Sincronizzazione dati su Archivi Locali con dati SIDI ( Regole di Sincronizzazione ) PREMESSA. Principio Generale ripreso dalle pubblicazioni SIDI:

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1 Sincronizzazione dati su Archivi Locali con dati SIDI ( Regole di Sincronizzazione ) PREMESSA. Principio Generale ripreso dalle pubblicazioni SIDI: La base informativa di SIDI Fascicolo dell Alunno è diventata base informativa di riferimento. Scopo e limiti della presente funzionalità: Scopo: Allineamento dei dati, in linea con il principio dichiarato, tra il SIDI Fascicolo dell Alunno ed il Pacchetto Locale in seguito definito iproser-alunni. Limiti: Il servizio di trasmissione dei dati sincronizzati dalla Scuola al Sidi è attivabile solo se la Scuola Stessa ha dichiarato la chiusura delle attività della prima fase ( invio flussi o Shift dei dati ). Servizi di Sincronizzazione. Preparazione dei Dati. Sono previsti due macro servizi per supportare i passi di sincronizzazione( passi I e II), il primo propedeutico al secondo: A. Servizio trasmissione Archivi Scolastici: permette di condividere nel pacchetto locale i dati presenti in SIDI. Il dettaglio informativo di questa funzionalità è contenuto nell Appendice A. Prima della gestione dei dati di Anagrafica e Posizione Scolastica degli Alunni, la scuola deve aggiornare, con i dati del SIDI, tutti gli archivi del pacchetto locale utilizzati per la predisposizione dell anno scolastico e delle eventuali successive operazioni di gestione. Il servizio accede agli archivi anagrafici SIDI ed estrae le seguenti informazioni: Sedi: sono estratte solo le sedi associate a classi che hanno alunni in stato F,T,A (Frequentante, Trasferito, Abbandono ); Indirizzi della Scuola: sono estratti solo gli indirizzi associati a classi che hanno alunni in stato F,T,A ( Frequentante, Trasferito, Abbandono ); Indirizzi Ministeriali: solo per le Scuole sec. di I e II grado ; Tempo Scuola: solo per le Scuole primarie e secondarie di I grado; Frazione Temporale: sono estratte le frazioni temporali valide; Classi: sono estratte solo le classi che hanno alunni in stato F,T,A (Frequentante, Trasferito, Abbandono ); Tipologia Interruzione di frequenza legati al singolo istituto di competenza dell utente. B. Servizio trasmissione Anagrafica e Curriculum dell Alunno. Il servizio effettua l estrazione, dal sistema SIDI e per un anno scolastico, delle informazioni relative all anagrafica degli alunni di una Scuola. Il servizio restituisce le informazioni che costituiscono il Fascicolo Alunni della scuola sul sistema SIDI consentendo al pacchetto iproser di allineare l ambiente locale con quello centrale. Il dettaglio informativo di questa funzionalità è contenuto nell Appendice B. Si precisa che: Gli alunni coinvolti sono quelli che hanno stato F (frequentante), A (abbandono) e T (trasferito) nella scuola di riferimento; il Codice tempo scuola è valorizzato solo per le scuole primarie e secondarie di I grado; i valori ammessi per Indicatore pluriclasse e Indicatore doppio turno sono S o N ; il Codice indirizzo è valorizzato solo per le scuole secondarie di I e II grado; l Identificativo classe è valorizzato solo per le scuole secondarie di I e II grado. 1

