Digital Desk Management for SAP ERP

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1 Digital Desk Management for SAP ERP Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Slide 1 / 33

2 Agenda Lo Scenario La Gestione Documentale Archiviare documenti quali, dove, quando e quali obiettivi raggiungere? L Obiettivo Un problema classico si può trasformare in un vantaggio competitivo? Strutturare i documenti (il Patrimonio dell Azienda) Conferire più valore al documento integrandolo in SAP, legandolo al processo gestionale Invertire l approccio ai documenti. Trattarli fin dalla nascita come oggetti digitali Dare spazio ai progetti Cost Saving e a quelli che possono Accelerare il Business La Soluzione L architettura DMS di SAP e la soluzione DDM for SAP ERP Look And Feel Realmente integrato in SAP Intimamente connesso ai processi gestionali Aperto verso il Mobile Business Pronto per studiare strategie di collaboration efficaci con Clienti e Fornitori Alcuni dettagli della soluzione Esempi DDM Mobile L accesso web facile Conclusioni Slide 2 / 33

3 Lo Scenario Documentale Archiviare documenti quali, dove, quando quali obiettivi raggiungere? Dove archiviare questo Patrimonio Aziendale utilizzando SAP Il modulo DMS di SAP Gestione del Check in e check out dei file Gestione del concetto di stato documento Collegamento nativo agli oggetti SAP Classificazione automatizzabile Gestione autorizzativa ereditata dalle strutture di SAP Gestione dei workflow a supporto della gestione documentale Il Content Server di SAP Versioning dei file Accesso ai file via HTTP Utilizza certificati di sicurezza che scambia con il server SAP L occupazione dei file non impatta con il database SAP Logica Content Cache per realtà geograficamente complesse Slide 3 / 33

4 Lo Scenario Documentale Archiviare documenti quali, dove, quando quali obiettivi raggiungere? Il momento giusto per archiviare i documenti dipende dal processo di Business Il concetto di Late Archiving Il concetto di Early Archiving In SAP l oggetto gestionale esiste già (es.scrittura passiva) L oggetto gestionale su SAP non esiste ancora L oggetto gestionale ha compiuto il suo ciclo di vita Il documento fa nascere l oggetto gestionale su SAP (es.la RdA) Si digitalizza il documento relativo (es.fattura passiva) Oppure documento e oggetto gestionale iniziano assieme il loro ciclo di vita Si collega il documento digitale all oggetto SAP Spesso è la modalità usata per avviare cicli di approvazione sui documenti Slide 4 / 33

5 Lo Scenario Documentale Archiviare documenti quali, dove, quando quali obiettivi raggiungere? Quali obiettivi raggiungere? Archiviare per il solo scopo di consultare velocemente a posteriori (non voglio distruggere la carta, ma accedere velocemente alla documentazione) Dematerializzare in modo sostitutivo i documenti rilevanti ai fini fiscali (voglio accedere velocemente alla documentazione e voglio distruggere la carta per liberare i locali attualmente in uso per il suo stoccaggio) Condividere la documentazione tra uffici e funzioni aziendali diverse (voglio accedere velocemente alla documentazione, ma voglio prima di tutto sfruttare la sinergia tra gli uffici dell azienda) Tracciare flussi approvativi basati sui documenti digitali (voglio abbandorare il tradizionale metodo di autorizzazione basato sulla carta e realizzare flussi di approvazioni snelli che accelerino il business) Realizzare accessi distribuiti al patrimonio dell azienda: dalla Sap Gui, dal Web, dai dispositivi mobili (voglio rendere fruibile il patrimonio documentale indipendentemente dallo strumento utilizzato, ma questo senza la necessità di doverli replicare) Slide 5 / 33

6 Un problema classico si può trasformare in un vantaggio competitivo? Documenti la gestione della carta Supportano processi aziendali ben strutturati nel gestionale Sono strutturati solo in parte Diversi metodi per trasmettere, ricevere, archiviare (posta, fax, , raccoglitori tematici) Layout destrutturati (documenti Cartacei o file PDF / Office) I documenti cartacei vengono spesso pinzati assieme ed archiviati in molteplici copie in uffici diversi Spesso rappresentano un costo rilevante anche quando non servono più Quando servono costa molto rintracciarli La loro ricerca è possibile solo in un modo (e dipende da come sono stati fascicolati) Slide 6 / 33

