L opportunità dell Outsourcing per la Fatturazione Elettronica

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1 Roma, 3 cembre 2008 L opportunità dell Outsourcing per la Fatturazione Elettronica Andrea Zumiani Quercia Software

2 una anno fa La voce delle aziende

3 ... un anno fa... Le leve del cambiamento

4 L esperienza italiana Quercia Software nel 2008 STUDIO DEL DEL MERCATO INDAGINI MERCATO: Indagine mercato su un campione circa 450 imprese utilizzatrici prodotti e servizi CBI. Indagine mercato su un campione imprese relativamente alla F.E. RISULTATI CONCRETI OTTENUTI Volumi attuali gestiti: oltre documenti annui veicolati Partecipazione ATTIVA: Partecipazione attiva a Convegni/Eventi del Settore come per esempio Fattura.it, Convegno e Workshop de Il Sole24Ore e dell Osservatorio F.E. e C.N. del Po.li.Mi al quale partecipiamo come sponsor. Presenze pubblicitarie ed interviste nei maggiori quotiani e riviste nazionali come per esempio Azienda Banca, Data Manager, Il Sole24Ore, Il Mondo, Panorama Economy.. Attività MARKETING: Attività commerciale retta verso 5000 imprese delle quali 500 sono state contattate/visitate in quanto aventi più documenti annui gestiti.

5 La percezione delle IMPRESE CBI verso la F. E. Mentre Mentre SERVIZI SERVIZI ONLINE, ONLINE, SERVIZI SERVIZI INFORMATIVI INFORMATIVI e e PAGAMENTO PAGAMENTO sono sono funzionalità funzionalità conosciute conosciute e e consolidate consolidate nell utilizzo, nell utilizzo, la la FATTURAZIONE FATTURAZIONE ELETTRONICA ELETTRONICA è è ancora ancora un un argomento argomento innovativo innovativo e e quin quin relativamente relativamente poco poco noto noto Di Di conseguenza, conseguenza, in in questo questo contesto contesto possiamo possiamo considerare considerare positiva positiva una una simile simile percentuale percentuale in in quanto quanto mostra mostra un un alto alto potenziale potenziale crescita. crescita. 84,4 78,3 77,6 Valori % 52,5 41,9 20,4 Servizi online Servizi informativi Servizi spositivi pagamento F.E./ scambio documentale Servizi spositivi incasso Firma gitale Fonte: Survey Valdani & Vicari per Quercia Software - settembre 2008

6 La visione sulla F.E. del campione intervistato Il Il grafico grafico sottostante sottostante conferma conferma la la percezione percezione delle delle imprese imprese sull importanza sull importanza prioritaria prioritaria attribuita attribuita all invio all invio immagini immagini statiche, statiche, PDF PDF tramite tramite posta posta elettronica: elettronica: 59,5% 59,5% Valori % 59,5 Lo Lo scambio scambio fatture fatture elettroniche elettroniche corrisponde corrisponde ad ad una una percentuale percentuale inferiore inferiore ma ma comunque comunque significativa: significativa: 30,6% 30,6% 35,3 30,6 30,6 28,0 20,7 21,1 6,9 Utilizzo pdf tramite posta elettronica Scambio altri documenti Scambio fatture elettroniche Gestione del ciclo attivo Gestione del ciclo passivo Conservazione a norma Integrazione con la gestione degli incassi Veicolazione fatture con EDI Fonte: Survey Valdani & Vicari per Quercia Software - settembre 2008

7 Dematerializzazione vs Digitalizzazione, la fattura elettronica non è un PDF A verse tipologie Outsourcer corrispondono verse soluzioni servizio. Quali sono gli elementi stintivi? Nell ambito dell automatizzazione della gestione documentale, si stinguono 2 categorie servizi: DIGITALIZZAZIONE La Digitalizzazione corrisponde ad un processo elaborazione e trasformazione dell archivio analogico in gitale, attraverso scansione ( originali cartacei) e conseguente consultazione delle immagini ottenute, tramite software gestione documentale e portali presposti alla veicolazione immagini statiche non certificate: PDF, TIF, JPEG E un processo che semplifica le attività amministrative automatizzando la ricerca documentale. Non consente tuttavia smaterializzare il ciclo dell orne o emettere fattura elettronica. DEMATERIALIZZAZIONE La Dematerializzazione consiste in un processo automatizzazione ed informatizzazione dell intero ciclo fatturazione. Consente l eliminazione completa del documento cartaceo. Se applicato correttamente ed efficacemente, garantisce un riscontro preciso sui costi gestione documentale e un ottimizzazione dell intero processo creazione, trasmissione, archiviazione e reperibilità nel tempo dei documenti. Formazione Emissione PDF Memorizzazione Archiviazione Di Di immagini immagini statiche statiche ottenute ottenute da da elaborazione elaborazione originali originali cartacei cartacei Emissione Esibizione Memorizzazione Conservazione Di Di documenti documenti informatici informatici rilevanti rilevanti ai ai fini fini tributari tributari