2 Regole di Sincronizzazione. Principio generale: Poiché la base dati di SIDI Fascicolo dell Alunno <è diventata> la base informativa di riferimento, tutti i dati Locali di archivio, notevoli ai fini dell erogazione centralizzata di alcuni servizi di ScuolaMia ( comunicazioni, Pagelle, ecc), dovranno essere allineati ai corrispondenti dati presenti negli archivi centralizzati del SIDI. In caso di uniformità tra i dati SIDI e i dati Locali la procedura di sincronizzazione procede all allineamento automatico di tutti gli attributi del SIDI nei corrispondenti attributi locali. In caso di mancata uniformità vengono inviate a video tabelle stampabili contenenti i diagnostici necessari all Operatore per la correzione delle incongruenze. Si riporta una tabella <comportamentale> valida per ogni dato da sottoporre a sincronizzazione: Dati SIDI Ritenuti Corretti Ritenuti Non corretti Dati Scuola non uniformi ai dati SIDI Ritenuti Corretti COMPORTAMENTI Accettare l invito alla correzione automatica per Anomalie rilevate su Cognome, Nome e Data di nascita, Luogo nascita, Sesso, Cittadinanza, Sedi, ecc. Effettuare la correzione manuale per anomalie rilevate su dati diversi rispetto al punto precedente ( es. Sedi, Indirizzi Studi, Classi, Tempo-Scuola, ecc.). 1. Uscire dalla Procedura di sincronizzazione. 2. Entrare in ambiente SIDI ed effettuare la correzione. 3. Riavviare la procedura di sincronizzazione. SINCRONIZZAZIONE NELL APPLICATIVO LOCALE ( iproser) Passi operativi: Dal Menù principale dell applicativo attivare le voci: o Comunicazioni: Insieme di procedure di Comunicazione. o Flussi SIDI: insieme di flussi e note operative associate. o Rientro e Sincronizzazione: viene chiamata la procedura <Sincronizzazione SIDI>. o Archivi Scuola e Anagrafe Alunni: Contiene tre procedure che, almeno la prima volta, devono essere avviate nell ordine con cui sono proposte. 1) Corrispondenza tra Codice Meccanografico e Ordine di Scuola. Dal prospetto si intuisce che ogni Codice Meccanografico riferito ad una entità scolastica deve essere associato all Ordine di Scuola che gli compete. Codici Meccanografici mancanti del riferimento all Ordine di Scuola sono intercettati dalla procedura che, in conseguenza, bloccherà le successive funzioni di diagnosi. Codici Meccanografici con errato riferimento possono evidenziare risultanze diagnostiche lontane dalla realtà. 2

3 2) Estrazione dati dal SIDI ( operazione propedeutica alla sincronizzazione ). Dal pannello <Dati Scuola> effettuare le seguenti operazioni: a. Selezionare Codice Meccanografico della Scuola da elaborare. b. Clic sul tasto <OK> per la conferma delle selezioni effettuate. c. Digitazione del <Nome Utente> e <Password>, abitualmente usate per l accesso al SIDI, associato alla Scuola di cui al punto a. d. La procedura effettua una lettura generale dei dati presenti negli archivi SIDI. Tali dati, sistemati in un archivio di lavoro, verranno utilizzati nelle varie fasi del processo di sincronizzazione e rapportati agli omologhi dati locali per le necessarie azioni di allineamento dei dati locali ai dati SIDI. Il termine delle operazioni di importazione viene comunicato con il messaggio: <Estrazione Completata>. 3) Sincronizzazione ( operazione subordinata all Estrazione dati dal SIDI ). Dal pannello <Dati Scuola> effettuare le seguenti operazioni: a. Selezionare Codice Meccanografico della Scuola da elaborare. b. Clic sul tasto <OK> per la conferma delle selezioni effettuate. In presenza di anomalie di diverso genere la procedura presenta all operatore un avviso della loro presenza e l invito ad effettuare copie di sicurezza. L eventuale anomalia sulla Sede ( Comune ) della Scuola viene segnalata in prima istanza con il seguente messaggio: Sede Scuola non corrispondente: Locale: ORIGGIO, SIDI: COMO Vuoi sovrascrivere il dato locale con il dato SIDI? Con risposta affermativa(si) la procedura effettua la correzione automatica della Sede ( sovrascrivendo il dato locale con il dato SIDI ); quindi prosegue con l analisi di eventuali altre anomalie. Con risposta negativa (NO) la procedura si interrompe. La correzione della Sede in ambiente SIDI rimane quindi sotto la diretta responsabilità dell Operatore: suggerimenti su come operare in questa circostanza si trovano al paragrafo: a) Anomalie su Sedi Scolastiche. 3