7 Un problema classico si può trasformare in un vantaggio competitivo? SI Con una soluzione moderna e integrata... Che valorizzi l infrastruttura tecnologica di SAP Χ Piuttosto che investire in ulteriori architetture Che integri l utilizzo dei documenti digitalizzati agli attuali processi gestionali Che minimizzi l impatto sugli utenti in termini di training Χ Χ Piuttosto che investire riscrivendo all esterno tali processi o parti di essi Piuttosto che dover addestrare gli utenti all utilizzo di un sistema separato Che minimizzi l impatto sui Sistemi Informativi Χ Piuttosto che richiedere l aggiornamento del know-how per la manutenzione di nuove infrastrutture Che costituisca il terreno comune per tutti gli uffici Χ Piuttosto che investire su verticalizzazioni settoriali che non si parlano tra loro il DDM (Digital Desk Management for SAP) Slide 7 / 33

8 DDM for SAP ERP E la scrivania digitale con cui l'utente accede ai contenuti documentali DDM Toolbar Document Info Records Documents Toolbar Direct access to preview of stored file (without download) Direct access to Business Object Service Menu Slide 8 / 33

9 DDM for SAP ERP Le linee guida del prodotto Gestire i documenti digitali del proprio Business eliminando l'utilizzo della carta è diventato sinonimo di velocità, efficienza, agilità Il DDM completa il modulo SAP di gestione documentale (DMS) E disegnato in chiave Look and Feel. Semplifica ogni operazione utente E personalizzabile tramite customizing e implementazioni Badi Garantisce l accesso ai documenti dalla SAP Gui, dall'ambiente Windows, dal Web, dal mondo Mobile Utilizza le nuove tecnologie SAP: ABAP Object, Badi, Web Dynpro, Adobe Interactive Forms Web Services / SOA Rende scalabili i progetti documentali (roll-out estremamente rapidi) Slide 9 / 33

10 DDM for SAP ERP La scrivania digitale più in dettaglio Integrazione con i processi SAP DDM search uses and improves standard DMS search engine DDM automatically adds contextual additional buttons User specify Workitems a request (based on message documents) (automatically ready to be notified by executed ) DDM can be customized in Users manage private labels order to call external / and are able to notify collateral Start applications documents to other SAP Approval Module Engine users on selected document My recent documents: DDM offers full integration to DDM manages user searches DDM extension All documents Module: SAP Office in order to and favorite accessed documents by manage Workitems Approval the Module user allows are cached to and User can insert approvers User specify quorum and design and run grouped your approval by categories (SAP users or flow using your HR objects Step level in order to control addresses or HR positions) approval flow Slide 10 / 33

11 MM SD FI HR PS PLM. External Data DDM Enterprise Service Bus DDM for SAP ERP Composite Applications SAP ERP Basic Components of DDM, M.Outlook & Lotus Notes Integration + Full search text integration DDM for SAP DMS (Document Management System) KPRO (Content Server) TREX (File Contents Indexing) = (indexing of file content) + Enhanced Classification module + Module for Approval Document Workflow + Sap Office / Sap Query Integration + Web Desk Interface for DDM (WDI) + Slide 11 / 33

12 Dettagli della soluzione DDM L idea iniziale (gestione documentale del ciclo passivo) SUPPLIERS Good Receipts Doc Digital Staple PO released Good receipt Digital Staple Receiving Digital Staple Incoming InvoiceReceiving Purchase Office Good Receipt (Warehouse) Accounting Office DDM SAP DMS Il DDM realizza la pinzatura virtuale dei documenti dell intero ciclo passivo Dinamicamente a seconda dell oggetto SAP richiamato Slide 12 / 33

13 Dettagli della soluzione DDM Dall idea iniziale un processo documentale concreto Document flow function Start DDM from accounting document SAP users can have a snapshot of all the documents of the entire business process Slide 13 / 33

14 Dettagli della soluzione DDM Una soluzione nativamente integrata in SAP Integrata con: SAP GUI Frontend WEB GUI Frontend Approval Flow Module Outlook & Lotus Notes Windows Explorer SAP Modules Document Describer Module SAP Output Control Message SAP Business Workplace Google gadget Slide 14 / 33

15 Dettagli della soluzione DDM L accesso Web ai documenti tramite il WDI Web Desk Interface (DDM Add-On) Slide 15 / 33

16 Esempi Un caso di perfetta integrazione L approvazione dell Ordine di Acquisto Approvazione dell ordine direttamente tramite la sua stampa PDF, non tramite transazione (maggiore appeal) Possibilità di personalizzare i livelli di approvazione gerarchica in base ai dati dell ordine Sincronizzazione tra le azioni gestionali e le azioni di approvazione Notifiche automatiche via all owner del processo di acquisto Tracciabilità delle versioni dell Ordine in caso di modifiche in corso di approvazione Possibilità di gestire una stampa PDF in versione draft fino ad approvazione avvenuta Slide 16 / 33