8 OUTSOURCING: la soluzione per la dematerializzazione!!! Altri dati importanti mostrano quanto segue: L 86% delle imprese italiane ritiene non sporre ancora delle necessarie risorse interne per realizzare questo processo (Fonte: survey Vanson Bourne per Sterling Commerce). 14% 86% Per questo motivo la scelta delle imprese italiane è orientata a soluzioni fatturazione elettronica e conservazione a norma in outsourcing.

9 I principali vantaggi dell OUTSOURCING SCARSI INVESTIMENTI MATERIALI Nessun Nessun investimento investimento ad ad eccezione eccezione eventuali eventuali personalizzazione personalizzazione per per l integrazione l integrazione dei dei sistemi sistemi già già in in essere. essere. RISPARMIO RISORSE UMANE Risparmio Risparmio in in risorse risorse tecniche tecniche e e amministrative amministrative decate decate all implementazione all implementazione del del servizio servizio in in fase fase iniziale iniziale o o start start up. up. DELEGA DELLE RESPONSABILITA Delega all Outsourcer della responsabilità del processo : Delega all Outsourcer della responsabilità del processo : Emissione delle fatture con Firma Digitale Emissione delle fatture con Firma Digitale e Riferimento Temporale e Riferimento Temporale Veicolazione delle fatture Veicolazione delle fatture Conservazione a Norma Conservazione a Norma GESTIONE DELL INVIO MULTICANALE Tra Tra le le principali principali attività attività necessarie necessarie per per l attivazione l attivazione un un servizio servizio Fatturazione Fatturazione Elettronica Elettronica in in Multicanalità Multicanalità (CBI2, (CBI2, Community, Community, Posta Posta Ibrida, Ibrida, EDI, EDI,..)..) vi vi è è la la necessaria necessaria definizione definizione e e realizzazione realizzazione un Unica un Unica Interfaccia Interfaccia verso verso l attuale l attuale versificazione versificazione dei dei tracciati tracciati presenti. presenti.

10 Le principali tipologie del servizio in OUTSOURCING Le Le soluzioni soluzioni che che propongono propongono processi processi dematerializzazione in in outsourcing outsourcingsono sono molteplici. molteplici. Un Un utente utente può può scegliere scegliere adottare adottare più piùsoluzioni da da più piùfornitori integrabili integrabilitra tra loro, loro, oppure oppure può può affidarsi affidarsi ad ad un un unico unicointerlocutore interlocutorein in grado grado assumersi assumersi onere onere e controllo controllo dell intero dell intero iter iter operativo. operativo. PROVIDER UNICO UNICO MOLTEPLICI PROVIDER Conservazione Conservazione Veicolazione Veicolazione Conservazione Conservazione Postalizzazione Postalizzazione Postalizzazione Postalizzazione Veicolazione Veicolazione VANTAGGIO: gestione unica che evita qualsiasi problematica integrazione VANTAGGIO: ogni fornitore ha una specializzazione core

11 Le imprese scelgono il PROVIDER UNICO Dalla DallaSurvey Quercia Software novembre emerge che che il il47% delle delleimprese italiane italiane ritiene ritieneililprovider unico unicola la soluzione ideale idealeper per un un servizio completo fatturazione elettronica e dematerializzazione 17,60% 17,60% 47,20% Provider Unico Molteplici Provider Azienda della Conservazione

12 Le imprese scelgono la BANCA Il 70,5% delle imprese sceglie servizi fatturazione elettronica erogati da Banche Motivi per scegliere una banca Sceglierebbero una banca 70,5% Motivi per non scegliere una banca Non sceglierebbero una banca 29,5% 39,2 48,5 24,1 21,5 12,7 27,3 24,2 2,5 Standard nazionale x tutte le aziende Uso già un prodotto Corporate Banking Community aziende affidabili e raggiungibili Integrazione con gestione incassi Altro Gestione doc. non fa parte del business delle banche Non grasco che le banche abbiano piena conoscenza dei dati Le banche non hanno le competenze adatte Valori % Valori % Fonte: Survey Valdani & Vicari per Quercia Software - settembre 2008

13 I principali fattori INIBITORI per le IMPRESE, riscontrati sul campo!!! I principali FATTORI INIBITORI collegati al mancato utilizzo della Fattura Elettronica sono: Resistenza al Cambiamento e Non Conoscenza Visione Tecnicistica Mancanza Competenze Molteplicità degli standard Integrazione fatture Elettroniche e Cartacee High Availability e Disaster Recovery Dematerializzazione e Digitalizzazione Processo Monolitico

