostre soluzioi. Expese Cotrol è il secodo compoete del programma Value Path dopo Asset Trackig, ach'esso collegato agli altri compoeti del programma: Process Automatio e Asset Optimizatio. Lo scopo della soluzioe Expese Cotrol è di supportare l'evoluzioe dei clieti el passaggio dalla fase reattiva alla fase proattiva, i base a quato defiito el modello di evoluzioe Peregrie. Che cos'è la soluzioe Expese Cotrol? La soluzioe Expese Cotrol è cocepita per le aziede che hao già implemetato la soluzioe Asset Trackig, u database di follow-up degli asset che cosete di valutare e ubicare tutti gli asset aziedali e di sapere chi li utilizza. La soluzioe Expese Cotrol è adatta per le aziede che stetao a: cotrollare le spese imputare le spese i modo adeguato ormalizzare le procedure gestire i modo proattivo i cotratti La soluzioe Expese Cotrol di Peregrie aiuta le aziede a: evitare le pealità derivati da ua gestioe dei cotratti iefficace cotrollare meglio i budget ottimizzare il valore di quato possiedoo predere le buoe decisioi i materia di budget e ivestimeti ottimizzare l'implemetazioe delle attrezzature e preveeire automaticamete le violazioi di liceza La soluzioe Expese Cotrol cosete di: automatizzare la registrazioe delle spese imputare le spese i modo adeguato automatizzare la creazioe dei cotratti idetificare l'utilizzo del software AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 9

10 AssetCeter Come valutare i risultati? I risultati dell'implemetazioe della soluzioe Expese Cotrol possoo essere misurati a partire dai segueti idicatori: registrazioe capillare delle spese imputazioe delle spese a u cetro di costo e a ua voce di budget riduzioe e ottimizzazioe dei costi delle liceze limitazioe delle pealità per errata applicazioe dei cotratti Moduli di AssetCeter che rietrao ella soluzioe I moduli di AssetCeter che appartegoo alla soluzioe Expese Cotrol soo: Parco Fiaze Cotratti Compoeti Peregrie iteressati dalla soluzioe I compoeti Peregrie che rietrao ella soluzioe Expese Cotrol soo: AssetCeter Coect-It Cosete di trasferire dati tra due applicazioi, iviado query al database di u'applicazioe sorgete per estrarre dati iterpretabili da trasferire a u database di destiazioe. PDI (Peregrie Desktop Ivetory) Cosete di automatizzare l'ivetario delle attrezzature, i rete o meo, o dei server. Le iformazioi così raccolte soo utilizzate per compilare e aggiorare il database di AssetCeter. Prerequisiti per l'istallazioe della soluzioe Per implemetare la soluzioe Expese Cotrol si presuppoe che siao soddisfatti i segueti requisiti: La soluzioe Asset Trackig è completata e i programmi AssetCeter, Coect-It e PDI soo istallati. I membri del team partecipate al progetto hao seguito le formazioi AssetCeter ecessarie (Utete fiale, Ammiistratore, Gestioe delle liceze, Fiaze). 10 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

11 Soluzioe Expese Cotrol Per implemetare la soluzioe sarao utilizzati i modelli foriti da Peregrie. Pertato, sarà ecessario effettuare alcue persoalizzazioi. No si devoo aggiugere tabelle alle applicazioi Peregrie. Le persoalizzazioi delle schermate o delle tabelle o soo realizzabili ell'ambito di questa soluzioe. Le itegrazioi a sistemi esteri o soo realizzabili ell'ambito di questa soluzioe. I report persoalizzati o soo foriti co la soluzioe. La documetazioe tecica viee forita al termie dell'implemetazioe del progetto. Coect-It viee utilizzato come strumeto di itegrazioe tra le applicazioi Peregrie. Tutti gli sceari Coect-It soo predefiiti; o è possibile effettuare essua persoalizzazioe. L'elaborazioe di script o è proposta ell'ambito di questa soluzioe. I profili di sicurezza di AssetCeter o devoo essere modificati. Gli allarmi e le otifiche soo stadardizzati. I report delle spese soo foriti i base alle esigeze del progetto. La foritura della documetazioe che cosete di defiire le esigeze itere è a carico del cliete. AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 11