17 L approvazione dell Ordine di Acquisto Create a new Purchase Order with all mandatory fields Slide 17 / 33

18 L approvazione dell Ordine di Acquisto 3 2 Generate PDF of Purchase Order (2) and start DDM Approval Module (3) 1 Start DDM from SAP Object Services of Purchase Order Slide 18 / 33

19 L approvazione dell Ordine di Acquisto Display Purchase Order PDF Workflow Toolbar Workflow Template based on custom rules and automatically loaded Workflow Message Slide 19 / 33

20 L approvazione dell Ordine di Acquisto Template of Workflow notifications Save and release Workflow Slide 20 / 33

21 L approvazione dell Ordine di Acquisto To display the PDF Purchase Order, he can follow the link The first approver receives notification of the Purchase Order by All the approvers involved are listed He doesn t run the risk to vote the Purchase Order more than once After leaving a note, he proceeds to the vote Slide 21 / 33

22 L approvazione dell Ordine di Acquisto Table of approval steps (who and when has voted) Web activities are directly committed in SAP No interfaces running Approvers messages Slide 22 / 33

23 L approvazione dell Ordine di Acquisto The second approver can vote at the same time Slide 23 / 33

24 L approvazione dell Ordine di Acquisto When a step is completed, the approvers of the next step automatically receive a DDM notification by Slide 24 / 33

25 L approvazione dell Ordine di Acquisto notification to the third approver PDF preview Display of content Preview of approvers votes and messages Slide 25 / 33

26 L approvazione dell Ordine di Acquisto Vote registration Approvers notes Web workflow info Vote protection (approvers don t run the risk to vote a Purchase Order more than once) Slide 26 / 33

27 L approvazione dell Ordine di Acquisto When all steps are completed, DDM automatically sets workflow final status Slide 27 / 33

28 L approvazione dell Ordine di Acquisto and completes the Purchase Order release strategy Slide 28 / 33

29 DDM Mobile L accesso Web facile Applicazioni per il Mobile Business pensate per L utilizzo Web su iphone, ipad o Android Essere indipendenti dalla piattaforma grazie all uso di HTML5 Tracciare l approvazione dei documenti Essere indipendenti dall uso di interfacce Consentire l accesso diretto ai documenti SAP Consentire l accesso ai dati di Business in tempo reale Slide 29 / 33

30 DDM Mobile L accesso Web facile SAP MOBILE WORKFLOW Il Modulo Approvativo per i Documenti Slide 30 / 33

31 DDM Mobile L accesso Web facile Workflow Approvativo L utente che utilizza questa modalità non deve più fare riferimento alle notifiche via mail Viene supportato da un motore di Workflow che rappresenta in forma di item unicamente le attività pendenti Si tratta di approvazioni relative a: Richieste di Acquisto Ordini di Acquisto Offerte di Vendita Conferme d Ordine Pagamento di fatture passive Slide 31 / 33

32 Conclusioni Digitalizzare i documenti di Business aumentandone il loro valore e diventando più agili Tutta l azienda trae vantaggio dal raggiungimento di questi obiettivi Ufficio Acquisti e Amministrazione Vantaggi dentro l azienda Favorito il cost saving nella gestione dei documenti legali e in generali quelli del ciclo attivo e passivo Ufficio Commerciale Favorita la ricerca strutturata e il riutilizzo di documenti legati ai clienti ed alle precedenti trattative Ufficio Tecnico Favorita la condivisione di informazioni documentali fin dalla progettazione di un prodotto Vantaggi fuori dall azienda, per l azienda Clienti e Fornitori Aumentata precisione delle informazioni grazie alla tracciabilità dei documenti Favorita la possibilità di collaborare in modo più efficace Slide 32 / 33

33 Conclusioni Perchè il DDM Perchè è progettato dentro SAP ed evolve con esso Si basa su un architettura SOA Compliant E collegato ai processi di Business E accessibile da dovunque E personalizzabile E scalabile Gli utenti lo assimilano in poche ore Non comporta cambi di architettura E integrato, non interfacciato Slide 33 / 33

34 Digital Desk Management for SAP ERP Any Documents, Anywhere, An Integrated Solution Thank You Click here to enter our WebSite Tutti i diritti riservati. Tutti i marchi e i marchi registrati citati sono di proprietà delle rispettive società. Slide 34 / 33