14 La testimonianza delle IMPRESE La fatturazione elettronica non è solo uno scambio informazioni fra due imprese, ma un processo complesso in cui intervengo fattori ed attori esterni. Le imprese hanno bisogno un sistema cui sentirsi parte ed all interno del quale svolgere un ruolo non subalterno né alle altre imprese né agli attori della filiera. Alcune chiarazioni: Siamo partiti, ma adesso a chi manamo le fatture? La controparte vorrebbe impormi la soluzione che le fa più comodo, perché io dovrei accettare? In un panorama così complesso non sono in grado orientarmi! Solo concentrandosi sulla creazione una community fondata sulla reciprocità tra le imprese e sulla cooperazione fra le banche sarà possibile l effettiva partenza ed il raggiungimento della massa critica necessaria. Community CBI

15 La risposta della BANCA alle IMPRESE IMPRESA IMPRESA I. Resistenza al Cambiamento e Non Conoscenza II. III. IV. Visione Tecnicistica Mancanza competenze Molteplicità degli standard V. Integrazione fatture elettroniche e cartacee VI. High Availability e Disaster Recovery VII. Dematerializzazione e Digitalizzazione VIII. Processo Monolitico BANCA BANCA I. Cambiare per poter guidare il cambiamento delle imprese II. III. IV. La gestione della fattura è un processo e non una soluzione software Formazione del personale banca e collaborazione con gli specialisti settore Proporre la valenza del CBI e della sua capacità integrazione con altri circuiti V. Proporre soluzioni integrate VI. Rivendere alle imprese quella che in banca è una cultura ffusa VII. Diffondere cultura oganizzativa VIII. Approccio graduale

16 Le motivazioni ed i vantaggi per la BANCA Il servizio F.E. è l elemento inspensabile ed abilitante per attivare Nuovi Servizi Bancari Core: Integrazione e Riconciliazione con Incassi e Pagamenti Automatizzazione del servizio Anticipo Fatture. Qualificazione della clientela e customizzazione dell offerta Incasso e Pagamento e possibilità nuovi servizi a valore aggiunto finalizzati al consolidamento del rapporto Disponibilità uno strumento marketing attraverso il quale entrare in contatto con nuovi potenziali clienti anche non aderenti al CBI. Nuovi Clienti CRM Anticipo fatture Incassi Pagamenti F.E.

17 L attuale vantaggio competitivo Il CBI èin vantaggio rispetto ad altri player. Il sistema Italia è avanti rispetto a molti altri paesi e nello stesso tempo può sfruttare gli errori dei precursori. L obbligatorietà della fattura elettronica verso la P.A. può essere un volano. Il mondo della fatturazione elettronica è in fermento: Continua creazione/evoluzione sistemi e circuiti fatturazione elettronica: (UBL, EBXML, Nuovi standard EDI, SEPA, ). L obbligatorietà della fattura elettronica verso la P.A. se non opportunamente sfruttata potrebbe ventare l ennesimo adempimento burocratico da sopportare con i relativi effetti negativi. La legislazione italiana ed europea sono in continua evoluzione. L opportunità è adesso!!! E importante sfruttare il momento favorevole e imporre lo standard XML CBI su un mercato nascente.

18 In che modo la banca può sodsfare l aspettativa delle IMPRESE!!! L aspettativa delle IMPRESE Riduzione dei costi La soluzione proposta dalle BANCHE Proposta completa Dematerializzazione con saving progressivi entro i 6-12 mesi; Pay per Use scalabile sui volumi Affidabilità Competenza Approccio progressivo a partire dall ambito maggiore interesse Completezza Flessibilità Banca come Provider Unico Garante del servizio Consulenza Normativa e SupportoTecnico Conoscenza dell impresa Soluzione mirata Proposizione del CBI2 come community già esistente e standard unico e consolidato Modularità del processo in una visione standarzzata.