4 a) Anomalie su Sedi Scolastiche. Per la sincronizzazione delle Sedi scolastiche i dati di riferimento per il confronto sono: Descrizione Sede, Comune di ubicazione a1. Controllo dati negli archivi SIDI In ambiente SIDI selezionare voce <Gestione SEDI>. Verrà proposta una interfaccia simile alla seguente: Il Clic sul tasto <Modifica> abilita l effettuazione di eventuali correzioni. a2. Controllo dati negli archivi Locali. Dal Menù principale del programma <Alunni> selezionare successivamente: Applicazioni Principali. Gestione Parametri. Le voci di Menù <Dati Scuola> e <Altri Parametri> abilitano la visione e variazione dei dati ritenuti non corretti. b) Anomalie su Indirizzi di Studio. La procedura di sincronizzazione riporta una tabella di anomalie associate ad incongruità riferite ad Indirizzi di Studio e/o Classi. L accorpamento dei due tipi di diagnostiche è giustificato dalla stretta relazione mantenuta dalle Classi con gli Indirizzi di Studio. Esempio: se la descrizione di un Indirizzo di studio locale non è congruente ad alcun Indirizzo di studio SIDI, necessariamente tutte le classi associate all Indirizzo non congruente manterranno, per ereditarietà, incongruenza con le classi definite nel SIDI. Con qualche eccezione, si può affermare che l allineamento degli Indirizzi di Studio comporta un conseguente allineamento delle classi ad esso associate. Per la sincronizzazione degli Indirizzi di Studio i dati di riferimento per il confronto sono: o Descrizione Indirizzo ( della Scuola); o Classificazione Ministeriale; o Codice Indirizzo Ministeriale. b1. Controllo dati negli archivi SIDI In ambiente SIDI selezionare voce <Gestione Indirizzi>. Verrà proposta una finestra con i criteri di ricerca: o <Per le classi 1 e 2 > verranno elencati tutti Gli Indirizzi studi delle classi 1, 2. o <Per le classi dalla 3 alla 5 > verranno elencati gli Indirizzi studi delle classi 3,4. 4

5 Passi Operativi: o Clic di attivazione sul RadioBox relativo all Indirizzo Studi che si desidera modificare. Verrà presentata una finestra simile alla seguente: o Verificare la validazione di tutte le voci, in particolare: Descrizione Indirizzo, Indirizzo Ministeriale, Percorso didattico(generalmente validato al valore ORDINAMENTO ) o Selezionare dall elenco a discesa riferito alla voce <Indirizzo Ministeriale> l indirizzo di Studi correttamente associato alla descrizione Indirizzo ( es. ELETTR. ED ELETTROTEC.- BIENNIO COMUNE ) o Selezionare dall elenco a discesa riferito alla voce <Percorso Didattico> il percorso didattico di pertinenza (generalmente validato al valore ORDINAMENTO o Clic sul tasto <Conferma>. b2. Controllo dati negli archivi Locali. Dal Menù principale del programma <Alunni> selezionare successivamente: Applicazioni Principali. Gestione Classi. Menù Funzioni. Sottomenù Elenco Indirizzi Studio Interni. Puntare la riga che riferisce all Indirizzo Studi da omologare ( es. ELETTR. ED ELETTROTEC.- BIENNIO COMUNE). Clic sul tasto di funzione <Modifica> ( in basso, a destra dello schermo) Clic sul RadioBox di Classificazione di Indirizzo: Riforma/Vecchio ordinamento/secondaria di 1 grado/..) Scegliere l indirizzo studi omologo a quello già inserito/controllato negli archivi SIDI. Al termine delle variazioni effettuate sugli Indirizzi studio nell ambiente SIDI e/o ambiente Locale RIAVVIARE la procedura di sincronizzazione. Eventualmente reiterare tali Operazioni di aggiustamento sino al completo allineamento dei dati nei due ambienti. Se dopo l allineamento degli Indirizzi di studio, con successivo riavvio delle operazioni di Sincronizzazione, dovesse persistere la presenza di anomalie sulle Classi, procedere con le operazioni descritte al punto c) Anomalie su Classi. 5