12 AssetCeter 12 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

13 Soluzioe Expese 2 Cotrol CAPITOLO Il follow-up delle attrezzature effettuato co la soluzioe Asset Trackig cosete i u primo tempo di cooscere co precisioe la composizioe del parco asset aziedale, la rispettiva ubicazioe e gli utilizzatori. La soluzioe Expese Cotrol per il cotrollo delle spese aziedali costituisce la secoda fase dopo il follow-up delle attrezzature. Essa comporta la gestioe dei costi relativi a u asset, dall'acquisizioe alla dismissioe. La soluzioe Expese Cotrol tiee sotto cotrollo l'itero ciclo di vita dell'asset: etrata el parco, periodi di mautezioe, evetuali aggiorameti e verifica del rispetto delle clausole cotrattuali. I questo cotesto la parola d'ordie è cotrollo: cotrollare la gestioe delle attrezzature sigifica evitare spese superflue, ottimizzare il valore del patrimoio aziedale e piaificare co itelligeza budget e acquisti futuri. La soluzioe Expese Cotrol aiuta l'azieda a idetificare, cotrollare e migliorare l'isieme delle spese relative agli asset. Fasi d'implemetazioe La soluzioe Expese Cotrol comporta più fasi: 1 Atelier Expese Cotrol 2 Audit del software AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 13

14 AssetCeter 3 Gestioe dei cotratti e del leasig 4 Coformità delle liceze software 5 Gestioe fiaziaria 6 Implemetazioe dell'ifrastruttura 7 Documetazioe del progetto Atelier Expese Cotrol L'atelier Expese Cotrol ha per scopo di approfodire la coosceza dell'ambiete aziedale e di determiare come ottimizzare l'utilizzo degli strumeti "chiavi i mao" offerti da Peregrie per migliorare le pratiche di gestioe. Il gruppo di lavoro di questo atelier riuisce il team aziedale e gli esperti Peregrie icaricati di idetificare l'approccio più adatto all'ambiete aziedale specifico del cliete. La sessioe comprede, ad esempio: L'aalisi dell'ambiete attuale e l'esame delle esigeze teciche per realizzare il progetto. L'elaborazioe di u approccio strategico per l'implemetazioe della soluzioe Peregrie el parco aziedale e il dettaglio delle fasi ecessarie alla realizzazioe. Audit del software Questa fase cosiste ell'utilizzare lo strumeto Desktop Ivetory di Peregrie per aggiorare le applicazioi aziedali. I seguito sarà possibile riomiare queste applicazioi e modificare la descrizioe. Questa fase cosete ioltre di idetificare le applicazioi del parco cliete che o soo idoee all'ambiete aziedale. Gestioe dei cotratti e del leasig Questa fase cosete di semplificare e automatizzare i processi busiess relativi alla gestioe dei cotratti (leasig, mautezioe, ecc.) tramite la persoalizzazioe dei workflow e delle azioi e la foritura di modelli di cotratti. 14 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