19 La proposta Quercia Software: rivolta alle BANCHE per sodsfare le IMPRESE! L aspettativa delle IMPRESE Riduzione dei costi Affidabilità Competenza Approccio progressivo a partire dall ambito maggiore interesse Completezza Flessibilità La soluzione proposta dalle BANCHE Proposta completa Dematerializzazione con saving progressivi entro i 6-12 mesi; Pay per Use scalabile sui volumi Banca come Provider Unico Garante del Servizio Consulenza Normativa e Supporto Tecnico Conoscenza dell impresa Soluzione mirata Proposizione del CBI2 come community già esistente e standard unico e consolidato Modularità del processo in una visione standarzzata. Quercia Software è da oltre 20 anni: UNICO PROVIDER-OUTSOURCER Servizi Bancari Servizio STD e GPA per 90 banche e aziende Servizio GT per POS il Servizio DesQ è basato sullo stesso innovativo Modello Servizio

20 DesQ: la proposta e l impegno Quercia Software Azienda Mittente SERVIZI INTEGRATI SERVIZI INTEGRABILI Azienda Destinataria DesQ Posta ibrida Import/export multiformato invio multicanale Firma gitale Disputa Gestione stati fattura Layout mail C.B.I. 2 Invio Ricezione e Conservazione Fatture Conservazione Sostitutiva (partnership) Archiviazione Conservazione a Norma Responsabile conservazione Gest. Passivo cartaceo (ritiro, normalizzazione, scansione, incizzazione) pubblicazione on-line Area Incassi e Pagamenti (su CBI) Portale decato Archivio On Line Altri Circuiti Invio richieste Incasso e Pagamento import/export incassi e pagamenti Bonifico, RID/MAV/Riba Anticipo fatture Riconciliazione tra fatture e incassi/pagamenti BANCA Invio incassi/pagamenti con info per la riconciliazione Ricezione esiti Rencontazione e Riconciliazione Matching info riconciliazione con fatture Aggiornamento stati lavorazione fatture Invio esiti incassi pagamenti con info riconciliazione Rencontazione con info riconciliazione

21 DesQ: l approccio modulare per la F.E. MITTENTE MITTENTE DESTINATARIO DESTINATARIO Invio fatture elettroniche emesse verso Clienti Gestione in multicanalità Ricezione F.E. con relativo file strutturato per l automatizzazione imputazione dati nell ERP Archiviazione ottica sostitutiva del ciclo attivo, fatture emesse Messa a sposizione del documento elettronico ai vari responsabili per le autorizzazioni al pagamento, workflow documentale integrazione sistemi incasso e pagamento dei sistemi pagamento Archiviazione ottica sostitutiva del ciclo passivo, Fatture acquisto

22 Case History Unicret Corporate Banking InvoiceComm Document Exchange InvoiceComm Document Exchange l architettura scambio documentale B2B che permette l interscambio e conservazione fatture e documenti in formato elettronico con la sicurezza della firma gitale

23 Case History Unicret Corporate Banking InvoiceComm Bills Collection InvoiceComm Bills Collection l architettura scambio documentale B2C che permette: Importazione delle fatture/bollette nel sistema Invio e consegna delle fatture/bollette Emissione degli incassi RID/MAV Rencontazione pagati ed insoluti Gestione dei solleciti pagamento

24 Case History: db Fattura Light Deutsche Bank db Fattura Light la fattura elettronica che semplifica il raggio d azione del vostro business!!! Un caso successo e sinergia commerciale tra Quercia Software e Deutsche Bank ha determinato una Convenzione Distribuzione del Servizio DesQ, nella fattispecie db Fattura Light. Dal punto vista sostanziale, si è intrapreso un cammino stretta collaborazione tra la Direzione Commerciale Quercia e la Direzione Business Deutsche Bank al fine creare nuovi contatti con Clientela potenzialmente interessata al servizio Gestione Documentale Elettronica db Fattura Light.

25 Case History: la F.E. Multicanale Raiffeisen Il progetto Community Multicanale del Centro Servizi Raiffeisen Raiffeisen si propone come Unico Provider Bancario per la proposta del Servizio Fatturazione Elettronica Multicanale sulla propria community imprese/clienti costituita da oltre 50 BCC e oltre 20 Aziende Consortili. La Multicanalità del servizio è la risposta alle principali esigenze dei clienti Raiffeisen derivante dalla necessità veicolare la Fatturazione Elettronica su portali Web, sul canale CBI2, sul canale Posta Idrida e sul canale EDI, il tutto opportunamente integrato con servizio Conservazione a Norma.

26 Case History: Progetto Zero Paper - Gruppo Veronesi Gruppo Veronesi ha attivato il progetto Zero Paper con l obiettivo : ridurre i costi del processo riqualificare il personale riutilizzare gli ambienti abiti ad archivio Per ottenere questi obiettivi Gruppo Veronesi Ha automatizzato i seguenti processi attraverso il Servizio DesQ: Ricezione delle fatture in formato elettronico con il relativo file strutturato della fattura passiva in modo da eliminare l immissione manuale della registrazione. Invio delle fatture attive elettroniche ai clienti.

27 Roma, 3 cembre 2008 L opportunità dell Outsourcing per la Fatturazione Elettronica - grazie per l attenzione - andrea.zumiani@quercia.it Quercia Software