6 c) Anomalie su Classi. La procedura di sincronizzazione riporta una tabella di anomalie associate ad incongruità riferite ad Indirizzi di Studio e/o Classi. L accorpamento dei due tipi di diagnostiche è giustificato dalla stretta relazione mantenuta dalle Classi con gli Indirizzi di Studio. Esempio: se la descrizione di un Indirizzo di studio locale non è congruente ad alcun Indirizzo di studio SIDI, necessariamente tutte le classi associate all Indirizzo non congruente manterranno, per ereditarietà, incongruenza con le classi definite nel SIDI. Salvo eccezioni, si può affermare che l allineamento degli Indirizzi di Studio comporta un conseguente allineamento delle classi ad esso associate. Per la sincronizzazione delle Classi/Articolazioni di Classi i dati di riferimento per il confronto sono diversi a seconda dell ordine scuola trattato e il criterio di confronto si basa sui seguenti dati: o Scuola primaria e dell infanzia: anno di corso, sezione, tempo scuola; o Scuola secondaria di 1 grado: anno di corso, sezione, tempo scuola, indirizzo studi; o Scuola secondaria di 2 grado: anno di corso, sezione, indirizzo studi. Passaggi operativi: c1. Controllo dati negli archivi SIDI. c.1.1. Verifica in ambiente SIDI delle Classi associate ogni Indirizzo di studio. In ambiente SIDI selezionare voce <Gestione Indirizzi>. Verrà proposta una finestra con i criteri di ricerca: o <Per le classi 1 e 2 > verranno elencati tutti Gli Indirizzi studi delle classi 1 e 2. o <Per le classi dalla 3 alla 5 > verranno elencati gli Indirizzi studi delle classi 3,4,5. Con il clic sul tasto stampa, seguito dalla richiesta di anteprima si ottiene il seguente prototipo di prospetto: 6

7 Nell ultima colonna del prospetto sono riepilogate, per ogni Indirizzo Studio, le Classi ad esso associate. Verificare se le classi elencate nel prospetto delle anomalie siano, o meno, presenti tra le Classi associate. c.1.2. Analisi, su SIDI, di singole classi tra quelle con anomalie di sincronizzazione. Esempio: Classe trovata e selezionata (attivazione del Radiobox di selezione): Clic sul tasto <Modifica> 7

8 Sono modificabili i seguenti campi: o Identificativo Classe: libera digitazione. o Indirizzo didattico: Selezione da elenco a discesa. o Sede: Selezione da elenco a discesa. c2. Controllo dati negli archivi Locali. Dal Menù principale del programma <Alunni> selezionare successivamente: Applicazioni Principali. Gestione Classi. Menù Funzioni. Elenco Classi. Controllare, per ogni Identificativo di Classe ( colonna 1: ID Classe) la corretta associazione con il medesimo Indirizzo Studi verificato sul SIDI ( v. verifica di cui al punto a1). In caso di divergenza, SIDI-Locale, nell associazione Indirizzo Studi-Classe, operare nei modi seguenti: Caso 1: l associazione ritenuta corretta è quella Locale, effettuare una semplice modifica nell associazione Classe-Indirizzo Studi in ambiente SIDI ( v. punto a1: associare l Indirizzo didattico ad una Classe selezionata per la <Modifica>). Caso 2: l associazione ritenuta corretta è quella SIDI caso poco probabile vuol dire che la Classe è stata generata successivamente all invio dei flussi o Shift dei dati in ambiente SIDI. La ridefinizione parametrale della Classe dopo gli scrutini trimestrali o quadrimestrali si rileverebbe come azione fortemente invasiva per cui, in tale circostanza, l azione più veloce e lineare è quella di modificare i dati-classe in ambiente SIDI SIDI ( v. punto a1: associazione Indirizzo didattico ad una Classe selezionata per la <Modifica>). Caso 3: l identificativo di Classe risulta mancante in ambiente SIDI. Azione: Inserimento del nuovo riferimento in ambiente SIDI Passaggi operativi: o Gestione Classi; o Ricerca Classi; o Criteri di ricerca: Anno di corso e Indirizzo didattico 8

9 o Vengono elencate tutte le classi con parametri comuni a quelli di ricerca: o Clic sul tasto Inserisci ( nuova Classe). o Completamento dati per l inserimento della nuova Classe. o Riavvio della procedura di sincronizzazione. 9