15 Soluzioe Expese Cotrol Le iformazioi strategiche così raccolte sarao particolrmete utili per prevedere i budget, egoziare i cotratti e predere le decisioi migliori. Sarà possibile accedere al follow-up delle codizioi geerali dei vari cotratti e ricevere automaticamete gli avvisi relativi a date importati (scadeze, riovi, restituzioi di asset, previsioi di acquisti, ecc.). Ciò cosete di evitare le sazioi applicabili i caso di ritardo o di macato rispetto delle clausole cotrattuali e quidi di migliorare le relazioi co i foritori e di sfruttare al meglio i termii e le codizioi cotrattuali. Grazie a queste iformazioi, sarà ioltre possibile ottimizzare le prestazioi dei cotratti di mautezioe sottoscritti. Coformità delle liceze software Questa fase cosiste ella creazioe dei cotatori software e delle regole defiiti durate l'atelier. Peregrie offre cique metodi di gestioe delle liceze software. Il risultato dell'esame delle applicazioi idetificate durate l'audit del software viee cofrotato co il risultato dell'esame dei cotratti esisteti. Grazie a u modello di workflow e d'azioe è possibile migliorare la fuzioe di allarme quado u cotatore software idica uo stato o coforme. I tal modo è possibile automatizzare la gestioe del software, delle rispettive liceze e delle implemetazioi. Ciò cosete di realizzare risparmi cosiderevoli, di razioalizzare la mautezioe e di automatizzare gli audit di coformità. I rischi di o coformità soo praticamete iesisteti. Gestioe fiaziaria Questa fase cocere il budget delle attrezzature aziedali e la rispettiva ricociliazioe co le spese reali i base al modello forito da Peregrie. Il risultato dell'esame dei costi degli asset esisteti cosete di accertarsi che le operazioi realizzate siao coformi agli obiettivi fiaziari prestabiliti i itero e di automatizzare il processo di assegazioe dei budget. Il follow-up delle spese viee effettuato per tutta la durata del ciclo di vita delle attrezzature cosetedo l'elaborazioe di u modello completo dei costi e della rispettiva gestioe. Gli asset più redditizi vegoo facilmete idetificati; la ripartizioe, l'acquisto e la dismissioe degli asset soo ach'essi semplificati. I tal modo è possibile ottimizzare le previsioi fiaziarie sul lugo periodo. AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 15

16 AssetCeter Implemetazioe dell'ifrastruttura Questa fase può essere cosiderata come il cuore del progetto: tutti i dati relativi ai costi delle attrezzature soo stati raccolti e aalizzati co gli strumeti Peregrie. A questo puto il cliete sceglie i che modo desidera orgaizzare i dati i AssetCeter i base ai propri obiettivi. Questa fase della realizzazioe del progetto cosete di ripristiare l'itegrità dei dati (elimiazioe dei record duplicati, uiformazioe della presetazioe, costruzioe di ua coereza tra asset e dati d'origie). I dati soo stati raggruppati e ripuliti e possoo quidi essere importati i AssetCeter tramite Coect-It o co lo strumeto di importazioe di AssetCeter. Vegoo eseguiti dei test per verificare che le persoalizzazioi siao attive e le esigeze defiite durate l'atelier siao soddisfatte. Documetazioe del progetto Per compredere meglio le persoalizzazioi del prodotto, Peregrie forisce u documeto ricapitolativo o TDD (Techical Desig Documet). Questo documeto offre ua visioe globale e dettagliata dell'implemetazioe della soluzioe Expese Cotrol. Ciò cosete di rivedere l'itero processo di persoalizzazioe e di prevedere le esigeze future i modo da far evolvere l'azieda verso la fase successiva del modello di evoluzioe. 16 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

17 A APPENDICE Ulteriori iformazioi Per approfodire le coosceze su AssetCeter soo dispoibili più modi: Il cotatto presso Peregrie Systems Per otteere iformazioi complemetari, è possibile cotattare: Peregrie Systems Matthew Schvimmer (AssetCeter Marketig) 3611 Valley Cetre Drive Sa Diego, CA (858) Matrice di compatibilità di AssetCeter Per cooscere i quali ambieti AssetCeter è supportato, cosultare il sito di supporto Peregrie al seguete idirizzo AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol 17

18 AssetCeter Prima di effettuare l'operazioe, chiedere u logi e ua password al cotatto Peregrie Systems. Dopo essersi coessi la sito di supporto tecico, accedere alla pagia delle matrici di compatibilità utilizzado il meu Product Iformatio/ Asset Maagemet/ AssetCeter/ Compatibility Matrices. Iformazioi sull'offerta Peregrie Systems Il sito Iteret di Peregrie Systems cotiee diverse iformazioi. Soo dispoibili, tra l'altro, documetazioi prodotto, libri biachi, dimostrazioi e testimoiaze dei clieti. L'idirizzo del sito è: 18 AssetCeter Soluzioe Expese Cotrol

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