10 d) Anomalie su Tempo Scuola: solo per le Scuole primarie e secondarie di I grado. Per ogni Classe delle Scuole Elementari/Medie che presenti, in locale, una impostazione diversa da quella risultante dagli archivi SIDI viene presentata, per le necessarie correzioni, una tabella delle anomalie sul tempo-scuola simile a quella rappresentata nel presente prospetto: Opzioni: d1. Correzioni del Tempo-Scuola negli archivi SIDI ( l Operatore stima come corretti i valori registrati in locale). d1.1. In ambiente SIDI selezionare voce <Gestione CLASSI>. d1.2. Ricerca la Classe con Tempo-scuola non coerente. Parametri di ricerca: Anno di corso e Sezione. d1.3. Elenco classi trovate con i parametri di ricerca inseriti: d1.4. Clic sul RadioBox che individua la classe da elaborare + Clic sul tasto di funzione <Modifica> 10

11 d1.5. Modificare o inserire il valore del Tempo-scuola non allineato al corrispondente valore locale d2. Correzione del Tempo-Scuola negli archivi Locali. d2.1. Clic su Gestione Dati Alunno. Dal Menù principale del programma <Alunni> selezionare successivamente: Applicazioni Principali. Gestione Classi. Menù Funzioni. Elenco Classi. Individuare, con le funzioni di scorrimento, la Classe da elaborare. Controllare il valore assegnato a Tempo-scuola e Clic sul tasto-funzione <Seleziona>. Opzione di scelta: o Scuole Secondarie di 1 grado. 30 ore settimanali. Tempo prolungato a 36 ore. Tempo prolungato da 37 a 40 ore o Scuole Primarie 24 ore settimanali. 27 ore settimanali. Da 28 a 30 ore settimanali. Tempo pieno per 40 ore settimanali d2.2. Riavviare la procedura di sincronizzazione. 11

12 e) Anomalie su dati anagrafici e Frequenze. Per la sincronizzazione dei dati anagrafici e delle frequenze, i dati di riferimento per il confronto sono: o Codice Fiscale per i dati anagrafici; o Classe/Articolazione per le frequenze. La sincronizzazione dei seguenti dati anagrafici o Cognome; o Nome; o Data di nascita; o Luogo di nascita; o Sesso. o Cittadinanza; Può essere effettuata con le seguenti tre modalità: e1. Allineamento automatico dei dati SIDI disponibili sui dati locali; e2. Variazione manuale dei dati SIDI secondo le specifiche locali e riavvio sincronizzazione; e3. Variazione manuale dei dati locali secondo le specifiche SIDI con riavvio sincronizzazione. e1. Allineamento automatico dei dati SIDI disponibili sui dati locali. Fase 1: Estrazione dati dal SIDI Estrazione Completata Fase 2: Sincronizzazione.. Elenco Anomalie rilevate durante la sincronizzazione degli Alunni. (Cognome,Nome,Data di nascita, luogo di nascita, Sesso, Cittadinanza) Per ogni anomalia anagrafica riscontrata viene proposto un tasto di funzione che offre la possibilità all operatore di allineare, con immediatezza, il dato locale al corrispondente dato SIDI. Le anomalie rimanenti dovranno essere risolte con i metodi e2 e/o e3. e2. Variazione manuale dei dati SIDI secondo le specifiche locali e riavvio sincronizzazione. passaggi: e2.1. Clic su Gestione Dati Alunno. Criteri di selezione: o Stato alunno: Frequentante. o Cognome alunno: digitare cognome ( es. ROSSI ) o Nome alunno: digitare nome alunno(es. CHIARA) 12

13 e2.2. Clic sul tasto di funzione <Ricerca>. Viene proposta a video una finestra simile alla seguente: e2.3. Clic sul RadioBox per abilitare la modifica. e2.4. Clic sul tasto di funzione <Modifica>. 13

14 e2.5. Effettuare le variazioni anagrafiche necessarie alla sincronizzazione con i dati locali: controllare in particolare il Codice Fiscale. e3. Variazione manuale dei dati locali secondo le specifiche SIDI con riavvio sincronizzazione. Effettuare i seguenti passaggi: e3.1. Dal Menù principale del programma <Alunni> selezionare successivamente: Applicazioni Principali. Gestione Anagrafiche. Anagrafica Alunni. Dati e Prospetti. Prenotazione Alunni: prenotazione degli alunni che presentano anomalie anagrafiche non sanate con il metodo della sincronizzazione automatica. Variazione, per ogni alunno prenotato, dei dati anagrafici difformi dagli omologhi dati SIDI. 14

15 Appendice A. Prima della gestione dei dati di Anagrafica e Posizione Scolastica degli Alunni, la scuola deve aggiornare, con i dati del SIDI, tutti gli archivi del pacchetto locale utilizzati per la predisposizione dell anno scolastico e delle eventuali successive operazioni di gestione. Le entità e le informazioni che sono messe a diposizione della scuola sono le seguenti: o Frazione Temporale Frazione temporale Descrizione frazione temporale Indicatore presenza esiti Tipo frazione temporale o Tempo scuola Tempo scuola Ordine scuola Descrizione tempo scuola o Classi Scuola Anno scolastico Codice classe SIDI Sezione Anno cronologico Identificativo classe Indicatore doppio turno Indicatore pluriclasse Codice tempo scuola Codice indirizzo Codice sede SIDI Indirizzi della scuola Scuola Indirizzo della scuola Descrizione indirizzo Indirizzo ministeriale Classificazione ministeriale Percorso didattico (O = Ordinamento, P = Progetto Assistito, S = Sperimentazione) o Indirizzi ministeriali Indirizzo ministeriale Descrizione indirizzo ministeriale Classificazione ministeriale o Sedi Scuola Codice Sede Descrizione Sede Indirizzo Sede Codice comune sede CAP Sede 15

16 Telefono Sede Fax Sede o Interruzione di Frequenza Interruzione di frequenza Descrizione interruzione di frequenza I parametri di accesso della scuola a questo servizio saranno: Codice Flusso, Codice Fornitore, Versione software, Codice Meccanografico Scuola e Anno Scolastico, tutti obbligatori. Si precisa che, verranno presi in considerazione solo: le Frazioni Temporali valide; gli Indirizzi della scuola utilizzati da almeno una classe della scuola con almeno un alunno nello stato Frequenza/Trasferito/Abbandono. le Sedi utilizzate da almeno una classe della scuola con almeno un alunno nello stato Frequenza/Trasferito/Abbandono.; le Classi con almeno un alunno nello stato Frequenza/Trasferito/Abbandono. 16

17 Appendice B. Poiché la base dati di SIDI Fascicolo dell Alunno è diventata la base informativa di riferimento, viene fornito un servizio tramite il quale la scuola può richiedere l aggiornamento dei dati del pacchetto locale tramite quelli presenti in SIDI. Le entità e le informazioni che saranno a disposizione della scuola sono le seguenti: o Alunno Codice alunno SIDI Codice fiscale Cognome Nome Sesso Data di nascita Comune di nascita Comune di residenza Stato estero di nascita Prima cittadinanza Seconda cittadinanza Indirizzo di residenza CAP di residenza Stato SOGEI Flag S2F o Curriculum Scuola Anno scolastico Codice classe SIDI Codice alunno SIDI Stato alunno (F, T, A) Motivazione interruzione di frequenza, solo nel caso di Stato alunno = A (abbandono) o Classi Scuola Anno scolastico Codice classe SIDI Sezione Anno cronologico Identificativo classe Indicatore doppio turno Indicatore pluriclasse Codice tempo scuola Codice indirizzo 17

18 Codice sede SIDI I parametri di accesso della scuola a questo servizio saranno: Codice Flusso, Codice Fornitore, Versione software, Codice Scuola e Anno Scolastico, tutti obbligatori. Inoltre la scuola potrà indicare, in modo facoltativo, almeno uno dei seguenti parametri: Anno di corso, Sezione, Codice Fiscale dell Alunno Si precisa che: gli alunni coinvolti sono quelli che hanno stato F (frequentante), A (abbandono) e T (trasferito) nella scuola di riferimento; i valori ammessi per Indicatore pluriclasse e Indicatore doppio turno sono S o N ; il Codice tempo scuola è valorizzato solo per le scuole primarie e secondarie di I grado; il Codice indirizzo è valorizzato solo per le scuole secondarie di I e II grado; l Identificativo classe è valorizzato solo per le scuole secondarie di I e II grado. Le informazioni della classe vengono ripresentate per mantenere aggiornate le informazioni di frequenza 18